Työtehtävien priorisointi auttaa ajanhallinnassa – kiireellinen pyyntö ei aina ole tärkein

Osallistu

”Moni huomaa välillä tekevänsä kaikkea ihmeellistä, mikä ei oikeastaan kuulu omaan työhön ollenkaan”, sanoo Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Se asia, johon varaa aikaa, todennäköisesti etenee. Siksi työtehtävien priorisoinnilla on vaikutusta, sanoo vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Toivanen on yksi asiantuntijoista Aika & fokus -ajanhallinnan verkkovalmennuksessa. Hän on myös vetänyt AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanketta. Siihen liittyneen kyselyn mukaan yli 90 prosenttia asiantuntijoista priorisoi työtehtäviään. Yhtä moni arvioi, että menetelmä auttaa heitä ajanhallinnassa.

Tehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen on hyvä työkalu, kun pitää hallita työpäivänsä rytmiä ja jakaa tehtäviä itselleen.

Priorisointia tehdään esimerkiksi asioiden kiireellisyyden, tärkeyden, kiinnostavuuden tai henkilösuhteiden perusteella. Monissa yrityksissä asiakkaan pyynnöt ajavat kaiken muun ohi.

Eräs tutkimukseen haastatelluista asiantuntijoista kertoi tärkeysjärjestyksestään näin:

Asiakkaan aika tulee ensimmäisenä, lähtee viimeisenä ja määrää eniten. Eli asiakastapaamiset valetaan sementtiin. Sen jälkeen ehkä oma aika ja sisäiset palaverit työkavereiden kanssa tulevat toiseksi kerrokseksi. Poikakaveri tietää olevansa siinä viimeinen, koska tapaamiset hänen kanssaan ovat siirrettävissä ja peruttavissa helpoiten.

Onko pyyntö oikeasti kiireellinen?

Yksi tapa priorisoida on luokitella tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:

  • kiireelliset ja tärkeät tehtävät
  • kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät

Minna Toivanen pitää nelikentän etuna sitä, että se ohjaa pohtimaan myös asioiden tärkeyttä. Kiireellisiä hommia pidetään helposti tärkeimpinä.

”Vaarana on, että tärkeät mutta aikatauluttomat työt jäävät listan hännille. Meillä tutkijoilla kirjoittaminen on usein tärkeä tehtävä, mutta sillä ei välttämättä ole deadlinea.”

Joskus kannattaa kyseenalaistaa tehtävän kiireellisyys. Vaikka joku pyytää vastausta huomiseksi, se ei automaattisesti tee pyynnöstä tärkeää.

Kiireen ja asetetun määräajan ei tarvitse antaa viedä. Kannattaa miettiä, kuuluuko asia itselle, onko se työpaikan näkökulmasta keskeinen ja onko sitä pakko tehdä.

”Moni huomaa välillä tekevänsä kaikkea ihmeellistä, mikä ei oikeastaan kuulu omaan työhön ollenkaan”, Toivanen sanoo.

”Lopetin lounaalla käymisen”

Osa asiantuntijoista pitää priorisointia helppona. Heille on selvää, mikä on oleellista ja mitkä asiat ainakin pitää hoitaa. Tutkimukseen haastatellut puhuivat asiasta esimerkiksi näin:

En todennäköisesti selviydy kaikista hommista ja deadlineista, jotka minulla on seuraavan 2-3 viikon aikana. Täytyy vain priorisoida. Teen kolme niistä hommista kohtuullisen hyvin ja jätän sen yhden tekemättä.

Kun tulee jokin katastrofi, kaikki muut työt jäävät ja keskitytään pelastamaan maailma. Sen osaan aika hyvin enkä koe sitä mitenkään rasitteeksi enää.

Toisille priorisointi tuottaa vaikeuksia: Mistä kieltäytyisin? Mitä jättäisin tekemättä?

Monet sortuvat siihen, että yrittävät tehdä kaiken. Se tarkoittaa työpäivien venyttämistä tai muuta tinkimistä omasta hyvinvoinnista:

Esimerkiksi edellisen työnantajan palveluksessa lopetin lounaalla käymisen. Nyt olen harrastanut sitä samaa.

Luopuminen voi olla raskasta

Minna Toivasen mukaan priorisoinnin raskaimpia puolia on luopuminen. Siihen saattaa liittyä pelkoa ”äänivallan” menettämisestä työpaikalla tai verkostoissa.

”Kun kieltäytyy osallistumasta johonkin, ei todennäköisesti pysty vaikuttamaan asiaan eikä mukaan ehkä pyydetä enää toista kertaa.”

Joskus priorisointiin sekoittuu mieltymyksiä tai jopa tiettyjen työtehtävien välttelyä. Napsitaan rusinat pullasta eli tehdään vain kivat, itselle mieluisat hommat.

Ristiriitoja syntyy, jos työyhteisön jäsenet rankkaavat tehtäviään kovin eri tavalla.

”Priorisointi ei saa johtaa siihen, että että jotkin asiat lykkääntyvät kohtuuttomasti”, Toivanen huomauttaa.

Kirkasta oman työsi ydin

Minna Toivasen viesti asiantuntijoille ja heidän työpaikoilleen on, että tehtävien priorisointi on yhteinen juttu. Sitä ei tulisi jättää yksin asiantuntijoiden harteille.

”Yksi tapa on määritellä vaikka viisi organisaation tärkeintä toimintoa tai sisältöaluetta, joiden alle kaiken tekemisen pitää mennä”, Toivanen ehdottaa.

Hänen mukaansa priorisointia helpottavat myös selkeät vastuut, kirkkaat työnkuvat ja esimiehen tuki.

Näin pääset alkuun priorisoinnissa:

  • Mieti, mikä on oman työsi ydin.
  • Keskustele esimiehesi kanssa siitä, onko teillä sama käsitys työsi ydinasioista.
  • Varaa kalenteristasi aikaa tärkeimmille asioille.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 25.4.2016.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Aiheesta lisää:

Ajanhallinnan pikaopas esimiehelle (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Aika & fokus -ajanhallinnan verkkovalmennus (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (2)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (2)

Kokenut |

Tuohon "asiantuntijan" lausahdukseen:
"Poikakaveri tietää olevansa siinä viimeinen, koska tapaamiset hänen kanssaan ovat siirrettävissä ja peruttavissa helpoiten."

Käytännössä tuollainen priorisointi tarkoittaa että hän seurustelee tulevan entisen poikakaverin kanssa.

Kyllä kestävä työelämä vaatii sitä että läheisien tarpeet menee ykkössijalle.

labratyöntekijä |

Priorisointeja on tullut nähtyä eri näkökulmista. Kun kaikki ovat kiireisiä, priorisoinnit tapahtuvat oman työnsä näkökulmasta, jolloin muiden työhön liittyvät "pakolliset" asiat siirtyvät niitä tarvitsevan henkilön tehtäväksi. Siihen lisätään priorisointien tärkeysaste: lainsäädäntö, asiakaspalvelu, prosessien noudattaminen, muut tehtävät oman toimen ohella, jne.

Tuoreimmat jutut

Kesäloma lähestyy, mutta sitä ennen tehtävänä on vielä pitkä lista töitä. Nämä neljä pientä vinkkiä auttavat, kun putsaat työpöytääsi ja mietit, miten paluustasi tulisi sujuva ja mukava:

  1. Kesken jäänyt työ kuormittaa aivoja. Yritä saada loppuun asti ne pienet tehtävät, jotka voit. Näin pääset nopeammin loman alkuun.
  2. Koska kaikkea ei kuitenkaan voi saada loppuun, vähennä kesken jättämisen kuormitusta kirjaamalla tarkasti muistiin, mihin kohtaan tehtävässä jäit. Jaa iso tehtävä mielessäsi osiin ja kirjoita itsellesi ylös, mitkä osat olet tehnyt ja mistä jatkat.
  3. Priorisoi. Muista, että osa työstä jää lopulta aina tekemättä. Mikä on oikeasti tärkeää? Tätä on hyvä pohtia ennen lomaa ja myös loman jälkeisinä päivinä. Usein loman jälkeen näkee työnsä hieman kauempaa ja oivaltaa isoimpien muutosten tarpeet ja kehitysehdotukset.
  4. Järjestä lämmin vastaanotto itsellesi sitä päivää varten, kun tulet takaisin töihin. Laita vaikkapa tietokoneen näppäimistölle post it -lappu, jossa lukee: Tervetuloa töihin, Maija! Toivottavasti sinulla oli mukava loma! Jätä sen viereen suklaakonvehti tai muu arvostamasi palkinto.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 28.5.2015. Vinkit antoi aivotutkija Minna Huotilainen.

Tällä hetkellä palvelut ja etuusjärjestelmät ovat erillisiä ratkaisuja yksittäisiin haasteisiin. Kokonaisuuden hallinta on sattumanvaraista, toteaa johtava asiantuntija Pirjo Juvonen-Posti Työterveyslaitoksesta.

Tietoa erilaisten palvelu- ja toimeentulovaihtoehtojen yhteensovittamisesta tarvitsevat asiakkaat ja työntekijät.

Esimerkiksi TE-palvelujen ja kuntoutuspalvelujen näkyvyyttä sosiaali- ja terveydenhuollon suuntaan pitäisi lisätä. Työpaikoilla taasen tarvitaan tietoa, mitä toimeentulon vaihtoehtoja työhön kuntoutumisen ajalle on.

”Ihmiset jäävät järjestelmien väliin, mikä on heille hämmentävää ja epämotivoivaa.”

Uusi duunari tavoittelee työsuhdetta

Pirjo Juvonen-Posti vetää hanketta, jossa on luotu kolme tulevaisuuskuvaa työelämäpalveluista: uusi duunari, työelämän monitaituri ja elinikäinen osallistuja.

Uusi duunari -mallissa työsuhteinen palkkatyö on säilynyt tavoiteltavana ydinmallina. Samalla kun joustavuus työelämässä on lisääntynyt, työn ulkopuolelle jättäytymisestä sanktioidaan.

”Työllistymisen palvelujärjestelmä on purkanut byrokratiaansa ja panostaa yhteispalvelun avulla aktiivisiin ja räätälöitävissä oleviin palveluihin. Tavoitteena on saada ihmisiä nopeasti töihin”, Juvonen-Posti visioi.

Työelämän monitaituri saa palvelut yhdellä hakemuksella

Työelämän monitaituri kuvaa toimintaympäristöä, jossa työurat ovat pirstaleisia ja työelämään osallistutaan monin tavoin. Kokopäiväinen palkkatyö, yrittäjyys, uranvaihto, osa-aikaisuus ja alustatyö ovat kaikki yhtä arvokkaita.

Työansiot ja sosiaalietuudet voi sovittaa yhteen joustavasti. Asiakkaat voivat hakea vaihtoehtoja ja seurata prosessinsa etenemistä omasta sähköisestä portaalistaan.

”Ihannetilanteessa sosiaaliturvajärjestelmään on yksi hakemus, jonka perusteella ihminen saa ehdotuksen tarvitsemistaan palveluista ja etuuksista.”

Elinikäinen osallistuja osallistuu yhteiskuntaan monin tavoin

Elinikäinen osallistuja elää yhteiskunnassa, joka vaalii ihmisten osaamista sekä työ- ja toimintakykyä. Palvelut auttavat löytämään sopivaa aktiviteettia oli se sitten palkkatyötä, vapaaehtoistyötä, lähimmäisen auttamista, opiskelua tai niiden yhdistelmiä.

”Yhteiskunnan tavoite on pitää kaikki toimeliaina. Toimeentuloa turvaavat etuudet ovat tässäkin vaihtoehdossa vastikkeellisia, mutta aktiivisuutta voi osoittaa monin tavoin”, Pirjo Juvonen-Posti sanoo.

Toimintaan ja asenteisiin kaivataan muutosta

Mikä monialaisten työelämäpalveluiden tulevaisuuskuvista toteutuu tai toteutuuko mikään sellaisenaan, ei vielä tiedetä. Selvää on, että muutosta tarvitaan.

”Usein kun tehdään uudistuksia, keskitytään yksittäisiin tavoitteisiin eikä kokonaisuus hahmotu. Skenaariotyö on yksi keino hahmottaa, miten koko systeemin tulisi muuttua. Skenaarioiden tuottaman ymmärryksen pohjalta ratkaisuja voidaan kehittää haluttuun suuntaan.”

Pirjo Juvonen-Postilla on tulevaisuuden suhteen selkeä näkemys.

”On tärkeää, että palveluja kehitetään ihmislähtöisesti niin, että ne pystyvät yhä tarjoamaan tukea ja ohjausta. Jotta tähän päästään, tarvitaan toiminnan ja ohjauksen sekä asenteiden muutosta.”

Koronapandemia on ollut haastavien tilanteiden korkeakoulu, ja sote-organisaatiot ovat selvinneet siitä hyvin arvosanoin. On löytynyt joustavuutta, soveltamista, ennakointia ja monenlaista uuden oppimista yhdessä, sanoo erikoistutkija Eija Haukka Työterveyslaitoksesta.

Haukka johtaa kehittämishanketta Strateginen työkykyjohtaminen sote-muutoksessa. Hankkeessa levitetään työkykyjohtamisen malleja ja hyviä käytäntöjä sekä tuetaan sote-muutoksen johtamista. Mukana on viisi organisaatiota eri puolilta Suomea.

Keväällä 2020 hankkeen asiantuntijat haastattelivat organisaatioiden yhteyshenkilöitä siitä, millaiset käytännöt – uudet tai vanhat – ovat osoittautuneet hyviksi poikkeusolojen aikana. Aiheesta järjestettiin myös webinaari, jossa kokemuksia ja oppeja jaettiin.

Tässä on esimerkkejä hyvistä käytännöistä:

1. Tehokas viestintä henkilöstön kanssa

  • HR-radioksi kutsuttu tunnin Skype-palaveri pidetään pari kolme kertaa viikossa. Siinä jaetaan tietoa ajankohtaisista asioista. Chat-kentässä saa esittää kysymyksiä, joihin vastataan tilaisuuden aikana.
  • Intraan on tehty eri ammattiryhmille napakat ohjeet poikkeustilanteeseen. Ne löytyvät helposti etusivulla olevan kuvakkeen alta.
  • Intraan on perustettu palsta, jossa työntekijöiden kysymyksiin vastataan päivittäin.
  • Viikoittain pidetään esimiesaamuja, jolloin saa kysyä epäselvistä asioista.

2. Tartuntariskin vähentäminen

  • Jos samaan tilaan pitää kokoontua isommalla porukalla, ryhmät pidetään mahdollisimman pieninä ja turvaetäisyyksistä huolehditaan.
  • Työparina työskentelevien sairastumista samaan aikaan ehkäistään niin, että he tekevät työtä fyysisesti eri paikassa – jos se vain on mahdollista.
  • Yhteistyössä työterveyshuollon kanssa tehtiin malli työntekijöiden tartuntariskin arvioimiseen. Myös henkilöstön riskiryhmät arvioitiin.
  • Koronaepidemian vaikutukset otetaan huomioon, kun selvitetään työturvallisuusriskejä. Järjestelmiin kirjataan esimerkiksi suojautumiskeinot, perehdytys ja muutokset toimintatavoissa.
  • Työterveyshuolto on aloittanut lääkärien, psykologien ja hoitajien etävastaanotot ja tarjoaa etäohjausta myös fysioterapiassa.

3. Työntekijöiden henkinen tuki

  • Sairaalapastorit tarjoavat keskusteluapua ja tukea yksittäisille työntekijöille sekä mahdollisuuden jälkipuintiin työyhteisöille.
  • Digitaalinen olohuone on keskustelupaikka nuorille ja uusille työntekijöille. Sille tuli tarve, kun opiskelijoita rekrytoitiin töihin. Foorumia vetävät työsuojeluvaltuutetut ja opiskelijoiden perehdytyksestä vastaavat opetuskoordinaattorit. Opetuskoordinaattoreilta vapautui aikaa tähän tehtävään, koska opiskelijoita ei ole normaaleilla harjoittelujaksoilla.
  • Työterveyshoitajalla on päivystävä puhelin, ”kuuma linja”, josta saa keskusteluapua tiettyinä aikoina.
  • Suunniteltiin defusing-toimintamalli, jota käytetään psyykkisesti kuormittavien tilanteiden purkamisessa. Mallia valmisteltaessa selvitettiin, ketkä ovat oman organisaation defusing-osaajat.
  • Lääkäreille suunniteltiin oma hyvinvointiryhmänsä. Vaikka lääkärit pelkäisivät, heidän ammattiryhmänsä ei helposti hae ja käytä tarjottua tukea.
  • Työterveyshuolto on tehnyt työkyvyn tueksi videosarjan, jonka yhtenä sisältönä on ”kuinka auttaja auttaa itseään”.

4. Huomiota johtamiseen, tukea esimiehille

  • Työkykyjohtamiseen kiinnitetään nyt erityistä huomiota: välitetään varhain, kuunnellaan ja keskustellaan.
  • Esimiehiä on muistutettu siitä, että hyvä lähijohtaminen auttaa työntekijöitä selviytymään kriisissä.
  • Johtajille on nimetty sijaiset, jotta hekin saavat levätä välillä.
  • Työterveyspsykologi tai -hoitaja tarjoaa esimiehille apua esimiestyön ongelmatilanteisiin.

5. Yhteistyön lisääminen

  • HR ja työterveyshuolto pitävät kerran viikossa Teams-palaverin, jossa käsitellään ajankohtaisia asioita. Tämä auttaa osaltaan työterveyshuoltoa tuottamaan juuri nyt tarpeellisia palveluita.
  • HR ja työsuojeluvaltuutetut ovat tiivistäneet yhteistyötään. Esimerkiksi kaikille esimiehille on soitettu ja kysytty työyhteisöjen kuulumisia ja sitä, mihin työhyvinvointityössä pitäisi nyt keskittyä.
  • Ennestään hyvä yhteistyö on jatkunut työsuojeluvaltuutettujen kanssa. Koronatilanteen aikana he ovat toimineet muun muassa henkilöstön huolipuhelimessa päivystäjinä.