Monitilatoimisto pitää suunnitella ihmistä ja hänen työtään varten

Sohvat ja matalat ”olohuoneen” pöydät näyttävät kivoilta, mutta kuinka hyvän työasennon niissä saa? Entä miten värit luovat turvallisuuden tunnetta monitilatoimistossa?
-

Monitilatoimistossa on sekä avointa, jaettua tilaa että vaihtoehtoisia tiloja erilaisia työtehtäviä varten. Siellä on esimerkiksi palaveritiloja, kohtaamispaikkoja ja hiljaisia tiloja. ”Perusidea on, että työntekijä voi itse valita työtilan sen mukaan, millainen tehtävä hänellä on käsillä. Suunnittelun pitää aina lähteä ihmisestä ja hänen työstään”, sanoo työ- ja organisaatiopsykologi Virpi Ruohomäki. Ruohomäki ja arkkitehti Leena Aalto tutkivat Työterveyslaitoksessa monitilaratkaisuja työhyvinoinnin, käytettävyyden ja tuottavuuden näkökulmasta. Parhaimmillaan monitilatoimisto tukee yhteistyötä, vuorovaikutusta ja tiedonkulkua. Tietotyötä tekevillä asiantuntijoilla on myös yksilötehtäviä, jotka vaativat keskittymisrauhaa. ”Tutkimusten mukaan kriittinen kohta on juuri se, tukevatko työtilat näitäkin tehtäviä”, Aalto sanoo. Tutkijat nostavat esiin muutaman asian, jotka monitilatoimiston suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon:  

1. Henkilöstö mukaan suunnitteluun

On tärkeää, että työntekijät osallistuvat työtilojensa suunnitteluun. Mukaan kannattaa ottaa edustajat kaikista henkilöstöryhmistä, jotka tiloja käyttävät. Osallistuminen voi tarkoittaa esimerkiksi työpajatyyppistä työskentelyä. Pajassa käydään läpi työntekijöiden tarpeita ja työtapoja: Ketkä tekevät tiivistä yhteistyötä? Millaisia asiakastapaamisia toimistossa järjestetään? Paljonko puheluita työhön kuuluu? Kun arkkitehdillä sitten on esittää erilaisia vaihtoehtoja tilaratkaisuista, henkilöstön edustajat ottavat niihin kantaa. Henkilöstön kädenjälki voi näkyä toimistossa ihan konkreettisesti: erään työpaikan akustointielementeissä käytettiin valokuvausta harrastavan työntekijän ottamia luontokuvia.  

2. Yhteisen kielen löytäminen

Tilojen suunnittelija, tilaaja ja käyttäjät eivät aina puhu samaa kieltä. Pahimmassa tapauksessa arkkitehti puhuu neliömetreistä, johto euroista ja henkilöstö omasta työstään – eikä lopputulos vastaa kenenkään odotuksia. Suunnittelijan tulee kuunnella, millaisia tarpeita tilojen käyttäjillä on. Hän voi myös mennä itse seuraamaan, miten työtä tehdään. Tilasuunnitelmia voidaan havainnollistaa esimerkiksi valokuvien ja kolmiulotteisten mallinnusten avulla. Tilojen käyttäjät voivat myös tehdä tutustumiskäyntejä muiden työpaikkojen tiloihin.  

3. Laadukkaat puhelinkopit

Monitilatoimistossa tarvitaan koppeja, joissa puhelinkeskustelut voi hoitaa rauhassa ja toisia häiritsemättä. Puhelinkopeissa on kuitenkin laatueroja. Joillakin työpaikoilla kopit ovat jääneet käyttämättä huonon äänieristyksen takia. Organisaation hankinnoista vastaavan kannattaa olla tarkkana: valintaa tehdessä on hyvä testata, kuuluuko ääni seinien läpi. Joskus työntekijät karttavat puhelinkoppia siksi, että siellä on huono sisäilma. Kyse voi olla huonosti valitusta materiaalista ja ilmanvaihdon puutteesta.  

4. Riittävästi säilytystilaa

Muutto omasta huoneesta monitilatoimistoon vaatii tavaroiden ja arkistojen karsimista rankallakin kädellä. Säilytystilan määrään vaikuttaa se, onko työntekijöillä omat työpisteet vai etsivätkö he vapaan paikan päivittäin. Joissakin toimistoissa henkilökohtaisille tavaroille on varattu vain pieni lokero. Se ei välttämättä riitä esimerkiksi työergonomiaa parantaville välineille, kuten rannetuelle. Monitilatoimistojen työpisteissä käytetään muun muassa auki vedettäviä ”apteekkarinkaappeja”, jotka samalla toimivat tilanjakajina. Täysin paperiton toimisto ei vielä ole realistinen tavoite. Joissakin tehtävissä tarvitaan yhä painettuja kirjojakin: esimerkiksi käsikirjoja, lakikirjoja tai karttoja. Yksi ratkaisu on niiden säilyttäminen yhteisessä kirjastossa, joka on myös hiljainen työtila.  

5. Kalusteet työntekoa varten

Hyvä nyrkkisääntö kalusteiden valintaan on, että ne ovat työpaikalla ensisijaisesti työn tekemistä varten. Sohvat, säkkituolit ja matalat ”olohuoneen” pöydät voivat näyttää kivoilta, mutta kuinka hyvän työasennon niissä saa? Monet tekevät läppärillä töitä myös silloin, kun he odottelevat aulassa tai tapaavat vieraita kahvihuoneessa. Toinen ohjenuora on valita kalusteet niin, että ne sopivat mahdollisimman hyvin kaiken ikäisille ja kokoisille ihmisille.  

6. Tiloissa suunnistaminen helpoksi

Hyvä suunnittelu auttaa työntekijöitä ja vierailijoita hahmottamaan, mitä monitilatoimiston eri alueilla ja huoneissa tehdään. Tässä voidaan hyödyntää vaikkapa värejä. Siten näkee yhdellä silmäyksellä, missä otetaan vastaan vieraita, pidetään kokouksia, puhutaan puhelimessa tai työskennellään hiljaa. Se, että tiloissa on helppo suunnistaa, luo turvallisuuden ja hallinnan tunnetta.  

Marja Sarkkinen

Jaa sisältö somessa!