15 kysymystä työaikojen suunnittelusta

Osallistu

Mahdollisuus vaikuttaa omiin työaikoihinsa on yksi tärkeimmistä työhyvinvointia tukevista asioista, sanoo tutkimusprofessori Mikko Härmä Työterveyslaitoksesta.

Hyvin suunnitellut, sopivasti mitoitetut työajat parantavat työhyvinvointia ja helpottavat työn ja muun elämän yhteensovittamista. Toisaalta kuormittavat työajat ja erityisesti yötyötä sisältävä vuorotyö ovat yhteydessä moniin työterveys- ja työturvallisuusriskeihin.

 

1. Mitä työaikojen suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon, tutkimusprofessori Mikko Härmä Työterveyslaitoksesta?

Työaikojen suunnittelussa tulee huomioida paitsi työn tarkoituksenmukainen suorittaminen ja osaamisvaatimukset myös työntekijöiden omat toiveet ja tarpeet työajan sijoittelussa.

 

2. Miksi on tärkeää, että omiin työaikoihinsa saa vaikuttaa?

Vaikutusmahdollisuudet omaan työhön ja työaikoihin ovat ehkä tärkein työtyytyväisyyttä ja työhyvinvointia tukeva asia – tärkeämpi kuin esimerkiksi työn määrä.

Kun ihminen pystyy vaikuttamaan työaikoihinsa, niitä voidaan muokata yksilöllisesti työn ja muun elämän yhteensovittamisen ja esimerkiksi työssä jaksamisen mukaan. Ihmiset ovat luontaisestikin hyvin erilaisia: esimerkiksi ”aamuihmiset” haluavat aloittaa työpäivänsä aikaisemmin kuin ”iltaihmiset” ja saavat tuolloin myös enemmän aikaan.

Hyvät vaikutusmahdollisuudet työaikoihin ovat yhteydessä vähäisempiin sairauspoissaoloihin ja vähäisempään riskiin joutua työkyvyttömyyseläkkeelle. Vaikutusmahdollisuudet ennustavat – jopa terveyttä paremmin – työurien jatkumista myös normaalin eläkeiän jälkeen.

 

3. Millainen työaikasuunnittelu tukee työpaikan tuottavuutta?

Tuottavuuden kannalta on keskeistä, että työajoista voidaan sopia yhdessä. Työaikojen suunnittelussa tulee siis huomioida sekä tuotannon että työntekijöiden tarpeet.

Siten työpaikalle saadaan positiivista virettä ja yhteistyötä. Samalla ehkäistään kustannuksia työmotivaation ja työhyvinvoinnin heikkenemisestä. Työajat tulisi aina suunnitella terveyttä ja työkykyä tukeviksi.

 

4. Kenen vastuulla työaikojen “terveellisyys” on?

Työturvallisuuslaissa on määritelty, että työnantajalla on yleinen velvoite huolehtia työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä.

Tässä työnantajan velvoitteiksi on määritelty ottaa huomioon työhön, työoloihin ja muuhun työympäristöön liittyvät tekijät ja myös työntekijän henkilökohtaiset edellytykset. Niitä ovat erityisesti työkyky mutta varmaankin myös se aiemmin mainitsemani aamu- tai iltatyyppisyys.

 

5. Mitä laki sanoo työaikojen kuormittavuuden arvioinnista?

Työturvallisuuslain 10 pykälässä täsmennetään, että myös työajoista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät on selvitettävä ja tunnistettava.

Jos niitä ei voi poistaa, on arvioitava niiden merkitys työntekijöiden turvallisuudelle ja terveydelle. Arvioinnissa on huomioitava työn kuormitustekijät, mahdolliset terveysriskit sekä työntekijän ikä ja muut henkilökohtaiset edellytykset.

Työturvallisuuslain 30 pykälässä sanotaan, että ”yötyötä tekevälle työntekijälle on tarvittaessa järjestettävä mahdollisuus työtehtävien vaihtamiseen tai siirtymiseen päivätyöhön” – jos se on mahdollista.

 

6. Millaisia haittoja liian kuormittavilla työajoilla voi olla?

Hyvin pitkät työajat lisäävät esimerkiksi aivoveritulpan ja mielenterveyden häiriöiden riskiä. Yötyötä sisältävä vuorotyö voi kuormittavissa vuorokierroissa lisätä työtapaturmien, rintasyövän, aikuisiän diabeteksen sekä sydän- ja verisuonisairauksien riskiä.

 

7. Mistä työaikojen kuormittavuuden arviointiin saa ohjeita tai apua?

Keskeisiä menetelmä ovat työaikojen kuormittavuuden arviointi TIKKA-menetelmällä ja Suositukset työaikojen kuormituksen arvioimiseksi kunta-alalla eli niin sanottu Työterveyslaitoksen liikennevalomalli.

 

8. Miten liikennevalomallia käytetään?

Työterveyslaitoksen liikennevalomalli on tehty vuorosuunnittelijan avuksi jaksotyöhön. Jaksotyössä työajat ovat yleensä epäsäännöllisiä, ja vuorot suunnitellaan esimerkiksi 3–4 viikon jaksoissa.

Ideana on, että tulevaa jaksoa suunniteltaessa arvioidaan myös työaikojen kuormittavuutta. Arviointia tehdään työajan pituuden ja ajoittumisen, työvuoroväleistä riippuvan palautumisajan sekä työaikoihin liittyvien vaikutusmahdollisuuksien perusteella.

Vuorolistassa punainen väri kertoo vuorosuunnittelijalle, että kuormitus on tulossa liian kovaksi ja listaa on syytä korjata. Vihreillä taas voidaan jatkaa listan suunnittelua.

 

9. Miten kannattaa menetellä, jos työpaikalla harkitaan siirtymistä uuteen työaikamalliin?

Uuden työaikamallin mahdolliset terveys- ja turvallisuusvaikutukset kannattaa arvioida. Siinä on hyvä hyödyntää työterveyden ammattilaisia.

 

10. Onko työntekijöille mieluisin malli yleensä myös terveyden kannalta paras?

Aina näin ei ole. Joskus työntekijät ovat valmiita lyhentämään esimerkiksi palautumisaikojaan saadakseen mahdollisimman pitkät ja yhtenäiset vapaat.

Oma näkemykseni on, että riittävä palautumisaika – 11 tuntia tai enemmän – edellisen työvuoron jälkeen on terveyden kannalta jopa tärkeämpää kuin edeltäneen työvuoron pituus.

 

11. Miten työaikasuunnittelussa pitäisi huomioida esimerkiksi osatyökykyiset ja pienten lasten vanhemmat?

He tarvitsevat sekä työaikojen pituuden että niiden ajoittumisen suhteen enemmän joustoa kuin muut. Olisi olennaista, että he voisivat tarvittaessa vaikuttaa omiin työaikoihinsa.

 

12. Kerro esimerkki hyvästä työaikaratkaisusta teollisuudessa.

Nopeasti eteenpäin kiertävät vuoromallit tukevat vireyttä ja työtehoa. Nopea kierto tarjoaa enemmän palautumisaikaa yksittäisten työvuorojen välillä kuin taaksepäin kiertävät ja hitaammin kiertävät mallit.

Työterveyslaitos julkaisi hiljattain tutkimuksen teollisen työn vuorojärjestelmistä. Sen mukaan työntekijät nukkuvat ja voivat paremmin työskennellessään 12 tunnin vuoroissa verrattuna 8 tunnin vuoroihin. Myös palautuminen ja tyytyväisyys työhön olivat parempia 12 tunnin järjestelmässä.

 

13. Miten työaikojen suunnittelussa voidaan huomioida työn sesonkiluonteisuus?

Työaikapankit voivat olla hyvä ratkaisu. Idea on, että ylityötä korvataan rahan sijasta vapaa-aikana, jonka ajoittumiseen työntekijä voi itse vaikuttaa. Perustyöajan ylittävä työaika kerryttää tunteja, ja kun työssä ollaan perustyöaikaa vähemmän, pankin saldo vähenee.

Työntekijöiden näkökulmasta ratkaisun tulisi parantaa mahdollisuuksia työajan ja lomien mielekkääseen sijoitteluun. Riskinä työaikapankeissa on työn määrän ja mahdollisesti myös siihen liittyvän kuormittavuuden kasvu ajoittain hyvin suureksi.

 

14. Millaiset työajat tukevat jaksamista asiantuntijatyössä?

Asiantuntijoiden työhyvinvointia tukevat esimerkiksi työaikoihin liittyvien vaikutusmahdollisuuksien lisääminen, mahdollisuus tehdä etätyötä ja työn kohtuullinen mitoittaminen ylipitkien työrupeamien välttämiseksi.

 

15. Millaiset virheet ovat tavallisia työaikojen suunnittelussa?

Hyvin tavallinen ja vakava virhe on, että ei järjestetä riittävästi varahenkilöstöä poissaoloja varten. Palautumista tarvitsevat työntekijät joutuvat tällöin tulemaan vapaalta töihin sairastuneiden sijaisiksi.

Siitä seuraa lisäkuormitusta ja ylityökuluja, ja sairauspoissaolot voivat lisääntyä entisestään. Kierre heikentää sekä työn tuottavuutta että työhyvinvointia.

 

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lue myös:

Työajat voidaan suunnitella terveyttä ja tuottavuutta tukeviksi (Työterveyslaitoksen Viesti päättäjälle 2/2016)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös näihin:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Miten turvaamme palvelumme, jos vedenjakelu katkeaa? Miten viestimme häiriötilanteesta asiakkaillemme, jotka ovat haavoittuvassa asemassa?

Syksyllä 2019 Oulun kaupungin palvelupäällikkö Merja Halonen pohti näitä kysymyksiä valmennuksessa. Sen aiheena oli organisaation resilienssin kehittäminen sote-alalla. Resilienssi tarkoittaa kykyä selviytyä muutoksista.

Resilienssivalmennuksen järjesti Työterveyslaitoksen Sotejoki-hanke. Harjoituksessa vesikatkos oli kuviteltu uhka. Kukaan ei voinut aavistaa, että nurkan takana odotti paljon suurempi kriisi eli koronapandemia.

”Resilienssin näkökulma ja valmennuksesta saadut työkalut auttoivat minua paljon koronakriisin aikana”, Halonen sanoo.

Mikä on tilanne ja kuka johtaa?

Merja Halonen toimii Oulussa erityisryhmien asumis- ja päiväpalvelujen päällikkönä. Hänen yksikössään on noin 320 työntekijää, heistä valtaosa sosionomeja ja lähihoitajia. Halosen suorassa alaisuudessa työskentelee kahdeksan palveluesihenkilöä.

Resilienssivalmennuksessa oli mukana esihenkilöitä, tiimivastaavia ja työntekijöitä eri yksiköistä.

Vesikatkosta koskevassa harjoituksessa pohdittiin, miten häiriö vaikuttaa kotiin annettaviin palveluihin. Niiden asiakkaat asuvat omissa kodeissaan. He ovat mielenterveyskuntoutujia, kehitysvammaisia ja päihdeasiakkaita, joiden luona ohjaajat käyvät.

Häiriötilanteeseen varautumista hahmotettiin niin sanotun Kanvaasityökalun avulla. Kanvaasin eli taulun keskellä on uhka. Sitä tarkastellaan tilannekuvan, tilanteen johtamisen, viestinnän ja yhteistyön kautta.

Työskentely jakautuu kolmeen vaiheeseen: tilanne päällä, toipuminen, havainnot ja johtopäätökset.

Koko yksikön toiminta mullistui

Kanvaasityöskentelyn tuloksena syntyi reikäleipää muistuttava kuvio teksteineen ja post it -lappuineen. Merja Halonen vei sen työhuoneensa seinälle – huoneentauluksi.

”Kun koronakriisi alkoi, jäsensin tilannetta kuvion avulla. Kiihkeimmän johtamisen keskellä kävin läpi, mitä kaikkea pitää ottaa huomioon.”

Koko yksikön toiminta mullistui. Esimerkiksi työ- ja päivätoiminta keskeytettiin kokonaan. Se tarkoitti, että kotona asuvat asiakkaat eivät enää liikkuneet kodin ulkopuolella. Heidän palvelunsa piti järjestää uudelleen.

”Sovimme, kuka ottaa yhteyttä kehenkin asiakkaaseen. Varmistimme, että jokaisesta asiakkaasta pidetään huolta koko ajan, jottei kukaan jäisi pelkojensa kanssa yksin kotiin”, Halonen sanoo.

Kaikki tiesivät, kuka viestii mistäkin

Alussa tilanne tuntui kaoottiselta. Henkilökunta oli huolissaan siitä, voivatko he enää mennä asiakkaiden luokse ja miten heidän pitäisi suojautua. Myös asiakkaiden omaiset soittelivat hädissään.

Merja Halosen mukaan kaupunki otti koronaviestinnän nopeasti hallintaan. Hänen omassa yksikössään sovittiin, miten tieto kulkee päällikön, esihenkilöiden ja työntekijöiden välillä. Yhteydenpitoa tiivistettiin ja Teams-palavereita lisättiin.

”Minä välitin omalle esihenkilölleni ne asiat, joista meidän yksikössämme oli epätietoisuutta. Hän vei ne sitten kaupungin koronaryhmään.”

”Minusta viestintä toimi loistavasti. Kaikki tiesivät, mikä siinä on kenenkin vastuulla.”

Resilienssi vahvistui koronavuonna

Resilientti organisaatio ei lamaannu, vaan säilyy toimintakykyisenä yllättävissäkin tilanteissa. Se mukautuu uuteen tilanteeseen ja menestyy siinä. Se kehittää jatkuvasti kykyään selviytyä muutoksista ja vaaratilanteista.

Oulun kaupungin erityisryhmien kotiin vietävissä asumis- ja päiväpalveluissa resilienssiä mitattiin henkilöstökyselyillä. Alkukysely tehtiin ennen korona-aikaa ja seurantakysely alkuvuodesta 2021. Mittaukset liittyivät Sotejoki-hankkeeseen.

Erityisasiantuntija Miira Heiniö Työterveyslaitoksesta kertoo, että tulokset paranivat kautta linjan. Esimerkiksi viestintä, yhteinen ennakointi ja tunne työyhteisöön kuulumisesta olivat vahvistuneet. Porukka oli osallistunut aiempaa enemmän työ- ja toimintatapojen kehittämiseen.

”Hyvät tulokset osoittavat, että organisaatioresilienssiä on mahdollista parantaa kriisin aikanakin. Kriisin voi ottaa myös ainutlaatuisena oppimismahdollisuutena. Minusta kyse on paljolti johtajan valinnoista”, Heiniö sanoo.

Resilienssi osaksi sote-koulutusta?

Merja Halonen on halunnut olla työntekijöilleen turvallinen ja avoin johtaja. Hän tiedostaa, että kriisitilanteessa päätöksiä tulee tehtyä hätäisestikin. Onneksi niitä voi myöhemmin korjata.

”Kun työ- ja päivätoiminta piti sulkea, siirsimme työntekijöitä muihin yksiköihin, jotta he eivät joutuisi lomautetuiksi. Pyrimme huomioimaan ratkaisuissa aiemman työkokemuksen ja koulutuksen.”

”Kaikkien toiveita emme siinä kiireessä ehtineet kuunnella. Olemme käyneet tilannetta yhdessä läpi jälkikäteen”, Halonen kertoo.

Hänen mielestään resilienssi ja sen työkalut kannattaisi sisällyttää lähihoitajan ja sosionomin koulutukseen. Kun kriisitilanne on kerran otettu hallintaan harjoituksessa, se onnistuu todennäköisesti myös tosipaikan tullen.

Työfysioterapeutin työ ei ole pelkästään ongelmien ratkomista. Haluan katsoa asiakkaan tilannetta myös voimavarojen näkökulmasta, sanoo Mikko Patovirta.

Patovirta voi nyt käyttää nimikettä työfysioterapeutti. Hän sai vastikään päätökseen työterveyshuoltoon pätevöittävän moniammatillisen koulutuksen Työterveyslaitoksessa. Opiskelu kesti kuusi kuukautta.

”Työterveyshuolto kiinnostaa minua, koska työelämässä on nykyisin isoja haasteita. Tuntui mielekkäältä paneutua työssä jaksamisen keinoihin entistä paremmin.”

Patovirta on työskennellyt fysioterapeuttina vuodesta 1995. Hänellä on Tampereella oma yritys, Bodymind, joka on erikoistunut psykofyysiseen fysioterapiaan. Kerran viikossa hän pitää vastaanottoa työterveyspalveluja tarjoavassa Pirtessä.

Moniammatillinen yhteistyö avautui

Mikko Patovirran mukaan terveydenhuollossa puhutaan paljon moniammatillisuudesta. Se jää helposti sanahelinäksi.

Työterveyslaitoksen pätevöitymiskoulutuksessa työterveyshuollon eri ammattikuntien yhteistyötä rakennetaan tosissaan:

Opiskelijat jaetaan kuuden hengen ryhmiin, joissa on fysioterapeutteja, lääkäreitä, terveydenhoitajia ja psykologeja. Ryhmäläiset keskustelevat ja tekevät tehtäviä yhdessä. Opiskelua ohjaa moniammatillinen kouluttajatiimi.

”Koulutus auttoi ymmärtämään, mitä muut ammattiryhmät tekevät ja millaisia keinoja heillä on käytössään. Tarvitsemmehan toisiamme käytännön työssäkin.”

Opiskelu toi vaihtelua arkeen

Moniammatillisten pienryhmien lisäksi koulutukseen kuului asiantuntijoiden luentoja, itsenäistä opiskelua ja ryhmätyöskentelyä kollegojen eli toisten fysioterapeuttien kanssa. Oli kiinnostavaa kuulla, miten muissa työterveyshuolloissa toimitaan.

Koronan takia pätevöittävä koulutus järjestettiin kokonaan etänä. Se sujui yllättävän hyvin. Myös opiskelutehtävien ja työn rytmittäminen onnistui.

”Koulutuspäiviä oli kuukausittain aina kolme peräkkäin. Silloin sain keskittyä itseeni ja opiskeluun. Työstä irrottautuminen teki hyvää ja toi vaihtelua.”

Vaikka Patovirta on kokenut fysioterapeutti, koulutuksesta sai paljon uutta tietoa.

”Esimerkiksi toistotyön haasteet ja kokonaiskuormittavuuden käsite selkeytyivät asiantuntijoiden luennoilla.”

Kokonaiskuormittavuus tarkoittaa usean eri kuormitustekijän yhteisvaikutusta. Huomioon otetaan esimerkiksi psykososiaaliset ja fyysiset kuormitustekijät sekä työajat.

Hyvä työfysioterapeutti seuraa alaansa

Työfysioterapeutti Mika Nyberg Työterveyslaitoksesta on yksi työterveyshuollon pätevöittävän koulutuksen kouluttajista.

”Hyvä työfysioterapeutti on tiimipelaaja, joka on ylpeä omasta osaamisestaan ja roolistaan työterveyshuollossa. Hän seuraa alaansa aktiivisesti ja haluaa kehittyä työssään.”

Nyberg haluaa kirkastaa opiskelijoille heidän rooliaan työfysioterapeuttina ja antaa työkaluja toteuttaa hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaista toimintaa. Hän korostaa tutkimustiedon merkitystä:

”Työfysioterapeutin pitää perustaa työnsä tutkittuun tietoon ja hyviin käytäntöihin. Tarkoitus on tehdä vaikuttavia asioita.”

Asiakas saa mukaansa keinoja

Opintojen aikana Mikko Patovirralla oli mentorina työkaveri, Pirten työfysioterapeutti. Mentorin kanssa oli hyvä vaihtaa ajatuksia opiskelutehtävistä ja käytännön työstä.

Työfysioterapeuttina Patovirta haluaa päästä kiinni ongelmiin mahdollisimman varhain. Ennaltaehkäisy on tehokkaampaa kuin vahinkojen korjaaminen.

”Kun asiakas tulee vastaanotolleni, hän odottaa yleensä konkreettisia keinoja. Onnistun, jos hän saa minulta yhdenkin keinon, joka auttaa eteenpäin ja helpottaa hänen elämäänsä. Se tekee työstäni palkitsevaa”, Patovirta sanoo.

Kuva: Rami Marjamäki

Työyhteisön monimuotoisuudella tarkoitetaan työntekijöiden keskinäistä erilaisuutta. Työntekijät voivat olla erilaisia esimerkiksi iältään, sukupuoleltaan, etniseltä taustaltaan tai koulutukseltaan.

Työyhteisön monimuotoisuuden on osoitettu olevan yhteydessä muun muassa innovatiivisuuteen ja luovuuteen:

”Kun työntekijät ovat erilaisia, heillä on myös erilaisia näkemyksiä. Erilaisten näkemysten kohdatessa syntyy uutta. Ja kun omia näkemyksiään vielä joutuu perustelemaan muille, ideat yleensä jalostuvat”, sanoo johtava asiantuntija Barbara Bergbom Työterveyslaitoksesta.

Vuoden 2020 Monimuotoisuusbarometrin mukaan lähes 80 prosenttia henkilöstöalan ammattilaisista katsoo, että heidän organisaatiossaan hyväksytään monimuotoisuuden eri ilmenemismuodot.

”Jotkut HR-ammattilaiset pitävät ongelmana, että rekrytoinneissa hakijajoukko jää monimuotoisuudeltaan kapeaksi”, Bergbom sanoo.

Rekrytointisuositukset sopivat kaikille aloille

Työterveyslaitoksen Moninaisesti parempi -hanke on laatinut työpaikoille monimuotoisuutta edistävät rekrytointisuositukset. Ne ehkäisevät työnhaussa tapahtuvaa syrjintää, joka voi usein olla myös tahatonta.

Nämä kymmenen suositusta sopivat kaikille aloille:

  1. Tarkastelkaa organisaationne monimuotoisuuden tilaa.
  2. Määritelkää haettava tehtävä ja arviointikriteerit selkeästi ja syrjimättömästi.
  3. Miettikää kielitaitoon liittyvät kysymykset etukäteen.
  4. Laatikaa työpaikkailmoitus huolellisesti.
  5. Käyttäkää monipuolisia rekrytointikanavia ja verkostoja.
  6. Varmistakaa rekrytoinnissa käytettävien järjestelmien saavutettavuus.
  7. Harkitkaa anonyymin tai osittain anonyymin rekrytoinnin käyttöä.
  8. Valmistautukaa huolellisesti haastattelutilanteeseen.
  9. Varmistakaa valinnan syrjimättömyys ja läpinäkyvyys.
  10. Tehkää selkeä ohjeistus yhdenvertaisuutta edistävistä rekrytointikäytännöistä.

Rekrytointisuosituksia esittelevällä verkkosivulla jokaista periaatetta avataan yksityiskohtaisesti. Esimerkiksi työhaastattelussa rekrytoijien kannattaa keskittyä pelkästään haastattelemiseen. Arvioinnin aika on myöhemmin.

”Pyrkimys keskittyä samanaikaisesti kahteen asiaan – haastatteluun ja arviointiin – kuormittaa ajattelua. Silloin on todennäköisempää, että ennakkoluulot ja stereotypiat vaikuttavat arviointiin”, Barbara Bergbom sanoo.

Tiedostamaton syrjintä herättää keskustelua

Rekrytointisuositusten laatijat ovat saaneet työpaikoilta mukavaa palautetta. Ohjeita pidetään selkeinä ja lähestymistavaltaan rakentavina.

”Niin työnantajat kuin työntekijät kokevat hyötyvänsä siitä, että rekrytointikäytäntöjä kehitetään syrjimättömiksi”, Barbara Bergbom sanoo.

Varsinkin kaksi asiaa on herättänyt keskustelua: anonyymi rekrytointi ja tiedostamaton syrjintä.

Anonyymissa rekrytoinnissa hakemuksesta poistetaan kaikki sellaiset hakijaan liittyvät tiedot, jotka eivät liity hänen osaamiseensa tai tehtävän vaatimuksiin. Muun muassa nimi, sukupuoli, ikä, valmistumisvuosi ja hakijan kuva poistetaan.

Tutkimusten mukaan meillä on taipumusta suhtautua myönteisemmin niihin ihmisiin, joiden koemme muistuttavan meitä itseämme. Rekrytoinnissa se voi johtaa tiedostamattomaan syrjintään.

”Tämän ilmiön tunnistaminen on jo ensimmäinen askel syrjinnän vähenemiseen”, Bergbom sanoo.