Pidätkö kaikki langat käsissäsi, esimies? Luota alaisiisi ja delegoi

Osallistu
Esimies työskentelee myöhään toimistossa.

Esimiehen kannattaa miettiä, mihin hän keskittyy itse ja mitä töitä voisi luovuttaa muille. Ajanhallinnassa auttaa myös tehtävien luokittelu kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan.

Ajanhallinta on esimiestyöhön liittyvien keskustelunaiheiden kestosuosikki. Mobiili- ja etätyön lisääntyminen on vielä hämärtänyt työn ja vapaa-ajan rajaa. Sähköisestä kalenterista on helppo varata palavereja, mutta niistä on vaikea kieltäytyä.

Sekä esimiehissä että työntekijöissä on niitä, jotka pitävät mielellään kaikkia lankoja käsissään. Jos tunnistaa itsessään sellaisia piirteitä, kannattaa haastaa itseään:

Teenkö todella kaiken niin paljon paremmin kuin muut, että minun on pakko suoriutua kaikesta yksin? Tai jos olenkin paras osaaja jollain alueella, niin olisiko muidenkin mahdollista oppia sellaiseksi?

Varsinkin suuren työmäärän alla kuormittuvan esimiehen on hyödyllistä pysähtyä pohtimaan tehtäväkenttäänsä: Voisiko joku muu tehdä tämän asian? Tai tuon?

Lisävastuu voi tehostaa tiimin toimintaa

Jos kaikki haastavat tehtävät ovat esimiehen oven takana, työntekijöiden motivaatio voi hiipua. Vastuun ja vallan jakaminen alaisille keventää esimiehen taakkaa ja tehostaa työryhmän toimintaa. Esimies ei enää toimi porttina asioiden etenemiselle.

Kun tiimille tai sen yksittäisille jäsenille antaa lisää vastuuta, esimies voi yllättyä seurauksista myönteisesti: Hänen ei tarvitsekaan huolehtia ihan kaikesta. Työntekijät aktivoituvat, kun pääsevät tekemään uusia asioita uudenlaisessa roolissa.

Työyhteisön jäsenet saattavat toki olla kiireisiä eivätkä auliisti vastaanota uusia tehtäviä, mutta kun työnjaosta keskustellaan, voidaan päästä kaikille sopivaan ratkaisuun.

On syytä varmistaa, että työntekijöissä on osaajia erilaisiin ja eri tason tehtäviin. Sekä työryhmän että yksittäisten työntekijöiden osaamisesta tulee huolehtia.

Johtamisrakenteen uudistamisesta apua delegointiin?

Kun yhdellä esimiehellä on kymmenittäin alaisia tai useampi yksikkö johdettavanaan, kannattaa pohtia, voisiko johtamisrakennetta uudistaa.

Monissa tapauksissa on saatu hyötyjä tiimirakenteen ja tiiminvetäjien roolin vahvistamisesta. Myös ”kakkosesimies” tai apulaisjohtaja voi olla toimiva ratkaisu.

Viime aikoina suuntauksena tosin on ollut pikemminkin pomojen määrän vähentäminen kuin lisääminen. Tosiasia kuitenkin on, että monessa työyhteisössä kaivattaisiin perustellusti esimiehen läsnäoloa – ja ylipäätään johtamista – huomattavasti nykyistä enemmän.

Apulaisjohtajan, tiiminvetäjän tai muun vastaavan kakkospomon roolin vahvistaminen vaatii hyvää valmistelua, suunnittelua ja yhteistä keskustelua. On tärkeää tietää, mikä tehtävä kuuluu millekin taholle ja minkä verran esimiestyötä ”kakkosen” rooliin kuuluu.

Nelikenttä auttaa priorisoimaan tehtäviä

Yksi työkalu esimiehen oman ajankäytön hallintaan on nelikenttä, johon tehtävät luokitellaan niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:

  • kiireelliset ja tärkeät tehtävät
  • kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät

Luokittelu auttaa priorisoimaan asiat, jotka on syytä tehdä itse, ja huomaamaan asiat, jotka joku muu voisi tehdä esimiehen sijasta.

Kiireelliset ja tärkeät tehtävät kannattaa useimmiten hoitaa itse. Tähän luokkaan voivat kuulua esimerkiksi päällekaatuvat aikataulut, yllättävät muutokset ja kriisit.

Yksi tärkeä kenttä on ”ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät”. Ne eivät juurikaan edistä perustehtävän toteuttamista, vaan toimivat aikasyöppöinä. Niitä tekemällä aika kyllä kuluu mukavasti eikä vaikeita päätöksiä tarvitse tehdä.

Siihen luokkaan voi kuulua esimerkiksi päällekkäisiä työtehtäviä, turhia palavereja, pitkiä puheluita ja sähköpostikeskusteluja sekä tarpeetonta pohdiskelua ja juoruilua.

Delegoitavia tehtäviä löytyy todennäköisimmin ”kiireellisistä ja ei niin tärkeistä tehtävistä” sekä ”ei kiireellisistä mutta tärkeistä tehtävistä”.

Juttu perustuu oppaan ”Pomohautomo – Opi esimieheksi” käsikirjoitukseen, jonka ovat tehneet työsuojelupäällikkö, työnohjaaja, kouluttaja, valmentaja Tommy Larvi ja henkilöstösuunnittelija, kouluttaja, valmentaja Anna Vanhala.

He työskentelivät Työterveyslaitoksessa muun muassa esimiesten kouluttajina. Nykyisin molemmat ovat Kotkan kaupungin palveluksessa.

Pomohautomossa käydään läpi esimiestyön keskeiset asiat, ja se on tarkoitettu varsinkin tuoreille esimiehille. Heille tärkeitä näkökulmia on kerätty muun muassa Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden lukijakyselyillä ja joukkoistamalla aihetta sosiaalisessa mediassa.

Työpiste-verkkolehti julkaisee Pomohautomon juttusarjana kevään 2018 aikana. Lue edellinen juttu Hyvinvoiva esimies tekee parempaa jälkeä kuin pahoinvoiva

Pomohautomoa voi seurata myös Twitterissä: @pomohautomo

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

On tosiaan totta, että työasioista irrottautumisen on lukuisissa tutkimuksissa todettu edistävän työkuormituksesta palautumista ja ehkäisevän työhön liittyvän stressin kasaantumista. Irrottautumisen hyödyt liittyvät läheisesti siihen, että työasioiden kielteinen vatvominen altistaa monille terveyden ja hyvinvoinnin ongelmille.

Kun murehdimme työasioita, koemme kielteisiä tunteita ja ajatuksemme kiertävät kehää, emmekä saa ratkaistua meitä askarruttavia asioita. Tällainen vatvominen pitää yllä kehomme ja mielemme stressitilaa ja voi sen vuoksi altistaa esimerkiksi uniongelmille, työuupumuksen kehittymiselle tai masennusoireille.

Kuitenkin monella on omakohtaisia kokemuksia siitä, että myönteisten työasioiden ajattelu, ideointi tai mielekäs ongelmanratkaisu vapaa-ajalla herättää aivan erilaisia tunteita kuin stressaavien asioiden murehtiminen.

Viime vuosina aiheesta on myös julkaistu tutkimuksia, jotka tukevat arkisia havaintoja: työasioiden myönteinen ajattelu vapaalla ei välttämättä ole haitaksi hyvinvoinnillemme – itse asiassa se voi vaikuttaa meihin positiivisesti esimerkiksi parantamalla mielialaa ja lisäämällä työn imua eli työssä koettua tarmokkuutta, omistautumista ja työhön uppoutumista.

Sama koskee ainakin jossain määrin myös ongelmanratkaisuun tai muuhun tavoitteeseen tähtäävää pohdintaa, johon ei liity kielteisiä tunteita. Tällainen pohdiskelu voi parhaimmillaan johtaa konkreettisiin ratkaisuihin, ideoihin tai ainakin suunnitelmaan, miten toimia seuraavaksi. Kun työasiat näin selkiytyvät mielessä, myös niistä irrottautuminen voi helpottua.

Positiivisten tapahtumien, kuten onnistumisten tai mukavien kohtaamisten, muistelu lisää myönteisiä tunteita ja vahvistaa myönteisen kokemuksen vaikutuksia hyvinvointiimme. Myönteiset tunteet myös tukevat työstä palautumistamme ja lieventävät stressiä.

Joskus työasioiden ajattelu myönteisessä valossa voi myös toimia stressaavan tilanteen uudelleenarviointina tai jäsentämisenä, joka on usein tehokas tapa saada stressi hallintaan.

Kaiken kaikkiaan voisi siis todeta, että jos työasioiden ajattelu vapaa-ajalla on enemmänkin innostunutta ideointia ja mukavien asioiden muistelua kuin kielteistä vatvomista, ei ole syytä huoleen. Kysymyksesi perusteella kuulostaa siltä, että koet työn imua, jolla on lukuisia positiivisia vaikutuksia hyvinvointisi kannalta!

On kuitenkin hyvä pitää mielessä myös se, että välillä kaipaamme rentoutumista ja rauhoittumista: joskus myös myönteinen, innostunut aktivaatiotila mielessä ja kehossa voi vaikeuttaa esimerkiksi nukahtamista.

Työkaveri poikkeaa toistuvasti siitä, mitä on yhdessä sovittu. Hän osoittaa mieltään tai ottaa itselleen erivapauksia. Toimintatapa harmittaa muita ja vaikeuttaa työn tekemistä. Kyse on vastuuttomasta, asiattomasta työkäyttäytymisestä.

Vaikka käytös on ikävää, se ei täytä työpaikkakiusaamisen kriteerejä. Työpaikkakiusaaminen on jatkuvaa ja tiettyyn henkilöön kohdistuvaa. Vastuuttoman käytöksen kohde voi vaihdella tai sitten se kohdistuu työyhteisön kaikkiin jäseniin.

”Joskus taustalla on aidosti väärinymmärrys tai ajattelemattomuus. Henkilö ei tule ajatelleeksi, miten hänen toimintansa vaikuttaa muiden työhön”, sanoo johtava konsultti Susanna Kalavainen Työterveyslaitoksesta.

Kalavainen on auttanut työyhteisöjä konfliktitilanteiden ratkaisemisessa ja valmentanut esimiehiä. Hän on asiantuntijana Työpaikkakiusaamisen nollatoleranssi -verkkovalmennuksessa, jossa käsitellään myös vastuutonta työkäyttäytymistä.

Myöhästelystä voi tulla tapa

Yksi esimerkki asiattomasta työkäytöksestä on toistuva myöhästely palavereista. Sen sijaan että myöhästelijä pahoittelisi ja liittyisi kokoukseen vaivihkaa, hän tekee asiasta numeron. Hän selostaa, mikä oli myöhästymisen syy tällä kertaa ja haluaa muilta tiivistelmän siihenastisesta keskustelusta.

”Ei ole maailmanloppu, jos näin käy kerran tai pari. Mutta jos myöhästymisestä muodostuu tapa, se häiritsee palaverien kulkua ja yhteistyötä”, Susanna Kalavainen sanoo.

Hän kertoo toisen esimerkin. Se liittyy työporukkaan, jonka jäsenet tekevät huoltokeikkoja. Keikalle lähtijät hakevat työvälineet ja varusteet yhteisestä varastosta. On sovittu, missä säilytetään mitäkin ja miten tieto jonkin tarvikkeen loppumisesta ilmoitetaan eteenpäin.

Yksi työntekijöistä ei huolehdi siitä, että varastoa täydennetään. Hän saattaa myös jättää sinne likaisia työvälineitä.

Puhu työn tekemisen kautta

Työkavereiden ei ole helppoa ottaa puheeksi, että joku myöhästelee tai ei huolehdi yhteisistä työvälineistä. Kukapa haluaisi ryhtyä nipottajaksi?

”Asiaa ei kannatakaan ottaa esiin sormi pystyssä siihen tyyliin, että minäpäs olen löytänyt täältä vastuuttoman kollegan”, Susanna Kalavainen sanoo.

Parempi on puhua työn tekemisen kautta: Mikä estää työn sujumista? Miten se vaikuttaa muiden työhön? Mikä auttaisi saavuttamaan työn tavoitteet? Suoraan puhuminen on joka tapauksessa reilumpaa kuin se, että ongelmaa taivastellaan asianomaisen selän takana.

Kalavaisen mielestä vastuuttoman työkäyttäytymisen voi ottaa puheeksi työyhteisössä kuka tahansa. Esihenkilön tehtävä on varmistaa, että yhteisistä toimintatavoista on sovittu ja että jokainen tietää, mitä häneltä odotetaan. Esihenkilö voi myös luoda ilmapiiriä, jossa ongelmista puhuminen on mahdollista.

Huono päivä ei oikeuta huonoa käytöstä

Eikö työpaikalla sitten saa olla oma itsensä? Ja eikös kaikilla ole joskus huonoja päiviä?

Tällaiset kysymykset ovat Susanna Kalavaiselle tuttuja. Hänen mukaansa hyvä työyhteisö on toki valmis ymmärtämään ja joustamaan. Emme ole työpaikalla kyttäämässä ja laskemassa toistemme virheitä.

Ihmisen temperamentti tai huono päivä ei kuitenkaan oikeuta vastuutonta työkäytöstä. Lähimmille työkavereille on asiallista kertoa, jos ei ole parhaassa terässään ja vetäytyy omiin oloihinsa. Silloin työyhteisön ei tarvitse arvailla, miksi kollega on kuin myrskyn merkki.

Työpaikalla erioikeuksia ottava saattaa ajatella, että säännöt koskevat vain muita – esimerkiksi uusia työntekijöitä. Jollain perusteella hän rajaa itsensä pois.

”Joskus kriittisessä asemassa oleva ammattiryhmä alkaa vaatia erivapauksia. Jos he ovat erikoiskoulutettuja ja heistä on pulaa, esihenkilö on vaikeassa paikassa”, Kalavainen sanoo.

Älä tyrmää saamaasi palautetta

Palaute siitä, että oma käytös on muiden mielestä vastuutonta, voi yllättää. Silti palautetta ei kannata oitis tyrmätä eikä mitätöidä. Vastahyökkäykseenkään ei pidä ryhtyä.

Jos palaute vaatii sulattelua, on hyvä ottaa aikalisä: ”En ihan tunnista tätä, mutta voisimmeko jutella asiasta ylihuomenna?”

Parhaassa tapauksessa keskustelussa löytyy ratkaisu hiertävään ongelmaan tai uusi tapa toimia. Kun työkulttuuri on turvallinen, haetaan enemmän yhteistä hyvää kuin toisen tappiota. Susanna Kalavainen muistuttaa, että vastuullisuuteen kuuluu myös pulmien esiin nostaminen:

Jos työmaalla on rikkinäinen kaide, siitä ilmoittaminen tuntuu luonnolliselta ja selvältä. Ei voi jäädä odottamaan, huomaako työnjohtaja tai työsuojeluvaltuutettu kaiteen menneen rikki.

Entä jos havaitsee työn sujumista tai yhteistyötä häiritsevän asian? Voisiko ajatella, että sen esiin tuominen on samaan tapaan vastuun kantamista?

Moni hakeutuu luontoon siksi, että se tuntuu hyvältä. Mutta mitä asiasta tiedetään tutkimusten perusteella?

Psykologian tohtori, erikoistutkija Kaisa Törnroos Työterveyslaitoksesta on ollut mukana Tampereen yliopiston ja Jyväskylän yliopiston tutkimusprojekteissa, joissa on selvitetty luonnon hyvinvointivaikutuksia. Esitimme hänelle kahdeksan kysymystä:

1. Miten luonto vaikuttaa ihmisen hyvinvointiin?

Luonnossa oleilu palauttaa ja elvyttää. Luonnossa ihminen elpyy paremmin kuin rakennetussa ympäristössä.

Yksi teoria selittää elvyttävää vaikutusta sillä, että luonnossa ei tarvitse kuluttaa energiaansa ympäristön ja sen tapahtumien tarkkaan havainnoimiseen. Esimerkiksi työssä pitää pinnistellä ollakseen tarkkaavainen.

Luonto vähentää lihasjännitystä, alentaa verenpainetta, hidastaa sydämen sykettä ja vähentää stressihormoni kortisolin määrää kehossa. Luonto vaikuttaa myös autonomisen hermoston toimintaan tavalla, joka auttaa rentoutumaan.

2. Onko jokin luontoympäristö toista parempi hyvinvoinnin kannalta?

Luontoympäristöjä ei siinä mielessä voi asettaa paremmuusjärjestykseen. Erityisen hyvää tekee, jos luonnossa oleskelee omassa mielipaikassaan. Elvyttävää vaikutusta vahvistaa esimerkiksi kokemus lumoutumisesta ja siitä, että on yhteydessä luontoon.

3. Mitä mielipaikalla tarkoitetaan?

Mielipaikka on sellainen ympäristö, josta pitää ja jossa on hyvä olla. Joku löytää mielipaikkansa metsäpolulta tai kalliolta, joku järven rannalta. Mielipaikka herättää myönteisiä tunteita, eikä siellä tarvitse jännittää. Jos vaikka meri tai metsä pelottaa, se ei ole oikea paikka palautumiseen.

4. Edellyttääkö luonnosta nauttiminen liikunnallisuutta?

Ei edellytä. Luonnossa ei tarvitse olla aktiivinen – pelkkä oleskelukin tekee hyvää. Palauttavia vaikutuksia syntyy jopa niin, että katsoo luontokuvaa tai ikkunasta näkyvää vehreää maisemaa.

5. Kertoisitko luonnon vaikutuksesta työhyvinvointiin?

Tampereen yliopiston tutkimuksessa selvitettiin, miten palautumista voidaan edistää työpäivän aikana. Yksi työntekijäryhmä lähti lounastauoillaan vartiksi kävelemään puistoon. Kokeilu kesti kaksi viikkoa.

Puistokävelyihin osallistuminen oli yhteydessä parempaan keskittymiskykyyn ja vähäisempään väsymykseen iltapäivällä ennen kotiin lähtemistä. Lisäksi kävelijöiden verenpaine laski. Oleellista oli se, että he nauttivat lounastauoistaan.

Myös vapaa-ajan luontokokemukset auttavat palautumaan stressistä ja parantavat vireyttä. Jyväskylän yliopiston tutkimuksessa ne työntekijät, jotka ulkoilivat luonnossa useamman kerran viikossa, kokivat muita enemmän työn imua eli myönteistä tunne- ja motivaatiotilaa työssä.

6. Miten työssä voi hyödyntää luonnon hyviä vaikutuksia?

Taukokävelyjen lisäksi kannattaa kokeilla kävelypalavereita. Ne toimivat, jos kokouksessa ei tarvita tietokonetta eikä papereita. Ketään ei voi pakottaa ulos, mutta suosittelen ulkoilun hyödyntämistä useammin kuin vain tyky-päivänä kerran vuodessa.

Entä voisiko osan työmatkastaan kulkea puiston kautta? Etätyöntekijä taas voi ”leikkiä” lähtevänsä töihin ja mennä vartin kävelylle ennen töiden aloittamista.

Pientä piristystä saattaa tuoda myös mieluinen luontokuva työpisteen seinällä tai tietokoneen taustakuvana.

7. Mitä tehdä, jos meinaa jämähtää sisälle?

Yksi vaihtoehto ovat ohjatut luontoretket. Kirsi Salonen teki Tampereen yliopistoon väitöstutkimuksen, jossa hän muun muassa vertaili ohjattuihin luontokokemuksiin osallistuvia ja niitä, jotka kävivät luonnossa itsekseen.

Osa itsekseen ulkoilevista kertoi, että kylmyys, sade tai pimeys saattoi estää heitä lähtemästä luontoon. Porukalla liikkuvia säiden vaihtelu tai esimerkiksi pelko hämärää metsää kohtaan ei haitannut.

Oma kokemukseni on, että jo yhden kaverin seura saa lähtemään kävely- tai pyörälenkille – oli sää millainen tahansa.

8. Mikä on sinun mielipaikkasi luonnossa?

Kodin lähellä minulla ei ole tiettyä mielipaikkaa. On kuitenkin yksi paikka, johon mielikuvissani pakenen, kun minulta otetaan verikoetta tai verisuoneeni kiinnitetään kanyyli. Palaan aina tähän muutaman vuoden takaiseen hetkeen:

Olen uimarannalla Brasilian rannikolla. Siellä ei ole muita. Aurinko paistaa, meri kuohuaa ja tuuli humisee. Tuuli vie pois auringon kovimman polttavuuden. Minulla ei ole kiirettä mihinkään, eikä kukaan tarvitse minulta mitään. On rauhallinen ja tyytyväinen olo.