Tällaiseen työyhteisöön on mukava tulla aamulla – kymmenen tunnusmerkkiä

Osallistu

Mikä tekee työyhteisöstä hyvän? Esimerkiksi se, että apua voi pyytää turvallisin mielin. Ja se, että kivaa palautetta saavat muutkin kuin porukan ”tähtipelaajat”.

Työyhteisön ei tarvitse olla täydellinen. Hyvä tavoite on, että se on riittävän terve. Riittävän terveeseen työyhteisöön on pääsääntöisesti mukava tulla aamulla töihin.

Näin toteaa työterveyspsykologi Antti Aro kirjassaan Työilmapiiri kuntoon (Alma Talent, 2018). Kirja käsittelee sitä, miten työilmapiiriin voi ja kannattaa vaikuttaa.

Riittävän terveen työyhteisön tunnusmerkkejä ovat nämä:

  1. Työyhteisö on suuntautunut työhön, organisaation perustehtävään. Tavoitteita pyritään jatkuvasti kirkastamaan. Ne ovat realistisia, joten niiden saavuttaminen on mahdollista.
  2. Työyhteisössä vallitsee työrauha. Työntekoa edistävät tekijät on maksimoitu ja sitä häiritsevät asiat minimoitu.
  3. Työyhteisö suuntautuu tulevaisuuteen, mutta on tietoinen myös historiastaan. Toimintaympäristön muutokseen vastataan jatkuvalla parantamisella ja oppimisella.
  4. Johtaminen palvelee työntekoa. Se on tasapuolista, johdonmukaista ja oikeudenmukaista. Asianäkökulma painottuu – tärkeämpää on, mitä sanotaan, kuin se, kuka puhuu.
  5. Työntekijöillä on selkeä käsitys omasta työroolistaan. He tuntevat riittävän hyvin myös työkaveriensa työroolit.
  6. Sosiaalista tukea on tarjolla. Apua saa esimiehiltä, kollegoilta ja alaisilta, ja sitä voi pyytää turvallisin mielin.
  7. Toimintaa arvioidaan säännöllisesti yhdessä. Onnistumisia juhlitaan ja virheistä opitaan. Kaikkien työyhteisön jäsenten panos tunnustetaan – kiitoksia eivät saa pelkästään työyhteisön ”tähtipelaajat”.
  8. Ongelmia ratkaistaan eikä niitä lakaista maton alle. Asioista puhutaan suoraan ja niiden ihmisten kanssa, joita ne koskevat.
  9. Yhteiset pelisäännöt ovat selkeitä ja reiluja. Ne koskevat kaikkia, mutta eivät ole jäykkiä. Terveen järjen käyttö on sallittua.
  10. Työyhteisö huolehtii työhyvinvoinnistaan. Stressiä ja kiirettä ei ihannoida. Erityistä huomiota kiinnitetään työstä palautumiseen.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Antti Aro puhuu aiheesta “Miten luodaan parempi työyhteisö” Työterveyspäivillä, jotka pidetään Helsingissä 8.–9.lokakuuta 2019. Ilmoittaudu mukaan!

Tutustu myös:
Kommentointi (12)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (12)

Ei ehdi palautua |

Tuo viimeinen lause jotenkin herätti tajuamaan, millainen oma työpaikka on..

kari |

Kyllähän tämä vaan vahvistaa sen, että hyvä työyhteisö syntyy ihmisten ympärille ilman kummempia kommervenkkeja.

Tuuna |

Niin, stressiä ja kiirettä ei ihannoida. Ei ehkä ihannoida, mutta kiire tuntuu kaikilla olevan. Ja työaikasaldot lähes kaikilla punaisella, pahimmillaan reilut 100 tuntia saldonylityksiä. J tästä syystä ei oikein uskalla pyytää apua, koska kaikilla on kädet täynnä töitä. Myöskään työrooleista ei ole selkeää käsitystä, koska vanhoja työntekijöitä on jäänyt eläkkeelle viimeisten parin vuoden aikana ja uusia ei joko palkata tai uusin työkuvin. Meille muille työntekijöille on epäselvää, mitkä tehtävät uudelle työntekijälle kuuluvat ja mitkä eläkkeelle jäänen tehtävistä on siirretty meille muille.

Akseli |

Hyviä asioita!
Käytännössä ei toteudu!!!

Opeope |

Onko tällaisia työyhteisöjä olemassa? Meillä esimies tietää kaiken parhaiten ja kontrolloi kaikki tekemiset. Epäkohtien esille nostamisesta joutuu puhutteluun. Kokouksissa puheenvuoroja saavat ne, joiden esimies tietää olevan samaa mieltä kuin hän. Sitten hän ihmettelee, kun epäkohtia ei oteta esille ja asiakkaat äänestävät jaloillaan.

hanna |

Ihanaa kun itse on päässyt työpaikkaan jossa oikeastaan jokainen kohta toteutuu. :)

Yes! |

Näin se menee! Oikein hyvät 10 kohtaa! Noista koostuu terve työyhteisö!!

Tilaa myös kehittymiselle |

Hyvä lista, mutta uusi tieto, innovaatiot, mullistavat ajatukset usein vaativat erilaisien mielipiteiden kovaakin kohtaamista. Toisia pitää kunnioitta, mutta hyvinkin erilaiset mielipiteet ja tiukkakin ajatustenvaihto pitäisi mahtua tehokkaan työtyhmän arkeen.

Herra 63 |

Erittäin hienoja ajatuksia ja erittäin hienoa, jos nämä saataisiin ihan käytännössä toteutettua.

Kuulen & näen |

Työnantaja on kehittänyt järjestelmää, miten häirinnästä ja epäasiallisesta käytöksestä ja muusta häirinnästä ja syrjinnästä voi raportoida/ilmoittaa esimiehille tai työsuojeluun. Käytännön tasolla toimintaa ei ole vielä testattu yhtä julkista juttua enempää. Sekä työntekijöiden että johdon on aktiivisesti pyrittävä saamaan ilmoitusten tekemisestä ja raportoituihin asioihin puuttumisesta normaali työyhteisön käytäntö. Jokainen tietää, miten ei saa käyttäytyä, jokaisella on vastuu omasta käytöksestään. Myös pienessä piirissä luottamuksellisesti keskusteltaessa = seläntakana puhumisesta.

Miinu |

Minusta kohdassa 7 ja 10 olisi vielä huomionarvoisia kehittämistä tarvitsevia aihealueita.

Hannu |

Mielestäni meidän tiimissä/yksikössä nämä edellämainitut toteutuvat hyvinkin juuri esitetyllä tavalla.

Tuoreimmat jutut

Työntekijät ovat valmiita venymään äärimmilleen, jos he uskovat, että organisaatiossa tuetaan heidän jaksamistaan ja työntekoaan, sanoo erityisasiantuntija Mervi Niemi Työterveyslaitoksesta.

Niemi kehittää sosiaali- ja terveysalan organisaatioissa resilienssiä, joka on kykyä kohdata erilaisia työelämän muutos- tai häiriötilanteita.

Koronavirusepidemian takia viranomaisille on lisätty valmiuslain mukaisia valtuuksia. Työaika- ja lomasäännöksistä voidaan poiketa muun muassa terveydenhuoltoalalla.

Canterburyn yliopisto Uudessa-Seelannissa on jo pitkään tutkinut resilienttejä organisaatioita. Yliopiston oppaassa Staffed or stuffed – creating resilience through your people käsitellään johtamista kriiseissä. Niemi kokosi oppaasta vinkit sote-organisaatioiden johdolle ja esimiehille:

Tue henkilöstöäsi kriisin aikana

  1. Tunnista tarpeet. Pitkiä työvuoroja ei jakseta tehdä ilman riittäviä taukoja ja tankkausta. Ovatko henkilöstöravintolat auki vai tuodaanko töihin omat eväät? Varmista riittävän pitkät lepoajat työvuorojen välillä. Kriisin pitkittyessä tarvitaan myös sosiaalista ja henkistä tukea.
  2. Huomioi yksilöiden erot. Jokainen reagoi kriisiin eri tavalla: toiset puhkuvat intoa ja auttamishalua, toiset lamaantuvat ja toimivat puoliteholla. Myös kotiolot, lapset tai iäkkäät isovanhemmat aiheuttavat huolta. Järjestä joustoja työtehtäviin ja työaikoihin, ennen kuin työntekijä jää sairauslomalle.
  3. Kuuntele ideoita. Työntekijät ovat oman työnsä asiantuntijoita. Kuuntele heidän ideoitaan työtehtävien nopeuttamiseksi ja järkevöittämiseksi.
  4. Anna vapautta. Jos tarvitaan nopeutta ja joustavuutta, vähennä byrokratiaa. Anna vastuuta ja vapautta tehtävien suorittamiseen, jakamiseen ja jopa muotoilemiseen. Stressiä ja työuupumusta koskevien tutkimusten mukaan mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön on voimavara, joka suojelee kuormitukselta.
  5. Jaa tietoa ja ota vastaan palautetta. Tieto lisää turvallisuuden tunnetta, joten tarjoa tietoa luotettavasti, rehellisesti ja säännöllisesti. Kuuntele henkilöstön palautetta herkällä korvalla. Kriisin aikana päätöksiä tehdään kiireessä ja vaillinaisen tiedon pohjalta, joten ole valmis muuttamaan päätöksiäsi.

Kriisin jälkeen otetaan opiksi ja toivutaan

  1. Kerää opit kriisin jälkeen. Arvioi yhdessä henkilöstön kanssa uusia käytäntöjä: mitä niistä kannattaa hyödyntää normaalioloissa? Käykää läpi myös ennakkosuunnitelmat: mikä niissä oli toimivaa ja mitä pitää korjata?
  2. Osoita arvostusta. Henkilöstö on venynyt äärimmilleen. Miten osoitat arvostusta? Kiitos on hyvä alku, mutta voit tehdä muutakin. Varaa aikaa kokemusten vaihdolle, sillä se on osa toipumisprosessia. Myös erilaiset tapahtumat voivat olla keino osoittaa kiitosta. Suurinta arvostusta osoittaa se, että johto huolehtii henkilöstönsä jaksamisesta kriisin jälkeenkin.
  3. Tue sopeutumista uuteen tilanteeseen. Maailma on muuttunut kriisin jälkeen. Ihmiset reagoivat siihen eri tavoin ja toipuvat eri tahdissa. Kotona kriisi voi jatkua eri syistä, joten työnantajalta ja esimieheltä vaaditaan joustavuutta vielä pitkään. Kannusta pitämään lomia ja joustovapaita. Mahdollista osa-aikainen työnteko, jos se on tarpeen.
  4. Älä vähättele. Kunnioita ihmisten erilaisia reaktioita ja ajatuksia. Johtajana olet varmasti vahva yksilö, ja osa vahvuuttasi on tukea niitä, jotka eivät kykene olemaan yhtä vahvoja.

Viilaa suunnitelmat kuntoon

  1. Laadi uudet suunnitelmat. Kriisin jälkeen on aika laatia entistä paremmat suunnitelmat seuraavien kriisien varalle. Kyseenalaista myös harjoittelun ja perehdytyksen rutiinit. Kun henkilöstö osallistuu suunnitelmien tekoon ja päivittämiseen, erilliset perehdytykset menettävät merkitystään. Henkilöstöltä saat myös käytännönläheisen näkökulman häiriötilanteisiin.
  2. Muista hyvinvoinnin näkökulma. Teknisten yksityiskohtien lisäksi suunnitelmissa pitää huomioida henkilöstön hyvinvointi. Mieti esimerkiksi, miten häiriötilanteissa seurataan henkilöstön jaksamista ja miten jaksamista tuetaan.
  3. Haasta omat suunnitelmasi. Onko kriittiset toiminnot varmistettu? Toimivatko suunnitelmat myös viikonloppuna ja keskiyöllä? Onko tiedonkulku turvattu? Ovatko vastuut ja tehtävät selkeitä?
  4. Viesti suunnitelmistasi. Mitä alemmille organisaatiotasoille mennään, sitä vähemmän ihmisillä on tietoa häiriötilanteisiin varautumisesta. Miten taklaat tämän ongelman? Varaa riittävästi aikaa harjoitteluun. Harjoittelu voi olla myös keskustelua ja harjoittelua mielikuvien avulla.

Mervi Niemi kertoo, että Työterveyslaitoksen ja Kuntaliiton yhteisellä Varautuminen ja jatkuvuuden hallinta sote-organisaatioissa -koulutuskiertueella syksyllä 2019 tehtiin skenaarioharjoituksia. Osallistujat olivat sote-alan ammattilaisia.

”Osallistujat arvioivat, että heidän organisaatioidensa ennakkosuunnitelmat toimivat parhaiten pandemiatilanteessa. Hyvä juttu, sillä niiden toimivuutta testataan parhaillaan.”

Koulutuskiertueella havaittiin myös, että häiriötilanteiden harjoitteluun ei ole varattu aikaa eivätkä hyvin laaditut suunnitelmat ole kaikkien tiedossa.

Häiriöt, keskeytykset ja tietotulva kuormittavat keskittymistä vaativassa aivotyössä. Samat asiat haittaavat nyt poikkeusoloissa etätyöntekijöiden ja kotikoululaisten työskentelyä saman katon alla.

Työntekoa voi järjestelyillä ja sopimuksilla helpottaa myös pienissä kodeissa, joissa jokaiselle ei ole omaa tilaa.

”Lapset ja nuoret tarvitsevat opettajien ja vanhempien tukea koulutyönsä sujumiseen, ja myös aikuiset tarvitsevat yhdessä sovittuja pelisääntöjä”, sanoo johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.

Aivotyötä ja kognitiivista ergonomiaa koskeva tutkimustieto auttaa tunnistamaan ja selättämään tilanteet, jotka kiristävät pinnaa kotitoimistossa. Kalakoski antaa seitsemän vinkkiä työrauhan turvaamiseksi:

1. Keskustelkaa ja järjestelkää

Jutelkaa perheen kesken siitä, mitä erilaiset työ- ja koulutehtävät vaativat, millaisia työskentelytiloja ja välineitä niissä tarvitaan. Onko kodissanne mahdollista järjestää oma paikka esimerkiksi hiljaiseen työskentelyyn, keskusteluun ja luottamuksellisten työasioiden käsittelyyn?

On hyvä tunnistaa, millaisia työtehtäviä päivään kuuluu ja miten ne kannattaa jaksottaa: Milloin ja kuinka pitkissä jaksoissa tekee keskittymistä vaativia tehtäviä? Millä keinoilla silloin voi pitää vireyttä yllä? Mitkä tehtävät onnistuvat pienessä hälyssäkin?

2. Aloittakaa päivä työmaakokouksella

Työn kehittämistä koskevissa tutkimuksissa korostuu, että pienillä, konkreettisilla käytännöillä on suuri merkitys.

Pitäkää kotona aamuisin työmaakokous, jossa käytte läpi päivän tilanteen. Sopikaa, miten rytmitätte keskittymisen ja keskustelun ajan niin, että työrauha säilyy. Ottakaa huomioon myös yhteistyön ja tuen tarve.

Kuka tekee tänään mitäkin, mihin aikaan ja missä? Kenet saa milloinkin keskeyttää? Vai voitteko sopia niin, että tiettyyn tilaan vetäytynyttä ei keskeytetä ja toinen perheenjäsen on sillä aikaa kotikoululaisen tukena?

3. Karsikaa turha häly pois

Hyvässä työympäristössä ei ole turhaa hälyä, näytölle pompsahtelevia kuvakkeita eikä muita huomiokaappareita. Karsikaa keskittymistä vaikeuttava häly minimiin työ- ja koulupäivän ajaksi. Voiko esimerkiksi television pitää kiinni ja puhelimet äänettömällä?

Järjestelkää työskentelypaikat ja tekeminen niin, ettei työpisteiden vieressä ole tarpeetonta kuljeskelua.

4. Pitäkää kokoukset ja puhelinkeskustelut lyhyinä

Tiivistäkää kokouksia ja asiakastapaamisia silloin, kun se on mahdollista. Verkkovälitteinen osallistuminen vaatii enemmän keskittymistä kuin kasvokkainen. Sopivan tiiviissä verkkokohtaamisessa keskittyminen ei ehdi herpaantua.

Kokousten väliin tarvitaan myös aikaa, jotta tilanteeseen ehtii valmistua ja sen ehtii paketoida ennen seuraavaa työtehtävää.

5. Esimiehet ja opettajat: tarjotkaa tukeanne

Jokaisen on hyvä muistaa, että muutostilanteet ja uuden toimintatavan opettelu vievät aikaa ja voimavaroja.

Johdon, esimiesten ja opettajien tukea tarvitaan tietotulvan suodattamiseen ja tehtävien asettamiseen tärkeysjärjestykseen. Uusi tilanne vie väistämättä aikaa eikä kaikkea entistä pystytä tekemään poikkeustilanteessa. Oman työn johtaminen on vaikeaa epäselvässä tilanteessa, jossa tiedot ja ohjeet päivittyvät jatkuvasti.

6. Pitäkää taukoja

Työpaikan pienet, luonnolliset tauot ja arkiliikunta jäävät kotioloissa helposti vähiin. Keho kaipaa liikettä, ja jatkuva istuminen on epäterveellistä.

Suuri osa kotitoimiston ja kotikoulun työtehtävistä on vaativaa ajatustyötä ja tiedolla työskentelyä, jotka edellyttävät riittävää vireystasoa. Sekin paranee liikkumalla ja pitämällä huolta lounas- ja välipalatauoista.

Päivään kannattaa sisällyttää myös useita mikrotaukoja, jotka nollaavat ajatukset ja nostavat vireystasoa: tee oman kuntotasosi mukaan muutama venytys, punnerrus tai kyykky – vaikka yhdessä koululaisen kanssa.

7. Uudet työtavat voivat myös innostaa

Poikkeustilanteen takia joudumme kaiken muun ohessa omaksumaan paljon uusia tietoja ja taitoja. Oppiminen ja työn kehittäminen vievät aikaa.

Toisaalta oppiminen, uuden ideointi ja yhdessä työskenteleminen ovat yleisimpiä työssä innostavia asioita. Siksi uusi tilanne voi myös vahvistaa voimavaroja, mikä keventää työskentelyä ja opiskelua.

Pitkällä ajalla poikkeustilanne antaa mahdollisuuden kehittää uusia toimintatapoja töiden ja opiskelun sujumiseen ja hyvinvoinnin vaalimiseen. Hyvät toimintatavat kannattaa viedä työpaikoille ja kouluihin sitten, kun palaamme taas normaaliin arkeen.

Pakon edessä olemme saaneet mahdollisuuden hypätä uudelle askeleelle työn kehittämisessä ja uuden oppimisessa.

Aivotyön haasteiden taklaamisessa keskitytään usein yksilön omiin mahdollisuuksiin ja toimiin arjen työssä. Esihenkilöllä on kuitenkin tärkeä rooli – vastaahan hän töiden sujumisesta ja sopivasta kuormituksesta laajemmin.

Esihenkilö saattaa pohtia, mikä on hänen roolinsa aivotyön tilan parantamisessa esimerkiksi itsenäisten asiantuntijoiden keskellä.

”Kyseessä ei ole mikromanageeraus, sillä esihenkilön tehtävänä on tukea asiantuntijan työtä. Ota paikkasi hyvään aivotyöhön herättelijänä ja pidä huolta siitä, että mietitte haasteita yhdessä”, johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta kannustaa.

”Ensin pitää selvittää, mitkä asiat aiheuttavat aivokuormaa. Sen jälkeen päästään ideoimaan ratkaisuja ja pelisääntöjä.”

Esihenkilön kannattaa antaa aikaa ja tukea yhteisten toimintatapojen kokeiluihin. Toimenpiteet on vastuutettava ja aikataulutettava. Niiden toteutumista pitää myös seurata. Esihenkilö voi kysyä, ovatko esimerkiksi häiriöt tai keskeytykset vähentyneet yhdessä sovituilla pelisäännöillä. Tärkeää on olla kiinnostunut arjen sujuvuudesta.

”Aivotyöasioita voi käsitellä myös perehdytyksessä. Silloin on hyvä tilaisuus kertoa työyhteisön aivotyön pelisäännöistä”, Kalakoski sanoo.

Kertarykäyksestä viikkosiivoukseen

Työn kehittäminen ja hyvän kognitiivisen ergonomian ylläpitäminen on vähän kuin siivoamista. Jos siivoaa vain kerran vuodessa, siihen menee järjettömästi aikaa. Kaaoksen keskellä eläminen on raskasta. Kun siivoaminen on viikoittaista ja pieniä hommia hoitaa vaikka päivittäin, yleisilme pysyy siistinä.

Myös kognitiivisesta ergonomiasta huolehtiminen on jatkuvaa työn siistimistä. Sille kannattaakin varata aikaa esimerkiksi jokaisesta tiimin palaverista viisiminuuttinen ja silloin tällöin vähän pidempi rupeama.

”Esihenkilö voi yhdessä tiiminsä kanssa päättää tietyt jatkuvat teemat, joita seurataan. Esimerkiksi häiriöiden vähentämisen voi aloittaa aivoriihellä, mutta sen jälkeen niitä vähennetään jokapäiväisessä työssä. Tiimipalaverissa voi kysyä joka viikko, mikä on tilanne häiriöiden kanssa”, sanoo asiantuntija Kirsi Luokkala Työterveyslaitoksesta.

Aivotyöasioiden edistämiseen tarvitaan myös apujoukkoja. Löytyykö tiimistä innokkaita työhyvinvoinnin edistäjiä, aivotyöagentteja, jotka voivat auttaa?

Hallitse myös omaa aivokuormaasi

Esihenkilön kannattaa pohtia myös omaa toimintaansa: Keskeytänkö muiden työn usein vai keräänkö asioita viikoittaiseen kokoukseen? Lähetänkö liikaa epäoleellista tietoa sähköpostitse vai tiivistänkö asiat esimerkiksi viikkokirjeen muodossa?

Kirsi Luokkala muistuttaa, että myös esihenkilöllä on oikeus sujuvaan aivotyöhön. Neuvotaanhan lentokoneessakin laittamaan happinaamari ensin itselleen ja auttamaan vasta sitten muita.

”Alaisilleen läsnä oleva esihenkilö haluaa mielellään antaa kuvan, että hänen ovensa on aina auki. Siitä huolimatta on täysin sallittua varata esimerkiksi kerran viikossa kalenteristaan aika, jolloin huoneen oven voi sulkea ja tehdä niitä asioita, jotka ovat tärkeitä mutta ei-kiireellisiä.”