Paluu toimistolle – pitäisikö työtiloille tehdä jotain?

Osallistu

Halu kohdata työkavereita ja toisaalta huoli siitä, onnistuuko keskittymistä vaativa työ. Nämä asiat puhuttavat nyt monella työpaikalla. Ennen työtilojen muuttamista on aika keskustella tavoitteista.

Kun työntekijöitä palaa etätyöstä toimistolle, työpaikoilla mietitään, pitäisikö työtiloille tehdä jotain. Sopivatko nykyiset tilat hybridityöhön, joka on yhdistelmä etätyötä ja toimistopäiviä?

”Uusi tilanne voi tuntua työpaikoilla vähän hämmentävältäkin”, sanoo vanhempi asiantuntija, sisustusarkkitehti Suvi Hirvonen Työterveyslaitoksesta.

Hirvonen auttaa organisaatioita työympäristömuutosten suunnittelussa ja toteutuksessa. Hän tarkastelee muutoksia osallistavan kehittämisen näkökulmasta. Se on ratkaisujen pohtimista yhdessä tilojen käyttäjien kanssa.

”Etätyöaikana kokouskäytännöt ja yhteistyön muodot ovat muuttuneet. Harvalla työpaikalla palataan täysin samanlaiseen työntekoon kuin ennen koronaa – eikä kannatakaan palata.”

Eri tilat yhteistyöhön ja keskittymiseen

Pitkän etätyöajan jälkeen toimistoympäristössä halutaan ehkä tukea kohtaamisia ja yhdessä tekemistä. Toisaalta työntekijöitä voi huolestuttaa, miten keskittymistä vaativa työ onnistuu tai riittääkö suljettuja tiloja lisääntyneisiin Teams-palavereihin.

Suvi Hirvonen muistuttaa, että kaikilla organisaatioilla ei ole moderneja monitilatoimistoja. Avotoimistojakin on edelleen. Varsinkin niissä on aikamoinen haaste yhdistää vaihtelevia työnteon tilanteita.

Työtiloja kehitettäessä pitää jatkossakin huolehtia siitä, että tilat tukevat erilaisia työtehtäviä ja työnteon tarpeita. Kaikille etätyö ei ole hyvä vaihtoehto.

”Esimerkiksi hiljaisuutta vaativaan työhön ja yhteistyöhön tarvitaan eri tilat. Ei ole olemassa sellaista akustista ratkaisua, jonka avulla ne pystyttäisiin hoitamaan vierekkäisissä työpisteissä avotilassa.”

Työtilojen suunnittelu alkaa tavoitteista

Suvi Hirvonen kannustaa miettimään työtiloja yhdessä henkilöstön kanssa – tavoitteista lähtien: Miten haluamme työskennellä tulevaisuudessa? Mikä sujuu hyvin etänä ja milloin olisi parempi tulla toimistolle? Mikä nykyisissä tiloissa estää tavoitteiden toteutumista?

Kun esteet on tunnistettu, niitä kannattaa raivata kiireellisyysjärjestyksessä. Toimistolle paluuta tukevat ratkaisut eivät aina vaadi isoja tilamuutoksia. Esimerkkejä kevyistä ratkaisuista:

  1. Muutetaan tilojen käyttötapaa. Jos toimistossa on omia työhuoneita ja avointa työtilaa, jossa on nimettyjä työpisteitä, otetaan ne yhteiseen käyttöön ja sovitaan yhdessä pelisäännöistä. Kun kaikkia tiloja käytetään tarpeen mukaan, on helpompi löytää sopiva tila erilaisiin työtehtäviin ja tilanteisiin.
  2. Hyödynnetään tilaelementtejä. Ne ovat erikokoisia äänieristettyjä koppeja, jotka seisovat vapaasti tilassa. Avonaisessa toimistossa elementit palvelevat vetäytymis- ja palaveritiloina sekä tilanjakajina.
  3. Muokataan kalustusta. Jos työkaverien vapaamuotoista kohtaamista pidetään erityisen tärkeänä, parannetaan taukotilojen viihtyisyyttä tai luodaan kahvilamainen taukoalue, joka sopii myös työntekoon.

Työympäristö on noussut keskusteluun

Vaikka korona-aika on tuonut työtilojen suunnitteluun omat haasteensa, on siitä seurannut hyvääkin:

”Työympäristön laadusta ja hyvinvointia tukevista tiloista keskustellaan aiempaa enemmän. Työpaikoilla saatetaan etsiä keinoja, joiden avulla ihmiset saataisiin houkuteltua etätöistä takaisin toimistolle”, Suvi Hirvonen sanoo.

Vaikka paluu toimistolle on uudenlainen tilanne, työtiloja koskevien ratkaisujen pohjaksi on paljon tutkimustietoa, joka on karttunut vuosien kuluessa. Etätyöaikana taas on opittu uusia käytäntöjä.

”Hyödynnetään nämä opit ja katsotaan rohkeasti tulevaisuuteen. Palapelin palaset ovat olemassa. Ne pitää vain koota vähän uudella tavalla.”

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Aiheesta lisää:

Toimivat työtilat – hallittu työympäristön muutos (Työterveyslaitoksen työtilapalvelut)

Suvi Hirvonen on mukana  Työterveyslaitoksen Työtäpäivää-podcastissa keskustelemassa toimitilojen murroksesta. Millainen myllerrys on meneillään suomalaisten työyhteisöjen toimitiloissa ja miten organisaatioiden kannattaa reagoida? Jakson muut keskustelijat ovat Maaseudun tulevaisuuden päätoimittaja Jouni Kemppainen sekä Työterveyslaitoksen erikoistutkija Annu Haapakangas ja erityisasiantuntija Juha Hietanen.

Korona-ajan opetuksista uuteen vauhtiin -webinaari järjestetään 23.11.2021. Työterveyslaitos kutsuu vaikuttamaan työelämän tulevaisuuteen!

Työterveyslaitoksen sisältöä
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Perävaunuja, venetrailereita ja kuomuja valmistavassa Juncar Oy:ssä tehdään kokoonpanotyötä, jossa on paljon toistoliikkeitä. Koville joutuvat erityisesti selkä ja olkapäät.

MSK Group -konserniin kuuluvan Juncarin tehtaassa Lapualla työskentelee parikymmentä henkeä. Kolme vuotta sitten aloitettiin projekti, jonka tarkoitus oli keventää työkuormitusta, parantaa henkistä työhyvinvointia ja lisätä tuotannon tehokkuutta.

Esitimme kolme kysymystä Juncarin tuotantopäällikölle Henri Saarimaalle ja MSK Groupin työsuojelupäällikölle Teemu Suokolle:

1. Miten Juncarilla kevennetään työn kuormitusta?

Aluksi selvitimme kuormitusmittauksilla haitalliset työasennot. Kuvasimme kaikki työtehtävät videolle ja otimme sekuntikellolla aikaa, miten kauan työntekijä teki töitä esimerkiksi kädet hartioiden yläpuolella tai selkä etukumarassa.

Huomasimme, että eniten haitallisia työasentoja on perävaunujen kokoonpanossa. Komponentit ovat isoja, minkä takia työasentoja on vaikea hallita.

Osakokoonpanossa optimaaliset työasennot taas löytyvät helposti, kun työ tehdään säädettävän pöydän päällä.

Kuormitusmittausten pohjalta otimme käyttöön työkierron. Tasasimme sillä heti haitallista kuormitusta henkilöstön kesken. Moni työntekijä oli ollut pitkään samassa työpisteessä, ja tehtävien vaihtuminen teki työstä myös entistä mielekkäämpää.

Kuormitusmittausten avulla voimme kehittää työtä, vähentää haitallista kuormitusta ja näin ehkäistä työkyvyn ongelmia.

Muutimme myös tehtaan työtilat eli koko layoutin työntekijäystävälliseksi. Järjestimme esimerkiksi lisää työtilaa ja sujuvoitimme tuotantoprosessit. Suunnittelimme ja teimme kaikki muutokset yhdessä henkilöstön kanssa.

2. Miten kuormituksen keventäminen näkyy?

Henkilöstömme voi hyvin. Tehdas toimii aiempaa paremmin ja työt sujuvat ilman turhia häiriöitä. Ylimääräisen häslingin vähentyminen näkyy suoraan työkyvyssä, hyvinvoinnissa ja tuottavuudessa.

Seurasimme projektin aikana HappyOrNot-mittarilla, millaiset fiilikset työntekijöillä oli työpäivistään. Mittari oli alussa tummanpunaisella, mutta seurannan lopussa fiilikset olivat nousseet pohjalta huippulukemiin.

Kuormituksen keventäminen näkyy meillä myös kustannussäästönä. Esimerkiksi sairauspoissaolot putosivat vuoden aikana 390 päivästä 130 päivään. Meillä ei ole myöskään ollut yhtään tapaturmaa kahteen vuoteen.

Projektin aikana kokonaistuottavuus parani jopa viisi prosenttia. Pysymme nyt paremmin tuotantovaatimuksissa, mikä osaltaan keventää henkistä kuormitusta.

3. Antaisitteko kolme vinkkiä kuormituksen keventämiseen?

Suunnittele järjestelmä, jonka avulla jokainen pystyy hallitsemaan työtään. Meillä tuotannon jokainen työntekijä tietää etukäteen, mitä hänen pitää tehdä, mitä hän tarvitsee työssään ja missä kaikki tavarat ovat.

Työntekijäystävällisessä layoutissa työt sujuvat eikä tule turhia häiriöitä ja sitä kautta henkistä kuormitusta.

Panosta itse työntekoon, siihen, miten työ tehdään sujuvasti. Meillä esimerkiksi kehitettiin tuotantoon erilaisia työn kuormitusta keventäviä ja työtä helpottavia apuvälineitä, kuten kääntölaitteita ja muotteja, joissa on säätömahdollisuuksia.

Toteuta työkierto niin, että seuraava työtehtävä kuormittaa eri lihasryhmiä kuin aiempi tehtävä. Huolehdi erityisesti, ettei siirrytä samaan tapaan haitallisesti kuormittavaan työtehtävään. Selvitä ensin eri työtehtävien haitalliset työasennot.

Kuva: Juncar Oy

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden toimitus sai lukijalta kirjoituksen. Nimimerkki Ladies 50+ rules? haluaa herättää keskustelua vaihdevuosista – työelämän, työuran ja työterveyshuollon näkökulmasta:

”Kipuilin muutama vuosi sitten niin sanotun viidenkympin kriisin kanssa. Kriisi kohdistui ensi sijassa omaan naiseuteeni ja parisuhteeseeni. Mietin, pystynkö vielä urheilemaan sillä tasolla kuin haluan ja onko tuo kotona asuva harmaantuva, tylsä tyyppi se, jonka kanssa tämä elämä menee näin.

Koin, ettei tämä tuska valunut työhön, vaan siellä uskalsin tehdä isoja päätöksiä, suunnata uraani ja tuli hienoja voittoja.

Pääsin vaiheesta läpi keskustelemalla puolison kanssa ja hyväksymällä, että kaikki liikunta, johon vielä pystyn ja josta nautin, on myönteistä.

Nyt muutaman vuoden seesteisen elon jälkeen huomaan, että ylitseni pyyhkii kuumia aaltoja. Kainalot kastuvat, hikoilen, olo on tuskainen. Ihan sama, onko työ- tai vapaapäivä, oireet tulevat ja menevät. Mikä ärsyttävintä, tämä häiritsee minua etenkin työssä. Ei nimittäin ole miellyttävä ajatus joutua hikoilemaan kesken tärkeän palaverin tai seminaarin.

Ounastelen siirtyneeni vaihdevuosiin. Katselin taannoin toimistolla ympärilleni. Kovin montaa kohtalotoveria ei taida olla, vaan kollegat ovat joko nuorempia tai vanhempia – tai miehiä.

Jälleen edessä on tilanne, että työtehtäviini kuuluu isojen kokonaisuuksien johtaminen, nopea reagointi, päätösten tekeminen ja pitkäjänteinen valmistelu. Onko siis tarkoitus, että teen tätä ’tuskan hiki otsalla’, varapaita laukussa?

Ehkä. Varasin toki ajan gynekologille keskustellakseni vaihtoehdoista. Uskon, että tässäkin auttaa liikunnan jatkaminen ja itsestä huolehtiminen. Silti hieman huolestuttaa, tuovatko nämä muutokset mukanaan mielialamuutoksia tai muuten haasteita jaksamiseen.

Haeskelin myös tietoa netistä, mutta näyttää, että vaihdevuodet ovat olleet keskustelussa lähinnä viihdetaiteilijoiden osalta.

Miksi me akateemiset, lasikattoja kolkuttelevat naiset emme käy keskustelua? Vai onko niin, että työelämässä menestyvän 50-vuotiaan naisen pitää olla sukupuoleton ja kova, vailla inhimillisiä ominaisuuksia?

Vaikka vaihdevuosioireeni huolestuttavat, olen täysin vakuuttunut, etteivät ne aidosti vaikuta mitenkään työsuoritukseeni. Päinvastoin – todennäköisesti vain sisuunnun ja käännän mahdolliset hikikarpalot leikinlaskuksi.

Haluaisin silti, että tämäkin elämänvaihe voisi olla osa työurakeskustelua ja esimerkiksi työterveyshuolloilla olisi tarjota tietopaketti eri vaihtoehdoista. Ja löytäisinkö kohtalotovereita ja verkostoituisimme?”

Mielekäs työ lisää myös vaihdevuosia elävän hyvinvointia

Pyysimme Eva Helaskoskea ja Salla Toppinen-Tanneria kommentoimaan lukijan kirjoitusta. Helaskoski on työterveyshuollon asiantuntija, ja Toppinen-Tannerin erikoisalaa ovat työkyky ja työura. He toimivat Työterveyslaitoksessa yksikön johtajina.

Molempien mielestä kirjoittaja on tärkeällä asialla – koskettavathan vaihdevuodet kaikkia naisia työuran varrella:

”Työura on Suomessa keskimäärin 36 vuoden mittainen. Siihen mahtuu monenlaisia vaiheita työtehtävien muutoksista aina oman perhetilanteen ja terveydentilan muutoksiin.

Työkykykin vaihtelee läpi työuran. Siihen vaikuttavat elämän eri osa-alueet, myös yksityiselämän tapahtumat ja kokemukset.

Kunkin elämä muodostaa yksilöllisen, ainutlaatuisen kokonaisuuden, mutta jaamme joitain vaiheita tai virstanpylväitä joko kaikkien muiden tai tunnistettavan vertaisryhmän kanssa.

Vaihdevuodet kohtaavat kaikkia naisia keski-iässä, useimmiten työuran loppupuoliskolla. Yli puolet 45–64-vuotiaista suomalaisista naisista kokee vaihdevuosiin liittyviä oireita. Ne saattavat vaikuttaa työhön ja muuhun elämään.

Vaihdevuosiin liittyvät fyysiset oireet ovat seurausta munasarjojen estrogeenituotannon vähenemisestä. Oireiden kirjo ja voimakkuus ovat hyvin yksilöllisiä.

Kirjoittajan kuvaamat hikoilupuuskat ovat tavallisimpia vaihdevuosiin kuuluvia oireita. Naisista jopa neljä viidestä kokee näitä kuumia aaltoja vaihdevuosien yhteydessä. Kuumia aaltoja voi esiintyä päivisin ja myös öisin, jolloin ne usein häiritsevät nukkumista.

Vaihdevuosioireet saattavat vaikuttaa mielialaan tai jaksamiseen etenkin, jos yöunet häiriintyvät. Joidenkin tutkimusten mukaan oireet voivat lisätä työn vaatimusten kuormittavuutta työkyvyn ja työhyvinvoinnin kannalta eli vaikuttaa työssä jaksamiseen.

Vaikutus saattaa kuitenkin olla senkin suuntainen, että työ vaikuttaa myönteisesti hyvinvointiin myös vaihdevuosia elävillä naisilla.

Vaihdevuosioireet on hyvä ottaa puheeksi esimerkiksi työterveyslääkärin vastaanotolla. Vaihtoehtoja oireiden hallitsemiseksi voi pohtia yhdessä.

Hormonikorvaushoito lieventää yleensä estrogeenitason laskuun liittyviä oireita. Monet naiset kokevat myös, että esimerkiksi riittävä lepo ja säännöllinen liikunta ovat tärkeitä keinoja oireiden lievittämiseksi.

Suurimmalla osalla naisista työkokemus, taidot ja osaaminen ovat ehtineet karttua vaihdevuosiin tultaessa. Ammatillinen itsetuntemus ja itseluottamus ovat vahvistuneet.

Parhaassa tapauksessa ihmiset pystyvät työuransa aikana hyödyntämään omia vahvuuksiaan. Kokemuksen karttuessa esimerkiksi kokonaisuuksien hahmottaminen ja oleellisten asioiden tunnistaminen helpottuvat.

Yleensä vaihdevuodet ajoittuvat perhe-elämän kannalta vaiheeseen, jossa lapset ovat jo isompia. Käytössä on aiempaa enemmän aikaa ja energiaa työhön tai muuhun omaan tekemiseen. Jos työ on itselle mieluisa elämänsisältö, siihen pystyy ehkä panostamaan uudella tavalla. On mahdollista, että työstä myös nauttii entistä enemmän.

Kaiken kaikkiaan ihmiset pystyvät parantamaan työhyvinvointiaan myös erilaisten muutosten keskellä. Muutosten kielteisiä vaikutuksia voi vähentää esimerkiksi niin, että suuntautuu itselle merkityksellisiin asioihin, hyödyntää vahvuuksiaan sekä kehittää omaa työtään ja osaamistaan.

On totta, että vaihdevuodet voisi huomioida nykyistä paremmin sekä työurakeskustelussa että työterveyshuollon ohjeistuksissa.”

Työn muokkaus tarkoittaa esimerkiksi työpäivän lyhentämistä, keskittymisrauhan turvaamista tai sitä, että työntekijä siirtyy joksikin aikaa pois asiakastyöstä. Kyse on keinoista, joilla työ sovitetaan työkykyä vastaavaksi.

Psykologi Sanna Selinheimo Työterveyslaitoksesta sanoo, että monella työpaikalla tarvitaan työn muokkauksesta tietoa ja esimerkkejä.

”Käytännön keinoja voi olla vaikea hahmottaa varsinkin silloin, kun työkyvyn heikkeneminen liittyy mielenterveyteen. Esihenkilöitä mietityttää sekin, miten huoli työntekijän jaksamisesta kannattaa ottaa puheeksi.”

Esihenkilöiden, johdon ja HR-ammattilaisten avuksi on tehty Työn muokkauksen verkkokurssi. Kaikille avoin, itsenäisesti suoritettava kurssi on osa Mielenterveyden tuen työkalupakkia. Selinheimo toimii kurssin asiantuntijana.

Millaiset tilanteet työssä kuormittavat?

Mielenterveyden häiriöt ovat työikäisillä yleisiä. Kelan korvaamista sairauspäivistä lähes joka kolmas johtuu niistä. Työn muokkauksen tarve voi liittyä vaikkapa työuupumukseen, masennukseen tai ahdistuneisuuteen. Diagnoosi ei kuitenkaan ratkaise, millä tavalla työtä muokataan.

”Diagnoosin sijaan työn muokkaus lähtee siitä, millaiset tilanteet työssä kuormittavat”, Sanna Selinheimo sanoo.

Mielenterveyden häiriön vaikutukset työkykyyn voivat olla vähäisiä. Työpaikalla ei välttämättä edes huomata mitään.

Mahdolliset ongelmat voivat liittyä esimerkiksi muistiin, tarkkaavaisuuteen tai keskittymiseen. Työntekijä saattaa vetäytyä syrjään työyhteisössä tai kokea asiakkaiden kohtaamisen vaikeaksi. Hän voi olla esimerkiksi alakuloinen. Uusien tehtävien suunnitteleminen ja aloittaminen voivat viedä tavallista pidemmän ajan.

Työn muokkauksen keinot ovat moninaisia

Työn muokkauksen keinoja voi ajatella jatkumona. Toisessa reunassa on asioita, joilla jokainen meistä pystyy helpottamaan työtään. Esimerkiksi työpäivän päätteeksi voi listata tehtävät, jotka jäivät kesken. Tämä helpottaa töihin tarttumista seuraavana päivänä.

Keinovalikoiman toisessa päässä on isompia muutoksia, kuten osa-aikatyöhön siirtyminen. Se voi joskus tukea paluuta töihin sairauspoissaolon jälkeen. Esimerkkejä muokkaustavoista:

  1. tarkistuslistojen ja kirjallisten ohjeiden käyttö
  2. selkeät tehtävät ja palautteen saaminen usein
  3. työajan lyhentäminen tai vaihto vuorotyöstä päivätyöhön
  4. työn riittävä tauottaminen
  5. mahdollisuus tehdä etätyötä
  6. tiivis ohjaus esihenkilöltä, työryhmältä tai tukihenkilöltä
  7. mahdollisuus säädellä vuorovaikutuksen määrää
  8. oma huone tai siirrettävät väliseinät keskittymisen helpottamiseksi

Sanna Selinheimo huomauttaa, että monet muokkauskeinot toimivat myös ennalta ehkäisevästi. Esimerkiksi työilmapiiri, jossa avun pyytäminen on luonteva osa työtä, voi ehkäistä ongelmien syntymistä.

Työn muokkaus osaksi työpaikan käytäntöjä

Kun yhden työntekijän työtä kevennetään, se voi vaikuttaa myös työkavereiden työhön. Mahdollisia epäreiluuden tai kateuden kokemuksia torjuu tieto siitä, että tällainen työkyvyn tukeminen kuuluu työpaikan tavanomaisiin käytäntöihin.

”Samalla tavalla toimitaan, oli kyse kenestä tahansa työntekijästä. Työn muokkaus voi olla tarpeen niin psyykkisten kuin fyysisten sairauksien vuoksi”, Sanna Selinheimo sanoo.

Hänen mielestään työn muokkaus onnistuu parhaiten, kun se perustuu aitoon haluun tukea työssä jatkamista. Toinen onnistumisen edellytys on, että keinoja pohditaan yhdessä työntekijän kanssa.

”Kolmanneksi painottaisin työn mielekkyyden säilyttämistä. Työtä muokatessa siitä ei pidä viedä innostavia ja motivoivia asioita. Jos työstä karsitaan kaikki se, mikä saa ihmisen pirskahtelemaan töissä, hän alkaa voida huonosti – ilman mielenterveyden häiriötäkin.”