Vaadi ja rakenna parempia palavereja

Osallistu
Pitkästyneitä osallistujia palaverissa.

Moni vihaa kokouksia, koska ne täyttävät kalenterin, keskeyttävät työskentelyn ja tuntuvat ajanhukalta. Kokosimme vinkit sekä palaverien koollekutsujille että osallistujille.

Palaverit ovat kallista ajankäyttöä. Euroopan unionin tilastotoimiston Eurostatin mukaan työtunnin hinta Suomessa on keskimäärin 32,3 euroa. Näin ollen viiden ihmisen tunnin mittaisen kokouksen kustannus on keskimäärin 161,50 euroa.

Koska kokoukset maksavat, niissä käytetyn ajan on syytä olla tehokasta ja jokaisen osallistujan läsnäolon perusteltua.

Hyvä palaveri syntyy suunnittelusta ja valmistautumisesta, asiassa pysyvästä keskustelusta sekä kunnollisesta yhteenvedosta. Tässä on vinkkejä niille, jotka kutsuvat palavereja koolle:

1. Mieti, kannattaako palaveri järjestää

Havaitset asian, joka pitää saada hoidetuksi. Usein ensimmäinen ajatus on, että järjestetään palaveri. Pysähdy siihen. Riittäisikö esimerkiksi sähköpostiviesti tai chat-keskustelu?

Puntaroinnissa auttaa sen kirkastaminen, mitä olet tavoittelemassa. Mitä tapaamisen lopussa pitäisi olla käsiteltynä, päätettynä tai selvitettynä?

2. Täsmennä palaverin tarkoitus

Palaverin tavoitteena voi olla esimerkiksi tiedon jakaminen, palautteen kerääminen tai hyväksynnän pyytäminen.

Säännöllisillä kokouksilla on kuitenkin hyvä olla tarkempi, yhdessä sovittu lista tavoitteista. Esimerkiksi viikkokokouksen tavoitteet voisivat näyttää tältä:

  • Käydään läpi meneillään olevien tehtävien tilanne. Arvioidaan edistymistä niin, että huomioidaan keskeiset välitavoitteet ja seuraavat tehtävät.
  • Yksilöidään mahdolliset huolet ja esteet.
  • Priorisoidaan ja ratkaistaan ongelmat ja esitetään mahdolliset lisäkysymykset.
  • Sovitaan seuraavista toimista.

3. Kutsu oikeat ihmiset

Kutsu koolle vain ne ihmiset, jotka ovat merkityksellisiä palaverin tavoitteen kannalta. Suuren joukon kutsuminen voi tuntua helpolta vaihtoehdolta: silloin ei tarvitse määritellä, keiden läsnäolo kokouksessa todella on välttämätöntä.

Käy läpi jokainen yksilö ja pohdi,

  • päättääkö hän käsiteltävistä asioista
  • onko hänellä tietoa asioista, joita käsitellään
  • onko hänellä motivaatiota ja halua tarttua toimeen käsiteltävissä asioissa
  • täytyykö hänen tietää asiasta selviytyäkseen omista töistään
  • vaatiiko toteutus hänen panostustaan.

Tämä auttaa sinua päättämään, keiden kanssa on keskusteltava kasvotusten ja keitä voi informoida tarvittaessa jälkeenpäin.

Jos jokaisen osallistujan odotetaan osallistuvan keskusteluun, ei tunnin kokoukseen ole järkevää kutsua yli kahdeksaa ihmistä. Tämä koskee myös ongelmanratkaisua ja päätöksentekoa: jos kutsut liikaa väkeä, voit saada niin paljon vaihtoehtoisia ja toisilleen vastakkaisia näkemyksiä, että asian käsittely vaikeutuu.

Jos kyseessä taas on ideointitilaisuus, hyvä osallistujamäärä on vajaat 20 henkeä. Silloin voi syntyä paljon ajatuksia. Yksisuuntaista informointia ja johtamista voi tehdä sadoille ihmisille.

4. Suunnittele kunnolla

Luonnostele esityslista niin, että sen jokainen kohta auttaa saavuttamaan palaverin tavoitteita.

Pyydä osallistujilta etukäteen tietoa asioista, joita heidän mielestään pitäisi käsitellä. Valitse aiheet tavoitteen mukaan ja niin, että asioilla on merkitystä kaikille osallistujille. Jos pääosa kokousajasta puidaan asioita, jotka koskettavat vain osaa porukasta, ihmiset jättäytyvät lopulta pois palavereista.

Entä voisiko esityslistalla olla kysymyksiä, joihin osallistujien tulee löytää vastaus palaverin aikana?

5. Tee selväksi, mitä osallistujilta odotetaan

Muista, että ihmisten on vaikea osallistua kokoukseen, jos he eivät tiedä, odotetaanko heidän kuuntelevan hiljaa, osallistuvan keskusteluun tai osallistuvan päätöksentekoon. Nämä tehtävät kannattaa erottaa toisistaan.

Pyri arvioimaan realistisesti, kuinka paljon aikaa kunkin asiakohdan käsittely vie. Kirjaa se myös esityslistaan.

6. Edellytä valmistautumista

Valmistautuminen palaveriin voi ratkaista koko tilaisuuden onnistumisen. Voit laatia yhdessä osallistujien kanssa säännöt palaverin toimintatavoista. Niistä yksi keskeinen on se, että kaikki tulevat paikalle hyvin valmistautuneina.

Se voi tarkoittaa esimerkiksi perehtymistä dokumentteihin tai powerpoint-esityksen valmistelua. Yksinkertainen mutta käytännössä usein huonosti toteutuva ohje on, että osallistujilla tulee olla esityslista käytössään hyvissä ajoin.

Yhteisenä sääntönä voidaan sopia myös, että hiljaisuus on myöntymisen merkki. Aiheeseen ei siis ole sopivaa palata myöhemmin käytäväkeskusteluissa.

7. Aloita palaveri jämäkästi

Esityslistan ensimmäiseksi kohdaksi kannattaa kirjata esityslistan muokkaaminen tarvittaessa. Kokouksen koolle kutsumisen jälkeen osallistujien tietoon on voinut tulla uusia seikkoja, jotka on hyvä käydä läpi tässä vaiheessa.

Palaverin alussa voit kertoa ajatuksesi palaverin kulusta esimerkiksi näin:

”Ehdotan, että käytämme informointiin 10 minuuttia, esteiden tunnistamiseen 10 minuuttia, niiden ratkaisuehdotuksiin 10 minuuttia, seuraavien toimenpiteiden läpikäyntiin 15 minuuttia ja yhteenvetoon 10 minuuttia.”

8. Käy läpi osallistujien roolit

Huolehdi siitä, että jokainen osallistuja tietää, minkä asiakokonaisuuden esittelystä ja keskustelun johtamisesta hän on vastuussa.

Entä kuka kirjoittaa asiat muistiin? Vaikka muistion pitäminen voi tuntua työläältä ja vähän vanhanaikaiselta, se on hyvä tapa jakaa tietoa poissaolijoille ja kerrata myöhemmin asioiden etenemistä.

9. Pohdi, voisiko palaveriaikaa lyhentää

Kannattaa miettiä, voisiko säännöllisen kokouksen mittaa lyhentää. Viikoittaiseen palaveriin voisi riittää myös 30 tai vaikka 50 minuuttia normaalin tunnin sijaan. Kun osallistujat tietävät, että kokousaikaa on vähemmän, he usein myös työskentelevät tehokkaammin.

10. Lopeta palaveri arviointiin

Säännöllinen kokous kannattaa aina päättää yhteiseen arviointiin tilaisuudesta. Näin palaverikäytäntöä voidaan jatkuvasti kehittää ja arvioida: Mitä teimme tässä kokouksessa erityisen hyvin? Mitä haluamme tehdä seuraavalla kerralla eri tavoin?

 

Näin voit osallistujana vaikuttaa siihen, että palaveri onnistuu:

 

  1. Tule valmistautuneena. Voit saada kaoottisen keskustelun raiteilleen ja edistää asioita saapumalla palaveriin valmistautuneena esittämään yhden ratkaisuehdotuksen käsiteltävänä olevaan aiheeseen.
  2. Aseta rajat. Jos palaveri tuppaa venymään tai myöhästymään, kerro omat rajasi ja käytettävissä oleva aikasi ääneen. Tarjoa apuasi kokouksen kululle: ”Olisiko siitä hyötyä, että pitäisin muistiota?”
  3. Luota vaistoosi. Jos tunnet olosi eksyneeksi, pane se merkille. Jos olet tylsistynyt, pane se merkille. On mahdollista, että muut ajattelevat samoin. Tuo oma kokemuksesi esiin ja tarkista, onko muilla samanlaisia kokemuksia.
  4. Esitä tarvittaessa tyhmää. Pyydä ryhmän parasta kommunikoijaa selkiyttämään epäselvä asia: ”Olen pahoillani, mutta putosin kärryiltä. Voisitko, Jussi, auttaa ja selittää tämän?”
  5. Poista keskustelusta se, mikä on jo käsitelty. Jos keskustelu jumittuu kahteen ongelmakohtaan, ehdota, että ryhmä käsittelee yhtä kerrallaan. Esimerkiksi: ”Me keskustelemme nyt siitä, onko tämä hyvä hankinta ja pitäisikö meidän tehdä hankinta. Olemme jo tainneet tehdä ostopäätöksen ja keskustelemme nyt enää ajankohdasta. Olenko oikeassa?”
  6. Esitä kysymyksiä, joita muut eivät kysy. Esimerkiksi: ”Minusta tuntuu, että osa meistä kyseenalaistaa alkuperäisen päätöksen. Olenko oikeassa?”
  7. Etsi ongelmien alkusyy. Onko väki valmistautumatonta, koska sai aineiston liian myöhään? Onko agendalla asioita, jotka eivät selviä keskustelemalla, vaan vaativat esimerkiksi aivoriihityyppistä ideointia?
  8. Tunnista keskustelun siemenet. Jokainen ryhmän jäsen on vastuussa tavoitteen saavuttamisesta. Pyri siis sanomaan jotain, joka vie asiaa eteenpäin: ”Kuulostaa siltä, että olemme yhtä mieltä toimintatavasta. Ehdotan että joku tekee siitä luonnoksen.”
  9. Selkiytä vastuut lopussa. Kertaamalla yhdessä sovitut päätökset kokouksen lopussa voidaan välttyä väärinkäsityksiltä.
  10. Korvaa poissaolosi. Jos sinun on vaikea päästä kokoukseen jollain kerralla, pohdi, voitko suositella jotakuta toista osallistumaan sijastasi. Voisitko antaa oman panoksesi etukäteen? Voisiko kokousta siirtää tai voisitko osallistua vain johonkin osaan palaveria?

 

Jutun lähteenä on käytetty julkaisua ”HBR Guide to Making Every Meeting Matter” (Harvard Business Review Press, 2011)

Tiina Kaksonen TKaksonen

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Olen ehdottomasti kesäihminen. Haluaisin nukkua talvet ja olla kesällä hereillä ympäri vuorokauden, sanoo organisaatiotutkimuksen dosentti, vanhempi tutkija Minna Janhonen Työterveyslaitoksesta.

Kesäloman alkupäivinä hänen mieleensä alkaa pulpahdella työhön ja tutkimuksiin liittyviä ajatuksia. Ne ovat muhineet jossain alitajunnassa.

”En ahdistu, sillä vähitellen työ kyllä jättää minut rauhaan. Kirjoitan ajatukset heti ylös ja palaan niihin loman jälkeen. Silloin puntaroin, olivatko ne käyttökelpoisia vai eivät.”

Janhosen loma sisältää jonkin verran suunniteltua tekemistä, paljon löysää aikaa ja irtioton heti loman alussa. Irtiotto voi olla yhtä hyvin ulkomaanmatka kuin päivän reissu Kemiöön tai Hankoon.

Kahden teini-ikäisen pojan äidille perhe on tärkein voimavara. Nämä asiat toimivat vastapainoina työlle:

1. Käsityöt lepuuttavat aivoja

”Neulon itselleni villatakkeja ja villapaitoja. Yhdessä vaiheessa tuli neulottua paljon sukkia, mutta nyt perheeni ja lähisukuni on hyvin sukitettu.

Välillä teen vaikeita neuleita, joissa pitää koko ajan laskea silmukoita. Siinä ei tule mietittyä työasioita. Helppoa käsityötä tehdessä taas saatan tarkoituksella jäsennellä mielessäni jotain työasiaa.

Olen hurahtanut käsinvärjättyihin lankoihin. Olen tehnyt värjäyskokeiluja, mutta pääosin ostan muiden värjäämiä lankoja. Tilaan niitä ulkomailta ja aina matkoillakin minun pitää päästä paikalliseen lankakauppaan.

Löydän ideoita ja inspiraatiota Instagramista, missä seuraan neulesuunnittelijoita, aktiivisia käsityöihmisiä ja lankafirmoja. Jaan itsekin kuvia käsitöistäni.”

2. Liikunta pitää kropan kunnossa

”Käyn jumpassa kolme kertaa viikossa ja välipäivinä vähintään kävelylenkillä. Asumme Lohjalla, ja kotimme vierestä pääsee Lohjanharjun lenkkipoluille.

Kun tulee ikää, hyvän fyysisen kunnon ylläpito on entistä tärkeämpää. Tanssilliset jumpat koreografioineen auttavat minua myös nollaamaan aivot. Samalla ei voi miettiä työasioita eikä räplätä puhelinta.”

3. Marttailussa tapaa kavereita

”Neljä vuotta sitten olin mukana perustamassa kylällemme omaa marttayhdistystä, Muijalan marttoja. Porukkamme oli tutustunut toisiinsa hiekkalaatikon reunalla leikkipuistossa. Lasten kasvettua halusimme edelleen pitää yhteyttä.

Kokoonnumme kerran kuussa, yleensä koulussa tai seurakuntatalossa. Olemme esimerkiksi käyneet teatterissa, askarrelleet onnittelukortteja, tutustuneet papujen viljelyyn ja osallistuneet hyväntekeväisyystempauksiin.

Marttailussa minulle on tärkeintä yhteisöllisyys ja yhdessä tekeminen.”

4. Kukkien kauneus tekee hyvää

”Pidän kovasti kukista. Minulla on niitä melkein aina, vähintään leikkokukkia maljakossa. Pienellä, helppohoitoisella rivitalopihallamme kasvaa muun muassa tulppaaneja ja vuorenkilpiä. Lempikukkiani ovat tällä hetkellä pioni ja lemmikki.

Kukat tuovat arkeeni kauneutta ja värejä. Talvella omia kukkavalokuvia on kiva katsella Instagramista, muistella kesää ja haaveilla seuraavasta keväästä.”

5. Matkailu irrottaa tutuista kuvioista

”Lähden perheeni kanssa ulkomaanmatkalle pari kertaa vuodessa. Turistinähtävyyksien katselun ja luonnossa oleilun lisäksi teemme matkakohteessa myös arkipäiväisiä juttuja, kuten käymme ruokakaupassa ja laitamme ruokaa.

Matkat ovat irtiottoja. Olen utelias ja haluan nähdä, mitä kaikkea tällä maapallolla on. Vaikuttavia kohteita ovat olleet esimerkiksi Uusi-Seelanti ja Madeiran saari.”

6. Kirjan teko on pitkäaikainen haave

”Kirjoitan kirjaa työn organisoinnin muutoksesta. Käsittelen sitä, miten eri vuosikymmenten johtamiskäytännöt ovat vaikuttaneet työn tekemiseen. Esimerkiksi tietyt 1970-luvun byrokraattiset käytännöt näkyvät työelämässämme edelleen.

Kirja on pitkäaikainen haaveeni. Kokoan samoihin kansiin tekemäni tutkimukset ja tähänastisen työurani.

Kirjoittaessa saan keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Olen tehnyt kymmenen vuotta intensiivistä projektityötä, jossa seuraava projekti alkaa ennen kuin edellinen ehtii loppua.”

Työn imulla tarkoitetaan myönteistä tunne- ja motivaatiotilaa työssä. Sen kokeminen on tärkeää ihmisen hyvinvoinnille, ja se on yhteydessä työntekijän terveyteen. Työn imuun liittyy kolme hyvinvoinnin ulottuvuutta: tarmokkuus, omistautuminen ja uppoutuminen.

Kysyimme kolmelta Työterveyslaitoksen asiantuntijalta, mikä saa heidät kokemaan työn imua:

  1. Mikä työssäsi on erityisesti innostanut sinua viime aikoina?
  2. Millaisiin asioihin uppoudut työssäsi niin, että aika kuluu melkein huomaamatta?

Erityisasiantuntija Pauliina Mattila-Holappa Työterveyslaitoksesta

Pauliina Mattila-Holappa, erityisasiantuntija

Mattila-Holappa on psykologi, jonka väitöskirja on juuri valmistumassa. Se käsittelee nuorten aikuisten mielenterveyshäiriöistä johtuvaa työkyvyttömyyttä.

1. ”On innostavaa nähdä, että omia tutkimustuloksia hyödynnetään päätöksenteossa. Tuntuu hienolta myös, jos näkee yrityksissä käyttöön otettujen päätösten vaikuttavan yksittäisen ihmisen elämään. Päätökset ja käytännöt voivat vaikuttaa esimerkiksi niin, että työntekijä pystyy olemaan töissä terveydellisistä rajoitteista, kuten erilaisista sairauksista ja mielenterveyshäiriöistä, huolimatta.

Olen tavannut pitkään työttömänä olleita ihmisiä, jotka ovat osallistuneet hankkeisiin, joiden kautta heidän elämänsä on muuttunut.”

2. “Uppoudun työhöni eniten, kun saan ensimmäiset tulokset uudesta tutkimusaineistosta. Kiinnostavin vaihe on, kun pääsen tutkimaan tuloksia tarkemmin ja näen, ovatko ne menossa samaan suuntaan kuin aluksi on ajateltu. Aika hurahtaa nopeasti myös kirjoittaessa.”

Tutkimusprofessori Mikko Härmä Työterveyslaitoksesta

Mikko Härmä, tutkimusprofessori

Härmä on taustaltaan lääkäri. Hän tutkii ikääntymistä, työaikoja ja unta.

1. “Innostavinta on, jos työstäni on ollut hyötyä työpaikoilla tai koetaan, että tiedontarpeeseen on vastattu. Iloa tuottaa myös se, että on itse pystynyt tuottamaan raportin pitkän tutkimustyön jälkeen. Erityisesti, jos on omasta mielestään onnistunut työssä ja lisäksi kokee, että se on ollut hyödyllistä muille. Tieteellisen mielenkiinnon lisäksi tuotamme tietoa parantaaksemme muiden hyvinvointia.”

2. “Kirjoittamisen parissa aika kuluu huomaamatta, erityisesti tieteellisiä artikkeleita tehdessä. Ajantaju karkaa helposti raportteihin syventyessä. Varsinkin kotona etätöissä on helpompi keskittyä ja huomaa yhtäkkiä, että onkin kulunut pari tuntia kauemmin kuin on suunnitellut.“

Erikoistutkija Kirsi Jussila Työterveyslaitoksesta

Kirsi Jussila, erikoistutkija

Jussila on tekniikan tohtori. Hänen erikoisalaansa ovat suojautuminen, suojavaatetus ja kylmässä työskentely.

1. “Monipuolisuus ja työtehtävien vaihtelevuus tekevät työstäni mielenkiintoista. Välillä teen mittauksia laboratoriossa tai kentällä ja välillä saan verkostoitua kansainvälisesti. Teen paljon projektityötä eri aihealueista ja eri ammattiryhmien kanssa. On kiinnostavaa tutustua useaan eri toimialaan ja työntekijöihin. Parasta on ollut päästä kentälle seuraamaan muun muassa sotilas -ja pelastusalan, kaivostyöntekijöiden ja eräoppaiden työtä.”

2. “Aika voi kulua huomaamatta, kun luen mielenkiintoista dataa tai teen mittauksia. Välillä uppoudun esimerkiksi kirjallisuuden etsimiseen.”

 

Jutun tekijät ovat Työterveyslaitoksen kesäharjoittelijoita.

Työterveyslaitoksen KUMOUS-hanke on listannut seitsemän suositusta digiarkeen. Tässä jutussa suosituksia tarkastellaan kesälomalaisten näkökulmasta, sillä digitalisaatio ei jää vain työpaikoille. Se on entistä enemmän mukana kotona ja töissä, arjessa ja lomalla, nuorilla ja vanhoilla.

1. Palveluiden käyttäjät ja työntekijät mukaan arvioimaan digikokeiluja

Juuri ennen lomalle lähtöä töissä ilmoitettiin, että kesän jälkeen otetaan käyttöön uusi resurssienhallintaälyjärjestelmä. Siihen yhdistyvät niin resurssien- ja työvuorojen hallinta, työajanseuranta, asiakaspalautteeseen vastaaminen, kahvinkeiton aikataulutus toimistolla kuin vessojen käyttöaste ja vessapaperin kulutuskin. Lomalle jäävää työntekijää ahdistaa jo ennalta monimutkainen järjestelmä, jonka hyödyistä hän ei ymmärrä mitään.

KUMOUS-hankkeen vastuullinen johtaja Eveliina Saari ehdottaa, että työntekijät ja käyttäjät otettaisiin mukaan muutokseen jo aiemmin:

”Digitaalisten palveluiden toivotaan palvelevan ihmisten arkea ja tuottavan hyvinvointia sekä työntekijöille että käyttäjille. Mitä jos siis muistettaisiin kehittämistyössä ihmislähtöisyys? Otetaan työntekijät ja käyttäjät mukaan ja arvioidaan yhdessä. Opitaan arvioinneista ja digikokeiluista.”

Työntekijä huokaisee helpottuneena ja pakkaa mökkilaukkunsa.

2. Työn muutoksen ja osaamisen ennakointi uudelle tasolle

Elokuussa toimistossa odottelee työntekijää Roosa Robotti, tiimin uusin vahvistus. Lomalle jäävä työntekijä muistaa tämän juuri heittäessään laukkuaan auton takakonttiin. Leukaperät kiristyvät. Miten käy tulevien työtehtävien ja osaakohan moisen robotin kanssa toimia?

”Digitalisaation vaikutukset näkyvät eri tavoin eri aloilla ja ammateissa. Tarvitaan tutkimusta, jotta voisimme ymmärtää, mitä työn murroksessa tapahtuu eri aloilla. Organisaatiot pidättelevät automaatioratkaisujen seurauksista viestimistä henkilöstölle, sillä niitä on vaikea hahmottaa työtehtävien ja osaamisvaatimusten tasolle”, Eveliina Saari sanoo.

Jos työtehtävät tulevat muuttumaan tai radikaalisti vähenemään, organisaatioiden tulee suunnitella, miten henkilöstön osaamista suunnataan ja tuetaan tulevaisuudessa.

Kyllä se siitä, ajattelee työntekijä ja kääntää auton kohti mökkitietä.

3. Oppimisympäristöjen laajentaminen ja perheiden tuki on tärkeää

Mökillä ei sitten katsota kännykkää eikä pelata pädillä! Minäkin leikin käpylehmillä lapsena, työntekijä jyrähtää auton ratista. Takapenkkiläisten ilmeet synkkenevät. Muutaman kilometrin kuluttua autossa on jo asemasota käynnissä. Iloinen ja rento lomatunnelma on tiessään.

Lapsilla ja nuorilla digitalisaation hyödyt ja haasteet poikkeavat muista ikäryhmistä, koska he ovat kasvaneet digitaalisten laitteiden käyttämiseen.

”Lapsille ja nuorille on luontevaa yhdistää digitaalisesti hankittava tieto ja toiminnallinen oppiminen. Digivälineet ovat osa oppimisympäristöä. Ammattilaisten motivaatio ja osaaminen tukevat lapsilähtöistä oppimista”, KUMOUS-hankkeessa hahmotellaan.

Myös perheiden ymmärrys ja tuki jälkikasvulleen ovat äärimmäisen tärkeitä.

Takapenkillä kiljaistaan riemusta: uusi sovellus auttoi tunnistamaan kauniinvärisen perhosen levähdyspaikalla.

4. Huomio nuorten arjenhallintaan digiaikana

Mökille saavuttaessa työntekijän teini-ikäinen lapsi katoaa mökin ylisille. Keskiyön auringossa on helppoa pelata aamuun asti, kun vara-akkukin tuli mukaan. Työntekijän hermot kiristyvät vuorokausirytmin haihtuessa ilmaan kuin grillinuotion savu. Päättynyt kouluvuosi oli teinille vaikea ja koulutodistuksen numerot laskivat jatkuvien aamutunneilta myöhästymisten takia.

”Älylaitteiden käyttö vaikuttaa nuorten arjenhallintaan. Nuorten vuorokausirytmi voi vääristyä liiallisen netin käytön takia. Yksi keino parantaa opiskelijoiden arjenhallintaa ja ehkäistä opintojen keskeyttämistä on vahva opiskelijoiden ohjaus. KUMOUS-hankkeessa kehiteltiin sovellusta oppilaitosten avuksi tukemaan opiskelijoiden arjenhallintaa”, Eveliina Saari kertoo.

Työntekijä lataa teinin kanssa yhteisen kalenterin, joka muistuttaa teiniä nukkuma-ajoista. Sitten hän kutsuu perheen syömään vastagrillattuja herkkuja.

5. Ikääntyneet mukaan teknologian suunnitteluun

Lasten mummo ja vaari ajavat naapuripitäjästä kylään mökille, mutta eksyvät matkalla. Navigaattori ei toiminutkaan niin kuin mummo oletti, eikä vaari nähnyt lukea liian pientä fonttia. Työntekijä huolestuu pitkään kestävästä matkasta ja unohtaa lisätä puita saunan kiukaan alle.

”KUMOUS-hankkeessa saatiin hyviä kokemuksia siitä, että ikääntyneet itse osallistuvat heille tarkoitetun teknologian suunnitteluun ja käyttöönottoon. Suositus käyttäjien osallistamisesta koskee niin laitevalmistajia, markkinoijia kuin teknologiaa hyödyntäviä palveluntuottajiakin. Ikääntymiseen liittyvien olettamusten ja ennakkoluulojen murtaminen on tärkeää. Kaikille sopiva suunnittelu (Design for All) on hyvä lähtökohta”, Eveliina Saari painottaa.

Viimein mummo ja vaari löytävät perille. Huoli helpottaa, ja saunan jälkeen mummo tilaa verkkokaupasta uudet, heitä paremmin palvelevat laitteet.

6. Palveluohjausta tarvitaan digisyrjäytymisen ehkäisemisessä

Naapurimökin vanha omistaja puksuttaa traktorilla mökkipihaan juuri parahiksi iltateelle. Kesä on hyvää aikaa, kun mökkiläiset tuovat elämää pitäjään. Syksyn tuloa vanha omistaja jo harmittelee. Yksinäisyys vaivaa, eikä mistään saa enää palvelua ihmiseltä ihmiselle.

”Pitää panostaa siihen, että ikääntyneet pääsevät mukaan tietoyhteiskuntaan. Digisyrjäytyminen on yhteydessä myös muuhun syrjäytymiseen. Digitaitoihin ohjaus pitää sisällään niin teknologian hankintaan, laitteen käyttöön kuin erilaisiin palvelukäytöntöihin liittyviä asioita. Organisaatioiden johdon ja palvelukehittäjien kannattaa tukea erilaisia vertaisoppimisen malleja työntekijöille ja ikääntyneille”, Eveliina Saari muistuttaa.

Työntekijän teini-ikäinen lapsi keksii keinon ja googlaa laitteet ja sovellukset, joilla naapurimökin vanha omistajakin autetaan kohti digiarkea. Vanha omistaja tarjoaa teinille viikoksi kesätyötä henkilökohtaisena digituutorina.

7. Teknologian käyttöönottoa ja toiminnan kehittämistä on johdettava rinnakkain

Vielä viimeinen vilkaisu työsähköposteihin, työntekijä lupaa. Pomolta on tullut viesti: Suunniteltuun uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyy sen verran haasteita, että lomien jälkeen prosessi tehdäänkin toisella tavalla. Työntekijät pääsevät osallistumaan ja kokeilemaan toivottua järjestelmää, jota sitten kehitetään kokemuksien ja palautteen mukaan.

”Ketterä kehittäminen on hyvä tapa toteuttaa digitalisaatiokokeiluja. Siinä tuotetta kokeillaan ja testataan nopeasti ja rohkeasti sen eri kehitysvaiheissa. Samalla saadaan käyttäjäpalautetta. Henkilöstöllä tulee olla valta toimia ja tehdä päätöksiä ripeästi. Johdon on resursoitava kokeilu niin, että sitoutuneella, kehittämishenkisellä vastuuhenkilöllä ja henkilöstöllä on mahdollisuus käyttää aikaa kehittämistyöhön”, Eveliina Saari sanoo.

Työntekijä sammuttaa työpuhelimensa ja kuuntelee, kuinka käki kukkuu metsässä. Itikat inisevät korvissa. Perhe käy nukkumaan. Työntekijä pulahtaa hiljaiseen järveen yöuinnille. Rentouttava kesäloma voi viimein alkaa.