Luottamuksen osoittaminen on merkki arvostuksesta

Osallistu

Hyvä esimies näyttää, että hän arvostaa työyhteisönsä kaikkia jäseniä. Arvostuksesta kertovat esimerkiksi palautteen antaminen ja mielipiteen kysyminen.

Suurehkon organisaation esimies oli myöntänyt alaiselleen etätyöluvan ja oli iloinen voidessaan siten helpottaa tämän työn ja muun elämän yhteensovittamista. Kun esimies samalla tutustui organisaationsa etätyöohjeeseen, häntä järkytti, miten paljon hänen tulisi seurata ja kontrolloida alaisensa työtä.

Joskus on niin, että esimies luottaa alaisiinsa, mutta organisaation toimintatapa kannustaa pikemminkin epäluottamukseen.

Luottamuksen osoittaminen on samalla arvostuksen osoittamista. Se kertoo, että työntekijän uskotaan suoriutuvan tehtävistään ja projekteistaan.

Luottamus kannustaa ja motivoi

Ihmiset eroavat toisistaan tuen tarpeessa: toisille riittää epämääräinenkin pyyntö, toiset tarvitsevat tarkemman ohjeen reunaehtoineen. Kaikille on kuitenkin yhteistä, että muiden osoittama luottamus kannustaa ja motivoi parempaan työsuoritukseen. Kun meihin luotetaan, toimimme mielellämme vastuullisesti.

Moni työskentelee etätyöpäivinään jopa enemmän ja pidempään työtä kuin työpaikallaan. Etätyön ja luottamuksen osoittamisen tavoitteena ei tietenkään ole saada työntekijöitä tekemään ylipitkiä päiviä palkatta. Ehkä tämä kuitenkin osoittaa todeksi sananlaskun ”niin metsä vastaa kuin sinne huudetaan”.

Valtionhallinnossa työskentelevä johtaja oli huomannut, että eräs henkilö hänen yksikössään ei suoriutunut työstään ja sen vaatimasta tiimityön vuorovaikutuksesta kovinkaan hyvin. Johtaja pohti tilannetta ja päätyi tarjoamaan kyseiselle työntekijälle erilaista tehtävää, jossa tällä oli itsenäisesti hoidettavana oma asiakaspalvelupisteensä ja -toimintonsa. Vastedes työntekijän suoriutuminen oli huomattavasti parempaa, ja hän sai hyvää palautetta sekä asiakkailta että työyhteisöltä.

Johtuuko pahantuulisuus minusta?

Jokaisen ihmisen perustarve on tulla arvostetuksi. Se, millaista kohtelua saamme, kertoo meistä itsestämme: Miten minut nähdään? Millainen minä olen? Kunnioittava, ystävällinen kohtelu työpaikalla vahvistaa ja tukee ihmisarvoa.

Asiallinen työkäyttäytyminen ja vuorovaikutuksen perusasiat tervehtimisestä alkaen ovat nekin toisten arvostamista. Toisinaan työpaikoilla törmää käsitykseen, että omat negatiiviset tunnelmat yksityiselämän puolelta on hyvä tuoda reippaasti esiin ja että kiroilu ja muu ”tunteiden tuulettelu” tekevät hyvää työyhteisölle.

Tässä mielessä työpaikat ja niiden kulttuurit eroavat toisistaan, mutta jatkuva kielteinen ja epäystävällinen käytös työyhteisössä ei ole arvostavaa muita kohtaan. Vaikka yksityiselämässä olisi asioita, jotka ”kiroiluttavat” työpaikalla, kannattaa ainakin selventää, mistä oma huono tuuli johtuu.

Muuten ärtyisyys saattaa hämmentää työyhteisöä: Johtuuko pahantuulisuus minusta? Teinkö jotain väärin? Aina meillä vain kiroillaan ja huudetaan.

Teeskennelty arvostus ei tepsi

Arvostuksen osoittaminen työyhteisön kaikille jäsenille on elinehto hyvänä esimiehenä toimimiselle. Kukaan ei halua kokea, että häntä ei arvosteta.

Vaikka esimies ei olisi kaikista asioista samaa mieltä alaistensa kanssa ja joutuisi ottamaan esiin kielteisiä asioita tai tekemään alaisen kannalta epämieluisia päätöksiä, hänen on silti pyrittävä näkemään asia myös toisen ihmisen näkökulmasta.

Näin voit osoittaa, että arvostat alaistasi:

  1. Kysy hänen näkemystään tai mielipidettään.
  2. Kuuntele ja ole oikeasti läsnä, kun toinen puhuu. Kysy lisää.
  3. Asennoidu toisen ajatuksiin myönteisesti.
  4. Kannusta avoimuuteen ja uusien asioiden – vaikkapa työtapojen – kokeilemiseen mahdollisia virheitä pelkäämättä.
  5. Anna palautetta.
  6. Pyydä apua tai tarjoa mielenkiintoista työtä, esimerkiksi vastuullista tehtävää.
  7. Anna työrauha: Uskon, että pärjäät ja osaat. Kysy, jos tarvitset apua.
  8. Osoita olevasi itse ”samassa liemessä”. Joissain työyhteisöissä esimies tekee samoja töitä kuin hänen ryhmänsä.
  9. Katso silmiin ja käänny kohti, kun puhut. Kehonkieli on tärkeä keino osoittaa arvostusta.
  10. Ole aito. Mieti, miten ja missä asioissa oikeasti arvostat kutakin alaisistasi. Päälleliimatun tuntuinen näennäisarvostus herättää hämmennystä.
  11. Pyydä palautetta. Voit kysyä, milloin alaisesi ovat erityisesti kokeneet, että arvostat heitä.

Juttu perustuu oppaan ”Pomohautomo – Opi esimieheksi” käsikirjoitukseen, jonka ovat tehneet työsuojelupäällikkö, työnohjaaja, kouluttaja, valmentaja Tommy Larvi ja henkilöstösuunnittelija, kouluttaja, valmentaja Anna Vanhala.

He työskentelivät Työterveyslaitoksessa muun muassa esimiesten kouluttajina. Nykyisin molemmat ovat Kotkan kaupungin palveluksessa.

Pomohautomossa käydään läpi esimiestyön keskeiset asiat, ja se on tarkoitettu varsinkin tuoreille esimiehille. Heille tärkeitä näkökulmia on kerätty muun muassa Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden lukijakyselyillä ja joukkoistamalla aihetta sosiaalisessa mediassa.

Työpiste-verkkolehti julkaisee Pomohautomon juttusarjana kevään 2018 aikana. Lue sarjan aiemmat osat kohdasta Toimituksemme suosittelee.

Pomohautomoa voi seurata myös Twitterissä: @pomohautomo

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (3)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (3)

Arvostaen, ei arvostellen |

Ari Rämön sanoja lainatakseni: ”Arvostus ja luottamus joko 100% tai ei mitään”. Oikea arvostus syntyy vastavuoroisesta arvostuksesta. Luottamus ja arvostus ovat siis ehdottomat menestyksen avaimet. Pomon täytyy olla ihmisiä varten, ei ihmisten pomoa varten!

Kimpe |

Luulisi olevan itsestään selviä ihmisten kanssakäymiseen kuuluvia käyttäytymistapoja.

lutuna |

Välillä tuntuu, että vaikka kysyykin niin ei saa mielipiteitä eikä vastauksia.

Tuoreimmat jutut

Työyhteisön monimuotoisuudella tarkoitetaan työntekijöiden keskinäistä erilaisuutta. Työntekijät voivat olla erilaisia esimerkiksi iältään, sukupuoleltaan, etniseltä taustaltaan tai koulutukseltaan.

Työyhteisön monimuotoisuuden on osoitettu olevan yhteydessä muun muassa innovatiivisuuteen ja luovuuteen:

”Kun työntekijät ovat erilaisia, heillä on myös erilaisia näkemyksiä. Erilaisten näkemysten kohdatessa syntyy uutta. Ja kun omia näkemyksiään vielä joutuu perustelemaan muille, ideat yleensä jalostuvat”, sanoo johtava asiantuntija Barbara Bergbom Työterveyslaitoksesta.

Vuoden 2020 Monimuotoisuusbarometrin mukaan lähes 80 prosenttia henkilöstöalan ammattilaisista katsoo, että heidän organisaatiossaan hyväksytään monimuotoisuuden eri ilmenemismuodot.

”Jotkut HR-ammattilaiset pitävät ongelmana, että rekrytoinneissa hakijajoukko jää monimuotoisuudeltaan kapeaksi”, Bergbom sanoo.

Rekrytointisuositukset sopivat kaikille aloille

Työterveyslaitoksen Moninaisesti parempi -hanke on laatinut työpaikoille monimuotoisuutta edistävät rekrytointisuositukset. Ne ehkäisevät työnhaussa tapahtuvaa syrjintää, joka voi usein olla myös tahatonta.

Nämä kymmenen suositusta sopivat kaikille aloille:

  1. Tarkastelkaa organisaationne monimuotoisuuden tilaa.
  2. Määritelkää haettava tehtävä ja arviointikriteerit selkeästi ja syrjimättömästi.
  3. Miettikää kielitaitoon liittyvät kysymykset etukäteen.
  4. Laatikaa työpaikkailmoitus huolellisesti.
  5. Käyttäkää monipuolisia rekrytointikanavia ja verkostoja.
  6. Varmistakaa rekrytoinnissa käytettävien järjestelmien saavutettavuus.
  7. Harkitkaa anonyymin tai osittain anonyymin rekrytoinnin käyttöä.
  8. Valmistautukaa huolellisesti haastattelutilanteeseen.
  9. Varmistakaa valinnan syrjimättömyys ja läpinäkyvyys.
  10. Tehkää selkeä ohjeistus yhdenvertaisuutta edistävistä rekrytointikäytännöistä.

Rekrytointisuosituksia esittelevällä verkkosivulla jokaista periaatetta avataan yksityiskohtaisesti. Esimerkiksi työhaastattelussa rekrytoijien kannattaa keskittyä pelkästään haastattelemiseen. Arvioinnin aika on myöhemmin.

”Pyrkimys keskittyä samanaikaisesti kahteen asiaan – haastatteluun ja arviointiin – kuormittaa ajattelua. Silloin on todennäköisempää, että ennakkoluulot ja stereotypiat vaikuttavat arviointiin”, Barbara Bergbom sanoo.

Tiedostamaton syrjintä herättää keskustelua

Rekrytointisuositusten laatijat ovat saaneet työpaikoilta mukavaa palautetta. Ohjeita pidetään selkeinä ja lähestymistavaltaan rakentavina.

”Niin työnantajat kuin työntekijät kokevat hyötyvänsä siitä, että rekrytointikäytäntöjä kehitetään syrjimättömiksi”, Barbara Bergbom sanoo.

Varsinkin kaksi asiaa on herättänyt keskustelua: anonyymi rekrytointi ja tiedostamaton syrjintä.

Anonyymissa rekrytoinnissa hakemuksesta poistetaan kaikki sellaiset hakijaan liittyvät tiedot, jotka eivät liity hänen osaamiseensa tai tehtävän vaatimuksiin. Muun muassa nimi, sukupuoli, ikä, valmistumisvuosi ja hakijan kuva poistetaan.

Tutkimusten mukaan meillä on taipumusta suhtautua myönteisemmin niihin ihmisiin, joiden koemme muistuttavan meitä itseämme. Rekrytoinnissa se voi johtaa tiedostamattomaan syrjintään.

”Tämän ilmiön tunnistaminen on jo ensimmäinen askel syrjinnän vähenemiseen”, Bergbom sanoo.

Ohjeisiin liittyvät epäselvyydet ja ristiriidat ovat yleinen ongelma työpaikoilla. Se, että ohjetta ei löydy tai sen avulla ei pääse eteenpäin omassa työssään, kuormittaa.

Kehittämispäällikkö Tiina Heusala Työterveyslaitoksesta vetää työpaikoilla aivotyövalmennuksia. Ennen valmennusta tehtävissä kyselyissä ohjeiden pulmat nousevat esiin melkein aina. Ne herättävät myös paljon keskustelua.

Mikä ohjeissa sitten on pielessä?

”Usein oletetaan, että ihmiset lukevat ohjeet heti ja muistavat ne ulkoa. Kykymme muistaa yksityiskohtia on kuitenkin rajallinen. Ohjeen pitäisi olla saatavilla sillä hetkellä, kun sitä työssään tarvitsee.”

Nämä neuvot auttavat ohjeiden laatijaa välttämään tyypilliset virheet:

1. Tallenna ohjeet samaan paikkaan

Työpaikoilla ohjeita tallennetaan yleensä moniin eri paikkoihin, kuten intraan, Teamsiin ja SharePointiin. Niitä lähetetään myös sähköpostin liitteenä.

Kun työntekijä sitten tarvitsee ohjetta, hän muistelee tai arvailee, mistä kanavasta se löytyisi.

Kaikissa kanavissa ei välttämättä ole hakutoimintoa. Vaikka ohjeen hakeminen olisi mahdollista, oikeita hakusanoja voi olla vaikea keksiä.

Työpaikalla kannattaa sopia yksi paikka, johon kaikki ohjeet tallennetaan. Siinä saisi mielellään olla hakutoiminto. Ohjeiden löytämistä helpottavat selkeästi jäsennellyt ja nimetyt kansiot.

2. Suunnittele ohjeelle selkeä rakenne

Kerro heti alussa, mitä ohje koskee ja kenelle se on tarkoitettu.

Etene johdonmukaisesti: Mitä tehdään ensin? Mitä seuraavaksi? Milloin tehtävä on hoidettu? Käytä käskymuotoa ja helpota tiedon hahmottamista esimerkiksi numero- ja pallukkalistoilla.

Laadi havainnolliset väliotsikot. Tee niiden perusteella sisällysluettelo. Siitä näkee, mitä kaikkea ohjeessa käsitellään ja missä kohdassa.

Lopussa on hyvä olla lisätietojen antajan yhteystiedot: Keneltä voi kysyä, jos jokin asia jää hämäräksi? Mitä tehdä, jos ohje ei sovikaan omaan tilanteeseen? Yhteyshenkilö ei välttämättä ole sama kuin ohjeen tekijä.

3. Esitä asiat riittävän tarkasti

Hyvä ohje sisältää kaiken tärkeän mutta ei mitään ylimääräistä. Karsi turhat täytesanat.

Esitä asia tarkasti ja aukottomasti. Älä jätä pois välivaiheita, vaikka ne tuntuisivat sinusta automaattisilta ja itsestään selviltä.

Joskus ohjeen aihepiiri on osalle ihmisistä tuttu ja osalle aivan uusi. Olisiko tarpeen tehdä lyhyt pikaohje ja pidempi, yksityiskohtaisempi ohje?

4. Pyydä ohjeen käyttäjää testaajaksi

Kun ohje on mielestäsi valmis, pyydä jotakuta tulevaa käyttäjää testaamaan se. On tärkeää, ettei hän ole osallistunut ohjeen tekemiseen.

Auttaako ohje testaajaa hoitamaan tehtävän alusta loppuun asti? Testaus paljastaa epäselvyydet ja aukkopaikat.

5. Päivitä ohjetta ja kerro, mikä muuttui

Pidä ohje ajan tasalla. Kun teet päivityksiä, kerro, mikä on muuttunut. Jos olet esimerkiksi lisännyt ohjetekstiin pari lausetta, voit merkitä ne korostusvärillä.

Näin käyttäjä ei joudu kahlaamaan läpi koko ohjetta ja miettimään, mitä uutta siihen on tullut.

6. Muista perusasiat – oli ohjeen muoto mikä tahansa

Ohjeet voivat olla vaikkapa Word-tiedostoja, Powerpoint-esityksiä tai videoita. Vaikka muoto muuttuisi, ohjeen pitää olla helppokäyttöinen. Samat nyrkkisäännöt pätevät.

Esimerkiksi 20-minuuttisen ohjevideon katsoja tarvitsee tiedon siitä, mitä ohje käsittelee ja missä kohdassa häntä kiinnostava asia tulee esiin.

7. Auta ihmistä ohjetulvassa

Jos ohjeita tehdään ja päivitetään tiuhaan, työntekijän on vaikea pysyä kärryillä: mitkä ohjeet ja päivitykset koskevat hänen työtään?

Tämä on erityisen ongelmallista, jos meneillään on esimerkiksi organisaatiomuutos tai koronapandemian kaltainen poikkeustilanne.

Esihenkilö voi auttaa työntekijää ohjetulvassa. Hän voi nostaa esiin ne ohjeet ja asiat, jotka ovat oleellisia juuri hänen tiimilleen.

8. Käykää tärkeät ohjeet läpi yhdessä

Ohjeita tehdään, jotta kaikki työntekijät toimisivat tietyllä tavalla. Jos tavoitteena on tärkeä muutos, siihen liittyvät ohjeet on hyvä käydä läpi yhdessä.

Varatkaa aikaa keskusteluun. Silloin työntekijöillä on mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä ja pohtia, miten ohjeen toteuttaminen onnistuu käytännössä.

Yhteinen keskustelu sitouttaa uuteen toimintatapaan ja siitä jää parempi muistijälki kuin lueskelemalla ohjetta itsekseen.

Kun työkaverin kanssa matkustaa ympäri maata, hänet oppii tuntemaan perin pohjin. Varsinkin, kun istutaan vierekkäin autossa tai junassa ja nukutaan samassa hotellihuoneessa. Tällaiset reissut tekivät Kirsi Unkilan ja Minna Savinaisen yhteistyöstä saumatonta.

Muutama vuosi sitten kaksikko kiersi Suomea esittelemässä Kykyviisaria, joka on Työterveyslaitoksen kehittämä työ- ja toimintakyvyn itsearviointimenetelmä.

He pitivät luentoja, infotilaisuuksia ja työpajoja, joihin osallistui sosiaalialan ja työllisyyden hoidon ammattilaisia sekä työllistymistä tukevissa hankkeissa toimivia ihmisiä. Tavoitteena oli jakaa tietoa ja saada porukka kokeilemaan menetelmää asiakastyössään.

”Matkalla, ennen tilaisuutta, kävimme läpi puhuttavat asiat. Tilaisuuden jälkeen kävimme läpi, mikä meni hyvin ja mitä voisimme tehdä toisin seuraavalla kerralla”, Savinainen sanoo.

Työpaikkailmoituksen sanat kolahtivat

Minna Savinainen on terveystieteiden tohtori ja työfysioterapeutti, joka toimii tutkimuspäällikkönä. Hän on ollut Työterveyslaitoksessa viitisentoista vuotta ja tekee työpaikkojen kanssa tutkimus- ja kehittämistyötä.

Kirsi Unkila näki vuonna 2016 työpaikkailmoituksen, jonka sanat osuivat suoraan hänen kiinnostuksenkohteisiinsa: ”Kehitetään työ- ja toimintakyvyn itsearviointimenetelmää vaikeassa työmarkkina-asemassa oleville henkilöille.”

”Oli pakko hakea paikkaa, ja Minna rekrysi minut.”

Unkila työskentelee erityisasiantuntijana. Hän on yhteiskuntatieteiden lisensiaatti ja ammatistaan ylpeä sosiaalityöntekijä. Twitterissä hän käyttää aihetunnistetta #jokapaikansossu.

”Minusta sosiaalityöntekijän osaamiselle on käyttöä ihan joka paikassa – myös työelämässä olevien ihmisten kanssa.”

Tieteilijä ja taiteilija täydentävät toisiaan

Työparin erilaisista ammattitaustoista on ollut hyötyä Kykyviisari-kiertueista lähtien. He täydentävät toisiaan muutenkin:

”Minna on tieteilijä ja minä olen tällainen taitelija. Minnalla on tutkijan työvälineet hallussaan. Hän ymmärtää, mikä on uutta ja oleellista”, Kirsi Unkila kiteyttää.

Minna Savinainen kokee itse olevansa sekoitus tutkijaa ja kehittäjää. Työkaveriaan hän kuvailee ideanikkariksi, joka on yhteiskunnallisesti valistunut.

”Kirsillä on tapana kirjoittaa muistiinpanoja kaikenlaisille lippusille ja lappusille, joita hänen kotoaan löytyy. Eteeni on ilmestynyt pakettipahviin kirjoitettuja ideoita. Niistä on syntynyt monta hyvää juttua. Kehitämme ideoita yhdessä eteenpäin.”

Taustalla on luottamus toiseen. Myös hauskanpito yhdistää. Työmatkoilla autossa on keksitty laulunsanoja ja harjoiteltu näytelmän repliikkejä. Yhteen aikaan molemmat olivat mukana harrastajateatterissa.

Jokaiselle voi löytää sopivan työn

Yhteistyötä helpottavat samanlainen arvomaailma ja halu auttaa ihmistä. Molemmat uskovat, että jokaiselle on löydettävissä työ, joka sopii hänen terveydentilaansa ja osaamiseensa. Siihen pitää tarjota mahdollisuus.

Kun Kykyviisari-menetelmän kyselylomaketta aikoinaan kehitettiin, Minna Savinainen ja Kirsi Unkila haastattelivat työttömiä.

”Monet kokivat syyllisyyttä työttömyydestään. Minusta se oli karmeaa. Suurin osa ihmisistä haluaa ihan oikeasti olla työelämässä”, Unkila sanoo.

Savinaisen mielestä suhtautuminen työttömiin on muuttunut paremmaksi viimeistään korona-aikana. Ilman töitä on jäänyt muun muassa ravintola- ja matkailualan ammattilaisia, jotka eivät aiemmin ole kokeneet työttömyyttä.

Työn tulokset näkyvät myöhemmin

Kun Kirsi Unkila aiemmin työskenteli sosiaalityöntekijänä, työstä sai välitöntä kiitosta ja palautetta. Silloin pystyi parantamaan joidenkin yksilöiden tilannetta ja auttamaan heitä uusille urille.

Työterveyslaitoksessa hän kokee tekevänsä samaa työtä, mutta laajemman joukon hyväksi. Nyt työssä voi vaikuttaa työkyvyn ja työllistymisen tuen prosesseihin ja toimintamalleihin.

”Palaute ei ole niin välitöntä ja henkilökohtaista, mutta työ palkitsee. Se sopii omiin arvoihini, mikä tukee jaksamista. Työn tulokset voivat näkyä vasta pitkän ajan kuluttua.”

Minna Savinainen nauttii siitä, että saa kehittää työelämää yhdessä työpaikkojen kanssa. Tutkijat eivät huutele mistään norsunluutornista, mitä työpaikoilla kuuluu tehdä.

Kykyviisari on löytänyt paikkansa

Nykyisin työkaverukset ovat tekemisissä aiempaa vähemmän. Minna Savinainen on toiminnallisessa esihenkilöasemassa, mikä vie aikaa.

Molemmat ovat mukana Kuura-hankkeessa, jossa luodaan työhön kytkeytyvän kuntoutuksen tietopaketti ja työn muokkauksen toimintamalli. Kirsi Unkila kuuluu edelleen Kykyviisari-porukkaan.

Mitä menetelmälle kuuluu?

”Kykyviisarille kuuluu oikein hyvää. Se on löytänyt paikkansa asiakastyössä. Menetelmää käytetään myös hallitusohjelman työllistymistä edistävissä hankkeissa eli työllisyyden kuntakokeiluissa ja Työkykyohjelmassa”, Unkila sanoo.

”Kyllä me Minnan kanssa taisimme tehdä jotain oikein silloin, kun teimme road trippejä ja juurrutimme Kykyviisaria käyttöön.”

 

Kuva: Rami Marjamäki