Sovita työterveysyhteistyö osaksi strategiaa ja suunnitelmia

Strategia, henkilöstöstrategia, työhyvinvointisuunnitelma, työsuojelun toimintaohjelma, työterveyshuollon toimintasuunnitelma.

Listaa voisi varmasti vielä jatkaa, mutta havainto lienee jo selkeä: varsinkin suuremmilla organisaatioilla on taipumusta tuottaa runsaasti erilaisia henkilöstön työhyvinvointiin vaikuttavia suunnitelmia ja dokumentteja. Osittain moninaisuus on tarpeellista, osittain se peittää alleen merkityksellisiä asioita. Työterveysyhteistyö on osa useita eri suunnitelmia – tai ainakin sen kuuluisi olla. Havaintomme on kuitenkin se, että eri suunnitelmissa saattaa olla jopa keskenään ristiriitaista viestiä työterveysyhteistyöstä.

Jotta näillä suunnitelmilla olisi sellainen toimintaa ohjaava vaikutus kuin mitä niillä tavoitellaan, on ratkaisevan tärkeää, että viesti on yhtenäinen niin työterveysyhteistyön osalta kuin muutoinkin. On myös aivan luvallista kysyä silloin tällöin: Tarvitsemmeko todella kaikkia näitä suunnitelmia halutun vaikutuksen aikaan saamiseksi?

Lue lisää työterveysyhteistyöhön liittyvään viestin kirkastamisesta organisaation suunnitelmissa

Suunnittele työterveysyhteistyö osaksi vuosittaista toimintaa

Organisaatioissa käytetään monesti valtavasti aikaa ja energiaa toiminnan suunnitteluun vuosittain. Toiminnan suunnittelu kohdistuu luonnollisesti organisaation ydintehtävän hoitamiseen, mahdollisten raportointi- tai tilinpäätöstarpeiden tyydyttämiseen ja uusien avausten toteuttamiseen. Tuomalla työterveysyhteistyö osaksi tätä suunnittelun sykliä voidaan saada käyttöön sellaista osaamista ja lisäarvoa, jota organisaatiolla ei aiemmin ole ollut.

Organisaation toiminnan vuosirytmi toistuu usein melko samankaltaisena. Toiminnan suunnittelu, raportointi ja ydintehtäviin liittyvät tehtävät toistuvat eikä näissä toiminnoissa tapahdu muutoksia kovinkaan usein. Työterveyshuollon tulee tuntea organisaation toiminnan vuosikello ja toiminnan erityispiirteet mahdollisimman hyvin, jotta työterveyshuollon asiantuntemus ja toiminta kohdentuvat oikein sekä sisällöllisesti että ajallisesti.

Toimiva ja vaikuttava työterveysyhteistyö rakentuu organisaation toiminnan aidon ymmärtämisen varaan. Työterveyshuollon toimijoilla on suuri haaste ymmärtää useiden eri asiakkaiden toimintaa sillä tasolla, että omaa toimintaa osattaisiin tarjota juuri kyseisen asiakkaan toiminnan kannalta merkityksellisiin tilanteisiin. Useat organisaatiot kuvaavat kuitenkin omaa vuosittaista toimintarytmiään esimerkiksi vuosikellon muotoon. Työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa laadittaessa olisikin hyödyllistä käydä läpi kyseisen organisaation vuosikello ja sijoittaa työterveyshuollon toiminta osaksi sitä. Rytmittämällä työterveyshuollon toimintaa organisaation oman toiminnan näkökulmasta työterveyshuollolla on mahdollisuus kohdentaa oma toimintansa vaikuttavasti ja oikea-aikaisesti.

Lue lisää työterveysyhteistyön tuomisesta osaksi vuosittaista toimintaa

vuosikellon laatiminen yhdessä työterveyshuollon kanssa

vuosikellon laatiminen yhdessä työterveyshuollon kanssa

Kaikki irti yhteisistä tapaamisista suunnittelun avulla

Työterveysyhteistyö konkretisoituu organisaation ja työterveyshuollon edustajien keskinäisissä tapaamisissa. Nämä tapaamiset ovat arvokkaita hetkiä, joissa rakennetaan yhteistä näkemystä organisaation toiminnasta (ks. vuosikellotyöskentely esimerkkinä), työhyvinvointia ja työkykyä ylläpitävistä ja tukevista tekijöistä työssä sekä työterveyshuollon vaikuttavasta toiminnasta. Riskinä on, että tapaamiset täyttyvät erilaisista käytännön asioista, ajankohtaisten tilanteiden käsittelystä sekä tarpeellisten tietojen etsimisestä. Keskustelu puuroutuu, eikä strategisen tason keskustelu ja tulevaisuuteen katsominen ole mahdollista.

Kuten kaikissa muissakin kokouksissa, näistä tapaamisista saadaan paras hyöty irti suunnittelemalla etukäteen mitä asioita milloinkin on tarpeellista käsitellä sekä miettimällä mitä informaatiota kussakin tapaamisessa tulee olla käytettävissä. Valmistautumalla huolellisesti voidaan käyttää arvokas aika hyödyksi ja vapauttaa aika merkitykselliselle keskustelulle.

Lue lisää miten otat kaiken hyödyn irti yhteisistä tapaamisista

 

Yhteisten tapaamisten suunnittelu

Valmistaudu toiminnansuunnittelupalaveriin huolella

Työterveyshuollon toimintasuunnitelma on keskeinen työterveysyhteistyötäkin ohjaava dokumentti. Sen laatimiseen kannattaa panostaa ja pyrkiä hakemaan suunnitelman taustaksi kaikki mahdollinen hyödynnettävä tieto. Organisaation ja työterveyshuollon järjestelmiin syntyvän tiedon lisäksi on tärkeää pyrkiä hyödyntämään laajasti organisaation eri puolille syntynyttä kokemusta työterveyshuollon palveluista ja ajatuksia tulevaisuuden tarpeista.

Toiminnansuunnittelu on tehokkaampaa silloin, kun toimintasuunnitelmapalaveriin on valmistauduttu laajasti. Erityisesti suuressa organisaatiossa valmistautumisen toteutus on mietittävä tarkkaan. Tarvitaan yhtenäinen tapa koota eri organisaation osien näkemys työterveyshuollon palveluntarpeista sekä arvio toteutuneiden palveluiden laadusta

Lue lisää toiminnansuunnittelupalaveriin valmistautumisesta

Jaa vastuut eri palveluntuottajien kesken

Työterveyshuollolla on valtavasti osaamista, jota organisaatio voi hyödyntää toimintansa eri sektoreilla. Mikäli organisaatiolla on useita työterveyshuollon palveluntuottajia, kaikkien palveluntuottajien osallistuminen kumppanina kaikkeen organisaation työsuojelu-, työterveys- ja työhyvinvointitoimintaan ei välttämättä ole tarkoituksenmukaista. Lisäksi se tuottaa kustannuksia moninkertaisesti.

Jakamalla useiden työterveyshuollon palveluntuottajien kesken asiantuntijavastuut eri teemoista saadaan edelleen työterveyshuollon osaaminen käyttöön, mutta kustannukset pysyvät maltillisempina. Näin on mahdollista myös hyödyntää työterveysyksiköiden mahdollista erityisosaamista. Esimerkiksi jos jokin työterveysyksikkö on tehnyt hyvää työtä työturvallisuuteen liittyvissä teemoissa, kannattaa sen antaa koordinoida koko organisaation työterveyden ja työturvallisuuden asioita.

Lue lisää työterveyshuollon kumppanuuden rakentamisesta aihekohtaisesti

Toimi työterveyshuollon asiakkaana kuten parhaat asiakkaasi toimivat

Monet organisaatiot ovat hioneet omat asiakasprosessinsa huippuunsa. Huomaamatta toisinaan jää, että organisaatio on itse työterveyshuollon asiakas. Osataanko omassa asiakkuudessa ottaa huomioon ne tekijät, joista omien asiakkaiden kohdalla huolehditaan? Mallintamalla oman asiakasprosessin parhaat käytännöt osaksi työterveyshuollon asiakkuutta organisaatio voi vahvistaa työterveysyhteistyötä jo olemassa olevan osaamisen kautta. Uudet toimintatavat ja tehostunut työterveysyhteistyö eivät aina tarvitse uutta, vaan pikemminkin vanhan osaamisen käyttöönottoa. Työterveyshuollon asiakkuus onkin kehittyvä yhteinen prosessi.

Lue lisää oman työterveyshuollon asiakkuuden kehittämisestä

työterveyshuolto työpaikan arjessa

työterveyshuolto työpaikan arjessa

Valmistaudu toiminnansuunnittelupalaveriin huolella

Työterveyshuollon toimintasuunnitelma on keskeinen työterveysyhteistyötäkin ohjaava dokumentti. Sen laatimiseen kannattaa panostaa ja pyrkiä hakemaan suunnitelman taustaksi kaikki mahdollinen hyödynnettävä tieto. Organisaation ja työterveyshuollon järjestelmiin syntyvän tiedon lisäksi on tärkeää pyrkiä hyödyntämään laajasti organisaation eri puolille syntynyttä kokemusta työterveyshuollon palveluista ja ajatuksia tulevaisuuden tarpeista.

Toiminnansuunnittelu on tehokkaampaa silloin, kun toimintasuunnitelmapalaveriin on valmistauduttu laajasti. Erityisesti suuressa organisaatiossa valmistautumisen toteutus on mietittävä tarkkaan. Tarvitaan yhtenäinen tapa koota eri organisaation osien näkemys työterveyshuollon palveluntarpeista sekä arvio toteutuneiden palveluiden laadusta

Lue lisää toiminnansuunnittelupalaveriin valmistautumisesta

Jaa vastuut eri palveluntuottajien kesken

Työterveyshuollolla on valtavasti osaamista, jota organisaatio voi hyödyntää toimintansa eri sektoreilla. Mikäli organisaatiolla on useita työterveyshuollon palveluntuottajia, kaikkien palveluntuottajien osallistuminen kumppanina kaikkeen organisaation työsuojelu-, työterveys- ja työhyvinvointitoimintaan ei välttämättä ole tarkoituksenmukaista. Lisäksi se tuottaa kustannuksia moninkertaisesti.

Jakamalla useiden työterveyshuollon palveluntuottajien kesken asiantuntijavastuut eri teemoista saadaan edelleen työterveyshuollon osaaminen käyttöön, mutta kustannukset pysyvät maltillisempina. Näin on mahdollista myös hyödyntää työterveysyksiköiden mahdollista erityisosaamista. Esimerkiksi jos jokin työterveysyksikkö on tehnyt hyvää työtä työturvallisuuteen liittyvissä teemoissa, kannattaa sen antaa koordinoida koko organisaation työterveyden ja työturvallisuuden asioita.

Lue lisää työterveyshuollon kumppanuuden rakentamisesta aihekohtaisesti

Toimi työterveyshuollon asiakkaana kuten parhaat asiakkaasi toimivat

Monet organisaatiot ovat hioneet omat asiakasprosessinsa huippuunsa. Huomaamatta toisinaan jää, että organisaatio on itse työterveyshuollon asiakas. Osataanko omassa asiakkuudessa ottaa huomioon ne tekijät, joista omien asiakkaiden kohdalla huolehditaan? Mallintamalla oman asiakasprosessin parhaat käytännöt osaksi työterveyshuollon asiakkuutta organisaatio voi vahvistaa työterveysyhteistyötä jo olemassa olevan osaamisen kautta. Uudet toimintatavat ja tehostunut työterveysyhteistyö eivät aina tarvitse uutta, vaan pikemminkin vanhan osaamisen käyttöönottoa. Työterveyshuollon asiakkuus onkin kehittyvä yhteinen prosessi.

Lue lisää oman työterveyshuollon asiakkuuden kehittämisestä