Verkkokaupan porukka selätti kasvukivut – ”Selkeys saa työn sujumaan”

Osallistu
Disturb Scandinavia Oy:n henkilöstöä ryhmäkuvassa

Selvyys siitä, mitkä hommat kuuluvat kenellekin. Selkeä viestintä. Nämä ovat ykkösasiat työhyvinvoinnin kannalta, sanoo yrittäjä Tiina Skinnari Disturb Scandinavia Oy:stä.

Joka iltapäivä kello kolme keminmaalaisen Disturb Scandinavia Oy:n väki kokoontuu sohvaryhmälle, joka on heidän toimitilojensa keskusaukiolla. Pikapalaverissa he sopivat seuraavan päivän aikataulut ja työnjaon.

”Palaverin jälkeen jokainen tietää, mihin tehtävään aamulla ryhtyy”, kertoo yrittäjä Tiina Skinnari.

Viimeksi kuluneen vuoden aikana hän on todennut, että pienilläkin sisäisen viestinnän käytännöillä voi olla iso vaikutus arjen sujumiseen ja työhyvinvointiin.

Skinnari on vuodesta 2011 lähtien pyörittänyt puolisonsa Petrin kanssa verkkokauppaa, joka myy ”street-tyylisiä” vapaa-ajan vaatteita. Asiakaspalvelussa, varastossa ja markkinoinnissa työskentelee 11 vakituista työntekijää ja vaihteleva määrä osa-aikaisia.

Yrityksen kasvuvauhdista kertoo liikevaihdon kehitys: Viisi vuotta sitten liikevaihto oli puoli miljoonaa euroa ja sitä seuraavana vuonna 2,1 miljoonaa. Toukokuussa 2018 päättyneen tilikauden liikevaihto oli jo 2,5 miljoonaa euroa.

Työtehtävät voivat vaihdella

Tiina Skinnari sanoo, että kasvuun ja muutokseen liittyy omat haasteensa ja kasvukipunsa. Pienessä yrityksessä yhdenkin rattaan puuttuminen näkyy ja tuntuu:

”Jos yksi työntekijä esimerkiksi joutuu sairauslomalle, muiden tehtävät voivat muuttua. Työntekijöitä pitää ehkä siirtää asiakaspalvelusta varastoon tai toisinpäin. Meillä työhön ei voi suhtautua niin, että hoitaa jatkuvasti yhtä ja samaa tehtävää.”

Kasvukivut ja niihin liittyvä hämmennys johtivat runsas vuosi sitten siihen, että Disturb Scandinavia päätti osallistua Tuottavat tomintamallit (TuotTo) -hankkeeseen. Sen yhtenä tavoitteena on kehittää mikro- ja pk-yritysten toimintatapoja ja lisätä työyhteisöjen voimavaroja. Hankkeessa on mukana muun muassa Työterveyslaitos.

”Tarvitsimme ulkopuolista peilipintaa ja tällaisen hankkeen, jossa pääsimme puimaan yrityksen muutosvaiheen asioita”, Skinnari sanoo.

Palaverit saivat ryhtiä

Työterveyslaitoksen erikoistutkija Hilkka Ylisassi keskusteli yrittäjien ja verkkokaupan jokaisen työntekijän kanssa kahden kesken. Hän selvitti, mitkä asiat heidän mielestään toimivat ja mitkä taas haittaavat työn sujumista.

Yrityksen kehityskaarta ja kehittämiskohteita käsiteltiin myöhemmin koko porukalla työpajoissa. Samalla sovittiin, mitä työtapoja lähdetään parantamaan.

Tiina Skinnari kiteyttää muutoksen niin, että selkeys on lisääntynyt. Se näkyy esimerkiksi palaverikäytännöissä. Päivittäisten pikapalavereiden ansiosta seuraavan päivän ohjelma on jokaisen tiedossa. Keskiviikkoisin pidettävät viikkopalaverit ovat jämäköityneet:

Niissä on entistä selkeämpi runko ja asialista. Muistiotkin tehdään. Viikkopalavereissa käydään läpi esimerkiksi, miltä edellisen kuukauden myynti näyttää, millaisia kampanjoita on tulossa ja mitä asioita kukin ottaa hoitaakseen. Asialistalla on aina pöllökierros.

”Pöllökierroksen aikana puhuja saa turvakseen pehmopöllön. Se on oma hetki, jolloin saa tuoda esiin päällimmäisen ajatuksensa tai fiiliksensä. Voi kertoa vaikkapa innostuksestaan tai siitä, että tänään on vähän huono päivä”, Skinnari sanoo.

Havaintoja sähköiseen tauluun

Työyhteisön sisäisessä viestinnässä käytetään myös sähköisiä työkaluja Trelloa ja Skypeä.

Varsinkin Trello on tärkeä. Sen ”havaintotauluun” kirjataan omia havaintoja. Ne voivat liittyä vaikkapa verkkokauppa-alustan toimivuuteen tai tiettyyn tuotteeseen. Trellossa on myös ”tsemppitaulu” onnistumisia ja muita ilahduttavia asioita varten. Molempien taulujen merkinnöistä jutellaan viikkopalaverissa.

Skypessä on Työporukka-niminen ryhmä, jossa viestitään kaikkia koskevista asioista. Viimeksi Tiina Skinnari laittoi sinne tietoa yrityksen tarjoamasta työhyvinvointiedusta. Varaston ja asiakaspalvelun ihmiset taas viestivät Skypessä esimerkiksi asiakkaan tilauksesta, jonka hoitamiseen liittyy jotain tavallisesta poikkeavaa.

”Naamatusten on tietysti helpointa keskustella. Skypen etuja ovat nopeus ja se, että viestit jäävät muistiin.”

Entistä mielekkäämpää työtä

Hankkeen aikana Disturb Scandinaviassa käytiin läpi kaikkien toimenkuvat – myös yrittäjäpariskunnan. Se selkeytti, kuka mistäkin vastaa ja kenen kanssa mistäkin asiasta on syytä puhua.

Kaikenlaisen epäselvyyden väheneminen on tuottanut tulosta:

”Työhyvinvointi on parantunut, työ sujuu entistä paremmin ja yhteinen kehittäminen on lisääntynyt. Työntekijät ovat saaneet vaikuttaa oman toimenkuvansa muotoutumiseen, ja oma työ koetaan aiempaa mielekkäämmäksi”, luettelevat Työterveyslaitoksen Hilkka Ylisassi ja vanhempi asiantuntija Arja Ala-Laurinaho.

Tiina Skinnari sanoo, että sisäisen yhteistyön paraneminen on ollut heidän työpaikalleen hieno juttu. Sen lisäksi yritys on saavuttanut ulkopuolistakin tunnustusta: kesällä Lapin Yrittäjät valitsi Skinnarin vuoden 2018 Lapin nuoreksi yrittäjäksi ja Disturb Scandinavia sai Suomen paras verkkokauppa -palkinnon OP:n järjestämässä kilpailussa.

”Verkkokauppamme tähtää edelleen kasvuloikkaan. Seuraavaksi haemme kasvua kansainvälisiltä markkinoilta”, Skinnari kertoo.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Tuottavat toimintamallit (TuotTo) -hanke (Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n sivuilla)

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Harria ei ole vähään aikaan näkynyt kahvihuoneessa, eikä yleensä puhelias Karoliina ole jakanut kuulumisiaan. Entä Silja ja Mari, miksiköhän he tuntuvat niin nenäkkäästi kommentoivan toistensa sanomisia?

Mihin se ennen niin hyväntuulinen ja nauravainen työporukka on kadonnut, esimies miettii. Viime aikoina ei tosiaan ole näkynyt innostusta, ja tiimipalavereissa on oltu vaisuja.

Esimies päättää kurkata työtuntien seurantajärjestelmästä saldokertymät: Oho! Suurimmalla osalla tunnit paukkuvat. Jääköhän työntekijöille tarpeeksi aikaa palautumiseen ja omaan arkeen?

Nyt huolestuttaa.

Ota puheeksi huomiot ja huolet

Kun esimies tai yrityksen HR-vastaava huomaa selviä kuormituksen merkkejä työntekijöissä, hän kokee helposti avuttomuutta. Mitä pitäisi tehdä?

Työstä palautumista ja sen tukemista tutkinut johtava asiantuntija Jaana Laitinen Työterveyslaitoksesta neuvoo, että ensimmäiseksi esimies voisi listata havaintonsa ja huolensa.

Niiden kerääminen konkretisoi tilannetta ja tuo kokonaisuutta näkyväksi. Seuraava tärkeä askel on ottaa asia puheeksi.

”Esimies voisi yhteisessä palaverissa kertoa henkilökunnalle huomionsa ja huolensa. Kannattaa ottaa koko porukan yhteiseksi keskustelunaiheeksi, miten tilannetta voisi lähteä purkamaan”, Laitinen sanoo.

”Hyvä lähtökohta on miettiä, millaista ja miten työtä juuri meidän työpaikallamme tehdään. Se nimittäin vaikuttaa siihen, miten toimimalla kukin edistää parhaiten palautumista jo työpäivän aikana. Yhteinen keskustelu lisää ymmärrystä omasta ja muiden tilanteesta.”

Vaativat työt ja kiire kuormittavat

Työpaikalla kannattaa etsiä yhteisiä keinoja parempaan palautumiseen ja terveyden edistämiseen erityisesti, kun

  • työhön liittyy paljon vaativia työtehtäviä, haastavia ihmissuhteita ja kiirettä
  • työhön sisältyy runsaasti haastavia asiakas- tai vuorovaikutustilanteita
  • työssä on jatkuvasti vaikeita ja monimutkaisia tilanteita
  • työt kasaantuvat ja ruuhkautuvat.

Kun työpaikan tilanne on tunnistettu, keinoja on helpompi etsiä. Jokainen työntekijä voi tehdä paljon itse, mutta esimiehellä ja koko työyhteisöllä on tärkeä rooli työstä palautumisessa.

Jaana Laitisen mukaan työpaikan keinot tukea työstä palautumista kulkevat kolmea polkua pitkin: Ensinnäkin vaikutetaan työn kuormitustekijöihin. Toiseksi vahvistetaan voimavaratekijöitä ja kolmanneksi tunnistetaan ja toteutetaan palautumisen keinoja työssä ja vapaalla.

Valmennus tukee palautumista

Työterveyslaitoksen Virtaa palautumisesta -verkkovalmennus on yksi kätevä apukeino palautumisen tukemiseen ja kuormituksen ehkäisyyn työpaikalla. Jaana Laitinen on yksi valmennuksen suunnittelijoista.

”Verkkovalmennus motivoi ja ohjaa yksilöä myönteisellä tavalla muutokseen ja parempaan palautumiseen. Siinä otetaan huomioon muun muassa ajankäyttö, uni, ravinto, stressi, liikunta ja alkoholi”, Laitinen kertoo.

Hänen mukaansa verkkovalmennus haastaa yksilön lisäksi koko työyhteisön. Palautumista tukevia keinoja työpaikalla ovat esimerkiksi tauoista huolehtiminen, työn organisointi, häiriötekijöihin puuttuminen, liikunnan edistäminen ja terveellinen ruokailu.

”Korostan mielelläni yhteisöllisyyttä ja yhteisön tukea. On tärkeää miettiä yhdessä, mikä juuri meidän työpaikallamme edistäisi jaksamista, ja sitten tsempata yhdessä toinen toistaan. Se voi tarkoittaa esimerkiksi sopimusta siitä, että ruoka- ja kahvitauoille ei aikatauluteta kokouksia.”

Kuulumisten vaihto on arvokasta

Joskus työkuormitusta on mahdotonta vähentää ainakaan heti. Siinä tilanteessa Jaana Laitinen neuvoo kiinnittämään erityistä huomiota yhteisiin taukoihin ja kuulumisten vaihtoon – siihen, että asioista ylipäätään puhutaan.

Ja toki työntekijöiden hyvään palautumiseen kannattaa kiinnittää huomiota aina, vaikka kuormituksen merkkejä ei selvästi näkyisikään. Jo työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan ehkäisemään terveyttä vaarantavaa kuormitusta.

Ensimmäiseksi esimiehen kannattaa hengittää rauhassa ja ajatella. Mistä oikein on kyse, kun työntekijä puhuu ja toimii näin?

Esimiehenä saattaa kokea kiukkua ja epäoikeudenmukaisuutta, kun on itse yrittänyt saada asioita kuntoon ja lopputuloksena on syytöksiä. Omat ajatukset ja tunteet kannattaa käydä läpi ennen kuin lähtee vastaamaan viesteihin.

Esimiehen vastuuseen kuuluu puuttua toimintaan, joka haittaa tai vaikeuttaa työntekoa. Työpaikan yhteiset toimintatavat koskevat kaikkia, ja jokaisella työntekijällä on oma vastuunsa ylläpitää toimivaa työilmapiiriä. Yksi työntekijä ei voi toimia omien sääntöjensä mukaan – etenkään, kun monet työt vaativat onnistuakseen yhteistyötä.

Virallisemmin sanottuna esimiehellä on työnjohto-oikeus. Kun työyhteisön ongelmia käsitellään yhdessä, niin se ei ole kiusaamista, vaikka asioihin puuttuminen tuntuisi jostakusta työntekijästä ikävältä.

Kiusaaminen on toistuvaa ja pitkään jatkuvaa loukkaamista, häirintää, eristämistä tai muuta kielteistä käyttäytymistä. Jos esimies puuttuu työsuoritukseen asiallisesti, niin sen kutsuminen kiusaamiseksi on asioiden hämärtämistä.

Esimiehen ei tarvitse sietää uhkailua. Esimiehen ei myöskään pidä lopettaa epäkohtiin puuttumista sen takia, että joku uhkailee valittavansa.

Työntekijällä on oikeus tehdä ilmoitus epäasiallisesta kohtelusta, ja silloin asioiden selvittäminen etenee organisaation toimintamallien mukaisesti. Jos ilmoitus kohdistuu omaan esimieheen, niin asian käsittelee esimiehen esimies. Joskus lopputulos voi olla, että ilmoitus on aiheeton. Jos aiheettomia ilmoituksia tehdään toistuvasti, myös se voi olla epäasiallista toimintaa.

Viisas esimies pysähtyy kuitenkin miettimään, miten voisi parantaa keskusteluyhteyttä työntekijän kanssa, vaikka työntekijä uhkailisi valituksen tekemisellä. Miten asioita voidaan käsitellä yhdessä työlähtöisesti ja ratkaisuja hakien? Onko työpaikan toimintatavat luotu yhdessä keskustellen niin, että kaikilla on ollut mahdollisuus vaikuttaa?

Yksin ei tarvitse jäädä. Esimiehellä kannattaa olla keskustelukumppani, jonka kanssa voi puida myös hankalia kysymyksiä. Omasta jaksamisesta on hyvä huolehtia.

Sosiaaliset taidot tarkoittavat, että ihminen pystyy käyttäytymään sosiaalisissa tilanteissa asiallisesti ja ystävällisesti silloinkin, kun ne herättävät tunteita. Taitoihin kuuluu kyky ilmaista itseään, ottaa kontaktia ja kuunnella toista.

”Pelkästään se, että puhuu paljon, ei tee kenestäkään sosiaalisesti taitavaa. Vaikka itsellä on kova tarve puhua, kontakti voi olla yksisuuntainen. Ilman muiden kuuntelemista kyse ei edes ole vuorovaikutuksesta”, sanoo työterveyspsykologi Heli Hannonen Työterveyslaitoksesta.

”Joku hiljaisempi taas saattaa nauttia muiden seurasta ja olla hyvinkin sosiaalinen.”

Omassa työssään Hannonen on nähnyt sosiaalisten taitojen puutetta esimerkiksi selvitellessään työyhteisöjen ristiriitoja:

”Yksi työyhteisön jäsenistä ei esimerkiksi hahmota, miten hänen puhetapansa vaikuttaa työkavereihin. Hän katsoo oikeudekseen opastaa muita omasta mielestään rehellisesti ja suorasanaisesti. Muut kokevat sen tylyksi ja loukkaavaksi.”

Takatoimistosta ryhmätyöhön

”Sosiaalisuus” liittyy myös ihmisen persoonallisuuden piirteisiin. Ekstrovertti suuntautuu ulospäin ja saa voimavaroja yhteisestä toiminnasta. Introvertti puolestaan saa voimaa omasta sisäisestä maailmastaan ja voi jopa kuormittua liiallisesta sosiaalisesta elämästä.

”Kukaan ei ole puhtaasti joko ekstrovertti tai introvertti. Kyse on pikemminkin jatkumosta, jonka eri kohtiin ihmiset sijoittuvat”, Heli Hannonen huomauttaa.

Työelämän muutokset kohtelevat ekstroverttejä ja introverttejä eri tavoin. Yksi esimerkki on siirtyminen avonaisiin työtiloihin ja monitilatoimistoihin:

Avotoimisto ei välttämättä ole mieluisa ympäristö sille, joka saa voimavaroja hiljaisuudesta ja kaipaa rauhaa. Avotilassa viihtyy paremmin työntekijä, joka nauttii puheensorinasta ja siitä, että ihmisiä on koko ajan saatavilla.

”Ennen vanhaan ne, jotka eivät olleet luontevia vuorovaikutuksessa, saattoivat työskennellä itsekseen takatoimistossa. Nykyisin on vaikea löytää ihan yksin tehtävää työtä. Ryhmätyö ja verkostoissa tehtävä työ ovat lisääntyneet.”

”Mitä haluan saada sanotuksi?”

Vaikka persoonallisuuspiirteet ovat ainakin osittain synnynnäisiä, sosiaalisia taitoja on mahdollista harjoitella ja oppia. Jos esimerkiksi kokee, että omat ideat jäävät palavereissa esittämättä tai ettei keskusteluissa keksi mitään sanottavaa, tilanteeseen on hyvä valmistautua etukäteen.

”Ennen palaveria voi pohtia, minkä asian ainakin haluaa saada sanotuksi. Sitten ajatuksensa voi muotoilla vaikka lunttilapulle. Keskustelutilanteisiin taas voi miettiä muutaman fraasin, jotka helpottavat jutun juuren löytämistä”, Heli Hannonen vinkkaa.

Jos kuuluu niihin, joiden vuorovaikutus menee helposti pelkäksi puhumiseksi, kannattaa tietoisesti rauhoittua ja keskittyä kuuntelemaan.

Työn vaatimukset ratkaisevat

Heli Hannosen mielestä sosiaalisten taitojen minimitaso työelämässä on se, että kykenee omien työtehtäviensä vaatimaan yhteistyöhön.

”Sen verran sosiaalisuutta ja käytöstapoja jokaisella pitää olla, että pystyy tervehtimään aamuisin, sanomaan tarvittaessa kiitos ja ole hyvä, vastaamaan kun kysytään. Tärkeintä kuitenkin on, että työt saadaan hoidetuksi.”

Jos oman työn edellyttämät sosiaaliset perustaidot ovat kunnossa, monenlaisilla ominaisuuksilla ja tyyleillä pärjää. Se, nauttiiko enemmän seurasta vai yksinäisyydestä, ei ole sinänsä hyvä tai huono asia.

Työn vaatimukset ratkaisevat. Vaativaa asiakastyötä tekevä tarvitsee erilaiset vuorovaikutustaidot kuin vaikka koodaaja, joka työskentelee pääasiassa itsekseen.

Saman ammattiryhmän sisälläkin on erilaisia työnkuvia, joissa valttia ovat erilaiset ominaisuudet. Hannonen ottaa esimerkiksi lääkärit: neurokirurgi ei välttämättä tarvitse samanlaisia sosiaalisia taitoja kuin työterveyslääkäri tai psykiatri.