Tuunaaja tekee työstä itsensä näköistä

Osallistu

”Työn tuunaaminen ehkäisee leipiintymistä”, sanoo tutkija Lotta Harju. Omaa työtään hän on parannellut muuttamalla suhtautumisensa sähköpostiin.

Työn tuunaaminen tarkoittaa, että työntekijä itse ja omasta halustaan muokkaa työtään entistä mielekkäämmäksi. Monissa tehtävissä on mahdollista vaikuttaa ainakin jonkin verran työn sisältöön ja siihen, miten työnsä tekee.

Sitä voi tehdä vaikkapa opettelemalla uusia taitoja, lähtemällä mukaan uusiin hankkeisiin tai pyrkimällä vähentämään liian kuormittavia puolia työssä. Tuunaaja voi myös parantaa omaa vuorovaikutustaan tai omaksua uudenlaisen näkökulman työntekoon.

”Ensimmäinen reaktio ajatukseen työn tuunaamisesta on usein, että tätähän minä jo teen. Monesti omat käsitykset ja toiminta eivät kuitenkaan vastaa toisiaan”, sanoo tutkija Lotta Harju Työterveyslaitoksesta.

Hän on ollut mukana työpaikoilla järjestettävissä tuunaustyöpajoissa ja tutkinut työssä tylsistymistä ja työn imua, joka on energistä hyvinvointia työssä.

Tutkimusten mukaan työn tuunaaminen lisää työn imua, vähentää stressiä ja voi ehkäistä leipiintymistä.

Ajatusten keikautus tekee hyvää

Lotta Harjun mukaan etenkin asiantuntijatyötä tekevät ajattelevat helposti, ettei heillä ole aikaa ja mahdollisuutta vaikuttaa työhönsä. Työ on kaoottista, siihen tulee keskeytyksiä ja tekemättömät työt ahdistavat.

”Kun työtapojaan pysähtyy tarkastelemaan, voi huomata, että mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja onkin.”

Harju kertoo esimiehenä toimivasta naisesta, joka alkoi aina loppuviikosta kirjata, mitä asioita hän on pystynyt edistämään. Aiemmin hän oli listannut pelkästään tekemättömiä töitä.

”Ajatusten keikauttaminen auttoi häntä tuntemaan, että saa jotain valmiiksi. Otin tavan omaan käyttööni heti, kun kuulin siitä.”

Harju on tuunannut työtään esimerkiksi muuttamalla suhtautumisensa sähköpostiin. Sitä ennen työaika tuntui kuluvan kaikenlaisen sälän – varsinkin sähköpostin – parissa.

”Halusin raivata aikaa tutkimustyölle. Päätin, etten avaa sähköpostia aamun ensimmäisinä tunteina, vaan keskityn rauhassa tutkimukseen. Otin hallinnan sähköpostilta takaisin itselleni.”

Omassa työssään voi tuunata esimerkiksi näitä asioita:

Työn sisältö ja työtavat

  • Opettele uusi taito.
  • Lainaa työkaveriltasi uusi työtapa.
  • Yhdistä työhösi asioita, joista olet muutenkin kiinnostunut.
  • Kokeile eri työympäristöjä.
  • Tee työt eri järjestyksessä kuin yleensä.

Vuorovaikutus

  • Lähde lounaalle sellaisen työkaverin kanssa, jota et tunne hyvin.
  • Järjestä tutustuminen toisen yksikön työskentelyyn.
  • Pyydä esimieheltäsi palautetta työstäsi.
  • Keskity todella kuuntelemaan keskustelukumppaniasi.
  • Suhtaudu muihin ystävällisesti.

Oma näkökulma

  • Anna itsellesi tunnustusta ja iloitse saavutuksistasi.
  • Valitse myönteisyys.
  • Kirkasta itsellesi työsi merkitys ja tarkoitus.
  • Hahmota työsi osana laajempaa kokonaisuutta.
  • Tuo työssä esiin omaa persoonaasi.

 

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Aloitteleva tuunaja saa vinkkejä kirjasesta INSPISTÄ! Työn tuunaajan inspiraatiokirja. Se sisältää kolmen viikon tuunausohjelman.

Toimituksemme suosittelee

Työterveyslaitoksen sisältöä
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Kun kohtaamme tunnekuohussa olevan lapsen, toimimme usein vaistomaisesti oikein. Kysymme, mikä on hätänä ja keskitymme lapseen, kunnes hän on rauhoittunut. Lapsi ei kaipaa järkipuhetta, vaan ihmisen, joka ottaa hänen tunteensa vastaan ja on myötätuntoinen.

Kun aikuinen on kiukkuinen ja tyytymätön, alamme helposti vedota hänen järkeensä. Saatamme myös ryhtyä vastahyökkäykseen, vähätellä tai kertoa saman tien omasta kokemuksestamme: Eihän tuo ole vielä mitään. Minulle on sattunut paljon pahempaa.

Tällaisia kommentteja kutsutaan vuorovaikutuksen kompastuskiviksi. Ne estävät normaalia vuorovaikutusta, koska viestin lähettäjä ei saa viestiään perille. Markus Talvio ja Ulla Klemola käsittelevät muun muassa näitä kompastuskiviä kirjassaan Toimiva vuorovaikutus (PS-kustannus, 2017).

Esimerkkejä vuorovaikutuksen kompastuskivistä:

  1. Määräily: “Lopeta valittaminen ja hoida hommasi.”
  2. Opettaminen: “Sinun olisi pitänyt kertoa tuosta heti esimiehelle.”
  3. Valmiit ratkaisut: “Sen kun vain jätät suklaan syömättä, niin ei tarvitse murehtia painonnoususta.”
  4. Luennointi: “Minäpä kerron, missä kohtaa ajattelet pieleen.”
  5. Tuomitseminen: “Miksi et harkinnut asiaa ajoissa? Nyt on myöhäistä vikistä.”
  6. Kehuminen: “Sinä olet meidän tiimin valopilkku. Ei tämä ole sinulle temppu eikä mikään.”
  7. Leimaaminen: “Sinähän olet se pomon lemmikki.”
  8. Tulkinta: “Olet tainnut nukkua huonosti viime yönä.”
  9. Kuulusteleminen: “Miksi otat tämän puheeksi vasta nyt etkä silloin, kun asia tuli esiin?”
  10. Vetäytyminen: “Lähdetään lounaalle ja unohdetaan koko juttu.”

Kirjassa todetaan, että tämäntyyppiset tokaisut ovat kompastuskiviä silloin, kun tilanne on haastava ja ihmisten välillä hiertää jokin ongelma. Jos ongelmaa ei ole, monenlaiset vuorovaikutustavat voivat olla sopivia.

Esimerkiksi määräämistä, opettamista ja tulkintaa ei välttämättä koeta kompastuskiviksi, jos toisella ihmisellä on meidän antamamme ”lupa” käyttää niitä. Tällaisia ihmisiä voivat olla esimerkiksi esimies, opettaja, terapeutti ja valmentaja.

Monitilatoimistossa on sekä avointa tilaa että vaihtoehtoisia työtiloja erilaisia työtehtäviä varten. Tällaisia toimistotiloja rakennetaan nyt myös sairaaloihin.

Esimerkiksi HUS Helsingin yliopistollisen sairaalan Meilahden kampukselle nousevaan Siltasairaalaan tulee kaksi monitilatoimistoa, joista suurempaan mahtuu työskentelemään 60–70 henkeä. Rakennus otetaan käyttöön vuoden 2023 alussa.

”Monitilatoimistoihin tulee alueita, joissa voi tavata kollegoja, keskustella ja juoda samalla kupin kahvia. Sinne tulee myös hiljaisen, keskittymistä vaativan työn alueita, erikokoisia tapaamistiloja ja erillisiä huoneita, joita tarvitaan silloin, kun työhön kuuluu paljon puhelimessa puhumista”, sanoo arkkitehti Salla Itäaho HUS Tilakeskuksesta.

Toimistotiloja käyttävät lääkäreiden lisäksi esimerkiksi talouspäälliköt, tiedottajat ja muut hallinnollista työtä tekevät. Lääkärit tulevat tiloihin tekemään kliiniseen työhön liittyviä toimistotöitään, vaikkapa kirjoittamaan artikkeleita ja valmistelemaan luentoja.

Henkilöstö liikkuu tilasta toiseen

Vanhempi asiantuntija, arkkitehti Leena Aalto Työterveyslaitoksesta sanoo, että sosiaali- ja terveysalan työympäristöissä on meneillään iso muutos. Monitilatoimistojen yleistyminen on yksi osa muutosta.

Hänen mukaansa taustalla vaikuttaa lean-ajattelu. Se tarkoittaa työprosessien sujuvoittamista ja esimerkiksi hyvin vähän käytössä olevien työtilojen karsimista. Toimistotilojen lisäksi myös vastaanottotiloissa tapahtuu muutoksia. Tavoitteena on lyhentää potilaiden odotusaikoja, lisätä tilatehokkuutta ja pienentää sitä kautta kustannuksia.

Vastaanottotiloissa muutos voi näkyä tällaisena toimintatapana:

Periaatteena on, että lääkäriin tuleva potilas ei liiku tilasta toiseen, vaan henkilöstö liikkuu. Lääkäri kohtaa potilaan vastaanottohuoneessa ja siirtyy sitten niin sanottuun back office -tilaan eli taustatyötilaan. Siellä hän voi esimerkiksi sanella sairauskertomusta tai soittaa puheluja.

Hoitaja menee potilaan luokse vastaanottohuoneeseen keskustelemaan hoidosta tai lääkityksestä. Tarvittaessa myös sosiaalityöntekijä käy siellä tapaamassa potilasta.

Työn analyysi selvittää tilatarpeet

Leena Aallon mielestä monitilaympäristön suunnitteleminen sairaalaan on haastavampaa kuin tavalliseen toimistotyöympäristöön.

”Sairaalassa on niin monenlaisia yksikköjä ja monenlaisen työn tekijöitä. Sama peruskonsepti ei todellakaan istu joka sairaalaan. Suunnittelun perustaksi tarvitaan työn analyysiä”, Aalto sanoo.

Työn analyysi on sen selvittämistä, millaisia työn vaatimuksia ja tilatarpeita eri henkilöstöryhmillä on: Kuinka usein he työskentelevät toimistossa? Keiden kanssa he tekevät yhteistyötä? Kuuluuko työhön paljon tehtäviä, jotka vaativat keskittymisrauhaa?

Aalto kollegoineen oli tekemässä työn analyysia HUSin Siltasairaalan monitilatoimistoja varten. He selvittivät sairaalan tulevien käyttäjien tehtävänkuvia ja tarpeita haastattelemalla eri henkilöstöryhmiä ja pitämällä työpajoja.

”Teetimme selvityksen, jotta pystyisimme suunnittelemaan mahdollisimman käyttökelpoiset tilat, jotka auttavat henkilöstöämme tekemään hyvää työtä. Monitila-alueella pitää olla riittävästi erityyppisiä työskentely-ympäristöjä”, Salla Itäaho HUSista sanoo.

Joustavuutta, kohtaamisia, säästöjä

Salla Itäaho näkee monitilatoimistojen yleistymiseen sairaaloissa kolme pääsyytä:

Niillä haetaan ensinnäkin joustavuutta tilaratkaisuihin. Esimerkiksi Siltasairaalan monitilatoimistojen väliseinät sekä sähkö- ja ilmanvaihtoratkaisut on suunniteltu niin, että tiloja on tulevaisuudessa helppo muokata. Se on tarpeen, jos henkilöstömäärä ja toimintatavat muuttuvat.

Toiseksi tilaratkaisuilla halutaan tukea tiimityötä. ”Toreja” muistuttavat avoimet alueet, joissa keskustelu on sallittu, synnyttävät kohtaamisia ja tarjoavat esimerkiksi lääkäreille paikan, missä he voivat konsultoida toisiaan. Siltasairaalan toimistoihin on tarkoitus tehdä pieniä looseja, joita tietyn erikoisalan lääkärit voisivat ottaa tavakseen käyttää.

Kolmanneksi tavoitellaan tilojen tehokasta käyttöä ja säästöjä. Suunnittelussa on perusteltava jokainen neliö, joka rakennukseen piirretään.

Työrauha ja säilytystilat haasteena

Työterveyslaitoksen Leena Aallon mukaan monitilatoimistojen ”kriittiset pisteet” liittyvät yleensä työrauhaan ja säilytystilojen määrään.

Työrauhan turvaamiseksi tarvitaan sekä riittävä määrä hiljaisen työn tiloja että pelisääntöjen luomista. Tilojen käyttäjät siis sopivat yhdessä esimerkiksi siitä, missä tilassa saa jutella ja milloin on siirryttävä palaverihuoneeseen.

Salla Itäaho kertoo, että Siltasairaalan toimistoissa hälyä pyritään ehkäisemään yhteistyössä akustikon kanssa. Rakennusmateriaaleilla on väliä – toimistoon tulee esimerkiksi tekstiilimattoa, joka vaimentaa ääntä. Myös tilojen jakaminen erilaisen työskentelyn vyöhykkeisiin auttaa.

”Emme ole tekemässä avotoimistoa emmekä isoa hallia”, Itäaho huomauttaa.

HUSissakin suuntana on paperiton, sähköinen työskentely ja sitä kautta säilytystilojen tarpeen väheneminen. Siltasairaalan toimistoissa säilytyskalusteet tulevat olemaan joko kevyitä ja helposti liikuteltavia tai kiinteitä, ympäri aluetta sijoitettuja kalusteita, joista kukin saa käyttöönsä itselleen sopivan kaapin.

Keskeinen sijainti, hieno näkymä

Tarkoittaako monitilatoimistoihin siirtyminen sitä, että tulevaisuudessa lääkäreiden omat työhuoneet ovat muisto vain?

”Joillain Siltasairaalaan tulevilla lääkäreillä on ollut vanhassa sairaalarakennuksessa yhden, kahden tai kolmen hengen toimistohuone. Ne huoneet korvautuvat monitilaympäristöillä. Jonkin verran rakennetaan kuitenkin myös pienempiä yhden tai kahden hengen toimistohuoneita”, Salla Itäaho sanoo.

Hän uskoo, että Siltasairaalan monitilatoimistoista tulee sekä toimivat että viihtyisät. Ne sijoitetaan rakennuksessa keskeiselle paikalle, liikenteen solmukohtaan, jonne on helppo piipahtaa. Tiloista avautuu komea näköala Seurasaarenselälle.

Mukava kuulla, että Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä julkaistu juttumme Arvostus ja uudet tehtävät tuovat mielekkyyttä työuran loppuvuosiin herätti mielenkiintosi ja sai sinut pohtimaan rooliasi esimiehenä.

Se, että olet tarjonnut mahdollisuuksia osaamisen kehittämiseen pääsääntöisesti nuoremmille työntekijöille, ei yksistään tee sinusta huonoa esimiestä. Kysymyksestäsi eivät käy ilmi syyt, joiden vuoksi olet tarjonnut koulutusta useammin nuoremmille kuin varttuneille työntekijöille.

Esimiesten toimintaa ohjaavat yleensä organisaatiossa vallitseva kulttuuri ja toimintakäytännöt. Oletko tehnyt työpaikallasi havaintoja siitä, kuinka muut esimiehet toimivat näissä koulutuskysymyksissä?

Toisaalta kaikilla meillä on myös yksilöinä erilaisia ennakkoluuloja – myönteisiä ja kielteisiä – eri-ikäisiä työntekijöitä kohtaan. Näitä asenteitamme meidän on vaikea tiedostaa, mutta usein ne käyvät esille toiminnassamme ja käyttäytymisessämme.

Asenteiden taustalla voi olla väärää tietoa esimerkiksi siitä, että ikääntyessä työntekijöiden kyvyt ja kiinnostus uuden oppimiseen heikkenisivät ja motivaatio työtä ja sen kehittämistä kohtaan vähenisi.

Asenteiden ja toimintatapojen muutoksen käynnistymistä edistää se, että tunnistetaan ja tunnustetaan vallitsevat asenteet ja ymmärretään paremmin eri-ikäisten työntekijöiden vahvuudet.

Jos haluat lisää vinkkejä siihen, miten eri-ikäiset työntekijät voidaan ottaa työyhteisössä paremmin huomioon, kannattaa tutustua esimiehille suunnattuun ilmaiseen työurajohtamisen materiaalipakettiimme.

Seuraavien koulutustarjousten kohdalla sinulla on mahdollisuus pysähtyä ja pohtia, millaisia koulutustoiveita ja -tavoitteita tiimisi ikääntyvillä työntekijöillä on ja kannustaa heitä tarttumaan näihin tilaisuuksiin. Panostamalla ikääntyvien työntekijöiden osaamisen kehittämiseen voidaan ehkäistä osaamisen ”happanemisesta” johtuvaa työkyvyn heikkenemistä ja liian varhaista työuran päättymistä.