Näin esimies voi vaikuttaa työterveysneuvottelun onnistumiseen

Osallistu
Keskustelutilanne, jossa mies kuuntelee vastapäätä istuvia henkilöitä.

Lähestyvä työterveysneuvottelu saattaa jännittää myös esimiestä. Siihen auttaa valmistautuminen. Neuvottelussa tärkeintä on muistaa, että siellä haetaan yhdessä ratkaisuja työhön.

Työterveysneuvottelu järjestetään, kun työntekijän työkyky on heikentynyt. Tavoitteena on löytää paras mahdollinen ratkaisu työssä jatkamiseen. Jos työntekijä on sairauslomalla, neuvottelussa sovitaan keinoista tukea työhönpaluuta.

Työterveysneuvotteluun osallistuvat tavallisesti työntekijä, työterveyshuollon edustaja, lähiesimies ja tarvittaessa hänen esimiehensä tai edustaja henkilöstöhallinnosta. Työntekijä voi kutsua mukaan myös valitsemansa tukihenkilön.

”Jos esimiehellä ei ole aiempaa kokemusta työterveysneuvotteluista, hänen voi olla vaikea hahmottaa omaa rooliaan keskustelussa”, sanoo vanhempi asiantuntija Pirjo Juvonen-Posti Työterveyslaitoksesta.

Esimiehille ja kaikille muillekin neuvottelun osapuolille on nyt tarjolla kättä pidempää. Työterveyslaitos on julkaissut maksuttoman oppimisohjelman Työterveysneuvottelu – ratkaisuja työhön. Sen tarkoitus on tukea ja kehittää neuvottelun vuorovaikutusta.

Vakioratkaisua ei ole

Pirjo Juvonen-Postilta kysytään usein, miksi esimiehen pitäisi olla mukana työterveysneuvottelussa. Mitä hyötyä siitä on?

”Työhönpaluuseen ei ole olemassa vakioratkaisuja. Jokaisen työntekijän tapauksessa pitää erikseen miettiä, miten työhönpaluu toteutetaan. Työn ja työolojen muutoksia ei voi tehdä työpaikan ulkopuolelta, ja siksi esimiestä tarvitaan näissä keskusteluissa.”

Esimiehen ei tarvitse heittäytyä hoidon tai kuntoutuksen ammattilaiseksi. Ne ovat muiden heiniä. Esimies saa tulla neuvotteluun omassa esimiehen roolissaan – keskustelemaan työhön liittyvistä ratkaisuista.

Juvonen-Posti muistuttaa, että hyvin suunniteltu ja asteittainen työhönpaluu on sijoitus työkykyyn. Pitkällä aikavälillä se maksaa itsensä takaisin esimerkiksi poissaolokustannusten vähenemisenä. Suurin hyöty on, että työntekijän työpanos saadaan käyttöön.

Valmistaudu hyvin

Erikoistutkija Elina Weiste Työterveyslaitoksesta on erikoistunut vuorovaikutukseen. Hänen mukaansa työterveysneuvotteluun liittyy monenlaisia jännitteitä: työntekijä voi pelätä potkuja ja esimies sitä, että hänen esimiestyötään kritisoidaan.

”Kaikkien osapuolten pitää valmistautua tapaamiseen. Jos asiaa ei ole etukäteen työstetty, neuvottelutilanteessa ei päästä keskustelemaan mahdollisista ratkaisuista”, Weiste sanoo.

Esimiehen kannattaa valmistautua näin:

  1. Kuuntele työntekijää. Teidän on hyvä jutella jo ennen neuvottelua. Näin asiat eivät tule kummallekaan yllätyksinä.
  2. Selvitä, millaisia mahdollisuuksia teidän työpaikallanne on muokata työtä. Mieti omia ratkaisuehdotuksiasi työkyvyn tueksi. Mitkä ovat sinun valtuutesi ja missä asioissa sinun pitää ottaa yhteyttä omaan esimieheesi?
  3. Selvitä, mitä työpaikkanne työkyvyn tuen mallissa on sovittu työterveysneuvottelusta.
  4. Sovi työntekijän ja työterveyshuollon kanssa, keitä neuvotteluun kutsutaan ja kuka kutsuu.
  5. Työterveysneuvottelun koollekutsujana voi toimia esimies tai työterveyshuolto. Jos sinä olet koollekutsuja, kutsu osallistujat ajoissa ja kerro työterveysneuvottelun tarve ja tarkoitus.
  6. Sopikaa, kuka toimii puheenjohtajana ja muistion tekijänä.
  7. Järjestä neuvottelulle rauhallinen paikka ja varaa riittävästi aikaa. Yleensä tunti riittää.

Oppimisohjelma tuli tarpeeseen

Työterveysneuvottelu – ratkaisuja työhön -oppimisohjelma perustuu tutkimukseen, jonka aineistona oli 14 videoitua, oikeasti käytyä ja tarpeellista työterveysneuvottelua. Tyypillinen palaute tekijöille on ollut, että ”tällaista on odotettukin”.

Oppimisohjelmaa saa vapaasti linkittää esimerkiksi verkkosivuille, työpaikan intranetiin ja työkyvyn tuen ohjeisiin. Sitä voi hyödyntää myös esimiesten koulutuksissa.

”Jos esimiehellä on vain pari minuuttia aikaa valmistautua työterveysneuvotteluun, hänen kannattaa lukea ainakin pikaopas. Siitä saa nopeasti kuvan, keitä neuvotteluun tulee, mitä esimieheltä odotetaan ja mitä muut tekevät”, Pirjo Juvonen-Posti vinkkaa.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Työterveysneuvottelu – ratkaisuja työhön -oppimisohjelma (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Tutustu myös:
Kommentointi (3)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (3)

Armi |

Työterveysneuvottelussa olleena työntekijänä tiedän, että palaute sattui kovasti. Olin hyvin väsynyt enkä ollut saanut sairaslomaa, vaikka oli monia vaivoja. Esimies uskoi minun teeskentelevän sairauksia. Hän uskoi myös toisten työntekijöiden arvioita minusta täysin. Jälkeenpäin pitkän odottelun jälkeen minulle, raskaan työn raatajalle vanhustenhoidosta, myönnettiin osatyökyvyttömyyseläke takautuvasti.

Elliiiza |

ei onnistu jos työnantaja on yrittäjä sillä yrittäjä haluaa päästä helposti ja joustavasti eroon sairaasta työntekijästä..siinä ei armoa tunneta..näin se vaan on ..jos syntyy yritykselle kustannuksia sairaasta tekijästä niin se on helpompi vaihtaa nuorempaan ja terveempää...näin olen kokenut

@JuvonenPosti |

Kiitos Armi ja Elliiiza kommenteistanne! Olen ollut keskustelemassa työpaikan edustajien kanssa työntekijöiden työhön paluu ja työssä jatkamisratkaisuista 1980-luvun lopulta lähtien eri yhteyksissä. Niistä ajoista ajattelutapa työpaikoilla on muuttunut, työn muokkaus on lisääntynyt ja sitä kautta työssä eri tavoin jatkamisen mahdollisuudet. Mutta kuten kuvaatte, ei tämä ole vieläkään mikään "automaattinen" tapa toimia: lisää tietoa sekä työntekijöille että työnantajien edustajille tarvitaan niistä vaihtoehdoista, jotka ovat käytettävissä työntekijän työkyvyn alentuessa.

Tuoreimmat jutut

Palautuminen tosiaan on tärkeää. Hyvä, että olet tunnistanut asian. Palautumiseen kannattaa kiinnittää huomiota sekä työpäivän aikana että vapaa-ajalla.

Kun työpäivä on kohtuullinen, palautuminen on helpompaa. Työpaikalla on hyvä pohtia esimiehen ja työkavereiden kanssa, mikä työssäsi kuormittaa. Miten työn voisi järjestää niin, että ruoka- ja kahvitauot olisi oikeasti mahdollista pitää? Toimiakseen tehokkaasti koko päivän aivomme tarvitsevat sekä polttoainetta että tauon suoman levon.

Näiden virallisten taukojen lisäksi on hyvä pitää mikrotaukoja esimerkiksi silloin, kun siirtyy työtehtävästä tai palaverista toiseen. Mikrotauoksi riittää jo minuutinkin hengähdys, jolloin katseen voi suunnata horisonttiin ja antaa mielen tyhjentyä.

Palautumista edistää, jos työpäivän aikana pystyy karsimaan keskeytyksiä ja tekemään tehokkaasti yhtä asiaa kerrallaan. Tärkeää on myös tunnistaa ja vahvistaa edelleen oman työn voimavaroja, joita ovat esimerkiksi työkavereilta saatu tuki tai vaikutusmahdollisuudet oman työn käytännön toteutukseen.

Palautuminen vapaa-ajalla helpottuu, jos pystyt irrottautumaan työstä kokonaan. Ei siis kannata hoitaa sähköposteja vielä illalla eikä varsinkaan murehtia tekemättömiä töitä. Onnistumisia sen sijaan voi muistella!

Palautumista edistää sekin, jos pystyy itse päättämään, miten vapaa-aikaansa käyttää. Onhan sinulla ruuhkavuosista huolimatta aikaa myös itsellesi?

Aivojen haastaminenkin auttaa palautumaan: opiskelemalla kieliä, tekemällä käsitöitä tai tanssimalla saa onnistumisen kokemuksia. Vapaa-ajalla on hyvä panostaa aktiiviseen rentoutumiseen sohvakooman sijasta – tai ainakin lisäksi.

Sanoit rentoutumisen olleen sinulle aina vaikeaa. Kokeile erilaisia rentoutumisen tapoja, esimerkiksi luontokävelyä, saunomista, joogaa tai musiikkia ja kuulostele, miltä se kehossasi ja mielessäsi tuntuu. Muista myös syödä riittävästi ja hyvin sekä varata riittävästi aikaa unelle ja levolle, 7–9 tuntia joka yö.

Panosta pieniin askeliin. Isotkin muutokset tapahtuvat pala kerrallaan. Päätä jo tänään, mitä kokeilet ensimmäiseksi.

Kerro meille, millaiset tunteet ovat olleet läsnä sinun työssäsi ja miten niihin työyhteisössäsi suhtaudutaan.

Voit vaikka muistella tilannetta, jossa tunteet olivat isossa roolissa. Miltä sinusta tuntui ja miksi? Tai olivatko asiakkaasi tai työkaverisi tunteet pinnassa? Mitä sitten tapahtui?

Vastaa muutamalla lauseella tai kirjoita pidemmästi.

Kirjoita alla oleviin kenttiin ja klikkaa Lähetä-nappia.
Voit lukea muiden vastauksia lomakkeen alapuolelta.

Se asia, johon varaa aikaa, todennäköisesti etenee. Siksi työtehtävien priorisoinnilla on vaikutusta, sanoo vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Toivanen on yksi asiantuntijoista Aika & fokus -ajanhallinnan verkkovalmennuksessa. Hän on myös vetänyt AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanketta. Siihen liittyneen kyselyn mukaan yli 90 prosenttia asiantuntijoista priorisoi työtehtäviään. Yhtä moni arvioi, että menetelmä auttaa heitä ajanhallinnassa.

Tehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen on hyvä työkalu, kun pitää hallita työpäivänsä rytmiä ja jakaa tehtäviä itselleen.

Priorisointia tehdään esimerkiksi asioiden kiireellisyyden, tärkeyden, kiinnostavuuden tai henkilösuhteiden perusteella. Monissa yrityksissä asiakkaan pyynnöt ajavat kaiken muun ohi.

Eräs tutkimukseen haastatelluista asiantuntijoista kertoi tärkeysjärjestyksestään näin:

Asiakkaan aika tulee ensimmäisenä, lähtee viimeisenä ja määrää eniten. Eli asiakastapaamiset valetaan sementtiin. Sen jälkeen ehkä oma aika ja sisäiset palaverit työkavereiden kanssa tulevat toiseksi kerrokseksi. Poikakaveri tietää olevansa siinä viimeinen, koska tapaamiset hänen kanssaan ovat siirrettävissä ja peruttavissa helpoiten.

Onko pyyntö oikeasti kiireellinen?

Yksi tapa priorisoida on luokitella tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:

  • kiireelliset ja tärkeät tehtävät
  • kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät

Minna Toivanen pitää nelikentän etuna sitä, että se ohjaa pohtimaan myös asioiden tärkeyttä. Kiireellisiä hommia pidetään helposti tärkeimpinä.

”Vaarana on, että tärkeät mutta aikatauluttomat työt jäävät listan hännille. Meillä tutkijoilla kirjoittaminen on usein tärkeä tehtävä, mutta sillä ei välttämättä ole deadlinea.”

Joskus kannattaa kyseenalaistaa tehtävän kiireellisyys. Vaikka joku pyytää vastausta huomiseksi, se ei automaattisesti tee pyynnöstä tärkeää.

Kiireen ja asetetun määräajan ei tarvitse antaa viedä. Kannattaa miettiä, kuuluuko asia itselle, onko se työpaikan näkökulmasta keskeinen ja onko sitä pakko tehdä.

”Moni huomaa välillä tekevänsä kaikkea ihmeellistä, mikä ei oikeastaan kuulu omaan työhön ollenkaan”, Toivanen sanoo.

”Lopetin lounaalla käymisen”

Osa asiantuntijoista pitää priorisointia helppona. Heille on selvää, mikä on oleellista ja mitkä asiat ainakin pitää hoitaa. Tutkimukseen haastatellut puhuivat asiasta esimerkiksi näin:

En todennäköisesti selviydy kaikista hommista ja deadlineista, jotka minulla on seuraavan 2-3 viikon aikana. Täytyy vain priorisoida. Teen kolme niistä hommista kohtuullisen hyvin ja jätän sen yhden tekemättä.

Kun tulee jokin katastrofi, kaikki muut työt jäävät ja keskitytään pelastamaan maailma. Sen osaan aika hyvin enkä koe sitä mitenkään rasitteeksi enää.

Toisille priorisointi tuottaa vaikeuksia: Mistä kieltäytyisin? Mitä jättäisin tekemättä?

Monet sortuvat siihen, että yrittävät tehdä kaiken. Se tarkoittaa työpäivien venyttämistä tai muuta tinkimistä omasta hyvinvoinnista:

Esimerkiksi edellisen työnantajan palveluksessa lopetin lounaalla käymisen. Nyt olen harrastanut sitä samaa.

Luopuminen voi olla raskasta

Minna Toivasen mukaan priorisoinnin raskaimpia puolia on luopuminen. Siihen saattaa liittyä pelkoa ”äänivallan” menettämisestä työpaikalla tai verkostoissa.

”Kun kieltäytyy osallistumasta johonkin, ei todennäköisesti pysty vaikuttamaan asiaan eikä mukaan ehkä pyydetä enää toista kertaa.”

Joskus priorisointiin sekoittuu mieltymyksiä tai jopa tiettyjen työtehtävien välttelyä. Napsitaan rusinat pullasta eli tehdään vain kivat, itselle mieluisat hommat.

Ristiriitoja syntyy, jos työyhteisön jäsenet rankkaavat tehtäviään kovin eri tavalla.

”Priorisointi ei saa johtaa siihen, että että jotkin asiat lykkääntyvät kohtuuttomasti”, Toivanen huomauttaa.

Kirkasta oman työsi ydin

Minna Toivasen viesti asiantuntijoille ja heidän työpaikoilleen on, että tehtävien priorisointi on yhteinen juttu. Sitä ei tulisi jättää yksin asiantuntijoiden harteille.

”Yksi tapa on määritellä vaikka viisi organisaation tärkeintä toimintoa tai sisältöaluetta, joiden alle kaiken tekemisen pitää mennä”, Toivanen ehdottaa.

Hänen mukaansa priorisointia helpottavat myös selkeät vastuut, kirkkaat työnkuvat ja esimiehen tuki.

Näin pääset alkuun priorisoinnissa:

  • Mieti, mikä on oman työsi ydin.
  • Keskustele esimiehesi kanssa siitä, onko teillä sama käsitys työsi ydinasioista.
  • Varaa kalenteristasi aikaa tärkeimmille asioille.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 25.4.2016.