Työtehtävien priorisointi auttaa ajanhallinnassa – kiireellinen pyyntö ei aina ole tärkein

Osallistu

”Moni huomaa välillä tekevänsä kaikkea ihmeellistä, mikä ei oikeastaan kuulu omaan työhön ollenkaan”, sanoo Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Se asia, johon varaa aikaa, todennäköisesti etenee. Siksi työtehtävien priorisoinnilla on vaikutusta, sanoo vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Toivanen on yksi asiantuntijoista Aika & fokus -ajanhallinnan verkkovalmennuksessa. Hän on myös vetänyt AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanketta. Siihen liittyneen kyselyn mukaan yli 90 prosenttia asiantuntijoista priorisoi työtehtäviään. Yhtä moni arvioi, että menetelmä auttaa heitä ajanhallinnassa.

Tehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen on hyvä työkalu, kun pitää hallita työpäivänsä rytmiä ja jakaa tehtäviä itselleen.

Priorisointia tehdään esimerkiksi asioiden kiireellisyyden, tärkeyden, kiinnostavuuden tai henkilösuhteiden perusteella. Monissa yrityksissä asiakkaan pyynnöt ajavat kaiken muun ohi.

Eräs tutkimukseen haastatelluista asiantuntijoista kertoi tärkeysjärjestyksestään näin:

Asiakkaan aika tulee ensimmäisenä, lähtee viimeisenä ja määrää eniten. Eli asiakastapaamiset valetaan sementtiin. Sen jälkeen ehkä oma aika ja sisäiset palaverit työkavereiden kanssa tulevat toiseksi kerrokseksi. Poikakaveri tietää olevansa siinä viimeinen, koska tapaamiset hänen kanssaan ovat siirrettävissä ja peruttavissa helpoiten.

Onko pyyntö oikeasti kiireellinen?

Yksi tapa priorisoida on luokitella tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:

  • kiireelliset ja tärkeät tehtävät
  • kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät

Minna Toivanen pitää nelikentän etuna sitä, että se ohjaa pohtimaan myös asioiden tärkeyttä. Kiireellisiä hommia pidetään helposti tärkeimpinä.

”Vaarana on, että tärkeät mutta aikatauluttomat työt jäävät listan hännille. Meillä tutkijoilla kirjoittaminen on usein tärkeä tehtävä, mutta sillä ei välttämättä ole deadlinea.”

Joskus kannattaa kyseenalaistaa tehtävän kiireellisyys. Vaikka joku pyytää vastausta huomiseksi, se ei automaattisesti tee pyynnöstä tärkeää.

Kiireen ja asetetun määräajan ei tarvitse antaa viedä. Kannattaa miettiä, kuuluuko asia itselle, onko se työpaikan näkökulmasta keskeinen ja onko sitä pakko tehdä.

”Moni huomaa välillä tekevänsä kaikkea ihmeellistä, mikä ei oikeastaan kuulu omaan työhön ollenkaan”, Toivanen sanoo.

”Lopetin lounaalla käymisen”

Osa asiantuntijoista pitää priorisointia helppona. Heille on selvää, mikä on oleellista ja mitkä asiat ainakin pitää hoitaa. Tutkimukseen haastatellut puhuivat asiasta esimerkiksi näin:

En todennäköisesti selviydy kaikista hommista ja deadlineista, jotka minulla on seuraavan 2-3 viikon aikana. Täytyy vain priorisoida. Teen kolme niistä hommista kohtuullisen hyvin ja jätän sen yhden tekemättä.

Kun tulee jokin katastrofi, kaikki muut työt jäävät ja keskitytään pelastamaan maailma. Sen osaan aika hyvin enkä koe sitä mitenkään rasitteeksi enää.

Toisille priorisointi tuottaa vaikeuksia: Mistä kieltäytyisin? Mitä jättäisin tekemättä?

Monet sortuvat siihen, että yrittävät tehdä kaiken. Se tarkoittaa työpäivien venyttämistä tai muuta tinkimistä omasta hyvinvoinnista:

Esimerkiksi edellisen työnantajan palveluksessa lopetin lounaalla käymisen. Nyt olen harrastanut sitä samaa.

Luopuminen voi olla raskasta

Minna Toivasen mukaan priorisoinnin raskaimpia puolia on luopuminen. Siihen saattaa liittyä pelkoa ”äänivallan” menettämisestä työpaikalla tai verkostoissa.

”Kun kieltäytyy osallistumasta johonkin, ei todennäköisesti pysty vaikuttamaan asiaan eikä mukaan ehkä pyydetä enää toista kertaa.”

Joskus priorisointiin sekoittuu mieltymyksiä tai jopa tiettyjen työtehtävien välttelyä. Napsitaan rusinat pullasta eli tehdään vain kivat, itselle mieluisat hommat.

Ristiriitoja syntyy, jos työyhteisön jäsenet rankkaavat tehtäviään kovin eri tavalla.

”Priorisointi ei saa johtaa siihen, että että jotkin asiat lykkääntyvät kohtuuttomasti”, Toivanen huomauttaa.

Kirkasta oman työsi ydin

Minna Toivasen viesti asiantuntijoille ja heidän työpaikoilleen on, että tehtävien priorisointi on yhteinen juttu. Sitä ei tulisi jättää yksin asiantuntijoiden harteille.

”Yksi tapa on määritellä vaikka viisi organisaation tärkeintä toimintoa tai sisältöaluetta, joiden alle kaiken tekemisen pitää mennä”, Toivanen ehdottaa.

Hänen mukaansa priorisointia helpottavat myös selkeät vastuut, kirkkaat työnkuvat ja esimiehen tuki.

Näin pääset alkuun priorisoinnissa:

  • Mieti, mikä on oman työsi ydin.
  • Keskustele esimiehesi kanssa siitä, onko teillä sama käsitys työsi ydinasioista.
  • Varaa kalenteristasi aikaa tärkeimmille asioille.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 25.4.2016.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Aiheesta lisää:

Ajanhallinnan pikaopas esimiehelle (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Aika & fokus -ajanhallinnan verkkovalmennus (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (2)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (2)

Kokenut |

Tuohon "asiantuntijan" lausahdukseen:
"Poikakaveri tietää olevansa siinä viimeinen, koska tapaamiset hänen kanssaan ovat siirrettävissä ja peruttavissa helpoiten."

Käytännössä tuollainen priorisointi tarkoittaa että hän seurustelee tulevan entisen poikakaverin kanssa.

Kyllä kestävä työelämä vaatii sitä että läheisien tarpeet menee ykkössijalle.

labratyöntekijä |

Priorisointeja on tullut nähtyä eri näkökulmista. Kun kaikki ovat kiireisiä, priorisoinnit tapahtuvat oman työnsä näkökulmasta, jolloin muiden työhön liittyvät "pakolliset" asiat siirtyvät niitä tarvitsevan henkilön tehtäväksi. Siihen lisätään priorisointien tärkeysaste: lainsäädäntö, asiakaspalvelu, prosessien noudattaminen, muut tehtävät oman toimen ohella, jne.

Tuoreimmat jutut

Virheitä pelätään paljon enemmän kuin olisi tarpeen. Siksi meiltä jää valtava potentiaali käyttämättä. Haluan rohkaista ihmisiä jakamaan epäonnistumisen kokemuksensa yhteiseksi hyväksi, sanoo Mika Sutinen.

Sutinen tunnetaan yrittäjänä ja pitkän linjan toimitusjohtajana. Viimeksi hän oli toimitusjohtaja lemmikkieläintarvikkeita myyvässä Musti ja Mirri -liikeketjussa. Sinä aikana ketju kasvoi kooltaan kymmenkertaiseksi ja samalla Suomen kansainvälisimmäksi vähittäiskauppaketjuksi.

Nykyisin hän toimii pääomasijoittaja Vaaka Partners Oy:n industrial partnerina ja hallitusammattilaisena useissa yhtiöissä. Sutinen kertoo, että kyky elää mokaamisen riskin kanssa on auttanut häntä menestymään.

”Olen opetellut kaksi taitoa, joista kumpikaan ei ole ollut minulle synnynnäinen. Ensinnäkin olen opetellut kokeilemaan ja yrittämään uutta sitkeästi, vaikka epäonnistumisen riski olisi suuri. Toiseksi olen pakottanut itseni raadollisen rehelliseksi virheistä oppimisen äärellä.”

Sutinen puhuu virheistä oppimisen kulttuurista Työterveyslaitoksen Nolla tapaturmaa -foorumin seminaarissa Turvallisuus on tekoja, joka pidetään Kuopiossa toukokuussa 2019.

Virhe on teko, josta ei opita

Meille on luontaista selittää asiat parhain päin niin, ettei epäonnistumista tarvitse kohdata. Mokan paljastuminen hävettää. Siksi virheitä ei analysoida, vaan porskutetaan kohti mukavampia asioita.

Mika Sutisen mukaan oppiminen vaatii kuitenkin epäonnistumisten analysoimista ja saadun opin jakamista koko organisaatioon. Kannattaa luoda kulttuuri, joka rohkaisee ihmisiä tuomaan omat epäonnistumisensa muiden tietoon.

Sutinen määrittelee virheen teoksi, josta ei opita mitään. Onnistumisesta oppiminen voi olla vieläkin vaikeampaa:

Organisaatiossa on onnistuttu, mikä näkyy esimerkiksi hyvistä myyntiluvuista. Jos ei tiedetä, mistä hyvä tulos johtuu, ollaan epäonnistuttu. On toki hienoa, että menee hyvin. Jonkin ajan kuluttua ei välttämättä mene, ellei myös onnistumisten mekanismi ole tiedossa.

”Uskon, että lähes kaikissa organisaatioissa helpot asiat on jo tehty. Jäljellä on näitä vähän monimutkaisempia asioita toiminnan kehittämiseksi. Yritysten suurin kehityspotentiaali on virheistä ja onnistumisista oppimisen taidoissa.”

Yksi moka kirvelee edelleen

Mika Sutinen arvelee epäonnistuneensa vuosittain satoja tai jopa tuhansia kertoja. Joistain virheistä hän on oppinut enemmän, joistain vähemmän.

Sitten on joukko mokia, jotka ovat olleet ihan turhia – joko huolimattomuuden tai esimerkiksi väsymyksen aiheuttamia. Yksi niistä kirveltää Sutista kaikkein eniten:

Parikymmentä vuotta sitten eräässä yhtiössä jouduttiin toteuttamaan valtava henkilöstösaneeraus yhtiön pelastamiseksi. Kolmannes henkilökunnasta sai potkut. Irtisanomisten julkistamista edeltävänä iltana – tai pikemminkin yönä – tehtiin viimeisiä päätöksiä.

Sutinen oli lähettämässä perusteluja erään henkilön irtisanomisesta mielestään johtoryhmälle, mutta hän lähettikin aamuyöllä viestin irtisanottavalle itselleen.

”Se oli karmea moka, joka varmasti jätti asianomaiseen lähtemättömän jäljen. Pyysin sitä toki aikoinaan anteeksi, mutta luulen, ettei hän pysty koskaan täysin antamaan anteeksi. Tuskin hän on päässyt asian yli vieläkään. Tämä muisto nostaa yhä pienen hien pintaan.”

 

Mika Sutinen puhuu aiheesta ”Mahtava moka – matkalla systeemiseen virheistä oppimiseen” Nolla tapaturmaa -foorumin seminaarissa Kuopiossa 21.5.2019. Tutustu seminaarin ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan!

Sähköinen kalenteri täyttyy palaverivarauksista niin, että työpäivästä on jäljellä enää puolen tunnin rako kello 12:sta alkaen. Lopulta joku varaa senkin ajan kokoukseen. Se siitä lounaasta.

”Tilanne on tuttu monelle asiantuntijatyötä tekevälle”, sanoo Työterveyslaitoksen vanhempi tutkija Annina Ropponen, jonka erikoisalaa ovat työaika ja ajankäyttö.

”Miksi ihminen priorisoi oman asiansa niin tärkeäksi, että hänen on varattava kollegaltaan jopa se viimeinen puolituntinen? Onhan ilmiselvää, että siihen aikaan päivästä tarvitaan ruokatauko”, Ropponen hämmästelee.

Kokouskutsun lähettäminen käy muutamalla klikkauksella. Ehkä työkaverin aikataulujen ajattelu unohtuu sen takia. Ropposen mielestä kyse on myös siitä, kunnioitammeko toistemme ajankäyttöä. Ajankäytön ongelmiin tarjoaa ratkaisuja esimerkiksi Työterveyslaitoksen Aika & fokus -verkkovalmennus.

Kokouksia peräkkäin ja päällekkäin

Yksi sähköiseen kalenteriin liittyvä harmin aihe on, että kokousaikoja varataan päällekkäin tai tiiviisti peräkkäin: seuraava palaveri alkaa samalla kellonlyömällä kuin edellinen loppuu.

Niin tehdään, vaikka kalenterista kävisi selvästi ilmi, että osallistujan aiempi tapaaminen on toisella puolella kaupunkia. Jos tarkoitus on kohdata kasvokkain, paikasta toiseen siirtymiseen pitää varata aikaa.

Yhteisten kokousaikojen löytäminen voi olla työlästä. Annina Ropposen mukaan samalla vaivalla voisi kuitenkin huolehtia siitä, että osallistuminen on kaikille ylipäätään mahdollista.

”Päällekkäisten varausten takia osallistujat joutuvat pohtimaan, mitä tehdä, kenelle ilmoittaa tai pystyykö jostain lähtemään kesken pois. Näin kutsun lähettäjä tavallaan sälyttää työtään muille.”

Palaverikutsun saajallakin skarpattavaa

Annina Ropposen mielestä myös palaverikutsun vastaanottajilla on skarpattavaa. Kun kutsu kilahtaa sähköpostiin, kannattaa harkita tovi, ennen kuin klikkaa hyväksyvänsä sen. Esimerkiksi tällainen tilanne on kurja muille osallistujille:

Kutsu aamupalaveriin on lähetetty hyvissä ajoin ja lähettäjä on erikseen pyytänyt ilmoittamaan, jos ajankohta on jollekulle huono. Kaikki ovat hyväksyneet kutsun, mutta edellisenä iltana yksi osallistuja viestittää: Katsoin huomista kalenteriani vasta nyt. Myöhästyn alusta puoli tuntia.

”Muut ovat suunnitelleet päivänsä niin, että palaveri voi alkaa sovitusti. Yhden henkilön myöhästymisen takia kaikkia asioita ei ehkä ehditäkään käydä läpi tai ainakaan tarpeeksi perusteellisesti”, Ropponen huomauttaa.

”Ja jos myöhässä alkanut palaveri venyy, osallistujat alkavat myöhästyä taas seuraavista tapaamisistaan.”

Keskustelkaa töissä ajanhallinnasta

Annina Ropponen on pannut merkille, että palaveriajan varaaminen sähköisesti tekee siitä jollain tapaa ”anonyymiä” ja tunteetonta. Jos etsisimme sopivaa aikaa kasvokkain tai puhelimessa jutellen, toisten ajankäytön kunnioittaminen tuntuisi luonnolliselta.

”Työpaikalla kannattaa keskustella ajanhallinnasta ja luoda yhteisiä käytäntöjä palaverien varaamiseen. Pienetkin asiat voivat helpottaa elämää hurjasti.”

Yksi keino helpottaa kokousaikojen löytämistä on sähköisen kalenterin pitäminen ajan tasalla. Myös kalenterimerkinnöillään voi vaikuttaa. Ropponen itse tekee nykyisin 80-prosenttista työaikaa, ja vapaaviikot näkyvät hänen kalenterissaan. Tiistaisin ja perjantaisin siellä lukee, että hän on työpaikalla aikaisintaan kello 9.15.

”Minulla on kolmasluokkalainen poika, ja teen etätöitä niinä aamuina, jolloin hänen koulunsa alkaa yhdeksältä. Lähdemme kotoa yhtä matkaa. Olen aamuvirkku, ja muina päivinä voin tulla töihin vaikka seitsemältä.”

”Jos joku haluaa varata aamupalaverin, hän näkee kalenteristani heti, jos en pysty aloittamaan esimerkiksi kahdeksalta.”

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 3.2.2017.

Tasa-arvosta hyötyvät kaikki työntekijät. Kun edistetään naisten asiaa, edistetään myös meidän miesten asiaa, sanoo talent manager Julius Hurri Netlightista.

Yhtiö on perustettu parikymmentä vuotta sitten Ruotsissa, ja nykyisin sillä on toimisto yhdeksässä Euroopan kaupungissa. Viitisen vuotta sitten aloittaneessa Helsingin-toimistossa työskentelee noin 70 ohjelmistoalan asiantuntijaa.

Euroopan tasa-arvoinstituutti EIGE on nostanut Helsingin Netlightin hyvät käytännöt kymmenen parhaan joukkoon lähes sadan ehdotuksen joukosta kansainvälisessä projektissa Supporting work life balance and addressing women’s underrepresentation in the labour market: approaches and good practices in ICTsector.

Tasa-arvo on yrityksen kulmakivi. Työn ja muun elämän tasapainottamiseen kehitetään jatkuvasti uusia keinoja.

Tasa-arvo auttaa menestymään

”Meillä tasa-arvo ei ole pelkästään kaunis arvo, vaan kilpailutekijä, joka vie liiketoimintaa eteenpäin. Minulle itselleni se oli yksi syy tulla tähän firmaan”, Julius Hurri sanoo.

It-alalla naisia on selvästi vähemmän kuin miehiä. Tilastokeskuksen työssäkäyntitilaston mukaan toimialalla ”ohjelmistot, konsultointi ja siihen liittyvä toiminta” naisten osuus on noin 23 prosenttia. Naisten osuus alan opiskelijoista (tietojenkäsittely ja tietoliikenne) on noin 15 prosenttia.

Hurrin tehtäviin kuuluu muun muassa rekrytointi. Netlightissa kolmannes it-konsulteista on naisia.

”Haluamme tutustua alan parhaimpiin osaajiin. Teemme paljon töitä sen eteen, että tapaamme alalla työskenteleviä ja sitä opiskelevia naisia. Meillä ei ole koskaan varsinaisesti työpaikkoja auki, vaan rekrytoimme, koska meillä on mahdollisuus työllistää ja tarjota kasvupaikkoja.”

Hurri sanoo käyttävänsä osittain samoja keinoja kuin headhunterit eli suorahakukonsultit – sillä erotuksella, että headhunterit yleensä etsivät rekrytoitavia tiettyyn tarpeeseen.

Verkostot vetävät naisia alalle

Vuonna 2013 Netlight lanseerasi strategisen aloitteen, jonka nimi on Vostok. Se viittaa samannimiseen avaruuslentoon ja ensimmäiseen avaruudessa käyneeseen naiseen, kosmonautti Valentina Tereshkovaan.

Yksi osa Vostokia on suomalaisten ja ruotsalaisten it-alan yritysten verkosto TechEQ, jonka tavoitteena on tasa-arvon edistäminen ja naisten määrän kasvattaminen alalla. Verkostoon kuuluu satakunta yritystä.

Netlight on käynnistänyt toisenkin verkoston, The Code Pubin, joka on tarkoitettu alalla työskenteleville ja siitä kiinnostuneille naisille. Naiset järjestävät tapahtumia ja tuovat samalla esiin uratarinoitaan. Yhteisöön kuuluu Helsingissä 450 jäsentä, ja kansainvälisesti verkosto on aktiivinen kahdeksassa maassa.

Pätevistä ammattilaisista käydään it-alan yritysten kesken kilpailua. Netlightin Julius Hurri sanoo, ettei tasa-arvon edistäminen kuitenkaan ole kilpailua toisia vastaan:

”Jos keksimme tavan, jonka avulla naisten on hyvä olla meidän organisaatiossamme, jaamme sen mielellämme. Haastamme muita. Alan sukupuolijakauma on selvästi vääristynyt, joten sen muuttamiseksi pitää yhdistää voimat.”

Henkilöstöedut säilyvät perhevapaalla

Netlightissa ei ole linjaorganisaatiota eikä esimiehiä, mutta jokaisella työntekijällä on oma mentori. Häneltä saa tukea ja sparrausta esimerkiksi urakehitykseen sekä työn ja muun elämän yhteensovittamiseen. Mentori on kokeneempi kollega, joka on saanut rooliinsa koulutuksen.

Julius Hurrin mielestä työn ja perheen hyvä tasapaino on kytköksissä työpaikan kulttuuriin. Netlightissa kannustetaan viettämään aikaa perheen kanssa ja vaalitaan kulttuuria, jossa toisia autetaan. Rekrytoinnissa arvostetaan muun muassa empatiataitoja.

Toimiston perheelliset työntekijät ovat ideoineet, millaiset käytännöt tukevat vanhemmuuden ja työn yhdistämistä. Perhevapaalla olevat saavat käyttää kaikkia työterveyshuollon palveluja ja esimerkiksi työpuhelinta, kannettavaa tietokonetta sekä liikunta- ja kulttuuriseteleitä.

Toimistossa on leikkihuone, jota hyödyntävät varsinkin työpaikalla piipahtavat perhevapaalaiset lapsineen.

Perhevapaan jälkeistä työhönpaluuta helpottaa se, ettei pitkää päivää tarvitse tehdä. Työntekijät pystyvät vaikuttamaan tehtäviinsä ja työaikoihinsa. Tämä koskee muitakin kuin perheellisiä.

Palkasta ei tarvitse neuvotella

Netlightissa kaikki tietävät toistensa palkan eikä palkkaneuvotteluja tarvitse käydä. Palkkaan eivät siis vaikuta omat neuvottelutaidot eikä se, kenet firmassa sattuu tuntemaan hyvin. Avoin palkkamalli on sidottu urakehitykseen.

Malli perustuu siihen, että tiettyyn palkka- ja uratasoon kuuluvat tietyt vastuut ja osaaminen. Työntekijä tietää, millaisia asioita häneltä odotetaan seuraavalla tasolla ja milloin hän pystyy saavuttamaan sen.

Esimerkiksi Julius Hurrilla seuraava palkkataso sisältäisi mentoriksi ryhtymisen. Hän etenee sitä tavoitetta kohti hiljalleen.

”Haluamme välttää kaikki sukupuoleen liittyvät vääristymät. Mittaamme esimerkiksi sitä, kuinka pitkään ihmiset ovat kullakin palkkatasolla. Miehillä ja naisilla on melkein päivälleen saman pituisia aikoja per palkkataso”, Hurri kertoo.

Asiakkaat sitoutuvat tasa-arvoon

Netlightin ruotsalaiset perustajat huomasivat aikoinaan, että heidän mieskonsulttinsa saivat asiakkaiden luona naispuolisia konsultteja paremman vastaanoton. Tämä antoi sysäyksen yrityksen tasa-arvotyölle.

Nykyisin jokaiseen sopimukseen tulee kohta, jossa asiakas sitoutuu tekemään yhteistyötä tasa-arvoa edistäen ja ketään syrjimättä.

Hiljattain Julius Hurri sai palautetta henkilöltä, joka oli ollut Netlightin rekrytointiprosessissa. Hänellä oli aiempaa työnhakukokemusta useista muista yrityksistä.

”Tämä oli ollut ensimmäinen kerta, kun häntä haastatteli nainen teknisistä asioista. Monien firmojen rekrtytoinneissa HR-henkilö voi olla nainen, mutta kun aletaan puhua koodista ja kompetenssista, paikalle tulee mies. Olen ylpeä siitä, että suuri osa kovista teknisistä osaajistamme on naisia.”