Pidätkö kaikki langat käsissäsi, esimies? Luota alaisiisi ja delegoi

Osallistu
Esimies työskentelee myöhään toimistossa.

Esimiehen kannattaa miettiä, mihin hän keskittyy itse ja mitä töitä voisi luovuttaa muille. Ajanhallinnassa auttaa myös tehtävien luokittelu kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan.

Ajanhallinta on esimiestyöhön liittyvien keskustelunaiheiden kestosuosikki. Mobiili- ja etätyön lisääntyminen on vielä hämärtänyt työn ja vapaa-ajan rajaa. Sähköisestä kalenterista on helppo varata palavereja, mutta niistä on vaikea kieltäytyä.

Sekä esimiehissä että työntekijöissä on niitä, jotka pitävät mielellään kaikkia lankoja käsissään. Jos tunnistaa itsessään sellaisia piirteitä, kannattaa haastaa itseään:

Teenkö todella kaiken niin paljon paremmin kuin muut, että minun on pakko suoriutua kaikesta yksin? Tai jos olenkin paras osaaja jollain alueella, niin olisiko muidenkin mahdollista oppia sellaiseksi?

Varsinkin suuren työmäärän alla kuormittuvan esimiehen on hyödyllistä pysähtyä pohtimaan tehtäväkenttäänsä: Voisiko joku muu tehdä tämän asian? Tai tuon?

Lisävastuu voi tehostaa tiimin toimintaa

Jos kaikki haastavat tehtävät ovat esimiehen oven takana, työntekijöiden motivaatio voi hiipua. Vastuun ja vallan jakaminen alaisille keventää esimiehen taakkaa ja tehostaa työryhmän toimintaa. Esimies ei enää toimi porttina asioiden etenemiselle.

Kun tiimille tai sen yksittäisille jäsenille antaa lisää vastuuta, esimies voi yllättyä seurauksista myönteisesti: Hänen ei tarvitsekaan huolehtia ihan kaikesta. Työntekijät aktivoituvat, kun pääsevät tekemään uusia asioita uudenlaisessa roolissa.

Työyhteisön jäsenet saattavat toki olla kiireisiä eivätkä auliisti vastaanota uusia tehtäviä, mutta kun työnjaosta keskustellaan, voidaan päästä kaikille sopivaan ratkaisuun.

On syytä varmistaa, että työntekijöissä on osaajia erilaisiin ja eri tason tehtäviin. Sekä työryhmän että yksittäisten työntekijöiden osaamisesta tulee huolehtia.

Johtamisrakenteen uudistamisesta apua delegointiin?

Kun yhdellä esimiehellä on kymmenittäin alaisia tai useampi yksikkö johdettavanaan, kannattaa pohtia, voisiko johtamisrakennetta uudistaa.

Monissa tapauksissa on saatu hyötyjä tiimirakenteen ja tiiminvetäjien roolin vahvistamisesta. Myös ”kakkosesimies” tai apulaisjohtaja voi olla toimiva ratkaisu.

Viime aikoina suuntauksena tosin on ollut pikemminkin pomojen määrän vähentäminen kuin lisääminen. Tosiasia kuitenkin on, että monessa työyhteisössä kaivattaisiin perustellusti esimiehen läsnäoloa – ja ylipäätään johtamista – huomattavasti nykyistä enemmän.

Apulaisjohtajan, tiiminvetäjän tai muun vastaavan kakkospomon roolin vahvistaminen vaatii hyvää valmistelua, suunnittelua ja yhteistä keskustelua. On tärkeää tietää, mikä tehtävä kuuluu millekin taholle ja minkä verran esimiestyötä ”kakkosen” rooliin kuuluu.

Nelikenttä auttaa priorisoimaan tehtäviä

Yksi työkalu esimiehen oman ajankäytön hallintaan on nelikenttä, johon tehtävät luokitellaan niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:

  • kiireelliset ja tärkeät tehtävät
  • kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät

Luokittelu auttaa priorisoimaan asiat, jotka on syytä tehdä itse, ja huomaamaan asiat, jotka joku muu voisi tehdä esimiehen sijasta.

Kiireelliset ja tärkeät tehtävät kannattaa useimmiten hoitaa itse. Tähän luokkaan voivat kuulua esimerkiksi päällekaatuvat aikataulut, yllättävät muutokset ja kriisit.

Yksi tärkeä kenttä on ”ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät”. Ne eivät juurikaan edistä perustehtävän toteuttamista, vaan toimivat aikasyöppöinä. Niitä tekemällä aika kyllä kuluu mukavasti eikä vaikeita päätöksiä tarvitse tehdä.

Siihen luokkaan voi kuulua esimerkiksi päällekkäisiä työtehtäviä, turhia palavereja, pitkiä puheluita ja sähköpostikeskusteluja sekä tarpeetonta pohdiskelua ja juoruilua.

Delegoitavia tehtäviä löytyy todennäköisimmin ”kiireellisistä ja ei niin tärkeistä tehtävistä” sekä ”ei kiireellisistä mutta tärkeistä tehtävistä”.

Juttu perustuu oppaan ”Pomohautomo – Opi esimieheksi” käsikirjoitukseen, jonka ovat tehneet työsuojelupäällikkö, työnohjaaja, kouluttaja, valmentaja Tommy Larvi ja henkilöstösuunnittelija, kouluttaja, valmentaja Anna Vanhala.

He työskentelivät Työterveyslaitoksessa muun muassa esimiesten kouluttajina. Nykyisin molemmat ovat Kotkan kaupungin palveluksessa.

Pomohautomossa käydään läpi esimiestyön keskeiset asiat, ja se on tarkoitettu varsinkin tuoreille esimiehille. Heille tärkeitä näkökulmia on kerätty muun muassa Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden lukijakyselyillä ja joukkoistamalla aihetta sosiaalisessa mediassa.

Työpiste-verkkolehti julkaisee Pomohautomon juttusarjana kevään 2018 aikana. Lue edellinen juttu Hyvinvoiva esimies tekee parempaa jälkeä kuin pahoinvoiva

Pomohautomoa voi seurata myös Twitterissä: @pomohautomo

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Kelan korvaamista sairauspäivistä noin joka neljäs johtuu mielenterveyden häiriöstä. Suurin yksittäinen työkyvyttömyysjaksojen syy on masennus. Työhön paluuta voidaan helpottaa muokkaamalla työtä.

”Työn muokkauksen tavoitteena on tukea työkykyä ja mahdollistaa työn jatkaminen. Työtä muokkaavat työntekijä, esimies ja työterveyshuolto yhteistyössä”, sanoo erityisasiantuntija Pauliina Mattila-Holappa Työterveyslaitoksesta.

Työterveyslaitos ja sosiaali- ja terveysministeriö ovat julkaisseet oppaan, jossa esitellään työn muokkauksen keinoja. Niitä ovat esimerkiksi tehtävien pilkkominen pienempiin osiin, siirtyminen väliaikaisesti pois asiakaspalvelutyöstä, taukojen lisääminen ja parityöskentely.

Samat keinot sopivat myös liiallisesti kuormittuneen työntekijän tukemiseen. Parhaassa tapauksessa se ehkäisee tarvetta jäädä sairauslomalle.

Miten työn muokkaus vaikuttaa muihin?

Lähiesimiehellä on tärkeä rooli työn muokkauksen mahdollistajana ja käytännön järjestelyjen tekijänä. Hänen tehtävänään on hahmottaa kokonaistilanne:

Miten yhden henkilön työn muokkaaminen vaikuttaa muiden työhön? Tarvitseeko työyhteisö kokonaisuudessaan tukea? Keiden kaikkien tulee tietää tilanteesta, jotta työntekijän työmäärää ja tehtäviä voidaan hallita?

Esimiehen kannattaa keskustella etukäteen työntekijän kanssa siitä, miten tämä toivoo tilanteesta kerrottavan muille. Ilman lupaa hän ei voi kertoa esimerkiksi poissaolon syytä. Työkavereiden on kuitenkin hyvä tietää, miten he voivat tukea muokkauksen onnistumista.

”Työterveyshuolto tukee lähiesimiestä työn muokkauksen suunnittelussa. Hän voi lisäksi saada tukea esimerkiksi työsuojelupäälliköltä, työkykykoordinaattorilta tai henkilöstöhallinnosta”, Pauliina Mattila-Holappa sanoo.

Älä oleta, vaan kysy työntekijältä

Oppaan Työn muokkauksen keinot, kun mielenterveyden häiriö vaikuttaa työkykyyn tiedot ja ohjeet sopivat niin esimiehille, työterveyshuollolle, henkilöstöasiantuntijoille kuin työkavereillekin.

Nämä vinkit ovat esimiehelle, joka ottaa vastaan sairauslomalta palaavan työntekijän:

  1. Tilanne ei vaadi erityisosaamista. Luonnollisuus ja empatia esimiehenä riittävät.
  2. Toivota työntekijä tervetulleeksi ja osoita olevasi ilahtunut hänen paluustaan. ”Tervetuloa takaisin töihin! Minusta on hienoa, että olet taas täällä.”
  3. Älä tee olettamuksia, vaan kysy. ”Millaista sinusta on palata takaisin töihin?”, ”Huolettaako sinua jokin asia töihin paluussa?”, ”Toivotko, että kerron asiasta jotain muille työntekijöille?”, ”Miten voisin esimiehenä parhaiten auttaa sinua töihin paluussa?”
  4. Tue työn tekemistä niin työn kuin työntekijänkin tarpeista käsin. ”Suunnittelimme jo aiemmin työsi järjestämistä nyt, kun palaat töihin. Oletko ehtinyt ajatella asiaa? Miltä suunnitellut työtehtävät, työmäärä ja työn järjestelyt tällä hetkellä vaikuttavat sinusta?”
  5. Kerro olevasi käytettävissä. ”Voit koska tahansa tulla juttusilleni. Pohditaan asioita yhdessä.”

Hyvän tekeminen tai osoittaminen toiselle ihmiselle ─ jopa vailla odotuksia vastavuoroisuudesta ─ lisää molempien osapuolten hyvinvointia. Se lisää myös todennäköisyyttä, että toinenkin tekee jotain hyvää eteenpäin joko hyväntekijälleen tai jollekulle muulle, sanoo tutkimusprofessori Jari Hakanen Työterveyslaitoksesta.

Työpaikalla arjen huomaavaisuus on voimavara. Se liittyy usein lyhyisiin kohtaamisiin kiireen keskellä. Näitä kohtaamisia on työpäivän ja -viikon aikana lukuisia. Joka kohtaamisessa voimme olla toisillemme ystävällisiä ja kiitollisia tai täysin neutraaleja tai vihamielisiä.

”Jos vuorovaikutuksen minimi on, että aamulla tervehditään, niin seuraava askel on kiittäminen”, Hakanen sanoo.

Hänen mukaansa kiitollisuudella on vahva myönteinen yhteys hyvinvointiin ja onnellisuuteen. Joidenkin tutkimusten mukaan kiitollisuutta tuntevilla on myös parempia ihmissuhteita kuin muilla.

Ystävälliset kohtaamiset ovat tärkeitä vuoden jokaisena päivänä. Ystävänpäivä on hyvä aika palauttaa se mieleen.

Työhyvinvoinnin johtamisen dosentti Marja-Liisa Manka kertoo Stressikirjassaan (Talentum, 2015) johtajasta, joka ystävänpäiväviikolla lähetti henkilöstölleen tällaisen viestin:

  1. Kirjoita itsellesi lyhyt kirje asioista, joissa olet onnistunut. Kiitä itseäsi niistä.
  2. Anna positiivinen palaute toisten kuullen vähintään yhdelle työkaverillesi päivässä.
  3. Kehu yksi työkaveri päivässä ”selän takana”.
  4. Ystävänpäivänä kerro jollekin työkaverille, mikä mukava asia hänestä on jäänyt mieleesi.
  5. Ystävänpäivänä kättele tai halaa jokainen työkaverisi.
  6. Kirjoita pienille lapuille mukavia sanoja, jotka tosissasi haluat työkaverillesi osoittaa. Aloita: Minusta sinä olet niin…
  7. Tee viikon päätteeksi mielessäsi tai vaikka ranskalaisilla viivoilla inventaario omista palautetoimistasi viikon aikana.

Elintarvikeyhtiö Apetitin tuotantolaitosten seinillä näkyy julisteita, joiden päähenkilöt ovat piirrettyjä hahmoja:

Elintarviketyöntekijän tunnistaa valkoisesta asusta, varastotyöntekijän harmaa-oranssista. Kaupan palvelutiskillä työskentelevä hahmo on pukeutunut mustaan työtakkiin ja suikkaan.

Julisteet liittyvät yhtiön työturvallisuusteemaan, joka vaihtuu neljä kertaa vuodessa. Kun teemana oli esimerkiksi Raportoi vaaroista, julisteen työntekijä oli liukastumassa lattialla olevaan vesilätäkköön.

”Meillä pestään vihanneksia, joten vettä käytetään paljon. Liukkaus on yksi suurimmista tapaturmavaaroistamme”, kertoo Apetit-konsernin HSE-päällikkö Heta Leskinen.

”Korostamme jokaisen työntekijän vastuuta. Ei ole vain esimiehen velvollisuus kuivata vettä lattialta. Ja kun huomaa työympäristössään jonkin vaaran, siitä pitää raportoida eteenpäin.”

Julisteissa on niukasti tekstiä. Kuvien tarkoitus on havainnollistaa asiaa varsinkin maahanmuuttajataustaisille työntekijöille. Kuvia hyödynnetään turvallisuuskampanjoiden lisäksi muutenkin:

”Työturvallisuuteen liittyy paljon ohjeita. Kuvalliset ohjeet helpottavat ymmärtämistä esimerkiksi silloin, kun kyse on koneiden ja laitteiden tai vaikka kuulonsuojainten oikeasta käytöstä”, Leskinen sanoo.

Työnantaja tarjosi kielenopetusta

Heta Leskiselle kuuluvat työturvallisuuden lisäksi terveysjohtamiseen ja ympäristöön liittyvät asiat. Hänen työpaikkansa sijaitsee Helsingin Kivikossa.

Kivikon tuotantolaitos on keskittynyt tuoreiden vihannesten käsittelyyn. Siellä salaatit, kurkut ja tomaatit pestään ja pilkotaan ennen kuin ne päätyvät esimerkiksi kauppojen salaattibaareihin.

Tuotantolaitos on konsernin monikulttuurisin työpaikka. Sen noin sadasta elintarviketyöntekijästä puolella on maahanmuuttajatausta, ja kansallisuuksia on yli kymmenen. Viime syyskuusta lähtien suomi on ollut työpaikan ainoa työkieli.

”Halusimme, että vastedes kaikilla työntekijöillä olisi tasavertaiset mahdollisuudet kommunikoida ja kehittyä”, Leskinen perustelee.

Ennen muutosta työnantaja tarjosi henkilöstölle mahdollisuuden osallistua suomen kielen opetukseen työpaikalla. Kielenopettaja kävi Kivikossa kerran viikossa. Kielitunnit alkoivat heti työpäivän jälkeen, ja osallistujille tarjottiin välipala.

”Opetus sai alkujaan hyvän vastaanoton. Työntekijät olivat itse toivoneet kielenopetusta.”

Turvallinen työnteko on ammattitaitoa

Työterveyslaitoksen tutkimushankkeessa Osaamisen ja työn yhteensopivuus monikulttuuristuvilla työpaikoilla on tarkasteltu työssäkäyvien maahanmuuttajien tarvitsemaa osaamista ja sen kehittämistarpeita.

”Ammattitaidon yhtenä osa-alueena voidaan pitää työn tekemistä terveellisesti ja turvallisesti”, sanoo vanhempi asiantuntija Barbara Bergbom Työterveyslaitoksesta.

Työtapaturmia koskevien tutkimusten mukaan monikulttuurisilla työpaikoilla on erityistä syytä satsata työturvallisuuden parantamiseen ja työterveyden edistämiseen. Suomessa maahanmuuttajien on esimerkiksi todettu jäävän kantaväestöä useammin työterveyshuollon ulkopuolelle.

”Syynä voi olla se, ettei heille ole järjestetty työterveyshuoltoa tai se, ettei heillä ole tarpeeksi tietoa työterveyshuollosta tai valmiuksia käyttää sitä.”

Tapaturman peittelystä oppimiseen

Barbara Bergbom sanoo, että joidenkin työntekijöiden kulttuuritaustaan saattaa liittyä suuri kunnioitus työnantajaa kohtaan. Se voi toisinaan johtaa liialliseen joustavuuteen tai ylitunnollisuuteen: ylitöitä tehtäisiin jatkuvasti ja töissä oltaisiin sairaanakin.

Heta Leskisen kokemuksen mukaan työnantajan kunnioitus tai pelko voi joskus vaikuttaa myös niin, että sattunutta työtapaturmaa halutaan piilotella.

”Työntekijä ehkä pelkää työnantajan reaktiota ja sitä, että on tehnyt jotain väärin. Pelkona voi olla jopa työpaikan menettäminen. Me taas haluamme tietää kaikki tapaturmat ja läheltä piti -tilanteet, jotta voimme oppia niistä.”

Jokainen työtapaturma tutkitaan. Tapaturmaan joutunut työntekijä, hänen esimiehensä ja tämän esimies käyvät tapahtuneen yhdessä läpi.

”Painotamme aina, ettei tarkoitus ole syyttää ketään. Haluamme vain tietää, mitä tapahtui, jottei vastaavaa enää sattuisi kenellekään. Pyrimme tarkoituksella luomaan avointa, hyväntahtoista ja turvallista ilmapiiriä”, Leskinen sanoo.

”Parasta on, jos työntekijä itsekin innostuu ideoimaan, miten työtä voisi tehdä entistä turvallisemmin.”

Kuvitus: Tiina Valve, Zeeland Family