Monitilatoimistot eroavat avotoimistoista siten, että avoimen tilan lisäksi tarjolla on myös muita tiloja eri tehtäville. On nimettyjä tai nimeämättömiä työpisteitä, hiljaisia tiloja keskittymistä vaativille yksilötehtäville, neuvottelutiloja yhteistyölle ja vapaamuotoisia kohtaamispaikkoja. Lisäksi tarvitaan äänieristettyjä tiloja puheluille ja taukotiloja palautumiseen.
Avotoimistojen ongelmat liittyvät usein siihen, että samassa avoimessa tilassa yritetään tehdä monia erilaisia työtehtäviä samaan aikaan, mistä syntyy häiriöitä muille työntekijöille. Monitilatoimiston käytön ideana on, että työntekijä voi joustavasti valita itselleen ja työtehtävälleen sopivan paikan. Työntekijä voi vaihtaa paikkaa työtehtävän, tilanteen ja tarpeen mukaan työpäivän tai työviikon aikana. Esimerkiksi samassa projektissa työskentelevien henkilöiden yhteistyö voi helpottua, kun he sijoittuvat lähekkäin.
Henkilöstölle mahdollisuus työtilan ja työpisteen valintaan tarjoaa vaihtelevuutta ja monipuolisuutta. Kyse ei ole pelkästään tilamuutoksesta, vaan laajemmasta organisaation ja työn kehittämisestä.
Tutkimustieto valottaa monitilatoimiston hyötyjä ja haittoja
Tutkimukset osoittavat, että henkilöstön kokemukset monitilatoimistojen toimivuudesta ovat vaihtelevia ja ne eroavat työn sisältöjen mukaan. Monitilatoimistot soveltuvat parhaiten sellaiseen tietotyöhön, joka ei ole sidoksissa tiettyyn paikkaan ja aikaan ja jossa ei tarvita kiinteitä laitteita. Monitilatoimistojen vaikutuksista työsuoritukseen ja hyvinvointiin puuttuu kuitenkin tieteellistä näyttöä, ja siksi aiheesta tarvitaan tutkimusta.
Tutkimuksissa raportoituja monitilatoimistojen hyötyjä ovat tila- ja kustannussäästöt sekä työtilojen turvallisuus, viihtyisyys ja esteettisyys. Myönteisiä tuloksia henkilöstön kannalta ovat vuorovaikutuksen helppous, työtovereiden tavoitettavuus, yhteisöllisyyden kokemus, tiedonkulun sujuvuus sekä yhteistyö yksiköiden sisällä ja välillä.
Monitilatoimistoissa havaittuja haittoja ovat työrauhan ja yksityisyyden puutteet sekä keskeytykset. Ne liittyvät tyypillisesti puheääniin läheisistä työpisteistä. Näitä pulmia voi tulla, jos akustiikka ei ole kunnossa, vetäytymistiloja ei ole tarpeeksi tai työpisteet ovat liian lähellä toisiaan.
Työ- ja säilytystilojen riittämättömyys voi haitata työskentelyä, jos työssä tarvitaan suuria näyttöjä, piirustuksia tai paljon kirjoja. Vapaan tilan etsiminen ja siirtymiset työpisteestä toiseen sekä mobiiliteknologian puutteet haittaavat työskentelyä, jos tietoliikenneyhteydet katkeavat tai ohjelmat kaatuvat.
Toimivan monitilaratkaisun löytyminen edellyttää työn analyysiä
Monitilatoimistot tulee suunnitella organisaation ja sen henkilöstön toiminnan, työprosessien ja työtehtävien vaatimusten mukaisesti. Työtilojen suunnittelussa tarvitaan työn analyysiä, jotta voidaan huomioida eri henkilöstöryhmien työn vaatimukset ja tilatarpeet. Työn analyysi tarkoittaa esimerkiksi sen selvittämistä, kuinka usein toimistossa työskennellään, miten ja keiden kanssa yhteistyötä tehdään ja kuinka paljon keskittymistä vaativia tehtäviä työhön sisältyy.
Asiantuntijatyössä tulee varmistaa, että keskittymistä vaativille tehtäville on työrauhaa tukevat tilat. Työtiloja voidaan rauhoittaa esimerkiksi jakamalla tiloja eri vyöhykkeisiin, kuten julkiseen, puolijulkiseen ja yksityiseen vyöhykkeeseen. Työrauhaa voidaan edistää työpisteiden sijoittelulla, kulkureittien suunnittelulla ja akustisilla ratkaisuilla. Äänieristettyjä tiloja pitää olla riittävästi, ja ne tulee sijoittaa siten, että niihin on helppo siirtyä.
Yhteiset tavoitteet ja pelisäännöt auttavat
Tutkimusten mukaan työympäristömuutoksessa onnistumista edistävät yhteiset tavoitteet, johdon sitoutuminen, selkeät roolit ja vastuut, henkilöstön osallistuminen ja vaikutusmahdollisuudet suunnitteluun sekä aktiivinen viestintä. Onnistuneen lopputuloksen kannalta on oleellista, että käyttäjälähtöinen tieto hyödynnetään suunnittelussa ja päätöksenteossa.
Yhdessä sovitut pelisäännöt ja niiden noudattaminen edistävät uusien tilojen tarkoituksenmukaista käyttöä ja sujuvaa työskentelyä. Parhaimmillaan organisaatiossa kehitetään työtä ja työtiloja rinnakkain. Tavoitteena tulee olla terveelliset, turvalliset ja henkilöstön hyvinvointia edistävät tilaratkaisut.
Aiheesta lisää:
Kommentointi