Muutoksessa esimies voi luoda kovaa maata jalkojen alle

Osallistu

Hyvä muutosjohtaja on sekä innostava että salliva. Hän ymmärtää, että muutos ei saa kaikkia työntekijöitä syttymään yhtä nopeasti, sanoo johtava konsultti Susanna Kalavainen Työterveyslaitoksesta.

Muutoksessa esimiehen tehtävä on luoda kovaa maata jalkojen alle. Hän pitää esillä sitä, miksi muutos tehdään ja mitä kohti mennään. Matkan varrella se helposti hämärtyy”, sanoo johtava konsultti Susanna Kalavainen Työterveyslaitoksesta.

Muutokseen liittyvää epävarmuutta on helpompi kestää, kun päämäärä pysyy kirkkaana. Tavoitteena voi olla esimerkiksi parempi asiakaspalvelu tai jonkin epäkohdan ratkaiseminen.

Muutosprosessin aikana esimies voi toimia myös valon tuojana. Hän tekee näkyväksi sen, että jokin osanen saatiin valmiiksi tai jossain onnistuttiin. Muuten on vaarana, että onnistumisten ajatellaan olevan pelkkää sattumaa.

Kalavainen on tukenut ja valmentanut esimiehiä monenlaisissa muutostilanteissa. Nykyisin on tavallista, että käynnissä on yhtä aikaa monta erikokoista muutosta. Ne menevät lomittain, eikä muutoksilla enää ole selkeää alkua ja loppua.

Miten muutokseen voi vaikuttaa?

Mielekkään muutoksen perusperiaatteita ovat viestintä, osallistuminen ja tukitoimet. Susanna Kalavainen nostaa niistä ykköseksi mahdollisuuden osallistua muutoksen suunnitteluun ja toteutukseen.

”Se on välttämätöntä, jos halutaan, että ihmiset lähtevät oikeasti mukaan, antavat oman panoksensa eivätkä vain raahaudu muutoksen läpi.”

Esimiehen tehtävänä on konkretisoida muutosta ja tuoda sitä lähemmäksi käytäntöä: Mitä muutos tarkoittaa työryhmän ja työntekijän työn kannalta? Mitä se vaatii itse kultakin? Miten prosessiin voi vaikuttaa?

Konkretisoiminen ei aina ole helppoa. Esimiehet elävät saman epävarmuuden ja muutosprosessin keskellä kuin työntekijätkin. Esimies ei välttämättä tiedä paljon enempää kuin muut, ei edes lopputulosta.

Uusia mahdollisuuksia ja luopumista

Susanna Kalavainen luonnehtii hyvää muutosjohtajaa innostuneeksi realistiksi. Hän näyttää suuntaa ja vie muutosta eteenpäin. Silti hän ymmärtää ja sallii, että kaikki eivät innostu yhtä nopeasti. Joskus on ihan riittävää, että osallistuu asiallisesti.

”Ihmiset ja työryhmät tulevat muutosta kohti eri tahtiin. Esimiehen on hyvä säilyttää tuntuma siihen, missä oikeasti mennään. Työyhteisössä saattaa olla myös kipukohtia.”

Muutos merkitsee ihmisille eri asioita. Toisille se merkitsee uusia mahdollisuuksia, kehittymistä ja työnkuvan myönteistä laajenemista. Toiset joutuvat luopumaan jostain itselleen tärkeästä työn osa-alueesta.

Kalavainen on tavannut johtajia, jotka ovat suorastaan muutoksen lumoissa. Heidän on joskus vaikea sietää, että kaikki eivät ole muutosajattelussa yhtä pitkällä.

Pakotettu positiivisuus on pahasta

Yksi muutosjohtamisen kompastuskivistä on juuri se, että ollaan pakotetun positiivisia. Eteenpäin pusketaan periaatteella, että kaikki muutoksessa on hyvää ja kaikki epäröijät ovat vastarannan kiiskiä.

”Kun työyhteisössä saa puhua myös hankalista asioista, menetyksestä ja surusta, muutokseen sitoutuminen ja eteenpäin meneminen ovat paljon vankemmalla pohjalla”, Susanna Kalavainen sanoo.

Tehdyn työn arvostaminen on erityisen tärkeää. Kun osastoja tai tehtäviä lakkautetaan, osa työntekijöistä kokee, ettei heidän työnsä ole ollut riittävän hyvää.

Kokemus siitä, että entinen työ mitätöidään, on raskas. Työtä on ehkä tehty ja kehitetty pitkään. Eikö sillä ollutkaan mitään väliä?

”Kyse voi kuitenkin olla siitä, että organisaation painopiste siirtyy tai etsitään tehokkaampia toimintatapoja. Vanha työ on voinut olla hyvinkin arvokasta. Sen toteaminen asiallisesti ja reilusti avaa mahdollisuuksia uudenlaiselle yhteistyölle.”

Hyvinvoiva esimies jaksaa tukea

Susanna Kalavainen kannustaa esimiehiä pitämään huolta myös itsestään ja omasta työkyvystään. Vain voimissaan oleva esimies jaksaa tukea muita.

”Jos esimies on uupunut jo ennen muutoksen alkua, hän ei välttämättä pysty havainnoimaan työyhteisöä, kuuntelemaan, joustamaan ja etsimään ratkaisuja.”

Esimiehen kannattaa tarvittaessa hakea tukea esimerkiksi omalta esimieheltään, työnohjauksesta, työterveyshuollosta tai toisilta esimiehiltä.

”Esimiesten vertaisryhmä tarjoaa turvallisen ja luottamuksellisen paikan tuulettaa tunteita, jakaa turhautumisia ja onnistumisia. Siellä ei tarvitse olla ensisijaisesti muutoksen johtaja, eteenpäinviejä, uskova ja pystyvä.”

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Työyhteisön ei tarvitse olla täydellinen. Hyvä tavoite on, että se on riittävän terve. Riittävän terveeseen työyhteisöön on pääsääntöisesti mukava tulla aamulla töihin.

Näin toteaa työterveyspsykologi Antti Aro kirjassaan Työilmapiiri kuntoon (Alma Talent, 2018). Kirja käsittelee sitä, miten työilmapiiriin voi ja kannattaa vaikuttaa.

Riittävän terveen työyhteisön tunnusmerkkejä ovat nämä:

  1. Työyhteisö on suuntautunut työhön, organisaation perustehtävään. Tavoitteita pyritään jatkuvasti kirkastamaan. Ne ovat realistisia, joten niiden saavuttaminen on mahdollista.
  2. Työyhteisössä vallitsee työrauha. Työntekoa edistävät tekijät on maksimoitu ja sitä häiritsevät asiat minimoitu.
  3. Työyhteisö suuntautuu tulevaisuuteen, mutta on tietoinen myös historiastaan. Toimintaympäristön muutokseen vastataan jatkuvalla parantamisella ja oppimisella.
  4. Johtaminen palvelee työntekoa. Se on tasapuolista, johdonmukaista ja oikeudenmukaista. Asianäkökulma painottuu – tärkeämpää on, mitä sanotaan, kuin se, kuka puhuu.
  5. Työntekijöillä on selkeä käsitys omasta työroolistaan. He tuntevat riittävän hyvin myös työkaveriensa työroolit.
  6. Sosiaalista tukea on tarjolla. Apua saa esimiehiltä, kollegoilta ja alaisilta, ja sitä voi pyytää turvallisin mielin.
  7. Toimintaa arvioidaan säännöllisesti yhdessä. Onnistumisia juhlitaan ja virheistä opitaan. Kaikkien työyhteisön jäsenten panos tunnustetaan – kiitoksia eivät saa pelkästään työyhteisön ”tähtipelaajat”.
  8. Ongelmia ratkaistaan eikä niitä lakaista maton alle. Asioista puhutaan suoraan ja niiden ihmisten kanssa, joita ne koskevat.
  9. Yhteiset pelisäännöt ovat selkeitä ja reiluja. Ne koskevat kaikkia, mutta eivät ole jäykkiä. Terveen järjen käyttö on sallittua.
  10. Työyhteisö huolehtii työhyvinvoinnistaan. Stressiä ja kiirettä ei ihannoida. Erityistä huomiota kiinnitetään työstä palautumiseen.

Vierailijatyötiloissa nopeat syövät hitaat. Jäljelle jääneiden kalusteiden säädöt eivät välttämättä ole omien mittojen mukaisia.

Vaikka vaihtuvan työpisteen säätäminen itselle sopivaksi lähes päivittäin kuulostaa vaivalloiselta, Työterveyslaitoksen tuotepäällikkö Mika Nyberg vakuuttaa sen käyvän nopeasti.

”Kun työpisteen säätämisen ottaa tavaksi, siinä ei loppupeleissä kovin kauan mene. Hyvän työasennon mitat ja säädöt kannattaa ottaa ylös seuraavaa kertaa varten.”

Mittaa kyynärkorkeus, tarkista katselukulma

Mika Nyberg antaa liikkuville toimistotyöntekijöille nämä suositukset hyvän istumatyöasennon lähtökohdista:

  1. Työtuoli kannattaa säätää ensimmäiseksi. Istuessa jalkojen tulisi yltää tukevasti maahan. Vartalon ja reiden kulman on hyvä olla aavistuksen yli 90 astetta. Tuolin istuinosan etureunan ja polvitaipeen väliin saa jäädä noin pari senttiä.
  2. Työpöytä on kätevä säätää, kun hyvä istuma-asento on löytynyt. Mittaa kyynärkorkeus. Pidä käsiä istuessa vartalon sivuilla. Mittaa nyt korkeus kyynärpäästä lattiaan. Pöydän tulisi olla 0–2 senttiä korkeammalla kuin mitattu kyynärkorkeus. Kun nyt asetat käsivarret työpöydälle, hartioiden pitäisi tuntua rennoilta.
  3. Näyttö säädetään, jos mahdollista. Katselukulma on optimaalinen, kun nenä on näytön yläreunan korkeudella. Hyvä katseluetäisyys erillisestä näytöstä on helppo mitata ojentamalla käsivarsi näyttöä kohti. Kun näyttö on suunnilleen käsivarren mitan päässä, katseluetäisyys on sopiva.
  4. Näppäimistö kannattaa viedä pöydän keskelle. Näppäimistön paikka on noin kyynärvarren mitan päässä pöydän reunasta. Käsien tulisi ylettyä näppäimistölle, kun kyynärvarret on asetettu pöydälle näppäimistöä kohti.
  5. Hiirtä tulee käyttää vapaasti koko kyynärvarrella. Pyri välttämään hiiren käyttöä pelkällä ranteella. Esimerkiksi paksu rannetuki yleensä sitoo ranteen paikalleen, jolloin liike on yksipuolista ja kuormittavaa.
  6. Seisoma-asennossa kannattaa huolehtia, että paino jakaantuu tukevasti molemmille jaloille. Istuma- ja seisoma-asennon välillä kannattaa vaihdella työpäivän aikana, jos mahdollista.

Hyvä asento löytyy kokeilemalla

Työpisteen säätöohjeet antavat suuntaa sopivan työasennon löytymiseen. Mika Nyberg painottaa, että säädöt ovat aina yksilöllisiä ja hyvä asento löytyy lopulta kokeilemalla.

”Tietokonetyössä ei ole olemassa selkeitä ratkaisuja, jotka sopisivat kaikille. Työtehtävä ja työntekijän erityisvaatimukset määrittävät pitkälti, millainen työasento kullekin sopii.”

Ja vaikka kalusteiden säädöt olisivat kunnossa, ei paikalleen kannata jämähtää. Liian jäykkä ja kulmikas asento ei pidemmän päälle ole hyväksi. Työasennon vaihtelu ja aktiivinen tauotus ovat tarpeen.

”Työasennon on hyvä tuntua rennolta. Kukaan ei kiellä välillä lukemasta materiaaleja vaikka sohvalla tai pitämästä lyhyttä palaveria seisten”, Nyberg huomauttaa.

Kalustus kannattaa pitää simppelinä

Jotta työntekijän asettuminen työtilaan sujuisi kätevästi, työnantajan kannattaa huomioida vierailijatyöpisteiden suunnittelussa erilaiset käyttäjät.

Mika Nyberg neuvoo valitsemaan vierailijatyöalueelle kalusteet, jotka ovat mahdollisimman helposti säädettävissä erikokoisille työntekijöille.

”Yksinkertainen kalustus, jota on helppo liikutella ja säätää esimerkiksi sähköisesti, on tärkeintä.”

Esimerkkinä Nyberg mainitsee työpöydän: Sen tulisi olla helposti säädettävissä mahdollisimman ylös ja alas. Näin pöytä sopii eripituisille ihmisille ja pöydän ääressä voi halutessaan tehdä töitä myös seisten.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 24.8.2017.

Tutkimuksista tiedämme, että yksi keskeisistä asioista luottamuksen rakentumisen ja myönteisten odotusten kannalta on oikeudenmukainen eli reilu johtaminen.

Erityisesti epävarmoina aikoina, joihin fuusioitumiset tyypillisesti lukeutuvat, on tärkeää, että emme koe olevamme mielivaltaisen kohtelun alaisia ja että päätöksenteon prosessit noudattelevat oikeudenmukaisuuden periaatteita.

Näitä periaatteita ovat:

  1. Ole johdonmukainen. Käytäntöjen ja sääntöjen ei tulisi vaihdella ihmisten tai ajankohtien välillä.
  2. Mahdollista kuulluksi tuleminen niille, joita päätös koskee.
  3. Perusta päätöksesi mahdollisimman tarkkaan tietoon.
  4. Luo käytäntöjä, joiden perusteella tehtyjen päätösten vaikutusta voidaan seurata ja vääriksi osoittautuneita päätöksiä muuttaa.
  5. Tee päätöksiä, mutta älä hätiköiden.
  6. Kohtele toisia kunnioittavasti.

Toki työpaikkojen realiteetit, kuten esimerkiksi tarpeet viedä muutoksia läpi ripeästikin, eivät aina tee tätä tehtävää helpoksi esimiehille. Miten isossa organisaatiossa esimerkiksi toteutetaan laaja kuuleminen? Entä jos sama prosessi tuntuu toisista hätäiseltä ja toisista maleksimiselta?

Vaikka joskus voi olla haasteitakin, niin kuitenkin kannustan pyrkimään näiden periaatteiden mukaiseen toimintaan. Niitä kannattaa soveltaa muutosten johtamiseen niin hyvin kuin mahdollista, erityisesti jos tähtäimessä on luottamuksen rakentaminen ja toive, että muutos näyttäytyisi työntekijöille (myös) myönteisenä mahdollisuutena. Myönteisten odotusten tiedetään edistävän sopeutumista ja hyvinvointia.

Nämä reiluun prosessiin liittyvät periaatteet olisikin tärkeää huomioida jo muutosprosessia suunniteltaessa, jotta asioille varattaisiin riittävästi resursseja ja aikaa – vaikkakin pääsääntöisesti näiden periaatteiden noudattaminen ei maksa mitään.

Toisena teemana nostan esille työn imun, jolla tarkoitetaan työssä koettua myönteistä tunne- ja motivaatiotilaa, jota luonnehtivat uppoutuminen, tarmokkuus ja omistautuminen työssä.

Työn imun on havaittu edistävän myönteisiä odotuksia tulevaisuutta kohtaan, kuten merkittävän organisaatiomuutoksen näkemistä ennemmin mahdollisuutena kuin uhkana.

Tämän perusteella voidaan odottaa, että työpaikat, joissa työntekijät kokevat työn imua jo ennen muutosta, pärjäävät muutoksissa paremmin. Se korostaa työn imusta huolehtimisen tärkeyttä myös muutosten näkökulmasta.