15 kysymystä työaikojen suunnittelusta

Osallistu

Mahdollisuus vaikuttaa omiin työaikoihinsa on yksi tärkeimmistä työhyvinvointia tukevista asioista, sanoo tutkimusprofessori Mikko Härmä Työterveyslaitoksesta.

Hyvin suunnitellut, sopivasti mitoitetut työajat parantavat työhyvinvointia ja helpottavat työn ja muun elämän yhteensovittamista. Toisaalta kuormittavat työajat ja erityisesti yötyötä sisältävä vuorotyö ovat yhteydessä moniin työterveys- ja työturvallisuusriskeihin.

 

1. Mitä työaikojen suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon, tutkimusprofessori Mikko Härmä Työterveyslaitoksesta?

Työaikojen suunnittelussa tulee huomioida paitsi työn tarkoituksenmukainen suorittaminen ja osaamisvaatimukset myös työntekijöiden omat toiveet ja tarpeet työajan sijoittelussa.

 

2. Miksi on tärkeää, että omiin työaikoihinsa saa vaikuttaa?

Vaikutusmahdollisuudet omaan työhön ja työaikoihin ovat ehkä tärkein työtyytyväisyyttä ja työhyvinvointia tukeva asia – tärkeämpi kuin esimerkiksi työn määrä.

Kun ihminen pystyy vaikuttamaan työaikoihinsa, niitä voidaan muokata yksilöllisesti työn ja muun elämän yhteensovittamisen ja esimerkiksi työssä jaksamisen mukaan. Ihmiset ovat luontaisestikin hyvin erilaisia: esimerkiksi ”aamuihmiset” haluavat aloittaa työpäivänsä aikaisemmin kuin ”iltaihmiset” ja saavat tuolloin myös enemmän aikaan.

Hyvät vaikutusmahdollisuudet työaikoihin ovat yhteydessä vähäisempiin sairauspoissaoloihin ja vähäisempään riskiin joutua työkyvyttömyyseläkkeelle. Vaikutusmahdollisuudet ennustavat – jopa terveyttä paremmin – työurien jatkumista myös normaalin eläkeiän jälkeen.

 

3. Millainen työaikasuunnittelu tukee työpaikan tuottavuutta?

Tuottavuuden kannalta on keskeistä, että työajoista voidaan sopia yhdessä. Työaikojen suunnittelussa tulee siis huomioida sekä tuotannon että työntekijöiden tarpeet.

Siten työpaikalle saadaan positiivista virettä ja yhteistyötä. Samalla ehkäistään kustannuksia työmotivaation ja työhyvinvoinnin heikkenemisestä. Työajat tulisi aina suunnitella terveyttä ja työkykyä tukeviksi.

 

4. Kenen vastuulla työaikojen “terveellisyys” on?

Työturvallisuuslaissa on määritelty, että työnantajalla on yleinen velvoite huolehtia työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä.

Tässä työnantajan velvoitteiksi on määritelty ottaa huomioon työhön, työoloihin ja muuhun työympäristöön liittyvät tekijät ja myös työntekijän henkilökohtaiset edellytykset. Niitä ovat erityisesti työkyky mutta varmaankin myös se aiemmin mainitsemani aamu- tai iltatyyppisyys.

 

5. Mitä laki sanoo työaikojen kuormittavuuden arvioinnista?

Työturvallisuuslain 10 pykälässä täsmennetään, että myös työajoista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät on selvitettävä ja tunnistettava.

Jos niitä ei voi poistaa, on arvioitava niiden merkitys työntekijöiden turvallisuudelle ja terveydelle. Arvioinnissa on huomioitava työn kuormitustekijät, mahdolliset terveysriskit sekä työntekijän ikä ja muut henkilökohtaiset edellytykset.

Työturvallisuuslain 30 pykälässä sanotaan, että ”yötyötä tekevälle työntekijälle on tarvittaessa järjestettävä mahdollisuus työtehtävien vaihtamiseen tai siirtymiseen päivätyöhön” – jos se on mahdollista.

 

6. Millaisia haittoja liian kuormittavilla työajoilla voi olla?

Hyvin pitkät työajat lisäävät esimerkiksi aivoveritulpan ja mielenterveyden häiriöiden riskiä. Yötyötä sisältävä vuorotyö voi kuormittavissa vuorokierroissa lisätä työtapaturmien, rintasyövän, aikuisiän diabeteksen sekä sydän- ja verisuonisairauksien riskiä.

 

7. Mistä työaikojen kuormittavuuden arviointiin saa ohjeita tai apua?

Keskeisiä menetelmä ovat työaikojen kuormittavuuden arviointi TIKKA-menetelmällä ja Suositukset työaikojen kuormituksen arvioimiseksi kunta-alalla eli niin sanottu Työterveyslaitoksen liikennevalomalli.

 

8. Miten liikennevalomallia käytetään?

Työterveyslaitoksen liikennevalomalli on tehty vuorosuunnittelijan avuksi jaksotyöhön. Jaksotyössä työajat ovat yleensä epäsäännöllisiä, ja vuorot suunnitellaan esimerkiksi 3–4 viikon jaksoissa.

Ideana on, että tulevaa jaksoa suunniteltaessa arvioidaan myös työaikojen kuormittavuutta. Arviointia tehdään työajan pituuden ja ajoittumisen, työvuoroväleistä riippuvan palautumisajan sekä työaikoihin liittyvien vaikutusmahdollisuuksien perusteella.

Vuorolistassa punainen väri kertoo vuorosuunnittelijalle, että kuormitus on tulossa liian kovaksi ja listaa on syytä korjata. Vihreillä taas voidaan jatkaa listan suunnittelua.

 

9. Miten kannattaa menetellä, jos työpaikalla harkitaan siirtymistä uuteen työaikamalliin?

Uuden työaikamallin mahdolliset terveys- ja turvallisuusvaikutukset kannattaa arvioida. Siinä on hyvä hyödyntää työterveyden ammattilaisia.

 

10. Onko työntekijöille mieluisin malli yleensä myös terveyden kannalta paras?

Aina näin ei ole. Joskus työntekijät ovat valmiita lyhentämään esimerkiksi palautumisaikojaan saadakseen mahdollisimman pitkät ja yhtenäiset vapaat.

Oma näkemykseni on, että riittävä palautumisaika – 11 tuntia tai enemmän – edellisen työvuoron jälkeen on terveyden kannalta jopa tärkeämpää kuin edeltäneen työvuoron pituus.

 

11. Miten työaikasuunnittelussa pitäisi huomioida esimerkiksi osatyökykyiset ja pienten lasten vanhemmat?

He tarvitsevat sekä työaikojen pituuden että niiden ajoittumisen suhteen enemmän joustoa kuin muut. Olisi olennaista, että he voisivat tarvittaessa vaikuttaa omiin työaikoihinsa.

 

12. Kerro esimerkki hyvästä työaikaratkaisusta teollisuudessa.

Nopeasti eteenpäin kiertävät vuoromallit tukevat vireyttä ja työtehoa. Nopea kierto tarjoaa enemmän palautumisaikaa yksittäisten työvuorojen välillä kuin taaksepäin kiertävät ja hitaammin kiertävät mallit.

Työterveyslaitos julkaisi hiljattain tutkimuksen teollisen työn vuorojärjestelmistä. Sen mukaan työntekijät nukkuvat ja voivat paremmin työskennellessään 12 tunnin vuoroissa verrattuna 8 tunnin vuoroihin. Myös palautuminen ja tyytyväisyys työhön olivat parempia 12 tunnin järjestelmässä.

 

13. Miten työaikojen suunnittelussa voidaan huomioida työn sesonkiluonteisuus?

Työaikapankit voivat olla hyvä ratkaisu. Idea on, että ylityötä korvataan rahan sijasta vapaa-aikana, jonka ajoittumiseen työntekijä voi itse vaikuttaa. Perustyöajan ylittävä työaika kerryttää tunteja, ja kun työssä ollaan perustyöaikaa vähemmän, pankin saldo vähenee.

Työntekijöiden näkökulmasta ratkaisun tulisi parantaa mahdollisuuksia työajan ja lomien mielekkääseen sijoitteluun. Riskinä työaikapankeissa on työn määrän ja mahdollisesti myös siihen liittyvän kuormittavuuden kasvu ajoittain hyvin suureksi.

 

14. Millaiset työajat tukevat jaksamista asiantuntijatyössä?

Asiantuntijoiden työhyvinvointia tukevat esimerkiksi työaikoihin liittyvien vaikutusmahdollisuuksien lisääminen, mahdollisuus tehdä etätyötä ja työn kohtuullinen mitoittaminen ylipitkien työrupeamien välttämiseksi.

 

15. Millaiset virheet ovat tavallisia työaikojen suunnittelussa?

Hyvin tavallinen ja vakava virhe on, että ei järjestetä riittävästi varahenkilöstöä poissaoloja varten. Palautumista tarvitsevat työntekijät joutuvat tällöin tulemaan vapaalta töihin sairastuneiden sijaisiksi.

Siitä seuraa lisäkuormitusta ja ylityökuluja, ja sairauspoissaolot voivat lisääntyä entisestään. Kierre heikentää sekä työn tuottavuutta että työhyvinvointia.

 

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lue myös:

Työajat voidaan suunnitella terveyttä ja tuottavuutta tukeviksi (Työterveyslaitoksen Viesti päättäjälle 2/2016)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös näihin:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut
Etätyön lisääntyminen ja jatkuva etätyö muuttavat johtamista. Se tarkoittaa esimerkiksi, että päivittäisen ohjeistamisen sijaan mennään kohti valmentavaa johtamista, joka mahdollistaa työntekijälle enemmän vapauksia. ”Esihenkilö ei olekaan ratkaisuautomaatti, vaan hän auttaa työntekijää asettamaan tavoitteet, priorisoimaan tehtäviä ja ratkaisemaan pulmia. Se voi vaatia esihenkilöltä uudenlaista osaamista. Sosiaaliset taidot ja empatia nousevat yhä tärkeämmiksi työkaluiksi”, sanoo erityisasiantuntija, psykologi Liisa Puskala Työterveyslaitoksesta. Puskala toimii yhtenä valmentajana Työhyvinvoinnin johtaminen -verkkovalmennuksessa. Hän on ollut kehittämässä Etäjohtamisen haasteet -valmennusta, joka koostuu kolmesta webinaarista ja keskusteluista verkossa. Esimerkiksi nämä kuusi keinoa auttavat esihenkilöä vastaamaan etäjohtamisen haasteisiin: 1. Ole läsnä ja näytä, että välität Kun ollaan yhteydessä verkon välityksellä, ihmisten vuorovaikutus laimenee. Siksi tarvitaan vahvistin: osoita empatiaa voimakkaammin ja laadukkaammin kuin kasvokkaisissa tapaamisissa. Mieti sanavalintoja, kun kirjoitat – ei ”ok”, vaan ”Kiitos, tällä pääsen vauhtiin”. Käytä kokousohjelmistojen elävöittäviä emojireaktioita. Vaikka videokamerat olisivat päällä, sekään ei auta, jos emme ole oikeasti läsnä toisillemme. Nyökyttely yhdistää myös videotapaamisissa. Läsnä…

Kun erityisasiantuntija Taina Kinnari vuosi sitten aloitti uudessa työpaikassa, Työterveyslaitoksessa, hän tutustui tiimikavereihinsa ulkona kävellen, yksi kerrallaan. Kukaan ei kieltäytynyt kutsusta kävelypalaveriin.

”Juttelimme töistä ja yhteisistä kiinnostuksen kohteistamme. Oman kokemukseni mukaan ihmiset lähtevät mielellään ulos.”

Kävelykokous sopii esimerkiksi tutustumiseen, perehdytykseen ja ideointiin. Korona-aikana se voi olla mukava ja melko turvallinen tapa nähdä työkaveria ja päästä vaihtamaan ajatuksia muutenkin kuin virtuaalisesti.

Kinnari ja hänen kollegansa, erikoistutkija Annu Haapakangas, rohkaisevat kokeilemaan kävelykokouksia – myös syksyllä ja talvella. Kävelykokous-sana tosin mietityttää Haapakangasta:

”Kokouksesta tulee turhan muodollinen mielikuva. Työpaikalla on monenlaisia kohtaamisia ja keskusteluja, jotka voi hoitaa ulkona. Kokeilua ei kannata aloittaa perinteisestä kokouksesta, jossa on pitkä asialista.”

Sekä Haapakangas että Kinnari ovat koulutukseltaan psykologeja. Esitimme heille kymmenen kysymystä kävelykokouksista:

1. Onko kävelykokouksista tutkimustietoa?

Tutkimuksia on tehty jonkin verran, enimmäkseen ulkomailla. Ne ovat pienimuotoisia ja keskittyvät yleensä kävelykokouksien kokeiluun yksittäisillä työpaikoilla.

2. Mitkä ovat kävelykokouksen etuja?

Kävelykokous lisää liikkumista ja katkaisee istumista, mikä on hyväksi terveydelle. Kun ulkoilee työpäivän aikana, pääsee nauttimaan päivänvalosta pimeänäkin vuodenaikana.

Luontoympäristö elvyttää, vähentää stressiä ja herättää myönteisiä tunteita. Ulkona liikkuminen vaikuttaa myös palaverin dynamiikkaan ja vuorovaikutukseen.

3. Millaista vuorovaikutus on kävelykokouksessa?

Osallistujat ovat kuvailleet kävelykokouksen ilmapiiriä avoimemmaksi, epämuodollisemmaksi ja rennommaksi kuin perinteisessä kokouksessa.

Kävellessä ei ole painetta olla koko ajan katsekontaktissa. Kun kävellään rinnakkain tai istutaan puistonpenkillä, katsotaan samaan suuntaan ja omille ajatuksille on tilaa. Sellainen asetelma voi vähentää jännitystä ja purkaa hierarkioita – oikeita tai omassa mielessä olevia.

4. Edistääkö kävelykokous ideointia?

Tutkimusten mukaan luontoympäristö lisää luovaa ajattelua. Liikkeellä oleminen voi myös aktivoida ajattelua.

Osa kävelykokouksiin osallistuneista on kokenut, että kävellessä syntyy hyviä ideoita. Se voi liittyä myös siihen, että tehdään jotain eri tavalla tai eri paikassa kuin tavallisesti.

Monet tunnetut filosofit Aristoteleesta alkaen ovat mielellään kävelleet työtä tehdessään.

5. Miten muistiinpanot tehdään?

Muistiinpanojen tarve riippuu siitä, millaisesta tapaamisesta on kyse.

Yksittäinen työntekijä voi osallistua esimerkiksi Teams-kokoukseen puhelin taskussaan ja kuulokkeet korvillaan. Jos hänen ei tarvitse tehdä muistiinpanoja, hän voi kävellä itsekseen kokouksen aikana. Tämä on etätyöntekijällekin hyvä tapa päästä ulos ja saada liikuntaa.

Usein riittää, että muistiin kirjataan tärkeimmät avainsanat vaikkapa pieneen lehtiöön. Niiden pohjalta on helppo kirjoittaa muistio kävelyn jälkeen.

Jos työpaikalla kannustetaan kävelykokouksiin, ulko-oven lähettyville voisi järjestää työpisteen kokouksen purkua ja pikaisia muistiinpanoja varten. Se olisi paikka, johon tietokoneen pystyisi turvallisesti jättämään kävelyn ajaksi.

6. Mikä on sopiva osallistujamäärä?

Pari kolme henkeä on ihanteellinen määrä. Neljä alkaa olla jo maksimi. Jos osallistujia on paljon, kaikkien puhetta ei välttämättä kuule kunnolla ja porukka voi hajota pienempiin ryhmiin.

Kävelykokousta voi toki hyödyntää ryhmätöihin niin, että osallistujat jaetaan ryhmiin ja niiden kokoonpanoa vaihdetaan välillä. Toteutus kannattaa suunnitella hyvin.

7. Mikä saa empimään kävelykokouksen pitämistä?

Tutkimusten mukaan jotkut arastelevat palaverikutsun lähettämistä, jos vastaanottajan suhtautuminen kävelykokoukseen ei ole selvillä. Parasta on kysyä suoraan.

Kävelykokous ei ole kaikkien juttu, ja siitä saa kieltäytyä. Esimerkiksi terveydelliset syyt voivat estää osallistumisen.

Kävelykokouksen esteitä voivat olla myös kiire ja tiukka aikataulu. Jotkut kokevat, että kävelypalaveri vie tavallista kokousta enemmän aikaa. Jos on stressaantunut, ulos lähteminen saattaa tuntua ylimääräiseltä ponnistukselta.

Säätä voi pitää esteenä, mutta suomalaiset ovat aika säänkestävää kansaa. Ulkoilemmehan myös talvisin. Sää on ainakin osittain pukeutumis- ja valmistautumiskysymys. Jos myrskyää tai sataa räntää, ei tarvitse pitää kävelypalaveria.

8. Millaisia ennakkoluuloja kävelykokouksiin liittyy?

Ennakkoluulona voi olla, että kävelypalaverit ovat tehottomia ja niissä vain höpistään niitä näitä. Onko se työntekoa ollenkaan, jos lähdetään ulos juttelemaan?

Osa ihmisistä kokee jopa syyllisyyttä siitä, että he työskentelevät ulkona. Aivan kuin työtä olisi vain se, mitä tehdään seinien sisäpuolella. Jos ulos lähtiessä joutuu vielä leimaamaan ”ulos”, voi epäilyttää, onko kyseessä hyväksyttävä tapa tehdä töitä.

9. Miten organisaatio voi kannustaa kävelykokouksiin?

Organisaatio voi tehdä näkyväksi kävelykokouksia ja niihin liittyviä käytäntöjä. Se luo kulttuuria, jossa kävelykokous on normaali tapa tehdä työtä.

Joissain työpaikoissa tarjolla on karttoja, joihin on merkitty kokouksiin sopivia reittejä ja niiden arvioitu kesto. Silloin ei tarvitse käyttää energiaa sen miettimiseen, missä kävellään.

Reittiä valitessa on syytä huomioida myös turvallisuus – kun uppoutuu keskusteluun, liikenteen seassa ei kannata seikkailla.

10. Miten aloittaa tutustuminen kävelykokouksiin?

Vaikka rohkaisemme kokeilemaan kävelykokouksia, ideana ei ole siirtää kaikenlaisia kokouksia ulos. Kävely ei ole pääasia, vaan kokouksen vuorovaikutus.

Kokouksen voi myös järjestää puoliksi ulkona ja puoliksi sisällä: ensin 30 minuuttia kävelyä ja lopuksi vartin yhteenveto sisällä.

Kokeilu kannattaa aloittaa helpolla ja mukavalla tavalla. Vasta kahden tai kolmen kerran jälkeen tietää, sopiiko tapa itselle. Pikkuhiljaa tavasta voi muodostua rutiini.

Resilienssi tarkoittaa muutos- ja uudistumiskykyä. Muutoskykyinen pystyy toimimaan uusissa ja yllättävissä tilanteissa, joissa entiset ajattelumallit eivät enää päde. Silloin on tarpeen joustaa ja etsiä uusia ratkaisuja.

”Työelämässä resilienssistä on hyötyä esimerkiksi organisaatiomuutoksissa ja silloin, kun työtavat, työkaverit tai yhteistyökumppanit vaihtuvat”, sanoo vanhempi konsultti, psykologi Anna Tienhaara Työterveyslaitoksesta.

”Joillain aloilla koronapandemia on muuttanut koko toimintaympäristöä ja pakottanut ratkaisemaan ongelmia, joihin ei ole olemassa valmiita ratkaisuja.”

Resilienssiin kuuluu se, että luottaa selviytyvänsä ja uskaltaa mennä avoimin mielin uutta kohti. Usko omaan pärjäämiseen voi ehkäistä passivoitumista ja ahdistumista.

Miten reagoit muutoksissa?

Vaikka resilienssi on osittain synnynnäistä, se muotoutuu koko elämän ajan. Siihen vaikuttaa esimerkiksi se, kuinka paljon pääsee käyttämään kykyjään ja millaista palautetta saa. Resilienssiä on myös aina mahdollista vahvistaa.

Anna Tienhaaran mielestä itsetuntemuksen lisääminen on hyvä lähtökohta: Havainnoi, miten toimit erilaisissa tilanteissa ja toisten ihmisten kanssa. Onko joistain ajattelu- tai toimintamalleistasi haittaa?

Itsetuntemus auttaa ymmärtämään, miten itsellä on tapana reagoida muutostilanteissa. Tienhaara ei pidä sanasta muutosvastarinta. Hän puhuu mieluummin reaktioista, joita muutokset aiheuttavat.

”Reaktiot ovat hyvin yksilöllisiä. Joku on innoissaan, joku peloissaan. Kaikenlaisista reaktioista puhumisen pitäisi olla työyhteisössä sallittua. Sitä kautta voidaan yhdessä vahvistaa resilienssiä ja löytää tapoja päästä eteenpäin.”

Palaute kertoo vahvuuksista

Omien vahvuuksien tunnistaminen auttaa selviytymään muutoksista ja vaikeuksista. Vahvuuksista saa mielellään tehdä listoja. Jos tuntuu, ettei ole hyvä missään, kannattaa katsoa taaksepäin: millä keinoilla on aiemmin selviytynyt kiperistä tilanteista?

Myös muilta saatu palaute antaa osviittaa. Ihannetapauksessa palautteen antaminen on luonteva osa arkisia keskusteluja, mutta Anna Tienhaara rohkaisee pyytämään palautetta kollegoilta, esimieheltä ja asiakkailta.

Yksi resilienssin rakennuspalikka on ammattirooli. Kun tarkastelee työtään ja sen muuttumista ammattiroolinsa kautta, on helpompi kehittää työskentelytapaansa.

”Ammattirooli voi suojata niin, ettei tilanteessa olekaan enää vereslihalla olevana ihmisenä”, Tienhaara sanoo.

Positiiviset tunteet laajentavat ajattelua

Positiiviset tunteet ovat yhteydessä resilienssiin. Ne vapauttavat energiaa ja luovuutta. Niiden ansiosta on mahdollista ajatella laajemmin ja rennommin. Positiiviset tunteet auttavat katsomaan tulevaisuuteen, kun taas negatiiviset tunteet kapeuttavat ajattelua ja jämäyttävät sen nykyhetkeen.

Anna Tienhaara sanoo, että positiivisia tunteita voi kasvattaa kiinnittämällä tietoisesti huomiota onnistumisiin ja niihin asioihin, jotka sujuvat hyvin. Se, mihin huomiotaan suuntaa, on valinta.

”Onnistumisten näkemistä helpottaa asioiden pilkkominen pieniin osiin. Vaikka jokin tilanne ei olisi kokonaisuutena ratkennut, siitä voi löytyä osia, jotka ovat nytkähtäneet eteenpäin ja joista voi saada onnistumisen kokemuksia.”

Entä jos on taipumusta pessimistisyyteen ja näkee tulevaisuudessa pelkkiä uhkia?

”Taipumuksen tunnistaminen on jo valtavan iso askel. Sehän kertoo itsetuntemuksesta. Silloin voi pysähtyä ja todeta, että tämä on minulle tyypillinen tapa reagoida enkä pysty ratkaisemaan kaikkea yhdellä loikalla. Sitten voi miettiä, mikä olisi seuraava pieni asia, johon kuitenkin voisin tarttua.”