Teams-kokousten seitsemän tyypillistä ongelmaa ja ratkaisut niihin

Kokouksia on liikaa. Välissä ei ehdi edes taukoa pitää. Taas edessä on yksi Teams-kokous. Ne vasta ovatkin raskaita, eikä mitään konkreettista saada aikaan.

Tällainen puhe on tuttua Työterveyslaitoksen erityisasiantuntijalle Anna-Leena Kurjelle. Monet saavat kutsuja kokouksiin, jotka eivät liity heidän omaan työhönsä. Se on yksi syy siihen, että osallistuminen turhauttaa.

”Myös kokouksen tavoite voi olla epäselvä, koollekutsuja tulee paikalle valmistautumatta eivätkä osallistujatkaan ole paneutuneet aiheeseen. Joskus asia hoituisi kätevämmin muulla tavoin kuin pitämällä kokous.”

Kurki on tutkinut vuorovaikutusta digitaalisilla alustoilla. Hän on yksi Taitoa digifasilitointiin -verkkovalmennuksen kehittäjistä.

Nykyisin moni esihenkilö ja asiantuntija toimii puheenjohtajana etäpalavereissa ja -tapahtumissa. Listasimme seitsemän ongelmaa, jotka ovat tyypillisiä Teams-kokouksissa. Pyysimme Kurjelta kokousten vetäjille vinkkejä siihen, miten ongelmat ratkaistaan:

1. Kokouksen osallistujat pysyvät hiljaa

Jos kokoukseen ei suunnittele vuorovaikutusta, keskustelua ei välttämättä synny itsestään. Digitaalisella alustalla on helpompi pysyä hiljaa kuin kasvokkain.

Madalla keskustelun kynnystä käyttämällä chatti-kenttää, pitämällä kahden hengen ”pariporinoita” tai jakamalla porukka ryhmiin. Myös ennakkomateriaali ja -kysymykset voivat pohjustaa ajatusten vaihtamista.

Työpaikalle kannattaa ylipäätään luoda sellaista kulttuuria, jossa keskustellaan turvallisin mielin.

2. Äänekkäät käyvät pitkiä yksinpuheluja

Puheen määrä ei aina ole yhteydessä siihen, miten se vie eteenpäin kokouksen asiaa. Joku hiljainen voi lyhyessä puheenvuorossaan nostaa esiin hyvinkin merkityksellisen seikan. 

Puheenvuorojen pituutta on mahdollista rajata. Voitte sopia esimerkiksi, että puheenvuoro katkaistaan aina kahden minuutin jälkeen.

Mieti, kuinka puheenvuorot jaetaan. Jos äänekkäin vain nappaa itselleen puheenvuoron, muiden on vaikea päästä ääneen. Teamsin käsi-toiminto on yksi tapa pyytää puheenvuoroa.

Hiljaisten mielipiteitä saat näkyviin myös pienillä kyselyillä, joihin vastataan nimettömästi.

3. Keskustelu rönsyilee asialistan ulkopuolelle

Muistuta tarvittaessa, mitä nyt ollaan tekemässä tai ideoimassa. Voit myös pyytää puhujaa täsmentämään, miten hänen sanomansa liittyy käsiteltävään asiaan.

Olennaiseen on helpompi keskittyä, kun kokouksessa käytetään jotain jäsennyksen apuvälinettä. Työkaluna voi toimia vaikka nelikenttä. Siihen kirjataan asioita keskustelun kuluessa.

Jos kokouksen tavoitteena on esimerkiksi kehittää palveluita, nelikentän avulla voi jäsennellä eri asiakasryhmien tarpeita. Tämä auttaa varmistamaan, että kehitettävät palvelut vastaavat asiakkaiden tarpeisiin.

4. Kehittämistyössä ei synny uusia oivalluksia

Ideointi lähtee paremmin lentoon, kun haette ratkaisuja konkreettisiin ongelmiin. Mitä arjen pulmatilanteita ette nykyisillä käytännöillä saa taklattua?

Jos haluatte esimerkiksi parantaa asiakasprosessia, hyödyntäkää todellista aineistoa – vaikka asiakkaiden tekemiä reklamaatioita tai työntekijöiden kirjaamia havaintoja. Mihin prosessin vaiheeseen ongelmat liittyvät? Koskevatko ne tiettyjä asiakasryhmiä?

5. Kokoukset venyvät tai aika loppuu kesken

Pidä kirkkaana mielessäsi, mitkä ovat kokouksen ydinasiat. Ne pitää ehdottomasti käydä läpi. Mistä asioista taas voit luopua, jos aikataulu pettää?

Laadi itsellesi etukäteen tarkka aikataulu. Vaikka se ei toteutuisi, pysyt selvillä, kuinka paljon olette myöhässä. Sen mukaan voit tiivistää tai laajentaa seuraavia osioita. Muista aikataulua tehdessäsi, että keskusteluosuus vie usein yllättävän paljon aikaa.

6. Kaikki osallistujat eivät osaa käyttää digitaalisia työkaluja

Jos tekniset taidot eivät riitä, kokoukseen ei pysty osallistumaan täysillä. Osaamattomuuden tunne voi myös stressata.

Työyhteisön on hyvä käyttää tiettyjä tuttuja digityökaluja. Pääosassa eivät saa olla välineet, vaan se asia, jota työstätte kokouksessa.

Laadi ohjeet työkalujen käyttöön. Ne ovat tarpeen ainakin silloin, kun kokeilette uutta työkalua tai mukana on uusia osallistujia.

Jos kokousväki tekee ryhmätöitä, kierrä ryhmissä. Samalla pystyt varmistamaan, että kaikki pääsevät alustalle ja saavat työnsa käyntiin.

7. Kokouksen vetäjä kokee epävarmuutta digitaalisessa fasilitoinnissa

Kukaan ei ole koskaan valmis fasilitoijana. Siinä kehittyy jatkuvasti.

Digitaalinen fasilitointi ei ole sitä, että hallitsee välineet teknisesti. Tärkeintä on miettiä, mitä ollaan tekemässä ja millä keinoilla tavoitteet saavutetaan.

Pääset alkuun digifasilitoinnissa tekemällä pieniä kokeiluja oman tiimisi kanssa. Siihen voi käyttää vaikka 15 minuuttia palaverista. Sano työkavereille suoraan, että et vielä itsekään hallitse välinettä – testataan sitä yhdessä!

Fasilitoijana saat lisää varmuutta esimerkiksi Työterveyslaitoksen Taitoa digifasilitointiin -verkkovalmennuksesta. Se on tarkoitettu esihenkilöille, asiantuntijoille ja kaikille muille, jotka vetävät kokouksia tai tapahtumia digitaalisilla alustoilla.

Aiheesta lisää:

Työterveyslaitoksen Taitoa digifasilitointiin -verkkovalmennus

Pelkkä kameran käyttö ei tee etäkokouksista yhteisöllisiä – se voi myös kuormittaa (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)

Kymmenen askelta arvostavaan keskusteluun työyhteisössä (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)