Organisaatiomuutos tarkoittaa työpaikan toimintatapojen uudistamista. Se on samalla oppimisprosessi, jossa opitaan pois nykyisestä kohti jotakin uutta. Muutoksen toteuttamisessa keskeistä on vuorovaikutteinen viestintä, henkilöstön osallistaminen ja erilaiset tukitoimet.

Mielekkään muutoksen periaatteisiin panostamalla voidaan

  • vähentää epävarmuutta
  • pitää työn määrä kohtuullisena
  • ylläpitää työilmapiiri hyvänä muutoksenkin aikana
  • edistää ymmärrystä muutoksista, niiden vaikutuksesta ja merkityksestä kunkin työlle
  • ylläpitää ja kehittää yksilöiden henkilökohtaisia voimavaroja ja
  • auttaa henkilöstöä sopeutumaan paremmin muutokseen.

1. Viestintä

Parhaimmillaan muutosviestintä on kahdensuuntaista ja organisaation eri tasoilla tapahtuvaa vuoropuhelua muutosprosessin etenemisestä. Organisaatiomuutoksen aikana tietoa ei voi koskaan olla liikaa. Viestinnän tavoitteena on auttaa kaikkia ymmärtämään:

  • Miksi organisaatiomuutos tehdään juuri nyt?
  • Mihin muutoksen avulla ollaan pyrkimässä?

Viestinnän tulee keskittyä kysymyksiin muutoksen merkityksestä työntekijöille ja työryhmille. Muutosprosessin aikana työntekijällä on tarve tietää, mikä on muutoksen merkitys hänelle, hänen työtehtävälleen ja työympäristölleen. Esimiehen tehtävänä on pitää keskustelu rakentavalla pohjalla ja tulevaisuuteen suuntautuvana. Vuorovaikutteinen viestintä mahdollistaa työntekijöiltä ja ryhmiltä saadun palautteen ja ideat muutosprosessin toteuttamiseen.

Työntekijät pohtivat muun muassa seuraavia kysymyksiä:

  • Mitä muutos tarkoittaa minun kannaltani?
  • Mitä muutos vaatii minulta?
  • Mitkä ovat minun mahdollisuuteni vaikuttaa muutosprosessiin?

Vinkki: Tee viestintäsuunnitelma

Viestinnän tueksi on hyvä olla organisaatiotasoinen viestintäsuunnitelma, jossa huomioidaan muutosprosessin eri vaiheet ja eri kohderyhmät. On hyvä muistaa, että saman viestin voi kertoa usealla eri tavalla. Kaikkea ei kannata kertoa kerralla, vaan viesti on pilkottava osiin. Toisaalta on asioita, joita on kerrattava useaan otteeseen. Viestintä ei ole vain johdolta tulevia tiedotteita, vaan myös kasvokkain tapahtuvaa keskustelua esimiehen kanssa, työryhmissä ja yhteisissä tilaisuuksissa sekä kysymys & vastaus -palstoja.

2. Osallistuminen

Henkilöstön osallistuminen muutosprosessin suunnitteluun ja toteuttamiseen tarkoittaa yksinkertaisimmillaan sitä, että henkilöstö tulee kuulluksi ja että heidän mielipiteensä otetaan huomioon.

Henkilöstön osallistuminen muutosprosessiin ja mahdollisuus vaikuttaa siinä tehtäviin päätöksiin varmistaa sitoutuneen henkilöstön ja toimivan organisaation muutosprosessin jälkeenkin.Jos henkilöstöä ei osallisteta, työntekijät helposti kokevat, ettei heillä ole mahdollisuuksia vaikuttaa ja että asiat vain päätetään hänen puolestaan.

Henkilöstön osallistuminen muutosprosessin aikana riippuu sekä muutoksen laadusta että organisaation koosta. Isossa organisaatiossa johto ei voi henkilökohtaisesti kuulla kaikkia. Tällöin on tärkeä varmistaa, että kaikki tulevat kuulluksi esimiehensä, työntekijöiden edustajan tai henkilöstöhallinnon edustajan kautta. Yksi mahdollisuus on hyödyntää erilaisia digitaalisia sovelluksia, kuten verkkokyselyt ja keskustelupalstat.

Parhaimmassa tapauksessa organisaatiomuutoksessa

  • jokainen pystyy vaikuttamaan omaan rooliinsa tulevassa organisaatiossa
  • jokainen voi tuoda esiin oman osaamisensa ja tarttua rohkeasti tilaisuuksiin, joita on tarjolla
  • työryhmät osallistuvat tarvittavan osaamisen ja työn organisoinnin suunnitteluun
  • esimiehet osallistuvat muutoksen suunnitteluun ja toteuttamiseen ainakin oman ryhmänsä osalta.

Vinkki: Kokoa muutostukiryhmä

Muutoksen toteuttamisen tueksi ja osallistumisen mahdollistamikseksi voidaan koota muutostukiryhmä, jonka tehtävänä on suunnitella ja tukea muutoksen toteutumista koko prosessin ajan. Muutostukiryhmän avustuksella saadaan huomioitua työntekijöiden näkemykset ja ideat muutoksen toteutukseen.

3. Tukitoimet

Johdon ja henkilöstöhallinnon tehtävänä on muutoksen aikana ja sen jälkeen organisoida tukea työntekijöille, työryhmille ja esimiehille.

Organisaation tarjoama tuki prosessin eri vaiheissa auttaa henkilöstöä sopeutumaan muutokseen. Erityisesti esimiesten tukeminen on tärkeää, sillä he ovat usein uudessa ja haastavassa tilanteessa sekä muutosprosessin toteuttajina että sen kohteina. Tukea tarvitsevat myös henkilöstön edustajat, sillä he ovat taho, jonka puoleen työntekijät usein kääntyvät muutosprosessin aikana.

Tuki voi olla esimerkiksi

  • viestintää muutoksen syistä ja tavoitteista
  • valmennusta kohdata muutosprosessin aiheuttamat tunteet
  • koulutuksia ja kursseja osaamisen kehittämiseksi
  • mentorointia muutosjohtajuuden kehittämiseksi uusille esimiehille
  • yhteisiä tilaisuuksia niin tunteiden tuulettamiseksi kuin uusiin työntovereihin tutustumiseksi
  • riskien arviointia niin muutosprosessin seuraamusten arvioimiseksi kuin uusien työtapojen turvallisuuden varmistamiseksi.

Tuen muodot ja tuen tarve vaihtelevat, joten on hyvä selvittää, millaista tukea koetaan tarvittavan. Tuen avulla mahdollistetaan työn tekeminen muutoksen aikana ja uudessa organisaatiossa. Se saattaa vaatia tukimuotoina mm. koulutuksia uusista työtavoista, tutustumista uusiin kollegoihin ja esimiehiin, uusien sidosryhmäsuhteiden rakentamista ja oman itsen kehittämistä. Tukea on kuitenkin mahdollista antaa ja saada, eikä sitä pidä jättää käyttämättä.

Mistä tukea voi saada?

Organisaation omien resurssien lisäksi on toisinaan hyvä kääntyä ulkopuolisten tahojen puoleen. Esimerkiksi työterveyshuolto voi tarjota erilaisia tukimuotoja kuten kriisitukea yksilöille, esimiesten koulutusta. Keskustelu on hyvä tuen muoto ja voi olla hyvä järjestää jokaiselle mahdollisuus keskusteluun työterveyshuollon asiantuntijan kanssa. Jo pelkkä tietoisuus siitä, että keskustelu on mahdollista käydä, voi auttaa jaksamisessa, oli sitten kyseessä johdon tai henkilöstön edustaja.

Tukea voi saada myös esimerkiksi

  • työterveyshuollosta (kriisi- ja keskustelutukea yksilöille, valmennusta esimiehille)
  • työ- ja elinkeinotoimistoilta, ammattijärjestöistä ja konsulteilta (koulutusta uuden työpaikan etsimiseen ja hakuprosessiin),
  • yksityisiltä eläkelaitoksilta (tietoa palveluista, ammatillisesta kuntoutuksesta, eläkemahdollisuuksista),
  • kirkolta ja mielenterveyden tukipalveluista (keskustelutukea).

Esimerkki

Esimies oli käynyt työterveyshuollossa ja samalla kertonut lääkärille tulevasta roolistaan organisaatiomuutoksessa. Hän empi, kuinka jaksaisi oman ryhmäläisten kohdalle osuvien irtisanomisten hoitamisen. Esimies sai lähetteen työterveyspsykologille. Myöhemmin esimies kertoi, että jo pelkkä tietoisuus siitä, että hänellä oli mahdollisuus tarvitessaan käydä keskustelemassa työterveyspsykologin kanssa, auttoi häntä valmistautumaan paremmin irtisanomiskeskusteluihin. Hänellä oli mahdollisuus saada apua, jos ei yksin jaksaisi.

Työterveyshuolto kannattaakin ottaa alusta alkaen muutoksen yhteistyökumppaniksi esimerkiksi kutsumalla heidät osallistumaan muutostyöryhmään.