Muutoksen aikana voidaan käyttää tukena myös työpaikan ulkopuolisia toimijoita: työterveyshuoltoa, työ- ja elinkeinotoimistoja, konsultteja ja eläkelaitoksia.

Organisaation johto

Johdon tehtäviin kuuluvat päätösten tekeminen ja vastuu muutosprosessin toteuttamisesta. Organisaatiomuutos tarvitsee ”kasvot” eli henkilö, jonka puoleen voi kääntyä. Johdon tai nimetyn muutosjohtajan rooli on olla tämä henkilö. Johto voi edistää henkilöstön sitoutumista parhaiten olemalla itse esimerkkinä.

Johtajat voivat muun muassa

  • osoittaa itse sitoutumista muutokseen
  • panostaa siihen, että muutokseen sitoutuneita ja sen puolestapuhujia eli niin sanottuja muutosagentteja on organisaatiossa riittävästi
  • pitää muutoksen tavoitteet muutosprosessin aikana selkeinä mielessään ja kertoa, jos tavoitteita pitää jostain syystä tarkistaa
  • malttaa antaa aikaa ja resursseja riittävästi muutokseen
  • viestiä koko muutoksen ajan riittävästi eri kohderyhmille
  • kertoa riittävän useasti muutoksen aikana muutoksen etenemisestä, mahdollisista viivästyksistä ja kerrata aikatauluja, asettaa välietappeja sekä
  • huomioida ja palkita muutoksen onnistumisesta.

Johdon pitää sitoutua viestintään kokoaikaisesti ja oikea-aikaisesti, jotta muutos voidaan toteuttaa onnistuneest. Luottamusta, kokemusta oikeudenmukaisuudesta ja sitoutumista syntyy vain hyvällä viestinnällä, jossa hyviä keinoja ovat tiedon jakaminen ja keskustelut ihmisten kanssa.

Oleellista sitoutumisessa muutokseen ja siinä onnistumisessa on tiedon jakaminen mahdollisimman varhain. Jo muutoksen käynnistymishetkellä pitää olla yhteinen näkemys tulevan muutoksen tavoitteista, eikä tiedottamista saa tapahtua ensi kertaa vasta sitten, kun muutosta jo tehdään.

Esimies

Esimiesten rooli muutoksessa on vaativa. Esimiestyö työllistää muutoksen aikana tavallista arkipäivää enemmän. Tämä vaatii esimieheltä tarkempaa ajankäytön suunnittelua, sillä perustehtävistä ja muutosprosessin etenemisestä on huolehdittava samanaikaisesti.

Vaikka vain osa esimiehistä on varsinaisesti mukana muutoksen suunnittelussa, muutosprosessi työllistää silti kaikkia esimiehiä: heidän täytyy pitää oma työryhmänsä perustehtävässä, keskustella muutoksesta henkilöstön kanssa, katkaista huhuilta siivet ja puuttua mahdollisesti ilmaantuviin ilmapiiriongelmiin.

Osa muutoksen aikana eteen tulevista tilanteista voi olla uusia ja sisällöltään haastavia kokeneellekin esimiehelle. Lisäksi esimiehet itse ja heidän työtehtävänsä saattavat olla samalla tapaa muutoksen kohteena kuin kenen tahansa työntekijän työ.

Esimiehille on taattava sekä oman esimiehen että henkilöstöhallinnon tuki koko prosessin ajaksi. Esimerkiksi muutoksista kertominen on haastavaa, sillä esimiehille tiedotetaan muutoksesta yleensä hetkeä ennen tai vasta samaan aikaan kuin henkilöstölle. Esimiesten on kuitenkin heti ensimmäisen virallisen tiedotustilaisuuden jälkeen oltava valmiina vastaamaan työntekijöidensä kysymyksiin ja kyettävä ottamaan oikeanlaisesti vastaan erilaisia tunnereaktioita.

Esimiehen tärkeimpiä tehtäviä muutoksessa on

  • työryhmän energian suuntaaminen keskeisiin tekemisiin
  • jatkuva viestintä
  • muutoksesta keskusteleminen ja
  • läsnä oleminen.

Henkilöstöhallinto

Henkilöstöhallinnon asiantuntijat vastaavat muutosprosessin käytännön etenemisestä ja sen arvioinnista ja seurannasta. Henkilöstöhallinnosta organisoidaan tarvittaessa yhteistoimintaneuvottelut sitten, kun tiedetään tarkemmin millaisista muutoksista on kyse.

Henkilöstöhallinnon on huolehdittava henkilöstön tasavertaisesta ja oikeudenmukaisesta kohtelusta ja työlainsäädäntöjä noudattavista toimintatavoista kaikilla organisaation tasoilla koko muutosprosessin ajan.

Vinkki: Tutustu Finlexin ja eri etujärjestöjen internet-sivuihin, niiltä löytyy paljon tietoa työsuhteisiin liittyvistä asioista, esimerkiksi tietoa yhteistoimintalaista.

Esimiesten (keskijohto, linjajohto) tukeminen on yksi henkilöstöhallinnon tärkeistä panostuksen kohteista muutoksen aikana. Esimiehet tarvitsevat yksittäisten työntekijöidensä kanssa toimiessaan sekä henkistä että ammatillista apua koko muutoksen ajan.

Vinkki: Esimiesten tueksi on paljon erilaisia opaskirjoja, joita löytyy mm. Valtiokonttorilta.

Henkilöstöhallinto keskittyy paitsi koko muutosprosessin hallintaan myös erityisesti yksilöiden työllistettävyyden parantamiseen ja edistämiseen. Työntekijöitä autetaan työtehtävien ja tarvittaessa uusien työpaikkojen kartoittamisessa sekä talon sisältä että ulkoa koko prosessin ajan. Henkilöstöhallinnon asiantuntijan on muistettava huolehtia myös omasta jaksamisestaan muutosprosessin aikana.

Vinkki: Tutustu TE-keskusten tukeen henkilöstön vähentämis- ja muutostilanteissa sekä koulutusmahdollisuuksista. Eläkelaitoksilta saa tietoa ammatillisesta kuntoutuksesta.

Henkilöstön edustajat

Organisaatiomuutoksissa työntekijöiden edustajien eli työsuojeluvaltuutettujen, työsuojeluasiamiesten, luottamusmiesten ja luottamusvaltuutettujen tehtävänä on edustaa työntekijöitä ja heidän näkemyksiään, mutta myös tukea heitä muutosprosessin aikana.

Organisaatiomuutokset ovat haastavia tilanteita myös henkilöstön edustajille, aivan kuten ne ovat haastavia esimiehille, vaikka asema työpaikalla on eri. Henkilöstölle molemmat tahot edustavat henkilöitä, joiden puoleen voi kääntyä saadakseen tietoa ja keskustellakseen muutoksesta ja siihen liittyvistä kysymyksistä ja tunteista.

Työntekijöiden edustajat varmistavat osaltaan, että muutosprosessi toteutetaan tasa-arvoisesti ja oikeudenmukaisesti. Heidän tehtävänsä on:

  • toimia tiedon välittäjinä
  • kuunnella työntekijöiden näkemyksiä
  • tukea työntekijöitä sekä
  • neuvoa ja auttaa työntekijöitä työsuhteeseen liittyvissä kysymyksissä.

Työntekijöiden edustajat tarvitsevat tukea tehtäviensä hoitamiseen muutosprosessin aikana. Tukea voivat tarjota esimerkiksi vertaisryhmät ja ammattiliitto. Keskeistä on myös hyvä yhteistyö työpaikan muiden toimijoiden kanssa.

Työyhteisö

Työntekijät ja työryhmät eivät ole vain passiivisia muutoksen kohteita ja muutokseen sopeutujia vaan aktiivisia osallistujia. Muutostilanteessa syntyy paljon työn tekemiseen ja mielekkyyteen liittyviä kysymyksiä, koska yksilö pyrkii pitämään jatkuvasti yllä eheää ja positiivista kokemusta itsestään ja omasta työstään.

Muutostilanne kyseenalaistaa tämän eheyden ja syntyy kysymyksiä:

  • Miksi työni tarvitsee muuttua?
  • Miksi emme voi jatkaa niin kuin ennenkin?

Työpaikoilla työskennellään yleensä erilaisissa ryhmissä (osastoissa, tiimeissä, projekteissa). Myös ryhmän on hyvä yhdessä käsitellä muutosta ja siitä aiheuttavia muutoksia ryhmän toimintaan.

Vuoropuhelu johdon kanssa muutoksesta ja palautteen antaminen johdolle on henkilöstölle muutosprosessiin vaikuttamista. Työn uudelleen organisoinnin tai uudella tavalla tekemiseen tarvitaan erilaisia organisaation sisäisiä kehittämisryhmiä. Työntekijät osallistuvat näin muutoksen vakiinnuttamiseen, mikä osaltaan auttaa heitä sitoutumaan muuttuneeseen organisaatioon, työtehtäviin tai toimintatapoihin. Yksittäinen työntekijä ja jokainen ryhmä voi siis tehdä paljonkin oman asemansa ja tulevien työtehtävien ja -roolien selkeyttämiseksi.