Kommunikation i frågor gällande inomhusluft

Kommunikation avseende byggnaden ska vara en del av den normala verksamheten på arbetsplatsen. Kommunikationssätten och kommunikationskanalerna bör överenskommas och fastställas. På så sätt ökar förtroendet för byggnadens ägare och arbetsgivaren, även i problematiska situationer.  

I en inkluderande kommunikationsprocess kan alla parter göra sina röster hörda och bli hörda. När det gäller hälsorelaterade risker är också känslor inblandade och ibland kan konflikter uppstå. Att ignorera känslor och meningsskiljaktigheter kan verka som en enkel lösning, men att undvika dem kan lätt leda till ännu svårare situationer.

En kommunikationsplan bör upprättas för att hantera problem med inomhusluften. Omsorgsfull kommunikationsplanering är det bästa sättet att gardera sig mot onödig rädsla, rykten och oro i arbetsgemenskapen. Kommunikationen kräver multiprofessionell expertis hos hela inneluftsgruppen. En viktig princip är att gruppen tillsammans kommer överens om kommunikationens innehåll och spelreglerna. 

Kommunikationen bör ses ur fyra perspektiv: 

1. Hur kan inneluftsgruppen få fram nödvändig information från lokalanvändarna?  
2. Vilka frågor bör inneluftsgruppen informera användarna om, i vilket skede och på vilket sätt?  
3. Hur kan man förbättra den interna informationen och kommunikationen inom inneluftsgruppen som hanterar problemet?  
4. Hur sköter man kommunikationen utåt, med medierna?  

Vid utformningen av kommunikationen bör följande principer beaktas: 

• Bygg upp och bevara förtroendet.  
• Kommunikation handlar inte bara om informationsförmedling, utan också om ett ömsesidigt utbyte av åsikter och erfarenheter.  
• Respektera upplevelsen och oron hos användarna av utrymmet, även om den ibland känns oproportionerlig.  
• Lyssna, visa omtanke och medkänsla.  
• Om oron är stor är det nödvändigt med interaktiva kommunikationsmedel.  
• Identifiera alla kommunikationsmålgrupper och deras informationsbehov – skräddarsy ditt budskap efter målgruppen och använd ett tydligt vardagsspråk.  
• Var ärlig, berätta vad du vet och vad du inte vet, berätta de dåliga nyheterna utan att dölja något.  
• Presentera ditt budskap på ett lösningsorienterat sätt och visa ditt engagemang för att åtgärda situationen.  
• Håll lokalanvändarna informerade – informera alltid när något händer, även när inget verkar hända men arbetet pågår i bakgrunden för att lösa problemet.  
• Be kommunikationspersonalen i din organisation om hjälp, de har tillgång till alla kommunikationskanaler i din organisation.  
• Lyft upp framgångsrik lösning av problem med inomhusluften genom uppföljning och utvärdering.