“Ylimääräinen puuhastelu” vie asiantuntijan aikaa

Osallistu

Asiantuntija ei aina pysty uppoutumaan työhönsä. Hänen aikansa voi kulua tehtäviin, jotka tuntuvat turhilta tai muille kuuluvilta.

Asioihin syventymistä ja uuden luomista on perinteisesti pidetty asiantuntijatyön ytimenä. Nykyisin asiantuntijoilla on paljon erityyppisiä työtehtäviä, joista osa saattaa tuntua ylimääräiseltä puuhastelulta:

Pitää esimerkiksi reagoida ulkopuolelta tuleviin pyyntöihin, viestiä, osallistua monenlaisiin palavereihin, kirjata työaikaa ja työsuorituksia, rakentaa ja ylläpitää verkostoja.

”Työtehtävät voidaan kokea turhiksi tai vääriksi oman tehtävänkuvan näkökulmasta. Näiden tehtävien koetaan kaventavan tai loukkaavan omaa ammatillista identiteettiä”, sanoo vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Toivanen on tutkinut asiantuntijoiden työtä ajanhallinnan näkökulmasta AikaJärjestys asiantuntijatyössä -hankkeessa. Siihen liittyneen kyselyn mukaan asiantuntijoista 12 prosenttia arvioi, että heillä on työnkuvaansa sopimattomia tehtäviä.

”Epäsopivasta työtehtävästä on kyse esimerkiksi silloin, kun professori joutuu huolehtimaan kopiokoneen toimivuudesta tai silloin, kun sairaanhoitaja siivoaa osaston wc-tiloja.”

Taustalla huonoa organisointia

Työtehtävän helppous, epämieluisuus tai tylsyys ei välttämättä tee siitä työnkuvaan sopimattoman tuntuista. Minna Toivasen mukaan ratkaisevaa on, millaisena asiantuntija pitää omaa työtään ja kuinka laajaksi hän työroolinsa mieltää.

”Niin kauan kuin turhiksi koetut tehtävät eivät haittaa ydintyön tekemistä, niitä siedetään. Tilanne muuttuu, kun nämä tehtävät alkavat häiritä ydintyötä.”

Mahdollisuudet tehdä mielekkäitä, omaa ammattitaitoa vastaavia tehtäviä heikkenevät, jos henkilöstöä vähennetään. Toisarvoiset tehtävät ovat yhteydessä myös työn huonoon organisointiin ja siihen, ettei työn tavoitteista keskustella esimiehen kanssa.

Tarpeettomiksi koetut työtehtävät ovat lisäksi yhteydessä psyykkisiin oireisiin, kuten voimattomuuden tai väsymyksen kokemuksiin, muistin tai keskittymiskyvyn heikkenemiseen ja unettomuuteen tai nukahtamisvaikeuksiin.

Kohti uutta asiantuntijuutta

Minna Toivanen suosittelee, että asiantuntijat keskustelisivat tehtävistään säännöllisesti oman esimiehensä kanssa: Mitkä tehtävät kuuluvat työnkuvaan? Mihin ne liittyvät? Miten ja kenen kanssa tehtävät pitäisi hoitaa?

”Asiantuntijatyön luonne on muuttunut. Esimerkiksi verkostoissa toimiminen ja taito käyttää sujuvasti erilaisia ohjelmistoja ovat nousseet entistä tärkeämmiksi. Monella työpaikalla olisi syytä määritellä uudelleen asiantuntijoiden työn sisältö ja tavoitteet.”

Sen jälkeen jotkin ylimääräisiltä tuntuneet tehtävät voivat tullakin osaksi omaa asiantuntijaidentiteettiä. Silloin ne eivät enää kuormita ja turhauta niin kuin nyt.

Toivanen korostaa, että jos asiantuntijan työhön kerran kuuluu asioihin paneutuminen ja uuden luominen, niille on edelleen varattava myös aikaa ja tilaa.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Työterveyslaitoksen Aika & fokus -verkkovalmennus tukee asiantuntijatyöpaikkojen ja yksittäisten asiantuntijoiden ajanhallintaa.

AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanke (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Fokus kateissa, aika palasina? -opas (Työterveyslaitos, 2016)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Työelämän muutokset näkyvät aina työntekijöiden arjessa – niissä haasteissa, joita he joutuvat ratkomaan. Kun kamppailee oman jaksamisensa kanssa, kannattaa muistaa, että kyse voi olla työn vaatimusten muuttumisesta. Siitä ei pidä syyllistää itseään, sanoo tutkimusprofessori Ari Väänänen Työterveyslaitoksesta.

Tämä ajatus nousee esiin, kun tarkastelee työelämää ja isoja rakenteellisia muutoksia useiden vuosikymmenien aikavälillä.

Väänäsen johtamassa hankkeessa tutkittiin psyykkisen haavoittuvuuden nousua suomalaisessa työelämässä yhteiskunnallisena ja kulttuurisena ilmiönä.

Opettajia koskeva tutkimusaineisto koostui Opettaja-lehden kirjoituksista 1930-luvun lopulta aina 2010-luvulle asti.

”Opettajat ovat yksi ammattiryhmä, joka on ollut olemassa koko sen ajanjakson, jolloin Suomi muuttui nykyaikaiseksi yhteiskunnaksi. Heidän työnsä ja siinä koetut ongelmat ovat usein kytkeytyneet työelämän muutokseen.”

Tutkijat kävivät läpi kaikenlaisia tekstejä mielipidekirjoituksista kolumneihin ja pakinoihin. Väänäsen mukaan arkistomateriaali on kuin aikamatka. Lehtikirjoitukset ovat syntyneet omana aikanaan ja kuvaavat sitä puhtaasti.

Kyläyhteisön väkevä nostaja

Ennen toista maailmansotaa ja vielä 1950-luvun lopulle saakka elettiin maaseutu-Suomessa. Opettajat työskentelivät kylissä, ja usein opettaja oli yhteisönsä koulutetuin henkilö – ehkä papin lisäksi.

”Opettajalla oli monia rooleja. Hän oli ihannekansalainen, raittiusihminen, sivistyksen tuoja, joka opetti kyläläisille sellaisiakin asioita, jotka eivät liittyneet lasten koulunkäyntiin”, Ari Väänänen sanoo.

Opettajan asema näkyy vuonna 1938 julkaistusta kirjoituksesta:

Tuo harmaapää kuuluu olevan paikkakunnan opettaja. Hän, niin minulle kerrotaan – on ollut siinä kylässä alun neljättäkymmentä vuotta. Suurin osa pitäjäläisistä onkin hänen vanhoja oppilaitaan. Tässä salissakin melkein kaikki. Kesäinen juhla saa odottamattani silmissäni valtavat mittasuhteet. Tuo opettaja kasvaa ympäristönsä väkeväksi tueksi, nostajaksi, taluttajaksi.

Väänäsen mukaan kansankynttilän rooli saattoi olla opettajalle myös raskas. Ehkä se oli yksi syy siihen, että moni lähti kesäksi pois kyläyhteisöstään. Oman ammattikunnan lehdessä näkyi itseironiaakin:

”Sotien jälkeen oli pilakuvia ja ronskia pakinointia siitä, että opettaja on hyväuskoinen hölmö, joka käy esiintymässä ilmaiseksi kaikenlaisissa iltamissa. Hanurinsoittajakin saa palkkaa, mutta illan päätteeksi opettaja polkee kotiinsa rämällä pyörällään. Pilakuvassa hänet ajettiin vielä autolla kumoon piikkilankaan.”

Kurinpalautus vai uusi tapa toimia?

Kun Suomi alkoi kaupungistua, opettajatkin muuttivat sankoin joukoin kaupunkeihin. Enää opettaja ei ollut yhteisönsä keskipiste.

1950-luvulta 1960-luvulle ulottuvassa vaiheessa vanha opettajan toimintamalli kolisi vastakkain uusien ihanteiden kanssa. Tuli nuorisokulttuuriin liittyvää levottomuutta ja kurinpito-ongelmia, joita sitten käsiteltiin opettajien lehdessä.

”Ratkaisuksi tarjottiin kurinpalautusta, mutta toisaalta keskusteltiin paljon siitä, että opettajien pitää ottaa huomioon yhteiskunnan muuttuminen ja ryhtyä toimimaan luokkahuoneessa uudella tavalla. Murrosvaiheessa nämä ääripäät kävivät kamppailua, mutta moni opettaja oli ajatuksineen niiden välissä”, Ari Väänänen kertoo.

Uudistusmielinen suuntaus voitti lopulta, ja 1970-luvulla aloitettiin peruskoulujärjestelmän luominen. 1990-luvulla ihanteeksi nousi opettaja, jolla on hyvät sosiaaliset taidot.

Tunteita pitää ymmärtää ja hallita

Opettajan työstä on tullut yhä enemmän ”tunnetyötä”, johon kuuluu oppilaiden yksilöllisyyden huomioiminen sekä tunteiden ja tunneilmaisun hallinta. Hän on pikemminkin valmentaja kuin auktoriteetti.

Jotta opettaja voisi kohdata lapsen kokonaisena ihmisenä, hän tarvitsee vuorovaikutustaitoja. Hänen tulisi myös koko ajan kehittää omaa itsetuntemustaan. Kun oppii tunnistamaan ja ymmärtämään omia tunteitaan, osaa paremmin ymmärtää myös muita. (Opettaja-lehti, 2001)

Ari Väänäsen mukaan koulun demokratisoituminen on vaikuttanut opettajien jaksamiseen sekä siihen, millaisia toimintatapoja ja selviytymiskeinoja he käyttävät. Esimerkiksi työnohjauksen ja stressinhallinnan tarve on kasvanut.

Uudenlaisista paineista kertoo alanvaihtajan kirjoitus vuodelta 2010:

Oma opettajanurani on katkolla siksi, etten jaksa enää kasvattaa huonokäytöksisiä ja kurittomia oppilaita. Olen kokeillut kaikki konstit, joita kokeneemmat kollegat ja alan kirjallisuus ovat suositelleet. Kasvattajaksi ja kurinpitäjäksi minusta ei ole, sillä intohimoni on opettaa, ei toimia poliisina, vartijana tai sosiaalityöntekijänä.

Tunnetyö altistaa stressille

Tunnetyö on lisääntynyt muissakin töissä, kun maaseudulta ja teollisuudesta on siirrytty asiakaspalvelu- ja ihmissuhdeammatteihin. Tunnetyöläisen tehtävänä on monesti suotuisan ”tunneilmaston” luominen.

”Tunnetyössä tuote on jotain, joka liittyy asiakkaan myönteisiin tunteisiin sekä omien tunteiden hallintaan ja ohjaamiseen. Myös asiantuntijatyössä tarvitaan usein tunnetaitoja, kun toimitaan erilaisissa verkostoissa ja ryhmissä. Kyse on yhteistyöhön ja työn sujuvuuteen liittyvistä asioista”, Ari Väänänen sanoo.

Vaikka tunnetyö on uudehko sana, se ei tarkoita, etteikö tunteisiin liittyvää työtä olisi tehty ennenkin – ainakin tietyissä ammateissa. Esimerkiksi sosiaalityöntekijöiden lehdissä on kirjoitettu tunnetyöhön liittyvästä taakasta jo 1950-luvulla.

Tunnetyön tiedetään altistavan stressille. Väänänen korostaa silti, ettei hänen tutkimansa ”mielen haavoittuvuus” ole työelämässä uusi ilmiö:

”Työikäisillä on ollut pahaa oloa aikaisemminkin. Työelämä ja suomalainen kulttuuri ovat kuitenkin muuttuneet niin, että siitä pystytään nyt puhumaan enemmän. Toisaalta työtehtävien muuttuminen on johtanut siihen, että töissä on vaikea pärjätä, jos mieli ei ole kunnossa.”

Työssä leipiintyminen eli tylsistyminen tai boreout on yksi työpahoinvoinnin ilmiö. Leipiintyneen työstä puuttuu innostus, eikä tekeminen tunnu merkitykselliseltä. Kyse on siitä, että työntekijä ei pääse täysin hyödyntämään kapasiteettiaan.

Leipiintymisestä puhuminen saattaa tuntua kiusalliselta: Mitä jos minua pidetään laiskana tai huonona työntekijänä? Uskallanko kertoa leipiintymisestäni esimiehelle, vaikka asioiden korjaaminen parantaisikin tehokkuuttani?

Tutkija Lotta Harju heittää esimiehille haasteen: esimiehen pitäisi pyrkiä luomaan avoin, reilu ja luottamuksellinen ilmapiiri. Se on usein pitkän prosessin tulos – avoimuutta ei ole mahdollista rakentaa esimerkiksi yhdellä kehityskeskustelulla.

Harju nostaa esiin myös palvelevan johtamisen käsitteen:

”Työntekijöiden pitäisi kokea, että he voivat mennä puhumaan esimiehelle itseään vaivaavista asioista ilman pelkoa leimaantumisesta tai negatiivisista seuraamuksista.”

”Miten antaisin parasta osaamistani?”

Työpaikalla olisi hyvä olla yhteinen näkemys siitä, että kaikki saavat käyttää kykyjään parhaalla mahdollisella tavalla. Tämä hyödyttää sekä työntekijää että työnantajaa.

”Tylsistymistä kokeva työntekijä voi esimerkiksi kysyä esimieheltään, miten voisi antaa parasta osaamistaan entistä enemmän”, Lotta Harju vinkkaa puolestaan työntekijöille.

Joskus on toki niin, että työntekijä on vain väärässä työssä. Sekin tilanne on hyvä osata tunnistaa.

Järkevä organisointi auttaa

Esimies voi osaltaan vaikuttaa siihen, että leipiintymistä aiheuttavat rutiinityöt jakautuvat tasaisesti työntekijöiden kesken. Yksinkertaisinta tämä on silloin, kun työtehtäviä jaetaan ylhäältä alas.

Lotta Harjun mukaan myös työntekijöiden keskenään organisoimien tehtävien jakautumiseen on hyvä kiinnittää huomiota. Yhä yleisempää tosin on, ettei esimies kovin paljon puutu töiden organisointiin.

”Työtehtävien määrällisen jakautumisen lisäksi huomiota tulee kiinnittää myös työtehtävien laadulliseen jakautumiseen”, Harju huomauttaa.

Työnkuvista voi tehdä tuunattavia

Työtehtävät kannattaa suunnitella siten, että niitä voisi mahdollisimman pitkälle muokata työntekijälle sopivaksi. Siinä missä toinen työntekijä kaipaa jatkuvasti uusia haasteita, toinen saattaa kaivata rauhaa keskittyäkseen yhteen asiaan.

”Kun työ sopii tekijälleen, työntekijä voi paremmin, on motivoituneempi ja kokee paljon työn imua ja vastaavasti vähemmän leipiintymistä. Tämä näkyy usein myös parempana työssä suoriutumisena”, Lotta Harju kertoo.

Työssä tylsistymistä ehkäisee se, että tehtävät suunnitellaan alun perinkin järkevästi. Jos tilanne ajautuu siihen, että työntekijä on jo leipiintynyt työhönsä, on paljon vaikeampi lähteä tekemään muutoksia. Siihen ei välttämättä ole enää virtaa.

Merkityksellisyys on rahaa tärkeämpi

Lotta Harjun mukaan leipiintymisen ehkäisy lähtee ennen kaikkea siitä, että työ tuntuu merkitykselliseltä. Keskeisiin leipiintymisen syihin ei voi suoraan vaikuttaa esimerkiksi pelkästään rahalla.

Hän muistuttaa kuitenkin, että palkka on muiden joukossa yksi voimavara, jonka avulla työn rasitteita voidaan sietää vähän paremmin. Palkkaus voi kertoa työntekijälle työnantajan osoittamasta arvostuksesta, ja sitä kautta palkkaus voi vaikuttaa myös leipiintymiseen.

”Palkka ei yksinään määrittele leipiintymistä. Työn merkityksellisyyden kokemus on keskeinen siinä, tylsistyykö ihminen vai ei”, Harju kiteyttää.

Poistaako digitalisaatio leipiintymisen?

Poistuuko leipiinnyttävä rutiininomainen työ, kun tekoäly ja automatisaatio etenevät yhä pidemmälle? Lotta Harjun mukaan seuraukset ovat toistaiseksi olleet ristiriitaisia.

Teknologinen kehitys on kyllä vähentänyt rutiininomaista suorittavaa työtä, mutta paradoksaalisesti tietotyöhön on tullut lisää leipiinnyttäviä elementtejä, kuten uudenlaista byrokratiaa ja paljon keskeytyksiä.

”Digitalisaation myötä lisääntyneet keskeytykset tietotyössä heikentävät työhön uppoutumista, jota monet kaipaavat töissä.”

Lepo tulee kotielämästä ja matkoista. Kun kotiin tullessa tietää, että siellä tuetaan, kuunnellaan, myötäeletään ja puhutaan pääasiassa muusta kuin minun töistäni, rentoudun heti. Jokaiseen päivään pitää upottaa palautumishetki. Teen ruokaa lapsen kanssa, kikatellaan Netflixin ääressä, lähdetään kävelylle. Puolison kanssa tehdään aikuisten juttuja: taidenäyttelyitä, nikkarointia, lyhyitä matkoja – tai suosiolla zombeillaan sohvalla.

Huollan itseäni joogaamalla, hengittämällä, pysähtymällä, metsässä, jumppasalilla tai kotona. Vietän aikaa sopivasti töissä ja kotona. Tapaan kavereita, jotka ovat minulle tärkeitä.

Ystävät, perhe, luonto, liikunta – niistä on yrittäjien palautuminen tehty. Tämä näkyi selvästi, kun Työterveyslaitos kysyi kesällä 2018 yrittäjiltä heidän keinoistaan palautua työstä ja voida hyvin.

”On ilahduttavaa lukea, miten vastauksista nousee esille huolenpito itsestä”, sanoo johtava asiantuntija Jaana Laitinen Työterveyslaitoksesta.

Laitinen työskentelee yrittäjien jaksamiseen, palautumiseen ja elintapoihin liittyvien hankkeiden sekä terveyden edistämiseen työpaikoilla tähtäävän Promo@Work-hankkeen parissa.

”Jaksamisen kannalta on tärkeää irrottautua työstä tekemällä itselle mielekkäitä ja tärkeitä, työlle vastapainoa tuovia asioita ja elämällä kokonaista hyvää elämää.”

Työstä palautuminen vaatii itsekuria

Yrittäjillä usein korostuvat työn rajaamisen vaikeudet:

Yksinyrittäjänä olen yritykseni tärkein tekijä ja voimavara. Etenkin yrityksen alkumetreillä olisi ollut helppoa ajautua laskujen kasaantuessa ajamaan itsensä täysin loppuun, mutta olen alusta asti pysynyt päätöksessäni huolehtia omasta työkyvystäni ja hyvinvoinnistani ensisijaisesti, myös tulojeni kustannuksella. En suostu kantamaan huolta ja vastuuta asioista, joihin en yksinkertaisesti voi vaikuttaa, ja pidän kiinni vapaa-ajastani määräämällä päivät ja tunnit, jolloin en tee töitä enkä vastaa puhelimeen missään tapauksessa.

Päivittäisestä hyvinvoinnistani pidän huolen päivätorkkuja ottaen. Työstä palautuminen vaatii itsekuria. Vaikka työ on mielekästä, pitää työt silti keskeyttää viikonlopuksi. Viikonloput ovat palautumisen aikaa. Silloin lauletaan karaokea kotosalla. Se on hyvää vastapainoa työlle!

Toisaalta moni kokee yrittäjyyden rakkaaksi elämäntavaksi ja saa virtaa siitä, että voi tehdä haluamaansa työtä, usein myös itsenäisesti.

”Kun työ on yrittäjälle elämäntapa, on hyvä nimenomaan osata rajata työtä ja kiinnittää huomiota positiivisiin asioihin. Oma päätös on keskeinen tekijä hyvinvoinnissa”, Jaana Laitinen kommentoi.

Erityisen raskaiden töiden jälkeen minulla on tapana nollata stressiä maratonpuhelulla ystävälle, katselemalla kanojen touhuja, kävelemällä luonnossa omien koirieni kanssa ja muistuttamalla itselleni, että teen töitä tämän ihanan elämäntavan vuoksi. Se kannattelee myös raskaina päivinä.

Rakastan työtäni, ja päivät venyvät usein 12-tuntisiksi ja ylikin. Työpäiviä viikossa on tyypillisesti kuusi. Ainoan vapaapäivän pyhitän ystäville ja perheelle. Pyrin tunnistamaan positiivisen asian jokaisesta päivästä: ihana asiakas, kaunis ilma, ystävä, metsän tuoksu, mustarastaan laulu. Nautin myös liikunnasta, juoksusta, joogasta ja kävelystä kaverin kanssa. Tärkeintä on oma asenne, se, että löytää positiivisen vireen ja iloa pienistäkin asioista.

Nuppi ja kroppa tarvitsevat lepoa

Osa kyselyyn vastanneista yrittäjistä tunnusti, ettei ehdi pitää vapaapäiviä tai lomaa juuri ollenkaan. Johtava asiantuntija Jaana Laitinen pitää tätä huolestuttavana.

”Itsestä kannattaa pitää huolta. Fakta on, että jokaisen ihmisen täytyy välillä antaa elimistön palautua ja mielen irrottautua työstä”, hän muistuttaa.

”Joskus tosin asiat oppii vasta koettuaan työuupumuksen tai tekemällä rajunkin muutoksen, kuten lopettamalla yritystoiminnan.”

Kantapään kautta oppiminen näkyi myös joissakin vastauksissa:

Itse burnoutin kokeneena, sieltä nousseena ja monta kertaa erehtyneenä nyt jo uskallan olla kokonaiset neljä viikkoa tavoittamattomissa. Jos joku asiakas ei ymmärrä, että hyvinvoiva, jaksava ja energinen palveluntuottaja on parempi yhteistyökumppani, silloin hän etsii itselleen toisen kumppanin. Bisnes on kova juttu. Elämä vielä kovempi.

Palaudu myös työpäivän aikana

Kyselyn vastauksissa painottuivat vapaapäivien ja loman pitäminen sekä psykologinen irrottautuminen työstä – siis se, ¬että vie ajatukset tietoisesti töistä muualle.

Hyvinvointi on kokonaisvaltainen asia, kuten eräs vastaaja oli huomannut: Avainjuttu on se, että pyrin rakentamaan oman arkeni siten, että voin nauttia siitä kohtuullisesti koko ajan.

Myös Jaana Laitinen kiinnitti vastauksissa huomiota vapaa-ajan korostumiseen.

”Ehkä yrittäjät eivät tunnista tai eivät vain tuo esiin sitä, mitä keinoja heillä on lisätä palautumista työpäivän aikana ja itse työssä”, Laitinen miettii.

”Haluankin haastaa yrittäjiä edistämään omaa työkykyään ja työstä palautumistaan jo työpäivän aikana. Pidä kiinni ainakin kunnon ruoka- ja kahvitauoista sekä kohtuudesta työpäivien pituudessa!”

 

Antoisaa Yrittäjän päivää 5.9.2018!