Muutoksessa esimies voi luoda kovaa maata jalkojen alle

Osallistu

Hyvä muutosjohtaja on sekä innostava että salliva. Hän ymmärtää, että muutos ei saa kaikkia työntekijöitä syttymään yhtä nopeasti, sanoo johtava konsultti Susanna Kalavainen Työterveyslaitoksesta.

Muutoksessa esimiehen tehtävä on luoda kovaa maata jalkojen alle. Hän pitää esillä sitä, miksi muutos tehdään ja mitä kohti mennään. Matkan varrella se helposti hämärtyy”, sanoo johtava konsultti Susanna Kalavainen Työterveyslaitoksesta.

Muutokseen liittyvää epävarmuutta on helpompi kestää, kun päämäärä pysyy kirkkaana. Tavoitteena voi olla esimerkiksi parempi asiakaspalvelu tai jonkin epäkohdan ratkaiseminen.

Muutosprosessin aikana esimies voi toimia myös valon tuojana. Hän tekee näkyväksi sen, että jokin osanen saatiin valmiiksi tai jossain onnistuttiin. Muuten on vaarana, että onnistumisten ajatellaan olevan pelkkää sattumaa.

Kalavainen on tukenut ja valmentanut esimiehiä monenlaisissa muutostilanteissa. Nykyisin on tavallista, että käynnissä on yhtä aikaa monta erikokoista muutosta. Ne menevät lomittain, eikä muutoksilla enää ole selkeää alkua ja loppua.

Miten muutokseen voi vaikuttaa?

Mielekkään muutoksen perusperiaatteita ovat viestintä, osallistuminen ja tukitoimet. Susanna Kalavainen nostaa niistä ykköseksi mahdollisuuden osallistua muutoksen suunnitteluun ja toteutukseen.

”Se on välttämätöntä, jos halutaan, että ihmiset lähtevät oikeasti mukaan, antavat oman panoksensa eivätkä vain raahaudu muutoksen läpi.”

Esimiehen tehtävänä on konkretisoida muutosta ja tuoda sitä lähemmäksi käytäntöä: Mitä muutos tarkoittaa työryhmän ja työntekijän työn kannalta? Mitä se vaatii itse kultakin? Miten prosessiin voi vaikuttaa?

Konkretisoiminen ei aina ole helppoa. Esimiehet elävät saman epävarmuuden ja muutosprosessin keskellä kuin työntekijätkin. Esimies ei välttämättä tiedä paljon enempää kuin muut, ei edes lopputulosta.

Uusia mahdollisuuksia ja luopumista

Susanna Kalavainen luonnehtii hyvää muutosjohtajaa innostuneeksi realistiksi. Hän näyttää suuntaa ja vie muutosta eteenpäin. Silti hän ymmärtää ja sallii, että kaikki eivät innostu yhtä nopeasti. Joskus on ihan riittävää, että osallistuu asiallisesti.

”Ihmiset ja työryhmät tulevat muutosta kohti eri tahtiin. Esimiehen on hyvä säilyttää tuntuma siihen, missä oikeasti mennään. Työyhteisössä saattaa olla myös kipukohtia.”

Muutos merkitsee ihmisille eri asioita. Toisille se merkitsee uusia mahdollisuuksia, kehittymistä ja työnkuvan myönteistä laajenemista. Toiset joutuvat luopumaan jostain itselleen tärkeästä työn osa-alueesta.

Kalavainen on tavannut johtajia, jotka ovat suorastaan muutoksen lumoissa. Heidän on joskus vaikea sietää, että kaikki eivät ole muutosajattelussa yhtä pitkällä.

Pakotettu positiivisuus on pahasta

Yksi muutosjohtamisen kompastuskivistä on juuri se, että ollaan pakotetun positiivisia. Eteenpäin pusketaan periaatteella, että kaikki muutoksessa on hyvää ja kaikki epäröijät ovat vastarannan kiiskiä.

”Kun työyhteisössä saa puhua myös hankalista asioista, menetyksestä ja surusta, muutokseen sitoutuminen ja eteenpäin meneminen ovat paljon vankemmalla pohjalla”, Susanna Kalavainen sanoo.

Tehdyn työn arvostaminen on erityisen tärkeää. Kun osastoja tai tehtäviä lakkautetaan, osa työntekijöistä kokee, ettei heidän työnsä ole ollut riittävän hyvää.

Kokemus siitä, että entinen työ mitätöidään, on raskas. Työtä on ehkä tehty ja kehitetty pitkään. Eikö sillä ollutkaan mitään väliä?

”Kyse voi kuitenkin olla siitä, että organisaation painopiste siirtyy tai etsitään tehokkaampia toimintatapoja. Vanha työ on voinut olla hyvinkin arvokasta. Sen toteaminen asiallisesti ja reilusti avaa mahdollisuuksia uudenlaiselle yhteistyölle.”

Hyvinvoiva esimies jaksaa tukea

Susanna Kalavainen kannustaa esimiehiä pitämään huolta myös itsestään ja omasta työkyvystään. Vain voimissaan oleva esimies jaksaa tukea muita.

”Jos esimies on uupunut jo ennen muutoksen alkua, hän ei välttämättä pysty havainnoimaan työyhteisöä, kuuntelemaan, joustamaan ja etsimään ratkaisuja.”

Esimiehen kannattaa tarvittaessa hakea tukea esimerkiksi omalta esimieheltään, työnohjauksesta, työterveyshuollosta tai toisilta esimiehiltä.

”Esimiesten vertaisryhmä tarjoaa turvallisen ja luottamuksellisen paikan tuulettaa tunteita, jakaa turhautumisia ja onnistumisia. Siellä ei tarvitse olla ensisijaisesti muutoksen johtaja, eteenpäinviejä, uskova ja pystyvä.”

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Oman työn johtaminen on arvokas taito nykyajan työelämässä. Työntekijällä on yhä enemmän valtaa ja vastuuta työnsä sisällöstä ja tavoitteista sekä ajankäytöstään, innostuksestaan ja hyvinvoinnistaan. Itsensä johtamisen taidot korostuvat poikkeusolojen aikana, jolloin monet työskentelevät itsenäisesti kotoa käsin.

”Tässä tilanteessa pitää hyväksyä, että työsuoritus ei välttämättä ole samaa tasoa kuin normaalioloissa – etenkään, jos kotona on lapsia ja hirveä härdelli. Sitä ei pidä jäädä suremaan, sillä olemme kaikki samassa veneessä. Toisten on vain raskaampi soutaa, jos elämässä on paljon muuta kuormaa”, sanoo tutkija Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta.

Yli-Kaitala on ollut kehittämässä Aika & fokus -verkkovalmennusta, joka tarjoaa asiantuntijatyöpaikoille ja yksittäisille osallistujille keinoja selvitä ajankäytön haasteista. Pyysimme häneltä vinkit siihen, miten voi tulla paremmaksi oman työnsä johtajaksi.

1. Aseta itsellesi tavoitteita

Hahmota, mitkä ovat työsi tärkeimmät tavoitteet esimerkiksi parin seuraavan kuukauden aikana. Pilko tavoitteet mahdollisimman konkreettisten tehtävien muotoon välitavoitteiksi. Pidä tavoitteet mielessä, kun työskentelet ja seuraa niihin liittyvien tehtävien etenemistä.

2. Priorisoi työtehtäviäsi

Työtehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen on tavallistakin tärkeämpää, jos työskentely-ympäristö haastaa työsuorituksen. Jos olet epävarma työsi ydintehtävistä ja lähitulevaisuuden tärkeimmistä tavoitteista, keskustele asiasta esimiehesi kanssa. Muista, että voit keskittyä vain muutamaan asiaan kerrallaan.

3. Suunnittele ajankäyttöäsi

Listaa, mitkä ovat tärkeimmät tehtäväsi tietyllä viikolla ja tiettynä päivänä. Vanha kunnon to do -lista ja tehtävien yliviivaaminen tuovat tyydytystä kaaoksen keskelle. Realismiin on ehkä helpompi päästä nyt, kun poikkeusoloissa on työskennelty jo jonkin aikaa. Oman tekemisen ja jaksamisen rajat alkavat näkyä.

4. Panosta otollisiin hetkiin

Mihin aikaan päivästä tai millaisessa tilanteessa olet nykyoloissa parhaimmillasi? Tai milloin ympäröivät olosuhteet parhaiten sallivat keskittyneen työskentelyn? Panosta niihin hetkiin. Vältä multitaskaamista, jos se vain on mahdollista. Älä siis yritä samaan aikaan ohjata lapsia ja osallistua Skype-kokoukseen.

5. Tunnista stressi, pidä yllä hyvää virettä

Väsymys, keskittymisvaikeudet ja sähläys voivat olla merkkejä stressistä. Stressaantuneena tulkitset muiden sanomisia tavallista kielteisemmin ja tunnet, ettet saa mitään aikaan. Hyvää virettä ylläpitävät esimerkiksi terve itsekkyys, taukojen pitäminen, liikunta ja huumori.

6. Pohdi, miten edistät hyvinvointiasi

Mitkä asiat kuormittavat sinua eniten? Millä keinoilla voit edistää hyvinvointiasi? Millaiset rutiinit tukevat jaksamistasi? Muista, ettei sinun tarvitse jäädä kuormitustilanteessa yksin. Pyydä mahdollisuuksien mukaan apua esimieheltäsi, työterveyshuollosta tai läheisiltäsi.

7. Arvosta ja kannusta itseäsi

Ole itsellesi paras mahdollinen pomo! Ajattele, että hoidat työsi riittävän hyvin. Pidä sisäinen puheesi kannustavana, arvostavana ja ratkaisukeskeisenä. Älä unohda itsesi palkitsemista ja pientä hemmottelua.

Työntekijät ovat valmiita venymään äärimmilleen, jos he uskovat, että organisaatiossa tuetaan heidän jaksamistaan ja työntekoaan, sanoo erityisasiantuntija Mervi Niemi Työterveyslaitoksesta.

Niemi kehittää sosiaali- ja terveysalan organisaatioissa resilienssiä, joka on kykyä kohdata erilaisia työelämän muutos- tai häiriötilanteita.

Koronavirusepidemian takia viranomaisille on lisätty valmiuslain mukaisia valtuuksia. Työaika- ja lomasäännöksistä voidaan poiketa muun muassa terveydenhuoltoalalla.

Canterburyn yliopisto Uudessa-Seelannissa on jo pitkään tutkinut resilienttejä organisaatioita. Yliopiston oppaassa Staffed or stuffed – creating resilience through your people käsitellään johtamista kriiseissä. Niemi kokosi oppaasta vinkit sote-organisaatioiden johdolle ja esimiehille:

Tue henkilöstöäsi kriisin aikana

  1. Tunnista tarpeet. Pitkiä työvuoroja ei jakseta tehdä ilman riittäviä taukoja ja tankkausta. Ovatko henkilöstöravintolat auki vai tuodaanko töihin omat eväät? Varmista riittävän pitkät lepoajat työvuorojen välillä. Kriisin pitkittyessä tarvitaan myös sosiaalista ja henkistä tukea.
  2. Huomioi yksilöiden erot. Jokainen reagoi kriisiin eri tavalla: toiset puhkuvat intoa ja auttamishalua, toiset lamaantuvat ja toimivat puoliteholla. Myös kotiolot, lapset tai iäkkäät isovanhemmat aiheuttavat huolta. Järjestä joustoja työtehtäviin ja työaikoihin, ennen kuin työntekijä jää sairauslomalle.
  3. Kuuntele ideoita. Työntekijät ovat oman työnsä asiantuntijoita. Kuuntele heidän ideoitaan työtehtävien nopeuttamiseksi ja järkevöittämiseksi.
  4. Anna vapautta. Jos tarvitaan nopeutta ja joustavuutta, vähennä byrokratiaa. Anna vastuuta ja vapautta tehtävien suorittamiseen, jakamiseen ja jopa muotoilemiseen. Stressiä ja työuupumusta koskevien tutkimusten mukaan mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön on voimavara, joka suojelee kuormitukselta.
  5. Jaa tietoa ja ota vastaan palautetta. Tieto lisää turvallisuuden tunnetta, joten tarjoa tietoa luotettavasti, rehellisesti ja säännöllisesti. Kuuntele henkilöstön palautetta herkällä korvalla. Kriisin aikana päätöksiä tehdään kiireessä ja vaillinaisen tiedon pohjalta, joten ole valmis muuttamaan päätöksiäsi.

Kriisin jälkeen otetaan opiksi ja toivutaan

  1. Kerää opit kriisin jälkeen. Arvioi yhdessä henkilöstön kanssa uusia käytäntöjä: mitä niistä kannattaa hyödyntää normaalioloissa? Käykää läpi myös ennakkosuunnitelmat: mikä niissä oli toimivaa ja mitä pitää korjata?
  2. Osoita arvostusta. Henkilöstö on venynyt äärimmilleen. Miten osoitat arvostusta? Kiitos on hyvä alku, mutta voit tehdä muutakin. Varaa aikaa kokemusten vaihdolle, sillä se on osa toipumisprosessia. Myös erilaiset tapahtumat voivat olla keino osoittaa kiitosta. Suurinta arvostusta osoittaa se, että johto huolehtii henkilöstönsä jaksamisesta kriisin jälkeenkin.
  3. Tue sopeutumista uuteen tilanteeseen. Maailma on muuttunut kriisin jälkeen. Ihmiset reagoivat siihen eri tavoin ja toipuvat eri tahdissa. Kotona kriisi voi jatkua eri syistä, joten työnantajalta ja esimieheltä vaaditaan joustavuutta vielä pitkään. Kannusta pitämään lomia ja joustovapaita. Mahdollista osa-aikainen työnteko, jos se on tarpeen.
  4. Älä vähättele. Kunnioita ihmisten erilaisia reaktioita ja ajatuksia. Johtajana olet varmasti vahva yksilö, ja osa vahvuuttasi on tukea niitä, jotka eivät kykene olemaan yhtä vahvoja.

Viilaa suunnitelmat kuntoon

  1. Laadi uudet suunnitelmat. Kriisin jälkeen on aika laatia entistä paremmat suunnitelmat seuraavien kriisien varalle. Kyseenalaista myös harjoittelun ja perehdytyksen rutiinit. Kun henkilöstö osallistuu suunnitelmien tekoon ja päivittämiseen, erilliset perehdytykset menettävät merkitystään. Henkilöstöltä saat myös käytännönläheisen näkökulman häiriötilanteisiin.
  2. Muista hyvinvoinnin näkökulma. Teknisten yksityiskohtien lisäksi suunnitelmissa pitää huomioida henkilöstön hyvinvointi. Mieti esimerkiksi, miten häiriötilanteissa seurataan henkilöstön jaksamista ja miten jaksamista tuetaan.
  3. Haasta omat suunnitelmasi. Onko kriittiset toiminnot varmistettu? Toimivatko suunnitelmat myös viikonloppuna ja keskiyöllä? Onko tiedonkulku turvattu? Ovatko vastuut ja tehtävät selkeitä?
  4. Viesti suunnitelmistasi. Mitä alemmille organisaatiotasoille mennään, sitä vähemmän ihmisillä on tietoa häiriötilanteisiin varautumisesta. Miten taklaat tämän ongelman? Varaa riittävästi aikaa harjoitteluun. Harjoittelu voi olla myös keskustelua ja harjoittelua mielikuvien avulla.

Mervi Niemi kertoo, että Työterveyslaitoksen ja Kuntaliiton yhteisellä Varautuminen ja jatkuvuuden hallinta sote-organisaatioissa -koulutuskiertueella syksyllä 2019 tehtiin skenaarioharjoituksia. Osallistujat olivat sote-alan ammattilaisia.

”Osallistujat arvioivat, että heidän organisaatioidensa ennakkosuunnitelmat toimivat parhaiten pandemiatilanteessa. Hyvä juttu, sillä niiden toimivuutta testataan parhaillaan.”

Koulutuskiertueella havaittiin myös, että häiriötilanteiden harjoitteluun ei ole varattu aikaa eivätkä hyvin laaditut suunnitelmat ole kaikkien tiedossa.

Häiriöt, keskeytykset ja tietotulva kuormittavat keskittymistä vaativassa aivotyössä. Samat asiat haittaavat nyt poikkeusoloissa etätyöntekijöiden ja kotikoululaisten työskentelyä saman katon alla.

Työntekoa voi järjestelyillä ja sopimuksilla helpottaa myös pienissä kodeissa, joissa jokaiselle ei ole omaa tilaa.

”Lapset ja nuoret tarvitsevat opettajien ja vanhempien tukea koulutyönsä sujumiseen, ja myös aikuiset tarvitsevat yhdessä sovittuja pelisääntöjä”, sanoo johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.

Aivotyötä ja kognitiivista ergonomiaa koskeva tutkimustieto auttaa tunnistamaan ja selättämään tilanteet, jotka kiristävät pinnaa kotitoimistossa. Kalakoski antaa seitsemän vinkkiä työrauhan turvaamiseksi:

1. Keskustelkaa ja järjestelkää

Jutelkaa perheen kesken siitä, mitä erilaiset työ- ja koulutehtävät vaativat, millaisia työskentelytiloja ja välineitä niissä tarvitaan. Onko kodissanne mahdollista järjestää oma paikka esimerkiksi hiljaiseen työskentelyyn, keskusteluun ja luottamuksellisten työasioiden käsittelyyn?

On hyvä tunnistaa, millaisia työtehtäviä päivään kuuluu ja miten ne kannattaa jaksottaa: Milloin ja kuinka pitkissä jaksoissa tekee keskittymistä vaativia tehtäviä? Millä keinoilla silloin voi pitää vireyttä yllä? Mitkä tehtävät onnistuvat pienessä hälyssäkin?

2. Aloittakaa päivä työmaakokouksella

Työn kehittämistä koskevissa tutkimuksissa korostuu, että pienillä, konkreettisilla käytännöillä on suuri merkitys.

Pitäkää kotona aamuisin työmaakokous, jossa käytte läpi päivän tilanteen. Sopikaa, miten rytmitätte keskittymisen ja keskustelun ajan niin, että työrauha säilyy. Ottakaa huomioon myös yhteistyön ja tuen tarve.

Kuka tekee tänään mitäkin, mihin aikaan ja missä? Kenet saa milloinkin keskeyttää? Vai voitteko sopia niin, että tiettyyn tilaan vetäytynyttä ei keskeytetä ja toinen perheenjäsen on sillä aikaa kotikoululaisen tukena?

3. Karsikaa turha häly pois

Hyvässä työympäristössä ei ole turhaa hälyä, näytölle pompsahtelevia kuvakkeita eikä muita huomiokaappareita. Karsikaa keskittymistä vaikeuttava häly minimiin työ- ja koulupäivän ajaksi. Voiko esimerkiksi television pitää kiinni ja puhelimet äänettömällä?

Järjestelkää työskentelypaikat ja tekeminen niin, ettei työpisteiden vieressä ole tarpeetonta kuljeskelua.

4. Pitäkää kokoukset ja puhelinkeskustelut lyhyinä

Tiivistäkää kokouksia ja asiakastapaamisia silloin, kun se on mahdollista. Verkkovälitteinen osallistuminen vaatii enemmän keskittymistä kuin kasvokkainen. Sopivan tiiviissä verkkokohtaamisessa keskittyminen ei ehdi herpaantua.

Kokousten väliin tarvitaan myös aikaa, jotta tilanteeseen ehtii valmistua ja sen ehtii paketoida ennen seuraavaa työtehtävää.

5. Esimiehet ja opettajat: tarjotkaa tukeanne

Jokaisen on hyvä muistaa, että muutostilanteet ja uuden toimintatavan opettelu vievät aikaa ja voimavaroja.

Johdon, esimiesten ja opettajien tukea tarvitaan tietotulvan suodattamiseen ja tehtävien asettamiseen tärkeysjärjestykseen. Uusi tilanne vie väistämättä aikaa eikä kaikkea entistä pystytä tekemään poikkeustilanteessa. Oman työn johtaminen on vaikeaa epäselvässä tilanteessa, jossa tiedot ja ohjeet päivittyvät jatkuvasti.

6. Pitäkää taukoja

Työpaikan pienet, luonnolliset tauot ja arkiliikunta jäävät kotioloissa helposti vähiin. Keho kaipaa liikettä, ja jatkuva istuminen on epäterveellistä.

Suuri osa kotitoimiston ja kotikoulun työtehtävistä on vaativaa ajatustyötä ja tiedolla työskentelyä, jotka edellyttävät riittävää vireystasoa. Sekin paranee liikkumalla ja pitämällä huolta lounas- ja välipalatauoista.

Päivään kannattaa sisällyttää myös useita mikrotaukoja, jotka nollaavat ajatukset ja nostavat vireystasoa: tee oman kuntotasosi mukaan muutama venytys, punnerrus tai kyykky – vaikka yhdessä koululaisen kanssa.

7. Uudet työtavat voivat myös innostaa

Poikkeustilanteen takia joudumme kaiken muun ohessa omaksumaan paljon uusia tietoja ja taitoja. Oppiminen ja työn kehittäminen vievät aikaa.

Toisaalta oppiminen, uuden ideointi ja yhdessä työskenteleminen ovat yleisimpiä työssä innostavia asioita. Siksi uusi tilanne voi myös vahvistaa voimavaroja, mikä keventää työskentelyä ja opiskelua.

Pitkällä ajalla poikkeustilanne antaa mahdollisuuden kehittää uusia toimintatapoja töiden ja opiskelun sujumiseen ja hyvinvoinnin vaalimiseen. Hyvät toimintatavat kannattaa viedä työpaikoille ja kouluihin sitten, kun palaamme taas normaaliin arkeen.

Pakon edessä olemme saaneet mahdollisuuden hypätä uudelle askeleelle työn kehittämisessä ja uuden oppimisessa.