Kymmenen kysymystä ajanhallinnasta

Osallistu
Tutkija Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta

Miten priorisoida, kun tehtäviä tulee monelta suunnalta ja kaikki saatteella "kiireellinen"? Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta vastaa ajanhallintaa koskeviin kysymyksiin.

Tutkija Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta tutkii ja kehittää ratkaisuja työntekijöille, joiden työpäiviä leimaavat kiire, keskeytykset ja pirstaleiset tehtävät. Hän on erikoistunut varsinkin asiantuntijoiden ajanhallintaan.

Yli-Kaitala vastasi ajanhallintaa koskeviin kysymyksiin Twitterissä marraskuussa 2017. Tähän on koottu kysymyksiä ja hieman laajennettuja vastauksia niihin:

1. Miten työtehtävien priorisoinnissa pääsisi alkuun?

Priorisointi edellyttää, että tietää, mitkä asiat tulee laittaa tärkeysjärjestykseen. Käy läpi käynnissä ja suunnitteilla olevia tehtäviäsi. Mieti kunkin tehtävän tärkeyttä ja sitä, mihin kokonaisuuteen se liittyy.

2. Miten priorisoida, kun tehtäviä tulee monelta suunnalta ja kaikki saatteella “kiireellinen ja tärkeä”?

Kannattaa valita esimerkiksi viikoittain 1–3 tärkeintä tehtävää tai kokonaisuutta, jotka haluaa saada valmiiksi tai joita haluaa edistää. Niitä valitessa on hyvä pitää kirkkaana mielessä oman työn ydin.

Kun tehtäviä tulee, priorisoi ne, jotka liittyvät tärkeiksi määriteltyihin kokonaisuuksiin. Mahdollisuudet tehdä valintoja tietysti vaihtelevat työn mukaan, mutta “ei” on usein oleellinen sana ajanhallinnassa.

Pyyntöjä kannattaa myös tarkastella kriittisesti: kuinka tärkeitä ne oikeasti ovat? Lisäksi on hyvä muistaa, että kiireellinen ei suinkaan aina tarkoita tärkeää.

3. Miten pitää oma keskittyminen tietyssä hommassa, jos ajatukset meinaavat pyöriä jo seuraavissa tehtävissä?

Yksi keino on Pomodoro-tekniikka. Siinä keskitytään esimerkiksi 25 minuutin jaksoissa vain käsillä olevaan tehtävään ja pidetään jaksojen jälkeen lyhyt tauko. Tekniikkaa voi kokeilla Työterveyslaitoksen Ajanhallinta-sivuilta löytyvän Fokuskellon avulla.

4. Miten esimies voi tukea työntekijöiden ajanhallintaa?

Ajanhallinta ei ole vain yksilön ratkaistavissa oleva ongelma. Esimies tukee ajanhallintaa etsimällä yhteisiä, toimivia ratkaisuja. Hänen on tärkeää viestittää, että ajanhallinnan ongelmista voi aina tulla keskustelemaan.

5. Mikä auttaisi kiireistä esimiestä järjestämään aikaa lähiesimiestyöhön?

Työntekijöiden kohtaaminen on lähiesimiestyön ydintä. Se tulee parhaiten huomioitua, kun sille varaa oman, säännöllisen aikansa ja kertoo saatavilla olostaan työntekijöille.

Jos työntekijöiden tapaamiseen ei tunnu riittävän aikaa muiden töiden puristuksessa, on syytä keskustella oman esimiehen kanssa työn organisoimisesta.

6. Mitä työyhteisön jäsenet voivat yhdessä tehdä ajanhallinnan hyväksi?

Yhteiset pelisäännöt, esimerkiksi sähköpostietiketti, turvaavat työrauhaa. Ajanhallinnan ongelmat ovat usein yhteisiä, joten ratkaisujakin kannattaa miettiä yhdessä.

7. Miten sovittaa uuden oppiminen arkeen, jossa työtehtäviä tupsahtelee yllättäen?

Tähän ei ole helppoa vastausta. Kannattaa muistutella itseään uuden oppimisen tärkeydestä, käyttää porkkanana siitä usein syntyvää innostusta ja varata mahdollisuuksien mukaan säännöllisiä rakosia osaamisen kehittämiseen.

8. Miten saisi jotain ryhtiä sirpaleisen päivän ajankäyttöön?

Työpäiviin kannattaa varata keskittymisen mahdollistavaa aikaa, jolloin esimerkiksi sulkee sähköpostin. Vastaavasti myös reagointia edellyttävälle työlle on hyvä varata oma aikansa. Keskittymistä turvaavista säännöistä pitää sopia oman esimiehen ja työyhteisön kanssa.

9. Kannattaisiko samantyyppiset palaverit sijoittaa samalle päivälle?

Se on hyvä idea, sillä samankaltaisten asioiden keskittäminen voi edistää keskittymistä. Samanlaisten tehtävien välillä vaihtelu kuormittaa vähemmän kuin hyvin erilaisesta asiasta toiseen hyppääminen.

10. Mitä ajanhallinnan työkaluja suosittelisit asiantuntijatyötä tekeville?

Pomodoro-tekniikkaan perustuvan Fokuskellon lisäksi suosittelen ajoittaista oman työajan seurantaa. Se antaa käsityksen siitä, mihin aika kuluu. Esimerkiksi Suomen Ekonomien Aikani-mobiilisovellus tarjoaa työkalun ajankäytön seuraamiseen.

Jonkinlainen tehtävätaulu auttaa jäsentämään töiden tekemistä. Esimerkiksi Trello-sovellus sopii erityisesti työryhmissä tehtävään työhön.

Työterveyslaitoksen Fokus kateissa, aika palasina? -oppaaseen on koottu ajanhallinnan tekniikoita.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Työterveyslaitoksen Ajanhallinnan pikaopas esimiehelle

Työterveyslaitoksen Aika & fokus -verkkovalmennus tukee asiantuntijatyöpaikkojen ja yksittäisten asiantuntijoiden ajanhallintaa.

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden toimitus sai lukijalta viestin, joka liittyy työpaikan juhlapuheiden ja työyhteisön toimintatavan väliseen ristiriitaan:

”Perheystävällisyys on nostettu työpaikallamme yhdeksi arvoksi. Työyhteisössäni on kuitenkin oletus, kirjoittamaton sääntö, jonka mukaan viikonloppuisinkin pitää tai on ainakin suotavaa tehdä töitä kiireaikoina.

Monena viikonloppuna esimieheni lähettää sähköpostia, johon osa kollegoistani myös vastaa saman tien. Välillä päätän, etten katso viestejä lauantaisin ja sunnuntaisin. Maanantaina minua sitten odottaa viikonlopulta pitkä viestiketju, jossa ideoidaan tai suunnitellaan, työtehtäviäkin jaetaan ja päätöksiä tehdään.

Minusta tämä tuntuu stressaavalta. Viikonloppuisin meillä pitäisi olla vapaata ja aikaa esimerkiksi perheelle. Esimieheni on kuulemma todennut joskus, että eihän hän velvoita ketään vastaamaan viesteihin työajan ulkopuolella.

Miten tällaisiin epävirallisiin toimintatapoihin pääsisi käsiksi?”

Keskustelu tekee ongelman näkyväksi

Työterveyspsykologi Heli Hannonen Työterveyslaitoksesta sanoo, että lukijan kuvaama tilanne on työpaikoilla valitettavan tavallinen. Varsinkin asiantuntijatehtävissä voidaan olettaa, että työntekijä on koko ajan saatavilla. Monesti kyse on ääneen lausumattomista säännöistä, jotka koskevat viesteihin vastaamista iltaisin, viikonloppuisin tai lomalla.

”On toki tehtäviä, joissa työasioiden seuraaminen viikonloppuna kuuluu työhön. Silloin siitä on toivottavasti myös sovittu.”

Kirjoittamaton sääntö kannattaa nostaa työpaikalla keskusteluun – ainakin, jos se hämmentää tai kuormittaa työntekijää. Se, että sähköpostiin pitäisi reagoida viikonloppuvapaalla, on Hannosen mielestä aika iso asia. Kysehän on mahdollisuudesta palautua työstä.

”Jos asia ei etene työyhteisön palavereissa ja esimiehen kanssa, sen voi ottaa työsuojelun näkökulmasta esiin työpaikan riskinarvioinnissa tai työpaikkaselvityksessä, kun työterveyshuolto tulee työpaikalle.”

Erilaiset tulkinnat synnyttävät mielipahaa

Epävirallisia sääntöjä on joka työyhteisössä ja organisaatiossa. Yhteisölle syntyy omat tottumuksensa ja toimintatapansa. Kaikesta ei voi eikä tarvitse tehdä sopimuksia.

Työpaikan kulttuuria voi verrata jäävuoreen: Vain pieni osa käytännöistä on näkyvillä. Pinnan alla on paljon odotuksia ja uskomuksia. Niihin törmätään tyypillisesti, kun tehdään yrityskauppoja ja yhdistetään työpaikkoja.

Heli Hannosen mukaan kirjoittamattomissa säännöissä on se huono puoli, että työpaikalla saattaa olla vaikka 15 erilaista käsitystä jostain toimintatavasta. Eri tulkinnat voivat synnyttää mielipahaa ja ristiriitoja. Kaikki ihmiset eivät myöskään ole yhtä herkkiä havainnoimaan epävirallisia sääntöjä, ja jotkut vähät välittävät siitä, toimivatko he odotusten mukaisesti.

”Kun mietitään työhyvinvoinnin näkökulmasta, niin mitä enemmän on ääneen sanottua ja selkeästi sovittua, sitä yksinkertaisemmaksi se tekee asiat”, Hannonen kiteyttää.

Tulokas oppii säännöt kantapään kautta

Heli Hannosen mielestä kiinnostavaa on, mitä seuraa, jos ei noudata kirjoittamattomia sääntöjä. Työpiste-verkkolehteä lähestynyt lukija kertoo, että maanantaina häntä odottaa viestiketju, jossa jokin työasia on jo ”pureskeltu” valmiiksi.

Mitenkähän sillä työpaikalla suhtaudutaan työntekijään, joka ei vapaalla avaa työsähköpostiaan? Moititaanko? Paheksutaanko? Jätetäänkö ulkokehälle?

”Uutta työntekijää on vaikea perehdyttää tällaisiin ääneen lausumattomiin sääntöihin. Ne opitaan sitten yrityksen ja erehdyksen kautta, mikä on ikävä tapa oppia”, Hannonen sanoo.

Tosin uuden tulokkaankin on hyvä olla tarkkana, ettei hän itse tule aloittaneeksi haitallista käytäntöä. Työ voi olla alussa niin innostavaa, että sitä on kiva miettiä ja tehdä vapaallakin. Kaikille työkavereille se ei ole mahdollista, ja myös oma elämäntilanne voi muuttua.

Kahvihuone ei siistiydykään itsestään

Epäviralliset säännöt liittyvät usein työpaikan arjen pyörittämiseen: Miten huolehditaan kahvihuoneen siisteydestä? Kenen tehtävä on pitää kopiopiste järjestyksessä? Sellaisia tehtäviä ei yleensä ole määritelty työnkuvissa.

”Voi käydä niin, että kahvihuoneen siisteydestä alkaa huolehtia työntekijä, jota epäjärjestys häiritsee enemmän kuin muita. Kun hän aikanaan jää eläkkeelle, muille tulee suurena hämmästyksenä, etteivät kahvikupit menekään itsestään astianpesukoneeseen”, Heli Hannonen havainnollistaa.

Kun asiat työpaikalla sujuvat hyvin, kirjoittamattomista säännöistä ei välttämättä ole haittaa. Hannosen kokemuksen mukaan ne nousevat pinnalle herkemmin, kun työn tekemisessä on muutenkin ongelmia.

Kesäloma lähestyy, mutta sitä ennen tehtävänä on vielä pitkä lista töitä. Nämä neljä pientä vinkkiä auttavat, kun putsaat työpöytääsi ja mietit, miten paluustasi tulisi sujuva ja mukava:

  1. Kesken jäänyt työ kuormittaa aivoja. Yritä saada loppuun asti ne pienet tehtävät, jotka voit. Näin pääset nopeammin loman alkuun.
  2. Koska kaikkea ei kuitenkaan voi saada loppuun, vähennä kesken jättämisen kuormitusta kirjaamalla tarkasti muistiin, mihin kohtaan tehtävässä jäit. Jaa iso tehtävä mielessäsi osiin ja kirjoita itsellesi ylös, mitkä osat olet tehnyt ja mistä jatkat.
  3. Priorisoi. Muista, että osa työstä jää lopulta aina tekemättä. Mikä on oikeasti tärkeää? Tätä on hyvä pohtia ennen lomaa ja myös loman jälkeisinä päivinä. Usein loman jälkeen näkee työnsä hieman kauempaa ja oivaltaa isoimpien muutosten tarpeet ja kehitysehdotukset.
  4. Järjestä lämmin vastaanotto itsellesi sitä päivää varten, kun tulet takaisin töihin. Laita vaikkapa tietokoneen näppäimistölle post it -lappu, jossa lukee: Tervetuloa töihin, Maija! Toivottavasti sinulla oli mukava loma! Jätä sen viereen suklaakonvehti tai muu arvostamasi palkinto.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 28.5.2015. Vinkit antoi aivotutkija Minna Huotilainen.

Tällä hetkellä palvelut ja etuusjärjestelmät ovat erillisiä ratkaisuja yksittäisiin haasteisiin. Kokonaisuuden hallinta on sattumanvaraista, toteaa johtava asiantuntija Pirjo Juvonen-Posti Työterveyslaitoksesta.

Tietoa erilaisten palvelu- ja toimeentulovaihtoehtojen yhteensovittamisesta tarvitsevat asiakkaat ja työntekijät.

Esimerkiksi TE-palvelujen ja kuntoutuspalvelujen näkyvyyttä sosiaali- ja terveydenhuollon suuntaan pitäisi lisätä. Työpaikoilla taasen tarvitaan tietoa, mitä toimeentulon vaihtoehtoja työhön kuntoutumisen ajalle on.

”Ihmiset jäävät järjestelmien väliin, mikä on heille hämmentävää ja epämotivoivaa.”

Uusi duunari tavoittelee työsuhdetta

Pirjo Juvonen-Posti vetää hanketta, jossa on luotu kolme tulevaisuuskuvaa työelämäpalveluista: uusi duunari, työelämän monitaituri ja elinikäinen osallistuja.

Uusi duunari -mallissa työsuhteinen palkkatyö on säilynyt tavoiteltavana ydinmallina. Samalla kun joustavuus työelämässä on lisääntynyt, työn ulkopuolelle jättäytymisestä sanktioidaan.

”Työllistymisen palvelujärjestelmä on purkanut byrokratiaansa ja panostaa yhteispalvelun avulla aktiivisiin ja räätälöitävissä oleviin palveluihin. Tavoitteena on saada ihmisiä nopeasti töihin”, Juvonen-Posti visioi.

Työelämän monitaituri saa palvelut yhdellä hakemuksella

Työelämän monitaituri kuvaa toimintaympäristöä, jossa työurat ovat pirstaleisia ja työelämään osallistutaan monin tavoin. Kokopäiväinen palkkatyö, yrittäjyys, uranvaihto, osa-aikaisuus ja alustatyö ovat kaikki yhtä arvokkaita.

Työansiot ja sosiaalietuudet voi sovittaa yhteen joustavasti. Asiakkaat voivat hakea vaihtoehtoja ja seurata prosessinsa etenemistä omasta sähköisestä portaalistaan.

”Ihannetilanteessa sosiaaliturvajärjestelmään on yksi hakemus, jonka perusteella ihminen saa ehdotuksen tarvitsemistaan palveluista ja etuuksista.”

Elinikäinen osallistuja osallistuu yhteiskuntaan monin tavoin

Elinikäinen osallistuja elää yhteiskunnassa, joka vaalii ihmisten osaamista sekä työ- ja toimintakykyä. Palvelut auttavat löytämään sopivaa aktiviteettia oli se sitten palkkatyötä, vapaaehtoistyötä, lähimmäisen auttamista, opiskelua tai niiden yhdistelmiä.

”Yhteiskunnan tavoite on pitää kaikki toimeliaina. Toimeentuloa turvaavat etuudet ovat tässäkin vaihtoehdossa vastikkeellisia, mutta aktiivisuutta voi osoittaa monin tavoin”, Pirjo Juvonen-Posti sanoo.

Toimintaan ja asenteisiin kaivataan muutosta

Mikä monialaisten työelämäpalveluiden tulevaisuuskuvista toteutuu tai toteutuuko mikään sellaisenaan, ei vielä tiedetä. Selvää on, että muutosta tarvitaan.

”Usein kun tehdään uudistuksia, keskitytään yksittäisiin tavoitteisiin eikä kokonaisuus hahmotu. Skenaariotyö on yksi keino hahmottaa, miten koko systeemin tulisi muuttua. Skenaarioiden tuottaman ymmärryksen pohjalta ratkaisuja voidaan kehittää haluttuun suuntaan.”

Pirjo Juvonen-Postilla on tulevaisuuden suhteen selkeä näkemys.

”On tärkeää, että palveluja kehitetään ihmislähtöisesti niin, että ne pystyvät yhä tarjoamaan tukea ja ohjausta. Jotta tähän päästään, tarvitaan toiminnan ja ohjauksen sekä asenteiden muutosta.”