Operating model for occupational health cooperation that supports mental health

• Jos työpaikkanne on iso, päättäkää ensin yksikkö/ammattiryhmä/työntekijäporukka, jota toimintamallin käyttöönotto koskee. Kuormitustekijät voivat olla erilaisia eri yksiköissä, toimialoilla ja työtehtävissä, jolloin myös suunniteltavat toimenpiteet eroavat. Sama toiminta ei välttämättä sovi kaikille.
• Ottakaa työryhmään mukaan työntekijöiden edustus.
• Kutsukaa työryhmään mukaan työterveyshuoltonne edustaja, esimerkiksi työterveyshoitaja.
• Pitäkää työryhmän kokoonpano napakkana (noin 3–8 henkilöä). Tarkistakaa työryhmän kokoonpano, kun suunnittelette toimenpiteitä – keitä tarvitaan mukaan, keitä suunniteltava toiminta koskee? 

• Sopikaa puheenjohtajuudesta. Tapaamisten puheenjohtajana toimii yleensä työryhmän koollekutsuja, eli työpaikan edustaja. Puheenjohtaja huolehtii tapaamisen aikataulusta, etenemisestä ja osallistujien osallistamisesta. Puheenjohtaja huolehtii myös siitä, että tapaamisissa pysytään asiassa.
• Sopikaa, kuka kirjaa sovitut asiat ylös työpohjaan.
• Tallentakaa työpohja yhteiseen paikkaan, jonne kaikilla työryhmän jäsenillä on pääsy. Silloin kaikki voivat täydentää pohjaa tapaamisten välillä.
• Työryhmän jäsenten on tärkeää valmistautua tapaamisiin. Niihin tuotavaa tietoa on hyvä analysoida etukäteen, jotta tapaamisaika ei kulu esimerkiksi tilastojen läpikäyntiin. Tapaamisiin tuodaan oleellinen tieto ja johtopäätökset esimerkiksi sairauspoissaoloista tai työhyvinvointikyselyjen tuloksista.
• Varsinkin ensimmäinen tapaaminen on tärkeä, kun luodaan yhteistä tilannekuvaa. Mitkä ovat tämän työpaikan keskeisimmät mielenterveyden tuen tarpeet? Mitä haasteita on? Mitä yhteisellä toiminnalla halutaan saavuttaa?
• Tapaamisia tarvitaan yleensä 2–4, jotta kaikki vaiheet tulevat läpikäytyä. Yhteen tapaamiseen kannattaa varata aikaa noin kaksi tuntia. Ne voivat toteutua joko läsnä- tai etätapaamisina.
• Kahden viimeisen vaiheen välissä on aika, jolloin työterveysyhteistyössä toteutetaan sovittuja toimenpiteitä. Tämän ajan pituus vaihtelee sen mukaan, mitä yhteistyössä suunniteltua toimintaa halutaan lähteä toteuttamaan.
• Sopikaa myös yhteisestä seurannasta ja toimenpiteiden vaikutusten arvioinnista.  

• Kirjatkaa tapaamisissa suunnitellut asiat työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan tai liittäkää täytetty työpohja toimintasuunnitelman liitteeksi.
• Toimintamalli voidaan ottaa käyttöön myös muissa yksiköissä tai työntekijäryhmissä sen jälkeen, kun sitä on ensin kokeiltu yhdessä yksikössä tai työntekijäryhmässä.  

Collect information from the workplace

• From the risk assessment, select the psychosocial factors that may cause a harmful workload to employees (survey and assessment of hazards at work).
• Identify the resource factors of work that can motivate the employee, promote the smooth running of the work, alleviate the harmful effects of work requirements and/or increase work engagement, i.e. positive experiences related to work.
• Make use of other information accumulated at the workplace that affects mental health and the smoothness of work.

Collect information from occupational healthcare

• From the workplace survey, select resource factors and psychosocial workload factors that may cause harmful strain for employees.
• Also make use of other information and data accumulated in occupational healthcare, such as information collected from health examinations, health appointments and various cooperation events.

• Based on the information collected above, together with occupational healthcare, create a joint view of mental well-being at the workplace and the factors affecting it.
• Based on this situational picture, identify the needs for mental health support. A need can be perceived, for example, as a problem or a matter that needs to be remedied. There may also be a need to strengthen resources.
• Together, select the most important needs, and enter them in the template on this page. 

• Together with occupational healthcare, set clear and concrete goals for promoting mental health based on the identified needs.
• If necessary, break goals down into smaller sub-goals.
• Together, determine the indicators that enable concrete assessment of goal achievement.
• Set a realistic timetable for the achievement of the goals and for the time of the follow-up.
• Enter the goals, indicators and timetable in the template.

• Plan measures that are concrete and enable achieving the goals set.
• Determine which representatives of the workplace and occupational healthcare are going to participate in implementing the measures.
• Set a timetable for the measures and make sure you have sufficient resources. Define clear responsibilities for the implementation of the measures.
• Set indicators that enable monitoring the implementation of the measures and agree on the time of the monitoring.
• Include the planned measures in the occupational healthcare plan.

• Plan how information about the measures will be provided at the workplace.
• Check that supervisors and management promote and support the implementation of measures.
• Make sure that the persons responsible for the measures monitor the implementation of the measures and adherence to related timetables.
• If the activities do not go as planned, stop and consider how the plan should be adjusted. 

• Together with occupational healthcare, examine and assess the impacts of the measures taken to promote mental health at the workplace.
  • Did the activities produce the desired impacts?
  • Were there any undesired impacts? 

• Strengthen or maintain the activities that produced desired outcomes.
• In relation to possible unexpected or harmful consequences, consider whether the activities need to be modified or further developed.

• Based on the assessment, update the situational picture of the workplace, goals and plan that promotes mental health if necessary.
   

Occupational health cooperation involves systematic and goal-oriented cooperation related to occupational health and safety between the employer, employees and occupational healthcare.

In practice, this cooperation means jointly agreed, planned and regular meetings to assess the activities, a connection between the workplace and occupational healthcare that is as direct as possible and, as a result, increasing mutual understanding and trust. Seamless occupational health cooperation aims at the smooth everyday life at the workplace.