Työpaikoilla sisäilma-asioihin liittyviä tehtäviä kuuluu yleensä useille eri toimijoille kuten esimiehille, kiinteistön omistajalle, työsuojelun edustajille sekä työterveyshuollon edustajille.

Työnantajan toimintaa työpaikkojen sisäympäristöongelmien ehkäisemisessä ja ongelmien ratkaisemisessa ohjaa ja velvoittaa Suomen lainsäädäntö. Laki velvoittaa, että työnantaja jatkuvasti seuraa työpaikan olosuhteita terveellisyyden ja turvallisuuden näkökulmasta.

Työnantajan velvollisuus on arvioida ja poistaa työhön liittyviä haittoja ja vaaroja

Työnantajan on hyvä ohjeistaa, mitä tilojen oikea käyttö tarkoittaa. Ohjeet voivat sisältää neuvoja muun muassa sisustuksesta, kalusteiden ja viherkasvien sijoittelusta sekä yleisestä järjestyksestä työtiloihin liittyen, muun muassa tilojen siivottavuuden varmistamiseksi.

Tilojen käyttäjät ovat omalta osaltaan vastuussa tilojen oikeasta käytöstä. Tiloja tulee käyttää suunnitellussa käyttötarkoituksessa ja annettujen ohjeiden mukaan.

Tiloissa työskentelevä työntekijä on velvollinen ilmoittamaan esimiehelleen (tai muulle henkilölle annettujen ohjeiden mukaan) havaitsemistaan haitoista ja puutteista sisäympäristöön liittyen.

Työnantajan vastuulla on, että tilojen käyttäjät tuntevat sisäympäristöongelmien haittailmoitusmenettelyn ja keskeiset toimintatavat ongelmien ratkaisemisessa. Koska tilojen käyttäjät tekevät päivittäin havaintoja työympäristöstään, on tärkeää, että heidät on perehdytetty haittailmoitusmenettelyyn. Näin mahdollisiin sisäympäristöongelmiin voidaan puuttua ripeästi.

Haittailmoituksen saatuaan tai haitan havaittuaan työnantajan on ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin turvatakseen työntekijöille terveelliset ja turvalliset työskentelyolot. Mikäli haitta- tai vaaratekijöitä ei voi poistaa, on työnantajan hankittava työterveyshuollon arvio haitan tai vaaran merkityksestä työntekijän terveydelle.

Sisäympäristöongelmien syyt ja rakennuksen kunto on aina selvitettävä riittävän luotettavasti ja kattavasti. Jos työnantajalla ei ole riittävää asiantuntemusta ongelmien selvittämiseen, on hänen käytettävä ulkopuolisia asiantuntijoita. Sisäilmaryhmä-toimintamalli toimii hyvin perustana ongelmien ratkaisemisessa ja työnantajan edustaja toimii usein ryhmän puheenjohtajana.

Kiinteistön omistaja on usein joku muu kuin tiloissa toimiva yritys tai työpaikka. Kiinteistön omistajalla on aktiivinen rooli sisäilmaryhmässä kiinteistön tietojen kokoamisessa, analysoinnissa ja luovuttamisessa sekä selvittämiseen ja erilaisten toimenpiteiden toteuttamiseen liittyen. Kiinteistön omistaja voi toimia myös sisäilmaryhmän puheenjohtajana kiinteässä yhteistyössä työnantajan edustajan kanssa.

Kiinteistön omistajan vastuu rakennuksen kunnosta ja sitä kautta sisäympäristöongelmista on kirjattu maankäyttö- ja rakennuslakiin. Maankäyttö- ja rakennuslaki edellyttää, että rakennus täyttää terveellisyyden, turvallisuuden ja käyttökelpoisuuden vaatimukset (MRL 166 §).

Terveydensuojelulain (1237/2014, laki terveydensuojelulain muuttamisesta 27 §) mukaan haitan poistamisesta vastaa rakennuksen omistaja, jos haitta aiheutuu asuinhuoneiston tai muun oleskelutilan rakenteista, eristeistä tai rakennuksen omistajan vastuulla olevista perusjärjestelmistä. Jos terveyshaitta aiheutuu kuitenkin asunnon tai muun oleskelutilan käytöstä, joka ei ole tavanomaista, terveyshaitan poistamisesta vastaa asunnon tai muun oleskelutilan haltija.

Työsuojelupäälliköllä on yleensä merkittävä rooli yhteisistä toimintatavoista sovittaessa, niistä viestittäessä ja koulutuksien järjestämisessä.

Työterveyshuollon rooli on erityisen keskeinen silloin, kun työntekijöillä on sisäilman laatuun liittyviä oireita. Työterveyshuolto tukee ongelmaratkaisuun tähtäävää päätöksentekoa ja viestintää työpaikalla

Työterveyshuolto edustaa tehtävässään terveydenhuollon asiantuntemusta työpaikalla ja sen tulee kyetä toimimaan yhteistyössä työpaikan ja ongelmaa selvittelevien ja siihen ratkaisuja hakevien muiden asiantuntijatahojen sekä viranomaisten kanssa. Tässä työssä työterveyshuollolle on tärkeää tuntea ennen kaikkea oma tehtäväkenttä, keinot ja mahdollisuudet.

Kunnan terveydensuojeluviranomainen voi velvoittaa kiinteistön omistajaa ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin silloin, kun haitan aiheutumisen katsotaan olevan kiinteistön omistajan vastuulla.

Työsuojeluviranomainen voi puolestaan velvoittaa työnantajaa ryhtymään toimenpiteisiin haitan selvittämiseksi, poistamiseksi tai rajoittamiseksi. Työsuojeluviranomainen ei voi velvoittaa kiinteistön omistajaa ryhtymään toimenpiteisiin.