Luottamus mahdollistaa yhteistyön – uuden esimiehen kannattaa olla tarkkana

Osallistu
tutkija Janne Kaltiainen Työterveyslaitoksesta

Onko toinen ihminen hyväntahtoinen, lämmin ja sanansa mittainen? Vai ajaako hän vain omaa etuaan? Tällaiset arviot vaikuttavat luottamuksen syntyyn.

Luottamus on näkymätöntä liimaa, joka vahvistaa yhteisöllisyyttä. Luottamus on öljyä, joka saa yhteistyön rattaat pyörimään.

Työhyvinvoinnin ja työpsykologian tutkija Janne Kaltiainen Työterveyslaitoksesta pitää näitä vertauksia osuvina. Tutkijana hän määrittelee ilmiön näin:

Luottamus tarkoittaa valmiutta luovuttaa itseä koskevaa päätösvaltaa toiselle henkilölle tai taholle. Kuvioon kuuluu tietty valta-asetelma ja se, että ihminen on toisen osapuolen edessä haavoittuvainen.

”Aina emme tietenkään voi päättää, onko toisella valtaa vai ei. Psykologisena tilana luottamus kuitenkin heijastelee sitä, onko tilanne meille ok.”

Kun luottaa, ei tarvitse kontrolloida

Janne Kaltiaisen mukaan luottamus on edellytys sille, että organisaatio menestyy. Ainakin silloin, jos menestys on kiinni työntekijöiden välisestä yhteistyöstä. Luottamus nimittäin mahdollistaa yhteistyön.

Kun työpaikalla vallitsee luottamuksen ilmapiiri, ei tarvitse hukata aikaa ja rahaa henkilöstön kontrolloimiseen. Silloin luotetaan esimerkiksi, että etätöissä olevat työntekijät tekevät sitä, mitä heidän pitääkin tehdä.

Kuulumme mieluiten sellaisiin yhteisöihin, joissa meihin luotetaan. Luottamus viestii siitä, että olemme yhteisön arvostettuja jäseniä. Siksi luottamus vaikuttaa myönteisesti myös työpaikan imagoon.

”Työyhteisössä luottamus näkyy esimerkiksi niin, että siellä uskaltaa tarvittaessa ottaa puheeksi epäkohdat, hankalat tai itselle herkät asiat. Pelko ja puhumattomuus heikentävät tehokkuutta”, Kaltiainen sanoo.

Muutokset testaavat luottamusta

Väitöskirjassaan Janne Kaltiainen tutki Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysvirastojen yhdistymistä. Hän selvitti muun muassa, miten luottamus vaikutti työntekijöiden kokemuksiin organisaatiomuutoksesta.

Yleensä luottamus on melko pysyvä olotila. Koetukselle se joutuu, kun tapahtuu jotain merkittävää – kuten organisaatiomuutos. Muutosten aikoina työntekijät alkavat herkästi pohtia tämäntyyppisiä asioita:

Voinko luottaa ylimpään johtoon? Haluavatko he muutoksella meille hyvää? Ketkä ovat ”me”? Kuulunko vielä siihen joukkoon? Ovatko johtajat päteviä ja tilanteen tasalla? Toimivatko he tarkan tiedon perusteella? Koskevatko samat säännöt kaikkia?

Organisaatiomuutoksiin liittyy usein ikäviä päätöksiä, kuten irtisanomisia. Se, miten päätökset tehdään, vaikuttaa myös työpaikkansa säilyttäneisiin:

”Jäljelle jäävät arvioivat, vedettiinkö prosessi läpi oikeudenmukaisesti ja parhaalla mahdollisella tavalla. Se vaikuttaa heidän hyvinvointiinsa ja sitoutumiseensa työpaikkaan: minä voin olla seuraava, jota kohdellaan näin”, Kaltiainen havainnollistaa.

Neljä askelta luottamuksen palauttamiseen

Luottamus on vastavuoroista. Luottamus lisää luottamusta ja epäluottamus epäluottamusta. Työpaikalla luottamusta rapauttavat esimerkiksi epäreilu kohtelu, tiedon pimittäminen, yhteisten pelisääntöjen sivuuttaminen, arvostuksen puute ja kokemus siitä, ettei tule kuulluksi.

Jos luottamus romahtaa, sen palauttaminen on vaikeaa, eikä siihen ole oikotietä. Janne Kaltiainen antaa luottamuksen uudelleen rakantamiseen nämä neuvot:

  1. Käykää tilanne yhdessä läpi: Mitä on tapahtunut? Missä mennään nyt?
  2. Jos olet se osapuoli, joka on toiminut väärin ja pettänyt luottamuksen, asetu toisen asemaan ja tunnista toimintasi seuraukset. Ymmärrätkö, miksi toisesta tuntuu siltä kuin tuntuu?
  3. Pyydä anteeksi.
  4. Kerro, mitä korjaustoimenpiteitä pystyt tekemään: Mikä muuttuu? Miten varmistat, ettei vastaavaa enää tapahdu?

Luottamus on helpommin palautettavissa silloin, kun osapuolet ovat tunteneet toisensa pitkään ja aiemmat kokemukset ovat olleet hyviä. Jos esimerkiksi pidetty esimies rikkoo alaistensa luottamuksen, he saattavat ajatella, että kyseessä oli ehkä erehdys eikä henkilön ominaisuus.

Arvio luotettavuudesta syntyy sekunneissa

Luottamuksen on perinteisesti ajateltu rakentuvan pikkuhiljaa, ja se pitää paikkansa. Janne Kaltiaisen mukaan se on kuitenkin vain osa totuutta:

”Teemme toisesta ihmisestä luotettavuusarvion hyvin nopeasti, sekunneissa. Mielenkiintoista on, että tuo ensimmäinen, lähes automaattinen arvio värittää sitä, miten myöhemmin tulkitsemme henkilön toimintaa.”

Mekanismi näkyy siinä, miten luottamus uuteen esimieheen rakentuu. Alussa esimiehen ”ulkopuolisilla” asioilla on paljon merkitystä. Kaltiainen on tarkastellut asiaa Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysviraston työntekijöiden parissa.

Jos uusi esimies ei tullut omasta, vaan toisesta fuusioituneesta organisaatiosta, häneen luotettiin selkeästi vähemmän. Omiin on helpompi luottaa kuin vieraisiin. Jos työntekijä luotti ylimpään johtoon, luottamus heijastui myös uuteen esimieheen.

Mitä uusi esimies sitten voi tehdä herättääkseen luottamusta?

Ensinnäkin kannattaa tiedostaa, että alkuaika on herkkää ja työntekijät arvioivat tulokkaan luotettavuutta jo ennen kuin teot puhuvat puolestaan. Uuden esimiehen on erityisen tärkeää osoittaa, että hän haluaa tiimilleen hyvää, toimii sen arvojen mukaan, pitää lupauksensa ja luottaa itse oman tiiminsä jäseniin. Onhan luottamus vastavuoroista.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä aiemmin:
Organisaatiomuutos huolestuttaa – miten vahvistaa luottamusta ja toiveikkuutta?

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (2)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (2)

Hellu |

Tämä näyttää hyvältä, että tutkitaan, miten jaksamme paremmi n työskennellä tässä kiihtyvän tahdin verkossa.. Omkohtainen kokemus on, että stressi kiire ja alati vahtuvat työnkuvat alkaa ensin näkyä pieninä unohduksina jotka suurenee ajan mittaan. Jos havannoimme sen ajoissa voimme vähentää henkilön työtehtäviä j tai vaihtaa niitä joksikin aikaa... tuo lepo yleensä auttaa

KK |

Luottamukseen tarvitaan vastavuoroisuutta. Koirakin lukee isäntäänsä, kuinka siis ei ihminenkin niin tekisi toiselleen. Luottamus on kohtaamista, ei sanomisten sivuuttamista.

Tuoreimmat jutut

Voidaanko työn tuunaamista edistää verkkovalmennuksella? Voidaanko sen avulla lisätä työn imua? Onko valmennuksella psykofysiologisia hyötyjä työntekijän sydämen terveydelle

Erikoistutkija Piia Seppälä Työterveyslaitoksesta johtaa tutkimushanketta, jossa selvitetään näitä asioita. Viime vuoden aikana Petäjäveden kunnan kaikilla työntekijöillä oli mahdollisuus osallistua Työterveyslaitoksen Työn imua työtä tuunaamalla -verkkovalmennukseen.

Työn imu on myönteinen tunne- ja motivaatiotila työssä. Verkkovalmennuksessa työntekijät opettelivat keinoja työnsä aktiiviseen, oma-aloitteiseen muokkaamiseen ja kehittämiseen – eli työn tuunaamiseen. Tavoitteena oli lisätä työn imua.

Esitimme Seppälälle kymmenen kysymystä tutkimuksesta, työn imusta ja työn tuunaamisesta:

1. Miten olet ollut tekemisissä työn imun kanssa?

Olen tutkinut työn imua vuodesta 2005 eli pro gradu -tutkielmastani alkaen, tehnyt jatko-opintoni siitä ja väitellyt työn imusta. Työn imu on ollut keskeinen osa työpäiviäni yli 15 vuotta.

Minua kiinnostaa erityisesti, miten psyykkinen työhyvinvointi – työn imu – voi saada aikaan fyysistä terveyttä ja miten työn imua voi lisätä.

2. Miksi halusit tutkia verkkovalmennuksen vaikuttavuutta?

Kehitimme yhteistyössä Työterveyslaitoksen tutkijoiden ja asiantuntijoiden kanssa verkkovälitteisesti toimivan valmennuksen, joka pohjautuu työn tuunaamisen teoreettisiin lähtökohtiin.

Aikaisemmat kansainväliset tutkimukset työn tuunaamisen valmennuksista ovat olleet rohkaisevia. Ne ovat osoittaneet, että valmennuksen avulla voidaan lisätä työn tuunaamista ja työn imua.

Aiempaa tutkimusta siitä, voidaanko työn tuunaamisen valmennus toteuttaa verkkovälitteisesti, ei sen sijaan ole. Vaikka Työterveyslaitoksen verkkovalmennukset pohjautuvat usean vuoden tutkimukseen, on tärkeää, että ne ovat myös vaikuttavuustestattuja kansainvälistä tieteellistä tutkimustapaa noudattaen.

3. Miksi tutkimus toteutettiin yhden kunnan henkilöstössä?

Alun perin ajatuksena oli, että Petäjäveden kunnasta poimitaan noin 50 hengen otos, jossa valmennusta testataan ja toisesta kunnasta taas poimitaan saman suuruinen otos kontrolliryhmää varten.

Oli kuitenkin vaikeaa pohtia, millä inhimillisellä ja eettisellä perusteella vain osa kunnan työntekijöistä pääsisi hankkeeseen. Tarkoitus oli kuitenkin tarjota konkreettinen mahdollisuus oman työhyvinvoinnin ja ehkä jopa työterveyden edistämiseen. Kukapa kuntatyöntekijä sitä ei ansaitsisi.

Hanke oli myös niin massiivinen, että kontrolliryhmän motivointi olisi ollut haastavaa. Pieni osallistumisprosentti taas olisi heikentänyt tutkimustulosten luotettavuutta ja yleistettävyyttä. Toisaalta Petäjäveden kunnan johto oli ja on ollut koko ajan erityisen sitoutunut hankkeeseen.

Siksi päätimme Petäjäveden kunnan johdon kanssa, että tehdään nyt sitten kunnolla ja todella isosti ja tarjotaan kaikille kunnan työntekijöille mahdollisuus osallistua. Osa työntekijöistä kuului koeryhmään ja osa kontrolliryhmään, mutta kaikki halukkaat saivat kaikki mittaukset ja osallistua valmennukseen.

4. Miltä työn tuunaaminen näyttää käytännössä?

Työn tuunaminen on työntekijän omaa aktiivista roolia ja vastuunottoa omasta työhyvinvoinnistaan ja työmotivaatiostaan. Työntekijä pohtii, mitä hänen työnsä sisältää ja miltä se tuntuu: Mitä hän haluaa säilyttää työssään? Mikä innostaa, energisoi ja kannattelee vaikeinakin hetkinä? Entä mikä kuormittaa liikaa ja miten sitä voisi säädellä?

Työn tuunaaminen on tekoja, joilla näihin asioihin puututaan ja niitä muokataan. Tavoitteena on työntekijän ja työn tasapaino. Aina ei välttämättä ole helppoa lähteä yksin arjen keskellä pohtimaan, mitä tai miten työtä tulisi muokata ja löytää siihen uusia näkökulmia. Silloin esimerkiksi verkkovalmennus ja valmentajan tuki voivat auttaa.

5. Miten Petäjäveden kunnan työntekijät tuunasivat työtään?

Petäjävedellä työtä tuunattiin monipuolisesti, mikä on äärimmäisen hyvä. Viimeaikaisten tutkimusten mukaan työn imua edistää se, että työn tuunamisen erilaisia keinoja hyödynnetään samanaikaisesti.

Työntekijöiden keinoja olivat esimerkiksi järjestelmällisyyden lisääminen, tehtävien entistä parempi priorisointi ja organisointi, työn jaksottaminen ja tauottaminen, uusien työtaitojen kehittäminen ja tiimin avun hyödyntäminen.

6. Millaisia tuloksia tutkimuksesta on saatu?

Aivan alustavat tulokset ovat olleet rohkaisevia. Niiden mukaan verkkovalmennus näyttäisi kannustavan työntekijöitä oman työn tuunaamiseen ja siten hyödyttävän työn imua.

7. Miten työntekijät itse arvioivat työn tuunaamisen hyötyjä?

Koeryhmän työntekijöistä valmennukseen osallistuneista 70 prosenttia koki valmennuksella olleen jossain määrin tai paljon hyötyä oman työn kannalta valmennusjakson aikana.

8. Mitä tiedetään työn tuunaamisen terveyshyödyistä?

Tämä onkin kiinnostavaa, koska siitä ei ole aikaisempia tutkimustuloksia. Työn imulla sen sijaan tiedetään olevan yhteys sekä psyykkiseen että fyysiseen terveyteen.

Meidän tutkimuksessamme selvitetään verkkovalmennuksen mahdollisia psykofysiologisia hyötyjä työntekijän sydämen terveydelle tutkimalla autonomisen hermoston toimintaa – sykevaihtelua.

Analyysit ovat vielä kesken. Toiveena on, että työntekijät voisivat oppia säätelemään heille itselleen tärkeitä työn voimavaroja ja vaatimuksia ja siten vaikuttamaan työn imuun ja sen myötä autonomisen hermostonsa toimintaan.

9. Mikä tutkimuksessa on yllättänyt sinut?

Se, miten paneutuneesti valmennusta on tehty. Valmennus ei ole mitenkään nopea ja kevyt prosessi, vaan siinä pääsee pohtimaan työtään hyvinkin syvällisesti, niin halutessaan. Tuntuu, että Petäjäveden työntekijät tekivät näin.

Kunnan 268 työntekijästä verkkovalmennuksen teki kaikkiaan 168 henkilöä. Koko kunnan työntekijämäärästä 63 prosenttia on paljon oman työnsä tuunaajia. Koko lailla tämä sama työntekijämäärä vastasi tutkimuskyselyyn kaikki kolme kertaa ja piti sykemittareita 3 x 3 vuorokautta.

Minua ilahduttaa erityisesti se, että tuunaamisen verkkovalmennuksen suorittivat aktiivisesti myös sellaiset henkilöt, jotka kertoivat hyödyntävänsä älylaitteita harvoin.

10. Milloin saamme kuulla tarkemmat tutkimustulokset?

Tutkimusanalyysit ovat käynnissä, ja aivan alustavat tulokset julkaistaan syyskuussa 2020. Lopulliset tulokset julkaistaan tutkimushankkeen päättyessä keväällä 2021. Tässä välissä tuloksista kerrotaan toki sitä mukaa kun niitä valmistuu.

Erilaisten opetusmenetelmien kokeileminen tuntuu innostavalta. Muutos antaa mahdollisuuden uudistua. Tällaiset asiat nousivat esiin, kun etätyöskentelyyn siirtyneet ammatilliset opettajat arvioivat muutoksen hyviä puolia.

Johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta on lukenut kiinnostuneena Aivotyöindeksikyselyyn tulleita vastauksia.

Kyselyn tekee kiinnostavaksi jo se, että vastaajat työskentelevät opetusalalla, Koulutuskuntayhtymä OSAOssa. Erityisen mielenkiintoista on, että kysely tehtiin huhtikuun lopussa – keskellä koronakevättä ja etäopetusta.

”Monet opettajat kantoivat kovasti huolta siitä, oppivatko opiskelijat. Kaikilla opiskelijoilla ei ole etäopiskeluvalmiuksia. Opiskelijoiden tukeminen ja heidän edistymisensä seuraaminen etänä on vaativaa ja vie aikaa”, Kalakoski sanoo.

Aivotyön sujuvuus tukee hyvinvointia

Koulutuskuntayhtymä OSAO tarjoaa ammatillista koulutusta. Sen koulutusyksiköt sijaitsevat Oulussa, Kempeleessä, Limingassa, Muhoksella, Pudasjärvellä ja Taivalkoskella. Opiskelijoita on noin 8500 ja henkilöstöä noin 850.

Alkuvuodesta OSAOssa käynnistyi Työsuojelurahaston tukema kehittämishanke, jossa sujuvoitetaan aivotyötä. Vuoden mittaisen hankkeen aikana organisaatioon rakennetaan Työterveyslaitoksen asiantuntijoiden kanssa Aivotyön askeleet -toimintamalli. Sen avulla kehitetään ja ylläpidetään hyvää kognitiivista ergonomiaa osana jatkuvaa toimintaa.

”Työterveyshuollon kyselyjen ja esimiehiltä tulleen palautteen perusteella tiesimme, että henkilöstöllämme on myös aivotyöhön liittyvää kuormitusta. Työntekijöiden hyvinvointi on uuden strategiamme keskiössä. Siksi lähdimme parantamaan kognitiivista ergonomiaa”, kertoo projektikoordinaattori Johanna Vesenterä OSAOsta.

Lähtötilannetta selvitettiin Aivotyöindeksikyselyllä. Koska koronapandemia oli siirtänyt työntekijät pääsääntöisesti etätyöskentelyyn, siihen liittyviä kysymyksiä sisällytettiin kyselyyn.

Koronakevät kuormitti uudella tavalla

Virpi Kalakoski sanoo, että kyselyn perusteella opetustyö näyttää hyvin tyypilliseltä aivotyöltä. Siihen kuuluu paljon lukemista ja kirjoittamista, yksityiskohtien muistamista ja keskeneräisiä asioita. Käytössä on useita laitteita.

Myös innostavat ja kuormittavat tekijät ovat tyypillisiä. Aivotyössä opettajia innostaa se, että saa ajatella luovasti, työskennellä yhdessä ja löytää ongelmiin uusia ratkaisuja. Heitä kuormittavat varsinkin ristiriitaiset tai puutteelliset ohjeet, huomion jatkuva siirtäminen tehtävästä toiseen ja tehtävien keskeytyminen.

Koronakevään etätyöskentely kuitenkin kuormitti opettajia uudella tavalla. Nopea siirtyminen uusiin toimintatapoihin vei voimia.

”Pitkät päivät Teams-kokouksissa ja useiden kanavien viestitulvassa vaativat kovaa keskittymistä. Työn riittävä tauottaminen oli vaikeaa tai mahdotonta. Työpäivät saattoivat venyä iltaan”, Kalakoski kertoo.

Selviytymiskeinoja olivat esimerkiksi oman vaatimustason kohtuullistaminen, perustyöhön keskittyminen ja kaiken ”ylimääräisen” karsiminen. Aivotyöindeksikyselyyn vastasi noin 400 työntekijää eli puolet henkilökunnasta. Kalakoski pohtii, oliko vastaamatta jättäneiden työtilanne vieläkin haastavampi.

Miten korvata kohtaamisten puutetta?

Jatkuvaan etätyöhön liittyvissä vastauksissa korostui se, että kasvokkaisten kohtaamisten puute vaikeuttaa ydintyötä niin opetuksessa kuin hallinnossakin. Ihmisten tavoittaminen voi olla hankalaa. Kasvokkain monet asiat sujuisivat helpommin ja nopeammin.

”Etätyöskentely teki näkyväksi arjen vuorovaikutuksen ja satunnaisten kohtaamisten merkityksen. Moni asia hoituu kuin ohimennen, kun törmätään oppilaitoksen käytävillä tai käväistään toisen ovella”, Virpi Kalakoski sanoo.

Kun työkaveri tai opiskelija ei enää kävele vastaan tai tule juttusille, tarvitaan erilaisia tapoja olla yhteydessä. Kalakoski ehdottaa nopeita puheluita, pikaviestejä tai säännöllisiä aikoja, jolloin on lupa kysyä eri asioista.

”Jotkut kokevat, että sosiaalinen kanssakäyminen, tiukka asia ja pikaiset kysymykset eivät sovi samaan etäpalaveriin. Jos on kiire, ei välttämättä ehdi kuunnella kaikkea.”

Oletko kokeillut Pomodoro-tekniikkaa? Se on yksi ajanhallinnan keino, joka tukee työhön keskittymistä.

Pomodoro-sana on italiaa ja tarkoittaa tomaattia. Tekniikka on ilmeisesti saanut nimensä tomaatin muotoisesta munakellosta. Kyse on siitä, että tietyn tehtävän tekemiseen paneudutaan ennalta määritellyksi ajaksi. Sen jälkeen pidetään lyhyt tauko.

  1. Minimoi työtä häiritsevät keskeytykset: mykistä puhelin, ota sähköpostin hälytykset pois päältä.
  2. Päätä, mihin tehtävään haluat keskittyä.
  3. Valitse munakellosta se aika, jonka haluat keskittyä. Pomodoro-tekniikassa oletus on, että 25 minuutin työjaksoa seuraa 5 minuutin tauko.
  4. Käynnistä kello ja aloita työskentely.
  5. Kun kello pirisee, pidä tauko. Tee tauolla asioita, jotka vievät ajatuksesi pois tehtävästä.
  6. Paneudu työhösi uudelleen, kun tauko päättyy.
  7. Neljännen jakson jälkeen pidä pidempi tauko. Syö, juo tai tee muuta virkistävää.
  8. Tee niin monta työjaksoa kuin on tarpeen.

Menetelmän tehokkuus perustuu siihen, että se rajaa keskittymistä edellyttävää aikaa. Siksi keskittyminen ei pääse niin helposti herpaantumaan. Tekniikka ohjaa pois multitaskaamisesta eli yrityksestä tehdä monta asiaa yhtä aikaa. Lisäksi se madaltaa toimeen tarttumisen kynnystä eli vähentää prokrastinaatiota.

Varsinkin etätyöntekijä hyötyy myös siitä, että kellon pirinä muistuttaa tauon pitämisestä.

Pomodoro-tekniikkaa voi hyödyntää esimerkiksi niin, että valitsee yhden tärkeän ei-kiireellisen tehtävän ja edistää sitä joka päivä tietyn ajan, esimerkiksi 1–2 pomodoron eli jakson verran, täysin keskittyen.

Pomodoro-tekniikkaa voi kokeilla Työterveyslaitoksen sivuilta löytyvän Fokuskellon avulla.

Jutun asiantuntijoina toimivat tutkija Kirsi Yli-Kaitala ja johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.