Kunnioita työkaverisi ajankäyttöä – mieti, ennen kuin lähetät palaverikutsun

Osallistu

Kokouskutsun lähettäminen käy muutamalla klikkauksella. Palaveriaikoja varataan tiiviisti peräkkäin tai jopa päällekkäin. Annina Ropponen Työterveyslaitoksesta kannustaa keskustelemaan töissä ajanhallinnasta.

Sähköinen kalenteri täyttyy palaverivarauksista niin, että työpäivästä on jäljellä enää puolen tunnin rako kello 12:sta alkaen. Lopulta joku varaa senkin ajan kokoukseen. Se siitä lounaasta.

”Tilanne on tuttu monelle asiantuntijatyötä tekevälle”, sanoo Työterveyslaitoksen vanhempi tutkija Annina Ropponen, jonka erikoisalaa ovat työaika ja ajankäyttö.

”Miksi ihminen priorisoi oman asiansa niin tärkeäksi, että hänen on varattava kollegaltaan jopa se viimeinen puolituntinen? Onhan ilmiselvää, että siihen aikaan päivästä tarvitaan ruokatauko”, Ropponen hämmästelee.

Kokouskutsun lähettäminen käy muutamalla klikkauksella. Ehkä työkaverin aikataulujen ajattelu unohtuu sen takia. Ropposen mielestä kyse on myös siitä, kunnioitammeko toistemme ajankäyttöä. Ajankäytön ongelmiin tarjoaa ratkaisuja esimerkiksi Työterveyslaitoksen Aika & fokus -verkkovalmennus.

Kokouksia peräkkäin ja päällekkäin

Yksi sähköiseen kalenteriin liittyvä harmin aihe on, että kokousaikoja varataan päällekkäin tai tiiviisti peräkkäin: seuraava palaveri alkaa samalla kellonlyömällä kuin edellinen loppuu.

Niin tehdään, vaikka kalenterista kävisi selvästi ilmi, että osallistujan aiempi tapaaminen on toisella puolella kaupunkia. Jos tarkoitus on kohdata kasvokkain, paikasta toiseen siirtymiseen pitää varata aikaa.

Yhteisten kokousaikojen löytäminen voi olla työlästä. Annina Ropposen mukaan samalla vaivalla voisi kuitenkin huolehtia siitä, että osallistuminen on kaikille ylipäätään mahdollista.

”Päällekkäisten varausten takia osallistujat joutuvat pohtimaan, mitä tehdä, kenelle ilmoittaa tai pystyykö jostain lähtemään kesken pois. Näin kutsun lähettäjä tavallaan sälyttää työtään muille.”

Palaverikutsun saajallakin skarpattavaa

Annina Ropposen mielestä myös palaverikutsun vastaanottajilla on skarpattavaa. Kun kutsu kilahtaa sähköpostiin, kannattaa harkita tovi, ennen kuin klikkaa hyväksyvänsä sen. Esimerkiksi tällainen tilanne on kurja muille osallistujille:

Kutsu aamupalaveriin on lähetetty hyvissä ajoin ja lähettäjä on erikseen pyytänyt ilmoittamaan, jos ajankohta on jollekulle huono. Kaikki ovat hyväksyneet kutsun, mutta edellisenä iltana yksi osallistuja viestittää: Katsoin huomista kalenteriani vasta nyt. Myöhästyn alusta puoli tuntia.

”Muut ovat suunnitelleet päivänsä niin, että palaveri voi alkaa sovitusti. Yhden henkilön myöhästymisen takia kaikkia asioita ei ehkä ehditäkään käydä läpi tai ainakaan tarpeeksi perusteellisesti”, Ropponen huomauttaa.

”Ja jos myöhässä alkanut palaveri venyy, osallistujat alkavat myöhästyä taas seuraavista tapaamisistaan.”

Keskustelkaa töissä ajanhallinnasta

Annina Ropponen on pannut merkille, että palaveriajan varaaminen sähköisesti tekee siitä jollain tapaa ”anonyymiä” ja tunteetonta. Jos etsisimme sopivaa aikaa kasvokkain tai puhelimessa jutellen, toisten ajankäytön kunnioittaminen tuntuisi luonnolliselta.

”Työpaikalla kannattaa keskustella ajanhallinnasta ja luoda yhteisiä käytäntöjä palaverien varaamiseen. Pienetkin asiat voivat helpottaa elämää hurjasti.”

Yksi keino helpottaa kokousaikojen löytämistä on sähköisen kalenterin pitäminen ajan tasalla. Myös kalenterimerkinnöillään voi vaikuttaa. Ropponen itse tekee nykyisin 80-prosenttista työaikaa, ja vapaaviikot näkyvät hänen kalenterissaan. Tiistaisin ja perjantaisin siellä lukee, että hän on työpaikalla aikaisintaan kello 9.15.

”Minulla on kolmasluokkalainen poika, ja teen etätöitä niinä aamuina, jolloin hänen koulunsa alkaa yhdeksältä. Lähdemme kotoa yhtä matkaa. Olen aamuvirkku, ja muina päivinä voin tulla töihin vaikka seitsemältä.”

”Jos joku haluaa varata aamupalaverin, hän näkee kalenteristani heti, jos en pysty aloittamaan esimerkiksi kahdeksalta.”

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 3.2.2017.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Aiheesta lisää:

Ajanhallinnan pikaopas esimiehelle (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Aika & fokus – ajanhallinnan verkkovalmennus (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Imen nykyään kaikkea työhyvinvointiin liittyvää, sillä uutta elämäntapaa on vaikea ylläpitää.

Näin helsinkiläinen yrittäjä Mirka Olin perustelee osallistumistaan Työterveyslaitoksen Virtaa palautumisesta -verkkokoulutuksen yrittäjäryhmään keväällä 2019.

”Koen huonoa omaatuntoa, jos en yrittäjänä tee pitkää päivää enkä ole viikonloppuja töissä. Tarvitsen lisävahvistusta elämäntapaan, joka olisi kestävämpi ja parempi.”

Olin puhuu uudesta elämäntavasta, sillä hän – kuten harmillisen monet muut – on oppinut palautumisen merkityksen kantapään kautta.

”Perustin yhtiökumppanini kanssa oman teebrändin NORD-T:n syksyllä 2014. Tuoreena yrittäjänä tein töitä aamusta iltaan, ja saatoin mennä vielä ekstraduuniin, tarjoilemaan illaksi. Se oli hyvin hektistä elämää, ja ajatukset pyörivät koko ajan töiden ympärillä”, Olin kertoo.

”Taustalla oli ainakin osittain ajatus siitä, että kunnon yrittäjä on koko ajan töissä. Toinen syy oli raha, eli kun yrityksestä ei vielä saanut tarpeeksi tuloja, piti tehdä lisätöitä. Unet jäivät vähiin.”

Pari vuotta sitten Olin paloi loppuun ja tuli pakkopysähdys.

”Harjoittelen teetaukoja”

Nyt Mirka Olin on toipunut uupumuksesta. Hän sanoo, että parin viime vuoden aikana ajatukset työstä palautumisesta ovat heittäneet kärrynpyörän.

”Nykyään tärkeintä on oma ja yhtiökumppanin hyvinvointi. Olen oppinut, että yrittäjän pitää myös levätä ja pitää syödä.”

”Eikä lepääminen tarkoita, että makaa Netflixin pauloissa, vaan että menee vaikka ystävän luo iltateelle ja höpöttelee mukavia, tai sitä, että istuu laiturinnokassa ja katselee merta.”

Virtaa palautumisesta -verkkovalmennuksesta Olin sai nimenomaan vinkkejä arkeen: Miten saada rauhoituttua iltaisin? Miten syödä oikein? Miten tauottaa työpäivää fiksusti?

”Tämä vaatii toistoa ja muistutusta, ja hyvin pienillä muutoksilla voi olla iso vaikutus elämään. Harjoittelen parhaillaan, että pitäisin kahvi- eli teetaukoja niin kuin normaaleissa työpaikoissa”, Olin kertoo hymyillen.

”Myös se oli hyvä neuvo, että yhdistää uuden rutiinin jo olemassa olevaan rutiiniin, eli jos vaikka haluaa iltaisin venytellä, päättää tehdä sen aina hampaidenpesun jälkeen.”

Entisenä ravintola-alan työntekijänä Olin on kokenut ajattelutavan muutoksen myös suhteessa alkoholiin.

”On ollut normaalia, että voi ottaa pari lasillista illalla eikä se haittaa, mutta nykyään en halua ottaa yhtäkään, sillä uni heti kärsii.”

Yrittäjä ymmärtää toista yrittäjää

Verkkovalmennuksessa yrittäjäryhmä käy läpi aineistoja ja tekee tehtäviä yhtä aikaa, ja oppimisalustalla voi keskustella ja jakaa kokemuksia. Ryhmän tuoma vertaistuki ja tsemppi olivat Mirka Olinille hyvin tärkeitä.

”Parhaiten yrittäjää ymmärtää toinen yrittäjä.”

Yrittäjä onkin usein työhyvinvoinnin haasteiden kanssa yksin, mutta Olinin mielestä nykyinen työtapa on ylipäätään liian rankka ja vaatisi ravistelua.

”Kun kuuntelee palkkatöissäkin olevia ystäviä, niin tuntuu, että moni on uuvuksissa, ja meidän pitäisi olla jotain superihmisiä ja osata kaikki. Se on tosi raadollista.”

”Olen vastakarvaan sitä kaikkea: olen yrittäjä mutta en halua tehdä töitä 24/7. Tämä vaatii rohkeutta, ja esimerkiksi perjantaisin sähköpostissani lukee, että olen metsässä kehittämässä uusia teesekoituksia, palaan asiaan maanantaina.”

Samoja ongelmia on kaikilla

Teeyrittäjä Mirka Olin toivoisi, että työhyvinvoinnin ja palautumisen merkityksestä puhuttaisiin nykyistä enemmän. Että muistettaisiin, miten kaikki kompuroivat samojen ongelmien kanssa. Ja että itsestä huolehtiminen on yksinkertaista mutta vaikeaa. Saa ja kannattaa hakea apua.

Nykyisin Olin jopa tietoisesti näyttää muille, että on ok pitää taukoja:

”Jos työpäivän aikana tuntuu, että asia ei etene, irrottaudun hetkeksi vaikka kävelemällä talon ympäri tai joogaamalla – mikä voi akvaariotoimistossa herättää hämmennystä, mutta en välitä siitä.”

Kuva: John Lawson

Tekoäly, tekoäly, tekoäly! Hirveä hypetys ja kiihko – media sekoaa roboteista ja algoritmien uusista ulottuvuuksista. Mitä tämä oikein on?

”Tekoäly ei ole hieno vimpain tai kiiltävä robotti, joka laitetaan ihmisen paikalle. Eikä ole mahdollista ostaa ämpärillistä tekoälyä ja kaataa sitä työpaikalle”, sanoo Teemu Roos, tekoälyasiantuntija, tietojenkäsittelytieteen apulaisprofessori Helsingin yliopistosta.

”Haluan purkaa kaikkea mystisyyttä ja tähtisadetta tekoälyn ympäriltä. Tekoälystä puhuminen on vain osa laajaa digitalisaation jatkumoa”, Roos kuvaa.

Samaa rauhaa huokuu markkinointijohtaja Ville Valtonen Reaktorilta, joka on Roosin kanssa ollut toteuttamassa Helsingin yliopiston Elements of AI -verkkokurssia.

”Traktori ja moottorisaha tulivat aikoinaan pelkojen kera, ja niistä on selvitty. Ihminen ei katoa mihinkään.”

Myös Työterveyslaitoksen Työ, tekoäly ja ihminen -verkkokoulutuksen tavoitteena on tehdä tekoälystä arkipäiväinen asia. Koulutuksessa huomioidaan vahvasti se, että tekoäly on normaali osa työelämää. Kehittämispäällikkö Tiina Heusala, yksi koulutuksen asiantuntijoista, vannoo osallistamisen nimeen:

”Muutos on tullut jäädäkseen. Nyt tekoäly on tullut ihmisille terminä tutuksi, mutta sen hyödyntäminen tarkoittaa yksittäisiä projekteja siellä täällä. Täytyy ottaa laajemmin ihmisiä tähän mukaan.”

Tarvitaan yhdessä työstämistä

Selvä. Eli tekoäly on täällä ja se on osa isompaa työelämän murrosta. Meidän täytyisi ottaa se kunnolla haltuun, osallistua. Mitä tämä käytännössä tarkoittaa?

”Sitä, että tekoäly otetaan osaksi arkea, ihan kaikkien elämää. Jokaisen tulisi ymmärtää, mitä tekoäly on ja millaisia mahdollisuuksia tekoälyllä ylipäätään on”, Teemu Roos vastaa.

”Miksi bussikuskin, lastentarhanopettajan tai taiteilijan tulisi tietää tekoälystä? Minä en voi vastata siihen tarkalleen, vaan asiaa täytyy kysyä ihmisiltä itseltään. Eivät insinöörit yksin pysty pohtimaan, millaista on työ ja arki eri aloilla. Tarvitaan yhdessä työstämistä, monitieteistä pyörittelyä monesta näkökulmasta.”

Esimerkiksi Työ, tekoäly ja ihminen -verkkokoulutus antaa perustiedon tekoälystä ja sen käytöstä työelämässä, jolloin ihminen voi nähdä uudella tavalla ratkaisumahdollisuuksia omassa työssään. Tai jopa tekoälyn tuomia uusia liiketoimintamahdollisuuksia.

”Missaamme hyviä tilaisuuksia yhteiskunnassa, jos emme ymmärrä, mitä kaikkea kivaa tekoälyllä voi tehdä”, Roos toteaa.

Tieto hälventää pelkoa

Jos on tottunut siihen, että koodit, algoritmit, robotit ja tekoäly ovat jonkun muun tonttia, yksittäisen työntekijän rooli voi tuntua raskaalta: minäkö nyt kaiken puurtamiseni keskellä vielä tekoälyynkin perehtyisin?

”Niin, voi jäädä pelkäämään suurta tuntematonta tai ottaa selvää siitä ja huomata, ettei se ole mikään ihmelääke”, Ville Valtonen tokaisee.

Tieto, aktiivinen toimijuus ja avoimuus uudelle tuovat itsevarmuutta ja auttavat uuden vastaanottamisessa.

Tiina Heusala uskoo, että mahdollisuus vaikuttaa motivoi.

”Tärkeää on, että työntekijät ovat mukana tekemässä muutosta ja miettimässä, mitkä olisivat juuri meidän työpaikalla hyviä tapoja.”

Mielekästä ja ihmisen kokoista työtä

Hyvä, eli otetaan muutos vastaan yhdessä. Entä työhyvinvointi?

Tekoälyasiantuntijat korostavat sitä, että tekoälyllä nimenomaan voidaan automatisoida sellaista, mikä ihmiselle on vaikeaa tai tylsää, jolloin ihmiset saavat keskittyä sellaiseen, mihin heidän aivonsa on paremmin suunniteltu. Ja että tämä lisää hyvinvointia työssä.

Heusala kuitenkin muistuttaa, että todellisuus on moninainen. Esimerkiksi työtoimintojen automatisointien jälkeen on tärkeää miettiä jäljelle jäävän työn organisointia.

”Että se on mielekästä ja ihmisen kokoista. On kuultava ihmistä ja mietittävä, onko työ esimerkiksi vaativampaa, tylsempää, monipuolisempaa, mielekkäämpää” hän pohtii.

”Rutiini haastavien tehtävien lomassa antaa aivoille breikkiä. Se voi olla jollekulle hyvä keino tauottaa työtä, joten joskus rutiinitoimintojen automatisointi yksinään voi olla väärä ratkaisu ilman työn kokonaisuuden uudelleen muotoilua.”

Lisäksi Heusala painottaa johtajan roolia: on annettava aikaa, tilaa ja työkaluja muutokseen. Johtajien on otettava sekä oma että työntekijöiden osaamisen kehittäminen vakavasti.

Elinikäinen oppiminen ja itsensä tunteminen ovat nykyisen työelämän arkipäivää.

”Luottamusta oman työn tärkeyteen lisää sekin, että ymmärtää omia vahvuuksiaan ja vertaa niitä tekoälyn vahvuuksiin. Me ihmiset voimme olla ylpeitä omista vahvuuksistamme ja kehittää niitä.”

Kun puhun työpaikoilla ajanhallinnan ongelmista, kaikki nyökyttelevät. Ne ovat tuttuja monenlaisilla työpaikoilla – ja niihin on kova tarve saada ratkaisuja, sanoo tutkija Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta.

Varsinkin asiantuntijatyössä voi olla vaikea hahmottaa töiden kokonaisuuksia. Käynnissä on samaan aikaan useita tehtäviä ja projekteja, jotka kilpailevat työntekijän ajasta.

”Ei ole realistista, että antaa kaikkensa valtavaan määrään hommia. Se ei onnistu keneltäkään, eikä siitä pidä kantaa huonoa omaatuntoa.”

Yli-Kaitala on ollut kehittämässä Aika & fokus -verkkovalmennusta, joka tarjoaa asiantuntijatyöpaikoille ja yksittäisille osallistujille keinoja selvitä ajankäytön haasteista. Saimme Yli-Kaitalalta viisi vinkkiä ajanhallintaan:

1. Priorisoi työtehtäviäsi

Työtehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen auttaa rajaamaan työmäärää ja -aikaa. Mieti ensin tehtäviesi kokonaisuutta: mitä kaikkea sinun pitäisi saada aikaan? Yksi tapa priorisoida on luokitella tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:

  • kiireelliset ja tärkeät tehtävät
  • kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät

Ihmisillä on taipumusta keskittyä kiireellisiin ja tärkeisiin tehtäviin. Kiireellisyys ei kuitenkaan aina tee asiasta tärkeää. Varaa aikaa myös pitkän tähtäimen tärkeisiin ydintehtäviin, jotka eivät ole kiireellisiä.

Priorisointi ei saisi olla pelkästään yksittäisen työntekijän harteilla. Pyydä tarvittaessa tukea esimieheltäsi. Hyväksy, että priorisointi on myös luopumista ja kyseenalaistamista.

2. Aikatauluta realistisesti

Aikaan pitäisi suhtautua samanlaisena rajallisena resurssina kuin vaikkapa rahaan: onko kaikki tarjotut tehtävät ja projektit mahdollista hoitaa toivotussa ajassa? Tämä pohdinta on tarpeen sekä työyhteisölle että yksittäiselle työntekijälle.

Keskittyneen ja innostuneen työnteon tilaa kutsutaan flow’ksi. Sen saavuttaminen on sitä vaikeampaa, mitä enemmän projekteja on käynnissä yhtä aikaa.

Aikataulun laatiminen helpottuu, kun teet näkyväksi työn etenemisen: Millaisia vaiheita projektissa on? Riippuuko tiettyyn vaiheeseen pääseminen esimerkiksi yhteistyökumppanin aikataulusta? Kuinka paljon aikaa menee valmisteluun ja viimeistelyyn? Varaa aikaa myös yllättäviin tehtäviin, jos se vain on mahdollista.

3. Vähennä keskeytyksiä

Tutkimusten mukaan keskeytykset haittaavat työtä monin tavoin. Ne lisäävät unohtelua, altistavat virheille ja heikentävät laatua.

Ja kuinka hyvältä tuntuukaan, jos saa vietyä jonkin tehtävän loppuun kunnolla paneutuen!

Varaa työpäiviisi sellaista aikaa, jolloin suljet sähköpostin ja syvennyt keskittymistä vaativiin tehtäviin. Merkitse nämä ajat sähköiseen kalenteriisi ja kerro työkavereillesi, milloin haluat rikkomatonta työrauhaa.

Varaa tietty aika viikosta esimerkiksi työaikakirjausten ja matkalaskujen tekemiseen. Entä mihin aikaan päivästä tekisit reagointia edellyttävää työtä, kuten sähköposteihin vastaamista?

Samankaltaisten tehtävien niputtaminen vähentää muistin kuormittumista. Erityyppiset tehtävät vaativat erilaista ajattelua ja keskittymistä. Niiden välillä hyppiminen kuluttaa voimavaroja turhaan.

4. Auta itseäsi keskittymään

Onko sinulla taipumusta keskeyttää itse oma työskentelysi? Ajautuuko huomiosi liian herkästi johonkin toiseen työtehtävään tai työn ulkopuoliseen asiaan? Tai kärsitkö aloittamisen vaikeudesta? Tällaiset asiat pirstaloivat työtä.

Yksi apukeino on Pomodoro-tekniikka. Siinä keskitytään esimerkiksi 25 minuutin jaksoissa vain käsillä olevaan tehtävään ja pidetään jaksojen jälkeen lyhyt tauko. Tekniikkaa voi kokeilla Työterveyslaitoksen Ajanhallinta-sivuilta löytyvän Fokuskellon avulla.

5. Muista, että aikaa hallitaan yhdessä

Ajanhallinnan ajatellaan usein kuvaavan ihmisen tehokkuutta ja tuottavuutta. Se onkin yksi itsensä johtamisen taidoista.

Työpaikalla ajanhallinnan ongelmat ovat kuitenkin usein yhteisiä, joten ratkaisujakin kannattaa miettiä yhdessä. Esimerkiksi sähköpostin käyttöön liittyvästä etiketistä ja keskittymistä turvaavista säännöistä pitää sopia oman esimiehen ja työyhteisön kanssa.

Työaikakulttuuri on se tapa, miten työpaikalla suhtaudutaan aikaan. Kunnioitetaanko teidän työpaikallanne muiden aikaa? Millä periaatteilla sovitte kokouksia? Annatteko toisillenne myös palaveritonta aikaa?

Pienilläkin yhdessä mietittävillä keinoilla voidaan päästä tilanteeseen, jossa omaan työhön ja ydintehtäviin pystyy keskittymään.