Näin muutat sähköpostin aikasyöpöstä tehokkaaksi työvälineeksi

Osallistu
Sormet liikkuvat läppärin näppäimistöllä.

Selvitä, keitä asiasi koskee. Jäsentele tekstisi. Kerro, mitä toivot vastaanottajalta. Jokainen meistä voi vaikuttaa työyhteisönsä sähköpostien määrään ja laatuun.

Tehokkaasti käytettynä sähköposti on kätevä ja nopea viestintäväline. Monelle se on myös aikasyöppö: työviikosta iso osa saattaa kulua sähköpostin lukemiseen, perkaamiseen ja viesteihin vastaamiseen.

”Kun koulutamme asiantuntijoita ajanhallinnan kysymyksissä, esiin nousee sähköpostin kuormitusta aiheuttava luonne ja sähköpostin käyttöön liittyvien pelisääntöjen tarve”, kertoo Työterveyslaitoksen tutkija Kirsi Yli-Kaitala.

Yhteistä keskustelua ja ”etikettiä” koetaan tarvittavan muun muassa siihen, miten nopeasti sähköposteihin pitäisi vastata, mihin aikoihin viestejä on sopivaa lähettää tai voiko sähköpostin sulkea kokonaan silloin, kun tekee keskittymistä vaativaa työtä.

“Moni pohtii sitäkin, missä tilanteissa jokin muu viestinnän keino olisi sähköpostia parempi tapa hoitaa asia”, Yli-Kaitala sanoo.

Sähköposti ohjaa työpäivän kulkua

Työterveyslaitoksen valmennuksissa keskustelua on herättänyt myös sähköpostiviestien sisältö. Kirsi Yli-Kaitalan mielestä huomiota pitää kiinnittää ainakin viestien otsikkoon, selkeyteen, tyyliin ja siihen, miten viestejä lähetetään eteenpäin.

Yli-Kaitala ja vanhempi asiantuntija Minna Toivanen kouluttavat yhdessä työyhteisöjä ajanhallintaan. Heidän kehittämänsä Aika & fokus – ajanhallinnan verkkovalmennus palvelee erityisesti asiantuntijatyötä tekeviä, heidän esimiehiään ja organisaatioiden henkilöstön kehittäjiä.

Sähköposti on merkittävä keskeytysten aiheuttaja ja ohjaa vahvasti työpäivän kulkua. Tutkimusten mukaan sähköpostin intensiivinen käyttö lisää stressiä ja vaikeuttaa keskittymistä. Yli-Kaitala ja Toivanen suosittelevatkin, että sähköpostin käyttöön kiinnitetään huomiota sekä työryhmä- että työyhteisötasolla.

”Tapaan työssäni ihmisiä, jotka saavat päivittäin 200–500 sähköpostiviestiä, jotkut jopa vielä enemmän. Sellaista määrää on mahdotonta handlata yksin”, Toivanen sanoo.

Hänen mukaansa ihmisillä on erilaisia ”selviytymisstrategioita”. Jotkut deletoivat kaikki viestit ja luottavat siihen, että lähettäjä soittaa perään, jos asia on oikeasti tärkeä. Toiset perkaavat sähköpostia iltaisin, kun muut työt on tehty.

Tunnista sähköpostin aiheuttama kuormitus

Ensimmäinen askel pelisääntöjen tekemisessä on, että työyhteisö tunnistaa sähköpostin kuormittavan vaikutuksen. Aloite sääntöjen luomiseen voi tulla yhtä hyvin esimieheltä, työntekijältä kuin henkilöstöhallinnon edustajaltakin.

“Eräässä valmennusryhmässämme ollut esimies valtuutti muutaman henkilön valmistelemaan luonnoksen heidän työyhteisölleen sopivista pelisäännöistä. Keskustelua on helpompi jatkaa luonnoksen pohjalta”, Kirsi Yli-Kaitala sanoo.

Kun sähköpostin käytön pelisäännöt on sovittu, niistä pitää viestiä. Yhteiset säännöt tekevät selväksi, että työpaikalla suhtaudutaan aikaan kunnioittavasti.

Pelisääntöjen toteutumista tulee myös seurata. Yli-Kaitala uskoo ”omaseurannan” voimaan. Se tarkoittaa, että kukin säännöllisesti vertaa omaa sähköpostikäyttäytymistään etikettiin ja tekee korjausliikkeen, jos ote lipsahtaa. Sääntöihin voi myös nojata, jos kokee, että työyhteisön sähköpostikäyttäytyminen aiheuttaa ylimääräistä kuormitusta.

Ei vuodatuksia eikä tilityksiä

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden aiemmassa jutussa pureuduttiin siihen, mikä sähköpostin käytössä rassaa. Lukijat nostivat esiin muun muassa pitkät viestit, laajat jakelulistat ja asioiden vatvomisen.

Sähköposti sopii parhaiten selkeisiin ohjeistuksiin, aikatauluista sopimiseen ja pikaiseen ei-aroista asioista tiedottamiseen. Sähköpostitse kannattaa käsitellä lähinnä helppoja kysymyksiä, joihin on mahdollista vastata lyhyesti.

Sähköpostia voi hyödyntää myös oman tiimin me-hengen nostamiseen: viestitään positiivisia juttuja, kehuja tai vaikka terveisiä asiakkailta.

Vuodatuksiin ja tilityksiin sähköposti on huono väline – huolen tai ärtymyksen aiheet kannattaa kertoa kasvotusten. Sähköposti soveltuu kehnosti myös suurten tai negatiivisten, paljon tunteita herättävien uutisten kertomiseen.

 

Huomioi nämä asiat, kun lähetät sähköpostia:

  1. Jos et tiedä ketä asia koskee, ota selvää. Älä lähetä viestiä varmuuden vuoksi “kaikille”.
  2. Huolehdi, että jakelu ei ole liian laaja eikä liian suppea. Laajat jakelulistat eivät ole tehokkaita. Viesti on syytä lähettää niille, jotka tarvitsevat tiedon ja niille, joiden pitää tehdä asialle jotain.
  3. Otsikoi selkeästi. Otsikon pitää kertoa tarkasti, mitä viesti käsittelee, esimerkiksi Osastopalaveri 10.7.2018 on peruttu. Turhan epämääräisiä otsikoita ovat esimerkiksi Hei, Moi tai Kysymys.
  4. Mene suoraan asiaan. Kerro se heti viestin alussa. Jos asia on vastaanottajalle uusi, taustoita lyhyesti.
  5. Ota kantaa aikatauluun. Jos asiallasi on kiire ja odotat nopeaa vastausta, kerro se. Jos asiasi on todella kiireellinen, harkitse puhelimeen tarttumista. Kerro myös, jos asialla ei ole kiirettä. Kerro sekin, odotatko vastausta tiettyyn ajankohtaan mennessä. Määrittele tärkeys ja kiireellisyys sisällön ja organisaation kannalta.
  6. Yksilöi pyyntösi. Ota kantaa, mitä toimenpiteitä toivot ja keneltä niitä toivot. Tämä on erityisen tärkeää, jos viestilläsi on useita vastaanottajia. Kerro selkeästi, miksi lähetit viestin juuri heille. Jos viestisi on lähinnä tiedoksi etkä odota vastausta, kerro sekin.
  7. Jäsentele tekstisi. Käytä kappalejakoa, ranskalaisia viivoja tai numeroita varsinkin, jos viestisi on pitkänpuoleinen. Jäsentely auttaa saajaa hahmottamaan asian.
  8. Sisällytä yksi teema yhteen viestiin. Jos sinulla on useita teemoja, laadi useampi viesti.
  9. Mieti vaihtoehtoja sähköpostille. Pikapalaveri ja erilaiset ryhmäviestipalvelut ovat hyviä vaihtoehtoja. Älä kuitenkaan täytä työkavereittesi kalentereita palavereilla.
  10. Vältä kilometrin mittaisia viestejä, mutta myös liian tiivistä ilmaisua. Hoida tämä heti on tylysti sanottu. Pitkien ja polveilevien viestien lukeminen taas vie paljon vastaanottajan arvokasta aikaa.
  11. Älä lähetä viestejä, jotka sisältävät pelkkiä liitteitä tai linkkejä. Jos asiasi on viestin lähettämisen arvoinen, jaksat myös selkeästi ja lyhyesti tiivistää, mistä on kysymys ja mitä odotat vastaanottajalta.
  12. Lähetä sähköpostia työaikana. Älä mielellään viestittele ilta- tai yöaikaan tai viikonloppuisin, jos se ei ole varsinaista työaikaasi. Jos olet esimies ja lähetät viestejä tai vastaat viesteihin työajan ulkopuolella, tee selväksi, että et odota vastaavaa käytöstä muilta.

Huomioi nämä asiat, kun vastaanotat sähköpostia:

  1. Lue viestejä vain tiettyyn aikaan päivästä. Älä vilkuile sähköpostia pitkin päivää. Kaikissa töissä tämä ei toki ole mahdollista.
  2. Jos olet poissa, aseta poissaoloviesti. Kerro, miten lähettäjä saa asiansa eteenpäin. Kerro myös, jos asia etenee vasta palattuasi. Kerro sekin, milloin taas luet viestejäsi ja palaat asiaan.
  3. Vastaa riittävän nopeasti. Viesteihin on kohteliasta vastata. Voit myös kuitata viestin saaduksi ja kertoa, koska ehdit palata asiaan.
  4. Vastaa lähettäjälle, älä kaikille. Jos alkuperäisen viestin vastaanottajia on useita kymmeniä, kannattaa mahdolliset jatkokysymykset, tarkennukset tai hieno homma -toteamukset osoittaa vain viestin lähettäjälle. Valitse vastaanottajiksi ne, joita jatkokysymyksesi erityisesti koskee. Jos kysymys on tehtävänannosta usealle henkilölle, voit kuitata vastaamalla kaikille, että otat asian hoitaaksesi.
  5. Mieti ennen kuin edelleen lähetät saamasi viestin. Työasioita käsittelevien viestien eteenpäin lähettäminen oman organisaation sisällä on periaatteessa sallittua. Mieti kuitenkin hetki, ennen kuin lähetät työkaverilta saadun viestin eteenpäin. Viestien forwardointi saattaa aiheuttaa turhaa hämmennystä. Jos olet epävarma, pyydä ensin lupa.

Juttu perustuu Työterveyslaitoksen Fokus kateissa, aika palasina? Ajanhallinnasta asiantuntijatyössä -oppaaseen, Kirsi Yli-Kaitalan ja Minna Toivasen haastatteluun sekä Katleena Kortesuon kirjaan “Tekstiä ruuudulla, Kirjoitamme verkkoon” (Infor, 2009). Kortesuon kirja on toiminut erityisesti vinkkien lähteenä.

Johanna Tjäder jokotai

Lisää tietoa:

Työterveyslaitoksen Aika & fokus – ajanhallinnan verkkovalmennus tukee asiantuntijatyöpaikkojen ja yksittäisten asiantuntijoiden ajanhallintaa. Valmennus tarjoaa ratkaisuja ajankäytön ongelmiin ja auttaa ymmärtämään työn aikarakenteita.

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Työuupumus on ilmiö, josta puhutaan hyvin vahvoin äänenpainoin. Siihen liittyviä käsityksiä ja uskomuksia voidaan heitellä tosiasioina, vaikkei itsellä olisi oikeasta työuupumuksesta kokemusta tai tietoa, sanoo tutkimusprofessori Jari Hakanen Työterveyslaitoksesta.

Työuupumus on pitkittyneen työstressin seurauksena kehittyvä häiriö, jossa ihmisen psyykkiset voimavarat ehtyvät.

Hakanen on tutkinut työuupumusta yli 20 vuotta muun muassa opettajilla, hammaslääkäreillä ja Arvo Ylpön 1960-luvun alussa tutkimilla lapsilla, kun heistä oli tullut seniori-ikäisiä työntekijöitä. Viimeksi hän tutki työuupumusta 34 kunnan henkilöstössä. Hakanen on tehnyt työuupumuksesta myös väitöstutkimuksensa.

Hakanen ottaa kantaa työuupumukseen liittyviin myytteihin, jotka hänen mukaansa pulpahtelevat esiin vuodesta toiseen:

1. Intohimo työhön aiheuttaa työuupumuksen

Käsitys intohimosta työuupumuksen aiheuttajana voi olla peräisin professori Ayala Pinesin 1970-luvulla kirjoittamasta ajatuksesta: In order to burn out a person needs to have been on fire at one time. Uupuakseen ihmisen on siis pitänyt ensin olla liekeissä.

Siinä on tietty järki, mutta ajatus uupumiseen johtavasta mekanismista on otettu vastaan itsestäänselvyytenä, kyseenalaistamatta.

Viime vuonna julkaistiin minun ja kahden hollantilaisen kollegani seurantatutkimus suomalaisista hammaslääkäreistä. Sen mukaan työn imun kokeminen ennustaa pitkällä aikavälillä vähäisempää työuupumusriskiä.

Työn imu tarkoittaa myönteistä tunne- ja motivaatiotilaa työssä. Sitä kokeva työntekijä lähtee aamulla yleensä mielellään töihin, kokee työnsä mielekkääksi ja nauttii siitä. Tällainen positiivinen intohimo työhön siis suojaa työuupumukselta.

Työn imu sotketaan helposti toiseen intohimon lajiin eli työholismiin. Se tarkoittaa kielteistä, pakkomielteistä ja kohtuutonta työntekoa, jossa työstä irrottautuminen on vaikeaa ja jossa työ on tekijälleen elämää suurempi missio. Työholistilla onkin tavallista suurempi riski uupua työssä.

2. Liiallinen työmäärä on syy työuupumukseen

Usein ajatellaan yksioikoisesti, että työuupumus johtuu pelkästään kohtuuttomasta työmäärästä. Työuupumuksen kehittymiseen vaikuttavat muutkin kuormittavat asiat, kuten epäselvät tavoitteet, huono johtaminen, arvostuksen puute ja työntekoa hankaloittava byrokratia.

Ei pidä unohtaa myöskään voimavaratekijöitä, jotka vahvistavat työn imua ja suojaavat työuupumukselta. Niitä ovat esimerkiksi hyvät vaikutusmahdollisuudet, palautteen saaminen, työyhteisön hyvä henki ja yhdessä jaettu käsitys työpaikan olemassaolon tarkoituksesta.

Jos tällaisia työn voimavaroja on paljon, työn vaatimukset voivat olla kovatkin – eikä työ silti kuormita liikaa. Kysymys on antamisen ja saamisen tasapainosta.

Esimerkiksi yrittäjät, johtajat ja itsensätyöllistäjät tekevät tyypillisesti paljon töitä. Työhyvinvointikyselyissä juuri nämä ryhmät voivat yleensä parhaiten. Uskon sen kertovan siitä, että heidän työssään on vastaavasti paljon vapautta ja muita voimavaroja.

3. Ei työ uuvuta, vaan yksityiselämän kriisit ja paineet

Yksityiselämän asioilla ei näytä olevan merkittävää roolia työuupumuksessa. Tutkin tätä vuonna 2005 väitöskirjassani, jota varten haastattelin työuupuneita ihmisiä.

Meillä on kyllä keinot todeta, milloin kyse on työuupumuksesta eli työperäisestä häiriöstä. On tietysti olemassa työn ulkopuolisestakin elämästä johtuvaa kuormitusta, mutta se on sitten eri asia.

Jos työssä on jo pitkään ollut kohtuutonta kuormitusta ja yksityiselämässä sattuu jotain ikävää, kuten avioero tai läheisen vakava sairastuminen, kamelin selkä voi katketa.

Olen huolissani siitä, että nykyiseen työelämään ei tahdo mahtua elämään kuuluvia vastoinkäymisiä, pettymyksiä ja kriisejä.

4. Työuupumus johtuu ihmisen persoonallisuudesta

Työuupumuksen sanotaan joskus aiheutuvan yksilön heikkoudesta, ylitunnollisuudesta tai vääristä työtavoista.

Koska jaksamisongelmat ilmenevät yksilössä, harhaudutaan helposti siihen myyttiin, että kaikki johtuu yksilöstä. Työuupumus on kuitenkin myös sosiaalinen ilmiö, joka voi jopa tarttua työntekijästä toiseen.

Väitöskirjassani tutkin ”korostunutta vastuuntuntoisuutta”, koska sen mahdollisesta yhteydestä työuupumukseen puhuttiin jo silloin. Yhteys osoittautui hyvin lieväksi. Paljon vahvempi yhteys työuupumukseen oli esimerkiksi sillä, että työssä on rooliristiriitoja ja jatkuvaa kiirettä.

Kun työntekijä uupuu, työyhteisössä nähdään herkästi, mitä hänen olisi kannattanut tehdä toisin. Siinä voi olla perääkin. Ihmisen omilla selviytymiskeinoilla ja työtavoilla on väliä.

Kuitenkin esimerkiksi työholistista, rajatonta työskentelyä voidaan pitää työpaikalla suotavana aina siihen asti, kun se tuottaa ongelmia ja uupumusta.

Ajattelen kuitenkin, että meillä kaikilla on oma persoonallisuutemme, osaamisen tasomme, omat asenteemme, tapamme ja elämäntilanteemme. Tuntuu, että nyt ne nousevat ongelmaksi. Työn henkiset vaatimukset ovat koventuneet niin, että meidän pitäisi olla kuin yhdestä muotista valettuja.

5. Tietty ihmisryhmä on paljon uupuneempi kuin muut

Median huomion kohteeksi ja keskusteluihin nousee välillä jokin ryhmä, jonka sanotaan olevan erityisen uupunut.

Esimerkiksi viime aikoina on puhuttu nuorten naisten jaksamisvaikeuksista. 2000-luvun alussa ongelmaryhmänä pidettiin nuoria – varsinkin it-alalla työskenteleviä.

Meillä ei ole tutkimusnäyttöä siitä, että tietty ihmisryhmä kärsisi työuupumuksesta olennaisesti muita enemmän. On toki mahdollista, että jokin ryhmä on yliedustettuna vaikkapa jollain työterveyshuollon vastaanotolla.

Kattavat tutkimustiedot työuupumuksen yleisyydestä eri ryhmissä ovat toisaalta lähes kymmenen vuoden takaa.

Voisi kuvitella, että naisten miehiä suurempaan uupumiseen olisi paljon syitä. Työelämässä naisten asema ei ole yhtä hyvä kuin miesten, ja kotona monilla naisilla on edelleen enemmän vastuuta kuin miehillä. Arvelen, että naisilla pitää olla myös sellaisia voimavaratekijöitä, jotka suojaavat heitä uupumiselta.

Jonkin ryhmän nostamisella huomion kohteeksi voi olla hyviä seurauksia. Ehkäpä nuorten naisten hyvinvointiin aletaan sen ansiosta kiinnittää lisää huomiota. Haittana voisi olla se, että jokin toinen uupumuksesta kärsivä ryhmä jää yhteiskunnassa pimentoon ja vaille tukea.

6. Työuupumus on muotiasia, jolla kerskutaan

Olen kuullut, että työuupumuksella diivailtaisiin ja kerskailtaisiin. Se on ihmeellinen harhakuvitelma. En usko, että yksikään työuupumuksen kokenut tai sitä läheltä seurannut keksisi siitä mitään ylpeilyn aihetta.

Työuupumukseen liittyy päinvastoin syyllisyyden, riittämättömyyden ja häpeän tunteita sekä itsensä soimaamista. Vasta toipumisprosessin aikana työuupunut alkaa nähdä, että taustalla on paljon muuta kuin oma epäonnistuminen: työolot ovat olleet pitkään kestämättömällä pohjalla.

Olisi hyvä, jos ihmiset pystyisivät leveilemään sillä, että he lopettivat työpäivänsä ajoissa ja lähtivät merenrantaan syömään jäätelöä. Se on nykyisin rohkeampaa kuin työn tekeminen tauotta ja kellon ympäri.

Kun asiantuntija saa työhönsä liittyvää kuormittavaa palautetta, ongelma koskettaa koko organisaatiota. Epäasiallisen palautteen tarkoituksena voi olla mitätöidä asiantuntijan työtä tai saada hänet vetäytymään julkisuudesta.

On tärkeää, että asiantuntijat uskaltavat osallistua yhteiskunnalliseen keskusteluun ja päätöksentekoon.

Häiritsevää palautetta voi joutua kohtaamaan myös tavallisten työtehtävien tai asiakaskohtaamisten yhteydessä. Palaute saattaa ahdistaa tai lamaannuttaa työntekijän ja tuntua häpeälliseltä.

Häiritsevä palaute -verkkosivusto tarjoaa perustietoa ja neuvoja epäasiallista palautetta tai vihapuhetta kohdanneelle asiantuntijalle, hänen esimiehelleen ja työyhteisölleen. Sivustoa voi käyttää ennakointiin, ensiapuun ja koulutukseen.

Kun saat epäasiallista palautetta, tee näin:

  1. Tallenna viestit heti. Sosiaalisen median viestit voivat kadota ja muuntua. Myös sähköpostit, tekstiviestit tai muiden kanavien kautta saamasi viestit pitää tallentaa, ei hävittää. Tee kuvakaappaus näyttökuvasta tai ota kuva viestistä ja tallenna se päivämäärän, kellonajan ja lähettäjän tietojen kera. Lisäksi häiritsijän mahdollinen someprofiili kannattaa kuvata esimerkiksi rikosilmoitusta varten.
  2. Jos olet vaarassa, toimi heti. Jos uhkaus kohdistuu suoraan sinuun, ota yhteyttä hätäkeskukseen tai poliisiin. Oli uhkaus suora tai epäsuora, tallenna se. Epäsuorakin uhkaus voi täyttää rikoksen tunnusmerkit.
  3. Ilmoita asiattomasta viestistä. Ota yhteyttä verkkosivuston tai sosiaalisen median kanavan ylläpitäjään ja pyydä poistamaan viesti. Voit myös estää käyttäjän, minkä jälkeen hän ei enää voi lähettää sinulle viestejä tai kirjoittaa sivuillesi.
  4. Hae apua, älä jää yksin. Informoi esimiestäsi ja organisaatiotasi. Ei ole yksityisasia, jos asiantuntija saa työhönsä liittyvää häiritsevää palautetta. Vihapuhe voi laajentua ja lähteä vyörymään, jolloin organisaation maine on vaarassa ja nopea reagointi on tärkeää.
  5. Älä menetä malttiasi. Hyvä käytös ja asiallinen kielenkäyttö ovat oma etusi, vaikka keskustelun toiselta osapuolelta olisivat hukassa muita ihmisiä kunnioittavat keskustelutaidot. Älä lähde vastaamaan viesteihin, ennen kuin olet arvioinut tilanteen.

Työtä ja työprosesseja kehitetään siksi, että työnteosta tulisi entistä sujuvampaa ja mielekkäämpää. Jotta työntekijä voisi hyvin, työssä pitää olla tolkkua ja tarkoitusta.

Esimerkiksi muutokset työpaikalla voivat synnyttää tarpeen uudistaa työtapoja ja hahmottaa uudelleen, mikä on työn punainen lanka.

Tutkija Heli Heikkilä Työterveyslaitoksesta sanoo, että uusien kehittämismenetelmien käyttöönotto työyhteisöissä on usein vaikeaa. Lisäksi yhteisestä kehittämisestä luovutaan helposti kiireessä ja silloin, kun joku kehittämisen avainhenkilö vaihtaa työpaikkaa.

Heikkilä vetää hanketta, jonka lopputuloksena julkaistaan Muutosvuoropuhelu-menetelmä työpaikkojen käyttöön. Esitimme hänelle kuusi kysymystä työn kehittämisestä:

1. Millaisille kehittämismenetelmille työpaikoilla olisi tarvetta?

Hyvä menetelmä on ensinnäkin niin ymmärrettävä ja ketterä, että työyhteisön tai organisaation on helppo käyttää sitä.

Toiseksi menetelmän tulee perustua johonkin teoreettiseen näkemykseen siitä, miten työssä opitaan ja miten osaamista kehitetään.

Menetelmän kehittäjän pitäisi siis pystyä kertomaan, mikä ajatusmalli ja vaikutusmekanismi siellä taustalla oikein on.

2. Kenen vastuulla kehittäminen on työpaikalla?

Vaikka sanotaan, että ”kehittäminen kuuluu kaikille”, toteutusmalleja on monenlaisia.

Kehittämisvastuu on usein esimiehellä, koska työnantajan edustajana hän vastaa toiminnan sujuvuudesta ja turvallisuudesta. Esimiesten osaamistausta on kuitenkin kirjava. Esimieheksi saatetaan ikään kuin ajautua, eikä organisaatio välttämättä huomaa tarjota hänelle kehittämisen välineitä.

Paljon on edelleen myös perinteistä ylhäältä alas -tyyppistä kehittämistä – tai sen yrittämistä. Oletetaan, että johdon tuore oivallus voidaan noin vain tiedottaa ja jalkauttaa uusiksi käytännöiksi ilman, että henkilöstö on alusta asti mukana luomassa uutta.

HR-tutkimuksissa taas on nostettu esiin, että henkilöstöpuolen ammattilaiset ovat jääneet aika lailla sivuun kehittämisestä.

Tyypillisesti HR vastaa tietyistä järjestelmistä ja työsuhdeasioista sekä organisoi henkilöstökoulutusta toiveiden mukaan. Yksittäisen työyksikön arki voi jäädä kaukaiseksi.

3. Millaista muutosta toivoisit HR-ammattilaisten rooliin kehittämisessä?

Järjestelmä- ja työsuhdeasioiden osaajista voisi tulla organisaation sisäisen kehittämisen ammattilaisia.

HR-ammattilainen ja esimies olisivat kehittämisessä hyvät kumppanukset, koska muutoksen työstäminen sekä työurien ja ammatillisen osaamisen tukeminen kuuluvat molempien tontille.

HR voisi olla se taho, joka veisi kehittämisen keinot ja välineet organisaation prosesseihin niin, etteivät ne jää kertailoksi, vaan tulevat pysyväksi toiminnaksi. HR-ammattilaisista tulisi hyviä muutosagentteja.

Muuten kehittämisosaaminen voi olla vain yhden innostuneen esimiehen varassa. Ja kun tämä esimies vaihtaa työnantajaa, osaaminen lähtee hänen mukanaan.

4. Millaista kehittämismenetelmää teidän hankkeessanne jalostetaan?

Muutosvuoropuhelu-menetelmämme pohjautuu kehitysvuoropuheluun. Se taas on menetelmä, joka auttaa tarkastelemaan työn muutosta ja työntekijän ammatillista kehitystä rinnakkain.

Kehitysvuoropuhelu tähtää puheesta tekoihin asti. Tarkoitus on, että osallistujat löytävät itseään innostavat ja motivoivat kehittämiskohteet, jotka kannattelevat sekä omaa että yhteistä työtä.

Vuoropuhelua käyvät työyhteisö yhdessä esimiehen ja HR:n kanssa sekä kollegoista muodostetut pienryhmät keskenään. Tässä kehitysvuoropuhelu poikkeaa esimerkiksi perinteisestä kehityskeskustelusta.

5. Millaisia tuloksia kehitysvuoropuhelusta on saatu?

Tulokset ovat olleet hyviä. Kehitysvuoropuhelu on muun muassa vahvistanut työyhteisön muutoskyvykkyyttä ja avannut esimiehille sitä, miten työntekijät kokevat työnsä.

Työntekijät ovat löytäneet uusia innostuksen lähteitä työstään.

Vuoropuhelu on myös johtanut konkreettisiin ideoihin siitä, miten ratkaistaan työn arjessa hiertävät asiat, kuten työnjakoon liittyvät pulmat.

6. Milloin Muutosvuoropuhelu-menetelmä valmistuu?

Kehitämme parhaillaan välineitä muutoksen hallintaan yhdessä esimiesten ja HR-toimijoiden kanssa. Muutosvuoropuhelu-menetelmä julkaistaan vuoden 2020 loppupuolella, jolloin hankkeemme päättyy. Sen jälkeen menetelmä on vapaasti työpaikkojen käytössä.