Palaverissa osa työporukasta on kasvotusten, osa etänä – parhaat vinkit?

Osallistu

Aikoinaan pidimme työyhteisön palaverit kasvokkain kokoushuoneessa. Sitten kaikki siirtyivät etätöihin. Alkukankeuden jälkeen etäpalaverit alkoivat sujua. Nyt suurin osa porukasta on taas saman pöydän ääressä työpaikalla, mutta muutama osallistuu palaveriin etänä. Miten tehdä tästä yhdistelmästä paras mahdollinen?

Kiitos kysymyksestä! Työyhteisönne on jo osoittanut joustavaa oppimiskykyä. Nyt siis innokkaasti seuraavien oppimishaasteiden kimppuun:

1. Pohtikaa palaverien tarkoitus

Pohtikaa ja tarvittaessa kyseenalaistakaa yhteisten kokoontumisten luonnetta. Mitkä ovat enemmän tiedottavia, mitkä taas sisältävät keskustelua tai yhdessä työstämistä?

Tiedotusluonteisiin voi kokeilla vaikka tallennettuja videoviestejä, jotka kukin voi katsoa itselleen sopivimpana aikana sopivimmassa paikassa.

Aktiivista yhteistekemistä sisältävät hetket taas kannattaa ajoittaa mahdollisimman paljon etukäteen. Silloin mahdollisimman moni voi tarvittaessa saapua paikan päälle tai tilaisuuden järjestäjä ehtii suunnitella ja valmistella tarkoituksenmukaiset virtuaaliset fasilitointikeinot.

Sopikaa vakiopalavereihinne osallistumisen pelisäännöt eli keskustelkaa, mitkä ovat ensisijaisesti lähitapaamisia ja mihin voi osallistua etänä. Kannattaa myös sopia tämän merkintätapa kalenterikutsuun.

2. Ottakaa tekniikka haltuun

Hankkikaa hyvät mikrofonit ja kuulokkeet. Lähitapaajien huoneessa hyvä kaiutinmikrofoni maksaa hintansa takaisin pian käytön sujuvoittajana. Opetelkaa laitteiden yhdistämisen hienoudet ja kokeilkaa kohinanvaimennuksien hyötyjä.

Opetelkaa etäkokoussovellusten monipuolisia ominaisuuksia myös mobiiliversioissa.

3. Sopikaa moderoijan roolista

Sopikaa palaveriin moderoijan rooli. Moderoijan päätehtävä on ajatella tapahtumaa etäosallistujien näkökulmasta.

Hän voi päivystää kokouksen kirjallista viestikanavaa ja avittaa etäosallistujien tasavertaista kohtelua – vaikkapa osoittaa heille puheenvuoroja tai selventää kokoushuoneessa puhuttua.

Kun moderoijan vuoro kiertää, saavat kaikki hiljalleen kokemusta etäosallistujien hyvästä huomioimisesta.

Etäkokouksen vetäminen on kognitiivisen ergonomian eli aivotyön kannalta todella monimutkaista ja kuormittavaa puuhaa.

Kannattaa keventää kuormaa jakamalla rooleja: yksi huolehtii tavoitetta tai agendaa edistävästä tekemisestä, toinen huolehtii ryhmätyömenetelmien suunnittelusta ja toteutuksesta ja kolmas seuraa etäosallistujien tilannetta.

4. Opetelkaa sinnikkäästi virtuaalisia ryhmätyökeinoja

Lähikokouksen puheeseen perustuvat osallistumistavat käyvät etäkuulijalle pidemmän päälle puuduttaviksi. Ne ovat myös aika hitaita, jos osallistujia on paljon.

Taklatkaa videoväsymys opettelemalla monipuolinen valikoima virtuaaliseen ympäristöön soveltuvia ryhmätyö- eli fasilitointikeinoja. Harjoitelkaa niitä sinnikkäästi eri tilanteissa, kunnes löydätte muutaman omaan tekemiseenne sopivan.

Turvallinen kokeilu ja tekemisessä harjaantuminen ovat vaiheita, joita tarvitaan välttämättä sovellusten teknisen asentamisen lisäksi. Varatkaa siis yhdessä harjoittelemisellekin aikaa.

5. Suhtautukaa alkukankeuteen lempeästi

Jatkuvat alkukankeudet kuuluvat uudistuvaan työympäristöön. Näihin tohtorilla ei ole lääkettä.

On siis hyvä opetella suhtautumaan niihinkin joustavasti ja lempeästi. Aina olemme jossain uudessa kikassa vajavaisia, mutta toisiamme kannustaen ja hyviä kokemuksia jakaen tulemme yhdessä sujuvammiksi.

Hyviä hybridihetkiä porukallenne!

Erityisasiantuntija, psykologi Liisa Puskala, Työterveyslaitos LiisaPuskala

Kysy duunitohtorilta

Askarruttaako jokin työhyvinvointiin liittyvä asia mieltäsi? Kirjoita kysymyksesi alle ja lähetä se Duunitohtorille. Vastaukset julkaistaan Duunitohtori-palstalla. Voit lähettää kysymyksen myös nimettömästi.

Duunitohtorin arkisto

Työterveyslaitoksen sisältöä
Tuoreimmat jutut

Teknostressi tuo mieleen ihmisen, joka kamppailee yksin jonkin teknisen ongelman kanssa. Hän hakkaa hermona tietokonetta tai tuskailee, kun etäkokouksen yhteydet pätkivät jälleen.

Sitäkin teknostressi on, mutta ilmiö on paljon laajempi. Teknologia voi kuormittaa, vaikka sitä ei parhaillaan edes käyttäisi.

”Teknostressi saattaa herätä jo silloin, kun kuulee, että työpaikalla otetaan käyttöön uutta teknologiaa”, sanoo erikoistutkija, sosiaalipsykologi Jaana-Piia Mäkiniemi Työterveyslaitoksesta.

Mäkiniemi työskentelee psykologisen työhyvinvoinnin ja työn imun parissa. Hän on tutkinut aiemmin Tampereen yliopistossa, miten teknologia vaikuttaa opettajien työhyvinvointiin.

Teknologia voi uhata ammatti-identiteettiä

Kouluissa käytetään monenlaista opetusteknologiaa:

On esimerkiksi isoja älytauluja, joiden kautta opettajat näyttävät sähköisiä oppimateriaaleja. Koodausta opetellaan legorobottien avulla. Kielenopettaja tekee sanatestin Kahoot-kyselynä tietokoneella tai puhelimella.

Jos uusi teknologia ei sovi opettajan opetustyyliin, hän saattaa stressaantua. Teknologia muuttaa työn tekemisen tapaa ja koskettaa jopa ammatti-identiteettiä: millainen opettaja olen ja haluan olla?

Jaana-Piia Mäkiniemen mukaan teknostressi on työstressin erityistyyppi, joka liittyy työssä käytettäviin digitaalisiin teknologioihin. Se voi ilmetä jännittyneisyytenä, ahdistuneisuutena, väsymyksenä, kyynisyytenä ja tehottomuutena.

Mittaattehan sitäkin, mikä innostaa?

Teknologia on työssä myös voimavara. Parhaimmillaan se keventää ja nopeuttaa työtä, vähentää virheitä ja vapauttaa aikaa merkityksellisimpiin työtehtäviin.

Teknologian käyttö voi olla suorastaan inspiroiva osa työtä. Tällaisia myönteisiä kokemuksia kuvaamaan Jaana-Piia Mäkiniemi on kehittänyt teknoimun käsitteen. Idea syntyi tutkimuksessa, jossa hän kollegoineen selvitti opettajien teknostressiä.

”Kun esittelimme tutkimushanketta tuleville osallistujille, yksi opettaja kysyi, että mittaammehan myös teknologian käytön toista puolta – innostuneisuutta. Moni opettaja hyödyntää teknologiaa mielellään.”

Mäkiniemi rakensi teknoimun käsitteen työn imun käsitteen pohjalta. Molemmissa on samat pääulottuvuudet: tarmokkuus, omistautuminen ja uppoutuminen.

Usko pärjäämiseen edistää teknoimua

Teknoimua kokeva työntekijä on siis innostunut teknologian käytöstä. Vaikka vastaan tulee teknisiä ongelmia, hän ei heti anna periksi. Hän ajattelee, että tällaista sattuu, ja jatkaa eteenpäin.

”Teknoimua kokevien opettajien mielestä teknologia tuottaa lisäarvoa. Se voi esimerkiksi helpottaa työtä, innostaa oppilaita tai edistää oppimista. Opettajat selvästi nauttivat siitä, että he pääsevät kokeilemaan oppilaiden kanssa jotain jännää uutta juttua”, Jaana-Piia Mäkiniemi sanoo.

Hän nostaa esiin kolme asiaa, jotka ovat yhteydessä teknoimuun:

  1. Autonomia eli omaehtoisuus. Työntekijän mielipidettä kuunnellaan, kun digimuutosta suunnitellaan. Hän pystyy vaikuttamaan ja kokee olevansa mukana vapaaehtoisesti – ainakin jossain määrin.
  2. Pystyvyyden tunne. Työntekijä tuntee osaavansa ja uskoo selviytyvänsä esimerkiksi uusien ohjelmien tai sovellusten kanssa.
  3. Osaamisen tukeminen. Uuden teknologian opetteluun on riittävästi aikaa. Työntekijä saa tarvittavan koulutuksen ja tietää, mitä häneltä odotetaan.

Kenen työtä matkalaskuohjelma helpottaa?

Työpaikalla voidaan tukea teknoimua myös niin, että uuden teknologian hyödyt kerrotaan selvästi.

Ajatellaan vaikka, että käyttöön otetaan uusi matkalaskuohjelma. Sen opettelu voi yksittäisestä työntekijästä tuntua turhalta ja työläältä. Siitä ei välttämättä olekaan hyötyä juuri hänelle.

”Suhtautuminen uuteen ohjelmaan voi muuttua, jos selviää, millä tavalla se helpottaa esimerkiksi tiettyjen hallinnon työntekijöiden työtä”, Jaana-Piia Mäkiniemi sanoo.

Hän korostaa, että digimuutoksen alkaessa työhyvinvoinnin pitäisi olla kunnossa. Jo valmiiksi stressaantuneelta ja väsyneeltä ihmiseltä on kohtuutonta vaatia, että hän ottaisi haltuunsa uuden tietojärjestelmän sormia napsauttamalla.

Teknoimu on koko työyhteisön juttu

Yksi kiinnostava näkökulma teknoimuun on sen yhteisöllinen luonne. Jaana-Piia Mäkiniemi pyysi opettajia kuvailemaan tilanteita, joissa he kokivat teknoimua. Kävi ilmi, että kokemus on usein jaettu:

”Tilanteet olivat hyvin sosiaalisia. Teknologiaa käytettiin oppilaiden kanssa tai sen käyttöä opeteltiin yhdessä toisten opettajien kanssa. Työkaverien auttaminen innosti monia. Jotkut opettajat kutsuivat kollegan omaan luokkaansa seuraamaan opetusta ja teknologian hyödyntämistä.”

Myös teknisten vaikeuksien voittaminen tuotti tyydytystä. Aluksi kaikki oli mennyt pieleen, mutta sitten pulma saatiin ratkaistua yhdessä.

”Lyhyen teknostressipiikin jälkeen olikin herännyt paljon myönteisiä tunteita teknologiaan liittyen. Siksi näitä molempia puolia – teknostressiä ja teknoimua – on tärkeää tutkia. Minua kiinnostaa, miten ne vaihtelevat esimerkiksi digimuutosten aikana.”

Perävaunuja, venetrailereita ja kuomuja valmistavassa Juncar Oy:ssä tehdään kokoonpanotyötä, jossa on paljon toistoliikkeitä. Koville joutuvat erityisesti selkä ja olkapäät.

MSK Group -konserniin kuuluvan Juncarin tehtaassa Lapualla työskentelee parikymmentä henkeä. Kolme vuotta sitten aloitettiin projekti, jonka tarkoitus oli keventää työkuormitusta, parantaa henkistä työhyvinvointia ja lisätä tuotannon tehokkuutta.

Esitimme kolme kysymystä Juncarin tuotantopäällikölle Henri Saarimaalle ja MSK Groupin työsuojelupäällikölle Teemu Suokolle:

1. Miten Juncarilla kevennetään työn kuormitusta?

Aluksi selvitimme kuormitusmittauksilla haitalliset työasennot. Kuvasimme kaikki työtehtävät videolle ja otimme sekuntikellolla aikaa, miten kauan työntekijä teki töitä esimerkiksi kädet hartioiden yläpuolella tai selkä etukumarassa.

Huomasimme, että eniten haitallisia työasentoja on perävaunujen kokoonpanossa. Komponentit ovat isoja, minkä takia työasentoja on vaikea hallita.

Osakokoonpanossa optimaaliset työasennot taas löytyvät helposti, kun työ tehdään säädettävän pöydän päällä.

Kuormitusmittausten pohjalta otimme käyttöön työkierron. Tasasimme sillä heti haitallista kuormitusta henkilöstön kesken. Moni työntekijä oli ollut pitkään samassa työpisteessä, ja tehtävien vaihtuminen teki työstä myös entistä mielekkäämpää.

Kuormitusmittausten avulla voimme kehittää työtä, vähentää haitallista kuormitusta ja näin ehkäistä työkyvyn ongelmia.

Muutimme myös tehtaan työtilat eli koko layoutin työntekijäystävälliseksi. Järjestimme esimerkiksi lisää työtilaa ja sujuvoitimme tuotantoprosessit. Suunnittelimme ja teimme kaikki muutokset yhdessä henkilöstön kanssa.

2. Miten kuormituksen keventäminen näkyy?

Henkilöstömme voi hyvin. Tehdas toimii aiempaa paremmin ja työt sujuvat ilman turhia häiriöitä. Ylimääräisen häslingin vähentyminen näkyy suoraan työkyvyssä, hyvinvoinnissa ja tuottavuudessa.

Seurasimme projektin aikana HappyOrNot-mittarilla, millaiset fiilikset työntekijöillä oli työpäivistään. Mittari oli alussa tummanpunaisella, mutta seurannan lopussa fiilikset olivat nousseet pohjalta huippulukemiin.

Kuormituksen keventäminen näkyy meillä myös kustannussäästönä. Esimerkiksi sairauspoissaolot putosivat vuoden aikana 390 päivästä 130 päivään. Meillä ei ole myöskään ollut yhtään tapaturmaa kahteen vuoteen.

Projektin aikana kokonaistuottavuus parani jopa viisi prosenttia. Pysymme nyt paremmin tuotantovaatimuksissa, mikä osaltaan keventää henkistä kuormitusta.

3. Antaisitteko kolme vinkkiä kuormituksen keventämiseen?

Suunnittele järjestelmä, jonka avulla jokainen pystyy hallitsemaan työtään. Meillä tuotannon jokainen työntekijä tietää etukäteen, mitä hänen pitää tehdä, mitä hän tarvitsee työssään ja missä kaikki tavarat ovat.

Työntekijäystävällisessä layoutissa työt sujuvat eikä tule turhia häiriöitä ja sitä kautta henkistä kuormitusta.

Panosta itse työntekoon, siihen, miten työ tehdään sujuvasti. Meillä esimerkiksi kehitettiin tuotantoon erilaisia työn kuormitusta keventäviä ja työtä helpottavia apuvälineitä, kuten kääntölaitteita ja muotteja, joissa on säätömahdollisuuksia.

Toteuta työkierto niin, että seuraava työtehtävä kuormittaa eri lihasryhmiä kuin aiempi tehtävä. Huolehdi erityisesti, ettei siirrytä samaan tapaan haitallisesti kuormittavaan työtehtävään. Selvitä ensin eri työtehtävien haitalliset työasennot.

Kuva: Juncar Oy

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden toimitus sai lukijalta kirjoituksen. Nimimerkki Ladies 50+ rules? haluaa herättää keskustelua vaihdevuosista – työelämän, työuran ja työterveyshuollon näkökulmasta:

”Kipuilin muutama vuosi sitten niin sanotun viidenkympin kriisin kanssa. Kriisi kohdistui ensi sijassa omaan naiseuteeni ja parisuhteeseeni. Mietin, pystynkö vielä urheilemaan sillä tasolla kuin haluan ja onko tuo kotona asuva harmaantuva, tylsä tyyppi se, jonka kanssa tämä elämä menee näin.

Koin, ettei tämä tuska valunut työhön, vaan siellä uskalsin tehdä isoja päätöksiä, suunnata uraani ja tuli hienoja voittoja.

Pääsin vaiheesta läpi keskustelemalla puolison kanssa ja hyväksymällä, että kaikki liikunta, johon vielä pystyn ja josta nautin, on myönteistä.

Nyt muutaman vuoden seesteisen elon jälkeen huomaan, että ylitseni pyyhkii kuumia aaltoja. Kainalot kastuvat, hikoilen, olo on tuskainen. Ihan sama, onko työ- tai vapaapäivä, oireet tulevat ja menevät. Mikä ärsyttävintä, tämä häiritsee minua etenkin työssä. Ei nimittäin ole miellyttävä ajatus joutua hikoilemaan kesken tärkeän palaverin tai seminaarin.

Ounastelen siirtyneeni vaihdevuosiin. Katselin taannoin toimistolla ympärilleni. Kovin montaa kohtalotoveria ei taida olla, vaan kollegat ovat joko nuorempia tai vanhempia – tai miehiä.

Jälleen edessä on tilanne, että työtehtäviini kuuluu isojen kokonaisuuksien johtaminen, nopea reagointi, päätösten tekeminen ja pitkäjänteinen valmistelu. Onko siis tarkoitus, että teen tätä ’tuskan hiki otsalla’, varapaita laukussa?

Ehkä. Varasin toki ajan gynekologille keskustellakseni vaihtoehdoista. Uskon, että tässäkin auttaa liikunnan jatkaminen ja itsestä huolehtiminen. Silti hieman huolestuttaa, tuovatko nämä muutokset mukanaan mielialamuutoksia tai muuten haasteita jaksamiseen.

Haeskelin myös tietoa netistä, mutta näyttää, että vaihdevuodet ovat olleet keskustelussa lähinnä viihdetaiteilijoiden osalta.

Miksi me akateemiset, lasikattoja kolkuttelevat naiset emme käy keskustelua? Vai onko niin, että työelämässä menestyvän 50-vuotiaan naisen pitää olla sukupuoleton ja kova, vailla inhimillisiä ominaisuuksia?

Vaikka vaihdevuosioireeni huolestuttavat, olen täysin vakuuttunut, etteivät ne aidosti vaikuta mitenkään työsuoritukseeni. Päinvastoin – todennäköisesti vain sisuunnun ja käännän mahdolliset hikikarpalot leikinlaskuksi.

Haluaisin silti, että tämäkin elämänvaihe voisi olla osa työurakeskustelua ja esimerkiksi työterveyshuolloilla olisi tarjota tietopaketti eri vaihtoehdoista. Ja löytäisinkö kohtalotovereita ja verkostoituisimme?”

Mielekäs työ lisää myös vaihdevuosia elävän hyvinvointia

Pyysimme Eva Helaskoskea ja Salla Toppinen-Tanneria kommentoimaan lukijan kirjoitusta. Helaskoski on työterveyshuollon asiantuntija, ja Toppinen-Tannerin erikoisalaa ovat työkyky ja työura. He toimivat Työterveyslaitoksessa yksikön johtajina.

Molempien mielestä kirjoittaja on tärkeällä asialla – koskettavathan vaihdevuodet kaikkia naisia työuran varrella:

”Työura on Suomessa keskimäärin 36 vuoden mittainen. Siihen mahtuu monenlaisia vaiheita työtehtävien muutoksista aina oman perhetilanteen ja terveydentilan muutoksiin.

Työkykykin vaihtelee läpi työuran. Siihen vaikuttavat elämän eri osa-alueet, myös yksityiselämän tapahtumat ja kokemukset.

Kunkin elämä muodostaa yksilöllisen, ainutlaatuisen kokonaisuuden, mutta jaamme joitain vaiheita tai virstanpylväitä joko kaikkien muiden tai tunnistettavan vertaisryhmän kanssa.

Vaihdevuodet kohtaavat kaikkia naisia keski-iässä, useimmiten työuran loppupuoliskolla. Yli puolet 45–64-vuotiaista suomalaisista naisista kokee vaihdevuosiin liittyviä oireita. Ne saattavat vaikuttaa työhön ja muuhun elämään.

Vaihdevuosiin liittyvät fyysiset oireet ovat seurausta munasarjojen estrogeenituotannon vähenemisestä. Oireiden kirjo ja voimakkuus ovat hyvin yksilöllisiä.

Kirjoittajan kuvaamat hikoilupuuskat ovat tavallisimpia vaihdevuosiin kuuluvia oireita. Naisista jopa neljä viidestä kokee näitä kuumia aaltoja vaihdevuosien yhteydessä. Kuumia aaltoja voi esiintyä päivisin ja myös öisin, jolloin ne usein häiritsevät nukkumista.

Vaihdevuosioireet saattavat vaikuttaa mielialaan tai jaksamiseen etenkin, jos yöunet häiriintyvät. Joidenkin tutkimusten mukaan oireet voivat lisätä työn vaatimusten kuormittavuutta työkyvyn ja työhyvinvoinnin kannalta eli vaikuttaa työssä jaksamiseen.

Vaikutus saattaa kuitenkin olla senkin suuntainen, että työ vaikuttaa myönteisesti hyvinvointiin myös vaihdevuosia elävillä naisilla.

Vaihdevuosioireet on hyvä ottaa puheeksi esimerkiksi työterveyslääkärin vastaanotolla. Vaihtoehtoja oireiden hallitsemiseksi voi pohtia yhdessä.

Hormonikorvaushoito lieventää yleensä estrogeenitason laskuun liittyviä oireita. Monet naiset kokevat myös, että esimerkiksi riittävä lepo ja säännöllinen liikunta ovat tärkeitä keinoja oireiden lievittämiseksi.

Suurimmalla osalla naisista työkokemus, taidot ja osaaminen ovat ehtineet karttua vaihdevuosiin tultaessa. Ammatillinen itsetuntemus ja itseluottamus ovat vahvistuneet.

Parhaassa tapauksessa ihmiset pystyvät työuransa aikana hyödyntämään omia vahvuuksiaan. Kokemuksen karttuessa esimerkiksi kokonaisuuksien hahmottaminen ja oleellisten asioiden tunnistaminen helpottuvat.

Yleensä vaihdevuodet ajoittuvat perhe-elämän kannalta vaiheeseen, jossa lapset ovat jo isompia. Käytössä on aiempaa enemmän aikaa ja energiaa työhön tai muuhun omaan tekemiseen. Jos työ on itselle mieluisa elämänsisältö, siihen pystyy ehkä panostamaan uudella tavalla. On mahdollista, että työstä myös nauttii entistä enemmän.

Kaiken kaikkiaan ihmiset pystyvät parantamaan työhyvinvointiaan myös erilaisten muutosten keskellä. Muutosten kielteisiä vaikutuksia voi vähentää esimerkiksi niin, että suuntautuu itselle merkityksellisiin asioihin, hyödyntää vahvuuksiaan sekä kehittää omaa työtään ja osaamistaan.

On totta, että vaihdevuodet voisi huomioida nykyistä paremmin sekä työurakeskustelussa että työterveyshuollon ohjeistuksissa.”