Pomodoro-tekniikka vähentää aloittamisen vaikeutta ja auttaa keskittymään

Osallistu

Munakellon käyttö ohjaa saattamaan tehtäviä valmiiksi sen sijaan, että vain työskentelisi niiden parissa. Kellon pirinä muistuttaa, että on aika pitää tauko.

Oletko kokeillut Pomodoro-tekniikkaa? Se on yksi ajanhallinnan keino, joka tukee työhön keskittymistä.

Pomodoro-sana on italiaa ja tarkoittaa tomaattia. Tekniikka on ilmeisesti saanut nimensä tomaatin muotoisesta munakellosta. Kyse on siitä, että tietyn tehtävän tekemiseen paneudutaan ennalta määritellyksi ajaksi. Sen jälkeen pidetään lyhyt tauko.

  1. Minimoi työtä häiritsevät keskeytykset: mykistä puhelin, ota sähköpostin hälytykset pois päältä.
  2. Päätä, mihin tehtävään haluat keskittyä.
  3. Valitse munakellosta se aika, jonka haluat keskittyä. Pomodoro-tekniikassa oletus on, että 25 minuutin työjaksoa seuraa 5 minuutin tauko.
  4. Käynnistä kello ja aloita työskentely.
  5. Kun kello pirisee, pidä tauko. Tee tauolla asioita, jotka vievät ajatuksesi pois tehtävästä.
  6. Paneudu työhösi uudelleen, kun tauko päättyy.
  7. Neljännen jakson jälkeen pidä pidempi tauko. Syö, juo tai tee muuta virkistävää.
  8. Tee niin monta työjaksoa kuin on tarpeen.

Menetelmän tehokkuus perustuu siihen, että se rajaa keskittymistä edellyttävää aikaa. Siksi keskittyminen ei pääse niin helposti herpaantumaan. Tekniikka ohjaa pois multitaskaamisesta eli yrityksestä tehdä monta asiaa yhtä aikaa. Lisäksi se madaltaa toimeen tarttumisen kynnystä eli vähentää prokrastinaatiota.

Varsinkin etätyöntekijä hyötyy myös siitä, että kellon pirinä muistuttaa tauon pitämisestä.

Pomodoro-tekniikkaa voi hyödyntää esimerkiksi niin, että valitsee yhden tärkeän ei-kiireellisen tehtävän ja edistää sitä joka päivä tietyn ajan, esimerkiksi 1–2 pomodoron eli jakson verran, täysin keskittyen.

Pomodoro-tekniikkaa voi kokeilla Työterveyslaitoksen sivuilta löytyvän Fokuskellon avulla.

Jutun asiantuntijoina toimivat tutkija Kirsi Yli-Kaitala ja johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Aiheesta lisää:

Aika & fokus – ajanhallinnan verkkovalmennus (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Viisi vinkkiä parempaan ajanhallintaan työssä (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)

Onnistuuko keskittyminen? Ajatukset voivat harhailla, vaikka olisi työskentelyrauha (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)

Ole itsellesi paras mahdollinen pomo! Seitsemän keinoa parantaa itsensä johtamisen taitoja (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden toimitus sai lukijalta viestin, joka liittyy työpaikan juhlapuheiden ja työyhteisön toimintatavan väliseen ristiriitaan:

”Perheystävällisyys on nostettu työpaikallamme yhdeksi arvoksi. Työyhteisössäni on kuitenkin oletus, kirjoittamaton sääntö, jonka mukaan viikonloppuisinkin pitää tai on ainakin suotavaa tehdä töitä kiireaikoina.

Monena viikonloppuna esimieheni lähettää sähköpostia, johon osa kollegoistani myös vastaa saman tien. Välillä päätän, etten katso viestejä lauantaisin ja sunnuntaisin. Maanantaina minua sitten odottaa viikonlopulta pitkä viestiketju, jossa ideoidaan tai suunnitellaan, työtehtäviäkin jaetaan ja päätöksiä tehdään.

Minusta tämä tuntuu stressaavalta. Viikonloppuisin meillä pitäisi olla vapaata ja aikaa esimerkiksi perheelle. Esimieheni on kuulemma todennut joskus, että eihän hän velvoita ketään vastaamaan viesteihin työajan ulkopuolella.

Miten tällaisiin epävirallisiin toimintatapoihin pääsisi käsiksi?”

Keskustelu tekee ongelman näkyväksi

Työterveyspsykologi Heli Hannonen Työterveyslaitoksesta sanoo, että lukijan kuvaama tilanne on työpaikoilla valitettavan tavallinen. Varsinkin asiantuntijatehtävissä voidaan olettaa, että työntekijä on koko ajan saatavilla. Monesti kyse on ääneen lausumattomista säännöistä, jotka koskevat viesteihin vastaamista iltaisin, viikonloppuisin tai lomalla.

”On toki tehtäviä, joissa työasioiden seuraaminen viikonloppuna kuuluu työhön. Silloin siitä on toivottavasti myös sovittu.”

Kirjoittamaton sääntö kannattaa nostaa työpaikalla keskusteluun – ainakin, jos se hämmentää tai kuormittaa työntekijää. Se, että sähköpostiin pitäisi reagoida viikonloppuvapaalla, on Hannosen mielestä aika iso asia. Kysehän on mahdollisuudesta palautua työstä.

”Jos asia ei etene työyhteisön palavereissa ja esimiehen kanssa, sen voi ottaa työsuojelun näkökulmasta esiin työpaikan riskinarvioinnissa tai työpaikkaselvityksessä, kun työterveyshuolto tulee työpaikalle.”

Erilaiset tulkinnat synnyttävät mielipahaa

Epävirallisia sääntöjä on joka työyhteisössä ja organisaatiossa. Yhteisölle syntyy omat tottumuksensa ja toimintatapansa. Kaikesta ei voi eikä tarvitse tehdä sopimuksia.

Työpaikan kulttuuria voi verrata jäävuoreen: Vain pieni osa käytännöistä on näkyvillä. Pinnan alla on paljon odotuksia ja uskomuksia. Niihin törmätään tyypillisesti, kun tehdään yrityskauppoja ja yhdistetään työpaikkoja.

Heli Hannosen mukaan kirjoittamattomissa säännöissä on se huono puoli, että työpaikalla saattaa olla vaikka 15 erilaista käsitystä jostain toimintatavasta. Eri tulkinnat voivat synnyttää mielipahaa ja ristiriitoja. Kaikki ihmiset eivät myöskään ole yhtä herkkiä havainnoimaan epävirallisia sääntöjä, ja jotkut vähät välittävät siitä, toimivatko he odotusten mukaisesti.

”Kun mietitään työhyvinvoinnin näkökulmasta, niin mitä enemmän on ääneen sanottua ja selkeästi sovittua, sitä yksinkertaisemmaksi se tekee asiat”, Hannonen kiteyttää.

Tulokas oppii säännöt kantapään kautta

Heli Hannosen mielestä kiinnostavaa on, mitä seuraa, jos ei noudata kirjoittamattomia sääntöjä. Työpiste-verkkolehteä lähestynyt lukija kertoo, että maanantaina häntä odottaa viestiketju, jossa jokin työasia on jo ”pureskeltu” valmiiksi.

Mitenkähän sillä työpaikalla suhtaudutaan työntekijään, joka ei vapaalla avaa työsähköpostiaan? Moititaanko? Paheksutaanko? Jätetäänkö ulkokehälle?

”Uutta työntekijää on vaikea perehdyttää tällaisiin ääneen lausumattomiin sääntöihin. Ne opitaan sitten yrityksen ja erehdyksen kautta, mikä on ikävä tapa oppia”, Hannonen sanoo.

Tosin uuden tulokkaankin on hyvä olla tarkkana, ettei hän itse tule aloittaneeksi haitallista käytäntöä. Työ voi olla alussa niin innostavaa, että sitä on kiva miettiä ja tehdä vapaallakin. Kaikille työkavereille se ei ole mahdollista, ja myös oma elämäntilanne voi muuttua.

Kahvihuone ei siistiydykään itsestään

Epäviralliset säännöt liittyvät usein työpaikan arjen pyörittämiseen: Miten huolehditaan kahvihuoneen siisteydestä? Kenen tehtävä on pitää kopiopiste järjestyksessä? Sellaisia tehtäviä ei yleensä ole määritelty työnkuvissa.

”Voi käydä niin, että kahvihuoneen siisteydestä alkaa huolehtia työntekijä, jota epäjärjestys häiritsee enemmän kuin muita. Kun hän aikanaan jää eläkkeelle, muille tulee suurena hämmästyksenä, etteivät kahvikupit menekään itsestään astianpesukoneeseen”, Heli Hannonen havainnollistaa.

Kun asiat työpaikalla sujuvat hyvin, kirjoittamattomista säännöistä ei välttämättä ole haittaa. Hannosen kokemuksen mukaan ne nousevat pinnalle herkemmin, kun työn tekemisessä on muutenkin ongelmia.

Kesäloma lähestyy, mutta sitä ennen tehtävänä on vielä pitkä lista töitä. Nämä neljä pientä vinkkiä auttavat, kun putsaat työpöytääsi ja mietit, miten paluustasi tulisi sujuva ja mukava:

  1. Kesken jäänyt työ kuormittaa aivoja. Yritä saada loppuun asti ne pienet tehtävät, jotka voit. Näin pääset nopeammin loman alkuun.
  2. Koska kaikkea ei kuitenkaan voi saada loppuun, vähennä kesken jättämisen kuormitusta kirjaamalla tarkasti muistiin, mihin kohtaan tehtävässä jäit. Jaa iso tehtävä mielessäsi osiin ja kirjoita itsellesi ylös, mitkä osat olet tehnyt ja mistä jatkat.
  3. Priorisoi. Muista, että osa työstä jää lopulta aina tekemättä. Mikä on oikeasti tärkeää? Tätä on hyvä pohtia ennen lomaa ja myös loman jälkeisinä päivinä. Usein loman jälkeen näkee työnsä hieman kauempaa ja oivaltaa isoimpien muutosten tarpeet ja kehitysehdotukset.
  4. Järjestä lämmin vastaanotto itsellesi sitä päivää varten, kun tulet takaisin töihin. Laita vaikkapa tietokoneen näppäimistölle post it -lappu, jossa lukee: Tervetuloa töihin, Maija! Toivottavasti sinulla oli mukava loma! Jätä sen viereen suklaakonvehti tai muu arvostamasi palkinto.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 28.5.2015. Vinkit antoi aivotutkija Minna Huotilainen.

Tällä hetkellä palvelut ja etuusjärjestelmät ovat erillisiä ratkaisuja yksittäisiin haasteisiin. Kokonaisuuden hallinta on sattumanvaraista, toteaa johtava asiantuntija Pirjo Juvonen-Posti Työterveyslaitoksesta.

Tietoa erilaisten palvelu- ja toimeentulovaihtoehtojen yhteensovittamisesta tarvitsevat asiakkaat ja työntekijät.

Esimerkiksi TE-palvelujen ja kuntoutuspalvelujen näkyvyyttä sosiaali- ja terveydenhuollon suuntaan pitäisi lisätä. Työpaikoilla taasen tarvitaan tietoa, mitä toimeentulon vaihtoehtoja työhön kuntoutumisen ajalle on.

”Ihmiset jäävät järjestelmien väliin, mikä on heille hämmentävää ja epämotivoivaa.”

Uusi duunari tavoittelee työsuhdetta

Pirjo Juvonen-Posti vetää hanketta, jossa on luotu kolme tulevaisuuskuvaa työelämäpalveluista: uusi duunari, työelämän monitaituri ja elinikäinen osallistuja.

Uusi duunari -mallissa työsuhteinen palkkatyö on säilynyt tavoiteltavana ydinmallina. Samalla kun joustavuus työelämässä on lisääntynyt, työn ulkopuolelle jättäytymisestä sanktioidaan.

”Työllistymisen palvelujärjestelmä on purkanut byrokratiaansa ja panostaa yhteispalvelun avulla aktiivisiin ja räätälöitävissä oleviin palveluihin. Tavoitteena on saada ihmisiä nopeasti töihin”, Juvonen-Posti visioi.

Työelämän monitaituri saa palvelut yhdellä hakemuksella

Työelämän monitaituri kuvaa toimintaympäristöä, jossa työurat ovat pirstaleisia ja työelämään osallistutaan monin tavoin. Kokopäiväinen palkkatyö, yrittäjyys, uranvaihto, osa-aikaisuus ja alustatyö ovat kaikki yhtä arvokkaita.

Työansiot ja sosiaalietuudet voi sovittaa yhteen joustavasti. Asiakkaat voivat hakea vaihtoehtoja ja seurata prosessinsa etenemistä omasta sähköisestä portaalistaan.

”Ihannetilanteessa sosiaaliturvajärjestelmään on yksi hakemus, jonka perusteella ihminen saa ehdotuksen tarvitsemistaan palveluista ja etuuksista.”

Elinikäinen osallistuja osallistuu yhteiskuntaan monin tavoin

Elinikäinen osallistuja elää yhteiskunnassa, joka vaalii ihmisten osaamista sekä työ- ja toimintakykyä. Palvelut auttavat löytämään sopivaa aktiviteettia oli se sitten palkkatyötä, vapaaehtoistyötä, lähimmäisen auttamista, opiskelua tai niiden yhdistelmiä.

”Yhteiskunnan tavoite on pitää kaikki toimeliaina. Toimeentuloa turvaavat etuudet ovat tässäkin vaihtoehdossa vastikkeellisia, mutta aktiivisuutta voi osoittaa monin tavoin”, Pirjo Juvonen-Posti sanoo.

Toimintaan ja asenteisiin kaivataan muutosta

Mikä monialaisten työelämäpalveluiden tulevaisuuskuvista toteutuu tai toteutuuko mikään sellaisenaan, ei vielä tiedetä. Selvää on, että muutosta tarvitaan.

”Usein kun tehdään uudistuksia, keskitytään yksittäisiin tavoitteisiin eikä kokonaisuus hahmotu. Skenaariotyö on yksi keino hahmottaa, miten koko systeemin tulisi muuttua. Skenaarioiden tuottaman ymmärryksen pohjalta ratkaisuja voidaan kehittää haluttuun suuntaan.”

Pirjo Juvonen-Postilla on tulevaisuuden suhteen selkeä näkemys.

”On tärkeää, että palveluja kehitetään ihmislähtöisesti niin, että ne pystyvät yhä tarjoamaan tukea ja ohjausta. Jotta tähän päästään, tarvitaan toiminnan ja ohjauksen sekä asenteiden muutosta.”