Työn muokkaus tarkoittaa työn sovittamista työkykyä vastaavaksi. Se on yksi keino, joka mahdollistaa työskentelyn esimerkiksi terveyteen tai elämäntilanteeseen liittyvistä rajoitteista huolimatta. Samalla varmistetaan, että ihmisillä on yhdenvertaiset mahdollisuudet tehdä työtä.

”Työn muokkausta voi tarvita meistä kuka vain ja missä tahansa työuran vaiheessa”, sanoo vanhempi tutkija Nina Nevala Työterveyslaitoksesta.

Kysyimme Nevalalta ja Työterveyslaitoksen erityisasiantuntijalta Pauliina Mattila-Holapalta, mistä työn muokkauksessa on kysymys.

1. Miksi työn muokkaus on nyt pinnalla?

Kiinnostus työn muokkausta kohtaan liittyy osittain siihen, että työllisyysastetta halutaan nostaa. Tavoitteen saavuttamiseksi kaikkien osaaminen ja olemassa oleva työkyky tarvitaan yhteiskunnan ja yritysten käyttöön.

Osatyökykyisten ja vammaisten nykyistä parempi työllistyminen ja mahdollisuus jatkaa työelämässä pitää turvata. Suomi myös ikääntyy kovaa vauhtia, ja ikääntyessä toimintakyky vähitellen heikentyy.

Tarvitaan monenlaisia keinoja ja palveluja, jotta jokainen halukas voi olla mukana työelämässä omien edellytystensä mukaan.

2. Millaisissa tilanteissa työtä voi muokata?

Työtä voi muokata työuran kaikissa vaiheissa – rekrytoinnista alkaen. Jo työnhaun yhteydessä saattaa tulla esiin, että työnhakijalla on käytössään apuvälineitä tai hän tarvitsee joissakin tehtävissä toisen apua.

3. Mitä hyötyä työntekijälle on työn muokkaamisesta?

Työn muokkaus voi auttaa pääsemään työhön tai jatkamaan työssä, vaikka työkyky olisi heikentynyt. Työntekijä pystyy hyödyntämään osaamistaan ja kehittämään ammattitaitoaan. Näin työura jatkuu, eikä siihen tule katkoksia. Hänen ei tarvitse jäädä sairauslomalle eikä työkyvyttömyyseläkkeelle. Taloudellinen tilanne on työssä ollessa parempi, ja myös eläketulot karttuvat.

Työelämässä oleminen tukee terveyttä, ja työssä voi myös kuntoutua. Työ antaa mahdollisuuden toteuttaa itseään, saada palautetta ja nauttia oman työnsä tuloksista.

4. Mitä hyötyä työnantajalle on työn muokkaamisesta?

Työn muokkauksen ansiosta työnantaja voi rekrytoida tai pitää osaavan työntekijän, joka on sitoutunut työhönsä ja tekee yritykselle tulosta. Työntekijän ei tarvitse jäädä sairauslomalle, eikä hänelle välttämättä tarvitse palkata sijaista.

Muutokset työelämässä ovat nopeita. Muokattua työtä tekevä työntekijä pysyy kärryillä työssä tapahtuvista muutoksista ja voi tehdä voimavarojaan vastaavaa työtä.

Työnantajalle työn muokkaus on edullisempaa kuin työntekijän sairauspoissaolot. Asteittainen paluu sairauspoissaolon jälkeen tukee työhön paluun onnistumista.

5. Millä tavoin työtä voi muokata?

Tyypillisiä työn muokkauksen keinoja ovat työaikajärjestelyt, työn organisoinnin ratkaisut, työympäristön muutokset, teknologiaratkaisut ja apuvälineet, avun saaminen työssä ja työmatkojen kulkemisen ratkaisut.

Joillakin työpaikoilla on jo etukäteen suunniteltu, miten työn muokkauksen kanssa toimitaan. Työpaikalla on voitu miettiä sellaisia kevyempiä tehtäviä, joihin työntekijä tarvittaessa siirtyy määräajaksi.

6. Miten työtä voi muokata, kun työntekijällä on liikuntavamma?

Työntekijän liikuntavamma tai tuki- ja liikuntaelinsairaus voi edellyttää työjärjestelyjä, esimerkiksi joidenkin työtehtävien rajaamista pois tai parityöskentelyä.

Työympäristön esteettömyys on erityisen tärkeää. Esteettömyys voi tarkoittaa, että työpaikalla on mahdollista käyttää hissejä, säädettäviä työpisteitä tai omaa merkittyä autopaikkaa. Joskus työntekijä voi tarvita apua jossain työtehtävässä.

Työpaikalla käytössä olevat työaikajoustot ja etätyömahdollisuus vähentävät työn muokkauksen tarvetta.

7. Miten työtä voi muokata, kun työntekijällä on mielenterveysongelmia?

Olennaista on tunnistaa ne työtehtävät tai tilanteet, jotka sairauden vuoksi aiheuttavat kuormitusta. Ne liittyvät usein vuorovaikutukseen tai tiedonkäsittelyn ja tarkkaavaisuuden vaatimuksiin.

Keinoja voivat olla esimerkiksi parityöskentely, työn jakaminen pienempiin kokonaisuuksiin esimiehen tai työkaverin avulla ja ylimääräiset tauot.

Aina työssä ei ole tiettyjä kuormittavia tilanteita, vaan työntekijä hyötyy työajan lyhentämisestä tai työtehtävien määrän vähentämisestä. Työterveyshuollon asiantuntemus auttaa arvioimaan, millaisista muokkauksista olisi hyötyä.

Useimmista mielenterveyden häiriöistä toivutaan, mutta toimintakyky palautuu vähitellen. Asteittainen työhön paluu sairauspoissaolon jälkeen on usein toimiva ratkaisu.

8. Miten työn muokkaus vaikuttaa työyhteisöön?

Kun yhden työtä muokataan, muidenkin työ voi muuttua. Esimies joutuu pohtimaan, jakautuvatko työt oikeudenmukaisesti ja miten viestiä muutoksesta.

Joissakin tapauksissa työ on osaltaan vaikuttanut työntekijän sairastumiseen. Taustalla on voinut olla esimerkiksi liiallista kuormitusta. Silloin yksilön työn muokkaaminen ei riitä, vaan työpaikalla tarvitaan laajempia muutoksia tilanteen parantamiseksi. Niistä hyötyy koko työyhteisö.

9. Onko työnantajalla velvollisuus muokata työtä?

Yhdenvertaisuuslaki edellyttää, että työnantaja tekee kohtuulliset mukautukset. Työturvallisuuslain mukaan työnantaja on vastuussa kaikkien työntekijöiden terveellisistä ja turvallisista työoloista.

Työterveyshuoltolain mukaan työterveyshuollon tehtävänä on vajaakuntoisen työntekijän työssä selviytymisen seuranta ja edistäminen työntekijän terveydelliset edellytykset huomioon ottaen. Työn muokkaus mainitaan yhtenä työhön paluun tukikeinona myös uudessa Käypä hoito -suosituksessa, joka koskee sairauspoissaolon tarpeen arviointia.

10. Saako työn muokkaukseen rahallista tukea?

Työn muokkaukseen on mahdollista saada rahallista tukea tai tarvittavia palveluja. Työn muokkaus ei välttämättä aiheuta kustannuksia työnantajalle.

Työnantaja voi saada TE-toimistosta työolosuhteiden järjestelytukea. Sitä voi saada enintään 4000 euroa, jos työhön palkattava tai työssä oleva henkilö tarvitsee järjestelyjä vamman tai sairauden perusteella. Tukea voi saada myös siihen, että toinen työntekijä auttaa toista osan työajastaan.

Työntekijä voi puolestaan saada maksutta työssä tarvitsemiaan apuvälineitä Kelasta, terveydenhuollosta tai ammatillisena kuntoutuksena työeläkeyhtiöstä. Tällaisia ovat esimerkiksi näkövammaisen henkilön tietokoneen ruudunlukuohjelma tai suurennusnäyttö, jonka hän voi saada Kelasta.

Työmatkojen kulkemiseen työntekijällä on mahdollisuus saada vammaispalvelulain perusteella tukea omasta kunnasta. Tuki on harkinnanvaraista, ja se voi koskea esimerkiksi oman auton muutostöitä tai oikeutta käyttää taksia työmatkoilla.

Työn muokkaus voi tarkoittaa myös Kelan tulkkipalvelua, jolloin kuulo- ja puhevammainen työntekijä voi saada viittomakielen tulkkausta työhönsä. Siitä ei aiheudu kustannuksia työnantajalle.

TE-toimisto voi myöntää työhönvalmentajan palvelua. Silloin työntekijä saa henkilökohtaista tukea työhön perehtymiseen ja työn tekemiseen.

Nina Nevala esitteli työn muokkauksen mahdollisuuksia Strateginen työkykyjohtaminen sote-muuoksessa -hankkeen vertaisoppimispäivässä, joka pidettiin Joensuussa syyskuussa 2019. Hanketta johtaa Työterveyslaitos.

Työterveysneuvotteluja käydään nykyisin yhä enemmän. Meillä ei ole käytettävissä yhtenäisiä tilastotietoja käydyistä neuvotteluista, mutta neuvotteluja, joissa on mukana työtekijä, hänen esimiehensä ja työterveyshuollon edustaja, voidaan karkeasti arvioida eri tutkimusten pohjalta käytävän yli 20 000 vuodessa.

Tutkimusten mukaan näissä neuvotteluissa haetaan ensisijaisesti ratkaisuja työssä jatkamiseen tai työhön paluuseen muokkaamalla itse työtä tai sen tekemisen ympäristöä.

Joskus – ja tällä hetkellä on se kuva, että harvoin – tulee vastaan tilanne, ettei työntekijä halua osallistua neuvotteluun. Ennen kieltäytymistä työntekijän kannattaa pyytää perusteluita sille, miksi esimiehen tai työterveyshuollon edustajan näkökulmasta olisi hyvä neuvotella hänen tilanteestaan.

Työntekijä voi kieltäytyä neuvottelusta. Työnantaja ei voi pakottaa häntä osallistumaan siihen. Työnantaja voi velvoittaa työntekijän osallistumaan työkykyarvioon, mutta työterveysneuvotteluun ei vastaavaa osallistumisvelvoitetta ole.

Neuvottelusta kieltäytymisestä ei tulisi seurata mitään vaikutuksia työntekijän kohteluun työpaikalla tai työterveyshuollossa eikä työssä jatkamisen mahdollisuuksiin.

Korostan mielelläni työterveysneuvotteluun valmistautumisen merkitystä kaikille siihen osallistuville. Työntekijän kannattaa pyytää valmisteluun apua työsuojeluvaltuutetulta, luottamusmieheltä tai esimerkiksi työterveyshuollon sosiaalialan asiantuntijalta – jos tuntuu esimerkiksi siltä, ettei neuvottelusta ole mitään hyötyä.

Työssä jatkamiseen liittyvät pulmat ovat voineet ratketa tai ratkeavat valmistelun yhteydessä, eikä neuvottelua tarvita. Jos taas ratkaisuun tarvitaan työnantajan näkemys ja sopimista työterveyshuollon toimista työkyvyn tukemiseksi, niin neuvottelu voikin olla tarpeen.

Olemme tehneet työterveysneuvotteluun valmistautuville oppimisohjelman Työterveysneuvottelu – ratkaisuja työhön. Siinä on omat osiot työntekijälle, esimiehelle ja työterveyshuollon edustajille. Ohjelma on avoin ja maksuton, ja se toimii myös älypuhelimessa.

Esimiestyötä kehitettäessä puhutaan muun muassa monimuotoisuuden johtamisesta, ikäjohtamisesta, työurajohtamisesta ja siitä, että tuetaan työn ja muun elämän yhteensovittamista.

Näiden taustalla on se ajatus, että ihmisillä on erilaisia tilanteita ja taustoja, joita voidaan ja kannattaa huomioida myös työpaikalla.

Hoitoalan yrityksessä kartoitettiin ikääntyvien työntekijöiden työkykyyn liittyviä asioita kyselyllä, johon vastasivat työpaikan yli 50-vuotiaat. Vastaukset yllättivät HR-johdon: vanhemmat työntekijät olivat toiveissaan ja tilanteissaan hyvin epäyhtenäinen joukko. Yksille kolmivuorotyö tuntui raskaalta, kun taas toiset toivoivat tekevänsä sitä jatkossa samaan tapaan kuin nuoremmatkin.

Työn ja muun elämän yhteensovittamisen kysymykset ovat laaja alue, jossa organisaation yleisillä käytännöillä esimerkiksi työajan joustoista ja etätyöstä on tärkeä rooli.

Elämän kokonaistilanne puheeksi kehityskeskustelussa

Vaikka isot linjat olisivatkin HR:n ja johdon hoidossa, yksittäisen esimiehen kannattaa pitää mielessä muutama asia työn ja muun elämän yhdistämisestä:

Esimiehen tulisi olla ainakin jossain määrin kiinnostunut alaistensa yksilöllisistä tilanteista. Esimerkiksi kehityskeskusteluissa on hyvä kysyä jokaiselta työntekijältä hänen elämänsä kokonaistilanteesta ja -hyvinvoinnista. Suurempia ongelmia pystytään ehkäisemään, kun pulmat tulevat esiin mahdollisimman aikaisin.

On toki mahdollista, etteivät kaikki alaiset halua ”avautua” esimiehelle yksityiselämästään. Useimmat kuitenkin arvostavat luontevaa mahdollisuutta kertoa muun elämänsä asioista.

Onnistunut työn ja muun elämän yhteensovittaminen on laatutekijä työelämässä. Työntekijät, joilla on hyvä työn ja perhe-elämän tasapaino, ovat tyytyväisiä ja sitoutuneita työhönsä. Työpaikat, jotka profiloituvat perhemyönteisiksi, voivat joillain aloilla kuoria työmarkkinoilta kermat.

”Kun kukaan ei saa mitään, eivät voi valittaa”

Joissakin organisaatioissa kiinnitetään tietoisesti huomiota työn ja muun elämän sujuvaan yhteensovittamiseen. Toisissa organisaatioissa asiaa ei ole paljon pohdittu.

Riippumatta siitä, kumpaan kategoriaan työpaikka kuuluu, esimies on tärkeässä asemassa perhemyönteisen kulttuurin välittämisessä työyhteisöön.

Työntekijä halusi lisää vapaa-aikaa tietyn ajanjakson ajaksi. Työparin kanssa oli sovittu käytännön järjestelyistä, ja suhtautuminen työpaikalla oli muutenkin alustavasti myönteistä. Lopulta johto kuitenkin hylkäsi anomuksen, sillä järjestelyn arveltiin herättävän kateutta muissa työntekijöissä.

Oikeudenmukaisuus on esimiehelle vaikea laji. Ikuinen tasapäistäminen kateuden pelossa ei kuitenkaan ole monimuotoisuutta ja erilaisia elämäntilanteita tukevaa johtamista.

”Kun kukaan ei saa mitään, niin eivät voi valittaa.” Kyllä voivat. Työn luonne sanelee reunaehdot joustoille, mutta usein on mahdollista löytää vaihtoehtoja, jotka ovat toimivia kaikkien kannalta. Jos järjestelyt aiheuttavat lisäkuormaa muulle yhteisölle, tarvitaan yhteistä keskustelua pelisäännöistä ja kaikkien ryhmien huomioimista mahdollisimman tasapuolisesti.

Esimerkiksi perheellisille tarjoutuvien joustomahdollisuuksien lisäksi kannattaa huolehtia myös toisenlaisessa elämäntilanteessa olevien tarpeista. Joillakin työpaikoilla närää on herättänyt se, että työn puolesta lapsen voi viedä lääkäriin kohtuullisen helposti, mutta omia iäkkäitä vanhempia ei.

Kun esimies syytää viestejä viikonloppuisin

Esimies tekee usein pitkää päivää. Iltaisin ja viikonloppuisin hän lähettää työntekijöille sähköpostiviestejä. Kenellekään ei jää epäselväksi, että varsinaisen työajan ulkopuolella tehdään kovasti töitä. Alaiset pohtivat, odotetaanko heiltäkin samanlaista venymistä.

Esimies toimii esimerkkinä työyhteisön jäsenille. Pomo, joka ei ikinä malta pitää lomaa, vaikuttaa työyhteisössä kielteisesti: huonon esimerkin lisäksi esimiehen mahdollisuudet palautumiseen ja siten hyvään työvireeseen ovat heikommat.

Jos esimies ei voi tai halua välttää työntekoa vapaa-ajalla, hänen on syytä ilmaista ainakin, ettei odota muilta samaa.

Yksi hyvä tapa lisätä inhimillisyyttä ja avoimuutta on omasta perhetilanteesta kertominen. Jos pomo uskaltaa kertoa, että hänen täytyy hakea lapsi päiväkodista joka päivä kello neljä ja se vaikuttaa työn järjestelyihin, muutkin työpaikalla kokevat tällaisen puheen ja näkökulman sallituksi.

Lähtijän toiveet selville ennen perhevapaata

Perhevapaalle lähdetään monissa organisaatioissa kuin varkain. Ennakoiminen kannattaisi. Yleensä olisi viisasta ottaa sijainen jo hieman etukäteen, perhevapaalle jäävän kanssa samaan aikaan – perehtymään tehtäviin ja työskentelemään.

Organisaatiossa voidaan myös laatia ”säännöt” perhevapaalle jäämiseen. Silloin lähtijän kanssa sovitaan muun muassa yhteydenpidosta vapaan aikana: Millaiset toiveet perhevapaalle jäävällä on? Millaisista asioita työpaikalta lähetetään tietoa?

Kun työntekijä palaa töihin perhevapaan jälkeen, on hyvä keskustella mahdollisista muutoksista työssä ja työyhteisössä sekä pohtia, tarvitaanko perehdytystä. Esimies voisi suhtautua perhevapaalta palaajaan ”uusvanhana” työntekijänä. Palaajalla on todennäköisesti uutta intoa työhön, mutta kaikki tiedot eivät välttämättä ole ajan tasalla.