15 kysymystä työaikojen suunnittelusta

Osallistu

Mahdollisuus vaikuttaa omiin työaikoihinsa on yksi tärkeimmistä työhyvinvointia tukevista asioista, sanoo tutkimusprofessori Mikko Härmä Työterveyslaitoksesta.

Hyvin suunnitellut, sopivasti mitoitetut työajat parantavat työhyvinvointia ja helpottavat työn ja muun elämän yhteensovittamista. Toisaalta kuormittavat työajat ja erityisesti yötyötä sisältävä vuorotyö ovat yhteydessä moniin työterveys- ja työturvallisuusriskeihin.

 

1. Mitä työaikojen suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon, tutkimusprofessori Mikko Härmä Työterveyslaitoksesta?

Työaikojen suunnittelussa tulee huomioida paitsi työn tarkoituksenmukainen suorittaminen ja osaamisvaatimukset myös työntekijöiden omat toiveet ja tarpeet työajan sijoittelussa.

 

2. Miksi on tärkeää, että omiin työaikoihinsa saa vaikuttaa?

Vaikutusmahdollisuudet omaan työhön ja työaikoihin ovat ehkä tärkein työtyytyväisyyttä ja työhyvinvointia tukeva asia – tärkeämpi kuin esimerkiksi työn määrä.

Kun ihminen pystyy vaikuttamaan työaikoihinsa, niitä voidaan muokata yksilöllisesti työn ja muun elämän yhteensovittamisen ja esimerkiksi työssä jaksamisen mukaan. Ihmiset ovat luontaisestikin hyvin erilaisia: esimerkiksi ”aamuihmiset” haluavat aloittaa työpäivänsä aikaisemmin kuin ”iltaihmiset” ja saavat tuolloin myös enemmän aikaan.

Hyvät vaikutusmahdollisuudet työaikoihin ovat yhteydessä vähäisempiin sairauspoissaoloihin ja vähäisempään riskiin joutua työkyvyttömyyseläkkeelle. Vaikutusmahdollisuudet ennustavat – jopa terveyttä paremmin – työurien jatkumista myös normaalin eläkeiän jälkeen.

 

3. Millainen työaikasuunnittelu tukee työpaikan tuottavuutta?

Tuottavuuden kannalta on keskeistä, että työajoista voidaan sopia yhdessä. Työaikojen suunnittelussa tulee siis huomioida sekä tuotannon että työntekijöiden tarpeet.

Siten työpaikalle saadaan positiivista virettä ja yhteistyötä. Samalla ehkäistään kustannuksia työmotivaation ja työhyvinvoinnin heikkenemisestä. Työajat tulisi aina suunnitella terveyttä ja työkykyä tukeviksi.

 

4. Kenen vastuulla työaikojen “terveellisyys” on?

Työturvallisuuslaissa on määritelty, että työnantajalla on yleinen velvoite huolehtia työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä.

Tässä työnantajan velvoitteiksi on määritelty ottaa huomioon työhön, työoloihin ja muuhun työympäristöön liittyvät tekijät ja myös työntekijän henkilökohtaiset edellytykset. Niitä ovat erityisesti työkyky mutta varmaankin myös se aiemmin mainitsemani aamu- tai iltatyyppisyys.

 

5. Mitä laki sanoo työaikojen kuormittavuuden arvioinnista?

Työturvallisuuslain 10 pykälässä täsmennetään, että myös työajoista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät on selvitettävä ja tunnistettava.

Jos niitä ei voi poistaa, on arvioitava niiden merkitys työntekijöiden turvallisuudelle ja terveydelle. Arvioinnissa on huomioitava työn kuormitustekijät, mahdolliset terveysriskit sekä työntekijän ikä ja muut henkilökohtaiset edellytykset.

Työturvallisuuslain 30 pykälässä sanotaan, että ”yötyötä tekevälle työntekijälle on tarvittaessa järjestettävä mahdollisuus työtehtävien vaihtamiseen tai siirtymiseen päivätyöhön” – jos se on mahdollista.

 

6. Millaisia haittoja liian kuormittavilla työajoilla voi olla?

Hyvin pitkät työajat lisäävät esimerkiksi aivoveritulpan ja mielenterveyden häiriöiden riskiä. Yötyötä sisältävä vuorotyö voi kuormittavissa vuorokierroissa lisätä työtapaturmien, rintasyövän, aikuisiän diabeteksen sekä sydän- ja verisuonisairauksien riskiä.

 

7. Mistä työaikojen kuormittavuuden arviointiin saa ohjeita tai apua?

Keskeisiä menetelmä ovat työaikojen kuormittavuuden arviointi TIKKA-menetelmällä ja Suositukset työaikojen kuormituksen arvioimiseksi kunta-alalla eli niin sanottu Työterveyslaitoksen liikennevalomalli.

 

8. Miten liikennevalomallia käytetään?

Työterveyslaitoksen liikennevalomalli on tehty vuorosuunnittelijan avuksi jaksotyöhön. Jaksotyössä työajat ovat yleensä epäsäännöllisiä, ja vuorot suunnitellaan esimerkiksi 3–4 viikon jaksoissa.

Ideana on, että tulevaa jaksoa suunniteltaessa arvioidaan myös työaikojen kuormittavuutta. Arviointia tehdään työajan pituuden ja ajoittumisen, työvuoroväleistä riippuvan palautumisajan sekä työaikoihin liittyvien vaikutusmahdollisuuksien perusteella.

Vuorolistassa punainen väri kertoo vuorosuunnittelijalle, että kuormitus on tulossa liian kovaksi ja listaa on syytä korjata. Vihreillä taas voidaan jatkaa listan suunnittelua.

 

9. Miten kannattaa menetellä, jos työpaikalla harkitaan siirtymistä uuteen työaikamalliin?

Uuden työaikamallin mahdolliset terveys- ja turvallisuusvaikutukset kannattaa arvioida. Siinä on hyvä hyödyntää työterveyden ammattilaisia.

 

10. Onko työntekijöille mieluisin malli yleensä myös terveyden kannalta paras?

Aina näin ei ole. Joskus työntekijät ovat valmiita lyhentämään esimerkiksi palautumisaikojaan saadakseen mahdollisimman pitkät ja yhtenäiset vapaat.

Oma näkemykseni on, että riittävä palautumisaika – 11 tuntia tai enemmän – edellisen työvuoron jälkeen on terveyden kannalta jopa tärkeämpää kuin edeltäneen työvuoron pituus.

 

11. Miten työaikasuunnittelussa pitäisi huomioida esimerkiksi osatyökykyiset ja pienten lasten vanhemmat?

He tarvitsevat sekä työaikojen pituuden että niiden ajoittumisen suhteen enemmän joustoa kuin muut. Olisi olennaista, että he voisivat tarvittaessa vaikuttaa omiin työaikoihinsa.

 

12. Kerro esimerkki hyvästä työaikaratkaisusta teollisuudessa.

Nopeasti eteenpäin kiertävät vuoromallit tukevat vireyttä ja työtehoa. Nopea kierto tarjoaa enemmän palautumisaikaa yksittäisten työvuorojen välillä kuin taaksepäin kiertävät ja hitaammin kiertävät mallit.

Työterveyslaitos julkaisi hiljattain tutkimuksen teollisen työn vuorojärjestelmistä. Sen mukaan työntekijät nukkuvat ja voivat paremmin työskennellessään 12 tunnin vuoroissa verrattuna 8 tunnin vuoroihin. Myös palautuminen ja tyytyväisyys työhön olivat parempia 12 tunnin järjestelmässä.

 

13. Miten työaikojen suunnittelussa voidaan huomioida työn sesonkiluonteisuus?

Työaikapankit voivat olla hyvä ratkaisu. Idea on, että ylityötä korvataan rahan sijasta vapaa-aikana, jonka ajoittumiseen työntekijä voi itse vaikuttaa. Perustyöajan ylittävä työaika kerryttää tunteja, ja kun työssä ollaan perustyöaikaa vähemmän, pankin saldo vähenee.

Työntekijöiden näkökulmasta ratkaisun tulisi parantaa mahdollisuuksia työajan ja lomien mielekkääseen sijoitteluun. Riskinä työaikapankeissa on työn määrän ja mahdollisesti myös siihen liittyvän kuormittavuuden kasvu ajoittain hyvin suureksi.

 

14. Millaiset työajat tukevat jaksamista asiantuntijatyössä?

Asiantuntijoiden työhyvinvointia tukevat esimerkiksi työaikoihin liittyvien vaikutusmahdollisuuksien lisääminen, mahdollisuus tehdä etätyötä ja työn kohtuullinen mitoittaminen ylipitkien työrupeamien välttämiseksi.

 

15. Millaiset virheet ovat tavallisia työaikojen suunnittelussa?

Hyvin tavallinen ja vakava virhe on, että ei järjestetä riittävästi varahenkilöstöä poissaoloja varten. Palautumista tarvitsevat työntekijät joutuvat tällöin tulemaan vapaalta töihin sairastuneiden sijaisiksi.

Siitä seuraa lisäkuormitusta ja ylityökuluja, ja sairauspoissaolot voivat lisääntyä entisestään. Kierre heikentää sekä työn tuottavuutta että työhyvinvointia.

 

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lue myös:

Työajat voidaan suunnitella terveyttä ja tuottavuutta tukeviksi (Työterveyslaitoksen Viesti päättäjälle 2/2016)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös näihin:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut
Työterveyspsykologi Johanna Välimäki Työterveyslaitoksesta sanoo, että ammattilaisen ja asiakkaan vuorovaikutus on harvoin tasavertaista ja vastavuoroista. Juuri se on omiaan synnyttämään tunnekuormitusta. Ajatellaan vaikka hierojaa, jonka vastaanotolle tulee selkäjumista kärsivä asiakas. Rentouduttuaan asiakas alkaa kertoa raskaasta elämäntilanteestaan. Hieroja ei välttämättä ole tilanteessa ihan vapaana omana itsenään. ”Vaikka työntekijä olisi tosi väsynyt eikä millään jaksaisi olla sinä päivänä töissä, hän ei voi näyttää sitä asiakkaalle. Tunteiden hillitseminen vie voimia”, Välimäki sanoo. Hänen mukaansa rooliodotukset lisäävät kuormitusta. Työntekijän odotetaan ehkä olevan hyvin empaattinen ja aurinkoinen ja ottavan vastaan kaiken, mitä asiakas sanoo. Tunnekuormitus latistaa tunteita Tunnekuormitus on yksi asia, jota käsitellään Työterveyslaitoksen julkaisemissa Pötki pitkälle! -suosituksissa. Tietopaketti antaa keinoja työn kuormitustekijöiden hallintaan varsinkin sosiaali- ja terveysalan yrittäjille ja työntekijöille. Keinot sopivat myös muille. Tavoitteena on lievittää fyysistä, psykososiaalista, kognitiivista ja eettistä kuormitusta. Johanna Välimäki on ollut mukana laatimassa suosituksia. Hän sanoo, että ihmisten kanssa työskentelevien on hyvä tiedostaa tunnekuormitus ilmiönä. ”Muuten tunnekuorma…

Jokin uusi asia alkaa pyöriä mielessä. Se voi olla vaikka sana, joka toistuu ihmisten puheissa ja tuntuu liittyvän tähän aikaan. Ajatukset palaavat asiaan suorastaan häiritsevästi. Pitää selvittää, mistä siinä on kyse.

Minna Toivasen tutkimusideat syntyvät tyypillisesti näin. Hän kirjoittaa muistiin pieniäkin ajatuksia, joita herää vaikkapa tutkimushaastatteluja tehdessä. Meneillään oleva tutkimus on monesti poikinut aiheen seuraavaan.

”On ihana lähteä suunnittelemaan jotain täysin uutta. Silloin saa ideoida ja temmeltää vapaasti.”

Toivanen työskentelee vanhempana asiantuntijana Työterveyslaitoksessa. Hän uppoutuu työelämän uusiin ilmiöihin usein erityisasiantuntija Kirsi Yli-Kaitalan kanssa.

Kohti yhteiseksi koettua työelämää

Kasvatustieteilijä Minna Toivanen aloitti Työterveyslaitoksessa noin 20 vuotta sitten. Sosiologi Kirsi Yli-Kaitala on ollut talossa kymmenisen vuotta – siitä lähtien, kun heidän ensimmäinen yhteinen projektinsa alkoi.

Yhteiset tutkimukset ovat liittyneet muun muassa työyhteisön monimuotoisuuteen, ajanhallintaan ja psykologiseen turvallisuuteen.

”Työelämä saisi olla nykyistä yhdenvertaisempaa ja yhteisöllisempää. Haluamme tuottaa ihmisille uusia oivalluksia ja näkökulmia”, Toivanen sanoo.

Heillä on selkeä työnjako: Toivanen suunnittelee, koordinoi ja johtaa hankkeita ja on enemmän tutkijan roolissa. Yli-Kaitalan vahvuus on tiedon yleistajuistaminen ja levittäminen. Hän kirjoittaa käytännönläheisiä oppaita, luennoi, viestii ja valmentaa työyhteisöjä hankkeiden aiheista.

Ajanhallinta on koko työyhteisön asia

Tutkimuksista varsinkin Työsuojelurahaston rahoittamat ”AikaJärjestys asiantuntijatyössä” ja ”Yhteensattumia” ovat olleet molemmille henkilökohtaisesti tärkeitä. Niissä on saanut toteuttaa itseään.

Asiantuntijoiden ajanhallintaa tarkastellut tutkimus lähestyi aihepiiriä uudella tavalla:

“Tein hankkeessa ajanhallintaoppaan. Ajanhallinnasta oli olemassa valtavasti oma-apuoppaita, jotka oli kirjoitettu yksilön näkökulmasta. Me otimme mukaan työyhteisön näkökulman”, Kirsi Yli-Kaitala kertoo.

Hän vetää Työterveyslaitoksen Aika & fokus -verkkovalmennusta, joka perustuu tutkimustietoon. Työn merkitys tulee esille, kun kuulee, että valmennuksesta on työpaikoilla konkreettista hyötyä.

Yhteensattumia-tutkimus nosti esiin psykologisen turvallisuuden arvon työyhteisöille. Senkin hankkeen tuotoksena julkaistiin opas – Pelotta töissä.

Työtä saa tehdä levollisin mielin

Minna Toivaselle on tärkeää, että hänen tuottamansa tieto ei mene pelkästään tutkijayhteisölle, raportteihin ja tieteellisiin artikkeleihin.

”Siksi arvostan niin paljon Kirsin työtä tiedon levittämisessä ja hänen tekemiään oppaita. Ne on tarkoitettu tavallisille työntekijöille.”

”Yhteistyö Kirsin kanssa on mutkatonta ja hauskaa. Tykkään hänen ajattelustaan todella paljon. Hän ei tee asioita niin kuin aina ennenkin, vaan lähtee etsimään uusia tapoja.”

Kirsi Yli-Kaitala kuvailee työkaveriaan mahtavaksi projektipäälliköksi. Isotkin kokonaisuudet etenevät sulavasti ja ilman hätiköintiä.

”Hankkeissa ei ole kiireen tuntua. Kun puikoissa on hyvän ajanhallinnan omaava ihminen, kaikille tulee levollinen fiilis.”

Tiivis työhuoneyhteisö antaa voimaa

Tutkijoilla on ikävä Helsingin Töölössä sijaitsevaa työhuonettaan ja erityisesti huonekavereitaan. Ennen koronaa kuuden hengen porukasta ehti muodostua tiivis yhteisö.

”Meillä oli kauhean kivaa, paljon huumoria ja pieniä rupatteluhetkiä. Kaipaan myös sitä, että saan esittää kysymyksiä muutenkin kuin kirjoittamalla viestin tai soittamalla”, Kirsi Yli-Kaitala sanoo.

Hän ja Minna Toivanen istuvat töissä selät vastakkain. Toisen mielipidettä on helppo kysyä koputtamalla olalle: Miltä tämä kuulostaa? Onko suunta oikea? Mitä tekisimme tämän asian kanssa?

”Kun minulla on jokin ajatus, joka on epäselvä vielä itsellenikin, saatan höpistä siitä Kirsille. Hän nappaa nopeasti kiinni ajatuksesta ja pääsee jyvälle. Se auttaa minua eteenpäin”, Toivanen sanoo.

Pahentaako viestintä infoähkyä?

Molempien mielestä tutkijan kuuluu viestiä tutkimuksensa tuloksista. Oikea tapa ja muoto kuitenkin mietityttävät:

”Välillä tulee epätoivoinen olo. Sosiaalinen media on täynnä kaikkea. Haluaako sinne syytää vielä lisää tavaraa? Jaksaako kukaan lukea raportteja, tiedotteita, esitteitä ja mainoksia tai katsoa videoita”, Minna Toivanen pohtii.

Tulevaisuudessa hän haluaisi selvittää työn ydintä. Esimerkiksi asiantuntijan aika voi kulua tehtäviin, jotka tuntuvat turhilta tai muille kuuluvilta. Epäsopivasta tehtävästä on kyse vaikkapa silloin, kun professori joutuu huolehtimaan kopiokoneen toimivuudesta.

Toivasta kiinnostaa, miten työn ytimen löytää ja miten sitä voi kirkastaa. Olisiko siinä seuraavan tutkimuksen aihe?

Kuva: Sirpa Levonperä

Noin vuosi sitten Jie Li aloitti uudessa työpaikassa, Työterveyslaitoksessa. Kyse oli sosiaalipsykologian yliopisto-opintoihin liittyvästä harjoittelusta. Työkaverit vinkkasivat, että heillä on talossa sählyporukka.

Pelivuoro oli tiistaisin aamukahdeksalta. Lähes tunnin matka kotoa urheiluhalliin tarkoitti, että kello piti laittaa herättämään kuudelta. Se tuntui todella aikaiselta.

”Pakko sinne on mennä verkostoitumaan”, Li ajatteli.

Vasta myöhemmin hän tunnisti, että kokemus kytkeytyi ilmiöön nimeltä FOMO. Lyhenne tulee sanoista ”fear of missing out”. Se suomennetaan yleensä paitsi jäämisen peloksi.

Nykyisin Li työskentelee Työterveyslaitoksessa väitöskirjatutkijana. Hän on mukana tutkimushankkeessa Työstä mieltä ja mielenterveyttä – eri sukupolvet työelämän aallokoissa. Siinä tarkastellaan varsinkin nuorten aikuisten työhyvinvointia.

Some vahvistaa ikävää tunnetta

FOMO-ilmiö yhdistetään yleensä nuoriin ihmisiin. Tunne paitsi jäämisestä voi syntyä esimerkiksi silloin, kun tietää kaveriensa olevan parhaillaan hauskoissa bileissä. Itse ei oikein jaksaisi lähteä kotoa.

Tietoisuus siitä, että ei ole mukana yhteisessä hauskanpidossa, tuntuu ikävältä. Tunne vain vahvistuu, kun näkee sosiaalisessa mediassa välähdyksiä illan käänteistä.

Opiskelijoille voi syntyä paitsi jäämisen kokemuksia, koska tarjolla on – normaaleina aikoina – paljon opiskelijatapahtumia ja muita rientoja. Mihin osallistua? Mitä jättää väliin? Missä tutustuisi uusiin ihmisiin? Milloin on parempi viettää ilta tenttikirjojen parissa?

Jie Lin mukaan FOMO määritellään käsitykseksi tai peloksi siitä, että jää paitsi jostain palkitsevasta kokemuksesta. Kokemuksen ei tarvitse olla aina tapahtuma, vaan se voi olla myös jokin somessa käytävä ryhmäkeskustelu. Joka tapauksessa pois jääminen stressaa.

Työkaverit saavat tietoa, minä en

Paitsi jäämisen pelko nousi ilmiönä esiin parikymmentä vuotta sitten. Vuonna 2013 sitä käsiteltiin psykologian alan tutkimusartikkelissa, jonka mukaan ilmiötä luonnehtivat pelko, ahdistus ja huoli.

Viime aikoina FOMOsta on alettu puhua myös työnäkökulmasta. Vuonna 2020 amerikkalaistutkijat julkaisivat sitä koskevan mittarin, jonka taustalla ovat sosiaalinen vertailu kollegoihin ja uraa edistävät tilaisuudet. He tunnistivat ilmiössä kaksi ulottuvuutta:

Ensinnäkin työntekijä on huolissaan siitä, että hän jää ilman jotain työnsä kannalta olennaista tietoa. Samaan aikaan joku työkaveri pääsee käsiksi tähän tietoon. Toinen ulottuvuus liittyy työpaikan ihmissuhteisiin. Se on huolta esimerkiksi siitä, että jää paitsi tärkeistä mahdollisuuksista verkostoitua.

”Toisin sanoen ihminen pelkää jäävänsä pois jostain tärkeästä jutusta, joka saattaisi auttaa häntä työuralla tai vahvistaa suhteita työkavereihin tai asiakkaisiin”, Li kiteyttää.

Stressi ja unettomuus on yhdistetty FOMOon

Tutkimuksissa paitsi jäämisen pelko on yhdistetty muun muassa sosiaalisen median ongelmakäyttöön, tyytymättömyyteen, stressiin ja unettomuuteen. Yhdessä tutkimuksessa löydettiin yhteys myös työuupumukseen.

”Töissä FOMO voi johtaa siihen, että käy jatkuvasti tarkistamassa sähköpostia, intraa, Teamsia ja sosiaalista mediaa. Jopa lomalla pitää varmistaa, ettei mikään tärkeä viesti tai keskustelu vain jää huomaamatta”, Jie Li sanoo.

Mielenterveyttä ja nuoria aikuisia koskevaan Työterveyslaitoksen tutkimukseen ajateltiin ensin sisällyttää hieman FOMO-näkökulmaa. Se rajautui lopulta pois.

Lin mielestä työelämää on kuitenkin hyvä tarkastella myös paitsi jäämisen pelon kautta. Vaikka tutkimustietoa ei vielä runsaasti ole, voisi ajatella, että riskiryhmässä ovat työuraansa aloittelevat nuoret.

”Nuoret ja vastavalmistuneet kokevat usein epävarmuutta. Haasteena on kiinnittyä onnistuneesti työyhteisöön ja rakentaa työura, joka vastaa omaa koulutusta ja arvoja.”

Työolot voivat lievittää tai ruokkia FOMOa

Vastalääkkeeksi FOMOlle on tarjottu JOMOa. ”Joy of missing out” tarkoittaa paitsi jäämisen riemua. Keskitytään siis käsillä olevaan hetkeen sen sijaan, että mietitään, mitä jossain muualla on tarjolla samaan aikaan.

Jie Lin mielestä ratkaisu ei silti saa jäädä vain yksittäisen ihmisen harteille. Työpaikalla merkitystä on myös työoloilla:

Kun työpaikalla viestitään sujuvasti, ilman tietoa jäämisen pelko voi lievittyä. Pakonomainen viestien selaaminen taas voi vähentyä yhteisillä pelisäännöillä. Sovitaan vaikka, ettei viestejä lähetellä enää työajan jälkeen. Silloin niitä ei tarvitse käydä tarkistamassa vapaalla.

Myös yhteisöllisen työkulttuurin kautta voidaan vaikuttaa. Luodaan sellaista ilmapiiriä, jossa omaa uraa ja menestymistä ei tarvitse verrata kollegoihin.

Jutun alussa Li kertoi esimerkin tilanteesta, jossa hän ei olisi jaksanut lähteä verkostoitumaan työpaikan sählyporukkaan. Miten sen kanssa kävi?

”Raahauduin väkisin pelaamaan. Kyllä se kannatti. Liikunta virkisti mukavasti ennen työpäivää, ja samalla tutustuin ihmisiin. En kuitenkaan usko, että nykyinen työpaikkani oli sählystä kiinni.”