Kymmenen kysymystä ajanhallinnasta

Osallistu
Tutkija Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta

Miten priorisoida, kun tehtäviä tulee monelta suunnalta ja kaikki saatteella "kiireellinen"? Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta vastaa ajanhallintaa koskeviin kysymyksiin.

Tutkija Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta tutkii ja kehittää ratkaisuja työntekijöille, joiden työpäiviä leimaavat kiire, keskeytykset ja pirstaleiset tehtävät. Hän on erikoistunut varsinkin asiantuntijoiden ajanhallintaan.

Yli-Kaitala vastasi ajanhallintaa koskeviin kysymyksiin Twitterissä marraskuussa 2017. Tähän on koottu kysymyksiä ja hieman laajennettuja vastauksia niihin:

1. Miten työtehtävien priorisoinnissa pääsisi alkuun?

Priorisointi edellyttää, että tietää, mitkä asiat tulee laittaa tärkeysjärjestykseen. Käy läpi käynnissä ja suunnitteilla olevia tehtäviäsi. Mieti kunkin tehtävän tärkeyttä ja sitä, mihin kokonaisuuteen se liittyy.

2. Miten priorisoida, kun tehtäviä tulee monelta suunnalta ja kaikki saatteella ”kiireellinen ja tärkeä”?

Kannattaa valita esimerkiksi viikoittain 1–3 tärkeintä tehtävää tai kokonaisuutta, jotka haluaa saada valmiiksi tai joita haluaa edistää. Niitä valitessa on hyvä pitää kirkkaana mielessä oman työn ydin.

Kun tehtäviä tulee, priorisoi ne, jotka liittyvät tärkeiksi määriteltyihin kokonaisuuksiin. Mahdollisuudet tehdä valintoja tietysti vaihtelevat työn mukaan, mutta ”ei” on usein oleellinen sana ajanhallinnassa.

Pyyntöjä kannattaa myös tarkastella kriittisesti: kuinka tärkeitä ne oikeasti ovat? Lisäksi on hyvä muistaa, että kiireellinen ei suinkaan aina tarkoita tärkeää.

3. Miten pitää oma keskittyminen tietyssä hommassa, jos ajatukset meinaavat pyöriä jo seuraavissa tehtävissä?

Yksi keino on Pomodoro-tekniikka. Siinä keskitytään esimerkiksi 25 minuutin jaksoissa vain käsillä olevaan tehtävään ja pidetään jaksojen jälkeen lyhyt tauko. Tekniikkaa voi kokeilla Työterveyslaitoksen Ajanhallinta-sivuilta löytyvän Fokuskellon avulla.

4. Miten esimies voi tukea työntekijöiden ajanhallintaa?

Ajanhallinta ei ole vain yksilön ratkaistavissa oleva ongelma. Esimies tukee ajanhallintaa etsimällä yhteisiä, toimivia ratkaisuja. Hänen on tärkeää viestittää, että ajanhallinnan ongelmista voi aina tulla keskustelemaan.

5. Mikä auttaisi kiireistä esimiestä järjestämään aikaa lähiesimiestyöhön?

Työntekijöiden kohtaaminen on lähiesimiestyön ydintä. Se tulee parhaiten huomioitua, kun sille varaa oman, säännöllisen aikansa ja kertoo saatavilla olostaan työntekijöille.

Jos työntekijöiden tapaamiseen ei tunnu riittävän aikaa muiden töiden puristuksessa, on syytä keskustella oman esimiehen kanssa työn organisoimisesta.

6. Mitä työyhteisön jäsenet voivat yhdessä tehdä ajanhallinnan hyväksi?

Yhteiset pelisäännöt, esimerkiksi sähköpostietiketti, turvaavat työrauhaa. Ajanhallinnan ongelmat ovat usein yhteisiä, joten ratkaisujakin kannattaa miettiä yhdessä.

7. Miten sovittaa uuden oppiminen arkeen, jossa työtehtäviä tupsahtelee yllättäen?

Tähän ei ole helppoa vastausta. Kannattaa muistutella itseään uuden oppimisen tärkeydestä, käyttää porkkanana siitä usein syntyvää innostusta ja varata mahdollisuuksien mukaan säännöllisiä rakosia osaamisen kehittämiseen.

8. Miten saisi jotain ryhtiä sirpaleisen päivän ajankäyttöön?

Työpäiviin kannattaa varata keskittymisen mahdollistavaa aikaa, jolloin esimerkiksi sulkee sähköpostin. Vastaavasti myös reagointia edellyttävälle työlle on hyvä varata oma aikansa. Keskittymistä turvaavista säännöistä pitää sopia oman esimiehen ja työyhteisön kanssa.

9. Kannattaisiko samantyyppiset palaverit sijoittaa samalle päivälle?

Se on hyvä idea, sillä samankaltaisten asioiden keskittäminen voi edistää keskittymistä. Samanlaisten tehtävien välillä vaihtelu kuormittaa vähemmän kuin hyvin erilaisesta asiasta toiseen hyppääminen.

10. Mitä ajanhallinnan työkaluja suosittelisit asiantuntijatyötä tekeville?

Pomodoro-tekniikkaan perustuvan Fokuskellon lisäksi suosittelen ajoittaista oman työajan seurantaa. Se antaa käsityksen siitä, mihin aika kuluu. Esimerkiksi Suomen Ekonomien Aikani-mobiilisovellus tarjoaa työkalun ajankäytön seuraamiseen.

Jonkinlainen tehtävätaulu auttaa jäsentämään töiden tekemistä. Esimerkiksi Trello-sovellus sopii erityisesti työryhmissä tehtävään työhön.

Työterveyslaitoksen Fokus kateissa, aika palasina? -oppaaseen on koottu ajanhallinnan tekniikoita.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Työterveyslaitoksen Ajanhallinnan pikaopas esimiehelle

Työterveyslaitoksen Aika & fokus -verkkovalmennus tukee asiantuntijatyöpaikkojen ja yksittäisten asiantuntijoiden ajanhallintaa.

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Millainen luontoympäristö tai maisema tulee mieleesi, jos muistelet rauhoittavaa tai kaunista näkymää? Ensimmäiseksi mieleen nousevaa ja itselle merkittävää luontonäkymää kutsutaan mielimaisemaksi.

Se voi liittyä vaikkapa lapsuuden asuinpaikkaan, lähimetsään tai kesämökin rantaan. Mielimaisemia voi olla useita, ja niitä voi tulla uusia elämän varrella.

Mielipaikkoihin mennään esimerkiksi selvittämään ajatuksia, rauhoittumaan tai käsittelemään huolia ja pettymystä.

Kokeile, toimisiko mielimaisemasi kuvittelu rentoutushetkenä:

  1. Mieti, millainen maisema tulee mieleesi rentona, turvallisena ja miellyttävänä paikkana.
  2. Kuvittele maisemaa, näkymää, värejä, tuoksuja ja ääniä.
  3. Mitä tunnet kehossasi? Millaisia ajatuksia tulee mieleen?
  4. Miten voisit käyttää mielimaisemaa voimavarataitona?
  5. Missä tilanteissa voisit hyödyntää paikan tuottamaa rauhallisuutta tai mielihyvää?
  6. Hakeudu mahdollisimman usein mielipaikkaasi tai muuhun samankaltaiseen maisemaan.

 

Lähteenä on käytetty Sirpa Arvosen kirjaa Metsämieli – luonnollinen menetelmä mielentaitoihin (Metsäkustannus, 2014).

Työelämän muutokset näkyvät aina työntekijöiden arjessa – niissä haasteissa, joita he joutuvat ratkomaan. Kun kamppailee oman jaksamisensa kanssa, kannattaa muistaa, että kyse voi olla työn vaatimusten muuttumisesta. Siitä ei pidä syyllistää itseään, sanoo tutkimusprofessori Ari Väänänen Työterveyslaitoksesta.

Tämä ajatus nousee esiin, kun tarkastelee työelämää ja isoja rakenteellisia muutoksia useiden vuosikymmenien aikavälillä.

Väänäsen johtamassa hankkeessa tutkittiin psyykkisen haavoittuvuuden nousua suomalaisessa työelämässä yhteiskunnallisena ja kulttuurisena ilmiönä.

Opettajia koskeva tutkimusaineisto koostui Opettaja-lehden kirjoituksista 1930-luvun lopulta aina 2010-luvulle asti.

”Opettajat ovat yksi ammattiryhmä, joka on ollut olemassa koko sen ajanjakson, jolloin Suomi muuttui nykyaikaiseksi yhteiskunnaksi. Heidän työnsä ja siinä koetut ongelmat ovat usein kytkeytyneet työelämän muutokseen.”

Tutkijat kävivät läpi kaikenlaisia tekstejä mielipidekirjoituksista kolumneihin ja pakinoihin. Väänäsen mukaan arkistomateriaali on kuin aikamatka. Lehtikirjoitukset ovat syntyneet omana aikanaan ja kuvaavat sitä puhtaasti.

Kyläyhteisön väkevä nostaja

Ennen toista maailmansotaa ja vielä 1950-luvun lopulle saakka elettiin maaseutu-Suomessa. Opettajat työskentelivät kylissä, ja usein opettaja oli yhteisönsä koulutetuin henkilö – ehkä papin lisäksi.

”Opettajalla oli monia rooleja. Hän oli ihannekansalainen, raittiusihminen, sivistyksen tuoja, joka opetti kyläläisille sellaisiakin asioita, jotka eivät liittyneet lasten koulunkäyntiin”, Ari Väänänen sanoo.

Opettajan asema näkyy vuonna 1938 julkaistusta kirjoituksesta:

Tuo harmaapää kuuluu olevan paikkakunnan opettaja. Hän, niin minulle kerrotaan – on ollut siinä kylässä alun neljättäkymmentä vuotta. Suurin osa pitäjäläisistä onkin hänen vanhoja oppilaitaan. Tässä salissakin melkein kaikki. Kesäinen juhla saa odottamattani silmissäni valtavat mittasuhteet. Tuo opettaja kasvaa ympäristönsä väkeväksi tueksi, nostajaksi, taluttajaksi.

Väänäsen mukaan kansankynttilän rooli saattoi olla opettajalle myös raskas. Ehkä se oli yksi syy siihen, että moni lähti kesäksi pois kyläyhteisöstään. Oman ammattikunnan lehdessä näkyi itseironiaakin:

”Sotien jälkeen oli pilakuvia ja ronskia pakinointia siitä, että opettaja on hyväuskoinen hölmö, joka käy esiintymässä ilmaiseksi kaikenlaisissa iltamissa. Hanurinsoittajakin saa palkkaa, mutta illan päätteeksi opettaja polkee kotiinsa rämällä pyörällään. Pilakuvassa hänet ajettiin vielä autolla kumoon piikkilankaan.”

Kurinpalautus vai uusi tapa toimia?

Kun Suomi alkoi kaupungistua, opettajatkin muuttivat sankoin joukoin kaupunkeihin. Enää opettaja ei ollut yhteisönsä keskipiste.

1950-luvulta 1960-luvulle ulottuvassa vaiheessa vanha opettajan toimintamalli kolisi vastakkain uusien ihanteiden kanssa. Tuli nuorisokulttuuriin liittyvää levottomuutta ja kurinpito-ongelmia, joita sitten käsiteltiin opettajien lehdessä.

”Ratkaisuksi tarjottiin kurinpalautusta, mutta toisaalta keskusteltiin paljon siitä, että opettajien pitää ottaa huomioon yhteiskunnan muuttuminen ja ryhtyä toimimaan luokkahuoneessa uudella tavalla. Murrosvaiheessa nämä ääripäät kävivät kamppailua, mutta moni opettaja oli ajatuksineen niiden välissä”, Ari Väänänen kertoo.

Uudistusmielinen suuntaus voitti lopulta, ja 1970-luvulla aloitettiin peruskoulujärjestelmän luominen. 1990-luvulla ihanteeksi nousi opettaja, jolla on hyvät sosiaaliset taidot.

Tunteita pitää ymmärtää ja hallita

Opettajan työstä on tullut yhä enemmän ”tunnetyötä”, johon kuuluu oppilaiden yksilöllisyyden huomioiminen sekä tunteiden ja tunneilmaisun hallinta. Hän on pikemminkin valmentaja kuin auktoriteetti.

Jotta opettaja voisi kohdata lapsen kokonaisena ihmisenä, hän tarvitsee vuorovaikutustaitoja. Hänen tulisi myös koko ajan kehittää omaa itsetuntemustaan. Kun oppii tunnistamaan ja ymmärtämään omia tunteitaan, osaa paremmin ymmärtää myös muita. (Opettaja-lehti, 2001)

Ari Väänäsen mukaan koulun demokratisoituminen on vaikuttanut opettajien jaksamiseen sekä siihen, millaisia toimintatapoja ja selviytymiskeinoja he käyttävät. Esimerkiksi työnohjauksen ja stressinhallinnan tarve on kasvanut.

Uudenlaisista paineista kertoo alanvaihtajan kirjoitus vuodelta 2010:

Oma opettajanurani on katkolla siksi, etten jaksa enää kasvattaa huonokäytöksisiä ja kurittomia oppilaita. Olen kokeillut kaikki konstit, joita kokeneemmat kollegat ja alan kirjallisuus ovat suositelleet. Kasvattajaksi ja kurinpitäjäksi minusta ei ole, sillä intohimoni on opettaa, ei toimia poliisina, vartijana tai sosiaalityöntekijänä.

Tunnetyö altistaa stressille

Tunnetyö on lisääntynyt muissakin töissä, kun maaseudulta ja teollisuudesta on siirrytty asiakaspalvelu- ja ihmissuhdeammatteihin. Tunnetyöläisen tehtävänä on monesti suotuisan ”tunneilmaston” luominen.

”Tunnetyössä tuote on jotain, joka liittyy asiakkaan myönteisiin tunteisiin sekä omien tunteiden hallintaan ja ohjaamiseen. Myös asiantuntijatyössä tarvitaan usein tunnetaitoja, kun toimitaan erilaisissa verkostoissa ja ryhmissä. Kyse on yhteistyöhön ja työn sujuvuuteen liittyvistä asioista”, Ari Väänänen sanoo.

Vaikka tunnetyö on uudehko sana, se ei tarkoita, etteikö tunteisiin liittyvää työtä olisi tehty ennenkin – ainakin tietyissä ammateissa. Esimerkiksi sosiaalityöntekijöiden lehdissä on kirjoitettu tunnetyöhön liittyvästä taakasta jo 1950-luvulla.

Tunnetyön tiedetään altistavan stressille. Väänänen korostaa silti, ettei hänen tutkimansa ”mielen haavoittuvuus” ole työelämässä uusi ilmiö:

”Työikäisillä on ollut pahaa oloa aikaisemminkin. Työelämä ja suomalainen kulttuuri ovat kuitenkin muuttuneet niin, että siitä pystytään nyt puhumaan enemmän. Toisaalta työtehtävien muuttuminen on johtanut siihen, että töissä on vaikea pärjätä, jos mieli ei ole kunnossa.”

Työssä leipiintyminen eli tylsistyminen tai boreout on yksi työpahoinvoinnin ilmiö. Leipiintyneen työstä puuttuu innostus, eikä tekeminen tunnu merkitykselliseltä. Kyse on siitä, että työntekijä ei pääse täysin hyödyntämään kapasiteettiaan.

Leipiintymisestä puhuminen saattaa tuntua kiusalliselta: Mitä jos minua pidetään laiskana tai huonona työntekijänä? Uskallanko kertoa leipiintymisestäni esimiehelle, vaikka asioiden korjaaminen parantaisikin tehokkuuttani?

Tutkija Lotta Harju heittää esimiehille haasteen: esimiehen pitäisi pyrkiä luomaan avoin, reilu ja luottamuksellinen ilmapiiri. Se on usein pitkän prosessin tulos – avoimuutta ei ole mahdollista rakentaa esimerkiksi yhdellä kehityskeskustelulla.

Harju nostaa esiin myös palvelevan johtamisen käsitteen:

”Työntekijöiden pitäisi kokea, että he voivat mennä puhumaan esimiehelle itseään vaivaavista asioista ilman pelkoa leimaantumisesta tai negatiivisista seuraamuksista.”

”Miten antaisin parasta osaamistani?”

Työpaikalla olisi hyvä olla yhteinen näkemys siitä, että kaikki saavat käyttää kykyjään parhaalla mahdollisella tavalla. Tämä hyödyttää sekä työntekijää että työnantajaa.

”Tylsistymistä kokeva työntekijä voi esimerkiksi kysyä esimieheltään, miten voisi antaa parasta osaamistaan entistä enemmän”, Lotta Harju vinkkaa puolestaan työntekijöille.

Joskus on toki niin, että työntekijä on vain väärässä työssä. Sekin tilanne on hyvä osata tunnistaa.

Järkevä organisointi auttaa

Esimies voi osaltaan vaikuttaa siihen, että leipiintymistä aiheuttavat rutiinityöt jakautuvat tasaisesti työntekijöiden kesken. Yksinkertaisinta tämä on silloin, kun työtehtäviä jaetaan ylhäältä alas.

Lotta Harjun mukaan myös työntekijöiden keskenään organisoimien tehtävien jakautumiseen on hyvä kiinnittää huomiota. Yhä yleisempää tosin on, ettei esimies kovin paljon puutu töiden organisointiin.

”Työtehtävien määrällisen jakautumisen lisäksi huomiota tulee kiinnittää myös työtehtävien laadulliseen jakautumiseen”, Harju huomauttaa.

Työnkuvista voi tehdä tuunattavia

Työtehtävät kannattaa suunnitella siten, että niitä voisi mahdollisimman pitkälle muokata työntekijälle sopivaksi. Siinä missä toinen työntekijä kaipaa jatkuvasti uusia haasteita, toinen saattaa kaivata rauhaa keskittyäkseen yhteen asiaan.

”Kun työ sopii tekijälleen, työntekijä voi paremmin, on motivoituneempi ja kokee paljon työn imua ja vastaavasti vähemmän leipiintymistä. Tämä näkyy usein myös parempana työssä suoriutumisena”, Lotta Harju kertoo.

Työssä tylsistymistä ehkäisee se, että tehtävät suunnitellaan alun perinkin järkevästi. Jos tilanne ajautuu siihen, että työntekijä on jo leipiintynyt työhönsä, on paljon vaikeampi lähteä tekemään muutoksia. Siihen ei välttämättä ole enää virtaa.

Merkityksellisyys on rahaa tärkeämpi

Lotta Harjun mukaan leipiintymisen ehkäisy lähtee ennen kaikkea siitä, että työ tuntuu merkitykselliseltä. Keskeisiin leipiintymisen syihin ei voi suoraan vaikuttaa esimerkiksi pelkästään rahalla.

Hän muistuttaa kuitenkin, että palkka on muiden joukossa yksi voimavara, jonka avulla työn rasitteita voidaan sietää vähän paremmin. Palkkaus voi kertoa työntekijälle työnantajan osoittamasta arvostuksesta, ja sitä kautta palkkaus voi vaikuttaa myös leipiintymiseen.

”Palkka ei yksinään määrittele leipiintymistä. Työn merkityksellisyyden kokemus on keskeinen siinä, tylsistyykö ihminen vai ei”, Harju kiteyttää.

Poistaako digitalisaatio leipiintymisen?

Poistuuko leipiinnyttävä rutiininomainen työ, kun tekoäly ja automatisaatio etenevät yhä pidemmälle? Lotta Harjun mukaan seuraukset ovat toistaiseksi olleet ristiriitaisia.

Teknologinen kehitys on kyllä vähentänyt rutiininomaista suorittavaa työtä, mutta paradoksaalisesti tietotyöhön on tullut lisää leipiinnyttäviä elementtejä, kuten uudenlaista byrokratiaa ja paljon keskeytyksiä.

”Digitalisaation myötä lisääntyneet keskeytykset tietotyössä heikentävät työhön uppoutumista, jota monet kaipaavat töissä.”