Monitilatoimistot tulevat myös sairaaloihin

Osallistu

Uusiin sairaaloihin rakennetaan monitilatoimistoja, joilla tavoitellaan joustavuutta, kohtaamisia ja tilatehokkuutta. Onko lääkärin oma työhuone tulevaisuudessa muisto vain?

Monitilatoimistossa on sekä avointa tilaa että vaihtoehtoisia työtiloja erilaisia työtehtäviä varten. Tällaisia toimistotiloja rakennetaan nyt myös sairaaloihin.

Esimerkiksi HUS Helsingin yliopistollisen sairaalan Meilahden kampukselle nousevaan Siltasairaalaan tulee kaksi monitilatoimistoa, joista suurempaan mahtuu työskentelemään 60–70 henkeä. Rakennus otetaan käyttöön vuoden 2023 alussa.

”Monitilatoimistoihin tulee alueita, joissa voi tavata kollegoja, keskustella ja juoda samalla kupin kahvia. Sinne tulee myös hiljaisen, keskittymistä vaativan työn alueita, erikokoisia tapaamistiloja ja erillisiä huoneita, joita tarvitaan silloin, kun työhön kuuluu paljon puhelimessa puhumista”, sanoo arkkitehti Salla Itäaho HUS Tilakeskuksesta.

Toimistotiloja käyttävät lääkäreiden lisäksi esimerkiksi talouspäälliköt, tiedottajat ja muut hallinnollista työtä tekevät. Lääkärit tulevat tiloihin tekemään kliiniseen työhön liittyviä toimistotöitään, vaikkapa kirjoittamaan artikkeleita ja valmistelemaan luentoja.

Henkilöstö liikkuu tilasta toiseen

Vanhempi asiantuntija, arkkitehti Leena Aalto Työterveyslaitoksesta sanoo, että sosiaali- ja terveysalan työympäristöissä on meneillään iso muutos. Monitilatoimistojen yleistyminen on yksi osa muutosta.

Hänen mukaansa taustalla vaikuttaa lean-ajattelu. Se tarkoittaa työprosessien sujuvoittamista ja esimerkiksi hyvin vähän käytössä olevien työtilojen karsimista. Toimistotilojen lisäksi myös vastaanottotiloissa tapahtuu muutoksia. Tavoitteena on lyhentää potilaiden odotusaikoja, lisätä tilatehokkuutta ja pienentää sitä kautta kustannuksia.

Vastaanottotiloissa muutos voi näkyä tällaisena toimintatapana:

Periaatteena on, että lääkäriin tuleva potilas ei liiku tilasta toiseen, vaan henkilöstö liikkuu. Lääkäri kohtaa potilaan vastaanottohuoneessa ja siirtyy sitten niin sanottuun back office -tilaan eli taustatyötilaan. Siellä hän voi esimerkiksi sanella sairauskertomusta tai soittaa puheluja.

Hoitaja menee potilaan luokse vastaanottohuoneeseen keskustelemaan hoidosta tai lääkityksestä. Tarvittaessa myös sosiaalityöntekijä käy siellä tapaamassa potilasta.

Työn analyysi selvittää tilatarpeet

Leena Aallon mielestä monitilaympäristön suunnitteleminen sairaalaan on haastavampaa kuin tavalliseen toimistotyöympäristöön.

”Sairaalassa on niin monenlaisia yksikköjä ja monenlaisen työn tekijöitä. Sama peruskonsepti ei todellakaan istu joka sairaalaan. Suunnittelun perustaksi tarvitaan työn analyysiä”, Aalto sanoo.

Työn analyysi on sen selvittämistä, millaisia työn vaatimuksia ja tilatarpeita eri henkilöstöryhmillä on: Kuinka usein he työskentelevät toimistossa? Keiden kanssa he tekevät yhteistyötä? Kuuluuko työhön paljon tehtäviä, jotka vaativat keskittymisrauhaa?

Aalto kollegoineen oli tekemässä työn analyysia HUSin Siltasairaalan monitilatoimistoja varten. He selvittivät sairaalan tulevien käyttäjien tehtävänkuvia ja tarpeita haastattelemalla eri henkilöstöryhmiä ja pitämällä työpajoja.

”Teetimme selvityksen, jotta pystyisimme suunnittelemaan mahdollisimman käyttökelpoiset tilat, jotka auttavat henkilöstöämme tekemään hyvää työtä. Monitila-alueella pitää olla riittävästi erityyppisiä työskentely-ympäristöjä”, Salla Itäaho HUSista sanoo.

Joustavuutta, kohtaamisia, säästöjä

Salla Itäaho näkee monitilatoimistojen yleistymiseen sairaaloissa kolme pääsyytä:

Niillä haetaan ensinnäkin joustavuutta tilaratkaisuihin. Esimerkiksi Siltasairaalan monitilatoimistojen väliseinät sekä sähkö- ja ilmanvaihtoratkaisut on suunniteltu niin, että tiloja on tulevaisuudessa helppo muokata. Se on tarpeen, jos henkilöstömäärä ja toimintatavat muuttuvat.

Toiseksi tilaratkaisuilla halutaan tukea tiimityötä. ”Toreja” muistuttavat avoimet alueet, joissa keskustelu on sallittu, synnyttävät kohtaamisia ja tarjoavat esimerkiksi lääkäreille paikan, missä he voivat konsultoida toisiaan. Siltasairaalan toimistoihin on tarkoitus tehdä pieniä looseja, joita tietyn erikoisalan lääkärit voisivat ottaa tavakseen käyttää.

Kolmanneksi tavoitellaan tilojen tehokasta käyttöä ja säästöjä. Suunnittelussa on perusteltava jokainen neliö, joka rakennukseen piirretään.

Työrauha ja säilytystilat haasteena

Työterveyslaitoksen Leena Aallon mukaan monitilatoimistojen ”kriittiset pisteet” liittyvät yleensä työrauhaan ja säilytystilojen määrään.

Työrauhan turvaamiseksi tarvitaan sekä riittävä määrä hiljaisen työn tiloja että pelisääntöjen luomista. Tilojen käyttäjät siis sopivat yhdessä esimerkiksi siitä, missä tilassa saa jutella ja milloin on siirryttävä palaverihuoneeseen.

Salla Itäaho kertoo, että Siltasairaalan toimistoissa hälyä pyritään ehkäisemään yhteistyössä akustikon kanssa. Rakennusmateriaaleilla on väliä – toimistoon tulee esimerkiksi tekstiilimattoa, joka vaimentaa ääntä. Myös tilojen jakaminen erilaisen työskentelyn vyöhykkeisiin auttaa.

”Emme ole tekemässä avotoimistoa emmekä isoa hallia”, Itäaho huomauttaa.

HUSissakin suuntana on paperiton, sähköinen työskentely ja sitä kautta säilytystilojen tarpeen väheneminen. Siltasairaalan toimistoissa säilytyskalusteet tulevat olemaan joko kevyitä ja helposti liikuteltavia tai kiinteitä, ympäri aluetta sijoitettuja kalusteita, joista kukin saa käyttöönsä itselleen sopivan kaapin.

Keskeinen sijainti, hieno näkymä

Tarkoittaako monitilatoimistoihin siirtyminen sitä, että tulevaisuudessa lääkäreiden omat työhuoneet ovat muisto vain?

”Joillain Siltasairaalaan tulevilla lääkäreillä on ollut vanhassa sairaalarakennuksessa yhden, kahden tai kolmen hengen toimistohuone. Ne huoneet korvautuvat monitilaympäristöillä. Jonkin verran rakennetaan kuitenkin myös pienempiä yhden tai kahden hengen toimistohuoneita”, Salla Itäaho sanoo.

Hän uskoo, että Siltasairaalan monitilatoimistoista tulee sekä toimivat että viihtyisät. Ne sijoitetaan rakennuksessa keskeiselle paikalle, liikenteen solmukohtaan, jonne on helppo piipahtaa. Tiloista avautuu komea näköala Seurasaarenselälle.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Aiheesta lisää:

Vanhempi asiantuntija, arkkitehti Leena Aalto Työterveyslaitoksesta toimii kouluttajana webinaarissa Terveydenhuollon työtilat kehittämisen kohteena. Koulutus järjestetään 11.3.2020. Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan!

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Työntekijät ovat valmiita venymään äärimmilleen, jos he uskovat, että organisaatiossa tuetaan heidän jaksamistaan ja työntekoaan, sanoo erityisasiantuntija Mervi Niemi Työterveyslaitoksesta.

Niemi kehittää sosiaali- ja terveysalan organisaatioissa resilienssiä, joka on kykyä kohdata erilaisia työelämän muutos- tai häiriötilanteita.

Koronavirusepidemian takia viranomaisille on lisätty valmiuslain mukaisia valtuuksia. Työaika- ja lomasäännöksistä voidaan poiketa muun muassa terveydenhuoltoalalla.

Canterburyn yliopisto Uudessa-Seelannissa on jo pitkään tutkinut resilienttejä organisaatioita. Yliopiston oppaassa Staffed or stuffed – creating resilience through your people käsitellään johtamista kriiseissä. Niemi kokosi oppaasta vinkit sote-organisaatioiden johdolle ja esimiehille:

Tue henkilöstöäsi kriisin aikana

  1. Tunnista tarpeet. Pitkiä työvuoroja ei jakseta tehdä ilman riittäviä taukoja ja tankkausta. Ovatko henkilöstöravintolat auki vai tuodaanko töihin omat eväät? Varmista riittävän pitkät lepoajat työvuorojen välillä. Kriisin pitkittyessä tarvitaan myös sosiaalista ja henkistä tukea.
  2. Huomioi yksilöiden erot. Jokainen reagoi kriisiin eri tavalla: toiset puhkuvat intoa ja auttamishalua, toiset lamaantuvat ja toimivat puoliteholla. Myös kotiolot, lapset tai iäkkäät isovanhemmat aiheuttavat huolta. Järjestä joustoja työtehtäviin ja työaikoihin, ennen kuin työntekijä jää sairauslomalle.
  3. Kuuntele ideoita. Työntekijät ovat oman työnsä asiantuntijoita. Kuuntele heidän ideoitaan työtehtävien nopeuttamiseksi ja järkevöittämiseksi.
  4. Anna vapautta. Jos tarvitaan nopeutta ja joustavuutta, vähennä byrokratiaa. Anna vastuuta ja vapautta tehtävien suorittamiseen, jakamiseen ja jopa muotoilemiseen. Stressiä ja työuupumusta koskevien tutkimusten mukaan mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön on voimavara, joka suojelee kuormitukselta.
  5. Jaa tietoa ja ota vastaan palautetta. Tieto lisää turvallisuuden tunnetta, joten tarjoa tietoa luotettavasti, rehellisesti ja säännöllisesti. Kuuntele henkilöstön palautetta herkällä korvalla. Kriisin aikana päätöksiä tehdään kiireessä ja vaillinaisen tiedon pohjalta, joten ole valmis muuttamaan päätöksiäsi.

Kriisin jälkeen otetaan opiksi ja toivutaan

  1. Kerää opit kriisin jälkeen. Arvioi yhdessä henkilöstön kanssa uusia käytäntöjä: mitä niistä kannattaa hyödyntää normaalioloissa? Käykää läpi myös ennakkosuunnitelmat: mikä niissä oli toimivaa ja mitä pitää korjata?
  2. Osoita arvostusta. Henkilöstö on venynyt äärimmilleen. Miten osoitat arvostusta? Kiitos on hyvä alku, mutta voit tehdä muutakin. Varaa aikaa kokemusten vaihdolle, sillä se on osa toipumisprosessia. Myös erilaiset tapahtumat voivat olla keino osoittaa kiitosta. Suurinta arvostusta osoittaa se, että johto huolehtii henkilöstönsä jaksamisesta kriisin jälkeenkin.
  3. Tue sopeutumista uuteen tilanteeseen. Maailma on muuttunut kriisin jälkeen. Ihmiset reagoivat siihen eri tavoin ja toipuvat eri tahdissa. Kotona kriisi voi jatkua eri syistä, joten työnantajalta ja esimieheltä vaaditaan joustavuutta vielä pitkään. Kannusta pitämään lomia ja joustovapaita. Mahdollista osa-aikainen työnteko, jos se on tarpeen.
  4. Älä vähättele. Kunnioita ihmisten erilaisia reaktioita ja ajatuksia. Johtajana olet varmasti vahva yksilö, ja osa vahvuuttasi on tukea niitä, jotka eivät kykene olemaan yhtä vahvoja.

Viilaa suunnitelmat kuntoon

  1. Laadi uudet suunnitelmat. Kriisin jälkeen on aika laatia entistä paremmat suunnitelmat seuraavien kriisien varalle. Kyseenalaista myös harjoittelun ja perehdytyksen rutiinit. Kun henkilöstö osallistuu suunnitelmien tekoon ja päivittämiseen, erilliset perehdytykset menettävät merkitystään. Henkilöstöltä saat myös käytännönläheisen näkökulman häiriötilanteisiin.
  2. Muista hyvinvoinnin näkökulma. Teknisten yksityiskohtien lisäksi suunnitelmissa pitää huomioida henkilöstön hyvinvointi. Mieti esimerkiksi, miten häiriötilanteissa seurataan henkilöstön jaksamista ja miten jaksamista tuetaan.
  3. Haasta omat suunnitelmasi. Onko kriittiset toiminnot varmistettu? Toimivatko suunnitelmat myös viikonloppuna ja keskiyöllä? Onko tiedonkulku turvattu? Ovatko vastuut ja tehtävät selkeitä?
  4. Viesti suunnitelmistasi. Mitä alemmille organisaatiotasoille mennään, sitä vähemmän ihmisillä on tietoa häiriötilanteisiin varautumisesta. Miten taklaat tämän ongelman? Varaa riittävästi aikaa harjoitteluun. Harjoittelu voi olla myös keskustelua ja harjoittelua mielikuvien avulla.

Mervi Niemi kertoo, että Työterveyslaitoksen ja Kuntaliiton yhteisellä Varautuminen ja jatkuvuuden hallinta sote-organisaatioissa -koulutuskiertueella syksyllä 2019 tehtiin skenaarioharjoituksia. Osallistujat olivat sote-alan ammattilaisia.

”Osallistujat arvioivat, että heidän organisaatioidensa ennakkosuunnitelmat toimivat parhaiten pandemiatilanteessa. Hyvä juttu, sillä niiden toimivuutta testataan parhaillaan.”

Koulutuskiertueella havaittiin myös, että häiriötilanteiden harjoitteluun ei ole varattu aikaa eivätkä hyvin laaditut suunnitelmat ole kaikkien tiedossa.

Häiriöt, keskeytykset ja tietotulva kuormittavat keskittymistä vaativassa aivotyössä. Samat asiat haittaavat nyt poikkeusoloissa etätyöntekijöiden ja kotikoululaisten työskentelyä saman katon alla.

Työntekoa voi järjestelyillä ja sopimuksilla helpottaa myös pienissä kodeissa, joissa jokaiselle ei ole omaa tilaa.

”Lapset ja nuoret tarvitsevat opettajien ja vanhempien tukea koulutyönsä sujumiseen, ja myös aikuiset tarvitsevat yhdessä sovittuja pelisääntöjä”, sanoo johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.

Aivotyötä ja kognitiivista ergonomiaa koskeva tutkimustieto auttaa tunnistamaan ja selättämään tilanteet, jotka kiristävät pinnaa kotitoimistossa. Kalakoski antaa seitsemän vinkkiä työrauhan turvaamiseksi:

1. Keskustelkaa ja järjestelkää

Jutelkaa perheen kesken siitä, mitä erilaiset työ- ja koulutehtävät vaativat, millaisia työskentelytiloja ja välineitä niissä tarvitaan. Onko kodissanne mahdollista järjestää oma paikka esimerkiksi hiljaiseen työskentelyyn, keskusteluun ja luottamuksellisten työasioiden käsittelyyn?

On hyvä tunnistaa, millaisia työtehtäviä päivään kuuluu ja miten ne kannattaa jaksottaa: Milloin ja kuinka pitkissä jaksoissa tekee keskittymistä vaativia tehtäviä? Millä keinoilla silloin voi pitää vireyttä yllä? Mitkä tehtävät onnistuvat pienessä hälyssäkin?

2. Aloittakaa päivä työmaakokouksella

Työn kehittämistä koskevissa tutkimuksissa korostuu, että pienillä, konkreettisilla käytännöillä on suuri merkitys.

Pitäkää kotona aamuisin työmaakokous, jossa käytte läpi päivän tilanteen. Sopikaa, miten rytmitätte keskittymisen ja keskustelun ajan niin, että työrauha säilyy. Ottakaa huomioon myös yhteistyön ja tuen tarve.

Kuka tekee tänään mitäkin, mihin aikaan ja missä? Kenet saa milloinkin keskeyttää? Vai voitteko sopia niin, että tiettyyn tilaan vetäytynyttä ei keskeytetä ja toinen perheenjäsen on sillä aikaa kotikoululaisen tukena?

3. Karsikaa turha häly pois

Hyvässä työympäristössä ei ole turhaa hälyä, näytölle pompsahtelevia kuvakkeita eikä muita huomiokaappareita. Karsikaa keskittymistä vaikeuttava häly minimiin työ- ja koulupäivän ajaksi. Voiko esimerkiksi television pitää kiinni ja puhelimet äänettömällä?

Järjestelkää työskentelypaikat ja tekeminen niin, ettei työpisteiden vieressä ole tarpeetonta kuljeskelua.

4. Pitäkää kokoukset ja puhelinkeskustelut lyhyinä

Tiivistäkää kokouksia ja asiakastapaamisia silloin, kun se on mahdollista. Verkkovälitteinen osallistuminen vaatii enemmän keskittymistä kuin kasvokkainen. Sopivan tiiviissä verkkokohtaamisessa keskittyminen ei ehdi herpaantua.

Kokousten väliin tarvitaan myös aikaa, jotta tilanteeseen ehtii valmistua ja sen ehtii paketoida ennen seuraavaa työtehtävää.

5. Esimiehet ja opettajat: tarjotkaa tukeanne

Jokaisen on hyvä muistaa, että muutostilanteet ja uuden toimintatavan opettelu vievät aikaa ja voimavaroja.

Johdon, esimiesten ja opettajien tukea tarvitaan tietotulvan suodattamiseen ja tehtävien asettamiseen tärkeysjärjestykseen. Uusi tilanne vie väistämättä aikaa eikä kaikkea entistä pystytä tekemään poikkeustilanteessa. Oman työn johtaminen on vaikeaa epäselvässä tilanteessa, jossa tiedot ja ohjeet päivittyvät jatkuvasti.

6. Pitäkää taukoja

Työpaikan pienet, luonnolliset tauot ja arkiliikunta jäävät kotioloissa helposti vähiin. Keho kaipaa liikettä, ja jatkuva istuminen on epäterveellistä.

Suuri osa kotitoimiston ja kotikoulun työtehtävistä on vaativaa ajatustyötä ja tiedolla työskentelyä, jotka edellyttävät riittävää vireystasoa. Sekin paranee liikkumalla ja pitämällä huolta lounas- ja välipalatauoista.

Päivään kannattaa sisällyttää myös useita mikrotaukoja, jotka nollaavat ajatukset ja nostavat vireystasoa: tee oman kuntotasosi mukaan muutama venytys, punnerrus tai kyykky – vaikka yhdessä koululaisen kanssa.

7. Uudet työtavat voivat myös innostaa

Poikkeustilanteen takia joudumme kaiken muun ohessa omaksumaan paljon uusia tietoja ja taitoja. Oppiminen ja työn kehittäminen vievät aikaa.

Toisaalta oppiminen, uuden ideointi ja yhdessä työskenteleminen ovat yleisimpiä työssä innostavia asioita. Siksi uusi tilanne voi myös vahvistaa voimavaroja, mikä keventää työskentelyä ja opiskelua.

Pitkällä ajalla poikkeustilanne antaa mahdollisuuden kehittää uusia toimintatapoja töiden ja opiskelun sujumiseen ja hyvinvoinnin vaalimiseen. Hyvät toimintatavat kannattaa viedä työpaikoille ja kouluihin sitten, kun palaamme taas normaaliin arkeen.

Pakon edessä olemme saaneet mahdollisuuden hypätä uudelle askeleelle työn kehittämisessä ja uuden oppimisessa.

Aivotyön haasteiden taklaamisessa keskitytään usein yksilön omiin mahdollisuuksiin ja toimiin arjen työssä. Esihenkilöllä on kuitenkin tärkeä rooli – vastaahan hän töiden sujumisesta ja sopivasta kuormituksesta laajemmin.

Esihenkilö saattaa pohtia, mikä on hänen roolinsa aivotyön tilan parantamisessa esimerkiksi itsenäisten asiantuntijoiden keskellä.

”Kyseessä ei ole mikromanageeraus, sillä esihenkilön tehtävänä on tukea asiantuntijan työtä. Ota paikkasi hyvään aivotyöhön herättelijänä ja pidä huolta siitä, että mietitte haasteita yhdessä”, johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta kannustaa.

”Ensin pitää selvittää, mitkä asiat aiheuttavat aivokuormaa. Sen jälkeen päästään ideoimaan ratkaisuja ja pelisääntöjä.”

Esihenkilön kannattaa antaa aikaa ja tukea yhteisten toimintatapojen kokeiluihin. Toimenpiteet on vastuutettava ja aikataulutettava. Niiden toteutumista pitää myös seurata. Esihenkilö voi kysyä, ovatko esimerkiksi häiriöt tai keskeytykset vähentyneet yhdessä sovituilla pelisäännöillä. Tärkeää on olla kiinnostunut arjen sujuvuudesta.

”Aivotyöasioita voi käsitellä myös perehdytyksessä. Silloin on hyvä tilaisuus kertoa työyhteisön aivotyön pelisäännöistä”, Kalakoski sanoo.

Kertarykäyksestä viikkosiivoukseen

Työn kehittäminen ja hyvän kognitiivisen ergonomian ylläpitäminen on vähän kuin siivoamista. Jos siivoaa vain kerran vuodessa, siihen menee järjettömästi aikaa. Kaaoksen keskellä eläminen on raskasta. Kun siivoaminen on viikoittaista ja pieniä hommia hoitaa vaikka päivittäin, yleisilme pysyy siistinä.

Myös kognitiivisesta ergonomiasta huolehtiminen on jatkuvaa työn siistimistä. Sille kannattaakin varata aikaa esimerkiksi jokaisesta tiimin palaverista viisiminuuttinen ja silloin tällöin vähän pidempi rupeama.

”Esihenkilö voi yhdessä tiiminsä kanssa päättää tietyt jatkuvat teemat, joita seurataan. Esimerkiksi häiriöiden vähentämisen voi aloittaa aivoriihellä, mutta sen jälkeen niitä vähennetään jokapäiväisessä työssä. Tiimipalaverissa voi kysyä joka viikko, mikä on tilanne häiriöiden kanssa”, sanoo asiantuntija Kirsi Luokkala Työterveyslaitoksesta.

Aivotyöasioiden edistämiseen tarvitaan myös apujoukkoja. Löytyykö tiimistä innokkaita työhyvinvoinnin edistäjiä, aivotyöagentteja, jotka voivat auttaa?

Hallitse myös omaa aivokuormaasi

Esihenkilön kannattaa pohtia myös omaa toimintaansa: Keskeytänkö muiden työn usein vai keräänkö asioita viikoittaiseen kokoukseen? Lähetänkö liikaa epäoleellista tietoa sähköpostitse vai tiivistänkö asiat esimerkiksi viikkokirjeen muodossa?

Kirsi Luokkala muistuttaa, että myös esihenkilöllä on oikeus sujuvaan aivotyöhön. Neuvotaanhan lentokoneessakin laittamaan happinaamari ensin itselleen ja auttamaan vasta sitten muita.

”Alaisilleen läsnä oleva esihenkilö haluaa mielellään antaa kuvan, että hänen ovensa on aina auki. Siitä huolimatta on täysin sallittua varata esimerkiksi kerran viikossa kalenteristaan aika, jolloin huoneen oven voi sulkea ja tehdä niitä asioita, jotka ovat tärkeitä mutta ei-kiireellisiä.”