Seitsemän kysymystä monitilatoimistosta

Mitä hyviä ja huonoja puolia monitilatoimistoilla on? Mitä niiden suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon? Vanhempi tutkija Virpi Ruohomäki Työterveyslaitoksesta vastaa.
-

Avotoimistojen sijaan on alettu rakentaa entistä enemmän monitilatoimistoja. Ne yleistyvät sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Millaisia työympäristöjä ne oikein ovat? Vanhempi tutkija Virpi Ruohomäki Työterveyslaitoksesta vastaa:

1. Mitä monitilatoimistolla tarkoitetaan?

Monitilatoimisto on muunneltava ja joustava tilakonsepti. Avoimen jaetun tilan lisäksi tarjolla on vaihtoehtoisia työtiloja erilaisia työtehtäviä varten. Siellä on esimerkiksi hiljaisia tiloja keskittymistä vaativiin tehtäviin, puhelinkoppeja, neuvottelutiloja ja kohtaamispaikkoja. Monitilatoimistossa on sekä omia että yhteisessä käytössä olevia työpisteitä.

2. Miksi monitilatoimistoista puhutaan nyt niin paljon?

Energia- ja tilatehokkuus ovat keskeisiä tavoitteita rakentamisessa ja korjaamisessa. Valtion toimitilastrategiassa 2020 linjataan, että monitilatoimisto on pääsääntöinen toimistotila. Huonokuntoisia ja vajaakäyttöisiä toimitiloja uudistetaankin pääsääntöisesti monitilatoimistoiksi. Tavoitteena on, että tilat tukevat organisaation tuloksellista toimintaa ja uusiutuvia työnteon tapoja.

3. Millaiseen työhön monitilaratkaisu sopii?

Monitilatoimisto on syntynyt tietotyön murroksessa. Se on alun perin kehitetty monipaikkaisen ja liikkuvan tietotyön tarpeisiin, ja sellaiseen työhön se sopii hyvin.

4. Mitkä ovat monitilatoimiston hyviä puolia?

Organisaatiot toivovat monitilaratkaisun edistävän avointa työkulttuuria, osaamisen jakamista ja yhteistyötä sekä laadukasta ja tuottavaa työskentelyä. Työntekijälle monitilatoimisto tarjoaa joustavuutta ja vaihtelevuutta, kun voi itse valita sopivan paikan kunkin työtehtävän mukaan.

5. Mitä huonoja puolia sillä on?

Avokonttorin tapaan huonot puolet voivat liittyä muun muassa työrauhan ja yksityisyyden puuttumiseen sekä työn keskeytyksiin. Näitä ongelmia voi tulla varsinkin, jos akustiikka ei ole kunnossa. Tilan etsiminen ja siirtymiset paikasta toiseen saattavat haitata työn sujuvuutta isossa monitilatoimistossa. Neuvottelu- ja säilytystiloja voi olla liian vähän.

6. Mitä monitilatoimiston suunnittelussa pitää ottaa huomioon?

Suunnittelun lähtökohtana ovat organisaation tavoitteet ja työn vaatimukset. Työtilat suunnitellaan siellä tehtävää työtä varten niin, että eri käyttäjäryhmien tarpeet huomioidaan. Tilaratkaisuja ei siis kannata kopioida muualta. Tilatehokkuusvaatimukset eivät saa heikentää työympäristön laatua, vaan tavoitteena tulee olla terveelliset, turvalliset ja käyttäjien hyvinvointia edistävät tilat.

7. Miten henkilöstön sopeutumista voi tukea, kun siirrytään omista huoneista monitilatoimistoon?

Käynnissä on muutos, joka edellyttää aktiivista muutosjohtamista sekä yhteistyötä tilojen käyttäjien, eri alojen asiantuntijoiden, työterveyshuollon ja työsuojeluhenkilöstön välillä. On tärkeää, että henkilöstö saa osallistua omien toimintatapojensa kehittämiseen ja työtilojen suunnitteluun. Myös huolellinen tiedottaminen prosessin eri vaiheissa on välttämätöntä. Tutustumiskäynnit, mallityöpisteet ja havainnollistavat kuvat konkretisoivat tulevaa työympäristöä. Yhteisten pelisääntöjen sopiminen auttaa sopeutumaan uuteen ympäristöön. Virpi Ruohomäki puhuu monitilatoimistoista ID Helsinki –tapahtumassa 8.9.2015 ja kouluttaa aiheesta Helsingissä 6.10.2015.

Marja Sarkkinen

Jaa sisältö somessa!