Reilu esimies kuuntelee ja antaa mahdollisuuksia vaikuttaa

Osallistu

Päätöksenteko tuntuu oikeudenmukaiselta, jos se pohjautuu oikeaan tietoon ja kaikkia kohdellaan samojen sääntöjen mukaan. Esimies ei aina pysty vaikuttamaan organisaation päätöksiin, mutta omalle porukalleen hän voi olla reilu johtaja.

Oikeudenmukaisuuden kokemuksilla on vaikutusta työntekijän hyvinvointiin ja siihen, sitoutuuko hän organisaationsa tavoitteisiin. Epäoikeudenmukaisen kohtelun tiedetään jopa lisäävän sydän- ja verisuonisairauksien riskiä.

Työelämän oikeudenmukaisuuden tutkimusta pohjusti 1970-luvulla Yhdysvalloissa tehty tutkimus, joka koski oikeudenkäyntejä. Sen mukaan prosessin oikeudenmukaisuus oli lopulta tärkeämpää kuin lopputulos. Kun henkilö oikeusprosessin aikana sai sanoa sanansa ja tulla kuulluksi, hän oli päätökseen tyytyväisempi kuin ne, joilla ei tätä mahdollisuutta ollut.

Tämä on syytä pitää mielessä vaikkapa irtisanomistilanteissa: ihmisiä voi ja tulee kohdella arvostavasti myös silloin, kun varsinainen asia ei ole miellyttävä.

Suomessa työpaikkojen oikeudenmukaisuutta ovat tutkineet muun muassa Mika Kivimäki ja Jussi Vahtera. Heidän mukaansa ihmiset kokevat päätöksenteon oikeudenmukaiseksi, jos

  • päätökset pyritään tekemään mahdollisimman puolueettoman ja oikean tiedon perusteella
  • kaikkia kohdellaan samalla tavalla tai samojen sääntöjen mukaan
  • kaikkia, joita päätös koskee, kuullaan, tai he saavat sanoa asiasta mielipiteensä
  • epäonnistuneet tai väärin perustein tehdyt päätökset voidaan purkaa.

Esimies vaikuttaa omaan tiimiinsä

Yksittäinen esimies ei aina voi vaikuttaa päätöksenteon oikeudenmukaisuuteen. Esimerkiksi organisaatiomuutoksiin liittyvät asiat tulevat hänelle itselleenkin usein annettuina. Hänen käyttäytyminensä kuitenkin vaikuttaa työntekijän oikeudenmukaisuuden kokemukseen, eikä kunnioittavan ja ystävällisen kohtelun merkitystä voi liikaa korostaa.

Esimies pystyy vaikuttamaan ainakin siihen, miten oikeudenmukaisuus toteutuu hänen omassa työryhmässään ja sen työskentelyssä. Esimiehen kannattaa miettiä ja ratkaista esimerkiksi näitä asioita:

  • Millä tavalla voit lisätä työntekijöiden osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksia ainakin heidän omaa työtään koskeviin asioihin?
  • Oikeudenmukaisuuden kokemus syntyy vuorovaikutuksessa. Millä tavalla voisit tukea ja kehittää työryhmäsi jäsenten sosiaalisen kanssakäymisen taitoja kohti rakentavaa vuorovaikutusta?
  • Kehityskeskustelut vaikuttavat osaltaan oikeudenmukaisuuden kokemukseen. Hyödyttömiksi koetut keskustelut vaikuttavat siihen kielteisemmin kuin se, ettei kehityskeskusteluja käytäisi ollenkaan. Miten voisit kehittää keskusteluja entistä hyödyllisemmiksi?
  • Epävarmoina aikoina oikeudenmukaisuuden tarve kasvaa. Mihin sinun kannattaisi silloin kiinnittää erityistä huomiota?

Miksi toinen saa erikoiskohtelua?

Eräällä työpaikalla lapsiperheiden vanhempien annettiin valita loma-aikansa ensimmäisinä. Osa muista työntekijöistä koki, ettei heitä kohdella tasa-arvoisesti. Loma-ajat aiheuttivat siten närää ja pahaa mieltä vuosittain.

Yksilöllisiä vaikutusmahdollisuuksia pidetään usein arvossaan – silloin, kun ne koskevat itseä. Sen sijaan kokemus siitä, että muilla työntekijöillä on enemmän vaikutusvaltaa esimerkiksi työaikoihin ja joustoihin, saattaa aiheuttaa kateutta ja kyräilyä.

Työntekijät voivat kokea myös, että työt jakautuvat epätasaisesti. Se saattaa olla tottakin, mutta joskus syynä on tiedon puute siitä, mitä muut oikeastaan tekevät.

Esimiehen olisi hyvä kertoa, millaisia syitä yksilöllisten joustojen ja erityisjärjestelyjen taustalla on. Se tosin ei aina ole mahdollista luottamuksellisuuden vuoksi. Joka tapauksessa läpinäkyvyys, yhteinen keskustelu ja joustojen ulottaminen – mahdollisuuksien mukaan – kaikkia koskeviksi voivat parantaa tilannetta.

Esimiehen on hyvä muistaa tämäkin: vaikka hän olisi tehnyt kaikkensa ollakseen oikeudenmukainen, on mahdollisista, että jotkut alaisista kokevat tulleensa epäoikeudenmukaisesti kohdelluiksi.

Myös lait velvoittavat tasapuolisuuteen

Oikeudenmukaisuus on tärkeää inhimillisistä syistä, mutta tasapuoliseen kohteluun velvoittavat myös muun muassa seuraavat lait:

Työsopimuslaki työsuhteen yleislakina velvoittaa työnantajaa kohtelemaan työntekijöitä tasapuolisesti, jollei siitä poikkeaminen ole työntekijöiden tehtävät ja asema huomioon ottaen perusteltua. Työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä huolehtiminen työssä on puolestaan työturvallisuuslain mukaan työnantajan velvollisuus. Yhdenvertaisuuslaki koskee yleisesti ihmisten välistä yhdenvertaisuutta, ja sen tarkoitus on ehkäistä syrjintää myös työelämässä.

 

Lakeja koskevan osuuden on kirjoittanut Työterveyslaitoksen vastaava lakimies Aija Kuurne.

Juttu perustuu oppaan ”Pomohautomo – Opi esimieheksi” käsikirjoitukseen, jonka ovat tehneet työsuojelupäällikkö, työnohjaaja, kouluttaja, valmentaja Tommy Larvi ja henkilöstösuunnittelija, kouluttaja, valmentaja Anna Vanhala.

He työskentelivät Työterveyslaitoksessa muun muassa esimiesten kouluttajina. Nykyisin molemmat ovat Kotkan kaupungin palveluksessa.

Pomohautomossa käydään läpi esimiestyön keskeiset asiat, ja se on tarkoitettu varsinkin tuoreille esimiehille. Heille tärkeitä näkökulmia on kerätty muun muassa Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden lukijakyselyillä ja joukkoistamalla aihetta sosiaalisessa mediassa.

Työpiste-verkkolehti julkaisee Pomohautomon juttusarjana vuoden 2018 aikana. Lue sarjan aiemmat osat tämän jutun alapuolelta kohdasta Toimituksemme suosittelee.

Pomohautomoa voi seurata myös Twitterissä: @pomohautomo

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Palautuminen tosiaan on tärkeää. Hyvä, että olet tunnistanut asian. Palautumiseen kannattaa kiinnittää huomiota sekä työpäivän aikana että vapaa-ajalla.

Kun työpäivä on kohtuullinen, palautuminen on helpompaa. Työpaikalla on hyvä pohtia esimiehen ja työkavereiden kanssa, mikä työssäsi kuormittaa. Miten työn voisi järjestää niin, että ruoka- ja kahvitauot olisi oikeasti mahdollista pitää? Toimiakseen tehokkaasti koko päivän aivomme tarvitsevat sekä polttoainetta että tauon suoman levon.

Näiden virallisten taukojen lisäksi on hyvä pitää mikrotaukoja esimerkiksi silloin, kun siirtyy työtehtävästä tai palaverista toiseen. Mikrotauoksi riittää jo minuutinkin hengähdys, jolloin katseen voi suunnata horisonttiin ja antaa mielen tyhjentyä.

Palautumista edistää, jos työpäivän aikana pystyy karsimaan keskeytyksiä ja tekemään tehokkaasti yhtä asiaa kerrallaan. Tärkeää on myös tunnistaa ja vahvistaa edelleen oman työn voimavaroja, joita ovat esimerkiksi työkavereilta saatu tuki tai vaikutusmahdollisuudet oman työn käytännön toteutukseen.

Palautuminen vapaa-ajalla helpottuu, jos pystyt irrottautumaan työstä kokonaan. Ei siis kannata hoitaa sähköposteja vielä illalla eikä varsinkaan murehtia tekemättömiä töitä. Onnistumisia sen sijaan voi muistella!

Palautumista edistää sekin, jos pystyy itse päättämään, miten vapaa-aikaansa käyttää. Onhan sinulla ruuhkavuosista huolimatta aikaa myös itsellesi?

Aivojen haastaminenkin auttaa palautumaan: opiskelemalla kieliä, tekemällä käsitöitä tai tanssimalla saa onnistumisen kokemuksia. Vapaa-ajalla on hyvä panostaa aktiiviseen rentoutumiseen sohvakooman sijasta – tai ainakin lisäksi.

Sanoit rentoutumisen olleen sinulle aina vaikeaa. Kokeile erilaisia rentoutumisen tapoja, esimerkiksi luontokävelyä, saunomista, joogaa tai musiikkia ja kuulostele, miltä se kehossasi ja mielessäsi tuntuu. Muista myös syödä riittävästi ja hyvin sekä varata riittävästi aikaa unelle ja levolle, 7–9 tuntia joka yö.

Panosta pieniin askeliin. Isotkin muutokset tapahtuvat pala kerrallaan. Päätä jo tänään, mitä kokeilet ensimmäiseksi.

Kerro meille, millaiset tunteet ovat olleet läsnä sinun työssäsi ja miten niihin työyhteisössäsi suhtaudutaan.

Voit vaikka muistella tilannetta, jossa tunteet olivat isossa roolissa. Miltä sinusta tuntui ja miksi? Tai olivatko asiakkaasi tai työkaverisi tunteet pinnassa? Mitä sitten tapahtui?

Vastaa muutamalla lauseella tai kirjoita pidemmästi.

Kirjoita alla oleviin kenttiin ja klikkaa Lähetä-nappia.
Voit lukea muiden vastauksia lomakkeen alapuolelta.

Se asia, johon varaa aikaa, todennäköisesti etenee. Siksi työtehtävien priorisoinnilla on vaikutusta, sanoo vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Toivanen on yksi asiantuntijoista Aika & fokus -ajanhallinnan verkkovalmennuksessa. Hän on myös vetänyt AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanketta. Siihen liittyneen kyselyn mukaan yli 90 prosenttia asiantuntijoista priorisoi työtehtäviään. Yhtä moni arvioi, että menetelmä auttaa heitä ajanhallinnassa.

Tehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen on hyvä työkalu, kun pitää hallita työpäivänsä rytmiä ja jakaa tehtäviä itselleen.

Priorisointia tehdään esimerkiksi asioiden kiireellisyyden, tärkeyden, kiinnostavuuden tai henkilösuhteiden perusteella. Monissa yrityksissä asiakkaan pyynnöt ajavat kaiken muun ohi.

Eräs tutkimukseen haastatelluista asiantuntijoista kertoi tärkeysjärjestyksestään näin:

Asiakkaan aika tulee ensimmäisenä, lähtee viimeisenä ja määrää eniten. Eli asiakastapaamiset valetaan sementtiin. Sen jälkeen ehkä oma aika ja sisäiset palaverit työkavereiden kanssa tulevat toiseksi kerrokseksi. Poikakaveri tietää olevansa siinä viimeinen, koska tapaamiset hänen kanssaan ovat siirrettävissä ja peruttavissa helpoiten.

Onko pyyntö oikeasti kiireellinen?

Yksi tapa priorisoida on luokitella tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:

  • kiireelliset ja tärkeät tehtävät
  • kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät

Minna Toivanen pitää nelikentän etuna sitä, että se ohjaa pohtimaan myös asioiden tärkeyttä. Kiireellisiä hommia pidetään helposti tärkeimpinä.

”Vaarana on, että tärkeät mutta aikatauluttomat työt jäävät listan hännille. Meillä tutkijoilla kirjoittaminen on usein tärkeä tehtävä, mutta sillä ei välttämättä ole deadlinea.”

Joskus kannattaa kyseenalaistaa tehtävän kiireellisyys. Vaikka joku pyytää vastausta huomiseksi, se ei automaattisesti tee pyynnöstä tärkeää.

Kiireen ja asetetun määräajan ei tarvitse antaa viedä. Kannattaa miettiä, kuuluuko asia itselle, onko se työpaikan näkökulmasta keskeinen ja onko sitä pakko tehdä.

”Moni huomaa välillä tekevänsä kaikkea ihmeellistä, mikä ei oikeastaan kuulu omaan työhön ollenkaan”, Toivanen sanoo.

”Lopetin lounaalla käymisen”

Osa asiantuntijoista pitää priorisointia helppona. Heille on selvää, mikä on oleellista ja mitkä asiat ainakin pitää hoitaa. Tutkimukseen haastatellut puhuivat asiasta esimerkiksi näin:

En todennäköisesti selviydy kaikista hommista ja deadlineista, jotka minulla on seuraavan 2-3 viikon aikana. Täytyy vain priorisoida. Teen kolme niistä hommista kohtuullisen hyvin ja jätän sen yhden tekemättä.

Kun tulee jokin katastrofi, kaikki muut työt jäävät ja keskitytään pelastamaan maailma. Sen osaan aika hyvin enkä koe sitä mitenkään rasitteeksi enää.

Toisille priorisointi tuottaa vaikeuksia: Mistä kieltäytyisin? Mitä jättäisin tekemättä?

Monet sortuvat siihen, että yrittävät tehdä kaiken. Se tarkoittaa työpäivien venyttämistä tai muuta tinkimistä omasta hyvinvoinnista:

Esimerkiksi edellisen työnantajan palveluksessa lopetin lounaalla käymisen. Nyt olen harrastanut sitä samaa.

Luopuminen voi olla raskasta

Minna Toivasen mukaan priorisoinnin raskaimpia puolia on luopuminen. Siihen saattaa liittyä pelkoa ”äänivallan” menettämisestä työpaikalla tai verkostoissa.

”Kun kieltäytyy osallistumasta johonkin, ei todennäköisesti pysty vaikuttamaan asiaan eikä mukaan ehkä pyydetä enää toista kertaa.”

Joskus priorisointiin sekoittuu mieltymyksiä tai jopa tiettyjen työtehtävien välttelyä. Napsitaan rusinat pullasta eli tehdään vain kivat, itselle mieluisat hommat.

Ristiriitoja syntyy, jos työyhteisön jäsenet rankkaavat tehtäviään kovin eri tavalla.

”Priorisointi ei saa johtaa siihen, että että jotkin asiat lykkääntyvät kohtuuttomasti”, Toivanen huomauttaa.

Kirkasta oman työsi ydin

Minna Toivasen viesti asiantuntijoille ja heidän työpaikoilleen on, että tehtävien priorisointi on yhteinen juttu. Sitä ei tulisi jättää yksin asiantuntijoiden harteille.

”Yksi tapa on määritellä vaikka viisi organisaation tärkeintä toimintoa tai sisältöaluetta, joiden alle kaiken tekemisen pitää mennä”, Toivanen ehdottaa.

Hänen mukaansa priorisointia helpottavat myös selkeät vastuut, kirkkaat työnkuvat ja esimiehen tuki.

Näin pääset alkuun priorisoinnissa:

  • Mieti, mikä on oman työsi ydin.
  • Keskustele esimiehesi kanssa siitä, onko teillä sama käsitys työsi ydinasioista.
  • Varaa kalenteristasi aikaa tärkeimmille asioille.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 25.4.2016.