Verkkokaupan porukka selätti kasvukivut – ”Selkeys saa työn sujumaan”

Osallistu
Disturb Scandinavia Oy:n henkilöstöä ryhmäkuvassa

Selvyys siitä, mitkä hommat kuuluvat kenellekin. Selkeä viestintä. Nämä ovat ykkösasiat työhyvinvoinnin kannalta, sanoo yrittäjä Tiina Skinnari Disturb Scandinavia Oy:stä.

Joka iltapäivä kello kolme keminmaalaisen Disturb Scandinavia Oy:n väki kokoontuu sohvaryhmälle, joka on heidän toimitilojensa keskusaukiolla. Pikapalaverissa he sopivat seuraavan päivän aikataulut ja työnjaon.

”Palaverin jälkeen jokainen tietää, mihin tehtävään aamulla ryhtyy”, kertoo yrittäjä Tiina Skinnari.

Viimeksi kuluneen vuoden aikana hän on todennut, että pienilläkin sisäisen viestinnän käytännöillä voi olla iso vaikutus arjen sujumiseen ja työhyvinvointiin.

Skinnari on vuodesta 2011 lähtien pyörittänyt puolisonsa Petrin kanssa verkkokauppaa, joka myy ”street-tyylisiä” vapaa-ajan vaatteita. Asiakaspalvelussa, varastossa ja markkinoinnissa työskentelee 11 vakituista työntekijää ja vaihteleva määrä osa-aikaisia.

Yrityksen kasvuvauhdista kertoo liikevaihdon kehitys: Viisi vuotta sitten liikevaihto oli puoli miljoonaa euroa ja sitä seuraavana vuonna 2,1 miljoonaa. Toukokuussa 2018 päättyneen tilikauden liikevaihto oli jo 2,5 miljoonaa euroa.

Työtehtävät voivat vaihdella

Tiina Skinnari sanoo, että kasvuun ja muutokseen liittyy omat haasteensa ja kasvukipunsa. Pienessä yrityksessä yhdenkin rattaan puuttuminen näkyy ja tuntuu:

”Jos yksi työntekijä esimerkiksi joutuu sairauslomalle, muiden tehtävät voivat muuttua. Työntekijöitä pitää ehkä siirtää asiakaspalvelusta varastoon tai toisinpäin. Meillä työhön ei voi suhtautua niin, että hoitaa jatkuvasti yhtä ja samaa tehtävää.”

Kasvukivut ja niihin liittyvä hämmennys johtivat runsas vuosi sitten siihen, että Disturb Scandinavia päätti osallistua Tuottavat tomintamallit (TuotTo) -hankkeeseen. Sen yhtenä tavoitteena on kehittää mikro- ja pk-yritysten toimintatapoja ja lisätä työyhteisöjen voimavaroja. Hankkeessa on mukana muun muassa Työterveyslaitos.

”Tarvitsimme ulkopuolista peilipintaa ja tällaisen hankkeen, jossa pääsimme puimaan yrityksen muutosvaiheen asioita”, Skinnari sanoo.

Palaverit saivat ryhtiä

Työterveyslaitoksen erikoistutkija Hilkka Ylisassi keskusteli yrittäjien ja verkkokaupan jokaisen työntekijän kanssa kahden kesken. Hän selvitti, mitkä asiat heidän mielestään toimivat ja mitkä taas haittaavat työn sujumista.

Yrityksen kehityskaarta ja kehittämiskohteita käsiteltiin myöhemmin koko porukalla työpajoissa. Samalla sovittiin, mitä työtapoja lähdetään parantamaan.

Tiina Skinnari kiteyttää muutoksen niin, että selkeys on lisääntynyt. Se näkyy esimerkiksi palaverikäytännöissä. Päivittäisten pikapalavereiden ansiosta seuraavan päivän ohjelma on jokaisen tiedossa. Keskiviikkoisin pidettävät viikkopalaverit ovat jämäköityneet:

Niissä on entistä selkeämpi runko ja asialista. Muistiotkin tehdään. Viikkopalavereissa käydään läpi esimerkiksi, miltä edellisen kuukauden myynti näyttää, millaisia kampanjoita on tulossa ja mitä asioita kukin ottaa hoitaakseen. Asialistalla on aina pöllökierros.

”Pöllökierroksen aikana puhuja saa turvakseen pehmopöllön. Se on oma hetki, jolloin saa tuoda esiin päällimmäisen ajatuksensa tai fiiliksensä. Voi kertoa vaikkapa innostuksestaan tai siitä, että tänään on vähän huono päivä”, Skinnari sanoo.

Havaintoja sähköiseen tauluun

Työyhteisön sisäisessä viestinnässä käytetään myös sähköisiä työkaluja Trelloa ja Skypeä.

Varsinkin Trello on tärkeä. Sen ”havaintotauluun” kirjataan omia havaintoja. Ne voivat liittyä vaikkapa verkkokauppa-alustan toimivuuteen tai tiettyyn tuotteeseen. Trellossa on myös ”tsemppitaulu” onnistumisia ja muita ilahduttavia asioita varten. Molempien taulujen merkinnöistä jutellaan viikkopalaverissa.

Skypessä on Työporukka-niminen ryhmä, jossa viestitään kaikkia koskevista asioista. Viimeksi Tiina Skinnari laittoi sinne tietoa yrityksen tarjoamasta työhyvinvointiedusta. Varaston ja asiakaspalvelun ihmiset taas viestivät Skypessä esimerkiksi asiakkaan tilauksesta, jonka hoitamiseen liittyy jotain tavallisesta poikkeavaa.

”Naamatusten on tietysti helpointa keskustella. Skypen etuja ovat nopeus ja se, että viestit jäävät muistiin.”

Entistä mielekkäämpää työtä

Hankkeen aikana Disturb Scandinaviassa käytiin läpi kaikkien toimenkuvat – myös yrittäjäpariskunnan. Se selkeytti, kuka mistäkin vastaa ja kenen kanssa mistäkin asiasta on syytä puhua.

Kaikenlaisen epäselvyyden väheneminen on tuottanut tulosta:

”Työhyvinvointi on parantunut, työ sujuu entistä paremmin ja yhteinen kehittäminen on lisääntynyt. Työntekijät ovat saaneet vaikuttaa oman toimenkuvansa muotoutumiseen, ja oma työ koetaan aiempaa mielekkäämmäksi”, luettelevat Työterveyslaitoksen Hilkka Ylisassi ja vanhempi asiantuntija Arja Ala-Laurinaho.

Tiina Skinnari sanoo, että sisäisen yhteistyön paraneminen on ollut heidän työpaikalleen hieno juttu. Sen lisäksi yritys on saavuttanut ulkopuolistakin tunnustusta: kesällä Lapin Yrittäjät valitsi Skinnarin vuoden 2018 Lapin nuoreksi yrittäjäksi ja Disturb Scandinavia sai Suomen paras verkkokauppa -palkinnon OP:n järjestämässä kilpailussa.

”Verkkokauppamme tähtää edelleen kasvuloikkaan. Seuraavaksi haemme kasvua kansainvälisiltä markkinoilta”, Skinnari kertoo.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Tuottavat toimintamallit (TuotTo) -hanke (Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n sivuilla)

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Pari vuotta sitten äitini sairastui vakavasti ja menehtyi varsin pian. Kun tilanne oli päällä, elin hetkessä ja tein intuitiivisia ratkaisuja. Isompaan pohtimiseen ei ollut voimia, kertoo 53-vuotias Marjo.

Alkuvaiheessa Marjolla oli se käsitys, että sairaus on hyvänlaatuinen ja ennuste kohtuullinen. Silloin hän puhui tilanteesta työpaikan kahvipöydässäkin. Kun selvisi, että tauti on parantumaton, hän ei enää puhunut asiasta.

”En pystynyt kertomaan, että tilanne on toivoton. En olisi voinut pidätellä tunteitani enkä halunnut romahtaa työpaikalla.”

Jälkeenpäin Marjo on miettinyt, olisiko hänen kannattanut toimia toisin. Olisiko pitänyt kertoa esimiehelle tai kahvipöytäporukalle?

Kaikki hyvin -rooli suojasi

Toisaalta työ oli Marjolle pakopaikka ja voimanlähde. Vapaa-aika kului pitkälti äidin luona ja asiaa miettiessä. Tuntui helpommalta mennä töihin, kun kukaan ei tiennyt totuutta. Marjo otti ”kaikki hyvin” -roolin, jonka takana hän oli turvassa.

”Työssäni oli hienoja tehtäviä ja draivia, joten pystyin uppoutumaan siihen ja siirtämään ikävät ajatukset pois mielestäni.”

Työterveyspsykologi Heli Hannonen Työterveyslaitoksesta sanoo, että valinnan henkilökohtaisten asioiden kertomisesta tekee jokainen itse. Mitään yleistä ohjenuoraa siihen ei ole.

”Jos työyhteisössä on tapana jakaa henkilökohtaisia asioita, myös surusta voi olla luonnollista puhua kahvipöytäkeskustelussa. Monelle työpaikka on kuitenkin paikka, jossa ajatuksensa saa täyttää muilla kuin yksityiselämän ikävillä asioilla”, Hannonen sanoo.

Työkuorman kevennys auttaa

Heli Hannosen mukaan omasta tilanteesta olisi hyvä kertoa esimiehelle, jos yksityiselämän tapahtumat aiheuttavat surua ja syövät voimavaroja. Tällöin esimies voi mahdollisuuksien mukaan yrittää keventää työntekijän työkuormaa.

Jos työpaikalla pystytään joustamaan, esimies voi vaikka luvata, että ylitöitä ei tarvitse tehdä. Tai työyhteisössä voidaan jakaa tehtäviä tilapäisesti niin, että joku toinen ottaa hoitaakseen sovitun työtehtävän. Myös työn tauotukseen voidaan kiinnittää erityistä huomiota.

”Työtä olisi hyvä muokata sellaiseksi, että surun kanssa elävänkin voimavarat riittävät”, Hannonen sanoo.

Marjo pohtii tilannettaan näin:

”Ehkä esimiehen olisi ollut hyvä tietää. Ymmärrän, että esimiehelle on haasteellista luoda tasapuolinen ja helposti lähestyttävä ilmapiiri. Se on kuitenkin edellytys, jotta työntekijän luottamus säilyy ja vaikeistakin asioista on mahdollista keskustella.”

Ilmapiiri vaikuttaa avoimuuteen

Yksityiselämän dramaattiset tapahtumat eivät lisää työuupumuksen riskiä, jos työn vaatimukset ovat kohtuullisia. Tämä käy ilmi Työterveyslaitoksen tutkimusprofessorin Jari Hakasen väitöstutkimuksesta.

”Jos ihmiselle on jo ennestään kasautunut liian paljon kuormitusta työssä ja sen lisäksi yksityiselämässä tulee kriisi, työuupumuksen riski kasvaa”, Hakanen sanoo.

Marjon ratkaisu salata yksityiselämään liittyvä suru johtui hänen työyhteisönsä tilanteesta ja ilmapiiristä. Työyhteisössä oli tuolloin uupuneita ihmisiä ja voimakasta reagointia työtilanteeseen.

Tapana ei muutenkaan ollut jakaa kaikkein yksityisimpiä asioita. Yllä pidettiin näennäisen kevyttä, toimivaa ja mukavaa ilmapiiriä.

”Koin, että olisin turhaan rasittanut esimiestä omilla huolillani. En myöskään halunnut, että työtoverini olisivat arvioineet työpanostani tai että olisin joutunut vastaamaan kysymyksiin omasta jaksamisestani”, Marjo sanoo.

”Arvostetaan ja kunnioitetaan toisiamme”

Esimies tai työkaveri voi aina kysyä, miksi joku näyttää olevan allapäin: Onko jotain tapahtunut? Voinko olla jotenkin avuksi? Tällaiseen kysymykseen on helppo vastata, jos haluaa puhua asiasta.

”Kysymyksen esittämistä ei kannata pelätä, sillä siihen voi vastata myös, että ei halua puhua asiasta”, Heli Hannonen sanoo.

Hän muistuttaa, että yksityiselämän suru ei kuitenkaan oikeuta purkamaan huonoa oloa työkavereihin.

Surun kanssa elävän kannattaa pitää hyvää huolta itsestään, levätä riittävästi ja syödä terveellisesti. Myös aktiivisuus on hyvästä siinä mielessä, että se vie ajatukset pois murehtimisesta. Kannattaa siis tehdä välillä muutakin.

Marjo korostaa sitä vastuuta, jota työyhteisön jokaisen jäsenen tulee kantaa: arvostetaan ja kunnioitetaan toisiamme.

”Kunnioittavassa ja arvostavassa ilmapiirissä asioiden jakaminen helpottuu. Se tarjoaa siten tukea niihin erilaisiin elämäntilanteisiin, joita työvuosien aikana kohtaamme.”

 

Marjon nimi on muutettu.

Työstä palautumista edistävät mielen hyvinvointi ja terveelliset elintavat. Rentoudu ja harrasta asioita, jotka tuottavat iloa. Palautumisesta on tärkeää huolehtia joka päivä – sekä työssä että vapaa-ajalla.

Johtaja Jaana Laitinen Työterveyslaitoksesta on ollut mukana kehittämässä Virtaa palautumisesta -verkkovalmennusta, joka sopii sekä koko työyhteisölle että yksittäiselle osallistujalle. Laitinen vastaa kahdeksaan kysymykseen siitä, miten työstä palautuu:

1. Mitä työstä palautuminen tarkoittaa?

Työstä palautuminen tarkoittaa sitä, että antaa aivojen, kehon ja mielen irrottautua ja elpyä työstä. Kun palautuu välillä, jaksaa tehdä työnsä hyvin ja elää tasapainoista, kokonaista elämää.

Kehon energiavarastojen ja nestetasapainon korjaaminen sekä kehoa huoltava liikunta edistävät palautumista erityisesti fyysisesti kuormittavasta työstä.

Työstä palautuminen on hyväksi terveydelle. Se ehkäisee kuormituksen kasautumista ja haittavaikutuksia. Pitkittynyt, liiallinen kuormitus voi johtaa sairauksiin, kuten sydän- ja verisuonitauteihin, mahdollisesti tuki- ja liikuntaelinsairauksiin sekä aivotyössä työuupumukseen.

2. Mistä tietää, ehtiikö palautua riittävästi?

Kuulostele, tunnetko palautuvasi päivän rasituksista ennen seuraavaa työpäivääsi.

Huono palautuminen voi näkyä epäterveellisenä käyttäytymisenä, mikä edelleen pahentaa tilannetta: Kuormittunut ihminen voi syödä herkkuja tai käyttää alkoholia lievittääkseen stressaantunutta oloaan. Usein uni häiriintyy ja sohva houkuttelee työpäivän jälkeen.

Huono palautuminen vaikuttaa suoraan fysiologiaan. Verenpaine voi olla koholla, ja veriarvoissa voi näkyä poikkeamia.

3. Miten palautumistaan voi mitata?

Sykevälivaihtelun mittaaminen kertoo palautumisesta aika hyvin, kunhan sen tuloksia tulkitsee ammattilainen.

Mittaukseen on Firstbeatilla helppo mittari, ja esimerkiksi työterveyshuollot välittävät palvelua. Mittauksessa kaksi elektrodia ja pienikokoinen mittalaite kiinnitetään rintakehälle kolmen neljän päivän ajaksi. Samanaikaisesti pidetään päiväkirjaa, mikä helpottaa tulosten tulkintaa.

Palautteessa näkyvät punaisella ajankohdat, jolloin on kuormittunut ja vihreällä palautumisjaksot. Päiväkirjan avulla voi sitten pohtia, miten erilaiset tekemiset näkyvätkään punaviherkäppyrässä.

Esimerkiksi alkoholinkäytön palautumista heikentävä vaikutus näkyy unen aikaisena punaisena käppyränä, mikä on hyvin havainnollistavaa.

4. Miten palautuminen eroaa eri ihmisillä?

Hyväkuntoiset, vähän kuormittuneet, terveet ja nuoret palautuvat muita nopeammin. Palautumista hidastavat ikääntyminen, alkoholinkäyttö, anemia ja toimintakykyä heikentävät sairaudet sekä pitkittyvä, kasautuva kuormitus.

Lisäksi terveyskäyttäytymisen erot vaikuttavat. Esimerkiksi liian lyhyt ja huonolaatuinen uni ei palauta.

5. Antaisitko kolme helppoa vinkkiä oman työhyvinvoinnin parantamiseen?

Ehdottaisin näitä: Kirkasta työsi tavoite ja merkitys. Keskity yhteen asiaan kerrallaan ja pidä työaikasi kohtuullisina. Pyydä tarvittaessa tukea ja anna sitä muillekin.

6. Onko palautuminen helpompaa, jos töissä on kivaa?

Kyllä on. Kun töissä on kivaa, kuormittuu vähemmän. Samalla saa sosiaalista tukea ja palautuu jo työpäivän aikana. Hyvä työ tekee ihmiselle hyvää monin tavoin.

7. Kertoisitko esimerkin iltapalasta, joka siivittää hyvään uneen?

Lautasmalli on hyvä lähtökohta. Sisällytä iltapalaasi kuituista viljatuotetta, vähärasvaista maitotuotetta, pähkinöitä ja runsaasti kasviksia. Maistele makuja ja rauhoitu nauttimaan niistä.

8. Miten saisin lisättyä liikettä työpäivääni?

Kävele osa työmatkastasi. Valitse aina portaat hissin sijaan. Jos sinulla on sähköisesti säädettävä työpöytä, työskentele välillä seisten. Sijoita printteri kauemmas työpisteestäsi, niin pääset ottamaan lisäaskeleita, kun haet tulosteita.

Ota tavaksi esimerkiksi se, että nouset seisomaan tai kävelemään puhelinkeskusteluiden ajaksi. Pidä kävelykokouksia. Harrasta taukoliikuntaa ja kokeile ”liikuntavälituntia”.

 

Virtaa palautumisesta -verkkovalmennus (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Parempi työkyky palautumalla -webinaarin tallenne

Työterveyslaitos on juuri julkaissut palvelun nimeltä Työelämätieto. Se kerää työelämään liittyvää dataa useammasta eri lähteestä yhteen paikkaan. Lisäksi Työelämätiedosta voi lukea asiantuntijoiden kirjoittamia näkökulmia datan tulkintaan ja siihen ilmiöön, jota data käsittelee.

Miten palvelua kannattaa hyödyntää? Kysymyksiimme vastaa viestinnän asiantuntija Vilja Rydman Työterveyslaitoksesta.

1. Miten idea Työelämätieto-palveluun syntyi?

Taustalla oli se ajatus, että työelämää koskeva tieto on hajallaan useassa eri lähteessä. Nyt tieto kerätään yhteen paikkaan helposti tarkasteltavaksi ja visuaalisesti miellyttävään muotoon.

2. Mitä kaikkea palveluun kuuluu?

Tällä hetkellä palvelussa on tietoa esimerkiksi ammattitaudeista, työtapaturmista, työhyvinvoinnista, työ- ja toimintakyvystä sekä kognitiivisesta ergonomiasta. Datan lisäksi tarjolla on asiantuntijoiden kirjoittamia analyyseja. Lisää sisältöä on tulossa.

3. Kenelle palvelu on tarkoitettu?

Työelämätieto on tarkoitettu kaikille työelämästä kiinnostuneille, etenkin tutkijoille, työelämän asiantuntijoille ja päättäjille. Tutkittu tieto helposti ymmärrettävässä muodossa voi palvella myös mediaa ja ketä tahansa kiinnostunutta – vaikkapa eduskuntavaaliehdokkaita nyt vaalien alla.

4. Miten palvelun grafiikkaa kannattaa tarkastella?

Graafit ovat kytköksissä toisiinsa. Voit tehdä valintoja ja rajauksia dataan sen mukaan, mitä haluat tarkastella. Voit vaikka tarkastella työpaikkatapaturmia vahingoittuneen ruumiinosan mukaan tai aivotyön kuormittavuutta tietylle ikäryhmälle.

Kokeile rohkeasti! Voit aina poistaa tekemäsi valinnat klikkaamalla graafin yläpuolella olevaa ”Poista valinnat” -nappulaa.

5. Voinko käyttää palvelusta löytyvää tietoa ja jakaa sitä muille?

Kyllä voit. Työelämätieto on avoin ja kaikille maksuton palvelu. Jos löydät jotain hyödyllistä, niin anna mennä vaan – data ei käytöstä kulu. Jatkokäytön helpottamiseksi jokaiselta sivulta löytyy lisenssi, jonka mukaisesti juuri sen sivun sisältöjä voi hyödyntää muualla.

Pääasiassa lisenssi on Creative Commons 4.0 – Nimeä, jonka perusteella palvelun tekstiä ja kuvia saa vapaasti käyttää muualla lähde mainiten. Eli riittää, kun mainitset tiedon olevan peräisin Työelämätiedosta.

Teksti ja kuvat on saatettu lisensoida eri lisensseillä, ja käyttäjän vastuulla on tarkistaa, mikä lisenssi on kulloinkin käytössä. Sivustolta löytyvän sisällön tekijänoikeudet kuuluvat Työterveyslaitokselle, ellei toisin mainita.

6. Mitä analyysit ovat ja mistä löydän lisää tietoa?

Analyysit ovat juuri kyseisen datan asiantuntijan kirjoittama tulkinta tai yksi näkökulma dataan. Tarkoituksena on, että analyysit lisäävät ymmärrystä aiheeseen.

Jokaisen datakokonaisuuden ja analyysin lopussa on linkit lisätietoihin. Linkit vievät esimerkiksi datan alkulähteille eli niiden tahojen sivuille, jotka datan ovat Työelämätietoon tarjonneet. Sieltä löytyvät myös kyseiseen tietoon liittyvän asiantuntijan yhteystiedot.

7. Jos minulla olisi työelämää koskevaa dataa, voisinko saada sen Työelämätietoon?

Kyllä mahdollisesti voit. Julkaisemme jatkuvasti uutta tietoa ja dataa Työelämätiedossa. Sinun kannattaa ottaa yhteyttä meihin palvelun kehittäjiin ja ylläpitäjiin ja esitellä, minkälaisesta datasta on kyse. Julkaisemme korkealaatuista, oikeaa tietoa, joten käymme tarkasti läpi kaikki tarjotut aineistot.

8. Mitä seuraavaksi on odotettavissa?

Tärkeintä on muistaa, että palvelua päivitetään jatkuvasti. Keväällä on luvassa ainakin uunituore analyysi kunta-alan työntekijöiden kokemasta asiakasväkivallasta sekä mittaristo ja analyysi vuorotyössä jaksamisesta oikean työaikasuunnittelun avulla.

Kevään aikana julkaisemme myös kieliversiot, joten Työelämätietoon voi pian tutustua ruotsiksi ja englanniksi.