Osallistavassa viestintäprosessissa kaikki osapuolet saavat äänensä kuuluviin ja tulevat kuulluiksi. Kun puhutaan terveyteen liittyvistä riskeistä, myös tunteet ovat pelissä mukana ja joskus voidaan ajautua ristiriitoihin. Tunteiden ja erimielisyyksien sivuuttaminen voi tuntua helpolta ratkaisua, mutta niitä välttelemällä joudutaan helposti yhä vaikeampiin tilanteisiin.

Laadi sisäilma-viestintäsuunnitelma

Sisäilmasto-ongelman hoitamiseksi on toimintasuunnitelman osaksi hyvä laatia viestintäsuunnitelma. Viestinnän huolellinen suunnittelu säästää varmimmin turhilta peloilta, huhumyllyltä ja työyhteisön kuohunnalta. Viestinnässä tarvitaan koko sisäilmaryhmän moniammatillista osaamista. Tärkeä periaate on, että ryhmä sopii viestinnän sisällöt ja pelisäännöt yhteisesti.

Viestintää tulisi tarkastella neljästä näkökulmasta:

  1. Miten saada tarvittavaa tietoa tilan käyttäjiltä sisäilmaryhmälle?
  2. Mistä asioista, missä vaiheessa ja millä tavalla sisäilmaryhmän tieto tulisi välittää tilankäyttäjille?
  3. Miten vahvistaa ongelmatilannetta hoitavan sisäilmaryhmän sisäistä tiedonkulkua ja viestintää?
  4. Miten huomioida ulkoinen viestintä ja tiedotusvälineet?

Viestintää suunniteltaessa on hyvä pitää mielessä seuraavat periaatteet:

  • Rakenna ja ylläpidä luottamusta.
  • Viestintä ei ole pelkästään tiedon välittämistä, vaan vastavuoroista tietojen, näkemysten ja kokemusten vaihtamista.
  • Kunnioita tilan käyttäjien kokemusta ja huolta, vaikka se joskus tuntuisikin suhteettoman suurelta.
  • Kuuntele, osoita välittämistä ja myötätuntoa.
  • Jos huoli on suuri tai kuohunta voimakasta, vuorovaikutteiset viestinnän keinot ovat välttämättömiä.
  • Tunnista kaikki viestinnän kohderyhmät ja heidän tiedontarpeensa – räätälöi viestisi kohderyhmän mukaan ja käytä selkeää arkikieltä.
  • Ole rehellinen, kerro mitä tiedetään ja mitä ei tiedetä, kerro huonot uutiset salailematta.
  • Rakenna viestisi ratkaisukeskeisesti ja osoita sitoutuvasi tilanteen korjaamiseen.
  • Pidä tilan käyttäjät ajan tasalla – viesti aina kun tapahtuu ja silloinkin kun mitään ei näytä tapahtuvan mutta taustalla tehdään työtä ongelman ratkaisemiseksi.
  • Tee onnistunut sisäilmasto-ongelman ratkaisu seurannan ja arvioinnin avulla näkyväksi.