Työtehtävien priorisointi auttaa ajanhallinnassa – kiireellinen pyyntö ei aina ole tärkein

Osallistu

”Moni huomaa välillä tekevänsä kaikkea ihmeellistä, mikä ei oikeastaan kuulu omaan työhön ollenkaan”, sanoo Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Se asia, johon varaa aikaa, todennäköisesti etenee. Siksi työtehtävien priorisoinnilla on vaikutusta, sanoo vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Toivanen on yksi asiantuntijoista Aika & fokus -ajanhallinnan verkkovalmennuksessa. Hän on myös vetänyt AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanketta. Siihen liittyneen kyselyn mukaan yli 90 prosenttia asiantuntijoista priorisoi työtehtäviään. Yhtä moni arvioi, että menetelmä auttaa heitä ajanhallinnassa.

Tehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen on hyvä työkalu, kun pitää hallita työpäivänsä rytmiä ja jakaa tehtäviä itselleen.

Priorisointia tehdään esimerkiksi asioiden kiireellisyyden, tärkeyden, kiinnostavuuden tai henkilösuhteiden perusteella. Monissa yrityksissä asiakkaan pyynnöt ajavat kaiken muun ohi.

Eräs tutkimukseen haastatelluista asiantuntijoista kertoi tärkeysjärjestyksestään näin:

Asiakkaan aika tulee ensimmäisenä, lähtee viimeisenä ja määrää eniten. Eli asiakastapaamiset valetaan sementtiin. Sen jälkeen ehkä oma aika ja sisäiset palaverit työkavereiden kanssa tulevat toiseksi kerrokseksi. Poikakaveri tietää olevansa siinä viimeinen, koska tapaamiset hänen kanssaan ovat siirrettävissä ja peruttavissa helpoiten.

Onko pyyntö oikeasti kiireellinen?

Yksi tapa priorisoida on luokitella tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:

  • kiireelliset ja tärkeät tehtävät
  • kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät

Minna Toivanen pitää nelikentän etuna sitä, että se ohjaa pohtimaan myös asioiden tärkeyttä. Kiireellisiä hommia pidetään helposti tärkeimpinä.

”Vaarana on, että tärkeät mutta aikatauluttomat työt jäävät listan hännille. Meillä tutkijoilla kirjoittaminen on usein tärkeä tehtävä, mutta sillä ei välttämättä ole deadlinea.”

Joskus kannattaa kyseenalaistaa tehtävän kiireellisyys. Vaikka joku pyytää vastausta huomiseksi, se ei automaattisesti tee pyynnöstä tärkeää.

Kiireen ja asetetun määräajan ei tarvitse antaa viedä. Kannattaa miettiä, kuuluuko asia itselle, onko se työpaikan näkökulmasta keskeinen ja onko sitä pakko tehdä.

”Moni huomaa välillä tekevänsä kaikkea ihmeellistä, mikä ei oikeastaan kuulu omaan työhön ollenkaan”, Toivanen sanoo.

”Lopetin lounaalla käymisen”

Osa asiantuntijoista pitää priorisointia helppona. Heille on selvää, mikä on oleellista ja mitkä asiat ainakin pitää hoitaa. Tutkimukseen haastatellut puhuivat asiasta esimerkiksi näin:

En todennäköisesti selviydy kaikista hommista ja deadlineista, jotka minulla on seuraavan 2-3 viikon aikana. Täytyy vain priorisoida. Teen kolme niistä hommista kohtuullisen hyvin ja jätän sen yhden tekemättä.

Kun tulee jokin katastrofi, kaikki muut työt jäävät ja keskitytään pelastamaan maailma. Sen osaan aika hyvin enkä koe sitä mitenkään rasitteeksi enää.

Toisille priorisointi tuottaa vaikeuksia: Mistä kieltäytyisin? Mitä jättäisin tekemättä?

Monet sortuvat siihen, että yrittävät tehdä kaiken. Se tarkoittaa työpäivien venyttämistä tai muuta tinkimistä omasta hyvinvoinnista:

Esimerkiksi edellisen työnantajan palveluksessa lopetin lounaalla käymisen. Nyt olen harrastanut sitä samaa.

Luopuminen voi olla raskasta

Minna Toivasen mukaan priorisoinnin raskaimpia puolia on luopuminen. Siihen saattaa liittyä pelkoa ”äänivallan” menettämisestä työpaikalla tai verkostoissa.

”Kun kieltäytyy osallistumasta johonkin, ei todennäköisesti pysty vaikuttamaan asiaan eikä mukaan ehkä pyydetä enää toista kertaa.”

Joskus priorisointiin sekoittuu mieltymyksiä tai jopa tiettyjen työtehtävien välttelyä. Napsitaan rusinat pullasta eli tehdään vain kivat, itselle mieluisat hommat.

Ristiriitoja syntyy, jos työyhteisön jäsenet rankkaavat tehtäviään kovin eri tavalla.

”Priorisointi ei saa johtaa siihen, että että jotkin asiat lykkääntyvät kohtuuttomasti”, Toivanen huomauttaa.

Kirkasta oman työsi ydin

Minna Toivasen viesti asiantuntijoille ja heidän työpaikoilleen on, että tehtävien priorisointi on yhteinen juttu. Sitä ei tulisi jättää yksin asiantuntijoiden harteille.

”Yksi tapa on määritellä vaikka viisi organisaation tärkeintä toimintoa tai sisältöaluetta, joiden alle kaiken tekemisen pitää mennä”, Toivanen ehdottaa.

Hänen mukaansa priorisointia helpottavat myös selkeät vastuut, kirkkaat työnkuvat ja esimiehen tuki.

Näin pääset alkuun priorisoinnissa:

  • Mieti, mikä on oman työsi ydin.
  • Keskustele esimiehesi kanssa siitä, onko teillä sama käsitys työsi ydinasioista.
  • Varaa kalenteristasi aikaa tärkeimmille asioille.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 25.4.2016.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Aiheesta lisää:

Ajanhallinnan pikaopas esimiehelle (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Aika & fokus -ajanhallinnan verkkovalmennus (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (2)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (2)

Kokenut |

Tuohon "asiantuntijan" lausahdukseen:
"Poikakaveri tietää olevansa siinä viimeinen, koska tapaamiset hänen kanssaan ovat siirrettävissä ja peruttavissa helpoiten."

Käytännössä tuollainen priorisointi tarkoittaa että hän seurustelee tulevan entisen poikakaverin kanssa.

Kyllä kestävä työelämä vaatii sitä että läheisien tarpeet menee ykkössijalle.

labratyöntekijä |

Priorisointeja on tullut nähtyä eri näkökulmista. Kun kaikki ovat kiireisiä, priorisoinnit tapahtuvat oman työnsä näkökulmasta, jolloin muiden työhön liittyvät "pakolliset" asiat siirtyvät niitä tarvitsevan henkilön tehtäväksi. Siihen lisätään priorisointien tärkeysaste: lainsäädäntö, asiakaspalvelu, prosessien noudattaminen, muut tehtävät oman toimen ohella, jne.

Tuoreimmat jutut

Vahva motivaatio ja myönteiset asenteet työtä kohtaan. Kokemuksen kautta kertynyt hiljainen tieto ja halu siirtää sitä eteenpäin. Taito soveltaa tietoa, hallita kokonaisuuksia ja tunnistaa olennaisia asioita. Hyvä elämänhallinta ja kyky säädellä omia tunteitaan.

Erikoistutkija Mervi Ruokolainen Työterveyslaitoksesta luettelee esimerkkejä siitä, millaisia vahvuuksia varttuneilla työntekijöillä on tutkimusten mukaan.

Viime aikoina Ruokolainen on saanut puhua paljon ikääntymisestä, siihen liittyvistä voimavaroista ja haasteista – aihe kiinnostaa työpaikoilla. Jos kuulijat ovat työntekijöitä, hänelle sanotaan usein: Sinun pitäisi puhua tästä teemasta meidän esimiehillemme.

”Minäkin haluan vaikuttaa esimiesten asenteisiin ja käyttäytymiseen. Tutkijana minua kiinnostaa, mitä esimies voi tehdä sen eteen, että ikääntyvät työntekijät pysyisivät töissä pidempään ja että heidän osaamistaan arvostettaisiin enemmän. Minua kiinnostaa myös, miten esimiestä voi tässä työssä tukea”, Ruokolainen sanoo.

Kokemus terästää selviytymiskeinoja

Tutkimusnäyttö ei tue monia yleisiä ja kielteisiä ikääntymiseen liitettäviä ennakkoluuloja. Ihmiset ikääntyvät eri tavoin, ja ikään liittyvissä muutoksissa on paljon vaihtelua yksilöiden välillä.

”Saatetaan ajatella esimerkiksi, että työstä suoriutuminen heikkenee helposti, kun työntekijä ikääntyy. Tutkimustulokset eivät sitä puolla”, Mervi Ruokolainen sanoo.

Hänen mielestään työstä suoriutuminen nähdään usein liian kapeasti vain tietyn tehtävän tekemisenä. Siihen liittyy paljon muutakin, kuten se, millainen työtoveri ihminen on ja miten hän toiminnallaan auttaa työyhteisöä saavuttamaan tavoitteensa.

Pitkä kokemus työelämästä kartuttaa ihmisen selviytymiskeinoja. Kun tulee vastoinkäymisiä, konkarit voivat suoriutua jopa muita paremmin sen vuoksi, että he ovat törmänneet vastaaviin tilanteisiin aiemmin ja testanneet erilaisia toimintatapoja ja ratkaisuja.

Vaarana jäähdyttely ennen eläkevuosia

Yhden ennakkoluulon mukaan ikääntyvät työntekijät olisivat muutoksen jarruja. Heillä voi toki ollakin kriittisiä tai kyseenalaistavia näkemyksiä, mutta Mervi Ruokolaisen mukaan tämä on myös perspektiivikysymys:

”He ehkä hahmottavat asioiden välisiä suhteita paremmin ja osaavat kokemuksen kautta välttää monia virheitä tai tunnistaa paikkoja, missä jokin voi mennä pieleen. Silloin keskustelun herättäminen saatetaan tulkita muutosvastarinnaksi.”

Sen sijaan motivaatio oman osaamisen kehittämiseen saattaa heiketä työuran loppupäässä. Ikääntyvät työntekijät ovat usein nuoria tyytyväisempiä nykyiseen asemaansa tai tehtäväänsä ja voivat aloittaa ”jäähdyttelyn” pari kolme vuotta ennen eläkkeelle siirtymistään.

”Tutkimusten mukaan jäähdyttelyfiilistä voi vähentää tarjoamalla haastavia tai jopa ihan uusia työtehtäviä – kunhan ne tuntuvat mielekkäiltä. Kannattaa hyödyntää työntekijän asiantuntemusta ja ottaa hänet mukaan uuden kehittämiseen. Se tuo työhön mielekkyyttä ja uusia tavoitteita”, Ruokolainen vinkkaa.

Osoita, että arvostat kaikenikäisiä

Ennen puhuttiin ikäjohtamisesta, mutta Mervi Ruokolainen puhuu mieluummin työurajohtamisesta. Sen mukaan ikä ei ole ratkaiseva tekijä, vaan huomio suunnataan kunkin työntekijän yksilöllisiin vahvuuksiin, tavoitteisiin, elämäntilanteeseen ja työuran vaiheeseen.

Iästä riippumatta työntekijät toivovat esimieheltään yleensä reilua kohtelua, mahdollisuutta vaikuttaa omaan työhön ja sitä, että tulee kohdatuksi yksilönä eikä esimerkiksi tietyn ikäryhmän edustajana.

Tutkimusten mukaan varttuneet työntekijät pitävät erityisen tärkeänä myös työsuhteen varmuutta ja sitä, että heidän osaamistaan arvostetaan. Työuran loppupäässä työntekijän hyvinvointia ja työn mielekkyyttä voi tukea esimerkiksi näin:

  1. Ole kiinnostunut työntekijän toiveista ja tavoitteista.
  2. Ehdota roolia perehdyttäjänä tai mentorina.
  3. Kannusta kehittämään osaamista.
  4. Tarjoa haastavia tehtäviä ja mahdollisuutta edetä uralla.
  5. Anna työaikojen joustaa.
  6. Helpota työn ja muun elämän yhteensovittamista. Työntekijä voi olla vastuussa esimerkiksi iäkkäistä vanhemmistaan.
  7. Mahdollista eri-ikäisten työskentely yhdessä.
  8. Tue tarvittaessa työssä jaksamista ja työkykyä esimerkiksi työn muokkauksella.
  9. Vahvista luottamusta työpaikan pysyvyyteen.
  10. Osoita asenteillasi ja toiminnallasi, että arvostat kaikenikäisiä työntekijöitä.

Aivan varmasti työttömyys aiheuttaa stressiä, ja pitkään jatkuessaan stressi voi johtaa voimavarojen hupenemiseen eli uupumiseen.

Kun kyse on työttömästä, en kuitenkaan puhuisi työstressistä enkä työuupumuksesta. Niiden lähtökohtana on nimenomaan ihmisen suhde työhön. Työttömyyden aiheuttama uupumus ei tietenkään ole millään lailla vähäarvoisempi ongelma kuin työuupumus.

Stressiä voidaan tarkastella eri näkökulmista. Yhden teorian mukaan stressi syntyy tilanteessa, joka on itselle tärkeä, jonka kokee haastavaksi tai uhkaavaksi ja jossa omat selviytymiskeinot eivät riitä.

Stressiä voidaan hallita karkeasti jaotellen kolmella tavalla: pyritään ratkaisemaan stressiä aiheuttava ongelma, lievitetään stressin aiheuttamia oireita ja vaikutetaan siihen, miten stressaavaan tilanteeseen suhtaudutaan. Nämä keinot sopivat yhtä hyvin työstressiin kuin työttömän stressiin.

Työstressin hallintakeinona nostetaan usein esiin se, että riittävästä palautumisesta pitää huolehtia. Työstä palautuminen tarkoittaa, että antaa aivojen, kehon ja mielen irrottautua ja elpyä työstä.

Työttömänkään ei tarvitse hakea töitä ympäri vuorokauden. Hyvä ohje voisi olla se, että käyttää työpaikan etsimiseen noin kahdeksan tuntia päivässä. Sen jälkeen olisi aika satsata oman itsensä hoitamiseen ja palautumiseen – niin kuin työssä käyvätkin tekevät.

Palautumisessa tärkeää on irrottautuminen. Työttömän tapauksessa se tarkoittaa irrottautumista työnhausta ja työttömyyden murehtimisesta. Illalla ja juuri ennen nukkumaanmenoa ei siis kannata käydä katsomassa netistä avoimia työpaikkoja eikä väsätä CV:tä.

On tietysti helppo sanoa, että murehdi kahdeksan tuntia päivässä ja lopeta se tietyllä kellonlyömällä. Ohjeen toteuttaminen on vaikeampaa. Kuitenkin murehtimiseen voi ja kannattaa vaikuttaa. Kun huolestuttavat asiat tulevat mieleen palautumiseen varatulla ajalla, vaikka nukkumaan mennessä, ne on hyvä kirjoittaa ylös. Itselleen voi todeta, että palaan näihin huoliin sitten huomenna.

Palautumiseen liittyy myös se, että tekee sellaisia asioita, jotka tuntuvat hyvältä. Ne saisivat mielellään vähän haastaa aivoja. Esimerkiksi kielten opiskelu, tanssi ja liikunta ovat siinä mielessä hyviä harrastuksia. Myös jouten oleminen on tarpeen. Riittävä liikunta ja uni sekä riittävä ja terveellinen syöminen ovat tärkeitä – elämäntilanteesta riippumatta.

Jos työttömyys pitkittyy ja ihminen on hakenut lukuisia työpaikkoja ilman tulosta, se alkaa syödä itsetuntoa. Silloin on erityisen tärkeää palauttaa mieleen omat vahvuutensa. Meidän kaikkien olisi hyvä aloittaa päivämme hymyilemällä ystävällisesti peilikuvallemme. Ajatuksiaan kannattaa tietoisesti ohjata niihin asioihin, jotka ovat hyvin. Vaikka työtä ei olekaan, elämässä on muita tärkeitä asioita.