Työn tekemisen tavat organisaatiossa ovat voineet kehittyä eri tahtiin tai eri suuntiin. Osa työtavoista voi olla vanhentuneita, osassa puolestaan voi olla innovatiivisen uuden toiminnan alku.

Kun pulmia ja häiriötä peilataan työn kokonaisuuteen, saatetaan havaita, että kehittämistarvetta on monessa asiassa. Yksittäistä ohjetta tai työtapaa kehittämällä häiriö mahdollisesti vain siirtyy muualle.

Milloin pulmat kertovat laajemmasta kehittämistarpeesta?

Kaikki pulmat tai häiriöt eivät kerro laajemmasta ongelmasta. Monesti asia kannattaa vain ratkaista ja siirtyä eteenpäin.

Silloin, jos jokin pulma, häiriö tai ongelma toistuu usein tai jos ilmenee aivan uudenlaisia pulmia, kannattaa pysähtyä hetkeksi analysoimaan ongelmia ja niiden syitä tarkemmin.

Alkuun pääset pitämällä kirjaa häiriöistä. Jo muutaman päivän tai viikon häiriöpäiväkirja voi auttaa ratkomaan ongelmia.

Hyödyntäkää pulmia kehittämisessä

1. Kirjatkaa ongelmallisia tilanteita työssä esimerkiksi viikon ajan.

2. Käsitelkää 1 -2 ongelmallista tilannetta kerrallaan, esim. viikkopalaverissa:
Miten ongelma ilmeni arjessa? Miten ratkaistiin kyseisellä kerralla? Mistä laajemmasta organisaatiotason ilmiöstä ongelma mahdollisesti kertoo? Miten työyhteisö voi toimia, jotta vastaavat ongelmat vähenisivät jatkossa?

3. Sopikaa miten kokeilette uutta toimintatapaa.

4. Sopikaa milloin palaatte asiaan. Arvioikaa kokeilua työntekijän, työyhteisön ja organisaation näkökulmasta. Kehittäkää toimintatapaa yhdessä eteenpäin ja miettikää miten se leviää työyhteisössä.

Analysoikaa pulmia pohtimalla näitä kysymyksiä

  • Onko kysymyksessä uusi ongelma vai ns. ikuisuusongelma?
  • Harvinainen vai toistuva ongelma?
  • Lähinnä omaa työtä vai myös muiden työtä koskeva ongelma?
  • Omin voimin ratkaistava vai usean yksikön tai ammattiryhmän yhteistyössä ratkaistava ongelma?

Jäsentäkää pulmia nelikentän avulla

Kirjoittakaa pulmatilanteita liimalapuille ja sijoittakaa laput nelikenttään sen mukaan ovatko ne tuttuja niin sanottuja ikuisuusongelmia vai uudenlaisia pulmia.

Entä esiintyvätkö pulmat harvoin, vai ovatko ne toistuvia tai jopa lisääntyviä? Erityisesti uudenlaiset, viime aikoina lisääntyneet pulmat voivat kertoa siitä, että jokin toiminnassa, asiakkaan tarpeissa, työvälineissä tai muussa työhön vaikuttavassa tekijässä on muuttunut, ja että tarvitaan erityisiä kehitystoimia.

Nelikentän osat voi nimetä uudelleen omalle työyhteisölle sopiviksi. Toinen ulottuvuus voi kuvata esimerkiksi sitä, liittyykö ongelma työryhmän sisäiseen yhteistyöhön, vai yhteistyöhön muiden yksiköiden tai asiakkaan kanssa.

Kun pulmatilanteet sijoitetaan yhdessä nelikenttään, voi samalla keskustella ja pohtia niiden syitä ja mahdollisia ratkaisuja.

Alla esimerkki nelikentästä, jonka voit myös ladata käyttöösi.
>> Nelikenttä (pdf)