Verkkokaupan porukka selätti kasvukivut – ”Selkeys saa työn sujumaan”

Osallistu
Disturb Scandinavia Oy:n henkilöstöä ryhmäkuvassa

Selvyys siitä, mitkä hommat kuuluvat kenellekin. Selkeä viestintä. Nämä ovat ykkösasiat työhyvinvoinnin kannalta, sanoo yrittäjä Tiina Skinnari Disturb Scandinavia Oy:stä.

Joka iltapäivä kello kolme keminmaalaisen Disturb Scandinavia Oy:n väki kokoontuu sohvaryhmälle, joka on heidän toimitilojensa keskusaukiolla. Pikapalaverissa he sopivat seuraavan päivän aikataulut ja työnjaon.

”Palaverin jälkeen jokainen tietää, mihin tehtävään aamulla ryhtyy”, kertoo yrittäjä Tiina Skinnari.

Viimeksi kuluneen vuoden aikana hän on todennut, että pienilläkin sisäisen viestinnän käytännöillä voi olla iso vaikutus arjen sujumiseen ja työhyvinvointiin.

Skinnari on vuodesta 2011 lähtien pyörittänyt puolisonsa Petrin kanssa verkkokauppaa, joka myy ”street-tyylisiä” vapaa-ajan vaatteita. Asiakaspalvelussa, varastossa ja markkinoinnissa työskentelee 11 vakituista työntekijää ja vaihteleva määrä osa-aikaisia.

Yrityksen kasvuvauhdista kertoo liikevaihdon kehitys: Viisi vuotta sitten liikevaihto oli puoli miljoonaa euroa ja sitä seuraavana vuonna 2,1 miljoonaa. Toukokuussa 2018 päättyneen tilikauden liikevaihto oli jo 2,5 miljoonaa euroa.

Työtehtävät voivat vaihdella

Tiina Skinnari sanoo, että kasvuun ja muutokseen liittyy omat haasteensa ja kasvukipunsa. Pienessä yrityksessä yhdenkin rattaan puuttuminen näkyy ja tuntuu:

”Jos yksi työntekijä esimerkiksi joutuu sairauslomalle, muiden tehtävät voivat muuttua. Työntekijöitä pitää ehkä siirtää asiakaspalvelusta varastoon tai toisinpäin. Meillä työhön ei voi suhtautua niin, että hoitaa jatkuvasti yhtä ja samaa tehtävää.”

Kasvukivut ja niihin liittyvä hämmennys johtivat runsas vuosi sitten siihen, että Disturb Scandinavia päätti osallistua Tuottavat tomintamallit (TuotTo) -hankkeeseen. Sen yhtenä tavoitteena on kehittää mikro- ja pk-yritysten toimintatapoja ja lisätä työyhteisöjen voimavaroja. Hankkeessa on mukana muun muassa Työterveyslaitos.

”Tarvitsimme ulkopuolista peilipintaa ja tällaisen hankkeen, jossa pääsimme puimaan yrityksen muutosvaiheen asioita”, Skinnari sanoo.

Palaverit saivat ryhtiä

Työterveyslaitoksen erikoistutkija Hilkka Ylisassi keskusteli yrittäjien ja verkkokaupan jokaisen työntekijän kanssa kahden kesken. Hän selvitti, mitkä asiat heidän mielestään toimivat ja mitkä taas haittaavat työn sujumista.

Yrityksen kehityskaarta ja kehittämiskohteita käsiteltiin myöhemmin koko porukalla työpajoissa. Samalla sovittiin, mitä työtapoja lähdetään parantamaan.

Tiina Skinnari kiteyttää muutoksen niin, että selkeys on lisääntynyt. Se näkyy esimerkiksi palaverikäytännöissä. Päivittäisten pikapalavereiden ansiosta seuraavan päivän ohjelma on jokaisen tiedossa. Keskiviikkoisin pidettävät viikkopalaverit ovat jämäköityneet:

Niissä on entistä selkeämpi runko ja asialista. Muistiotkin tehdään. Viikkopalavereissa käydään läpi esimerkiksi, miltä edellisen kuukauden myynti näyttää, millaisia kampanjoita on tulossa ja mitä asioita kukin ottaa hoitaakseen. Asialistalla on aina pöllökierros.

”Pöllökierroksen aikana puhuja saa turvakseen pehmopöllön. Se on oma hetki, jolloin saa tuoda esiin päällimmäisen ajatuksensa tai fiiliksensä. Voi kertoa vaikkapa innostuksestaan tai siitä, että tänään on vähän huono päivä”, Skinnari sanoo.

Havaintoja sähköiseen tauluun

Työyhteisön sisäisessä viestinnässä käytetään myös sähköisiä työkaluja Trelloa ja Skypeä.

Varsinkin Trello on tärkeä. Sen ”havaintotauluun” kirjataan omia havaintoja. Ne voivat liittyä vaikkapa verkkokauppa-alustan toimivuuteen tai tiettyyn tuotteeseen. Trellossa on myös ”tsemppitaulu” onnistumisia ja muita ilahduttavia asioita varten. Molempien taulujen merkinnöistä jutellaan viikkopalaverissa.

Skypessä on Työporukka-niminen ryhmä, jossa viestitään kaikkia koskevista asioista. Viimeksi Tiina Skinnari laittoi sinne tietoa yrityksen tarjoamasta työhyvinvointiedusta. Varaston ja asiakaspalvelun ihmiset taas viestivät Skypessä esimerkiksi asiakkaan tilauksesta, jonka hoitamiseen liittyy jotain tavallisesta poikkeavaa.

”Naamatusten on tietysti helpointa keskustella. Skypen etuja ovat nopeus ja se, että viestit jäävät muistiin.”

Entistä mielekkäämpää työtä

Hankkeen aikana Disturb Scandinaviassa käytiin läpi kaikkien toimenkuvat – myös yrittäjäpariskunnan. Se selkeytti, kuka mistäkin vastaa ja kenen kanssa mistäkin asiasta on syytä puhua.

Kaikenlaisen epäselvyyden väheneminen on tuottanut tulosta:

”Työhyvinvointi on parantunut, työ sujuu entistä paremmin ja yhteinen kehittäminen on lisääntynyt. Työntekijät ovat saaneet vaikuttaa oman toimenkuvansa muotoutumiseen, ja oma työ koetaan aiempaa mielekkäämmäksi”, luettelevat Työterveyslaitoksen Hilkka Ylisassi ja vanhempi asiantuntija Arja Ala-Laurinaho.

Tiina Skinnari sanoo, että sisäisen yhteistyön paraneminen on ollut heidän työpaikalleen hieno juttu. Sen lisäksi yritys on saavuttanut ulkopuolistakin tunnustusta: kesällä Lapin Yrittäjät valitsi Skinnarin vuoden 2018 Lapin nuoreksi yrittäjäksi ja Disturb Scandinavia sai Suomen paras verkkokauppa -palkinnon OP:n järjestämässä kilpailussa.

”Verkkokauppamme tähtää edelleen kasvuloikkaan. Seuraavaksi haemme kasvua kansainvälisiltä markkinoilta”, Skinnari kertoo.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Tuottavat toimintamallit (TuotTo) -hanke (Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n sivuilla)

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Palautuminen tosiaan on tärkeää. Hyvä, että olet tunnistanut asian. Palautumiseen kannattaa kiinnittää huomiota sekä työpäivän aikana että vapaa-ajalla.

Kun työpäivä on kohtuullinen, palautuminen on helpompaa. Työpaikalla on hyvä pohtia esimiehen ja työkavereiden kanssa, mikä työssäsi kuormittaa. Miten työn voisi järjestää niin, että ruoka- ja kahvitauot olisi oikeasti mahdollista pitää? Toimiakseen tehokkaasti koko päivän aivomme tarvitsevat sekä polttoainetta että tauon suoman levon.

Näiden virallisten taukojen lisäksi on hyvä pitää mikrotaukoja esimerkiksi silloin, kun siirtyy työtehtävästä tai palaverista toiseen. Mikrotauoksi riittää jo minuutinkin hengähdys, jolloin katseen voi suunnata horisonttiin ja antaa mielen tyhjentyä.

Palautumista edistää, jos työpäivän aikana pystyy karsimaan keskeytyksiä ja tekemään tehokkaasti yhtä asiaa kerrallaan. Tärkeää on myös tunnistaa ja vahvistaa edelleen oman työn voimavaroja, joita ovat esimerkiksi työkavereilta saatu tuki tai vaikutusmahdollisuudet oman työn käytännön toteutukseen.

Palautuminen vapaa-ajalla helpottuu, jos pystyt irrottautumaan työstä kokonaan. Ei siis kannata hoitaa sähköposteja vielä illalla eikä varsinkaan murehtia tekemättömiä töitä. Onnistumisia sen sijaan voi muistella!

Palautumista edistää sekin, jos pystyy itse päättämään, miten vapaa-aikaansa käyttää. Onhan sinulla ruuhkavuosista huolimatta aikaa myös itsellesi?

Aivojen haastaminenkin auttaa palautumaan: opiskelemalla kieliä, tekemällä käsitöitä tai tanssimalla saa onnistumisen kokemuksia. Vapaa-ajalla on hyvä panostaa aktiiviseen rentoutumiseen sohvakooman sijasta – tai ainakin lisäksi.

Sanoit rentoutumisen olleen sinulle aina vaikeaa. Kokeile erilaisia rentoutumisen tapoja, esimerkiksi luontokävelyä, saunomista, joogaa tai musiikkia ja kuulostele, miltä se kehossasi ja mielessäsi tuntuu. Muista myös syödä riittävästi ja hyvin sekä varata riittävästi aikaa unelle ja levolle, 7–9 tuntia joka yö.

Panosta pieniin askeliin. Isotkin muutokset tapahtuvat pala kerrallaan. Päätä jo tänään, mitä kokeilet ensimmäiseksi.

Kerro meille, millaiset tunteet ovat olleet läsnä sinun työssäsi ja miten niihin työyhteisössäsi suhtaudutaan.

Voit vaikka muistella tilannetta, jossa tunteet olivat isossa roolissa. Miltä sinusta tuntui ja miksi? Tai olivatko asiakkaasi tai työkaverisi tunteet pinnassa? Mitä sitten tapahtui?

Vastaa muutamalla lauseella tai kirjoita pidemmästi.

Kirjoita alla oleviin kenttiin ja klikkaa Lähetä-nappia.
Voit lukea muiden vastauksia lomakkeen alapuolelta.

Se asia, johon varaa aikaa, todennäköisesti etenee. Siksi työtehtävien priorisoinnilla on vaikutusta, sanoo vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Toivanen on yksi asiantuntijoista Aika & fokus -ajanhallinnan verkkovalmennuksessa. Hän on myös vetänyt AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanketta. Siihen liittyneen kyselyn mukaan yli 90 prosenttia asiantuntijoista priorisoi työtehtäviään. Yhtä moni arvioi, että menetelmä auttaa heitä ajanhallinnassa.

Tehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen on hyvä työkalu, kun pitää hallita työpäivänsä rytmiä ja jakaa tehtäviä itselleen.

Priorisointia tehdään esimerkiksi asioiden kiireellisyyden, tärkeyden, kiinnostavuuden tai henkilösuhteiden perusteella. Monissa yrityksissä asiakkaan pyynnöt ajavat kaiken muun ohi.

Eräs tutkimukseen haastatelluista asiantuntijoista kertoi tärkeysjärjestyksestään näin:

Asiakkaan aika tulee ensimmäisenä, lähtee viimeisenä ja määrää eniten. Eli asiakastapaamiset valetaan sementtiin. Sen jälkeen ehkä oma aika ja sisäiset palaverit työkavereiden kanssa tulevat toiseksi kerrokseksi. Poikakaveri tietää olevansa siinä viimeinen, koska tapaamiset hänen kanssaan ovat siirrettävissä ja peruttavissa helpoiten.

Onko pyyntö oikeasti kiireellinen?

Yksi tapa priorisoida on luokitella tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:

  • kiireelliset ja tärkeät tehtävät
  • kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät

Minna Toivanen pitää nelikentän etuna sitä, että se ohjaa pohtimaan myös asioiden tärkeyttä. Kiireellisiä hommia pidetään helposti tärkeimpinä.

”Vaarana on, että tärkeät mutta aikatauluttomat työt jäävät listan hännille. Meillä tutkijoilla kirjoittaminen on usein tärkeä tehtävä, mutta sillä ei välttämättä ole deadlinea.”

Joskus kannattaa kyseenalaistaa tehtävän kiireellisyys. Vaikka joku pyytää vastausta huomiseksi, se ei automaattisesti tee pyynnöstä tärkeää.

Kiireen ja asetetun määräajan ei tarvitse antaa viedä. Kannattaa miettiä, kuuluuko asia itselle, onko se työpaikan näkökulmasta keskeinen ja onko sitä pakko tehdä.

”Moni huomaa välillä tekevänsä kaikkea ihmeellistä, mikä ei oikeastaan kuulu omaan työhön ollenkaan”, Toivanen sanoo.

”Lopetin lounaalla käymisen”

Osa asiantuntijoista pitää priorisointia helppona. Heille on selvää, mikä on oleellista ja mitkä asiat ainakin pitää hoitaa. Tutkimukseen haastatellut puhuivat asiasta esimerkiksi näin:

En todennäköisesti selviydy kaikista hommista ja deadlineista, jotka minulla on seuraavan 2-3 viikon aikana. Täytyy vain priorisoida. Teen kolme niistä hommista kohtuullisen hyvin ja jätän sen yhden tekemättä.

Kun tulee jokin katastrofi, kaikki muut työt jäävät ja keskitytään pelastamaan maailma. Sen osaan aika hyvin enkä koe sitä mitenkään rasitteeksi enää.

Toisille priorisointi tuottaa vaikeuksia: Mistä kieltäytyisin? Mitä jättäisin tekemättä?

Monet sortuvat siihen, että yrittävät tehdä kaiken. Se tarkoittaa työpäivien venyttämistä tai muuta tinkimistä omasta hyvinvoinnista:

Esimerkiksi edellisen työnantajan palveluksessa lopetin lounaalla käymisen. Nyt olen harrastanut sitä samaa.

Luopuminen voi olla raskasta

Minna Toivasen mukaan priorisoinnin raskaimpia puolia on luopuminen. Siihen saattaa liittyä pelkoa ”äänivallan” menettämisestä työpaikalla tai verkostoissa.

”Kun kieltäytyy osallistumasta johonkin, ei todennäköisesti pysty vaikuttamaan asiaan eikä mukaan ehkä pyydetä enää toista kertaa.”

Joskus priorisointiin sekoittuu mieltymyksiä tai jopa tiettyjen työtehtävien välttelyä. Napsitaan rusinat pullasta eli tehdään vain kivat, itselle mieluisat hommat.

Ristiriitoja syntyy, jos työyhteisön jäsenet rankkaavat tehtäviään kovin eri tavalla.

”Priorisointi ei saa johtaa siihen, että että jotkin asiat lykkääntyvät kohtuuttomasti”, Toivanen huomauttaa.

Kirkasta oman työsi ydin

Minna Toivasen viesti asiantuntijoille ja heidän työpaikoilleen on, että tehtävien priorisointi on yhteinen juttu. Sitä ei tulisi jättää yksin asiantuntijoiden harteille.

”Yksi tapa on määritellä vaikka viisi organisaation tärkeintä toimintoa tai sisältöaluetta, joiden alle kaiken tekemisen pitää mennä”, Toivanen ehdottaa.

Hänen mukaansa priorisointia helpottavat myös selkeät vastuut, kirkkaat työnkuvat ja esimiehen tuki.

Näin pääset alkuun priorisoinnissa:

  • Mieti, mikä on oman työsi ydin.
  • Keskustele esimiehesi kanssa siitä, onko teillä sama käsitys työsi ydinasioista.
  • Varaa kalenteristasi aikaa tärkeimmille asioille.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 25.4.2016.