Kiitos kysymyksestä! Työyhteisönne on jo osoittanut joustavaa oppimiskykyä. Nyt siis innokkaasti seuraavien oppimishaasteiden kimppuun:

1. Pohtikaa palaverien tarkoitus

Pohtikaa ja tarvittaessa kyseenalaistakaa yhteisten kokoontumisten luonnetta. Mitkä ovat enemmän tiedottavia, mitkä taas sisältävät keskustelua tai yhdessä työstämistä?

Tiedotusluonteisiin voi kokeilla vaikka tallennettuja videoviestejä, jotka kukin voi katsoa itselleen sopivimpana aikana sopivimmassa paikassa.

Aktiivista yhteistekemistä sisältävät hetket taas kannattaa ajoittaa mahdollisimman paljon etukäteen. Silloin mahdollisimman moni voi tarvittaessa saapua paikan päälle tai tilaisuuden järjestäjä ehtii suunnitella ja valmistella tarkoituksenmukaiset virtuaaliset fasilitointikeinot.

Sopikaa vakiopalavereihinne osallistumisen pelisäännöt eli keskustelkaa, mitkä ovat ensisijaisesti lähitapaamisia ja mihin voi osallistua etänä. Kannattaa myös sopia tämän merkintätapa kalenterikutsuun.

2. Ottakaa tekniikka haltuun

Hankkikaa hyvät mikrofonit ja kuulokkeet. Lähitapaajien huoneessa hyvä kaiutinmikrofoni maksaa hintansa takaisin pian käytön sujuvoittajana. Opetelkaa laitteiden yhdistämisen hienoudet ja kokeilkaa kohinanvaimennuksien hyötyjä.

Opetelkaa etäkokoussovellusten monipuolisia ominaisuuksia myös mobiiliversioissa.

3. Sopikaa moderoijan roolista

Sopikaa palaveriin moderoijan rooli. Moderoijan päätehtävä on ajatella tapahtumaa etäosallistujien näkökulmasta.

Hän voi päivystää kokouksen kirjallista viestikanavaa ja avittaa etäosallistujien tasavertaista kohtelua – vaikkapa osoittaa heille puheenvuoroja tai selventää kokoushuoneessa puhuttua.

Kun moderoijan vuoro kiertää, saavat kaikki hiljalleen kokemusta etäosallistujien hyvästä huomioimisesta.

Etäkokouksen vetäminen on kognitiivisen ergonomian eli aivotyön kannalta todella monimutkaista ja kuormittavaa puuhaa.

Kannattaa keventää kuormaa jakamalla rooleja: yksi huolehtii tavoitetta tai agendaa edistävästä tekemisestä, toinen huolehtii ryhmätyömenetelmien suunnittelusta ja toteutuksesta ja kolmas seuraa etäosallistujien tilannetta.

4. Opetelkaa sinnikkäästi virtuaalisia ryhmätyökeinoja

Lähikokouksen puheeseen perustuvat osallistumistavat käyvät etäkuulijalle pidemmän päälle puuduttaviksi. Ne ovat myös aika hitaita, jos osallistujia on paljon.

Taklatkaa videoväsymys opettelemalla monipuolinen valikoima virtuaaliseen ympäristöön soveltuvia ryhmätyö- eli fasilitointikeinoja. Harjoitelkaa niitä sinnikkäästi eri tilanteissa, kunnes löydätte muutaman omaan tekemiseenne sopivan.

Turvallinen kokeilu ja tekemisessä harjaantuminen ovat vaiheita, joita tarvitaan välttämättä sovellusten teknisen asentamisen lisäksi. Varatkaa siis yhdessä harjoittelemisellekin aikaa.

5. Suhtautukaa alkukankeuteen lempeästi

Jatkuvat alkukankeudet kuuluvat uudistuvaan työympäristöön. Näihin tohtorilla ei ole lääkettä.

On siis hyvä opetella suhtautumaan niihinkin joustavasti ja lempeästi. Aina olemme jossain uudessa kikassa vajavaisia, mutta toisiamme kannustaen ja hyviä kokemuksia jakaen tulemme yhdessä sujuvammiksi.

Hyviä hybridihetkiä porukallenne!

Työsuojeluvaltuutettu edustaa työntekijöitä työsuojelun yhteistoiminnassa työpaikalla. Hänen toimikautensa kestää kaksi kalenterivuotta, ellei toisin sovita.

Työsuojeluvaltuutettu valitaan työpaikalla, jossa työskentelee säännöllisesti vähintään kymmenen työntekijää. Pienemmälläkin työpaikalla valtuutettu voidaan valita. Työsuojeluvaltuutetulle valitaan kaksi varavaltuutettua.

”Työsuojeluvaltuutetun tehtävä sopii ihmiselle, joka tarttuu mielellään monenlaisiin asioihin. Työ ei ole ainakaan yksitoikkoista”, sanoo erityisasiantuntija Hanna Uusitalo Työterveyslaitoksesta.

Hän suunnittelee, toteuttaa ja kehittää Työterveyslaitoksen työsuojelukoulutuksia. Niihin osallistuvista valtaosa on työsuojeluvaltuutettuja ja työsuojelupäälliköitä.

Tänä syksynä monella työpaikalla järjestetään työsuojeluvaalit. Esitimme Uusitalolle kymmenen kysymystä työsuojeluvaltuutetuista ja heidän roolistaan:

1. Miksi kannattaa pyrkiä työsuojeluvaltuutetuksi?

Ensinnäkin on tärkeää, että työpaikalta löytyy henkilöstön edustaja työsuojelun yhteistoimintaan.

Työpaikalla tehdään päätöksiä joka tapauksessa. Se, että henkilöstön ääni ei kuulu päätöksenteossa, on monella tapaa harmillista. Silloin päätöksiä tehdään sumean tiedon varassa, eivätkä ne perustu käytännön kokemukseen työn arjesta.

Jos kokee, että työpaikalla asiat ovat huonosti, niitä kannattaa lähteä parantamaan. Työpaikoilla tehdään tosin nyt jo paljon hyviä työsuojeluun liittyviä asioita. Aina voi kuitenkin miettiä, mitä tehdä toisin, jotta työn saisi sujumaan entistä paremmin.

2. Mitä työsuojeluvaltuutettu saa tehtävästä itselleen?

Työsuojeluvaltuutettu saa aiempaa laajemman näkökulman omaan työpaikkaansa, koko toimialaan ja työsuojelutoimintaan ylipäätään. Moni valtuutettu kokee olevansa näköalapaikalla.

Lisäksi tehtävän hoitaminen antaa uuden ulottuvuuden omaan työhön, laajentaa osaamista ja kasvattaa verkostoja.

3. Pidetäänkö työsuojeluvaltuutetun tehtävää kiinnostavana?

Jotkut koulutuksiimme tulevista työsuojeluvaltuutetuista sanovat, että ketään muutakaan ei asettunut ehdolle. En tiedä, onko se suomalaista vaatimattomuutta vai onko tehtävään oikeasti menty puolipakolla.

Kun työsuojelun kokonaisuus hahmottuu ja valtuutetun tehtävässä pääsee syvemmälle, monet kuitenkin innostuvat.

Innostukseen vaikuttaa myös se, miten työsuojelun yhteistoiminta on toteutettu työpaikalla ja pääseekö valtuutettu käyttämään siinä omaa asiantuntemustaan.

4. Miten kiteyttäisit työsuojeluvaltuutetun roolin?

Minusta työsuojeluvaltuutetun roolissa on olennaista, että työnantajan ja työntekijöiden edustajat käyvät keskustelua aktiivisesti ja ilman vastakkainasettelua.

Kullakin on oma roolinsa, ja kaikkia tarvitaan työpaikalla. Tarkoitus on luoda yhdessä hyviä käytäntöjä, joilla pidetään huolta porukasta.

Olen työsuojelun yhteistoiminnan puolestapuhuja!

5. Millaisia vuorovaikutustaitoja työsuojeluvaltuutettu tarvitsee?

Työsuojeluvaltuutettu on henkilöstön edustaja ja paljon tekemisissä edustamiensa työntekijöiden kanssa. Pitäähän hänen pysyä kärryillä siitä, mitä heille kuuluu.

Vuorovaikutus on esimerkiksi juttelemista ja esillä olemista. Hyvä valtuutettu on helposti lähestyttävissä työturvallisuuteen, terveyteen ja työkykyyn liittyvissä asioissa.

Työsuojelun yhteistoimintaan kuuluu, että henkilöstön ja työnantajan edustajat hoitavat asioita yhdessä. Työsuojeluvaltuutettu tarvitsee siinä myös rohkeutta, jotta hän pystyy ottamaan asioita esille.

6. Millaista tietoa uusi työsuojeluvaltuutettu tarvitsee?

Kun tuntee työturvallisuuslain, työsuojelun yhteistoimintalain ja työterveyshuoltolain, pääsee jo pitkälle. Oman toimialan ja työpaikan keskeiset kuormitustekijät tai altisteet on hyvä tuntea.

Kannattaa paneutua työpaikan riskinarviointiin: mitä tähän mennessä on todettu ja tehty? Lisäksi pitää tutustua niihin työpaikan olemassa oleviin käytäntöihin, joilla huolehditaan, että ihmiset pysyvät terveinä ja työkykyisinä.

Uusi työsuojeluvaltuutettu tuntee oman työnsä, mutta hänen on perehdyttävä myös edustamiensa työntekijöiden työhön.

7. Mikä uutta työsuojeluvaltuutettua mietityttää?

Uusi valtuutettu voi miettiä tilannetta, jossa joku työntekijä kääntyy hänen puoleensa ensimmäistä kertaa. Miten edetä asian kanssa?

Esimerkiksi tähän annamme valmiuksia työsuojelukoulutuksissamme.

Varsinkin epäasiallisen käytöksen ja kiusaamisen selvittely koetaan etukäteen vaikeaksi. Yleensä työpaikalla on toimintamalli, jonka mukaan edetään.

8. Mitä sanoisit työsuojeluvaltuutetun tehtävää harkitsevalle?

Kannustan ja rohkaisen asettumaan ehdolle, jos nämä asiat vähänkin kiinnostavat. Tehtävässä pärjää, kun ottaa asioita rohkeasti puheeksi.

Työsuojeluvaltuutetun ei tarvitse yksin keksiä ratkaisuja ongelmiin. Riittää, kun vie prosessia eteenpäin, toimii työntekijän tukihenkilönä ja etsii ratkaisuja yhdessä muiden kanssa. Yleensä ongelmat ratkaistaan linjaorganisaatiossa.

9. Mistä työsuojeluvaltuutettu saa tukea?

Työsuojeluvaltuutetulla on kaksi varavaltuutettua. Työpaikalla voi olla myös työsuojeluasiamiehiä ja muita työsuojeluvaltuutettuja. Heistä saa oman tukiverkoston.

Valtuutettu toimii usein työparina työsuojelupäällikön kanssa, joten työsuojeluasioita ei tarvitse pohtia pelkästään yksin.

Lain tulkintakysymyksissä voi arkailematta ottaa yhteyttä työsuojeluviranomaisen valtakunnalliseen puhelinneuvontaan.

10. Miksi työsuojeluvaltuutetun kannattaa kouluttautua?

Työsuojelu-uran alussa koulutus antaa valtuutetulle valmiuksia tehtävän hoitamiseen.

Koulutuksessa hän saa käsityksen siitä, mistä kaikesta työsuojelussa on kysymys. Työsuojelukoulutus myös jäsentää sitä kokonaisuutta niin, että omalla työpaikalla on helpompi tarttua asioihin.

Myöhemmin osaamisen päivittäminen on tarpeen uusien ideoiden herättämiseksi ja toimivien työsuojelukäytäntöjen kehittämiseksi.

Työnantajan pitää huolehtia siitä, että työsuojeluvaltuutetulla on mahdollisuus saada tehtäväänsä koulutusta. Oikeus koulutukseen on mainittu työsuojelun valvontalaissa.

Kohtaamiset ja keskustelut työyhteisöissä vähenevät huolestuttavasti. Tarvitaan lisää puhetta nimenomaan työstä. Hyvä johtaminen tukee työhyvinvointia.

Henkilöstö- ja työsuojelupäällikkö Sari Uotila Jyväskylän kaupungilta listaa syitä siihen, miksi heillä satsataan esihenkilöiden tukemiseen.

”Haluamme siirtää johtamisen painopistettä asioista ihmisiin. Kuinka paljon oikeasti käytämme aikaa ihmisten johtamiseen?”

Esihenkilöitä tuetaan toki myös heidän oman hyvinvointinsa takia. Hektisessä työelämässä heihin kohdistuu valtavasti odotuksia ja paineita.

Hyvä johtaja on lämmin ja jämäkkä

Esihenkilöt kaipaavat eniten tukea vuorovaikutukseen ja ihmisten johtamiseen.

”Työntekijöiden jaksaminen on koetuksella. Ihmissuhdetyö vie voimia, työkuormituksesta on vaikea palautua, eivätkä kaikki pysy mukana muutoksissa. Tämä lisää konfliktiherkkyyttä työyhteisöissä”, Sari Uotila sanoo.

Hänen mukaansa esihenkilö joutuu väistämättä työyhteisön monenlaisten ilmiöiden pyörteisiin. Tehtävässä tarvitaan sekä lämpöä että jämäkkyyttä.

”Esihenkilön pitäisi pysyä koko ajan työyhteisön pulssilla. Siihen ei oikeastaan ole muuta keinoa kuin vuorovaikutus.”

Uotila puhui esihenkilöiden tuen keinoista Strateginen työkykyjohtaminen sote-muutoksessa -hankkeen teemawebinaarissa ”Työkykyjohtamisella säästöjä ja työhyvinvointia”.

Jyväskylän esihenkilöitä tuetaan esimerkiksi näin:

1. Johtaminen on esillä perehdytyksessä

Uudet esihenkilöt perehdytetään kaupungin henkilöstöpalveluissa eli HR:ssä. Jokaiselle laaditaan henkilökohtainen perehdytyssuunnitelma.

Yleisperehdytyksen lisäksi jokainen esihenkilö tapaa henkilöstöjohtajan, oman alueensa työsuojeluvaltuutetun ja henkilöstön kehittämispäällikön.

Henkilöstöjohtajan kanssa käydään läpi esihenkilön roolia, vastuita ja oikeuksia. Henkilöstön kehittämispäällikön kanssa on mahdollisuus jutella esimerkiksi omasta johtamistyylistä ja toimintatavasta.

2. Ammattilaisen kanssa voi pohtia esihenkilötyötä

Esihenkilöiden käytössä on HR:ssä oma asiantuntija, joka työskentelee henkilöstön kehittämispäällikkönä ja on koulutukseltaan psykologi. Häneltä saa tukea kaikenlaisiin esihenkilötyön pohdintoihin ja pulmiin.

Henkilökohtaisen keskusteluajan voi varata kuka tahansa esihenkilö – oli hän sitten uusi tulokas tai konkari. Keskustelut ovat tietysti luottamuksellisia.

3. Toisilta esihenkilöiltä saa vertaistukea

Esihenkilöille järjestetään tarpeen mukaan vertaistukea pienryhmissä, ohjatusti.

Muutaman esihenkilön porukka voi kokoontua jakamaan ajatuksia vaikkapa palautumisesta ja jaksamisesta. Joskus tapaamisissa halutaan käsitellä johtamisen kipukohtia tai ilonaiheita.

Tarve tällaisiin ”pomopysäkkeihin” voi syntyä muutostilanteessa. Hiljattain alkoi kokoontua ryhmä esihenkilöitä, joiden johtamat yksiköt olivat siirtyneet yhteisiin monitoimi- ja yhteiskäyttötiloihin.

4. Työyhteisö pääsee jakamaan huoliaan

Muutokset, työkuorma ja poikkeukselliset tilanteet herättävät tunteita työyhteisössä. Työn lomassa niistä ei välttämättä ehditä puhua.

Mieltä painavia asioita ja huolia voidaan jakaa tunnetyöpajoissa, joihin osallistuu koko työyhteisö – esihenkilö muiden mukana. Esimerkiksi kaupunginsairaalan henkilöstölle järjestettiin tunnetyöpajoja pahimpaan korona-aikaan.

Tapaaminen tai tapaamiset suunnitellaan aina yksikön tarpeen mukaan. Vaikka ne ovat henkilöstölle tarkoitettuja, esihenkilö saa niistä tukea johtamistyölleen. Tunneilmaston johtamisesta on tullut yhä tärkeämpää.

5. Esihenkilöiden koulutukset pyörivät koko ajan

Esihenkilöille on jatkuvasti tarjolla koulutuksia. Ne liittyvät esimerkiksi vuorovaikutukseen, viestintään ja osaamisen kehittämiseen.

Kuukausittain pidetään esihenkilön työsuojelutunti. Niiden aiheita ovat muun muassa riskinarviointi, psykosiaalinen kuormitus ja työsuojeluhenkilöstön tarjoama tuki koko henkilöstölle.

6. Työstä puhumiseen järjestetään aikaa

Kerran vuodessa pidettävistä kehityskeskusteluista on siirrytty siihen ajatukseen, että johtamisen pitäisi perustua jatkuvaan keskusteluun ja palautteen antamiseen. Parhaimmillaan työstä puhutaan työssä.

Yksi esimerkki tästä ovat Mitä kuuluu? Puhutaanko työstä? -keskustelut. Ne ovat esihenkilön ja työntekijän välisiä.

Ideana on, että esihenkilö voisi ehdottaa juttutuokiota vaikkapa silloin, kun hän kohtaa työntekijän käytävällä. Ajan voi sopia myös etukäteen. Keskustelut auttavat esihenkilöä pysymään ajan tasalla siitä, miten työntekijät voivat.

Esihenkilöt uskaltavat hakea apua

Sari Uotilan mukaan satsaus esihenkilöihin näkyy siinä, että he hakevat aiempaa herkemmin apua ja tukea. Se ei tunnu enää nololta, eikä kasvojen menettäminen pelota. Esihenkilön ei tarvitse olla täydellinen.

”Jos työyhteisö alkaa riidellä ja ihmissuhteet menevät solmuun, esihenkilö voi olla aika aseeton ja neuvoton. Sanon aina, että silloin täytyy heti nostaa käsi pystyyn ja huutaa apua.”

Esihenkilöt ymmärtävät entistä paremmin myös oman jaksamisensa ja hyvinvointinsa merkityksen. Jaksava esihenkilö on paras esihenkilö.