Loputon viilailu ja nipotus latistavat töissä – ”Höllennä vähän!”

Osallistu
Rypistetty paperi työpöydällä

Millainen työn jälki on kyllin hyvä, kysyy lukijamme. Loputon viilailu ja pompottelu syövät hänen motivaatiotaan. ”Palautteen pitäisi olla saajalleen hyödyllistä”, kommentoi Jari Hakanen Työterveyslaitoksesta.

Työpiste-verkkolehden toimitus sai lukijalta viestin. Sen tarkoitus on herättää keskustelua siitä, millainen työn jälki on kyllin hyvä. Millainen taso riittää työpaikan sisäisissä arjen asioissa? Kirjoittaja kokee omien aikaansaannostensa loputtoman kommentoinnin ja viilailun stressaavaksi ja latistavaksi:

”Työskentelen isossa yrityksessä. Olen mukana projekteissa, joiden etenemistä esittelen talon sisällä. Kun lähetän tekemäni kalvosetin pomotason ihmisten hyväksyttäväksi, joku löytää aina jotain kommentoitavaa.

En väitä, että powerpointini olisivat täydellisiä, mutta olen jo käyttänyt niihin työaikaani. Tuntuu tarpeettomalta tehdä muutoksia, jotka ovat paljolti makuasioita: Yksi pitää taulukoista, toinen pallukkalistoista, kolmas janasta. Neljäs osaa kiteyttää asian taitavasti puhuessaan esittelytilaisuudessa.

Mitä jos johtaja luottaisi siihen, että toisen tapa hahmottaa ja esittää asia voi olla yhtä hyvä kuin hänen? Annettaisiin tilaa luovuudelle, kunhan pääviesti menee perille.

Viilaamiseen kuluva työaika on aina pois jostain muusta. Tämä on ajankäyttökysymys. Sen lisäksi kommentit ja muutosvaatimukset herättävät paljon tunteita, kuten pettymystä. Ne syövät motivaatiota ja työn iloa.

Ymmärrän, että työelämässä on asioita, joita kannattaa ja pitääkin hioa huippuunsa. Pienissä asioissa, oman porukan kesken toivoisin johtajan sanovan, että Anna mennä vaan tai Ok.

Lopetetaan nipotus, höllennetään vähän!”

Työn merkityksellisyys voi kadota

Pyysimme Työterveyslaitoksen tutkimusprofessoria Jari Hakasta kommentoimaan lukijan kirjoitusta. Hakanen on työhyvinvoinnin tutkija, joka on tutkinut muun muassa työn imua. Se tarkoittaa tarmokkuutta, omistautumista ja nautintoa työhön uppoutumisesta.

Hänen mielestään kirjoittaja nostaa esiin monta tärkeää asiaa, jotka vaikuttavat työn arjessa: luottamus, palaute, työmotivaatio, ajankäyttö ja se, mitkä asiat ovat olennaisia.

”Emme tiedä, mitä kyseiset johtajat ajattelevat, kun he lähettävät palautettaan. Onko kysymys kontrolloinnista? Vai onko taustalla vilpitön usko siihen, että pallukat tosiaan ovat parempia kuin jana?”

Oli syy mikä tahansa, niin lopputulos on sama: työntekijälle tulee vahva kokemus epäluottamuksesta, epäitsenäisyydestä, ajan haaskautumisesta ja turhasta nipotuksesta.

”Tällaiset vuorovaikutus- ja johtamisasiat ovat tavallaan mikrotason juttuja. Ei niihin kuole, mutta toistuessaan ne latistavat työn imua ja motivaatiota. Ne voivat aiheuttaa myös tylsistymisen kokemuksen: oma työ ei olekaan tärkeää ja merkityksellistä.”

Tuleeko annettua myös kiitosta?

Hyvä palaute on saajalleen hyödyllistä. Työntekijän kuvailema palaute on ainakin hänen kokemuksensa mukaan hyödytöntä eikä vie häntä työssään eteenpäin.

”Pahinta on, jos työntekijä ei saa mitään muuta palautetta. Silloin ainoa palaute koskee pieniä muotoseikkoja ja tyytymättömyyden lähteitä. Vai tuleeko vastapainoksi sanottua myönteisiä asioita ja kiitettyä tehdystä työstä”, Jari Hakanen pohtii.

Hänestä pomojen toiminta kuulostaa mikromanageeraukselta eli turhanpäiväiseltä pikkuasioihin tarttumiselta. Herää kysymys, välttelevätkö he isoja asioita ja niiden käsittelemistä.

Mitä johtajat sitten voisivat tehdä toisin antaessaan palautetta työntekijän kalvosetistä? Hakanen vastaa, että ainakin he voisivat perustella hyvin, miksi pallukka on heistä parempi kuin jana. Siitä voidaan sitten olla samaa mieltä tai eri mieltä.

Työntekijän osaamista ja itsenäisyyttä pitää kunnioittaa. Se näkyy esimerkiksi tilan ja päätösvallan antamisena: Minä ajattelen näin, mutta sinä olet tehnyt näitä valtavasti ennenkin. Päätä sinä, mikä nyt on oikea ratkaisu.

Kysy, oletko tehnyt oikeita asioita

Jari Hakanen sanoo, että suhtautuminen ajankäyttöön voi olla ristiriitaista: Monella työpaikalla korostetaan, että aika on rahaa ja turhat tekemiset pitää karsia pois. Jossain tilanteessa ajanhukka ei yhtäkkiä merkitsekään mitään.

”Tähän liittyy lukijan esiin nostama työn jäljen loputon viilailu. Hän kokee ponnistelujensa ja ajankäyttönsä katoavan laadun tekemiseen väärässä kohdassa. Hyvä johtaja suuntaa tekemistä olennaisiin asioihin.”

Kun työntekijä saa toistuvasti latistavaa palautetta yksityiskohdista, jotka tuntuvat makuasioilta, hän voisi kertoa, miltä se hänestä tuntuu.

”Tiedän, että se on helpommin sanottu kuin tehty ja voi vaatia paljon rohkeutta. Helposti käy niin, että ihminen kuuntelee tuollaista palautetta pitkään, harmittelee itsekseen ja vaihtaa lopulta työpaikkaa”, Hakanen sanoo.

Hänen neuvonsa on: Kysy suoraan, oletko tehnyt oikeita asioita ja ovatko sisältöasiat kunnossa. Kerro, millaisia tehtäviä sinulla kaiken kaikkiaan on ja paljonko aikaa kuluu tarpeettoman tuntuisiin työvaiheisiin. Pyydä perusteluja siitä, onko kaikki viilailu tosiaan tarpeen.

Parhaassa tapauksessa tämä saa johdon tekemään korjausliikkeen.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Palaute on työelämän pienin suuri asia (Jari Hakasen haastattelu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä)

 

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (1)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (1)

Vapaa lintu pian |

Itse en pikkuasioihin puutu ellei ne potilaan hoidon kannalta ole oleellisia vaikuttaen turvallisuuteen, terveyteen tai lainsäädäntöön. Olen antanut vapautta toteuttaa hoitotyötä organisaation hoitokriteerit huomioiden vapaasti, jotta kaikilla olisi mahdollisuus käyttää luovuuttaan. Olen saanut palautetta, etten johda tarpeeksi. Hoitotyön toimintamallit meillä on hyvin kuvattu ja uudet työntekijät perehdytetään niiden toteuttamiseen perehdytyssuunnitelman ohjatessa prosessia. Koen, että tänä päivänä henkilökunnalle riittää strateginen tieto ja jokaisella on kyky johtaa omaa toimintaansa, toki niissä taidoissa on eroa. On monta tapaa tehdä asioita päästen samaan päämäärään ja yhtä hyvään laadukkaaseen hoitotyöhön.

Palautetta annan, mutta osa kokee ettei saa sitä tarpeeksi. Toki on olemassa ihmisiä, jotka eivät kykene vastaanottamaan positiivista palautetta ja sen he saattavat kääntää omalla kohdallaan myös negatiiviseksi. Tähän vaikuttavat aiemmat kokemukset palautteen antamisesta ja saamisesta.

Tänä päivänä myös asioiden korjaamisten ja eteenpäin viemisten odotetaan tapahtuvan samoin tein. Yrityksillä ja organisaatioilla on tietty määrä tuloja ja menoja kuukausittain. Koko ajan ei voi olla hankkimassa ja korjaamassa, koska myös tulovirrassa on ajoittaisia muutoksia. Siinä, kun tulot heikkenee yritetään pitää osaava henkilöstö töissä eikä lomauteta ja odotetaan parempaa aikaa. Näitä henkilökunta harvemmin huomioi, että yrittäjä on ajatellut heidän parastaan eikä ole voinut samaan aikaan tehdä mittavia huoltotöitä. Yrityksen omistajat voidaan nähdä välinpitämättöminä. Eikä henkilöstö näe kokonaisuutta. Tämä syö omistajien työhyvinvointia.

Tuoreimmat jutut

Erilaisten opetusmenetelmien kokeileminen tuntuu innostavalta. Muutos antaa mahdollisuuden uudistua. Tällaiset asiat nousivat esiin, kun etätyöskentelyyn siirtyneet ammatilliset opettajat arvioivat muutoksen hyviä puolia.

Johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta on lukenut kiinnostuneena Aivotyöindeksikyselyyn tulleita vastauksia.

Kyselyn tekee kiinnostavaksi jo se, että vastaajat työskentelevät opetusalalla, Koulutuskuntayhtymä OSAOssa. Erityisen mielenkiintoista on, että kysely tehtiin huhtikuun lopussa – keskellä koronakevättä ja etäopetusta.

”Monet opettajat kantoivat kovasti huolta siitä, oppivatko opiskelijat. Kaikilla opiskelijoilla ei ole etäopiskeluvalmiuksia. Opiskelijoiden tukeminen ja heidän edistymisensä seuraaminen etänä on vaativaa ja vie aikaa”, Kalakoski sanoo.

Aivotyön sujuvuus tukee hyvinvointia

Koulutuskuntayhtymä OSAO tarjoaa ammatillista koulutusta. Sen koulutusyksiköt sijaitsevat Oulussa, Kempeleessä, Limingassa, Muhoksella, Pudasjärvellä ja Taivalkoskella. Opiskelijoita on noin 8500 ja henkilöstöä noin 850.

Alkuvuodesta OSAOssa käynnistyi Työsuojelurahaston tukema kehittämishanke, jossa sujuvoitetaan aivotyötä. Vuoden mittaisen hankkeen aikana organisaatioon rakennetaan Työterveyslaitoksen asiantuntijoiden kanssa Aivotyön askeleet -toimintamalli. Sen avulla kehitetään ja ylläpidetään hyvää kognitiivista ergonomiaa osana jatkuvaa toimintaa.

”Työterveyshuollon kyselyjen ja esimiehiltä tulleen palautteen perusteella tiesimme, että henkilöstöllämme on myös aivotyöhön liittyvää kuormitusta. Työntekijöiden hyvinvointi on uuden strategiamme keskiössä. Siksi lähdimme parantamaan kognitiivista ergonomiaa”, kertoo projektikoordinaattori Johanna Vesenterä OSAOsta.

Lähtötilannetta selvitettiin Aivotyöindeksikyselyllä. Koska koronapandemia oli siirtänyt työntekijät pääsääntöisesti etätyöskentelyyn, siihen liittyviä kysymyksiä sisällytettiin kyselyyn.

Koronakevät kuormitti uudella tavalla

Virpi Kalakoski sanoo, että kyselyn perusteella opetustyö näyttää hyvin tyypilliseltä aivotyöltä. Siihen kuuluu paljon lukemista ja kirjoittamista, yksityiskohtien muistamista ja keskeneräisiä asioita. Käytössä on useita laitteita.

Myös innostavat ja kuormittavat tekijät ovat tyypillisiä. Aivotyössä opettajia innostaa se, että saa ajatella luovasti, työskennellä yhdessä ja löytää ongelmiin uusia ratkaisuja. Heitä kuormittavat varsinkin ristiriitaiset tai puutteelliset ohjeet, huomion jatkuva siirtäminen tehtävästä toiseen ja tehtävien keskeytyminen.

Koronakevään etätyöskentely kuitenkin kuormitti opettajia uudella tavalla. Nopea siirtyminen uusiin toimintatapoihin vei voimia.

”Pitkät päivät Teams-kokouksissa ja useiden kanavien viestitulvassa vaativat kovaa keskittymistä. Työn riittävä tauottaminen oli vaikeaa tai mahdotonta. Työpäivät saattoivat venyä iltaan”, Kalakoski kertoo.

Selviytymiskeinoja olivat esimerkiksi oman vaatimustason kohtuullistaminen, perustyöhön keskittyminen ja kaiken ”ylimääräisen” karsiminen. Aivotyöindeksikyselyyn vastasi noin 400 työntekijää eli puolet henkilökunnasta. Kalakoski pohtii, oliko vastaamatta jättäneiden työtilanne vieläkin haastavampi.

Miten korvata kohtaamisten puutetta?

Jatkuvaan etätyöhön liittyvissä vastauksissa korostui se, että kasvokkaisten kohtaamisten puute vaikeuttaa ydintyötä niin opetuksessa kuin hallinnossakin. Ihmisten tavoittaminen voi olla hankalaa. Kasvokkain monet asiat sujuisivat helpommin ja nopeammin.

”Etätyöskentely teki näkyväksi arjen vuorovaikutuksen ja satunnaisten kohtaamisten merkityksen. Moni asia hoituu kuin ohimennen, kun törmätään oppilaitoksen käytävillä tai käväistään toisen ovella”, Virpi Kalakoski sanoo.

Kun työkaveri tai opiskelija ei enää kävele vastaan tai tule juttusille, tarvitaan erilaisia tapoja olla yhteydessä. Kalakoski ehdottaa nopeita puheluita, pikaviestejä tai säännöllisiä aikoja, jolloin on lupa kysyä eri asioista.

”Jotkut kokevat, että sosiaalinen kanssakäyminen, tiukka asia ja pikaiset kysymykset eivät sovi samaan etäpalaveriin. Jos on kiire, ei välttämättä ehdi kuunnella kaikkea.”

Oletko kokeillut Pomodoro-tekniikkaa? Se on yksi ajanhallinnan keino, joka tukee työhön keskittymistä.

Pomodoro-sana on italiaa ja tarkoittaa tomaattia. Tekniikka on ilmeisesti saanut nimensä tomaatin muotoisesta munakellosta. Kyse on siitä, että tietyn tehtävän tekemiseen paneudutaan ennalta määritellyksi ajaksi. Sen jälkeen pidetään lyhyt tauko.

  1. Minimoi työtä häiritsevät keskeytykset: mykistä puhelin, ota sähköpostin hälytykset pois päältä.
  2. Päätä, mihin tehtävään haluat keskittyä.
  3. Valitse munakellosta se aika, jonka haluat keskittyä. Pomodoro-tekniikassa oletus on, että 25 minuutin työjaksoa seuraa 5 minuutin tauko.
  4. Käynnistä kello ja aloita työskentely.
  5. Kun kello pirisee, pidä tauko. Tee tauolla asioita, jotka vievät ajatuksesi pois tehtävästä.
  6. Paneudu työhösi uudelleen, kun tauko päättyy.
  7. Neljännen jakson jälkeen pidä pidempi tauko. Syö, juo tai tee muuta virkistävää.
  8. Tee niin monta työjaksoa kuin on tarpeen.

Menetelmän tehokkuus perustuu siihen, että se rajaa keskittymistä edellyttävää aikaa. Siksi keskittyminen ei pääse niin helposti herpaantumaan. Tekniikka ohjaa pois multitaskaamisesta eli yrityksestä tehdä monta asiaa yhtä aikaa. Lisäksi se madaltaa toimeen tarttumisen kynnystä eli vähentää prokrastinaatiota.

Varsinkin etätyöntekijä hyötyy myös siitä, että kellon pirinä muistuttaa tauon pitämisestä.

Pomodoro-tekniikkaa voi hyödyntää esimerkiksi niin, että valitsee yhden tärkeän ei-kiireellisen tehtävän ja edistää sitä joka päivä tietyn ajan, esimerkiksi 1–2 pomodoron eli jakson verran, täysin keskittyen.

Pomodoro-tekniikkaa voi kokeilla Työterveyslaitoksen sivuilta löytyvän Fokuskellon avulla.

Jutun asiantuntijoina toimivat tutkija Kirsi Yli-Kaitala ja johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.

Ahdistus on epämääräistä tunnetta siitä, että jotain pahaa tulee tapahtumaan. Siihen liittyy huolta ja pelkoa. Ajoittainen ahdistuneisuus on tavallista.

”Esimies pystyy kohtaamaan työntekijöiden ahdistusta paremmin, jos hänellä itsellään on kokemusta siitä. Kun on sinut oman tunteensa kanssa, sitä ei pelästy muissakaan”, sanoo psykologi Elisa Valtanen Työterveyslaitoksesta.

Omat kokemukset ja itsetuntemus suojaavat esimiestä, eikä työntekijän esiin tuoma ahdistus niin helposti tartu häneen. Näin esimies ei ala toimia ahdistuksen ohjaamana, vaan pystyy ymmärtämään ja ehkä auttamaan työntekijää.

Koronapandemian aikana työntekijöitä voivat huolestuttaa esimerkiksi oma tai läheisten sairastuminen, työstä selviytyminen, työpaikan taloudelliset vaikeudet ja se, saako jatkuvassa etätyössä riittävästi aikaan.

Kuuntele, välitä, jäsennä

Työterveyslaitoksen julkaisemassa Hyvän mielen työpaikka -verkkomateriaalissa esitellään keinoja, joilla esimies voi tukea työntekijöiden mielenterveyttä. Materiaalin ovat laatineet Elisa Valtanen ja vanhempi antuntija Pauliina Mattila-Holappa.

Hyvän mielen työpaikka -sivustolla ei käsitellä ahdistusta sinänsä, mutta esitellyistä keinoista on hyötyä myös sen kohtaamisessa.

”Ihannetilanteessa esimies ottaa työntekijöiden tunnetilan vastaan ja pyrkii palauttamaan sen jäsentyneempänä yhteiseen keskusteluun. Se vähentää ahdistusta ja parantaa työyhteisön toimintakykyä”, Mattila-Holappa sanoo.

Hyvä esimies kuuntelee, kysyy tarvittaessa lisää ja osoittaa välittävänsä, miltä työntekijöistä tuntuu. Samalla hän jäsentää kuulemaansa: Mitkä asiat tarvitsevat konkreettisen ratkaisun? Mitä hän pystyy esimiehenä päättämään ja tekemään? Mitä viestiä hän voi viedä eteenpäin? Mikä osa huolesta pitää vain sietää?

Esimies voi auttaa huolien sietämisessä ja käsittelyssä tuomalla keskusteluun realismia ja optimismia. Se on esimerkiksi sitä, että asettaa huolet oikeisiin mittasuhteisiin sekä ehdottaa uusia näkökulmia ja ratkaisuja.

Rutiinit ja toiminta rauhoittavat

Koronapandemian vuoksi monen työpaikan arki ja suunnitelmat menivät nopeasti uusiksi. Muutoksessa esimiehen tehtävä on luoda uusia käytäntöjä: Mikä on mahdollista näissä oloissa? Mikä auttaa keskittymään työhön?

Pauliina Mattila-Holappa sanoo, että rutiinit tuovat turvallisuuden tunnetta:

Etätyöhön siirtyneessä työyhteisössä on esimerkiksi sovittu, että maanantaisin on työnjakopalaveri ja keskiviikkoisin virtuaalinen kahvihetki. Esimies ottaa kantaa siihen, mihin tehtäviin nyt keskitytään ja mitä jätetään pois.

”Ahdistusta vähentää sekin, että etätyölle asetetaan yhdessä esimiehen kanssa realistiset tavoitteet ja niitä päivitetään tarvittaessa. Työn eteneminen ei saa jäädä vain yksittäisen työntekijän itsekurin varaan.”

Rutiinien lisäksi myös toiminta rauhoittaa. Monilla työpaikoilla on ideoitu yhdessä uudenlaisia toimintatapoja ja palveluja. Mahdollisuuksien etsiminen pitää yllä toiveikkuutta ja uskoa siihen, että kyllä tästä selvitään.

Mahdollista työhön keskittyminen

Hyvän johtamisen periaatteet pätevät poikkeusaikoinakin: esimies pitää kirkkaana työn tavoitteet, huomaa onnistumiset, huolehtii työroolien selkeydestä ja antaa mahdollisuuden vaikuttaa omaan työhön.

”Työn arki kannattaa säilyttää niin vakaana kuin mahdollista. Esimies, joka toimii johdonmukaisesti, ennakoitavasti, luotettavasti ja oikeudenmukaisesti, tuo työyhteisöön rauhallisuutta ja turvallisuutta”, Elisa Valtanen sanoo.

Hän korostaa, että esimiehen ei tarvitse etsiä työntekijöistä mahdollisia ahdistuksen merkkejä. Työpaikalla ollaan työn tekemistä varten, ja esimiehen tehtävä on mahdollistaa työn tavoitteiden saavuttaminen.

”Vaikka ahdistusta kokevalle työntekijälle on hyvä osoittaa ymmärrystä, kyse on yleensä ohikiitävistä hetkistä. Tarkoitus ei ole syventyä ahdistuksen käsittelyyn pitkiksi ajoiksi.”

Jos ahdistus kuitenkin on voimakasta, kestää pitkään ja hankaloittaa työhön keskittymistä, työterveyshuolto on hyvä tukitaho.

Riittää, että on ihminen ihmiselle

Kun työyhteisössä vallitsee turvallinen ilmapiiri, erilaisten tunteiden kokeminen on sallittua. Jos tällainen luottamus puuttuu, työntekijät eivät välttämättä tuo esiin asioita, jotka vähentävät heidän voimavarojaan ja haittaavat työtä.

”Esimiehen optimismi on hyvä asia, mutta ylipositiivisuus voi johtaa siihen, että työntekijöiden ahdistuksen tunteet ja työssä koetut ongelmat jäävät piiloon”, Elisa Valtanen sanoo.

Esimiehen rooliin liittyy usein tasapainoilua tällaisten jännitteiden välillä ja ristiriitaisia vaatimuksia: omalla esimerkillä ja olemuksella pitäisi luoda luottamusta ja turvallisuutta, vaikka moniin päätöksiin sisältyy myös epätietoisuutta ja epävarmuutta.

Asiantuntijoilla on esimiehille lohdullinen viesti: Ei tarvitse olla täydellinen. Ei tarvitse eikä pidäkään ryhtyä työntekijöiden terapeutiksi. Riittää, että on ihminen ihmiselle.