Työretriitti: työrauhaa 25 minuutin pätkissä

Osallistu

Yhä useampi asiantuntija siirtää työnsä pois toimistosta saadakseen työrauhaa. Samalla siinä kuitenkin menettää työpaikan yhteisöllisyyden ja selkeät raamit työpäivään. Työpiste kokeili, saako työretriitissä yhdistettyä konttorin ja etätyön hyvät puolet.

Työretriitit ovat sosiaalisia yksinpuurtamistilaisuuksia – näin sanottiin työretriittiä esittelevässä kutsussa. Se kuulosti hyvältä, olenhan kirjoittamisella leipänsä ansaitseva ihminen. Joten ei muuta kuin läppäri reppuun ja menoksi! Työskentely Suomenlinnan idyllisessä miljöössä Helsingin edustalla houkutteli myös.

Kesäkuun alussa odottelinkin sitten lautan lähtöä aurinkoisella Kauppatorilla. Meitä oli kahdeksan naista, eikä moni tuntenut muita paikalla olijoita ennestään. Puhetta silti piisasi. Asiaan saattoi tosin vaikuttaa viehättävä ympäristökin.

Hyvistä lähtötunnelmista huolimatta minua askarrutti muutama asia:

Huolenaihe 1: Kuka keittää kahvit?

Olen vahvasti kahvista riippuvainen, joten työskentely ilman sitä olisi takkuista. Kutsussa kerrottiin, että paikan päältä löytyy kahvinkeitin, mutta keittäjästä ei ollut puhetta. Joudummeko ihmiskokeeseen, jossa selvitetään, minkälaiset roolit otamme uudessa yhteisössä?

Paikan päällä selvisi, että tilaisuuden järjestävät tahot SPECIA ry ja Työterveyslaitos toimivat meidän isäntinämme. Työterveyslaitoksen tutkija Olli Viljanen keitti kahvia naisvaltaiselle osallistujajoukollemme, mikä oli luksusta.

Huolenaihe 2: Kuinka ryppyotsaisesti hiljaisuuteen suhtaudutaan?

Olen tottunut siihen, että avotoimistossa saa puhua, jos siltä tuntuu. Heti päivän alussa työretriittikonseptin kehittäjä Joonas Tähtinen kuitenkin kertoi säännöt: työt jaksotetaan niin sanottuihin pomodoreihin, jolloin on työrauha eli täysi hiljaisuus 25 minuutin ajan. Työrupeamien välissä pidetään viiden minuutin tauko.

Pomodoro-sana tarkoittaa tomaattia, ja se on otettu tähän käyttöön tomaatin muotoisesta munakellosta.Käytännössä heti ensimmäinen pomodoro koettiin niin lyhyeksi, että suurin osa hämmästyi, kun aika oli lopussa. Harvalla tuli edes mieleen tehdä muuta kuin omia töitään!

Minäkin koin hiljaisuuden erittäin myönteiseksi. Silloin oli mahdollisuus uppoutua juuri siihen, minkä koki tärkeäksi.

Huolenaihe 3: Saako päivän aikana mitään aikaan?

Mietin sitä, ehtiikö lyhyissä pyräyksissä vain aloittamaan jotakin, kunnes pitää jo lopettaa.

Työretriitin ideana on kuitenkin se, että samalla kun työtä jaksotetaan ajallisesti, sen sisältöä myös ohjataan tietoisesti. Ennen kutakin pomodoroa Tähtinen kehotti meitä sanomaan itsellemme selvästi, mitä haluamme saavuttaa tulevan 25 minuutin aikana.

Jaoin omat työni hyvin pieniin osatavoitteisiin, joten en kokenut tätä ongelmaksi. Ehdin joka kerta tehdä paljon muutakin itse tavoitteen lisäksi, joten tästä seurasi monia onnistumisen kokemuksia.

Tauoilla moni sen sijaan kertoi tehneensä sen virheen, että päätti lukea kaikki sähköpostinsa yhden pomodoron aikana. Se ei onnistu, sillä jokainen viesti vie mukanaan ja sotkee alkuperäiset suunnitelmat siitä, mitä oli tekemässä. Sähköpostit työn sisältönä aiheuttivat yleistä turhautumista, ja moni päättikin olla enää tuhlaamatta pomodoreja niihin.

Huolenaihe 4: Mitkä ovat soveliaita puheenaiheita ventovieraiden kanssa?

Jostain syystä murehdin etukäteen, mistä ventovieraiden kanssa voi keskustella. Se oli turhaa, koska itse työretriitissä riitti puitavaa.

Ja ne taukojen viisi minuuttia: eihän siinä ajassa ehtinyt paljoa muuta kuin nousta seisomaan, mainita jotain mieleen juolahtavaa kaverille ja sitten aika olikin jo loppu!

Yksi osallistujista koki, että 40 minuutin työskentely ja 10 minuutin tauko sopisivat hänelle paremmin. Tietyntyyppiset työt vaativat vähän enemmän uppoutumista ja aivot sen jälkeen kunnon tauon.

Lounaalla ehti jutella vähän pidempään, ja sen jälkeen vaihdoimmekin vikkelästi käyntikortteja uusien tuttavuuksien kanssa.

Huolenaihe 5: Onko tässä mitään uutta?

Vaikka kokemus oli voittopuolisesti positiivinen, olin merkillisen väsynyt ennen kahta viimeistä pomodoroa. Lisäksi työmatkani tuplaantui, ja koin pientä vieraantuneisuutta omasta työyhteisöstäni.

Itsensä käskeminen edeltä määriteltyyn työsuoritukseen toi kuitenkin ryhtiä päivään, ja kieltämättä nautin niistä hiljaisista työrupeamista, jolloin kenelläkään ei ollut lupaa keskeyttää työtäni. Päivä myös kului – ainakin aluksi – äärimmäisen nopeasti.

Opin lisäksi paljon siitä, miten helposti voi ajautua tekemään jotain ihan muuta kuin pitäisi, jos asiaan ei kiinnitä riittävästi huomiota. Sen opin voin hyvin viedä työpaikallenikin.


Työretriitti järjestettiin osana Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanketta, jonka yhtenä tavoitteena on löytää toimivia ratkaisuja asiantuntijatyöhön liittyviin ajanhallinnan ja ajankäytön haasteisiin. Tutkimusta rahoittaa Työsuojelurahasto.

Kuva: Joonas Tähtinen, rajaus: Työpiste.

Lisäys 9.6.2015: Työretriitti järjestettiin myös 2.6. Sen järjestäjinä olivat Työterveyslaitos ja Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry.

Kaisa Into

Toimituksemme suosittelee

Työterveyslaitoksen sisältöä
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Työfysioterapeutin työ ei ole pelkästään ongelmien ratkomista. Haluan katsoa asiakkaan tilannetta myös voimavarojen näkökulmasta, sanoo Mikko Patovirta.

Patovirta voi nyt käyttää nimikettä työfysioterapeutti. Hän sai vastikään päätökseen työterveyshuoltoon pätevöittävän moniammatillisen koulutuksen Työterveyslaitoksessa. Opiskelu kesti kuusi kuukautta.

”Työterveyshuolto kiinnostaa minua, koska työelämässä on nykyisin isoja haasteita. Tuntui mielekkäältä paneutua työssä jaksamisen keinoihin entistä paremmin.”

Patovirta on työskennellyt fysioterapeuttina vuodesta 1995. Hänellä on Tampereella oma yritys, Bodymind, joka on erikoistunut psykofyysiseen fysioterapiaan. Kerran viikossa hän pitää vastaanottoa työterveyspalveluja tarjoavassa Pirtessä.

Moniammatillinen yhteistyö avautui

Mikko Patovirran mukaan terveydenhuollossa puhutaan paljon moniammatillisuudesta. Se jää helposti sanahelinäksi.

Työterveyslaitoksen pätevöitymiskoulutuksessa työterveyshuollon eri ammattikuntien yhteistyötä rakennetaan tosissaan:

Opiskelijat jaetaan kuuden hengen ryhmiin, joissa on fysioterapeutteja, lääkäreitä, terveydenhoitajia ja psykologeja. Ryhmäläiset keskustelevat ja tekevät tehtäviä yhdessä. Opiskelua ohjaa moniammatillinen kouluttajatiimi.

”Koulutus auttoi ymmärtämään, mitä muut ammattiryhmät tekevät ja millaisia keinoja heillä on käytössään. Tarvitsemmehan toisiamme käytännön työssäkin.”

Opiskelu toi vaihtelua arkeen

Moniammatillisten pienryhmien lisäksi koulutukseen kuului asiantuntijoiden luentoja, itsenäistä opiskelua ja ryhmätyöskentelyä kollegojen eli toisten fysioterapeuttien kanssa. Oli kiinnostavaa kuulla, miten muissa työterveyshuolloissa toimitaan.

Koronan takia pätevöittävä koulutus järjestettiin kokonaan etänä. Se sujui yllättävän hyvin. Myös opiskelutehtävien ja työn rytmittäminen onnistui.

”Koulutuspäiviä oli kuukausittain aina kolme peräkkäin. Silloin sain keskittyä itseeni ja opiskeluun. Työstä irrottautuminen teki hyvää ja toi vaihtelua.”

Vaikka Patovirta on kokenut fysioterapeutti, koulutuksesta sai paljon uutta tietoa.

”Esimerkiksi toistotyön haasteet ja kokonaiskuormittavuuden käsite selkeytyivät asiantuntijoiden luennoilla.”

Kokonaiskuormittavuus tarkoittaa usean eri kuormitustekijän yhteisvaikutusta. Huomioon otetaan esimerkiksi psykososiaaliset ja fyysiset kuormitustekijät sekä työajat.

Hyvä työfysioterapeutti seuraa alaansa

Työfysioterapeutti Mika Nyberg Työterveyslaitoksesta on yksi työterveyshuollon pätevöittävän koulutuksen kouluttajista.

”Hyvä työfysioterapeutti on tiimipelaaja, joka on ylpeä omasta osaamisestaan ja roolistaan työterveyshuollossa. Hän seuraa alaansa aktiivisesti ja haluaa kehittyä työssään.”

Nyberg haluaa kirkastaa opiskelijoille heidän rooliaan työfysioterapeuttina ja antaa työkaluja toteuttaa hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaista toimintaa. Hän korostaa tutkimustiedon merkitystä:

”Työfysioterapeutin pitää perustaa työnsä tutkittuun tietoon ja hyviin käytäntöihin. Tarkoitus on tehdä vaikuttavia asioita.”

Asiakas saa mukaansa keinoja

Opintojen aikana Mikko Patovirralla oli mentorina työkaveri, Pirten työfysioterapeutti. Mentorin kanssa oli hyvä vaihtaa ajatuksia opiskelutehtävistä ja käytännön työstä.

Työfysioterapeuttina Patovirta haluaa päästä kiinni ongelmiin mahdollisimman varhain. Ennaltaehkäisy on tehokkaampaa kuin vahinkojen korjaaminen.

”Kun asiakas tulee vastaanotolleni, hän odottaa yleensä konkreettisia keinoja. Onnistun, jos hän saa minulta yhdenkin keinon, joka auttaa eteenpäin ja helpottaa hänen elämäänsä. Se tekee työstäni palkitsevaa”, Patovirta sanoo.

Kuva: Rami Marjamäki

Työyhteisön monimuotoisuudella tarkoitetaan työntekijöiden keskinäistä erilaisuutta. Työntekijät voivat olla erilaisia esimerkiksi iältään, sukupuoleltaan, etniseltä taustaltaan tai koulutukseltaan.

Työyhteisön monimuotoisuuden on osoitettu olevan yhteydessä muun muassa innovatiivisuuteen ja luovuuteen:

”Kun työntekijät ovat erilaisia, heillä on myös erilaisia näkemyksiä. Erilaisten näkemysten kohdatessa syntyy uutta. Ja kun omia näkemyksiään vielä joutuu perustelemaan muille, ideat yleensä jalostuvat”, sanoo johtava asiantuntija Barbara Bergbom Työterveyslaitoksesta.

Vuoden 2020 Monimuotoisuusbarometrin mukaan lähes 80 prosenttia henkilöstöalan ammattilaisista katsoo, että heidän organisaatiossaan hyväksytään monimuotoisuuden eri ilmenemismuodot.

”Jotkut HR-ammattilaiset pitävät ongelmana, että rekrytoinneissa hakijajoukko jää monimuotoisuudeltaan kapeaksi”, Bergbom sanoo.

Rekrytointisuositukset sopivat kaikille aloille

Työterveyslaitoksen Moninaisesti parempi -hanke on laatinut työpaikoille monimuotoisuutta edistävät rekrytointisuositukset. Ne ehkäisevät työnhaussa tapahtuvaa syrjintää, joka voi usein olla myös tahatonta.

Nämä kymmenen suositusta sopivat kaikille aloille:

  1. Tarkastelkaa organisaationne monimuotoisuuden tilaa.
  2. Määritelkää haettava tehtävä ja arviointikriteerit selkeästi ja syrjimättömästi.
  3. Miettikää kielitaitoon liittyvät kysymykset etukäteen.
  4. Laatikaa työpaikkailmoitus huolellisesti.
  5. Käyttäkää monipuolisia rekrytointikanavia ja verkostoja.
  6. Varmistakaa rekrytoinnissa käytettävien järjestelmien saavutettavuus.
  7. Harkitkaa anonyymin tai osittain anonyymin rekrytoinnin käyttöä.
  8. Valmistautukaa huolellisesti haastattelutilanteeseen.
  9. Varmistakaa valinnan syrjimättömyys ja läpinäkyvyys.
  10. Tehkää selkeä ohjeistus yhdenvertaisuutta edistävistä rekrytointikäytännöistä.

Rekrytointisuosituksia esittelevällä verkkosivulla jokaista periaatetta avataan yksityiskohtaisesti. Esimerkiksi työhaastattelussa rekrytoijien kannattaa keskittyä pelkästään haastattelemiseen. Arvioinnin aika on myöhemmin.

”Pyrkimys keskittyä samanaikaisesti kahteen asiaan – haastatteluun ja arviointiin – kuormittaa ajattelua. Silloin on todennäköisempää, että ennakkoluulot ja stereotypiat vaikuttavat arviointiin”, Barbara Bergbom sanoo.

Tiedostamaton syrjintä herättää keskustelua

Rekrytointisuositusten laatijat ovat saaneet työpaikoilta mukavaa palautetta. Ohjeita pidetään selkeinä ja lähestymistavaltaan rakentavina.

”Niin työnantajat kuin työntekijät kokevat hyötyvänsä siitä, että rekrytointikäytäntöjä kehitetään syrjimättömiksi”, Barbara Bergbom sanoo.

Varsinkin kaksi asiaa on herättänyt keskustelua: anonyymi rekrytointi ja tiedostamaton syrjintä.

Anonyymissa rekrytoinnissa hakemuksesta poistetaan kaikki sellaiset hakijaan liittyvät tiedot, jotka eivät liity hänen osaamiseensa tai tehtävän vaatimuksiin. Muun muassa nimi, sukupuoli, ikä, valmistumisvuosi ja hakijan kuva poistetaan.

Tutkimusten mukaan meillä on taipumusta suhtautua myönteisemmin niihin ihmisiin, joiden koemme muistuttavan meitä itseämme. Rekrytoinnissa se voi johtaa tiedostamattomaan syrjintään.

”Tämän ilmiön tunnistaminen on jo ensimmäinen askel syrjinnän vähenemiseen”, Bergbom sanoo.

Ohjeisiin liittyvät epäselvyydet ja ristiriidat ovat yleinen ongelma työpaikoilla. Se, että ohjetta ei löydy tai sen avulla ei pääse eteenpäin omassa työssään, kuormittaa.

Kehittämispäällikkö Tiina Heusala Työterveyslaitoksesta vetää työpaikoilla aivotyövalmennuksia. Ennen valmennusta tehtävissä kyselyissä ohjeiden pulmat nousevat esiin melkein aina. Ne herättävät myös paljon keskustelua.

Mikä ohjeissa sitten on pielessä?

”Usein oletetaan, että ihmiset lukevat ohjeet heti ja muistavat ne ulkoa. Kykymme muistaa yksityiskohtia on kuitenkin rajallinen. Ohjeen pitäisi olla saatavilla sillä hetkellä, kun sitä työssään tarvitsee.”

Nämä neuvot auttavat ohjeiden laatijaa välttämään tyypilliset virheet:

1. Tallenna ohjeet samaan paikkaan

Työpaikoilla ohjeita tallennetaan yleensä moniin eri paikkoihin, kuten intraan, Teamsiin ja SharePointiin. Niitä lähetetään myös sähköpostin liitteenä.

Kun työntekijä sitten tarvitsee ohjetta, hän muistelee tai arvailee, mistä kanavasta se löytyisi.

Kaikissa kanavissa ei välttämättä ole hakutoimintoa. Vaikka ohjeen hakeminen olisi mahdollista, oikeita hakusanoja voi olla vaikea keksiä.

Työpaikalla kannattaa sopia yksi paikka, johon kaikki ohjeet tallennetaan. Siinä saisi mielellään olla hakutoiminto. Ohjeiden löytämistä helpottavat selkeästi jäsennellyt ja nimetyt kansiot.

2. Suunnittele ohjeelle selkeä rakenne

Kerro heti alussa, mitä ohje koskee ja kenelle se on tarkoitettu.

Etene johdonmukaisesti: Mitä tehdään ensin? Mitä seuraavaksi? Milloin tehtävä on hoidettu? Käytä käskymuotoa ja helpota tiedon hahmottamista esimerkiksi numero- ja pallukkalistoilla.

Laadi havainnolliset väliotsikot. Tee niiden perusteella sisällysluettelo. Siitä näkee, mitä kaikkea ohjeessa käsitellään ja missä kohdassa.

Lopussa on hyvä olla lisätietojen antajan yhteystiedot: Keneltä voi kysyä, jos jokin asia jää hämäräksi? Mitä tehdä, jos ohje ei sovikaan omaan tilanteeseen? Yhteyshenkilö ei välttämättä ole sama kuin ohjeen tekijä.

3. Esitä asiat riittävän tarkasti

Hyvä ohje sisältää kaiken tärkeän mutta ei mitään ylimääräistä. Karsi turhat täytesanat.

Esitä asia tarkasti ja aukottomasti. Älä jätä pois välivaiheita, vaikka ne tuntuisivat sinusta automaattisilta ja itsestään selviltä.

Joskus ohjeen aihepiiri on osalle ihmisistä tuttu ja osalle aivan uusi. Olisiko tarpeen tehdä lyhyt pikaohje ja pidempi, yksityiskohtaisempi ohje?

4. Pyydä ohjeen käyttäjää testaajaksi

Kun ohje on mielestäsi valmis, pyydä jotakuta tulevaa käyttäjää testaamaan se. On tärkeää, ettei hän ole osallistunut ohjeen tekemiseen.

Auttaako ohje testaajaa hoitamaan tehtävän alusta loppuun asti? Testaus paljastaa epäselvyydet ja aukkopaikat.

5. Päivitä ohjetta ja kerro, mikä muuttui

Pidä ohje ajan tasalla. Kun teet päivityksiä, kerro, mikä on muuttunut. Jos olet esimerkiksi lisännyt ohjetekstiin pari lausetta, voit merkitä ne korostusvärillä.

Näin käyttäjä ei joudu kahlaamaan läpi koko ohjetta ja miettimään, mitä uutta siihen on tullut.

6. Muista perusasiat – oli ohjeen muoto mikä tahansa

Ohjeet voivat olla vaikkapa Word-tiedostoja, Powerpoint-esityksiä tai videoita. Vaikka muoto muuttuisi, ohjeen pitää olla helppokäyttöinen. Samat nyrkkisäännöt pätevät.

Esimerkiksi 20-minuuttisen ohjevideon katsoja tarvitsee tiedon siitä, mitä ohje käsittelee ja missä kohdassa häntä kiinnostava asia tulee esiin.

7. Auta ihmistä ohjetulvassa

Jos ohjeita tehdään ja päivitetään tiuhaan, työntekijän on vaikea pysyä kärryillä: mitkä ohjeet ja päivitykset koskevat hänen työtään?

Tämä on erityisen ongelmallista, jos meneillään on esimerkiksi organisaatiomuutos tai koronapandemian kaltainen poikkeustilanne.

Esihenkilö voi auttaa työntekijää ohjetulvassa. Hän voi nostaa esiin ne ohjeet ja asiat, jotka ovat oleellisia juuri hänen tiimilleen.

8. Käykää tärkeät ohjeet läpi yhdessä

Ohjeita tehdään, jotta kaikki työntekijät toimisivat tietyllä tavalla. Jos tavoitteena on tärkeä muutos, siihen liittyvät ohjeet on hyvä käydä läpi yhdessä.

Varatkaa aikaa keskusteluun. Silloin työntekijöillä on mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä ja pohtia, miten ohjeen toteuttaminen onnistuu käytännössä.

Yhteinen keskustelu sitouttaa uuteen toimintatapaan ja siitä jää parempi muistijälki kuin lueskelemalla ohjetta itsekseen.