Verkkokaupan porukka selätti kasvukivut – ”Selkeys saa työn sujumaan”

Osallistu
Disturb Scandinavia Oy:n henkilöstöä ryhmäkuvassa

Selvyys siitä, mitkä hommat kuuluvat kenellekin. Selkeä viestintä. Nämä ovat ykkösasiat työhyvinvoinnin kannalta, sanoo yrittäjä Tiina Skinnari Disturb Scandinavia Oy:stä.

Joka iltapäivä kello kolme keminmaalaisen Disturb Scandinavia Oy:n väki kokoontuu sohvaryhmälle, joka on heidän toimitilojensa keskusaukiolla. Pikapalaverissa he sopivat seuraavan päivän aikataulut ja työnjaon.

”Palaverin jälkeen jokainen tietää, mihin tehtävään aamulla ryhtyy”, kertoo yrittäjä Tiina Skinnari.

Viimeksi kuluneen vuoden aikana hän on todennut, että pienilläkin sisäisen viestinnän käytännöillä voi olla iso vaikutus arjen sujumiseen ja työhyvinvointiin.

Skinnari on vuodesta 2011 lähtien pyörittänyt puolisonsa Petrin kanssa verkkokauppaa, joka myy ”street-tyylisiä” vapaa-ajan vaatteita. Asiakaspalvelussa, varastossa ja markkinoinnissa työskentelee 11 vakituista työntekijää ja vaihteleva määrä osa-aikaisia.

Yrityksen kasvuvauhdista kertoo liikevaihdon kehitys: Viisi vuotta sitten liikevaihto oli puoli miljoonaa euroa ja sitä seuraavana vuonna 2,1 miljoonaa. Toukokuussa 2018 päättyneen tilikauden liikevaihto oli jo 2,5 miljoonaa euroa.

Työtehtävät voivat vaihdella

Tiina Skinnari sanoo, että kasvuun ja muutokseen liittyy omat haasteensa ja kasvukipunsa. Pienessä yrityksessä yhdenkin rattaan puuttuminen näkyy ja tuntuu:

”Jos yksi työntekijä esimerkiksi joutuu sairauslomalle, muiden tehtävät voivat muuttua. Työntekijöitä pitää ehkä siirtää asiakaspalvelusta varastoon tai toisinpäin. Meillä työhön ei voi suhtautua niin, että hoitaa jatkuvasti yhtä ja samaa tehtävää.”

Kasvukivut ja niihin liittyvä hämmennys johtivat runsas vuosi sitten siihen, että Disturb Scandinavia päätti osallistua Tuottavat tomintamallit (TuotTo) -hankkeeseen. Sen yhtenä tavoitteena on kehittää mikro- ja pk-yritysten toimintatapoja ja lisätä työyhteisöjen voimavaroja. Hankkeessa on mukana muun muassa Työterveyslaitos.

”Tarvitsimme ulkopuolista peilipintaa ja tällaisen hankkeen, jossa pääsimme puimaan yrityksen muutosvaiheen asioita”, Skinnari sanoo.

Palaverit saivat ryhtiä

Työterveyslaitoksen erikoistutkija Hilkka Ylisassi keskusteli yrittäjien ja verkkokaupan jokaisen työntekijän kanssa kahden kesken. Hän selvitti, mitkä asiat heidän mielestään toimivat ja mitkä taas haittaavat työn sujumista.

Yrityksen kehityskaarta ja kehittämiskohteita käsiteltiin myöhemmin koko porukalla työpajoissa. Samalla sovittiin, mitä työtapoja lähdetään parantamaan.

Tiina Skinnari kiteyttää muutoksen niin, että selkeys on lisääntynyt. Se näkyy esimerkiksi palaverikäytännöissä. Päivittäisten pikapalavereiden ansiosta seuraavan päivän ohjelma on jokaisen tiedossa. Keskiviikkoisin pidettävät viikkopalaverit ovat jämäköityneet:

Niissä on entistä selkeämpi runko ja asialista. Muistiotkin tehdään. Viikkopalavereissa käydään läpi esimerkiksi, miltä edellisen kuukauden myynti näyttää, millaisia kampanjoita on tulossa ja mitä asioita kukin ottaa hoitaakseen. Asialistalla on aina pöllökierros.

”Pöllökierroksen aikana puhuja saa turvakseen pehmopöllön. Se on oma hetki, jolloin saa tuoda esiin päällimmäisen ajatuksensa tai fiiliksensä. Voi kertoa vaikkapa innostuksestaan tai siitä, että tänään on vähän huono päivä”, Skinnari sanoo.

Havaintoja sähköiseen tauluun

Työyhteisön sisäisessä viestinnässä käytetään myös sähköisiä työkaluja Trelloa ja Skypeä.

Varsinkin Trello on tärkeä. Sen ”havaintotauluun” kirjataan omia havaintoja. Ne voivat liittyä vaikkapa verkkokauppa-alustan toimivuuteen tai tiettyyn tuotteeseen. Trellossa on myös ”tsemppitaulu” onnistumisia ja muita ilahduttavia asioita varten. Molempien taulujen merkinnöistä jutellaan viikkopalaverissa.

Skypessä on Työporukka-niminen ryhmä, jossa viestitään kaikkia koskevista asioista. Viimeksi Tiina Skinnari laittoi sinne tietoa yrityksen tarjoamasta työhyvinvointiedusta. Varaston ja asiakaspalvelun ihmiset taas viestivät Skypessä esimerkiksi asiakkaan tilauksesta, jonka hoitamiseen liittyy jotain tavallisesta poikkeavaa.

”Naamatusten on tietysti helpointa keskustella. Skypen etuja ovat nopeus ja se, että viestit jäävät muistiin.”

Entistä mielekkäämpää työtä

Hankkeen aikana Disturb Scandinaviassa käytiin läpi kaikkien toimenkuvat – myös yrittäjäpariskunnan. Se selkeytti, kuka mistäkin vastaa ja kenen kanssa mistäkin asiasta on syytä puhua.

Kaikenlaisen epäselvyyden väheneminen on tuottanut tulosta:

”Työhyvinvointi on parantunut, työ sujuu entistä paremmin ja yhteinen kehittäminen on lisääntynyt. Työntekijät ovat saaneet vaikuttaa oman toimenkuvansa muotoutumiseen, ja oma työ koetaan aiempaa mielekkäämmäksi”, luettelevat Työterveyslaitoksen Hilkka Ylisassi ja vanhempi asiantuntija Arja Ala-Laurinaho.

Tiina Skinnari sanoo, että sisäisen yhteistyön paraneminen on ollut heidän työpaikalleen hieno juttu. Sen lisäksi yritys on saavuttanut ulkopuolistakin tunnustusta: kesällä Lapin Yrittäjät valitsi Skinnarin vuoden 2018 Lapin nuoreksi yrittäjäksi ja Disturb Scandinavia sai Suomen paras verkkokauppa -palkinnon OP:n järjestämässä kilpailussa.

”Verkkokauppamme tähtää edelleen kasvuloikkaan. Seuraavaksi haemme kasvua kansainvälisiltä markkinoilta”, Skinnari kertoo.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Tuottavat toimintamallit (TuotTo) -hanke (Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n sivuilla)

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Voidaanko työn tuunaamista edistää verkkovalmennuksella? Voidaanko sen avulla lisätä työn imua? Onko valmennuksella psykofysiologisia hyötyjä työntekijän sydämen terveydelle

Erikoistutkija Piia Seppälä Työterveyslaitoksesta johtaa tutkimushanketta, jossa selvitetään näitä asioita. Viime vuoden aikana Petäjäveden kunnan kaikilla työntekijöillä oli mahdollisuus osallistua Työterveyslaitoksen Työn imua työtä tuunaamalla -verkkovalmennukseen.

Työn imu on myönteinen tunne- ja motivaatiotila työssä. Verkkovalmennuksessa työntekijät opettelivat keinoja työnsä aktiiviseen, oma-aloitteiseen muokkaamiseen ja kehittämiseen – eli työn tuunaamiseen. Tavoitteena oli lisätä työn imua.

Esitimme Seppälälle kymmenen kysymystä tutkimuksesta, työn imusta ja työn tuunaamisesta:

1. Miten olet ollut tekemisissä työn imun kanssa?

Olen tutkinut työn imua vuodesta 2005 eli pro gradu -tutkielmastani alkaen, tehnyt jatko-opintoni siitä ja väitellyt työn imusta. Työn imu on ollut keskeinen osa työpäiviäni yli 15 vuotta.

Minua kiinnostaa erityisesti, miten psyykkinen työhyvinvointi – työn imu – voi saada aikaan fyysistä terveyttä ja miten työn imua voi lisätä.

2. Miksi halusit tutkia verkkovalmennuksen vaikuttavuutta?

Kehitimme yhteistyössä Työterveyslaitoksen tutkijoiden ja asiantuntijoiden kanssa verkkovälitteisesti toimivan valmennuksen, joka pohjautuu työn tuunaamisen teoreettisiin lähtökohtiin.

Aikaisemmat kansainväliset tutkimukset työn tuunaamisen valmennuksista ovat olleet rohkaisevia. Ne ovat osoittaneet, että valmennuksen avulla voidaan lisätä työn tuunaamista ja työn imua.

Aiempaa tutkimusta siitä, voidaanko työn tuunaamisen valmennus toteuttaa verkkovälitteisesti, ei sen sijaan ole. Vaikka Työterveyslaitoksen verkkovalmennukset pohjautuvat usean vuoden tutkimukseen, on tärkeää, että ne ovat myös vaikuttavuustestattuja kansainvälistä tieteellistä tutkimustapaa noudattaen.

3. Miksi tutkimus toteutettiin yhden kunnan henkilöstössä?

Alun perin ajatuksena oli, että Petäjäveden kunnasta poimitaan noin 50 hengen otos, jossa valmennusta testataan ja toisesta kunnasta taas poimitaan saman suuruinen otos kontrolliryhmää varten.

Oli kuitenkin vaikeaa pohtia, millä inhimillisellä ja eettisellä perusteella vain osa kunnan työntekijöistä pääsisi hankkeeseen. Tarkoitus oli kuitenkin tarjota konkreettinen mahdollisuus oman työhyvinvoinnin ja ehkä jopa työterveyden edistämiseen. Kukapa kuntatyöntekijä sitä ei ansaitsisi.

Hanke oli myös niin massiivinen, että kontrolliryhmän motivointi olisi ollut haastavaa. Pieni osallistumisprosentti taas olisi heikentänyt tutkimustulosten luotettavuutta ja yleistettävyyttä. Toisaalta Petäjäveden kunnan johto oli ja on ollut koko ajan erityisen sitoutunut hankkeeseen.

Siksi päätimme Petäjäveden kunnan johdon kanssa, että tehdään nyt sitten kunnolla ja todella isosti ja tarjotaan kaikille kunnan työntekijöille mahdollisuus osallistua. Osa työntekijöistä kuului koeryhmään ja osa kontrolliryhmään, mutta kaikki halukkaat saivat kaikki mittaukset ja osallistua valmennukseen.

4. Miltä työn tuunaaminen näyttää käytännössä?

Työn tuunaminen on työntekijän omaa aktiivista roolia ja vastuunottoa omasta työhyvinvoinnistaan ja työmotivaatiostaan. Työntekijä pohtii, mitä hänen työnsä sisältää ja miltä se tuntuu: Mitä hän haluaa säilyttää työssään? Mikä innostaa, energisoi ja kannattelee vaikeinakin hetkinä? Entä mikä kuormittaa liikaa ja miten sitä voisi säädellä?

Työn tuunaaminen on tekoja, joilla näihin asioihin puututaan ja niitä muokataan. Tavoitteena on työntekijän ja työn tasapaino. Aina ei välttämättä ole helppoa lähteä yksin arjen keskellä pohtimaan, mitä tai miten työtä tulisi muokata ja löytää siihen uusia näkökulmia. Silloin esimerkiksi verkkovalmennus ja valmentajan tuki voivat auttaa.

5. Miten Petäjäveden kunnan työntekijät tuunasivat työtään?

Petäjävedellä työtä tuunattiin monipuolisesti, mikä on äärimmäisen hyvä. Viimeaikaisten tutkimusten mukaan työn imua edistää se, että työn tuunamisen erilaisia keinoja hyödynnetään samanaikaisesti.

Työntekijöiden keinoja olivat esimerkiksi järjestelmällisyyden lisääminen, tehtävien entistä parempi priorisointi ja organisointi, työn jaksottaminen ja tauottaminen, uusien työtaitojen kehittäminen ja tiimin avun hyödyntäminen.

6. Millaisia tuloksia tutkimuksesta on saatu?

Aivan alustavat tulokset ovat olleet rohkaisevia. Niiden mukaan verkkovalmennus näyttäisi kannustavan työntekijöitä oman työn tuunaamiseen ja siten hyödyttävän työn imua.

7. Miten työntekijät itse arvioivat työn tuunaamisen hyötyjä?

Koeryhmän työntekijöistä valmennukseen osallistuneista 70 prosenttia koki valmennuksella olleen jossain määrin tai paljon hyötyä oman työn kannalta valmennusjakson aikana.

8. Mitä tiedetään työn tuunaamisen terveyshyödyistä?

Tämä onkin kiinnostavaa, koska siitä ei ole aikaisempia tutkimustuloksia. Työn imulla sen sijaan tiedetään olevan yhteys sekä psyykkiseen että fyysiseen terveyteen.

Meidän tutkimuksessamme selvitetään verkkovalmennuksen mahdollisia psykofysiologisia hyötyjä työntekijän sydämen terveydelle tutkimalla autonomisen hermoston toimintaa – sykevaihtelua.

Analyysit ovat vielä kesken. Toiveena on, että työntekijät voisivat oppia säätelemään heille itselleen tärkeitä työn voimavaroja ja vaatimuksia ja siten vaikuttamaan työn imuun ja sen myötä autonomisen hermostonsa toimintaan.

9. Mikä tutkimuksessa on yllättänyt sinut?

Se, miten paneutuneesti valmennusta on tehty. Valmennus ei ole mitenkään nopea ja kevyt prosessi, vaan siinä pääsee pohtimaan työtään hyvinkin syvällisesti, niin halutessaan. Tuntuu, että Petäjäveden työntekijät tekivät näin.

Kunnan 268 työntekijästä verkkovalmennuksen teki kaikkiaan 168 henkilöä. Koko kunnan työntekijämäärästä 63 prosenttia on paljon oman työnsä tuunaajia. Koko lailla tämä sama työntekijämäärä vastasi tutkimuskyselyyn kaikki kolme kertaa ja piti sykemittareita 3 x 3 vuorokautta.

Minua ilahduttaa erityisesti se, että tuunaamisen verkkovalmennuksen suorittivat aktiivisesti myös sellaiset henkilöt, jotka kertoivat hyödyntävänsä älylaitteita harvoin.

10. Milloin saamme kuulla tarkemmat tutkimustulokset?

Tutkimusanalyysit ovat käynnissä, ja aivan alustavat tulokset julkaistaan syyskuussa 2020. Lopulliset tulokset julkaistaan tutkimushankkeen päättyessä keväällä 2021. Tässä välissä tuloksista kerrotaan toki sitä mukaa kun niitä valmistuu.

Erilaisten opetusmenetelmien kokeileminen tuntuu innostavalta. Muutos antaa mahdollisuuden uudistua. Tällaiset asiat nousivat esiin, kun etätyöskentelyyn siirtyneet ammatilliset opettajat arvioivat muutoksen hyviä puolia.

Johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta on lukenut kiinnostuneena Aivotyöindeksikyselyyn tulleita vastauksia.

Kyselyn tekee kiinnostavaksi jo se, että vastaajat työskentelevät opetusalalla, Koulutuskuntayhtymä OSAOssa. Erityisen mielenkiintoista on, että kysely tehtiin huhtikuun lopussa – keskellä koronakevättä ja etäopetusta.

”Monet opettajat kantoivat kovasti huolta siitä, oppivatko opiskelijat. Kaikilla opiskelijoilla ei ole etäopiskeluvalmiuksia. Opiskelijoiden tukeminen ja heidän edistymisensä seuraaminen etänä on vaativaa ja vie aikaa”, Kalakoski sanoo.

Aivotyön sujuvuus tukee hyvinvointia

Koulutuskuntayhtymä OSAO tarjoaa ammatillista koulutusta. Sen koulutusyksiköt sijaitsevat Oulussa, Kempeleessä, Limingassa, Muhoksella, Pudasjärvellä ja Taivalkoskella. Opiskelijoita on noin 8500 ja henkilöstöä noin 850.

Alkuvuodesta OSAOssa käynnistyi Työsuojelurahaston tukema kehittämishanke, jossa sujuvoitetaan aivotyötä. Vuoden mittaisen hankkeen aikana organisaatioon rakennetaan Työterveyslaitoksen asiantuntijoiden kanssa Aivotyön askeleet -toimintamalli. Sen avulla kehitetään ja ylläpidetään hyvää kognitiivista ergonomiaa osana jatkuvaa toimintaa.

”Työterveyshuollon kyselyjen ja esimiehiltä tulleen palautteen perusteella tiesimme, että henkilöstöllämme on myös aivotyöhön liittyvää kuormitusta. Työntekijöiden hyvinvointi on uuden strategiamme keskiössä. Siksi lähdimme parantamaan kognitiivista ergonomiaa”, kertoo projektikoordinaattori Johanna Vesenterä OSAOsta.

Lähtötilannetta selvitettiin Aivotyöindeksikyselyllä. Koska koronapandemia oli siirtänyt työntekijät pääsääntöisesti etätyöskentelyyn, siihen liittyviä kysymyksiä sisällytettiin kyselyyn.

Koronakevät kuormitti uudella tavalla

Virpi Kalakoski sanoo, että kyselyn perusteella opetustyö näyttää hyvin tyypilliseltä aivotyöltä. Siihen kuuluu paljon lukemista ja kirjoittamista, yksityiskohtien muistamista ja keskeneräisiä asioita. Käytössä on useita laitteita.

Myös innostavat ja kuormittavat tekijät ovat tyypillisiä. Aivotyössä opettajia innostaa se, että saa ajatella luovasti, työskennellä yhdessä ja löytää ongelmiin uusia ratkaisuja. Heitä kuormittavat varsinkin ristiriitaiset tai puutteelliset ohjeet, huomion jatkuva siirtäminen tehtävästä toiseen ja tehtävien keskeytyminen.

Koronakevään etätyöskentely kuitenkin kuormitti opettajia uudella tavalla. Nopea siirtyminen uusiin toimintatapoihin vei voimia.

”Pitkät päivät Teams-kokouksissa ja useiden kanavien viestitulvassa vaativat kovaa keskittymistä. Työn riittävä tauottaminen oli vaikeaa tai mahdotonta. Työpäivät saattoivat venyä iltaan”, Kalakoski kertoo.

Selviytymiskeinoja olivat esimerkiksi oman vaatimustason kohtuullistaminen, perustyöhön keskittyminen ja kaiken ”ylimääräisen” karsiminen. Aivotyöindeksikyselyyn vastasi noin 400 työntekijää eli puolet henkilökunnasta. Kalakoski pohtii, oliko vastaamatta jättäneiden työtilanne vieläkin haastavampi.

Miten korvata kohtaamisten puutetta?

Jatkuvaan etätyöhön liittyvissä vastauksissa korostui se, että kasvokkaisten kohtaamisten puute vaikeuttaa ydintyötä niin opetuksessa kuin hallinnossakin. Ihmisten tavoittaminen voi olla hankalaa. Kasvokkain monet asiat sujuisivat helpommin ja nopeammin.

”Etätyöskentely teki näkyväksi arjen vuorovaikutuksen ja satunnaisten kohtaamisten merkityksen. Moni asia hoituu kuin ohimennen, kun törmätään oppilaitoksen käytävillä tai käväistään toisen ovella”, Virpi Kalakoski sanoo.

Kun työkaveri tai opiskelija ei enää kävele vastaan tai tule juttusille, tarvitaan erilaisia tapoja olla yhteydessä. Kalakoski ehdottaa nopeita puheluita, pikaviestejä tai säännöllisiä aikoja, jolloin on lupa kysyä eri asioista.

”Jotkut kokevat, että sosiaalinen kanssakäyminen, tiukka asia ja pikaiset kysymykset eivät sovi samaan etäpalaveriin. Jos on kiire, ei välttämättä ehdi kuunnella kaikkea.”

Oletko kokeillut Pomodoro-tekniikkaa? Se on yksi ajanhallinnan keino, joka tukee työhön keskittymistä.

Pomodoro-sana on italiaa ja tarkoittaa tomaattia. Tekniikka on ilmeisesti saanut nimensä tomaatin muotoisesta munakellosta. Kyse on siitä, että tietyn tehtävän tekemiseen paneudutaan ennalta määritellyksi ajaksi. Sen jälkeen pidetään lyhyt tauko.

  1. Minimoi työtä häiritsevät keskeytykset: mykistä puhelin, ota sähköpostin hälytykset pois päältä.
  2. Päätä, mihin tehtävään haluat keskittyä.
  3. Valitse munakellosta se aika, jonka haluat keskittyä. Pomodoro-tekniikassa oletus on, että 25 minuutin työjaksoa seuraa 5 minuutin tauko.
  4. Käynnistä kello ja aloita työskentely.
  5. Kun kello pirisee, pidä tauko. Tee tauolla asioita, jotka vievät ajatuksesi pois tehtävästä.
  6. Paneudu työhösi uudelleen, kun tauko päättyy.
  7. Neljännen jakson jälkeen pidä pidempi tauko. Syö, juo tai tee muuta virkistävää.
  8. Tee niin monta työjaksoa kuin on tarpeen.

Menetelmän tehokkuus perustuu siihen, että se rajaa keskittymistä edellyttävää aikaa. Siksi keskittyminen ei pääse niin helposti herpaantumaan. Tekniikka ohjaa pois multitaskaamisesta eli yrityksestä tehdä monta asiaa yhtä aikaa. Lisäksi se madaltaa toimeen tarttumisen kynnystä eli vähentää prokrastinaatiota.

Varsinkin etätyöntekijä hyötyy myös siitä, että kellon pirinä muistuttaa tauon pitämisestä.

Pomodoro-tekniikkaa voi hyödyntää esimerkiksi niin, että valitsee yhden tärkeän ei-kiireellisen tehtävän ja edistää sitä joka päivä tietyn ajan, esimerkiksi 1–2 pomodoron eli jakson verran, täysin keskittyen.

Pomodoro-tekniikkaa voi kokeilla Työterveyslaitoksen sivuilta löytyvän Fokuskellon avulla.

Jutun asiantuntijoina toimivat tutkija Kirsi Yli-Kaitala ja johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.