Sähköpostin käyttö rassaa – “Hymiöt eivät muuta ilkeitä sanoja ystävällisiksi”

Osallistu

Sähköposti on merkittävä keskeytysten ja stressin aiheuttaja. Viesteihin reagoiminen ohjaa työpäivän kulkua, mikä taas vaikuttaa aikatauluihin.

Vaikka sähköiset välineet ovat helpottaneet työtä ja ajanhallintaa, ne voivat myös lisätä kiireen tuntua ja työmäärää, sanoo vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Varsinkin sähköposti on merkittävä keskeytysten ja stressin aiheuttaja. Toivasen vetämässä AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushankkeessa yli 80 prosenttia kyselyyn vastanneista asiantuntijoista ilmoitti, että pyrkii reagoimaan saamaansa sähköpostiin välittömästi.

”Ihmiset ovat hyvin tunnollisia ja ajattelevat, että on epäkohteliasta olla vastaamatta. Monet ajautuvat vastaamaan myös sellaisiin pyyntöihin, jotka eivät oikeastaan edes kuulu heille.”

Sähköposti ohjaa vahvasti työpäivän kulkua, mikä heijastuu aikatauluihin. Keskittymistä ja syventymistä vaativat tehtävät siirtyvät eteenpäin, kun aika kuluukin meilien perkaamiseen. Yksi Toivasen haastattelema asiantuntija kuvasi työnsä muuttumista näin:

Ennen työhuoneeseen tuotiin posti kerran päivässä. Nykyisin sähköpostiin saattaa tulla 200 viestiä päivittäin.

Yhteiset pelisäännöt helpottavat

Työpaikalla yhteisesti sovitut pelisäännöt sähköpostin käytöstä vähentävät sen aiheuttamaa kuormitusta. Säännöt voivat koskea esimerkiksi sitä, kuinka nopeasti sähköposteihin pitää vastata.

Minna Toivasen mukaan siitäkin voi olla apua, että joku työntekijöistä toimii portinvartijana. Hän käy läpi esimerkiksi asiakkailta tulevat viestit ja lähettää ne sitten vastattavaksi sille, jota asia koskee.

Viestien lukeminen kannattaa keskittää tiettyyn aikaan päivästä, jos työn luonne vain sallii sen. Kun sähköposti on poissa päältä, uudet viestit eivät kaappaa huomiota. Ruudulle ilmestyvä kirjekuoren kuva houkuttelee avaamaan kuin lahjapaketti.

”Myös erilaiset pikaviestikanavat voivat olla hyvä vaihtoehto sähköpostiviestinnälle. Jos vastaanottajaa ei saa kiinni, viestit eivät kasaudu niin kuin sähköpostissa.”

Sähköpostiviestin lähettäjälle Toivanen suosittelee harkintaa: Onko viestin lähettäminen välttämätöntä? Onko se oikea tapa viedä asiaa eteenpäin?

Vatvomista ja huonoa otsikointia

Kun Työpiste-verkkolehti kysyi lukijoilta, millainen sähköpostin käyttö harmittaa töissä, saatiin tällaisia vastauksia:

  1. Pitkät viestit. ”Jos asiaa ei voi kirjoittaa lyhyesti, sähköposti on väärä viestintäkeino. Kuka jaksaa lukea kilometrin mittaista tekstimassaa?”
  2. Laajat jakelulistat. ”Viestin lähettäminen varmuuden vuoksi kaikille mieleen juolahtaville henkilöille on rasittavaa.”
  3. Asioiden vatvominen. ”Asioita vatvotaan kymmenien viestien ajan, kun näkökulmat poikkeavat toisistaan.”
  4. Yöllä viestittely. ”Yöllä lähetetyissä viesteissä on jotain karmivaa. Jos esimies kirjoittelee sähköpostia yöllä, hän näyttää epätervettä esimerkkiä.”
  5. Pomo cc-kentässä. ”Viestin cc-kenttään lisätään vaivihkaa esimies. Tällä yritetään turvata oma selusta ja kovistella muita salakavalasti. Hoidettaisiinko hommat reilusti ihan vain asianosaisten kesken?”
  6. Epätietoisuus. ”Jos viestissä kerrotaan, että asia on kiireellinen, on minusta ystävällistä kuitata viesti saapuneeksi. On hyvä antaa vaikka arvio siitä, milloin vastaaja ehtii palata asiaan.”
  7. Huono otsikointi. ”Minua ärsyttää se, että pitkässä viestiketjussa ryhdytään yhtäkkiä puhumaan ihan toisesta asiasta, mutta otsikkoa ei muuteta.” ”Otsikon pitää kertoa heti, mitä asia koskee.”
  8. Pyynnön epäselvyys.”Joku kai olettaa, että luen saamani viestiketjun läpi ymmärtääkseni, miksi se yleensä lähetettiin minulle ja mitä minulta toivotaan.” ”Kirjoita viestin kärkeen selvästi, mitä haluaisit vastaanottajan tekevän.”
  9. Villi forwardointi. ”En pidä siitä, että viestejäni lähetellään ilman lupaa eteenpäin ties kenelle.”
  10. Tekopyhät hymiöt. ”Minua harmittaa hymiöiden käyttäminen varsinkin sellaisissa viesteissä, joista huokuu lähettäjän tyytymättömyys. Hymynaamat eivät muuta ilkeitä sanoja ystävällisiksi. Ne näyttävät irvistyksiltä.”

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Kesäloma lähestyy, mutta sitä ennen tehtävänä on vielä pitkä lista töitä. Nämä neljä pientä vinkkiä auttavat, kun putsaat työpöytääsi ja mietit, miten paluustasi tulisi sujuva ja mukava:

  1. Kesken jäänyt työ kuormittaa aivoja. Yritä saada loppuun asti ne pienet tehtävät, jotka voit. Näin pääset nopeammin loman alkuun.
  2. Koska kaikkea ei kuitenkaan voi saada loppuun, vähennä kesken jättämisen kuormitusta kirjaamalla tarkasti muistiin, mihin kohtaan tehtävässä jäit. Jaa iso tehtävä mielessäsi osiin ja kirjoita itsellesi ylös, mitkä osat olet tehnyt ja mistä jatkat.
  3. Priorisoi. Muista, että osa työstä jää lopulta aina tekemättä. Mikä on oikeasti tärkeää? Tätä on hyvä pohtia ennen lomaa ja myös loman jälkeisinä päivinä. Usein loman jälkeen näkee työnsä hieman kauempaa ja oivaltaa isoimpien muutosten tarpeet ja kehitysehdotukset.
  4. Järjestä lämmin vastaanotto itsellesi sitä päivää varten, kun tulet takaisin töihin. Laita vaikkapa tietokoneen näppäimistölle post it -lappu, jossa lukee: Tervetuloa töihin, Maija! Toivottavasti sinulla oli mukava loma! Jätä sen viereen suklaakonvehti tai muu arvostamasi palkinto.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 28.5.2015. Vinkit antoi aivotutkija Minna Huotilainen.

Tällä hetkellä palvelut ja etuusjärjestelmät ovat erillisiä ratkaisuja yksittäisiin haasteisiin. Kokonaisuuden hallinta on sattumanvaraista, toteaa johtava asiantuntija Pirjo Juvonen-Posti Työterveyslaitoksesta.

Tietoa erilaisten palvelu- ja toimeentulovaihtoehtojen yhteensovittamisesta tarvitsevat asiakkaat ja työntekijät.

Esimerkiksi TE-palvelujen ja kuntoutuspalvelujen näkyvyyttä sosiaali- ja terveydenhuollon suuntaan pitäisi lisätä. Työpaikoilla taasen tarvitaan tietoa, mitä toimeentulon vaihtoehtoja työhön kuntoutumisen ajalle on.

”Ihmiset jäävät järjestelmien väliin, mikä on heille hämmentävää ja epämotivoivaa.”

Uusi duunari tavoittelee työsuhdetta

Pirjo Juvonen-Posti vetää hanketta, jossa on luotu kolme tulevaisuuskuvaa työelämäpalveluista: uusi duunari, työelämän monitaituri ja elinikäinen osallistuja.

Uusi duunari -mallissa työsuhteinen palkkatyö on säilynyt tavoiteltavana ydinmallina. Samalla kun joustavuus työelämässä on lisääntynyt, työn ulkopuolelle jättäytymisestä sanktioidaan.

”Työllistymisen palvelujärjestelmä on purkanut byrokratiaansa ja panostaa yhteispalvelun avulla aktiivisiin ja räätälöitävissä oleviin palveluihin. Tavoitteena on saada ihmisiä nopeasti töihin”, Juvonen-Posti visioi.

Työelämän monitaituri saa palvelut yhdellä hakemuksella

Työelämän monitaituri kuvaa toimintaympäristöä, jossa työurat ovat pirstaleisia ja työelämään osallistutaan monin tavoin. Kokopäiväinen palkkatyö, yrittäjyys, uranvaihto, osa-aikaisuus ja alustatyö ovat kaikki yhtä arvokkaita.

Työansiot ja sosiaalietuudet voi sovittaa yhteen joustavasti. Asiakkaat voivat hakea vaihtoehtoja ja seurata prosessinsa etenemistä omasta sähköisestä portaalistaan.

”Ihannetilanteessa sosiaaliturvajärjestelmään on yksi hakemus, jonka perusteella ihminen saa ehdotuksen tarvitsemistaan palveluista ja etuuksista.”

Elinikäinen osallistuja osallistuu yhteiskuntaan monin tavoin

Elinikäinen osallistuja elää yhteiskunnassa, joka vaalii ihmisten osaamista sekä työ- ja toimintakykyä. Palvelut auttavat löytämään sopivaa aktiviteettia oli se sitten palkkatyötä, vapaaehtoistyötä, lähimmäisen auttamista, opiskelua tai niiden yhdistelmiä.

”Yhteiskunnan tavoite on pitää kaikki toimeliaina. Toimeentuloa turvaavat etuudet ovat tässäkin vaihtoehdossa vastikkeellisia, mutta aktiivisuutta voi osoittaa monin tavoin”, Pirjo Juvonen-Posti sanoo.

Toimintaan ja asenteisiin kaivataan muutosta

Mikä monialaisten työelämäpalveluiden tulevaisuuskuvista toteutuu tai toteutuuko mikään sellaisenaan, ei vielä tiedetä. Selvää on, että muutosta tarvitaan.

”Usein kun tehdään uudistuksia, keskitytään yksittäisiin tavoitteisiin eikä kokonaisuus hahmotu. Skenaariotyö on yksi keino hahmottaa, miten koko systeemin tulisi muuttua. Skenaarioiden tuottaman ymmärryksen pohjalta ratkaisuja voidaan kehittää haluttuun suuntaan.”

Pirjo Juvonen-Postilla on tulevaisuuden suhteen selkeä näkemys.

”On tärkeää, että palveluja kehitetään ihmislähtöisesti niin, että ne pystyvät yhä tarjoamaan tukea ja ohjausta. Jotta tähän päästään, tarvitaan toiminnan ja ohjauksen sekä asenteiden muutosta.”

Koronapandemia on ollut haastavien tilanteiden korkeakoulu, ja sote-organisaatiot ovat selvinneet siitä hyvin arvosanoin. On löytynyt joustavuutta, soveltamista, ennakointia ja monenlaista uuden oppimista yhdessä, sanoo erikoistutkija Eija Haukka Työterveyslaitoksesta.

Haukka johtaa kehittämishanketta Strateginen työkykyjohtaminen sote-muutoksessa. Hankkeessa levitetään työkykyjohtamisen malleja ja hyviä käytäntöjä sekä tuetaan sote-muutoksen johtamista. Mukana on viisi organisaatiota eri puolilta Suomea.

Keväällä 2020 hankkeen asiantuntijat haastattelivat organisaatioiden yhteyshenkilöitä siitä, millaiset käytännöt – uudet tai vanhat – ovat osoittautuneet hyviksi poikkeusolojen aikana. Aiheesta järjestettiin myös webinaari, jossa kokemuksia ja oppeja jaettiin.

Tässä on esimerkkejä hyvistä käytännöistä:

1. Tehokas viestintä henkilöstön kanssa

  • HR-radioksi kutsuttu tunnin Skype-palaveri pidetään pari kolme kertaa viikossa. Siinä jaetaan tietoa ajankohtaisista asioista. Chat-kentässä saa esittää kysymyksiä, joihin vastataan tilaisuuden aikana.
  • Intraan on tehty eri ammattiryhmille napakat ohjeet poikkeustilanteeseen. Ne löytyvät helposti etusivulla olevan kuvakkeen alta.
  • Intraan on perustettu palsta, jossa työntekijöiden kysymyksiin vastataan päivittäin.
  • Viikoittain pidetään esimiesaamuja, jolloin saa kysyä epäselvistä asioista.

2. Tartuntariskin vähentäminen

  • Jos samaan tilaan pitää kokoontua isommalla porukalla, ryhmät pidetään mahdollisimman pieninä ja turvaetäisyyksistä huolehditaan.
  • Työparina työskentelevien sairastumista samaan aikaan ehkäistään niin, että he tekevät työtä fyysisesti eri paikassa – jos se vain on mahdollista.
  • Yhteistyössä työterveyshuollon kanssa tehtiin malli työntekijöiden tartuntariskin arvioimiseen. Myös henkilöstön riskiryhmät arvioitiin.
  • Koronaepidemian vaikutukset otetaan huomioon, kun selvitetään työturvallisuusriskejä. Järjestelmiin kirjataan esimerkiksi suojautumiskeinot, perehdytys ja muutokset toimintatavoissa.
  • Työterveyshuolto on aloittanut lääkärien, psykologien ja hoitajien etävastaanotot ja tarjoaa etäohjausta myös fysioterapiassa.

3. Työntekijöiden henkinen tuki

  • Sairaalapastorit tarjoavat keskusteluapua ja tukea yksittäisille työntekijöille sekä mahdollisuuden jälkipuintiin työyhteisöille.
  • Digitaalinen olohuone on keskustelupaikka nuorille ja uusille työntekijöille. Sille tuli tarve, kun opiskelijoita rekrytoitiin töihin. Foorumia vetävät työsuojeluvaltuutetut ja opiskelijoiden perehdytyksestä vastaavat opetuskoordinaattorit. Opetuskoordinaattoreilta vapautui aikaa tähän tehtävään, koska opiskelijoita ei ole normaaleilla harjoittelujaksoilla.
  • Työterveyshoitajalla on päivystävä puhelin, ”kuuma linja”, josta saa keskusteluapua tiettyinä aikoina.
  • Suunniteltiin defusing-toimintamalli, jota käytetään psyykkisesti kuormittavien tilanteiden purkamisessa. Mallia valmisteltaessa selvitettiin, ketkä ovat oman organisaation defusing-osaajat.
  • Lääkäreille suunniteltiin oma hyvinvointiryhmänsä. Vaikka lääkärit pelkäisivät, heidän ammattiryhmänsä ei helposti hae ja käytä tarjottua tukea.
  • Työterveyshuolto on tehnyt työkyvyn tueksi videosarjan, jonka yhtenä sisältönä on ”kuinka auttaja auttaa itseään”.

4. Huomiota johtamiseen, tukea esimiehille

  • Työkykyjohtamiseen kiinnitetään nyt erityistä huomiota: välitetään varhain, kuunnellaan ja keskustellaan.
  • Esimiehiä on muistutettu siitä, että hyvä lähijohtaminen auttaa työntekijöitä selviytymään kriisissä.
  • Johtajille on nimetty sijaiset, jotta hekin saavat levätä välillä.
  • Työterveyspsykologi tai -hoitaja tarjoaa esimiehille apua esimiestyön ongelmatilanteisiin.

5. Yhteistyön lisääminen

  • HR ja työterveyshuolto pitävät kerran viikossa Teams-palaverin, jossa käsitellään ajankohtaisia asioita. Tämä auttaa osaltaan työterveyshuoltoa tuottamaan juuri nyt tarpeellisia palveluita.
  • HR ja työsuojeluvaltuutetut ovat tiivistäneet yhteistyötään. Esimerkiksi kaikille esimiehille on soitettu ja kysytty työyhteisöjen kuulumisia ja sitä, mihin työhyvinvointityössä pitäisi nyt keskittyä.
  • Ennestään hyvä yhteistyö on jatkunut työsuojeluvaltuutettujen kanssa. Koronatilanteen aikana he ovat toimineet muun muassa henkilöstön huolipuhelimessa päivystäjinä.