Muutoksessa esimies voi luoda kovaa maata jalkojen alle

Osallistu

Hyvä muutosjohtaja on sekä innostava että salliva. Hän ymmärtää, että muutos ei saa kaikkia työntekijöitä syttymään yhtä nopeasti, sanoo johtava konsultti Susanna Kalavainen Työterveyslaitoksesta.

Muutoksessa esimiehen tehtävä on luoda kovaa maata jalkojen alle. Hän pitää esillä sitä, miksi muutos tehdään ja mitä kohti mennään. Matkan varrella se helposti hämärtyy”, sanoo johtava konsultti Susanna Kalavainen Työterveyslaitoksesta.

Muutokseen liittyvää epävarmuutta on helpompi kestää, kun päämäärä pysyy kirkkaana. Tavoitteena voi olla esimerkiksi parempi asiakaspalvelu tai jonkin epäkohdan ratkaiseminen.

Muutosprosessin aikana esimies voi toimia myös valon tuojana. Hän tekee näkyväksi sen, että jokin osanen saatiin valmiiksi tai jossain onnistuttiin. Muuten on vaarana, että onnistumisten ajatellaan olevan pelkkää sattumaa.

Kalavainen on tukenut ja valmentanut esimiehiä monenlaisissa muutostilanteissa. Nykyisin on tavallista, että käynnissä on yhtä aikaa monta erikokoista muutosta. Ne menevät lomittain, eikä muutoksilla enää ole selkeää alkua ja loppua.

Miten muutokseen voi vaikuttaa?

Mielekkään muutoksen perusperiaatteita ovat viestintä, osallistuminen ja tukitoimet. Susanna Kalavainen nostaa niistä ykköseksi mahdollisuuden osallistua muutoksen suunnitteluun ja toteutukseen.

”Se on välttämätöntä, jos halutaan, että ihmiset lähtevät oikeasti mukaan, antavat oman panoksensa eivätkä vain raahaudu muutoksen läpi.”

Esimiehen tehtävänä on konkretisoida muutosta ja tuoda sitä lähemmäksi käytäntöä: Mitä muutos tarkoittaa työryhmän ja työntekijän työn kannalta? Mitä se vaatii itse kultakin? Miten prosessiin voi vaikuttaa?

Konkretisoiminen ei aina ole helppoa. Esimiehet elävät saman epävarmuuden ja muutosprosessin keskellä kuin työntekijätkin. Esimies ei välttämättä tiedä paljon enempää kuin muut, ei edes lopputulosta.

Uusia mahdollisuuksia ja luopumista

Susanna Kalavainen luonnehtii hyvää muutosjohtajaa innostuneeksi realistiksi. Hän näyttää suuntaa ja vie muutosta eteenpäin. Silti hän ymmärtää ja sallii, että kaikki eivät innostu yhtä nopeasti. Joskus on ihan riittävää, että osallistuu asiallisesti.

”Ihmiset ja työryhmät tulevat muutosta kohti eri tahtiin. Esimiehen on hyvä säilyttää tuntuma siihen, missä oikeasti mennään. Työyhteisössä saattaa olla myös kipukohtia.”

Muutos merkitsee ihmisille eri asioita. Toisille se merkitsee uusia mahdollisuuksia, kehittymistä ja työnkuvan myönteistä laajenemista. Toiset joutuvat luopumaan jostain itselleen tärkeästä työn osa-alueesta.

Kalavainen on tavannut johtajia, jotka ovat suorastaan muutoksen lumoissa. Heidän on joskus vaikea sietää, että kaikki eivät ole muutosajattelussa yhtä pitkällä.

Pakotettu positiivisuus on pahasta

Yksi muutosjohtamisen kompastuskivistä on juuri se, että ollaan pakotetun positiivisia. Eteenpäin pusketaan periaatteella, että kaikki muutoksessa on hyvää ja kaikki epäröijät ovat vastarannan kiiskiä.

”Kun työyhteisössä saa puhua myös hankalista asioista, menetyksestä ja surusta, muutokseen sitoutuminen ja eteenpäin meneminen ovat paljon vankemmalla pohjalla”, Susanna Kalavainen sanoo.

Tehdyn työn arvostaminen on erityisen tärkeää. Kun osastoja tai tehtäviä lakkautetaan, osa työntekijöistä kokee, ettei heidän työnsä ole ollut riittävän hyvää.

Kokemus siitä, että entinen työ mitätöidään, on raskas. Työtä on ehkä tehty ja kehitetty pitkään. Eikö sillä ollutkaan mitään väliä?

”Kyse voi kuitenkin olla siitä, että organisaation painopiste siirtyy tai etsitään tehokkaampia toimintatapoja. Vanha työ on voinut olla hyvinkin arvokasta. Sen toteaminen asiallisesti ja reilusti avaa mahdollisuuksia uudenlaiselle yhteistyölle.”

Hyvinvoiva esimies jaksaa tukea

Susanna Kalavainen kannustaa esimiehiä pitämään huolta myös itsestään ja omasta työkyvystään. Vain voimissaan oleva esimies jaksaa tukea muita.

”Jos esimies on uupunut jo ennen muutoksen alkua, hän ei välttämättä pysty havainnoimaan työyhteisöä, kuuntelemaan, joustamaan ja etsimään ratkaisuja.”

Esimiehen kannattaa tarvittaessa hakea tukea esimerkiksi omalta esimieheltään, työnohjauksesta, työterveyshuollosta tai toisilta esimiehiltä.

”Esimiesten vertaisryhmä tarjoaa turvallisen ja luottamuksellisen paikan tuulettaa tunteita, jakaa turhautumisia ja onnistumisia. Siellä ei tarvitse olla ensisijaisesti muutoksen johtaja, eteenpäinviejä, uskova ja pystyvä.”

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Aivan kuin tulisi sukukokoukseen. Vaihdetaan kuulumiset ja päästään jyvälle, mitä muut ovat vuoden aikana puuhailleet.

Tämä osallistujan kommentti kuvaa tunnelmaa, joka vallitsee Nolla tapaturmaa -foorumin seminaareissa. Työterveyslaitoksen koordinoimaan verkostoon kuuluu jo yli 470 työpaikkaa.

”Vaikka porukka kasvaa, haluamme säilyttää lämpimän ja rennon tunnelman. Monet Nollis-jäsenet ovat meille tuttuja etunimeltä”, kertoo foorumia vetävä tuotepäällikkö Tiina-Mari Monni.

Foorumin koordinaattori, erityisasiantuntija Maija-Leena Merivirta kokee, että jäsenet muodostavat työturvallisuusperheen. Innostus samaan aihepiiriin on iso voimavara.

Työkaverilta saa toisen mielipiteen

Kaksikon yhteistyö alkoi nelisen vuotta sitten. Molemmilla on foorumin pyörittämisessä omat vastuunsa, mutta he työskentelevät työparina.

Maija-Leena Merivirran työpiste on Tampereella, Tiina-Mari Monnin Helsingissä. Viikkopalavereiden lisäksi he vaihtavat ajatuksia päivittäin chatissa.

”Pidän Maikin ajan tasalla kaikesta, mitä minulla on meneillään. Se on hyvä mahdollisen sijaistamisenkin vuoksi”, Monni sanoo.

”Yhdessä tekeminen on hauskaa. Kaverilta saa asioihin toisen mielipiteen. Välillä tosin tuntuu, että meillä on yhteiset aivot. Kummallekin syntyy sama idea samaan aikaan”, Merivirta kertoo.

Työpaikat jakavat hyviä käytäntöjään

Nolla tapaturmaa -foorumin jäsenille järjestetään kuukausittain webinaari, jossa ääneen pääsevät niin asiantuntijat kuin työpaikkojen edustajat. Teemana voi olla vaikkapa vastuullisuus tai yhteinen työpaikka.

”Nollis-toiminnan punaisena lankana on yhdessä oppiminen ja hyvien käytäntöjen levittäminen. Hyvät käytännöt eivät ole pimitettäviä liikesalaisuuksia, vaan asioita, joita voidaan jakaa”, Tiina-Mari Monni sanoo.

Kerran vuodessa työturvallisuusperhe kokoontuu seminaariin. Yhtenä tavoitteena on tarjota uusia, vähän yllättäviäkin näkökulmia työturvallisuuden parantamiseen.

Seminaarin suuret linjat luodaan kuusihenkisen Nollis-tiimin kesken. Sitten on aika tarttua käytännön järjestelyihin, mikä tarkoittaa muun muassa tilojen varaamista, puhujien ja juontajien metsästämistä.

Hommat rullaavat, yllätykset hanskataan

Pari vuotta sitten, yhden Nollis-seminaarin jälkeen, Tiina-Mari Monni ja Maija-Leena Merivirta päättivät tehdä prosessikuvauksen seminaarin suunnittelusta ja toteutuksesta. He listasivat, mitä kaikkea pitää tehdä missäkin vaiheessa vuotta.

Tämä sujuvoitti tekemistä niin, että parivaljakko oli seuraavan seminaarin alkaessa epäilyttävän rauhallinen.

”Yksi tiimiläinen ihmetteli, miten voimme olla kuin kaksi viilipyttyä ja eikö meitä yhtään jännitä. Tiesimme, että kaikki on kunnossa ja hommat rullaavat”, Merivirta kertoo.

”Silloin ei tarvitse kuin istua ja nautiskella. Voi luottaa siihen, että myös yllätykset hanskataan.”

Sama rytmi ja innostus yhdistävät

Työpari arvioi, että heidän yhteispelinsä perustuu kolmeen asiaan:

Molemmat tykkäävät olla ihmisten kanssa. Esimerkiksi messuständillä edustaminen on tehtävä, josta pitää melkein kilpailla. Toiseksi heillä on samanlainen rytmi ja tapa tehdä töitä.

Kolmas yhdistävä asia on se, että molemmat ovat innostujia. Minkä tahansa idean heittääkin, toinen on heti valmis kokeilemaan.

”Jos meistä jompikumpi kiihtyy nollasta sataan, kun jokin menee tunteisiin, toinen pysyy rauhallisena ja tasapainottaa. Ja vaikka olemme innostujia, työkaveri toimii siinäkin välillä sordiinona: otapa askel taaksepäin”, Maija-Leena Merivirta sanoo.

Tiina-Mari Monnin mielestä on hyvä innostua ja puida ideaa ensin kahden kesken. Asia ehtii kiteytyä, ennen kuin se esitetään muille.

Työturvallisuus on positiivinen juttu

Molemmat edistävät työturvallisuutta muutenkin kuin foorumin kautta. He ovat kouluttajia Työterveyslaitoksen työsuojelukoulutuksissa, joihin osallistuu varsinkin työsuojelupäälliköitä ja -valtuutettuja.

Maija-Leena Merivirta toimii oman työpaikkansa päätyösuojeluvaltuutettuna, Tiina-Mari Monni on yksi Helsingin toimipisteen valtuutetuista.

”Työturvallisuus on oikeasti positiivinen asia. Se ei ole mitään pakkopullaa, rajoittamista eikä ongelmien etsimistä. Se on välittämistä ja hyvän tekemistä itselle ja työkaverille”, Merivirta kiteyttää.

”Jokainen meistä haluaa päästä töistä terveenä muun elämän pariin. Siksi tämä työ tuntuu älyttömän tärkeältä ja omien arvojen mukaiselta.”

Kuva: Rami Marjamäki

Teknostressi tuo mieleen ihmisen, joka kamppailee yksin jonkin teknisen ongelman kanssa. Hän hakkaa hermona tietokonetta tai tuskailee, kun etäkokouksen yhteydet pätkivät jälleen.

Sitäkin teknostressi on, mutta ilmiö on paljon laajempi. Teknologia voi kuormittaa, vaikka sitä ei parhaillaan edes käyttäisi.

”Teknostressi saattaa herätä jo silloin, kun kuulee, että työpaikalla otetaan käyttöön uutta teknologiaa”, sanoo erikoistutkija, sosiaalipsykologi Jaana-Piia Mäkiniemi Työterveyslaitoksesta.

Mäkiniemi työskentelee psykologisen työhyvinvoinnin ja työn imun parissa. Hän on tutkinut aiemmin Tampereen yliopistossa, miten teknologia vaikuttaa opettajien työhyvinvointiin.

Teknologia voi uhata ammatti-identiteettiä

Kouluissa käytetään monenlaista opetusteknologiaa:

On esimerkiksi isoja älytauluja, joiden kautta opettajat näyttävät sähköisiä oppimateriaaleja. Koodausta opetellaan legorobottien avulla. Kielenopettaja tekee sanatestin Kahoot-kyselynä tietokoneella tai puhelimella.

Jos uusi teknologia ei sovi opettajan opetustyyliin, hän saattaa stressaantua. Teknologia muuttaa työn tekemisen tapaa ja koskettaa jopa ammatti-identiteettiä: millainen opettaja olen ja haluan olla?

Jaana-Piia Mäkiniemen mukaan teknostressi on työstressin erityistyyppi, joka liittyy työssä käytettäviin digitaalisiin teknologioihin. Se voi ilmetä jännittyneisyytenä, ahdistuneisuutena, väsymyksenä, kyynisyytenä ja tehottomuutena.

Mittaattehan sitäkin, mikä innostaa?

Teknologia on työssä myös voimavara. Parhaimmillaan se keventää ja nopeuttaa työtä, vähentää virheitä ja vapauttaa aikaa merkityksellisimpiin työtehtäviin.

Teknologian käyttö voi olla suorastaan inspiroiva osa työtä. Tällaisia myönteisiä kokemuksia kuvaamaan Jaana-Piia Mäkiniemi on kehittänyt teknoimun käsitteen. Idea syntyi tutkimuksessa, jossa hän kollegoineen selvitti opettajien teknostressiä.

”Kun esittelimme tutkimushanketta tuleville osallistujille, yksi opettaja kysyi, että mittaammehan myös teknologian käytön toista puolta – innostuneisuutta. Moni opettaja hyödyntää teknologiaa mielellään.”

Mäkiniemi rakensi teknoimun käsitteen työn imun käsitteen pohjalta. Molemmissa on samat pääulottuvuudet: tarmokkuus, omistautuminen ja uppoutuminen.

Usko pärjäämiseen edistää teknoimua

Teknoimua kokeva työntekijä on siis innostunut teknologian käytöstä. Vaikka vastaan tulee teknisiä ongelmia, hän ei heti anna periksi. Hän ajattelee, että tällaista sattuu, ja jatkaa eteenpäin.

”Teknoimua kokevien opettajien mielestä teknologia tuottaa lisäarvoa. Se voi esimerkiksi helpottaa työtä, innostaa oppilaita tai edistää oppimista. Opettajat selvästi nauttivat siitä, että he pääsevät kokeilemaan oppilaiden kanssa jotain jännää uutta juttua”, Jaana-Piia Mäkiniemi sanoo.

Hän nostaa esiin kolme asiaa, jotka ovat yhteydessä teknoimuun:

  1. Autonomia eli omaehtoisuus. Työntekijän mielipidettä kuunnellaan, kun digimuutosta suunnitellaan. Hän pystyy vaikuttamaan ja kokee olevansa mukana vapaaehtoisesti – ainakin jossain määrin.
  2. Pystyvyyden tunne. Työntekijä tuntee osaavansa ja uskoo selviytyvänsä esimerkiksi uusien ohjelmien tai sovellusten kanssa.
  3. Osaamisen tukeminen. Uuden teknologian opetteluun on riittävästi aikaa. Työntekijä saa tarvittavan koulutuksen ja tietää, mitä häneltä odotetaan.

Kenen työtä matkalaskuohjelma helpottaa?

Työpaikalla voidaan tukea teknoimua myös niin, että uuden teknologian hyödyt kerrotaan selvästi.

Ajatellaan vaikka, että käyttöön otetaan uusi matkalaskuohjelma. Sen opettelu voi yksittäisestä työntekijästä tuntua turhalta ja työläältä. Siitä ei välttämättä olekaan hyötyä juuri hänelle.

”Suhtautuminen uuteen ohjelmaan voi muuttua, jos selviää, millä tavalla se helpottaa esimerkiksi tiettyjen hallinnon työntekijöiden työtä”, Jaana-Piia Mäkiniemi sanoo.

Hän korostaa, että digimuutoksen alkaessa työhyvinvoinnin pitäisi olla kunnossa. Jo valmiiksi stressaantuneelta ja väsyneeltä ihmiseltä on kohtuutonta vaatia, että hän ottaisi haltuunsa uuden tietojärjestelmän sormia napsauttamalla.

Teknoimu on koko työyhteisön juttu

Yksi kiinnostava näkökulma teknoimuun on sen yhteisöllinen luonne. Jaana-Piia Mäkiniemi pyysi opettajia kuvailemaan tilanteita, joissa he kokivat teknoimua. Kävi ilmi, että kokemus on usein jaettu:

”Tilanteet olivat hyvin sosiaalisia. Teknologiaa käytettiin oppilaiden kanssa tai sen käyttöä opeteltiin yhdessä toisten opettajien kanssa. Työkaverien auttaminen innosti monia. Jotkut opettajat kutsuivat kollegan omaan luokkaansa seuraamaan opetusta ja teknologian hyödyntämistä.”

Myös teknisten vaikeuksien voittaminen tuotti tyydytystä. Aluksi kaikki oli mennyt pieleen, mutta sitten pulma saatiin ratkaistua yhdessä.

”Lyhyen teknostressipiikin jälkeen olikin herännyt paljon myönteisiä tunteita teknologiaan liittyen. Siksi näitä molempia puolia – teknostressiä ja teknoimua – on tärkeää tutkia. Minua kiinnostaa, miten ne vaihtelevat esimerkiksi digimuutosten aikana.”

Perävaunuja, venetrailereita ja kuomuja valmistavassa Juncar Oy:ssä tehdään kokoonpanotyötä, jossa on paljon toistoliikkeitä. Koville joutuvat erityisesti selkä ja olkapäät.

MSK Group -konserniin kuuluvan Juncarin tehtaassa Lapualla työskentelee parikymmentä henkeä. Kolme vuotta sitten aloitettiin projekti, jonka tarkoitus oli keventää työkuormitusta, parantaa henkistä työhyvinvointia ja lisätä tuotannon tehokkuutta.

Esitimme kolme kysymystä Juncarin tuotantopäällikölle Henri Saarimaalle ja MSK Groupin työsuojelupäällikölle Teemu Suokolle:

1. Miten Juncarilla kevennetään työn kuormitusta?

Aluksi selvitimme kuormitusmittauksilla haitalliset työasennot. Kuvasimme kaikki työtehtävät videolle ja otimme sekuntikellolla aikaa, miten kauan työntekijä teki töitä esimerkiksi kädet hartioiden yläpuolella tai selkä etukumarassa.

Huomasimme, että eniten haitallisia työasentoja on perävaunujen kokoonpanossa. Komponentit ovat isoja, minkä takia työasentoja on vaikea hallita.

Osakokoonpanossa optimaaliset työasennot taas löytyvät helposti, kun työ tehdään säädettävän pöydän päällä.

Kuormitusmittausten pohjalta otimme käyttöön työkierron. Tasasimme sillä heti haitallista kuormitusta henkilöstön kesken. Moni työntekijä oli ollut pitkään samassa työpisteessä, ja tehtävien vaihtuminen teki työstä myös entistä mielekkäämpää.

Kuormitusmittausten avulla voimme kehittää työtä, vähentää haitallista kuormitusta ja näin ehkäistä työkyvyn ongelmia.

Muutimme myös tehtaan työtilat eli koko layoutin työntekijäystävälliseksi. Järjestimme esimerkiksi lisää työtilaa ja sujuvoitimme tuotantoprosessit. Suunnittelimme ja teimme kaikki muutokset yhdessä henkilöstön kanssa.

2. Miten kuormituksen keventäminen näkyy?

Henkilöstömme voi hyvin. Tehdas toimii aiempaa paremmin ja työt sujuvat ilman turhia häiriöitä. Ylimääräisen häslingin vähentyminen näkyy suoraan työkyvyssä, hyvinvoinnissa ja tuottavuudessa.

Seurasimme projektin aikana HappyOrNot-mittarilla, millaiset fiilikset työntekijöillä oli työpäivistään. Mittari oli alussa tummanpunaisella, mutta seurannan lopussa fiilikset olivat nousseet pohjalta huippulukemiin.

Kuormituksen keventäminen näkyy meillä myös kustannussäästönä. Esimerkiksi sairauspoissaolot putosivat vuoden aikana 390 päivästä 130 päivään. Meillä ei ole myöskään ollut yhtään tapaturmaa kahteen vuoteen.

Projektin aikana kokonaistuottavuus parani jopa viisi prosenttia. Pysymme nyt paremmin tuotantovaatimuksissa, mikä osaltaan keventää henkistä kuormitusta.

3. Antaisitteko kolme vinkkiä kuormituksen keventämiseen?

Suunnittele järjestelmä, jonka avulla jokainen pystyy hallitsemaan työtään. Meillä tuotannon jokainen työntekijä tietää etukäteen, mitä hänen pitää tehdä, mitä hän tarvitsee työssään ja missä kaikki tavarat ovat.

Työntekijäystävällisessä layoutissa työt sujuvat eikä tule turhia häiriöitä ja sitä kautta henkistä kuormitusta.

Panosta itse työntekoon, siihen, miten työ tehdään sujuvasti. Meillä esimerkiksi kehitettiin tuotantoon erilaisia työn kuormitusta keventäviä ja työtä helpottavia apuvälineitä, kuten kääntölaitteita ja muotteja, joissa on säätömahdollisuuksia.

Toteuta työkierto niin, että seuraava työtehtävä kuormittaa eri lihasryhmiä kuin aiempi tehtävä. Huolehdi erityisesti, ettei siirrytä samaan tapaan haitallisesti kuormittavaan työtehtävään. Selvitä ensin eri työtehtävien haitalliset työasennot.

Kuva: Juncar Oy