Ohjeisiin liittyvät epäselvyydet ja ristiriidat ovat yleinen ongelma työpaikoilla. Se, että ohjetta ei löydy tai sen avulla ei pääse eteenpäin omassa työssään, kuormittaa.
Kehittämispäällikkö Tiina Heusala Työterveyslaitoksesta vetää työpaikoilla aivotyövalmennuksia. Ennen valmennusta tehtävissä kyselyissä ohjeiden pulmat nousevat esiin melkein aina. Ne herättävät myös paljon keskustelua.
Mikä ohjeissa sitten on pielessä?
”Usein oletetaan, että ihmiset lukevat ohjeet heti ja muistavat ne ulkoa. Kykymme muistaa yksityiskohtia on kuitenkin rajallinen. Ohjeen pitäisi olla saatavilla sillä hetkellä, kun sitä työssään tarvitsee.”
Nämä neuvot auttavat ohjeiden laatijaa välttämään tyypilliset virheet:
1. Tallenna ohjeet samaan paikkaan
Työpaikoilla ohjeita tallennetaan yleensä moniin eri paikkoihin, kuten intraan, Teamsiin ja SharePointiin. Niitä lähetetään myös sähköpostin liitteenä.
Kun työntekijä sitten tarvitsee ohjetta, hän muistelee tai arvailee, mistä kanavasta se löytyisi.
Kaikissa kanavissa ei välttämättä ole hakutoimintoa. Vaikka ohjeen hakeminen olisi mahdollista, oikeita hakusanoja voi olla vaikea keksiä.
Työpaikalla kannattaa sopia yksi paikka, johon kaikki ohjeet tallennetaan. Siinä saisi mielellään olla hakutoiminto. Ohjeiden löytämistä helpottavat selkeästi jäsennellyt ja nimetyt kansiot.
2. Suunnittele ohjeelle selkeä rakenne
Kerro heti alussa, mitä ohje koskee ja kenelle se on tarkoitettu.
Etene johdonmukaisesti: Mitä tehdään ensin? Mitä seuraavaksi? Milloin tehtävä on hoidettu? Käytä käskymuotoa ja helpota tiedon hahmottamista esimerkiksi numero- ja pallukkalistoilla.
Laadi havainnolliset väliotsikot. Tee niiden perusteella sisällysluettelo. Siitä näkee, mitä kaikkea ohjeessa käsitellään ja missä kohdassa.
Lopussa on hyvä olla lisätietojen antajan yhteystiedot: Keneltä voi kysyä, jos jokin asia jää hämäräksi? Mitä tehdä, jos ohje ei sovikaan omaan tilanteeseen? Yhteyshenkilö ei välttämättä ole sama kuin ohjeen tekijä.
3. Esitä asiat riittävän tarkasti
Hyvä ohje sisältää kaiken tärkeän mutta ei mitään ylimääräistä. Karsi turhat täytesanat.
Esitä asia tarkasti ja aukottomasti. Älä jätä pois välivaiheita, vaikka ne tuntuisivat sinusta automaattisilta ja itsestään selviltä.
Joskus ohjeen aihepiiri on osalle ihmisistä tuttu ja osalle aivan uusi. Olisiko tarpeen tehdä lyhyt pikaohje ja pidempi, yksityiskohtaisempi ohje?
4. Pyydä ohjeen käyttäjää testaajaksi
Kun ohje on mielestäsi valmis, pyydä jotakuta tulevaa käyttäjää testaamaan se. On tärkeää, ettei hän ole osallistunut ohjeen tekemiseen.
Auttaako ohje testaajaa hoitamaan tehtävän alusta loppuun asti? Testaus paljastaa epäselvyydet ja aukkopaikat.
5. Päivitä ohjetta ja kerro, mikä muuttui
Pidä ohje ajan tasalla. Kun teet päivityksiä, kerro, mikä on muuttunut. Jos olet esimerkiksi lisännyt ohjetekstiin pari lausetta, voit merkitä ne korostusvärillä.
Näin käyttäjä ei joudu kahlaamaan läpi koko ohjetta ja miettimään, mitä uutta siihen on tullut.
6. Muista perusasiat – oli ohjeen muoto mikä tahansa
Ohjeet voivat olla vaikkapa Word-tiedostoja, Powerpoint-esityksiä tai videoita. Vaikka muoto muuttuisi, ohjeen pitää olla helppokäyttöinen. Samat nyrkkisäännöt pätevät.
Esimerkiksi 20-minuuttisen ohjevideon katsoja tarvitsee tiedon siitä, mitä ohje käsittelee ja missä kohdassa häntä kiinnostava asia tulee esiin.
7. Auta ihmistä ohjetulvassa
Jos ohjeita tehdään ja päivitetään tiuhaan, työntekijän on vaikea pysyä kärryillä: mitkä ohjeet ja päivitykset koskevat hänen työtään?
Tämä on erityisen ongelmallista, jos meneillään on esimerkiksi organisaatiomuutos tai koronapandemian kaltainen poikkeustilanne.
Esihenkilö voi auttaa työntekijää ohjetulvassa. Hän voi nostaa esiin ne ohjeet ja asiat, jotka ovat oleellisia juuri hänen tiimilleen.
8. Käykää tärkeät ohjeet läpi yhdessä
Ohjeita tehdään, jotta kaikki työntekijät toimisivat tietyllä tavalla. Jos tavoitteena on tärkeä muutos, siihen liittyvät ohjeet on hyvä käydä läpi yhdessä.
Varatkaa aikaa keskusteluun. Silloin työntekijöillä on mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä ja pohtia, miten ohjeen toteuttaminen onnistuu käytännössä.
Yhteinen keskustelu sitouttaa uuteen toimintatapaan ja siitä jää parempi muistijälki kuin lueskelemalla ohjetta itsekseen.
Aiheesta lisää:
Ratkaisuja sujuvampaan aivotyöhön työpaikoilla
Sujuva aivotyö -verkkovalmennus
Aivotyön ergonomia paranee koko työyhteisön voimin (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Auta aivojasi etätyössä – keskity yhteen asiaan kerrallaan (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Mitä aivotyöagentti tekee työpaikalla? (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Aivotyön innostavat puolet – miten niitä voi vahvistaa? (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Kommentointi
Aika moni juttu on jo huomioitu meidän prosessissa. Tuo pikaohje ja yksityiskohtaisempi ohje on mainio idea!
Jos ohjeiden laadinta, tallennus, perehdytys ja käyttö olisivat näin triviaali kokonaisuus, niin eihän ongelmaa edes olisi alunperin maailmaan syntynyt.
Todellisuudessa ei ole mahdollista esimerkiksi "tallentaa ohjeita samaan paikkaan".
Oikeastaan hieman harmittaa tällainen yliyksinkertaistaminen.
Hyvin kirjoitettu. Keskeinen kysymys on mielestäni se, kenelle asiantuntijaorganisaatiossa kuuluu vastuu ohjeiden laadinnasta ja päivittämisestä? Työntekijöille vai esihenkilölle?
Hyvä kysymys Iida! Asiantuntijaorganisaatiossa (kuten muissakin organisaatioissa) on tärkeää nimetä ohjeille ja prosesseille vastuuhenkilöt. Isommista kokonaisuuksista yleensä vastaa esihenkilö ja yksittäisiä ohjeita voi nimetä työntekijöiden vastuulle heidän työtehtäviinsä liittyen. Keskeistä tosiaan on, että ohjeilla on nimetty vastuuhenkilö, joka vastaa ohjeen oikeellisuudesta ja päivittämisestä.