Näin yhdistät etätyön ja etäkoulun – seitsemän vinkkiä aivotyön tutkijalta

Osallistu

Monesta kodista on yhtäkkiä tullut aikuisten ja lasten yhteinen työskentelypaikka. Sekä etätyöntekijä että etäkoululainen tarvitsevat työrauhaa.

Häiriöt, keskeytykset ja tietotulva kuormittavat keskittymistä vaativassa aivotyössä. Samat asiat haittaavat nyt poikkeusoloissa etätyöntekijöiden ja etäkoululaisten työskentelyä saman katon alla.

Työntekoa voi järjestelyillä ja sopimuksilla helpottaa myös pienissä kodeissa, joissa jokaiselle ei ole omaa tilaa.

”Lapset ja nuoret tarvitsevat opettajien ja vanhempien tukea koulutyönsä sujumiseen, ja myös aikuiset tarvitsevat yhdessä sovittuja pelisääntöjä”, sanoo johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.

Aivotyötä ja kognitiivista ergonomiaa koskeva tutkimustieto auttaa tunnistamaan ja selättämään tilanteet, jotka kiristävät pinnaa kotitoimistossa. Kalakoski antaa seitsemän vinkkiä työrauhan turvaamiseksi:

1. Keskustelkaa ja järjestelkää

Jutelkaa perheen kesken siitä, mitä erilaiset työ- ja koulutehtävät vaativat, millaisia työskentelytiloja ja välineitä niissä tarvitaan. Onko kodissanne mahdollista järjestää oma paikka esimerkiksi hiljaiseen työskentelyyn, keskusteluun ja luottamuksellisten työasioiden käsittelyyn?

On hyvä tunnistaa, millaisia työtehtäviä päivään kuuluu ja miten ne kannattaa jaksottaa: Milloin ja kuinka pitkissä jaksoissa tekee keskittymistä vaativia tehtäviä? Millä keinoilla silloin voi pitää vireyttä yllä? Mitkä tehtävät onnistuvat pienessä hälyssäkin?

2. Aloittakaa päivä työmaakokouksella

Työn kehittämistä koskevissa tutkimuksissa korostuu, että pienillä, konkreettisilla käytännöillä on suuri merkitys.

Pitäkää kotona aamuisin työmaakokous, jossa käytte läpi päivän tilanteen. Sopikaa, miten rytmitätte keskittymisen ja keskustelun ajan niin, että työrauha säilyy. Ottakaa huomioon myös yhteistyön ja tuen tarve.

Kuka tekee tänään mitäkin, mihin aikaan ja missä? Kenet saa milloinkin keskeyttää? Vai voitteko sopia niin, että tiettyyn tilaan vetäytynyttä ei keskeytetä ja toinen perheenjäsen on sillä aikaa etäkoululaisen tukena?

3. Karsikaa turha häly pois

Hyvässä työympäristössä ei ole turhaa hälyä, näytölle pompsahtelevia kuvakkeita eikä muita huomiokaappareita. Karsikaa keskittymistä vaikeuttava häly minimiin työ- ja koulupäivän ajaksi. Voiko esimerkiksi television pitää kiinni ja puhelimet äänettömällä?

Järjestelkää työskentelypaikat ja tekeminen niin, ettei työpisteiden vieressä ole tarpeetonta kuljeskelua.

4. Pitäkää kokoukset ja puhelinkeskustelut lyhyinä

Tiivistäkää kokouksia ja asiakastapaamisia silloin, kun se on mahdollista. Verkkovälitteinen osallistuminen vaatii enemmän keskittymistä kuin kasvokkainen. Sopivan tiiviissä verkkokohtaamisessa keskittyminen ei ehdi herpaantua.

Kokousten väliin tarvitaan myös aikaa, jotta tilanteeseen ehtii valmistua ja sen ehtii paketoida ennen seuraavaa työtehtävää.

5. Esimiehet ja opettajat: tarjotkaa tukeanne

Jokaisen on hyvä muistaa, että muutostilanteet ja uuden toimintatavan opettelu vievät aikaa ja voimavaroja.

Johdon, esimiesten ja opettajien tukea tarvitaan tietotulvan suodattamiseen ja tehtävien asettamiseen tärkeysjärjestykseen. Uusi tilanne vie väistämättä aikaa eikä kaikkea entistä pystytä tekemään poikkeustilanteessa. Oman työn johtaminen on vaikeaa epäselvässä tilanteessa, jossa tiedot ja ohjeet päivittyvät jatkuvasti.

6. Pitäkää taukoja

Työpaikan pienet, luonnolliset tauot ja arkiliikunta jäävät kotioloissa helposti vähiin. Keho kaipaa liikettä, ja jatkuva istuminen on epäterveellistä.

Suuri osa kotitoimiston ja etäkoulun työtehtävistä on vaativaa ajatustyötä ja tiedolla työskentelyä, jotka edellyttävät riittävää vireystasoa. Sekin paranee liikkumalla ja pitämällä huolta lounas- ja välipalatauoista.

Päivään kannattaa sisällyttää myös useita mikrotaukoja, jotka nollaavat ajatukset ja nostavat vireystasoa: tee oman kuntotasosi mukaan muutama venytys, punnerrus tai kyykky – vaikka yhdessä koululaisen kanssa.

7. Uudet työtavat voivat myös innostaa

Poikkeustilanteen takia joudumme kaiken muun ohessa omaksumaan paljon uusia tietoja ja taitoja. Oppiminen ja työn kehittäminen vievät aikaa.

Toisaalta oppiminen, uuden ideointi ja yhdessä työskenteleminen ovat yleisimpiä työssä innostavia asioita. Siksi uusi tilanne voi myös vahvistaa voimavaroja, mikä keventää työskentelyä ja opiskelua.

Pitkällä ajalla poikkeustilanne antaa mahdollisuuden kehittää uusia toimintatapoja töiden ja opiskelun sujumiseen ja hyvinvoinnin vaalimiseen. Hyvät toimintatavat kannattaa viedä työpaikoille ja kouluihin sitten, kun palaamme taas normaaliin arkeen.

Pakon edessä olemme saaneet mahdollisuuden hypätä uudelle askeleelle työn kehittämisessä ja uuden oppimisessa.

 

Jutun päivitys 14.4.2020: Sanat kotikoulu ja kotikoululainen muutettiin etäkouluksi ja etäkoululaiseksi.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (2)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (2)

Väsynyt äiti |

Voisitteko laatia ohjeistukset näkökulmasta "worst case scenario". Tällaiset ohjeet lähinnä ärsyttävät, koska mikään näistä ei toteudu etäarjessani. Meillä on yksi aikuinen (minä) kahden koululaisen kanssa etäkoulussa ja etätyössä. Lasten lukujärjestykset menevät eri rytmissä, heidän täytyy olla yhtä aikaa koulussa, mutta tauot ja ruokatunnit ovat eri aikaan. 5. luokkalainen pärjää melko hyvin itse, mutta 2. luokkalainen tarvitsee jatkuvaa tukea. 2. luokkalaisen opettajalle on selvästi vaikeaa tämä etäkoulun järjestäminen ja sieltä tuki on ollut vähäistä. Käytännössä minun täytyy pitää koulua 3 - 4 tuntia päivässä, koska 2. luokkalainen tarvitsee paljon tukea koulunkäyntiinsä. Lapsilla on omat huoneet, mutta muuta erillistä tilaa meillä ei ole, vaan teen työtä keittiössä. Etäkoulun lisäksi minun on tietenkin laitettava myös ruokaa lapsille ruokatunniksi. Tämän lisäksi minun pitäisi tehdä etätyötä 7 h 45 minuuttia päivässä. Ohjeita tähän?

Toinenkin väsynyt äiti |

Kommentoin väsyneen äidin kommenttia. NIIN tiedän mistä puhut, itse odotan myös jotain konkreettista miten tässä poikkeustilanteessa voisi selviytyä. Miten hoidan 3 koululaisen kotikoulua, teen omaa työtä etänä eli olen puhelimessa käytännössä koko työpäivän, hoidan lapsille ruoan jne. jne. Tämän etätyö-ja koulupäivän jälkeen takki on aivan tyhjä. Et pysty keskittyä kunnolla omaan työhösi etkä kotielämään. Koti vaatisi kolmen koululaisen kokoaikaisen läsnäolon vuoksi yhden ihmisen panoksen vaan kodinhoidollisiin töihin. Jos ei tässä ihminen ala uupua totaalisesti niin sitten ei missään. Voimia väsynyt äiti, täällä toinen.

Tuoreimmat jutut
Työterveyspsykologi Johanna Välimäki Työterveyslaitoksesta sanoo, että ammattilaisen ja asiakkaan vuorovaikutus on harvoin tasavertaista ja vastavuoroista. Juuri se on omiaan synnyttämään tunnekuormitusta. Ajatellaan vaikka hierojaa, jonka vastaanotolle tulee selkäjumista kärsivä asiakas. Rentouduttuaan asiakas alkaa kertoa raskaasta elämäntilanteestaan. Hieroja ei välttämättä ole tilanteessa ihan vapaana omana itsenään. ”Vaikka työntekijä olisi tosi väsynyt eikä millään jaksaisi olla sinä päivänä töissä, hän ei voi näyttää sitä asiakkaalle. Tunteiden hillitseminen vie voimia”, Välimäki sanoo. Hänen mukaansa rooliodotukset lisäävät kuormitusta. Työntekijän odotetaan ehkä olevan hyvin empaattinen ja aurinkoinen ja ottavan vastaan kaiken, mitä asiakas sanoo. Tunnekuormitus latistaa tunteita Tunnekuormitus on yksi asia, jota käsitellään Työterveyslaitoksen julkaisemissa Pötki pitkälle! -suosituksissa. Tietopaketti antaa keinoja työn kuormitustekijöiden hallintaan varsinkin sosiaali- ja terveysalan yrittäjille ja työntekijöille. Keinot sopivat myös muille. Tavoitteena on lievittää fyysistä, psykososiaalista, kognitiivista ja eettistä kuormitusta. Johanna Välimäki on ollut mukana laatimassa suosituksia. Hän sanoo, että ihmisten kanssa työskentelevien on hyvä tiedostaa tunnekuormitus ilmiönä. ”Muuten tunnekuorma…

Jokin uusi asia alkaa pyöriä mielessä. Se voi olla vaikka sana, joka toistuu ihmisten puheissa ja tuntuu liittyvän tähän aikaan. Ajatukset palaavat asiaan suorastaan häiritsevästi. Pitää selvittää, mistä siinä on kyse.

Minna Toivasen tutkimusideat syntyvät tyypillisesti näin. Hän kirjoittaa muistiin pieniäkin ajatuksia, joita herää vaikkapa tutkimushaastatteluja tehdessä. Meneillään oleva tutkimus on monesti poikinut aiheen seuraavaan.

”On ihana lähteä suunnittelemaan jotain täysin uutta. Silloin saa ideoida ja temmeltää vapaasti.”

Toivanen työskentelee vanhempana asiantuntijana Työterveyslaitoksessa. Hän uppoutuu työelämän uusiin ilmiöihin usein erityisasiantuntija Kirsi Yli-Kaitalan kanssa.

Kohti yhteiseksi koettua työelämää

Kasvatustieteilijä Minna Toivanen aloitti Työterveyslaitoksessa noin 20 vuotta sitten. Sosiologi Kirsi Yli-Kaitala on ollut talossa kymmenisen vuotta – siitä lähtien, kun heidän ensimmäinen yhteinen projektinsa alkoi.

Yhteiset tutkimukset ovat liittyneet muun muassa työyhteisön monimuotoisuuteen, ajanhallintaan ja psykologiseen turvallisuuteen.

”Työelämä saisi olla nykyistä yhdenvertaisempaa ja yhteisöllisempää. Haluamme tuottaa ihmisille uusia oivalluksia ja näkökulmia”, Toivanen sanoo.

Heillä on selkeä työnjako: Toivanen suunnittelee, koordinoi ja johtaa hankkeita ja on enemmän tutkijan roolissa. Yli-Kaitalan vahvuus on tiedon yleistajuistaminen ja levittäminen. Hän kirjoittaa käytännönläheisiä oppaita, luennoi, viestii ja valmentaa työyhteisöjä hankkeiden aiheista.

Ajanhallinta on koko työyhteisön asia

Tutkimuksista varsinkin Työsuojelurahaston rahoittamat ”AikaJärjestys asiantuntijatyössä” ja ”Yhteensattumia” ovat olleet molemmille henkilökohtaisesti tärkeitä. Niissä on saanut toteuttaa itseään.

Asiantuntijoiden ajanhallintaa tarkastellut tutkimus lähestyi aihepiiriä uudella tavalla:

“Tein hankkeessa ajanhallintaoppaan. Ajanhallinnasta oli olemassa valtavasti oma-apuoppaita, jotka oli kirjoitettu yksilön näkökulmasta. Me otimme mukaan työyhteisön näkökulman”, Kirsi Yli-Kaitala kertoo.

Hän vetää Työterveyslaitoksen Aika & fokus -verkkovalmennusta, joka perustuu tutkimustietoon. Työn merkitys tulee esille, kun kuulee, että valmennuksesta on työpaikoilla konkreettista hyötyä.

Yhteensattumia-tutkimus nosti esiin psykologisen turvallisuuden arvon työyhteisöille. Senkin hankkeen tuotoksena julkaistiin opas – Pelotta töissä.

Työtä saa tehdä levollisin mielin

Minna Toivaselle on tärkeää, että hänen tuottamansa tieto ei mene pelkästään tutkijayhteisölle, raportteihin ja tieteellisiin artikkeleihin.

”Siksi arvostan niin paljon Kirsin työtä tiedon levittämisessä ja hänen tekemiään oppaita. Ne on tarkoitettu tavallisille työntekijöille.”

”Yhteistyö Kirsin kanssa on mutkatonta ja hauskaa. Tykkään hänen ajattelustaan todella paljon. Hän ei tee asioita niin kuin aina ennenkin, vaan lähtee etsimään uusia tapoja.”

Kirsi Yli-Kaitala kuvailee työkaveriaan mahtavaksi projektipäälliköksi. Isotkin kokonaisuudet etenevät sulavasti ja ilman hätiköintiä.

”Hankkeissa ei ole kiireen tuntua. Kun puikoissa on hyvän ajanhallinnan omaava ihminen, kaikille tulee levollinen fiilis.”

Tiivis työhuoneyhteisö antaa voimaa

Tutkijoilla on ikävä Helsingin Töölössä sijaitsevaa työhuonettaan ja erityisesti huonekavereitaan. Ennen koronaa kuuden hengen porukasta ehti muodostua tiivis yhteisö.

”Meillä oli kauhean kivaa, paljon huumoria ja pieniä rupatteluhetkiä. Kaipaan myös sitä, että saan esittää kysymyksiä muutenkin kuin kirjoittamalla viestin tai soittamalla”, Kirsi Yli-Kaitala sanoo.

Hän ja Minna Toivanen istuvat töissä selät vastakkain. Toisen mielipidettä on helppo kysyä koputtamalla olalle: Miltä tämä kuulostaa? Onko suunta oikea? Mitä tekisimme tämän asian kanssa?

”Kun minulla on jokin ajatus, joka on epäselvä vielä itsellenikin, saatan höpistä siitä Kirsille. Hän nappaa nopeasti kiinni ajatuksesta ja pääsee jyvälle. Se auttaa minua eteenpäin”, Toivanen sanoo.

Pahentaako viestintä infoähkyä?

Molempien mielestä tutkijan kuuluu viestiä tutkimuksensa tuloksista. Oikea tapa ja muoto kuitenkin mietityttävät:

”Välillä tulee epätoivoinen olo. Sosiaalinen media on täynnä kaikkea. Haluaako sinne syytää vielä lisää tavaraa? Jaksaako kukaan lukea raportteja, tiedotteita, esitteitä ja mainoksia tai katsoa videoita”, Minna Toivanen pohtii.

Tulevaisuudessa hän haluaisi selvittää työn ydintä. Esimerkiksi asiantuntijan aika voi kulua tehtäviin, jotka tuntuvat turhilta tai muille kuuluvilta. Epäsopivasta tehtävästä on kyse vaikkapa silloin, kun professori joutuu huolehtimaan kopiokoneen toimivuudesta.

Toivasta kiinnostaa, miten työn ytimen löytää ja miten sitä voi kirkastaa. Olisiko siinä seuraavan tutkimuksen aihe?

Kuva: Sirpa Levonperä

Noin vuosi sitten Jie Li aloitti uudessa työpaikassa, Työterveyslaitoksessa. Kyse oli sosiaalipsykologian yliopisto-opintoihin liittyvästä harjoittelusta. Työkaverit vinkkasivat, että heillä on talossa sählyporukka.

Pelivuoro oli tiistaisin aamukahdeksalta. Lähes tunnin matka kotoa urheiluhalliin tarkoitti, että kello piti laittaa herättämään kuudelta. Se tuntui todella aikaiselta.

”Pakko sinne on mennä verkostoitumaan”, Li ajatteli.

Vasta myöhemmin hän tunnisti, että kokemus kytkeytyi ilmiöön nimeltä FOMO. Lyhenne tulee sanoista ”fear of missing out”. Se suomennetaan yleensä paitsi jäämisen peloksi.

Nykyisin Li työskentelee Työterveyslaitoksessa väitöskirjatutkijana. Hän on mukana tutkimushankkeessa Työstä mieltä ja mielenterveyttä – eri sukupolvet työelämän aallokoissa. Siinä tarkastellaan varsinkin nuorten aikuisten työhyvinvointia.

Some vahvistaa ikävää tunnetta

FOMO-ilmiö yhdistetään yleensä nuoriin ihmisiin. Tunne paitsi jäämisestä voi syntyä esimerkiksi silloin, kun tietää kaveriensa olevan parhaillaan hauskoissa bileissä. Itse ei oikein jaksaisi lähteä kotoa.

Tietoisuus siitä, että ei ole mukana yhteisessä hauskanpidossa, tuntuu ikävältä. Tunne vain vahvistuu, kun näkee sosiaalisessa mediassa välähdyksiä illan käänteistä.

Opiskelijoille voi syntyä paitsi jäämisen kokemuksia, koska tarjolla on – normaaleina aikoina – paljon opiskelijatapahtumia ja muita rientoja. Mihin osallistua? Mitä jättää väliin? Missä tutustuisi uusiin ihmisiin? Milloin on parempi viettää ilta tenttikirjojen parissa?

Jie Lin mukaan FOMO määritellään käsitykseksi tai peloksi siitä, että jää paitsi jostain palkitsevasta kokemuksesta. Kokemuksen ei tarvitse olla aina tapahtuma, vaan se voi olla myös jokin somessa käytävä ryhmäkeskustelu. Joka tapauksessa pois jääminen stressaa.

Työkaverit saavat tietoa, minä en

Paitsi jäämisen pelko nousi ilmiönä esiin parikymmentä vuotta sitten. Vuonna 2013 sitä käsiteltiin psykologian alan tutkimusartikkelissa, jonka mukaan ilmiötä luonnehtivat pelko, ahdistus ja huoli.

Viime aikoina FOMOsta on alettu puhua myös työnäkökulmasta. Vuonna 2020 amerikkalaistutkijat julkaisivat sitä koskevan mittarin, jonka taustalla ovat sosiaalinen vertailu kollegoihin ja uraa edistävät tilaisuudet. He tunnistivat ilmiössä kaksi ulottuvuutta:

Ensinnäkin työntekijä on huolissaan siitä, että hän jää ilman jotain työnsä kannalta olennaista tietoa. Samaan aikaan joku työkaveri pääsee käsiksi tähän tietoon. Toinen ulottuvuus liittyy työpaikan ihmissuhteisiin. Se on huolta esimerkiksi siitä, että jää paitsi tärkeistä mahdollisuuksista verkostoitua.

”Toisin sanoen ihminen pelkää jäävänsä pois jostain tärkeästä jutusta, joka saattaisi auttaa häntä työuralla tai vahvistaa suhteita työkavereihin tai asiakkaisiin”, Li kiteyttää.

Stressi ja unettomuus on yhdistetty FOMOon

Tutkimuksissa paitsi jäämisen pelko on yhdistetty muun muassa sosiaalisen median ongelmakäyttöön, tyytymättömyyteen, stressiin ja unettomuuteen. Yhdessä tutkimuksessa löydettiin yhteys myös työuupumukseen.

”Töissä FOMO voi johtaa siihen, että käy jatkuvasti tarkistamassa sähköpostia, intraa, Teamsia ja sosiaalista mediaa. Jopa lomalla pitää varmistaa, ettei mikään tärkeä viesti tai keskustelu vain jää huomaamatta”, Jie Li sanoo.

Mielenterveyttä ja nuoria aikuisia koskevaan Työterveyslaitoksen tutkimukseen ajateltiin ensin sisällyttää hieman FOMO-näkökulmaa. Se rajautui lopulta pois.

Lin mielestä työelämää on kuitenkin hyvä tarkastella myös paitsi jäämisen pelon kautta. Vaikka tutkimustietoa ei vielä runsaasti ole, voisi ajatella, että riskiryhmässä ovat työuraansa aloittelevat nuoret.

”Nuoret ja vastavalmistuneet kokevat usein epävarmuutta. Haasteena on kiinnittyä onnistuneesti työyhteisöön ja rakentaa työura, joka vastaa omaa koulutusta ja arvoja.”

Työolot voivat lievittää tai ruokkia FOMOa

Vastalääkkeeksi FOMOlle on tarjottu JOMOa. ”Joy of missing out” tarkoittaa paitsi jäämisen riemua. Keskitytään siis käsillä olevaan hetkeen sen sijaan, että mietitään, mitä jossain muualla on tarjolla samaan aikaan.

Jie Lin mielestä ratkaisu ei silti saa jäädä vain yksittäisen ihmisen harteille. Työpaikalla merkitystä on myös työoloilla:

Kun työpaikalla viestitään sujuvasti, ilman tietoa jäämisen pelko voi lievittyä. Pakonomainen viestien selaaminen taas voi vähentyä yhteisillä pelisäännöillä. Sovitaan vaikka, ettei viestejä lähetellä enää työajan jälkeen. Silloin niitä ei tarvitse käydä tarkistamassa vapaalla.

Myös yhteisöllisen työkulttuurin kautta voidaan vaikuttaa. Luodaan sellaista ilmapiiriä, jossa omaa uraa ja menestymistä ei tarvitse verrata kollegoihin.

Jutun alussa Li kertoi esimerkin tilanteesta, jossa hän ei olisi jaksanut lähteä verkostoitumaan työpaikan sählyporukkaan. Miten sen kanssa kävi?

”Raahauduin väkisin pelaamaan. Kyllä se kannatti. Liikunta virkisti mukavasti ennen työpäivää, ja samalla tutustuin ihmisiin. En kuitenkaan usko, että nykyinen työpaikkani oli sählystä kiinni.”