Näin muutat sähköpostin aikasyöpöstä tehokkaaksi työvälineeksi

Osallistu
Sormet liikkuvat läppärin näppäimistöllä.

Selvitä, keitä asiasi koskee. Jäsentele tekstisi. Kerro, mitä toivot vastaanottajalta. Jokainen meistä voi vaikuttaa työyhteisönsä sähköpostien määrään ja laatuun.

Tehokkaasti käytettynä sähköposti on kätevä ja nopea viestintäväline. Monelle se on myös aikasyöppö: työviikosta iso osa saattaa kulua sähköpostin lukemiseen, perkaamiseen ja viesteihin vastaamiseen.

”Kun koulutamme asiantuntijoita ajanhallinnan kysymyksissä, esiin nousee sähköpostin kuormitusta aiheuttava luonne ja sähköpostin käyttöön liittyvien pelisääntöjen tarve”, kertoo Työterveyslaitoksen tutkija Kirsi Yli-Kaitala.

Yhteistä keskustelua ja ”etikettiä” koetaan tarvittavan muun muassa siihen, miten nopeasti sähköposteihin pitäisi vastata, mihin aikoihin viestejä on sopivaa lähettää tai voiko sähköpostin sulkea kokonaan silloin, kun tekee keskittymistä vaativaa työtä.

“Moni pohtii sitäkin, missä tilanteissa jokin muu viestinnän keino olisi sähköpostia parempi tapa hoitaa asia”, Yli-Kaitala sanoo.

Sähköposti ohjaa työpäivän kulkua

Työterveyslaitoksen valmennuksissa keskustelua on herättänyt myös sähköpostiviestien sisältö. Kirsi Yli-Kaitalan mielestä huomiota pitää kiinnittää ainakin viestien otsikkoon, selkeyteen, tyyliin ja siihen, miten viestejä lähetetään eteenpäin.

Yli-Kaitala ja vanhempi asiantuntija Minna Toivanen kouluttavat yhdessä työyhteisöjä ajanhallintaan. Heidän kehittämänsä Aika & fokus – ajanhallinnan verkkovalmennus palvelee erityisesti asiantuntijatyötä tekeviä, heidän esimiehiään ja organisaatioiden henkilöstön kehittäjiä.

Sähköposti on merkittävä keskeytysten aiheuttaja ja ohjaa vahvasti työpäivän kulkua. Tutkimusten mukaan sähköpostin intensiivinen käyttö lisää stressiä ja vaikeuttaa keskittymistä. Yli-Kaitala ja Toivanen suosittelevatkin, että sähköpostin käyttöön kiinnitetään huomiota sekä työryhmä- että työyhteisötasolla.

”Tapaan työssäni ihmisiä, jotka saavat päivittäin 200–500 sähköpostiviestiä, jotkut jopa vielä enemmän. Sellaista määrää on mahdotonta handlata yksin”, Toivanen sanoo.

Hänen mukaansa ihmisillä on erilaisia ”selviytymisstrategioita”. Jotkut deletoivat kaikki viestit ja luottavat siihen, että lähettäjä soittaa perään, jos asia on oikeasti tärkeä. Toiset perkaavat sähköpostia iltaisin, kun muut työt on tehty.

Tunnista sähköpostin aiheuttama kuormitus

Ensimmäinen askel pelisääntöjen tekemisessä on, että työyhteisö tunnistaa sähköpostin kuormittavan vaikutuksen. Aloite sääntöjen luomiseen voi tulla yhtä hyvin esimieheltä, työntekijältä kuin henkilöstöhallinnon edustajaltakin.

“Eräässä valmennusryhmässämme ollut esimies valtuutti muutaman henkilön valmistelemaan luonnoksen heidän työyhteisölleen sopivista pelisäännöistä. Keskustelua on helpompi jatkaa luonnoksen pohjalta”, Kirsi Yli-Kaitala sanoo.

Kun sähköpostin käytön pelisäännöt on sovittu, niistä pitää viestiä. Yhteiset säännöt tekevät selväksi, että työpaikalla suhtaudutaan aikaan kunnioittavasti.

Pelisääntöjen toteutumista tulee myös seurata. Yli-Kaitala uskoo ”omaseurannan” voimaan. Se tarkoittaa, että kukin säännöllisesti vertaa omaa sähköpostikäyttäytymistään etikettiin ja tekee korjausliikkeen, jos ote lipsahtaa. Sääntöihin voi myös nojata, jos kokee, että työyhteisön sähköpostikäyttäytyminen aiheuttaa ylimääräistä kuormitusta.

Ei vuodatuksia eikä tilityksiä

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden aiemmassa jutussa pureuduttiin siihen, mikä sähköpostin käytössä rassaa. Lukijat nostivat esiin muun muassa pitkät viestit, laajat jakelulistat ja asioiden vatvomisen.

Sähköposti sopii parhaiten selkeisiin ohjeistuksiin, aikatauluista sopimiseen ja pikaiseen ei-aroista asioista tiedottamiseen. Sähköpostitse kannattaa käsitellä lähinnä helppoja kysymyksiä, joihin on mahdollista vastata lyhyesti.

Sähköpostia voi hyödyntää myös oman tiimin me-hengen nostamiseen: viestitään positiivisia juttuja, kehuja tai vaikka terveisiä asiakkailta.

Vuodatuksiin ja tilityksiin sähköposti on huono väline – huolen tai ärtymyksen aiheet kannattaa kertoa kasvotusten. Sähköposti soveltuu kehnosti myös suurten tai negatiivisten, paljon tunteita herättävien uutisten kertomiseen.

 

Huomioi nämä asiat, kun lähetät sähköpostia:

  1. Jos et tiedä ketä asia koskee, ota selvää. Älä lähetä viestiä varmuuden vuoksi “kaikille”.
  2. Huolehdi, että jakelu ei ole liian laaja eikä liian suppea. Laajat jakelulistat eivät ole tehokkaita. Viesti on syytä lähettää niille, jotka tarvitsevat tiedon ja niille, joiden pitää tehdä asialle jotain.
  3. Otsikoi selkeästi. Otsikon pitää kertoa tarkasti, mitä viesti käsittelee, esimerkiksi Osastopalaveri 10.7.2018 on peruttu. Turhan epämääräisiä otsikoita ovat esimerkiksi Hei, Moi tai Kysymys.
  4. Mene suoraan asiaan. Kerro se heti viestin alussa. Jos asia on vastaanottajalle uusi, taustoita lyhyesti.
  5. Ota kantaa aikatauluun. Jos asiallasi on kiire ja odotat nopeaa vastausta, kerro se. Jos asiasi on todella kiireellinen, harkitse puhelimeen tarttumista. Kerro myös, jos asialla ei ole kiirettä. Kerro sekin, odotatko vastausta tiettyyn ajankohtaan mennessä. Määrittele tärkeys ja kiireellisyys sisällön ja organisaation kannalta.
  6. Yksilöi pyyntösi. Ota kantaa, mitä toimenpiteitä toivot ja keneltä niitä toivot. Tämä on erityisen tärkeää, jos viestilläsi on useita vastaanottajia. Kerro selkeästi, miksi lähetit viestin juuri heille. Jos viestisi on lähinnä tiedoksi etkä odota vastausta, kerro sekin.
  7. Jäsentele tekstisi. Käytä kappalejakoa, ranskalaisia viivoja tai numeroita varsinkin, jos viestisi on pitkänpuoleinen. Jäsentely auttaa saajaa hahmottamaan asian.
  8. Sisällytä yksi teema yhteen viestiin. Jos sinulla on useita teemoja, laadi useampi viesti.
  9. Mieti vaihtoehtoja sähköpostille. Pikapalaveri ja erilaiset ryhmäviestipalvelut ovat hyviä vaihtoehtoja. Älä kuitenkaan täytä työkavereittesi kalentereita palavereilla.
  10. Vältä kilometrin mittaisia viestejä, mutta myös liian tiivistä ilmaisua. Hoida tämä heti on tylysti sanottu. Pitkien ja polveilevien viestien lukeminen taas vie paljon vastaanottajan arvokasta aikaa.
  11. Älä lähetä viestejä, jotka sisältävät pelkkiä liitteitä tai linkkejä. Jos asiasi on viestin lähettämisen arvoinen, jaksat myös selkeästi ja lyhyesti tiivistää, mistä on kysymys ja mitä odotat vastaanottajalta.
  12. Lähetä sähköpostia työaikana. Älä mielellään viestittele ilta- tai yöaikaan tai viikonloppuisin, jos se ei ole varsinaista työaikaasi. Jos olet esimies ja lähetät viestejä tai vastaat viesteihin työajan ulkopuolella, tee selväksi, että et odota vastaavaa käytöstä muilta.

Huomioi nämä asiat, kun vastaanotat sähköpostia:

  1. Lue viestejä vain tiettyyn aikaan päivästä. Älä vilkuile sähköpostia pitkin päivää. Kaikissa töissä tämä ei toki ole mahdollista.
  2. Jos olet poissa, aseta poissaoloviesti. Kerro, miten lähettäjä saa asiansa eteenpäin. Kerro myös, jos asia etenee vasta palattuasi. Kerro sekin, milloin taas luet viestejäsi ja palaat asiaan.
  3. Vastaa riittävän nopeasti. Viesteihin on kohteliasta vastata. Voit myös kuitata viestin saaduksi ja kertoa, koska ehdit palata asiaan.
  4. Vastaa lähettäjälle, älä kaikille. Jos alkuperäisen viestin vastaanottajia on useita kymmeniä, kannattaa mahdolliset jatkokysymykset, tarkennukset tai hieno homma -toteamukset osoittaa vain viestin lähettäjälle. Valitse vastaanottajiksi ne, joita jatkokysymyksesi erityisesti koskee. Jos kysymys on tehtävänannosta usealle henkilölle, voit kuitata vastaamalla kaikille, että otat asian hoitaaksesi.
  5. Mieti ennen kuin edelleen lähetät saamasi viestin. Työasioita käsittelevien viestien eteenpäin lähettäminen oman organisaation sisällä on periaatteessa sallittua. Mieti kuitenkin hetki, ennen kuin lähetät työkaverilta saadun viestin eteenpäin. Viestien forwardointi saattaa aiheuttaa turhaa hämmennystä. Jos olet epävarma, pyydä ensin lupa.

Juttu perustuu Työterveyslaitoksen Fokus kateissa, aika palasina? Ajanhallinnasta asiantuntijatyössä -oppaaseen, Kirsi Yli-Kaitalan ja Minna Toivasen haastatteluun sekä Katleena Kortesuon kirjaan ”Tekstiä ruuudulla, Kirjoitamme verkkoon” (Infor, 2009). Kortesuon kirja on toiminut erityisesti vinkkien lähteenä.

Johanna Tjäder jokotai

Lisää tietoa:

Työterveyslaitoksen Aika & fokus – ajanhallinnan verkkovalmennus tukee asiantuntijatyöpaikkojen ja yksittäisten asiantuntijoiden ajanhallintaa. Valmennus tarjoaa ratkaisuja ajankäytön ongelmiin ja auttaa ymmärtämään työn aikarakenteita.

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Työpaikkakiusaaminen tarkoittaa toistuvaa, pitkään jatkuvaa ja systemaattista kielteistä kohtelua, loukkaamista, alistamista ja mitätöintiä. Noin viisi prosenttia suomalaisista työntekijöistä kokee tulleensa kiusatuksi viimeksi kuluneen vuoden aikana. Kiusaaja on useimmiten työtoveri, toiseksi yleisimmin lähiesimies.

”Kun kiusaaja on esimies, hänen valta-asemansa tekee tilanteesta erityisen vaikean. Asemansa takia esimies pystyy halutessaan hankaloittamaan jonkun työntekoa enemmän kuin kollega”, sanoo johtava konsultti Susanna Kalavainen Työterveyslaitoksesta.

”Myös asian puheeksi ottaminen on astetta vaikeampaa silloin, kun kokee esimiehensä käyttäytyvän epäasiallisesti.”

Kalavainen on tukenut ja valmentanut esimiehiä sekä auttanut työyhteisöjä konfliktitilanteiden ratkaisemisessa. Hän on asiantuntijana Työterveyslaitoksen Työpaikkakiusaamisen nollatoleranssi -verkkovalmennuksessa.

Ikävä päätös ei ole kiusaamista

Kiusaaminen voi ilmetä esimerkiksi mustamaalaamisena, työyhteisön ulkopuolelle sulkemisena, loukkaavana kommentointina tai tietojen pimittämisenä.

Huutamisen ja nimittelyn kaltainen käytös on helpompi tunnistaa kiusaamiseksi kuin työnteon hienovarainen vaikeuttaminen. Kiusaamista voi olla esimerkiksi se, että työntekijälle annetaan kohtuuttomia työtehtäviä tai aikatauluja.

”Toisaalta aika moni tunnistaa työssään, että aikataulut ja työmäärä ovat kohtuuttomia. Silti kyse ei ole kiusaamisesta, vaan koko työyhteisön tilanteesta tai ongelmista työn organisoinnissa”, Susanna Kalavainen huomauttaa.

Joskus työntekijä kokee kiusaamiseksi asiat, jotka kuuluvat esimiehen normaaliin työnjohto- eli direktio-oikeuteen. Esimiehellä on oikeus esimerkiksi jakaa tehtäviä ja huolehtia siitä, että työt sujuvat. Vaikka esimiehen päätös ei miellyttäisi työntekijää, se ei tee siitä kiusaamista.

Tavoitteena ratkaisujen löytäminen

Susanna Kalavainen suosittelee, että työntekoa ja yhteistyötä haittaavat asiat otettaisiin puheeksi mahdollisimman varhain – jo ennen kuin tarvitsee edes miettiä, ovatko ne kiusaamista vai eivät.

”Jos kokee esimiehensä käytöksen hankalaksi, häntä kannattaa lähestyä sillä ajatuksella, miten yhteistyön saisi sujumaan. Tavoitteena on siis ratkaisujen löytäminen.”

Kalavaisen mukaan on tärkeää, että esimies saa tiedon siitä, millainen käytös kuormittaa työntekijää. Esimiesten kyvyssä ottaa tämä tieto vastaan on eroja:

Toiset esimiehet havahtuvat ja miettivät omaa toimintaansa uudella tavalla. Taustalla voi olla väärinkäsityksiä tai huonoa viestintää. On ihan mahdollista, että esimies muuttaa johtamistapaansa niin, että se vastedes tukee työntekijää paremmin.

Joidenkin esimiesten voi olla vaikea tunnistaa itsessään työntekijän puheeksi ottamaa käyttäytymistä. He saattavat kieltää ongelman, vähätellä sitä tai selittää kaiken johtuvan vain työntekijästä.

Esimiehellä on yleensä esimies

Mitä sitten tehdä, jos esimies käyttäytyy epäasiallisesti, mutta keskustelu hänen kanssaan ei johda mihinkään?

Susanna Kalavainen neuvoo ottamaan selville, onko työpaikalla toimintamallia epäasiallisen käyttäytymisen selvittämiseen. Siinä on ohjeet asian eteenpäin viemiseen. Pääperiaate on, että jos asia ei etene oman esimiehen kanssa, mukaan otetaan esimiehen esimies. Silloinkin tavoitteena on ratkaisujen etsiminen.

”Pienellä työpaikalla esimiehellä ei välttämättä ole varsinaista esimiestä. Silloin tukea ja neuvoja voi pyytää vaikkapa työterveyshuollolta, luottamusmieheltä, työsuojelutehtävässä toimivalta tai omalta ammattiliitolta”, Kalavainen sanoo.

”Toimitusjohtajan esimies on yrityksen hallitus. Tiedän tapauksia, joissa hallituksen puheenjohtaja on käynnistänyt selvittelyn, joka koskee ylimmän johdon käyttäytymistä.”

Älä lykkää puuttumista

Susanna Kalavainen puhuu työpaikkakiusaamisen nollatoleranssin puolesta. Se tarkoittaa, että työpaikalla ei suvaita kiusaamista eikä minkäänlaista epäasiallista käyttäytymistä.

”Jos syntyy epäilys epäasiallisesta kohtelusta, se selvitetään toimintamallien mukaan. Kaikki ilmoitukset eivät osoittaudu kiusaamiseksi, mutta asioita ei saa jättää selvittämättä.”

Kalavainen on nähnyt, että huono käytös saa monesti jatkua liian pitkään. Siihen puuttumista lykätään esimerkiksi sillä perusteella, että työntekijät eivät tee ilmoituksia omilla nimillään. Samasta henkilöstä voi kuitenkin tulla useita ilmoituksia.

”Huolta saattaa herättää sekin, että tietyn esimiehen alaisuudesta hakeudutaan jatkuvasti pois. Kyllä johdolle silloin syntyy velvollisuus lähteä katsomaan, mistä on kysymys ja pitäisikö asialle tehdä jotain. Se on vastuun ottamista, ei vakoilemista tai salapoliisintyötä.”

Työpaikan kulttuuri kuntoon

Susanna Kalavainen oli mukana Sopuisa-tutkimushankkeessa, jossa selvitettiin työpaikan toimintakulttuurin ja kiusaamisen yhteyksiä.

Hanke vahvisti sitä käsitystä, että esimiehet tarvitsevat työkaluja ja koulutusta kiusaamisen vähentämiseksi työpaikalla. Työterveyslaitoksen Työpaikkakiusaamisen nollatolerenssi -verkkovalmennus on yksi keino kehittää esimiesten osaamista.

”Kun esimiehet saavat tietoa ja työkaluja, he näkevät ilmiön kokonaisvaltaisemmin. Kyse on paljolti ennaltaehkäisystä, työpaikan kulttuurista ja siitä, että asiat selvitetään viivyttelemättä.”

Kalavaisen mukaan valtaosa esimiehistä pyrkii tekemään työnsä hyvin. Aina siihen ei ole riittävästi aikaa tai resursseja, eikä se onnistu niin hyvin kuin itse haluaisi. Työpaikkakiusaaminenkaan ei ole vain yksittäisen esimiehen pulma – ei edes silloin, jos häntä itseään syytetään kiusaamisesta.

Työterveyshuollon toiminta ja sen suunnittelu perustuvat työpaikan tarpeisiin. Työterveyshuollon ammattilaisten tekemässä työpaikkaselvityksessä arvioidaan, millaisia terveysvaaroja, kuormitustekijöitä ja voimavaroja työpaikalla on.

Työpaikkaselvitystä voidaan tarpeen mukaan täydentää suunnatulla työpaikkaselvityksellä, jossa on mahdollisuus perehtyä tarkemmin tiettyihin työpaikan kuormitus- tai vaaratekijöihin, kuten esimerkiksi fyysisiin tai psykososiaalisiin kuormitustekijöihin.

Muun muassa työterveyspalveluja tarjoava Terveystalo kehittää toimialakohtaista, suunnattua työpaikkaselvitystä. Sähköinen työpaikkaselvitys sisältää pian mahdollisuuden esitietokyselyyn, joka on räätälöity sosiaali- ja terveysalan työpaikoille.

Terveystalo järjestää työfysioterapeuteilleen täydennyskoulutusta suunnatun selvityksen tekoon ja hoitotyön ergonomiaan. Täydennyskoulutuksessa hyödynnetään Työterveyslaitoksen Potilassiirtojen Ergonomiakortti® -koulutusta.

Sähköinen työkalu sujuvoittaa työtä

Terveystalolla toimialakohtaista, suunnattua työpaikkaselvitystä ovat ideoineet ja kehittäneet työfysioterapeutti Minna Toikka Terveystalon Pasilan toimipisteestä Helsingistä ja Terveystalon johtava työfysioterapeutti Anna Gustafsson.

Terveystalossa siirryttiin noin vuosi sitten käyttämään sähköistä työpaikkaselvitystyökalua. Nykyisin kaikki työpaikkaselvitykset pyritään aloittamaan sähköisellä esitietokyselyllä, jota seuraa normaali työpaikkakäynti.

”Sähköinen työkalu yhtenäistää ja sujuvoittaa työpaikkaselvityksen tekemistä aina esikyselystä terveydellisen merkityksen arviointiin ja toimenpidesuosituksiin asti”, Toikka kertoo.

”Näin tässä sellaisen potentiaalin, että samalla kun siirrymme sähköiseen esitietokyselyyn, syntyy hyvä tilaisuus eriyttää toimialakohtainen kysely. Niinpä lähdimme kokeilemaan asiaa hoitoalalla, jolla tuki- ja liikuntaelinsairauksista johtuvia poissaoloja on tyypillisesti paljon.”

Apua työfysioterapeutin työhön

Käynnistyneeseen pilottikokeiluun osallistuu 15 työfysioterapeuttia Terveystalosta. Työfysioterapeutit käyvät Työterveyslaitoksen Potilassiirtojen Ergonomiakortti®-koulutuksen, johon on sisällytetty osio nyt ideoidusta toimialakohtaisesta työpaikkaselvityksestä.

Työterveyslaitos on lisäksi tuottanut koulutuksen tueksi työterveyshuollolle suunnattua materiaalia fyysisten kuormitustekijöiden tunnistamisesta ja terveydellisen merkityksen arvioinnista. Hyvä toimialatuntemus on tärkeää ja auttaa selvityksen tekemisessä.

Sähköisen esitietokyselyn avulla saadaan paljon oleellista perustietoa työpaikasta, toimintatavoista ja kuormitustekijöistä ennen varsinaista käyntiä. Siten työfysioterapeutti pystyy valmistautumaan itse käyntiin paremmin. Samalla työpaikka orientoituu tulevaan työpaikkakäyntiin.

Esitietokyselyn yhteydessä selvitetään muun muassa, millaisten potilaiden kanssa työntekijät työskentelevät, millaista ergonomiaopastusta työntekijät ovat saaneet ja millaisia apuvälineitä työpaikalla on käytössä.

”Esikyselyyn liittyvän apuvälinekartoituksen myötä työpaikka tulee samalla selvittäneeksi, mitä apuvälineitä työpaikalla on käytössä. Voi olla, että joitain apuvälineitä on unohtunut varaston perukoille käyttämättöminä”, Minna Toikka huomauttaa.

Ergonomia-asiat näkyviksi

Työpaikkojen välillä on isoja eroja ergonomisten ratkaisujen suunnittelussa ja toteuttamisessa. On työpaikkoja, joilla ei välttämättä ole järjestelmällistä toimintamallia fyysisten kuormitustekijöiden kartoittamiseen. Saatetaan myös ajatella, että hoitoalan kuuluukin olla raskasta.

Toisaalta on paljon työpaikkoja, joilla riskejä arvioidaan säännöllisesti ja ergonomiaratkaisut ja -käytännöt on viety pitkälle.

Esitietokysely on räätälöitävissä kunkin työpaikan tarpeisiin. Kysymyksiä voi esimerkiksi lisätä tai poistaa sen mukaan, mitä työpaikasta jo tiedetään. Työpaikkaselvityksessä esiin nousevat tulokset, suositukset ja raporttipohjat löytyvät myös työkalusta valmiina ehdotuksina, joita asiantuntija voi sitten itse muokata tarpeen mukaan.

Minna Toikka kertoo, että sähköistetyn työpaikkaselvitysprosessin avulla tehdään näkyväksi työpaikan ergonomiaan vaikuttavat tekijät. Esimiehille lähtee työpaikan taustatietoja kartoittava kysely, jossa kysytään muun muassa riskienhallinnasta ja apuvälinesaatavuudesta.

”Potilaat luokitellaan toimintakyvyn ja avuntarpeen mukaan, mikä auttaa asiantuntijaa arvioimaan, onko työpaikan apuvälineistö riittävällä tasolla. Työntekijät vastaavat puolestaan konkreettisiin, työn suorittamista ja työssä kuormittumista koskeviin kysymyksiin.”

”Halusin helpottaa omaa työtäni”

”Lähdin alun perin ehdottamaan toimialakohtaisen suunnatun selvityksen luomista, koska halusin helpottaa omaa työtäni. Tästä onneksi innostuttiin laajemminkin, ja pian minulla on käytössä työkalu, jolla voin luottaa saavani kaiken olennaisen tiedon työpaikasta ennen käyntiä”, Minna Toikka sanoo.

Hänen mielestään jo sähköisyys itsessään helpottaa työtä. Samalla raportointi helpottuu systemaattisen rakenteen ansioista.

Toikka uskoo, että kyselystä on erityistä hyötyä sellaisille kollegoille, jotka ovat harvemmin tekemisissä hoitoalan kanssa. Esikysely tavallaan osoittaa heille työpaikkakäynnillä tarvittavat lisäkysymykset, joilla he saavat oikean tiedon kuormituksesta.

”Työkalun avulla meidän on mahdollista entistä luotettavammin löytää juuri ne tekijät, jotka kyseisellä työpaikalla aiheuttavat fyysistä kuormittumista ja siitä aiheutuvia riskejä. Sitten voimme pureutua juuri näihin tekijöihin itse käynnillä.”

Enemmän irti työpaikkaselvityksestä

Hoitoalalle tehtävien työpaikkaselvitysten mukaan alan tyypillisiä haasteita ovat vuorotyö ja vaihtelevat asiakastilanteet. Kaikki työntekijät eivät ole koskaan yhtä aikaa paikalla, ja helposti työfysioterapeutin työ keskittyy käynneillä liian yksityiskohtaiseen neuvontaan.

Työfysioterapeutilta saatetaan kipeästi kaivata ratkaisuja yksittäisten hankalien tilanteiden ratkaisuun, mutta jos kokonaisuus ja kuormituksen taustalla olevat tekijät jäävät pimentoon, on olemassa riski, että ongelmat työpaikalla edelleen jatkuvat.

”Tavoitteemme on saada enemmän irti siitä ajasta, joka työpaikkaselvitykseen on käytettävissä koko työyhteisön näkökulmasta. Sähköinen esitietokysely myös osaltaan ohjaa työfysioterapeuttia valitsemaan oikeansuuntaisia suosituksia työnantajalle”, Minna Toikka sanoo.

Kohti kannattavampia investointeja

Minna Toikan mukaan työnantajan haasteena on usein löytää aidosti tehokkaat ja kustannusvaikuttavat toimenpiteet työkuormituksen vähentämiseksi. Päätöksiä tehdään ehkä puutteellisilla tiedoilla ja investoinnit ovat ymmärrettävästi varovaisia.

”Kuitenkin tiedetään, että lyhyillä interventioilla ei ole pitkäaikaista vaikutusta kuormituksen vähenemiseen hoitoalalla. Välittömiä seurauksia toiminnan kehittämisestä ei myöskään synny heti. Sairauspoissaolot eivät esimerkiksi useinkaan vähene saman tien vaikkapa seuraavan puolivuotiskauden aikana.”

Toikka uskoo, että tämä voi olla yksi tekijä, joka jarruttaa investointeja esimerkiksi koulutukseen ja apuvälineisiin. Sähköisen työkalun etuna on, että se on osa työterveyshuollon perustoimintaa eikä maksa työnantajalle ekstraa.

”Ja kun tarkan kartoituksen myötä toimenpiteet osataan kohdistaa täsmällisemmin oikeisiin asioihin, tulee jatkotoimenpiteistäkin kustannusvaikuttavampia.”

Sähköinen työkalu helpottaa myös seurantaa. Kun samalle työpaikalle tehdään seuraava työpaikkaselvitys, nähdään suoraan, millaisia suosituksia edellisellä kerralla on annettu ja mitä ongelmakohdille on tehty.

Urapolku etenee tyypillisesti asiantuntijatehtävissä, esimiestehtävissä tai esimerkiksi projektiuralla. Työura käynnistyy yleensä asiantuntijatehtävissä, mutta myöhemmin voi tulla eteen kuvaamasi tilanne, jossa sinua kysytään esimieheksi.

Siinä on hyvä punnita omaa haluaan esimies- ja johtotehtäviin. Esimies on vastuussa oman tiiminsä johtamisesta suhteessa koko organisaation päämäärään.

Johtamistutkija Henry Mintzbergin mukaan esimiestyöhön liittyy kymmenen erilaista roolia, jotka liittyvät ihmissuhteisiin, tiedonkulkuun ja päätöksentekoon:

Ihmissuhderoolit

  • Keulakuva ja symbolinen edustaja
  • Ihmisten johtaja ja valmentaja, innostaja ja tiennäyttäjä
  • Yhdyshenkilö ja verkostojen rakentaja, suhteiden luoja

Tiedonkulkuroolit

  • Tiedon etsijä ja hankkija, valikoija ja analysoija
  • Sisäinen tiedottaja, tiedon välittäjä ja tulkitsija
  • Ulkoinen tiedottaja, puolestapuhuja ja ”myyjä”

Päätöksentekoroolit

  • Yrittäjä, kehittäjä, käynnistäjä ja innovaattori
  • Häiriöiden ja poikkeamien tunnistaja ja korjaaja
  • Resurssien käytön suunnittelija ja jakaja
  • Neuvottelija ja ratkaisujen sovittelija, vastuun ottaja

Sinun on hyvä miettiä omaa motivaatiotasi. Mitä työssä pitää olla, että se on sinulle mielekästä? Mistä asioista innostut?

Voit tutkiskella omaa työhön liittyvää rooliasi esimerkiksi Myers-Briggs-tyyppi-indikaattorin tai Edgar Scheinin ura-ankkurien avulla. Schein on määritellyt kahdeksan suhteellisen pysyvää ja arvoihin perustuvaa ura-ankkuria, jotka ohjaavat meitä työelämässä:

  1. Asiantuntijuus
  2. Johtajuus
  3. Itsenäisyys
  4. Turvallisuus/pysyvyys
  5. Yrittäjyys/luovuus
  6. Palvelu/omistautuminen
  7. Haasteet
  8. Elämäntyyli

Nämä voivat auttaa, kun mietit, mitä työssäsi tulee olla.

Olet nähnyt työelämässä erilaisia esimiehiä ja johtamistilanteita. Mieti omalta kannaltasi, millainen esimies haluaisit olla ja haluaisitko ylipäätään tehdä sellaista työtä.

Esimiestyö vie aikaa ja loitontaa sinut asiantuntijuudestasi. Tilalle tulee paljon päätöksenteko-, vuorovaikutus- ja sidosryhmätehtäviä. Et voi olla enää se oman alasi huippuosaaja, vaan sinun täytyy yhä enemmän luottaa tiimisi asiantuntijuuteen ja antaa tiimiläisille mahdollisuus onnistua työssään.

Omasta tiimistä esimieheksi nousemisessa on omat haasteensa. Kollegat eivät enää olekaan vertaisia eivätkä ehkä ystäviäkään, vaan esimies on organisaation edustajana työnjohdollisessa vastuussa suhteessa heihin.

Organisaatio voi tarvita nopeasti uuden esimiehen, mutta valinta kannattaa kuitenkin tehdä harkiten. Kaikista ei todellakaan ole esimieheksi – sellaisessa muutoksessa voidaan saada huono johtaja ja menettää hyvä asiantuntija. Mutta urapäätöksen tekee lopulta aina yksilö itse.