Työtehtävien priorisointi auttaa ajanhallinnassa – kiireellinen pyyntö ei aina ole tärkein

Osallistu

”Moni huomaa välillä tekevänsä kaikkea ihmeellistä, mikä ei oikeastaan kuulu omaan työhön ollenkaan”, sanoo Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Se asia, johon varaa aikaa, todennäköisesti etenee. Siksi työtehtävien priorisoinnilla on vaikutusta, sanoo vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Toivanen on yksi asiantuntijoista Aika & fokus -ajanhallinnan verkkovalmennuksessa. Hän on myös vetänyt AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanketta. Siihen liittyneen kyselyn mukaan yli 90 prosenttia asiantuntijoista priorisoi työtehtäviään. Yhtä moni arvioi, että menetelmä auttaa heitä ajanhallinnassa.

Tehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen on hyvä työkalu, kun pitää hallita työpäivänsä rytmiä ja jakaa tehtäviä itselleen.

Priorisointia tehdään esimerkiksi asioiden kiireellisyyden, tärkeyden, kiinnostavuuden tai henkilösuhteiden perusteella. Monissa yrityksissä asiakkaan pyynnöt ajavat kaiken muun ohi.

Eräs tutkimukseen haastatelluista asiantuntijoista kertoi tärkeysjärjestyksestään näin:

Asiakkaan aika tulee ensimmäisenä, lähtee viimeisenä ja määrää eniten. Eli asiakastapaamiset valetaan sementtiin. Sen jälkeen ehkä oma aika ja sisäiset palaverit työkavereiden kanssa tulevat toiseksi kerrokseksi. Poikakaveri tietää olevansa siinä viimeinen, koska tapaamiset hänen kanssaan ovat siirrettävissä ja peruttavissa helpoiten.

Onko pyyntö oikeasti kiireellinen?

Yksi tapa priorisoida on luokitella tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:

  • kiireelliset ja tärkeät tehtävät
  • kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät

Minna Toivanen pitää nelikentän etuna sitä, että se ohjaa pohtimaan myös asioiden tärkeyttä. Kiireellisiä hommia pidetään helposti tärkeimpinä.

”Vaarana on, että tärkeät mutta aikatauluttomat työt jäävät listan hännille. Meillä tutkijoilla kirjoittaminen on usein tärkeä tehtävä, mutta sillä ei välttämättä ole deadlinea.”

Joskus kannattaa kyseenalaistaa tehtävän kiireellisyys. Vaikka joku pyytää vastausta huomiseksi, se ei automaattisesti tee pyynnöstä tärkeää.

Kiireen ja asetetun määräajan ei tarvitse antaa viedä. Kannattaa miettiä, kuuluuko asia itselle, onko se työpaikan näkökulmasta keskeinen ja onko sitä pakko tehdä.

”Moni huomaa välillä tekevänsä kaikkea ihmeellistä, mikä ei oikeastaan kuulu omaan työhön ollenkaan”, Toivanen sanoo.

”Lopetin lounaalla käymisen”

Osa asiantuntijoista pitää priorisointia helppona. Heille on selvää, mikä on oleellista ja mitkä asiat ainakin pitää hoitaa. Tutkimukseen haastatellut puhuivat asiasta esimerkiksi näin:

En todennäköisesti selviydy kaikista hommista ja deadlineista, jotka minulla on seuraavan 2-3 viikon aikana. Täytyy vain priorisoida. Teen kolme niistä hommista kohtuullisen hyvin ja jätän sen yhden tekemättä.

Kun tulee jokin katastrofi, kaikki muut työt jäävät ja keskitytään pelastamaan maailma. Sen osaan aika hyvin enkä koe sitä mitenkään rasitteeksi enää.

Toisille priorisointi tuottaa vaikeuksia: Mistä kieltäytyisin? Mitä jättäisin tekemättä?

Monet sortuvat siihen, että yrittävät tehdä kaiken. Se tarkoittaa työpäivien venyttämistä tai muuta tinkimistä omasta hyvinvoinnista:

Esimerkiksi edellisen työnantajan palveluksessa lopetin lounaalla käymisen. Nyt olen harrastanut sitä samaa.

Luopuminen voi olla raskasta

Minna Toivasen mukaan priorisoinnin raskaimpia puolia on luopuminen. Siihen saattaa liittyä pelkoa ”äänivallan” menettämisestä työpaikalla tai verkostoissa.

”Kun kieltäytyy osallistumasta johonkin, ei todennäköisesti pysty vaikuttamaan asiaan eikä mukaan ehkä pyydetä enää toista kertaa.”

Joskus priorisointiin sekoittuu mieltymyksiä tai jopa tiettyjen työtehtävien välttelyä. Napsitaan rusinat pullasta eli tehdään vain kivat, itselle mieluisat hommat.

Ristiriitoja syntyy, jos työyhteisön jäsenet rankkaavat tehtäviään kovin eri tavalla.

”Priorisointi ei saa johtaa siihen, että että jotkin asiat lykkääntyvät kohtuuttomasti”, Toivanen huomauttaa.

Kirkasta oman työsi ydin

Minna Toivasen viesti asiantuntijoille ja heidän työpaikoilleen on, että tehtävien priorisointi on yhteinen juttu. Sitä ei tulisi jättää yksin asiantuntijoiden harteille.

”Yksi tapa on määritellä vaikka viisi organisaation tärkeintä toimintoa tai sisältöaluetta, joiden alle kaiken tekemisen pitää mennä”, Toivanen ehdottaa.

Hänen mukaansa priorisointia helpottavat myös selkeät vastuut, kirkkaat työnkuvat ja esimiehen tuki.

Näin pääset alkuun priorisoinnissa:

  • Mieti, mikä on oman työsi ydin.
  • Keskustele esimiehesi kanssa siitä, onko teillä sama käsitys työsi ydinasioista.
  • Varaa kalenteristasi aikaa tärkeimmille asioille.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 25.4.2016.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Aiheesta lisää:

Ajanhallinnan pikaopas esimiehelle (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Aika & fokus -ajanhallinnan verkkovalmennus (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Palautuminen tosiaan on tärkeää. Hyvä, että olet tunnistanut asian. Palautumiseen kannattaa kiinnittää huomiota sekä työpäivän aikana että vapaa-ajalla.

Kun työpäivä on kohtuullinen, palautuminen on helpompaa. Työpaikalla on hyvä pohtia esimiehen ja työkavereiden kanssa, mikä työssäsi kuormittaa. Miten työn voisi järjestää niin, että ruoka- ja kahvitauot olisi oikeasti mahdollista pitää? Toimiakseen tehokkaasti koko päivän aivomme tarvitsevat sekä polttoainetta että tauon suoman levon.

Näiden virallisten taukojen lisäksi on hyvä pitää mikrotaukoja esimerkiksi silloin, kun siirtyy työtehtävästä tai palaverista toiseen. Mikrotauoksi riittää jo minuutinkin hengähdys, jolloin katseen voi suunnata horisonttiin ja antaa mielen tyhjentyä.

Palautumista edistää, jos työpäivän aikana pystyy karsimaan keskeytyksiä ja tekemään tehokkaasti yhtä asiaa kerrallaan. Tärkeää on myös tunnistaa ja vahvistaa edelleen oman työn voimavaroja, joita ovat esimerkiksi työkavereilta saatu tuki tai vaikutusmahdollisuudet oman työn käytännön toteutukseen.

Palautuminen vapaa-ajalla helpottuu, jos pystyt irrottautumaan työstä kokonaan. Ei siis kannata hoitaa sähköposteja vielä illalla eikä varsinkaan murehtia tekemättömiä töitä. Onnistumisia sen sijaan voi muistella!

Palautumista edistää sekin, jos pystyy itse päättämään, miten vapaa-aikaansa käyttää. Onhan sinulla ruuhkavuosista huolimatta aikaa myös itsellesi?

Aivojen haastaminenkin auttaa palautumaan: opiskelemalla kieliä, tekemällä käsitöitä tai tanssimalla saa onnistumisen kokemuksia. Vapaa-ajalla on hyvä panostaa aktiiviseen rentoutumiseen sohvakooman sijasta – tai ainakin lisäksi.

Sanoit rentoutumisen olleen sinulle aina vaikeaa. Kokeile erilaisia rentoutumisen tapoja, esimerkiksi luontokävelyä, saunomista, joogaa tai musiikkia ja kuulostele, miltä se kehossasi ja mielessäsi tuntuu. Muista myös syödä riittävästi ja hyvin sekä varata riittävästi aikaa unelle ja levolle, 7–9 tuntia joka yö.

Panosta pieniin askeliin. Isotkin muutokset tapahtuvat pala kerrallaan. Päätä jo tänään, mitä kokeilet ensimmäiseksi.

Kerro meille, millaiset tunteet ovat olleet läsnä sinun työssäsi ja miten niihin työyhteisössäsi suhtaudutaan.

Voit vaikka muistella tilannetta, jossa tunteet olivat isossa roolissa. Miltä sinusta tuntui ja miksi? Tai olivatko asiakkaasi tai työkaverisi tunteet pinnassa? Mitä sitten tapahtui?

Vastaa muutamalla lauseella tai kirjoita pidemmästi.

Kirjoita alla oleviin kenttiin ja klikkaa Lähetä-nappia.
Voit lukea muiden vastauksia lomakkeen alapuolelta.

Monitilatoimistot yleistyvät asiantuntijatyössä, ja niitä suunnitellaan yhä enemmän myös sairaaloihin sekä uusiin terveys- ja hyvinvointikeskuksiin. Monitilatoimistossa on sekä avointa, jaettua tilaa että vaihtoehtoisia tiloja erilaisia työtehtäviä varten. Siellä on esimerkiksi palaveritiloja, puhelinkoppeja, kohtaamispaikkoja ja hiljaisia tiloja.

Tutkimusten mukaan monitilatoimistojen hyviä puolia ovat vuorovaikutuksen ja tiedonkulun helppous sekä yhteisöllisyyden vahvistuminen. Haittapuolia ovat keskeytykset, puhehäly ja melu, jotka kuormittavat aivoja.

”Turha aivokuorma vie aikaa itse työtehtäviltä ja altistaa virheille”, sanoo tuotepäällikkö Teppo Valtonen Työterveyslaitoksen aivotyötiimistä.

Erityisasiantuntija Pia Sirola Työterveyslaitoksen työtilatiimistä tukee työpaikkoja työympäristön muutosprosesseissa. Viime aikoina kiinnostusta on herättänyt se, miten tilaratkaisut voivat tukea työrauhaa ja keskittymistä.

Asiantuntijoiden mukaan työntekijöiden aivokuormaa voidaan keventää esimerkiksi näillä keinoilla:

1. Tutustu työhön ja sen vaatimuksiin

Tilojen hyvä suunnittelu alkaa siitä, että ymmärretään, millaista työtä tiloissa tehdään. Toimintaa ja tiloja pitää suunnitella samanaikaisesti.

Tarvitaanko työpaikalla esimerkiksi pieniä palaverihuoneita vai isompia neuvottelutiloja, joihin kutsutaan osallistujia talon ulkopuoleltakin? Tai paljonko puhelin- ja Skype-koppeja tarvitaan?

2. Jaa työtilat vyöhykkeisiin

Tilat kannattaa vyöhykkeistää sen mukaan, ketkä tilaa käyttävät ja miten. Kun työskennellään nimetyissä työpisteissä, samaan tilaan ei kannata sijoittaa henkilöä, joka puhuu jatkuvasti puhelimessa ja henkilöä, joka tarvitsee paljon keskittymisrauhaa.

Voi olla hyödyllistä sijoittaa saman kokonaisuuden, kuten projektin tai tuotteen, parissa työskentelevät samaan tilaan. Tällöin tiedonkulku ryhmän sisällä tehostuu ja keskeytykset saattavat hyödyttää kaikkia.

3. Laatikaa pelisäännöt ja päivittäkää niitä

Yhteiset pelisäännöt ovat tarpeen varsinkin silloin, kun siirrytään omista huoneista avotilaan tai monitilatoimistoon. Säännöt kannattaa sopia avotilan lisäksi myös Skype-koppien, hiljaisten huoneiden ja palaveritilojen käyttämiseen. Kuinka pitkään esimerkiksi Skype-koppia saa pitää hallussaan?

Välillä pelisäännöt on hyvä päivittää, koska tilanteet ja työntekijöiden tarpeetkin muuttuvat. Säännöt käydään läpi myös uusien työntekijöiden kanssa.