Monitilatoimisto pitää suunnitella ihmistä ja hänen työtään varten

Osallistu

Sohvat ja matalat ”olohuoneen” pöydät näyttävät kivoilta, mutta kuinka hyvän työasennon niissä saa? Entä miten värit luovat turvallisuuden tunnetta monitilatoimistossa?

Monitilatoimistossa on sekä avointa, jaettua tilaa että vaihtoehtoisia tiloja erilaisia työtehtäviä varten. Siellä on esimerkiksi palaveritiloja, kohtaamispaikkoja ja hiljaisia tiloja.

”Perusidea on, että työntekijä voi itse valita työtilan sen mukaan, millainen tehtävä hänellä on käsillä. Suunnittelun pitää aina lähteä ihmisestä ja hänen työstään”, sanoo työ- ja organisaatiopsykologi Virpi Ruohomäki.

Ruohomäki ja arkkitehti Leena Aalto tutkivat Työterveyslaitoksessa monitilaratkaisuja työhyvinoinnin, käytettävyyden ja tuottavuuden näkökulmasta.

Parhaimmillaan monitilatoimisto tukee yhteistyötä, vuorovaikutusta ja tiedonkulkua. Tietotyötä tekevillä asiantuntijoilla on myös yksilötehtäviä, jotka vaativat keskittymisrauhaa.

”Tutkimusten mukaan kriittinen kohta on juuri se, tukevatko työtilat näitäkin tehtäviä”, Aalto sanoo.

Tutkijat nostavat esiin muutaman asian, jotka monitilatoimiston suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon:

 

1. Henkilöstö mukaan suunnitteluun

On tärkeää, että työntekijät osallistuvat työtilojensa suunnitteluun. Mukaan kannattaa ottaa edustajat kaikista henkilöstöryhmistä, jotka tiloja käyttävät.

Osallistuminen voi tarkoittaa esimerkiksi työpajatyyppistä työskentelyä. Pajassa käydään läpi työntekijöiden tarpeita ja työtapoja: Ketkä tekevät tiivistä yhteistyötä? Millaisia asiakastapaamisia toimistossa järjestetään? Paljonko puheluita työhön kuuluu?

Kun arkkitehdillä sitten on esittää erilaisia vaihtoehtoja tilaratkaisuista, henkilöstön edustajat ottavat niihin kantaa.

Henkilöstön kädenjälki voi näkyä toimistossa ihan konkreettisesti: erään työpaikan akustointielementeissä käytettiin valokuvausta harrastavan työntekijän ottamia luontokuvia.

 

2. Yhteisen kielen löytäminen

Tilojen suunnittelija, tilaaja ja käyttäjät eivät aina puhu samaa kieltä. Pahimmassa tapauksessa arkkitehti puhuu neliömetreistä, johto euroista ja henkilöstö omasta työstään – eikä lopputulos vastaa kenenkään odotuksia.

Suunnittelijan tulee kuunnella, millaisia tarpeita tilojen käyttäjillä on. Hän voi myös mennä itse seuraamaan, miten työtä tehdään.

Tilasuunnitelmia voidaan havainnollistaa esimerkiksi valokuvien ja kolmiulotteisten mallinnusten avulla. Tilojen käyttäjät voivat myös tehdä tutustumiskäyntejä muiden työpaikkojen tiloihin.

 

3. Laadukkaat puhelinkopit

Monitilatoimistossa tarvitaan koppeja, joissa puhelinkeskustelut voi hoitaa rauhassa ja toisia häiritsemättä.

Puhelinkopeissa on kuitenkin laatueroja. Joillakin työpaikoilla kopit ovat jääneet käyttämättä huonon äänieristyksen takia. Organisaation hankinnoista vastaavan kannattaa olla tarkkana: valintaa tehdessä on hyvä testata, kuuluuko ääni seinien läpi.

Joskus työntekijät karttavat puhelinkoppia siksi, että siellä on huono sisäilma. Kyse voi olla huonosti valitusta materiaalista ja ilmanvaihdon puutteesta.

 

4. Riittävästi säilytystilaa

Muutto omasta huoneesta monitilatoimistoon vaatii tavaroiden ja arkistojen karsimista rankallakin kädellä. Säilytystilan määrään vaikuttaa se, onko työntekijöillä omat työpisteet vai etsivätkö he vapaan paikan päivittäin.

Joissakin toimistoissa henkilökohtaisille tavaroille on varattu vain pieni lokero. Se ei välttämättä riitä esimerkiksi työergonomiaa parantaville välineille, kuten rannetuelle.

Monitilatoimistojen työpisteissä käytetään muun muassa auki vedettäviä ”apteekkarinkaappeja”, jotka samalla toimivat tilanjakajina.

Täysin paperiton toimisto ei vielä ole realistinen tavoite. Joissakin tehtävissä tarvitaan yhä painettuja kirjojakin: esimerkiksi käsikirjoja, lakikirjoja tai karttoja. Yksi ratkaisu on niiden säilyttäminen yhteisessä kirjastossa, joka on myös hiljainen työtila.

 

5. Kalusteet työntekoa varten

Hyvä nyrkkisääntö kalusteiden valintaan on, että ne ovat työpaikalla ensisijaisesti työn tekemistä varten.

Sohvat, säkkituolit ja matalat ”olohuoneen” pöydät voivat näyttää kivoilta, mutta kuinka hyvän työasennon niissä saa? Monet tekevät läppärillä töitä myös silloin, kun he odottelevat aulassa tai tapaavat vieraita kahvihuoneessa.

Toinen ohjenuora on valita kalusteet niin, että ne sopivat mahdollisimman hyvin kaiken ikäisille ja kokoisille ihmisille.

 

6. Tiloissa suunnistaminen helpoksi

Hyvä suunnittelu auttaa työntekijöitä ja vierailijoita hahmottamaan, mitä monitilatoimiston eri alueilla ja huoneissa tehdään.

Tässä voidaan hyödyntää vaikkapa värejä. Siten näkee yhdellä silmäyksellä, missä otetaan vastaan vieraita, pidetään kokouksia, puhutaan puhelimessa tai työskennellään hiljaa. Se, että tiloissa on helppo suunnistaa, luo turvallisuuden ja hallinnan tunnetta.

 

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Toimituksemme suosittelee

Työterveyslaitoksen sisältöä
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Kun kohtaamme tunnekuohussa olevan lapsen, toimimme usein vaistomaisesti oikein. Kysymme, mikä on hätänä ja keskitymme lapseen, kunnes hän on rauhoittunut. Lapsi ei kaipaa järkipuhetta, vaan ihmisen, joka ottaa hänen tunteensa vastaan ja on myötätuntoinen.

Kun aikuinen on kiukkuinen ja tyytymätön, alamme helposti vedota hänen järkeensä. Saatamme myös ryhtyä vastahyökkäykseen, vähätellä tai kertoa saman tien omasta kokemuksestamme: Eihän tuo ole vielä mitään. Minulle on sattunut paljon pahempaa.

Tällaisia kommentteja kutsutaan vuorovaikutuksen kompastuskiviksi. Ne estävät normaalia vuorovaikutusta, koska viestin lähettäjä ei saa viestiään perille. Markus Talvio ja Ulla Klemola käsittelevät muun muassa näitä kompastuskiviä kirjassaan Toimiva vuorovaikutus (PS-kustannus, 2017).

Esimerkkejä vuorovaikutuksen kompastuskivistä:

  1. Määräily: “Lopeta valittaminen ja hoida hommasi.”
  2. Opettaminen: “Sinun olisi pitänyt kertoa tuosta heti esimiehelle.”
  3. Valmiit ratkaisut: “Sen kun vain jätät suklaan syömättä, niin ei tarvitse murehtia painonnoususta.”
  4. Luennointi: “Minäpä kerron, missä kohtaa ajattelet pieleen.”
  5. Tuomitseminen: “Miksi et harkinnut asiaa ajoissa? Nyt on myöhäistä vikistä.”
  6. Kehuminen: “Sinä olet meidän tiimin valopilkku. Ei tämä ole sinulle temppu eikä mikään.”
  7. Leimaaminen: “Sinähän olet se pomon lemmikki.”
  8. Tulkinta: “Olet tainnut nukkua huonosti viime yönä.”
  9. Kuulusteleminen: “Miksi otat tämän puheeksi vasta nyt etkä silloin, kun asia tuli esiin?”
  10. Vetäytyminen: “Lähdetään lounaalle ja unohdetaan koko juttu.”

Kirjassa todetaan, että tämäntyyppiset tokaisut ovat kompastuskiviä silloin, kun tilanne on haastava ja ihmisten välillä hiertää jokin ongelma. Jos ongelmaa ei ole, monenlaiset vuorovaikutustavat voivat olla sopivia.

Esimerkiksi määräämistä, opettamista ja tulkintaa ei välttämättä koeta kompastuskiviksi, jos toisella ihmisellä on meidän antamamme ”lupa” käyttää niitä. Tällaisia ihmisiä voivat olla esimerkiksi esimies, opettaja, terapeutti ja valmentaja.

Monitilatoimistossa on sekä avointa tilaa että vaihtoehtoisia työtiloja erilaisia työtehtäviä varten. Tällaisia toimistotiloja rakennetaan nyt myös sairaaloihin.

Esimerkiksi HUS Helsingin yliopistollisen sairaalan Meilahden kampukselle nousevaan Siltasairaalaan tulee kaksi monitilatoimistoa, joista suurempaan mahtuu työskentelemään 60–70 henkeä. Rakennus otetaan käyttöön vuoden 2023 alussa.

”Monitilatoimistoihin tulee alueita, joissa voi tavata kollegoja, keskustella ja juoda samalla kupin kahvia. Sinne tulee myös hiljaisen, keskittymistä vaativan työn alueita, erikokoisia tapaamistiloja ja erillisiä huoneita, joita tarvitaan silloin, kun työhön kuuluu paljon puhelimessa puhumista”, sanoo arkkitehti Salla Itäaho HUS Tilakeskuksesta.

Toimistotiloja käyttävät lääkäreiden lisäksi esimerkiksi talouspäälliköt, tiedottajat ja muut hallinnollista työtä tekevät. Lääkärit tulevat tiloihin tekemään kliiniseen työhön liittyviä toimistotöitään, vaikkapa kirjoittamaan artikkeleita ja valmistelemaan luentoja.

Henkilöstö liikkuu tilasta toiseen

Vanhempi asiantuntija, arkkitehti Leena Aalto Työterveyslaitoksesta sanoo, että sosiaali- ja terveysalan työympäristöissä on meneillään iso muutos. Monitilatoimistojen yleistyminen on yksi osa muutosta.

Hänen mukaansa taustalla vaikuttaa lean-ajattelu. Se tarkoittaa työprosessien sujuvoittamista ja esimerkiksi hyvin vähän käytössä olevien työtilojen karsimista. Toimistotilojen lisäksi myös vastaanottotiloissa tapahtuu muutoksia. Tavoitteena on lyhentää potilaiden odotusaikoja, lisätä tilatehokkuutta ja pienentää sitä kautta kustannuksia.

Vastaanottotiloissa muutos voi näkyä tällaisena toimintatapana:

Periaatteena on, että lääkäriin tuleva potilas ei liiku tilasta toiseen, vaan henkilöstö liikkuu. Lääkäri kohtaa potilaan vastaanottohuoneessa ja siirtyy sitten niin sanottuun back office -tilaan eli taustatyötilaan. Siellä hän voi esimerkiksi sanella sairauskertomusta tai soittaa puheluja.

Hoitaja menee potilaan luokse vastaanottohuoneeseen keskustelemaan hoidosta tai lääkityksestä. Tarvittaessa myös sosiaalityöntekijä käy siellä tapaamassa potilasta.

Työn analyysi selvittää tilatarpeet

Leena Aallon mielestä monitilaympäristön suunnitteleminen sairaalaan on haastavampaa kuin tavalliseen toimistotyöympäristöön.

”Sairaalassa on niin monenlaisia yksikköjä ja monenlaisen työn tekijöitä. Sama peruskonsepti ei todellakaan istu joka sairaalaan. Suunnittelun perustaksi tarvitaan työn analyysiä”, Aalto sanoo.

Työn analyysi on sen selvittämistä, millaisia työn vaatimuksia ja tilatarpeita eri henkilöstöryhmillä on: Kuinka usein he työskentelevät toimistossa? Keiden kanssa he tekevät yhteistyötä? Kuuluuko työhön paljon tehtäviä, jotka vaativat keskittymisrauhaa?

Aalto kollegoineen oli tekemässä työn analyysia HUSin Siltasairaalan monitilatoimistoja varten. He selvittivät sairaalan tulevien käyttäjien tehtävänkuvia ja tarpeita haastattelemalla eri henkilöstöryhmiä ja pitämällä työpajoja.

”Teetimme selvityksen, jotta pystyisimme suunnittelemaan mahdollisimman käyttökelpoiset tilat, jotka auttavat henkilöstöämme tekemään hyvää työtä. Monitila-alueella pitää olla riittävästi erityyppisiä työskentely-ympäristöjä”, Salla Itäaho HUSista sanoo.

Joustavuutta, kohtaamisia, säästöjä

Salla Itäaho näkee monitilatoimistojen yleistymiseen sairaaloissa kolme pääsyytä:

Niillä haetaan ensinnäkin joustavuutta tilaratkaisuihin. Esimerkiksi Siltasairaalan monitilatoimistojen väliseinät sekä sähkö- ja ilmanvaihtoratkaisut on suunniteltu niin, että tiloja on tulevaisuudessa helppo muokata. Se on tarpeen, jos henkilöstömäärä ja toimintatavat muuttuvat.

Toiseksi tilaratkaisuilla halutaan tukea tiimityötä. ”Toreja” muistuttavat avoimet alueet, joissa keskustelu on sallittu, synnyttävät kohtaamisia ja tarjoavat esimerkiksi lääkäreille paikan, missä he voivat konsultoida toisiaan. Siltasairaalan toimistoihin on tarkoitus tehdä pieniä looseja, joita tietyn erikoisalan lääkärit voisivat ottaa tavakseen käyttää.

Kolmanneksi tavoitellaan tilojen tehokasta käyttöä ja säästöjä. Suunnittelussa on perusteltava jokainen neliö, joka rakennukseen piirretään.

Työrauha ja säilytystilat haasteena

Työterveyslaitoksen Leena Aallon mukaan monitilatoimistojen ”kriittiset pisteet” liittyvät yleensä työrauhaan ja säilytystilojen määrään.

Työrauhan turvaamiseksi tarvitaan sekä riittävä määrä hiljaisen työn tiloja että pelisääntöjen luomista. Tilojen käyttäjät siis sopivat yhdessä esimerkiksi siitä, missä tilassa saa jutella ja milloin on siirryttävä palaverihuoneeseen.

Salla Itäaho kertoo, että Siltasairaalan toimistoissa hälyä pyritään ehkäisemään yhteistyössä akustikon kanssa. Rakennusmateriaaleilla on väliä – toimistoon tulee esimerkiksi tekstiilimattoa, joka vaimentaa ääntä. Myös tilojen jakaminen erilaisen työskentelyn vyöhykkeisiin auttaa.

”Emme ole tekemässä avotoimistoa emmekä isoa hallia”, Itäaho huomauttaa.

HUSissakin suuntana on paperiton, sähköinen työskentely ja sitä kautta säilytystilojen tarpeen väheneminen. Siltasairaalan toimistoissa säilytyskalusteet tulevat olemaan joko kevyitä ja helposti liikuteltavia tai kiinteitä, ympäri aluetta sijoitettuja kalusteita, joista kukin saa käyttöönsä itselleen sopivan kaapin.

Keskeinen sijainti, hieno näkymä

Tarkoittaako monitilatoimistoihin siirtyminen sitä, että tulevaisuudessa lääkäreiden omat työhuoneet ovat muisto vain?

”Joillain Siltasairaalaan tulevilla lääkäreillä on ollut vanhassa sairaalarakennuksessa yhden, kahden tai kolmen hengen toimistohuone. Ne huoneet korvautuvat monitilaympäristöillä. Jonkin verran rakennetaan kuitenkin myös pienempiä yhden tai kahden hengen toimistohuoneita”, Salla Itäaho sanoo.

Hän uskoo, että Siltasairaalan monitilatoimistoista tulee sekä toimivat että viihtyisät. Ne sijoitetaan rakennuksessa keskeiselle paikalle, liikenteen solmukohtaan, jonne on helppo piipahtaa. Tiloista avautuu komea näköala Seurasaarenselälle.

Mukava kuulla, että Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä julkaistu juttumme Arvostus ja uudet tehtävät tuovat mielekkyyttä työuran loppuvuosiin herätti mielenkiintosi ja sai sinut pohtimaan rooliasi esimiehenä.

Se, että olet tarjonnut mahdollisuuksia osaamisen kehittämiseen pääsääntöisesti nuoremmille työntekijöille, ei yksistään tee sinusta huonoa esimiestä. Kysymyksestäsi eivät käy ilmi syyt, joiden vuoksi olet tarjonnut koulutusta useammin nuoremmille kuin varttuneille työntekijöille.

Esimiesten toimintaa ohjaavat yleensä organisaatiossa vallitseva kulttuuri ja toimintakäytännöt. Oletko tehnyt työpaikallasi havaintoja siitä, kuinka muut esimiehet toimivat näissä koulutuskysymyksissä?

Toisaalta kaikilla meillä on myös yksilöinä erilaisia ennakkoluuloja – myönteisiä ja kielteisiä – eri-ikäisiä työntekijöitä kohtaan. Näitä asenteitamme meidän on vaikea tiedostaa, mutta usein ne käyvät esille toiminnassamme ja käyttäytymisessämme.

Asenteiden taustalla voi olla väärää tietoa esimerkiksi siitä, että ikääntyessä työntekijöiden kyvyt ja kiinnostus uuden oppimiseen heikkenisivät ja motivaatio työtä ja sen kehittämistä kohtaan vähenisi.

Asenteiden ja toimintatapojen muutoksen käynnistymistä edistää se, että tunnistetaan ja tunnustetaan vallitsevat asenteet ja ymmärretään paremmin eri-ikäisten työntekijöiden vahvuudet.

Jos haluat lisää vinkkejä siihen, miten eri-ikäiset työntekijät voidaan ottaa työyhteisössä paremmin huomioon, kannattaa tutustua esimiehille suunnattuun ilmaiseen työurajohtamisen materiaalipakettiimme.

Seuraavien koulutustarjousten kohdalla sinulla on mahdollisuus pysähtyä ja pohtia, millaisia koulutustoiveita ja -tavoitteita tiimisi ikääntyvillä työntekijöillä on ja kannustaa heitä tarttumaan näihin tilaisuuksiin. Panostamalla ikääntyvien työntekijöiden osaamisen kehittämiseen voidaan ehkäistä osaamisen ”happanemisesta” johtuvaa työkyvyn heikkenemistä ja liian varhaista työuran päättymistä.