Monitilatoimisto pitää suunnitella ihmistä ja hänen työtään varten

Osallistu

Sohvat ja matalat ”olohuoneen” pöydät näyttävät kivoilta, mutta kuinka hyvän työasennon niissä saa? Entä miten värit luovat turvallisuuden tunnetta monitilatoimistossa?

Monitilatoimistossa on sekä avointa, jaettua tilaa että vaihtoehtoisia tiloja erilaisia työtehtäviä varten. Siellä on esimerkiksi palaveritiloja, kohtaamispaikkoja ja hiljaisia tiloja.

”Perusidea on, että työntekijä voi itse valita työtilan sen mukaan, millainen tehtävä hänellä on käsillä. Suunnittelun pitää aina lähteä ihmisestä ja hänen työstään”, sanoo työ- ja organisaatiopsykologi Virpi Ruohomäki.

Ruohomäki ja arkkitehti Leena Aalto tutkivat Työterveyslaitoksessa monitilaratkaisuja työhyvinoinnin, käytettävyyden ja tuottavuuden näkökulmasta.

Parhaimmillaan monitilatoimisto tukee yhteistyötä, vuorovaikutusta ja tiedonkulkua. Tietotyötä tekevillä asiantuntijoilla on myös yksilötehtäviä, jotka vaativat keskittymisrauhaa.

”Tutkimusten mukaan kriittinen kohta on juuri se, tukevatko työtilat näitäkin tehtäviä”, Aalto sanoo.

Tutkijat nostavat esiin muutaman asian, jotka monitilatoimiston suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon:

 

1. Henkilöstö mukaan suunnitteluun

On tärkeää, että työntekijät osallistuvat työtilojensa suunnitteluun. Mukaan kannattaa ottaa edustajat kaikista henkilöstöryhmistä, jotka tiloja käyttävät.

Osallistuminen voi tarkoittaa esimerkiksi työpajatyyppistä työskentelyä. Pajassa käydään läpi työntekijöiden tarpeita ja työtapoja: Ketkä tekevät tiivistä yhteistyötä? Millaisia asiakastapaamisia toimistossa järjestetään? Paljonko puheluita työhön kuuluu?

Kun arkkitehdillä sitten on esittää erilaisia vaihtoehtoja tilaratkaisuista, henkilöstön edustajat ottavat niihin kantaa.

Henkilöstön kädenjälki voi näkyä toimistossa ihan konkreettisesti: erään työpaikan akustointielementeissä käytettiin valokuvausta harrastavan työntekijän ottamia luontokuvia.

 

2. Yhteisen kielen löytäminen

Tilojen suunnittelija, tilaaja ja käyttäjät eivät aina puhu samaa kieltä. Pahimmassa tapauksessa arkkitehti puhuu neliömetreistä, johto euroista ja henkilöstö omasta työstään – eikä lopputulos vastaa kenenkään odotuksia.

Suunnittelijan tulee kuunnella, millaisia tarpeita tilojen käyttäjillä on. Hän voi myös mennä itse seuraamaan, miten työtä tehdään.

Tilasuunnitelmia voidaan havainnollistaa esimerkiksi valokuvien ja kolmiulotteisten mallinnusten avulla. Tilojen käyttäjät voivat myös tehdä tutustumiskäyntejä muiden työpaikkojen tiloihin.

 

3. Laadukkaat puhelinkopit

Monitilatoimistossa tarvitaan koppeja, joissa puhelinkeskustelut voi hoitaa rauhassa ja toisia häiritsemättä.

Puhelinkopeissa on kuitenkin laatueroja. Joillakin työpaikoilla kopit ovat jääneet käyttämättä huonon äänieristyksen takia. Organisaation hankinnoista vastaavan kannattaa olla tarkkana: valintaa tehdessä on hyvä testata, kuuluuko ääni seinien läpi.

Joskus työntekijät karttavat puhelinkoppia siksi, että siellä on huono sisäilma. Kyse voi olla huonosti valitusta materiaalista ja ilmanvaihdon puutteesta.

 

4. Riittävästi säilytystilaa

Muutto omasta huoneesta monitilatoimistoon vaatii tavaroiden ja arkistojen karsimista rankallakin kädellä. Säilytystilan määrään vaikuttaa se, onko työntekijöillä omat työpisteet vai etsivätkö he vapaan paikan päivittäin.

Joissakin toimistoissa henkilökohtaisille tavaroille on varattu vain pieni lokero. Se ei välttämättä riitä esimerkiksi työergonomiaa parantaville välineille, kuten rannetuelle.

Monitilatoimistojen työpisteissä käytetään muun muassa auki vedettäviä ”apteekkarinkaappeja”, jotka samalla toimivat tilanjakajina.

Täysin paperiton toimisto ei vielä ole realistinen tavoite. Joissakin tehtävissä tarvitaan yhä painettuja kirjojakin: esimerkiksi käsikirjoja, lakikirjoja tai karttoja. Yksi ratkaisu on niiden säilyttäminen yhteisessä kirjastossa, joka on myös hiljainen työtila.

 

5. Kalusteet työntekoa varten

Hyvä nyrkkisääntö kalusteiden valintaan on, että ne ovat työpaikalla ensisijaisesti työn tekemistä varten.

Sohvat, säkkituolit ja matalat ”olohuoneen” pöydät voivat näyttää kivoilta, mutta kuinka hyvän työasennon niissä saa? Monet tekevät läppärillä töitä myös silloin, kun he odottelevat aulassa tai tapaavat vieraita kahvihuoneessa.

Toinen ohjenuora on valita kalusteet niin, että ne sopivat mahdollisimman hyvin kaiken ikäisille ja kokoisille ihmisille.

 

6. Tiloissa suunnistaminen helpoksi

Hyvä suunnittelu auttaa työntekijöitä ja vierailijoita hahmottamaan, mitä monitilatoimiston eri alueilla ja huoneissa tehdään.

Tässä voidaan hyödyntää vaikkapa värejä. Siten näkee yhdellä silmäyksellä, missä otetaan vastaan vieraita, pidetään kokouksia, puhutaan puhelimessa tai työskennellään hiljaa. Se, että tiloissa on helppo suunnistaa, luo turvallisuuden ja hallinnan tunnetta.

 

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Toimituksemme suosittelee

Työterveyslaitoksen sisältöä
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Miten turvaamme palvelumme, jos vedenjakelu katkeaa? Miten viestimme häiriötilanteesta asiakkaillemme, jotka ovat haavoittuvassa asemassa?

Syksyllä 2019 Oulun kaupungin palvelupäällikkö Merja Halonen pohti näitä kysymyksiä valmennuksessa. Sen aiheena oli organisaation resilienssin kehittäminen sote-alalla. Resilienssi tarkoittaa kykyä selviytyä muutoksista.

Resilienssivalmennuksen järjesti Työterveyslaitoksen Sotejoki-hanke. Harjoituksessa vesikatkos oli kuviteltu uhka. Kukaan ei voinut aavistaa, että nurkan takana odotti paljon suurempi kriisi eli koronapandemia.

”Resilienssin näkökulma ja valmennuksesta saadut työkalut auttoivat minua paljon koronakriisin aikana”, Halonen sanoo.

Mikä on tilanne ja kuka johtaa?

Merja Halonen toimii Oulussa erityisryhmien asumis- ja päiväpalvelujen päällikkönä. Hänen yksikössään on noin 320 työntekijää, heistä valtaosa sosionomeja ja lähihoitajia. Halosen suorassa alaisuudessa työskentelee kahdeksan palveluesihenkilöä.

Resilienssivalmennuksessa oli mukana esihenkilöitä, tiimivastaavia ja työntekijöitä eri yksiköistä.

Vesikatkosta koskevassa harjoituksessa pohdittiin, miten häiriö vaikuttaa kotiin annettaviin palveluihin. Niiden asiakkaat asuvat omissa kodeissaan. He ovat mielenterveyskuntoutujia, kehitysvammaisia ja päihdeasiakkaita, joiden luona ohjaajat käyvät.

Häiriötilanteeseen varautumista hahmotettiin niin sanotun Kanvaasityökalun avulla. Kanvaasin eli taulun keskellä on uhka. Sitä tarkastellaan tilannekuvan, tilanteen johtamisen, viestinnän ja yhteistyön kautta.

Työskentely jakautuu kolmeen vaiheeseen: tilanne päällä, toipuminen, havainnot ja johtopäätökset.

Koko yksikön toiminta mullistui

Kanvaasityöskentelyn tuloksena syntyi reikäleipää muistuttava kuvio teksteineen ja post it -lappuineen. Merja Halonen vei sen työhuoneensa seinälle – huoneentauluksi.

”Kun koronakriisi alkoi, jäsensin tilannetta kuvion avulla. Kiihkeimmän johtamisen keskellä kävin läpi, mitä kaikkea pitää ottaa huomioon.”

Koko yksikön toiminta mullistui. Esimerkiksi työ- ja päivätoiminta keskeytettiin kokonaan. Se tarkoitti, että kotona asuvat asiakkaat eivät enää liikkuneet kodin ulkopuolella. Heidän palvelunsa piti järjestää uudelleen.

”Sovimme, kuka ottaa yhteyttä kehenkin asiakkaaseen. Varmistimme, että jokaisesta asiakkaasta pidetään huolta koko ajan, jottei kukaan jäisi pelkojensa kanssa yksin kotiin”, Halonen sanoo.

Kaikki tiesivät, kuka viestii mistäkin

Alussa tilanne tuntui kaoottiselta. Henkilökunta oli huolissaan siitä, voivatko he enää mennä asiakkaiden luokse ja miten heidän pitäisi suojautua. Myös asiakkaiden omaiset soittelivat hädissään.

Merja Halosen mukaan kaupunki otti koronaviestinnän nopeasti hallintaan. Hänen omassa yksikössään sovittiin, miten tieto kulkee päällikön, esihenkilöiden ja työntekijöiden välillä. Yhteydenpitoa tiivistettiin ja Teams-palavereita lisättiin.

”Minä välitin omalle esihenkilölleni ne asiat, joista meidän yksikössämme oli epätietoisuutta. Hän vei ne sitten kaupungin koronaryhmään.”

”Minusta viestintä toimi loistavasti. Kaikki tiesivät, mikä siinä on kenenkin vastuulla.”

Resilienssi vahvistui koronavuonna

Resilientti organisaatio ei lamaannu, vaan säilyy toimintakykyisenä yllättävissäkin tilanteissa. Se mukautuu uuteen tilanteeseen ja menestyy siinä. Se kehittää jatkuvasti kykyään selviytyä muutoksista ja vaaratilanteista.

Oulun kaupungin erityisryhmien kotiin vietävissä asumis- ja päiväpalveluissa resilienssiä mitattiin henkilöstökyselyillä. Alkukysely tehtiin ennen korona-aikaa ja seurantakysely alkuvuodesta 2021. Mittaukset liittyivät Sotejoki-hankkeeseen.

Erityisasiantuntija Miira Heiniö Työterveyslaitoksesta kertoo, että tulokset paranivat kautta linjan. Esimerkiksi viestintä, yhteinen ennakointi ja tunne työyhteisöön kuulumisesta olivat vahvistuneet. Porukka oli osallistunut aiempaa enemmän työ- ja toimintatapojen kehittämiseen.

”Hyvät tulokset osoittavat, että organisaatioresilienssiä on mahdollista parantaa kriisin aikanakin. Kriisin voi ottaa myös ainutlaatuisena oppimismahdollisuutena. Minusta kyse on paljolti johtajan valinnoista”, Heiniö sanoo.

Resilienssi osaksi sote-koulutusta?

Merja Halonen on halunnut olla työntekijöilleen turvallinen ja avoin johtaja. Hän tiedostaa, että kriisitilanteessa päätöksiä tulee tehtyä hätäisestikin. Onneksi niitä voi myöhemmin korjata.

”Kun työ- ja päivätoiminta piti sulkea, siirsimme työntekijöitä muihin yksiköihin, jotta he eivät joutuisi lomautetuiksi. Pyrimme huomioimaan ratkaisuissa aiemman työkokemuksen ja koulutuksen.”

”Kaikkien toiveita emme siinä kiireessä ehtineet kuunnella. Olemme käyneet tilannetta yhdessä läpi jälkikäteen”, Halonen kertoo.

Hänen mielestään resilienssi ja sen työkalut kannattaisi sisällyttää lähihoitajan ja sosionomin koulutukseen. Kun kriisitilanne on kerran otettu hallintaan harjoituksessa, se onnistuu todennäköisesti myös tosipaikan tullen.

Työfysioterapeutin työ ei ole pelkästään ongelmien ratkomista. Haluan katsoa asiakkaan tilannetta myös voimavarojen näkökulmasta, sanoo Mikko Patovirta.

Patovirta voi nyt käyttää nimikettä työfysioterapeutti. Hän sai vastikään päätökseen työterveyshuoltoon pätevöittävän moniammatillisen koulutuksen Työterveyslaitoksessa. Opiskelu kesti kuusi kuukautta.

”Työterveyshuolto kiinnostaa minua, koska työelämässä on nykyisin isoja haasteita. Tuntui mielekkäältä paneutua työssä jaksamisen keinoihin entistä paremmin.”

Patovirta on työskennellyt fysioterapeuttina vuodesta 1995. Hänellä on Tampereella oma yritys, Bodymind, joka on erikoistunut psykofyysiseen fysioterapiaan. Kerran viikossa hän pitää vastaanottoa työterveyspalveluja tarjoavassa Pirtessä.

Moniammatillinen yhteistyö avautui

Mikko Patovirran mukaan terveydenhuollossa puhutaan paljon moniammatillisuudesta. Se jää helposti sanahelinäksi.

Työterveyslaitoksen pätevöitymiskoulutuksessa työterveyshuollon eri ammattikuntien yhteistyötä rakennetaan tosissaan:

Opiskelijat jaetaan kuuden hengen ryhmiin, joissa on fysioterapeutteja, lääkäreitä, terveydenhoitajia ja psykologeja. Ryhmäläiset keskustelevat ja tekevät tehtäviä yhdessä. Opiskelua ohjaa moniammatillinen kouluttajatiimi.

”Koulutus auttoi ymmärtämään, mitä muut ammattiryhmät tekevät ja millaisia keinoja heillä on käytössään. Tarvitsemmehan toisiamme käytännön työssäkin.”

Opiskelu toi vaihtelua arkeen

Moniammatillisten pienryhmien lisäksi koulutukseen kuului asiantuntijoiden luentoja, itsenäistä opiskelua ja ryhmätyöskentelyä kollegojen eli toisten fysioterapeuttien kanssa. Oli kiinnostavaa kuulla, miten muissa työterveyshuolloissa toimitaan.

Koronan takia pätevöittävä koulutus järjestettiin kokonaan etänä. Se sujui yllättävän hyvin. Myös opiskelutehtävien ja työn rytmittäminen onnistui.

”Koulutuspäiviä oli kuukausittain aina kolme peräkkäin. Silloin sain keskittyä itseeni ja opiskeluun. Työstä irrottautuminen teki hyvää ja toi vaihtelua.”

Vaikka Patovirta on kokenut fysioterapeutti, koulutuksesta sai paljon uutta tietoa.

”Esimerkiksi toistotyön haasteet ja kokonaiskuormittavuuden käsite selkeytyivät asiantuntijoiden luennoilla.”

Kokonaiskuormittavuus tarkoittaa usean eri kuormitustekijän yhteisvaikutusta. Huomioon otetaan esimerkiksi psykososiaaliset ja fyysiset kuormitustekijät sekä työajat.

Hyvä työfysioterapeutti seuraa alaansa

Työfysioterapeutti Mika Nyberg Työterveyslaitoksesta on yksi työterveyshuollon pätevöittävän koulutuksen kouluttajista.

”Hyvä työfysioterapeutti on tiimipelaaja, joka on ylpeä omasta osaamisestaan ja roolistaan työterveyshuollossa. Hän seuraa alaansa aktiivisesti ja haluaa kehittyä työssään.”

Nyberg haluaa kirkastaa opiskelijoille heidän rooliaan työfysioterapeuttina ja antaa työkaluja toteuttaa hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaista toimintaa. Hän korostaa tutkimustiedon merkitystä:

”Työfysioterapeutin pitää perustaa työnsä tutkittuun tietoon ja hyviin käytäntöihin. Tarkoitus on tehdä vaikuttavia asioita.”

Asiakas saa mukaansa keinoja

Opintojen aikana Mikko Patovirralla oli mentorina työkaveri, Pirten työfysioterapeutti. Mentorin kanssa oli hyvä vaihtaa ajatuksia opiskelutehtävistä ja käytännön työstä.

Työfysioterapeuttina Patovirta haluaa päästä kiinni ongelmiin mahdollisimman varhain. Ennaltaehkäisy on tehokkaampaa kuin vahinkojen korjaaminen.

”Kun asiakas tulee vastaanotolleni, hän odottaa yleensä konkreettisia keinoja. Onnistun, jos hän saa minulta yhdenkin keinon, joka auttaa eteenpäin ja helpottaa hänen elämäänsä. Se tekee työstäni palkitsevaa”, Patovirta sanoo.

Kuva: Rami Marjamäki

Työyhteisön monimuotoisuudella tarkoitetaan työntekijöiden keskinäistä erilaisuutta. Työntekijät voivat olla erilaisia esimerkiksi iältään, sukupuoleltaan, etniseltä taustaltaan tai koulutukseltaan.

Työyhteisön monimuotoisuuden on osoitettu olevan yhteydessä muun muassa innovatiivisuuteen ja luovuuteen:

”Kun työntekijät ovat erilaisia, heillä on myös erilaisia näkemyksiä. Erilaisten näkemysten kohdatessa syntyy uutta. Ja kun omia näkemyksiään vielä joutuu perustelemaan muille, ideat yleensä jalostuvat”, sanoo johtava asiantuntija Barbara Bergbom Työterveyslaitoksesta.

Vuoden 2020 Monimuotoisuusbarometrin mukaan lähes 80 prosenttia henkilöstöalan ammattilaisista katsoo, että heidän organisaatiossaan hyväksytään monimuotoisuuden eri ilmenemismuodot.

”Jotkut HR-ammattilaiset pitävät ongelmana, että rekrytoinneissa hakijajoukko jää monimuotoisuudeltaan kapeaksi”, Bergbom sanoo.

Rekrytointisuositukset sopivat kaikille aloille

Työterveyslaitoksen Moninaisesti parempi -hanke on laatinut työpaikoille monimuotoisuutta edistävät rekrytointisuositukset. Ne ehkäisevät työnhaussa tapahtuvaa syrjintää, joka voi usein olla myös tahatonta.

Nämä kymmenen suositusta sopivat kaikille aloille:

  1. Tarkastelkaa organisaationne monimuotoisuuden tilaa.
  2. Määritelkää haettava tehtävä ja arviointikriteerit selkeästi ja syrjimättömästi.
  3. Miettikää kielitaitoon liittyvät kysymykset etukäteen.
  4. Laatikaa työpaikkailmoitus huolellisesti.
  5. Käyttäkää monipuolisia rekrytointikanavia ja verkostoja.
  6. Varmistakaa rekrytoinnissa käytettävien järjestelmien saavutettavuus.
  7. Harkitkaa anonyymin tai osittain anonyymin rekrytoinnin käyttöä.
  8. Valmistautukaa huolellisesti haastattelutilanteeseen.
  9. Varmistakaa valinnan syrjimättömyys ja läpinäkyvyys.
  10. Tehkää selkeä ohjeistus yhdenvertaisuutta edistävistä rekrytointikäytännöistä.

Rekrytointisuosituksia esittelevällä verkkosivulla jokaista periaatetta avataan yksityiskohtaisesti. Esimerkiksi työhaastattelussa rekrytoijien kannattaa keskittyä pelkästään haastattelemiseen. Arvioinnin aika on myöhemmin.

”Pyrkimys keskittyä samanaikaisesti kahteen asiaan – haastatteluun ja arviointiin – kuormittaa ajattelua. Silloin on todennäköisempää, että ennakkoluulot ja stereotypiat vaikuttavat arviointiin”, Barbara Bergbom sanoo.

Tiedostamaton syrjintä herättää keskustelua

Rekrytointisuositusten laatijat ovat saaneet työpaikoilta mukavaa palautetta. Ohjeita pidetään selkeinä ja lähestymistavaltaan rakentavina.

”Niin työnantajat kuin työntekijät kokevat hyötyvänsä siitä, että rekrytointikäytäntöjä kehitetään syrjimättömiksi”, Barbara Bergbom sanoo.

Varsinkin kaksi asiaa on herättänyt keskustelua: anonyymi rekrytointi ja tiedostamaton syrjintä.

Anonyymissa rekrytoinnissa hakemuksesta poistetaan kaikki sellaiset hakijaan liittyvät tiedot, jotka eivät liity hänen osaamiseensa tai tehtävän vaatimuksiin. Muun muassa nimi, sukupuoli, ikä, valmistumisvuosi ja hakijan kuva poistetaan.

Tutkimusten mukaan meillä on taipumusta suhtautua myönteisemmin niihin ihmisiin, joiden koemme muistuttavan meitä itseämme. Rekrytoinnissa se voi johtaa tiedostamattomaan syrjintään.

”Tämän ilmiön tunnistaminen on jo ensimmäinen askel syrjinnän vähenemiseen”, Bergbom sanoo.