Aivotyön sujuvoittaminen on hyvää johtamista

Osallistu

Esihenkilö, onko teidän työpaikallanne keskeytysten, hälyn ja tietotulvan aiheuttamaa aivokuormaa? Entä keinoja vähentää sitä? Voit tukea hyvää kognitiivista ergonomiaa monin tavoin.

Aivotyön haasteiden taklaamisessa keskitytään usein yksilön omiin mahdollisuuksiin ja toimiin arjen työssä. Esihenkilöllä on kuitenkin tärkeä rooli – vastaahan hän töiden sujumisesta ja sopivasta kuormituksesta laajemmin.

Esihenkilö saattaa pohtia, mikä on hänen roolinsa aivotyön tilan parantamisessa esimerkiksi itsenäisten asiantuntijoiden keskellä.

”Kyseessä ei ole mikromanageeraus, sillä esihenkilön tehtävänä on tukea asiantuntijan työtä. Ota paikkasi hyvään aivotyöhön herättelijänä ja pidä huolta siitä, että mietitte haasteita yhdessä”, johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta kannustaa.

”Ensin pitää selvittää, mitkä asiat aiheuttavat aivokuormaa. Sen jälkeen päästään ideoimaan ratkaisuja ja pelisääntöjä.”

Esihenkilön kannattaa antaa aikaa ja tukea yhteisten toimintatapojen kokeiluihin. Toimenpiteet on vastuutettava ja aikataulutettava. Niiden toteutumista pitää myös seurata. Esihenkilö voi kysyä, ovatko esimerkiksi häiriöt tai keskeytykset vähentyneet yhdessä sovituilla pelisäännöillä. Tärkeää on olla kiinnostunut arjen sujuvuudesta.

”Aivotyöasioita voi käsitellä myös perehdytyksessä. Silloin on hyvä tilaisuus kertoa työyhteisön aivotyön pelisäännöistä”, Kalakoski sanoo.

Kertarykäyksestä viikkosiivoukseen

Työn kehittäminen ja hyvän kognitiivisen ergonomian ylläpitäminen on vähän kuin siivoamista. Jos siivoaa vain kerran vuodessa, siihen menee järjettömästi aikaa. Kaaoksen keskellä eläminen on raskasta. Kun siivoaminen on viikoittaista ja pieniä hommia hoitaa vaikka päivittäin, yleisilme pysyy siistinä.

Myös kognitiivisesta ergonomiasta huolehtiminen on jatkuvaa työn siistimistä. Sille kannattaakin varata aikaa esimerkiksi jokaisesta tiimin palaverista viisiminuuttinen ja silloin tällöin vähän pidempi rupeama.

”Esihenkilö voi yhdessä tiiminsä kanssa päättää tietyt jatkuvat teemat, joita seurataan. Esimerkiksi häiriöiden vähentämisen voi aloittaa aivoriihellä, mutta sen jälkeen niitä vähennetään jokapäiväisessä työssä. Tiimipalaverissa voi kysyä joka viikko, mikä on tilanne häiriöiden kanssa”, sanoo asiantuntija Kirsi Luokkala Työterveyslaitoksesta.

Aivotyöasioiden edistämiseen tarvitaan myös apujoukkoja. Löytyykö tiimistä innokkaita työhyvinvoinnin edistäjiä, aivotyöagentteja, jotka voivat auttaa?

Hallitse myös omaa aivokuormaasi

Esihenkilön kannattaa pohtia myös omaa toimintaansa: Keskeytänkö muiden työn usein vai keräänkö asioita viikoittaiseen kokoukseen? Lähetänkö liikaa epäoleellista tietoa sähköpostitse vai tiivistänkö asiat esimerkiksi viikkokirjeen muodossa?

Kirsi Luokkala muistuttaa, että myös esihenkilöllä on oikeus sujuvaan aivotyöhön. Neuvotaanhan lentokoneessakin laittamaan happinaamari ensin itselleen ja auttamaan vasta sitten muita.

”Alaisilleen läsnä oleva esihenkilö haluaa mielellään antaa kuvan, että hänen ovensa on aina auki. Siitä huolimatta on täysin sallittua varata esimerkiksi kerran viikossa kalenteristaan aika, jolloin huoneen oven voi sulkea ja tehdä niitä asioita, jotka ovat tärkeitä mutta ei-kiireellisiä.”

Vilja Rydman @Rydis

Aiheesta lisää:

Tutustu Aivotyö sujuvaksi -tietopankkiin ja poimi sieltä keinoja häiriöiden, keskeytysten ja tietotulvan hallintaan.

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (1)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (1)

Kirsi |

Tämä hyvä: ”Esihenkilö voi yhdessä tiiminsä kanssa päättää tietyt jatkuvat teemat, joita seurataan. Esimerkiksi häiriöiden vähentämisen voi aloittaa aivoriihellä, mutta sen jälkeen niitä vähennetään jokapäiväisessä työssä. Tiimipalaverissa voi kysyä joka viikko, mikä on tilanne häiriöiden kanssa”, sanoo asiantuntija Kirsi Luokkala Työterveyslaitoksesta.

Tuoreimmat jutut

Aivan kuin tulisi sukukokoukseen. Vaihdetaan kuulumiset ja päästään jyvälle, mitä muut ovat vuoden aikana puuhailleet.

Tämä osallistujan kommentti kuvaa tunnelmaa, joka vallitsee Nolla tapaturmaa -foorumin seminaareissa. Työterveyslaitoksen koordinoimaan verkostoon kuuluu jo yli 470 työpaikkaa.

”Vaikka porukka kasvaa, haluamme säilyttää lämpimän ja rennon tunnelman. Monet Nollis-jäsenet ovat meille tuttuja etunimeltä”, kertoo foorumia vetävä tuotepäällikkö Tiina-Mari Monni.

Foorumin koordinaattori, erityisasiantuntija Maija-Leena Merivirta kokee, että jäsenet muodostavat työturvallisuusperheen. Innostus samaan aihepiiriin on iso voimavara.

Työkaverilta saa toisen mielipiteen

Kaksikon yhteistyö alkoi nelisen vuotta sitten. Molemmilla on foorumin pyörittämisessä omat vastuunsa, mutta he työskentelevät työparina.

Maija-Leena Merivirran työpiste on Tampereella, Tiina-Mari Monnin Helsingissä. Viikkopalavereiden lisäksi he vaihtavat ajatuksia päivittäin chatissa.

”Pidän Maikin ajan tasalla kaikesta, mitä minulla on meneillään. Se on hyvä mahdollisen sijaistamisenkin vuoksi”, Monni sanoo.

”Yhdessä tekeminen on hauskaa. Kaverilta saa asioihin toisen mielipiteen. Välillä tosin tuntuu, että meillä on yhteiset aivot. Kummallekin syntyy sama idea samaan aikaan”, Merivirta kertoo.

Työpaikat jakavat hyviä käytäntöjään

Nolla tapaturmaa -foorumin jäsenille järjestetään kuukausittain webinaari, jossa ääneen pääsevät niin asiantuntijat kuin työpaikkojen edustajat. Teemana voi olla vaikkapa vastuullisuus tai yhteinen työpaikka.

”Nollis-toiminnan punaisena lankana on yhdessä oppiminen ja hyvien käytäntöjen levittäminen. Hyvät käytännöt eivät ole pimitettäviä liikesalaisuuksia, vaan asioita, joita voidaan jakaa”, Tiina-Mari Monni sanoo.

Kerran vuodessa työturvallisuusperhe kokoontuu seminaariin. Yhtenä tavoitteena on tarjota uusia, vähän yllättäviäkin näkökulmia työturvallisuuden parantamiseen.

Seminaarin suuret linjat luodaan kuusihenkisen Nollis-tiimin kesken. Sitten on aika tarttua käytännön järjestelyihin, mikä tarkoittaa muun muassa tilojen varaamista, puhujien ja juontajien metsästämistä.

Hommat rullaavat, yllätykset hanskataan

Pari vuotta sitten, yhden Nollis-seminaarin jälkeen, Tiina-Mari Monni ja Maija-Leena Merivirta päättivät tehdä prosessikuvauksen seminaarin suunnittelusta ja toteutuksesta. He listasivat, mitä kaikkea pitää tehdä missäkin vaiheessa vuotta.

Tämä sujuvoitti tekemistä niin, että parivaljakko oli seuraavan seminaarin alkaessa epäilyttävän rauhallinen.

”Yksi tiimiläinen ihmetteli, miten voimme olla kuin kaksi viilipyttyä ja eikö meitä yhtään jännitä. Tiesimme, että kaikki on kunnossa ja hommat rullaavat”, Merivirta kertoo.

”Silloin ei tarvitse kuin istua ja nautiskella. Voi luottaa siihen, että myös yllätykset hanskataan.”

Sama rytmi ja innostus yhdistävät

Työpari arvioi, että heidän yhteispelinsä perustuu kolmeen asiaan:

Molemmat tykkäävät olla ihmisten kanssa. Esimerkiksi messuständillä edustaminen on tehtävä, josta pitää melkein kilpailla. Toiseksi heillä on samanlainen rytmi ja tapa tehdä töitä.

Kolmas yhdistävä asia on se, että molemmat ovat innostujia. Minkä tahansa idean heittääkin, toinen on heti valmis kokeilemaan.

”Jos meistä jompikumpi kiihtyy nollasta sataan, kun jokin menee tunteisiin, toinen pysyy rauhallisena ja tasapainottaa. Ja vaikka olemme innostujia, työkaveri toimii siinäkin välillä sordiinona: otapa askel taaksepäin”, Maija-Leena Merivirta sanoo.

Tiina-Mari Monnin mielestä on hyvä innostua ja puida ideaa ensin kahden kesken. Asia ehtii kiteytyä, ennen kuin se esitetään muille.

Työturvallisuus on positiivinen juttu

Molemmat edistävät työturvallisuutta muutenkin kuin foorumin kautta. He ovat kouluttajia Työterveyslaitoksen työsuojelukoulutuksissa, joihin osallistuu varsinkin työsuojelupäälliköitä ja -valtuutettuja.

Maija-Leena Merivirta toimii oman työpaikkansa päätyösuojeluvaltuutettuna, Tiina-Mari Monni on yksi Helsingin toimipisteen valtuutetuista.

”Työturvallisuus on oikeasti positiivinen asia. Se ei ole mitään pakkopullaa, rajoittamista eikä ongelmien etsimistä. Se on välittämistä ja hyvän tekemistä itselle ja työkaverille”, Merivirta kiteyttää.

”Jokainen meistä haluaa päästä töistä terveenä muun elämän pariin. Siksi tämä työ tuntuu älyttömän tärkeältä ja omien arvojen mukaiselta.”

Kuva: Rami Marjamäki

Teknostressi tuo mieleen ihmisen, joka kamppailee yksin jonkin teknisen ongelman kanssa. Hän hakkaa hermona tietokonetta tai tuskailee, kun etäkokouksen yhteydet pätkivät jälleen.

Sitäkin teknostressi on, mutta ilmiö on paljon laajempi. Teknologia voi kuormittaa, vaikka sitä ei parhaillaan edes käyttäisi.

”Teknostressi saattaa herätä jo silloin, kun kuulee, että työpaikalla otetaan käyttöön uutta teknologiaa”, sanoo erikoistutkija, sosiaalipsykologi Jaana-Piia Mäkiniemi Työterveyslaitoksesta.

Mäkiniemi työskentelee psykologisen työhyvinvoinnin ja työn imun parissa. Hän on tutkinut aiemmin Tampereen yliopistossa, miten teknologia vaikuttaa opettajien työhyvinvointiin.

Teknologia voi uhata ammatti-identiteettiä

Kouluissa käytetään monenlaista opetusteknologiaa:

On esimerkiksi isoja älytauluja, joiden kautta opettajat näyttävät sähköisiä oppimateriaaleja. Koodausta opetellaan legorobottien avulla. Kielenopettaja tekee sanatestin Kahoot-kyselynä tietokoneella tai puhelimella.

Jos uusi teknologia ei sovi opettajan opetustyyliin, hän saattaa stressaantua. Teknologia muuttaa työn tekemisen tapaa ja koskettaa jopa ammatti-identiteettiä: millainen opettaja olen ja haluan olla?

Jaana-Piia Mäkiniemen mukaan teknostressi on työstressin erityistyyppi, joka liittyy työssä käytettäviin digitaalisiin teknologioihin. Se voi ilmetä jännittyneisyytenä, ahdistuneisuutena, väsymyksenä, kyynisyytenä ja tehottomuutena.

Mittaattehan sitäkin, mikä innostaa?

Teknologia on työssä myös voimavara. Parhaimmillaan se keventää ja nopeuttaa työtä, vähentää virheitä ja vapauttaa aikaa merkityksellisimpiin työtehtäviin.

Teknologian käyttö voi olla suorastaan inspiroiva osa työtä. Tällaisia myönteisiä kokemuksia kuvaamaan Jaana-Piia Mäkiniemi on kehittänyt teknoimun käsitteen. Idea syntyi tutkimuksessa, jossa hän kollegoineen selvitti opettajien teknostressiä.

”Kun esittelimme tutkimushanketta tuleville osallistujille, yksi opettaja kysyi, että mittaammehan myös teknologian käytön toista puolta – innostuneisuutta. Moni opettaja hyödyntää teknologiaa mielellään.”

Mäkiniemi rakensi teknoimun käsitteen työn imun käsitteen pohjalta. Molemmissa on samat pääulottuvuudet: tarmokkuus, omistautuminen ja uppoutuminen.

Usko pärjäämiseen edistää teknoimua

Teknoimua kokeva työntekijä on siis innostunut teknologian käytöstä. Vaikka vastaan tulee teknisiä ongelmia, hän ei heti anna periksi. Hän ajattelee, että tällaista sattuu, ja jatkaa eteenpäin.

”Teknoimua kokevien opettajien mielestä teknologia tuottaa lisäarvoa. Se voi esimerkiksi helpottaa työtä, innostaa oppilaita tai edistää oppimista. Opettajat selvästi nauttivat siitä, että he pääsevät kokeilemaan oppilaiden kanssa jotain jännää uutta juttua”, Jaana-Piia Mäkiniemi sanoo.

Hän nostaa esiin kolme asiaa, jotka ovat yhteydessä teknoimuun:

  1. Autonomia eli omaehtoisuus. Työntekijän mielipidettä kuunnellaan, kun digimuutosta suunnitellaan. Hän pystyy vaikuttamaan ja kokee olevansa mukana vapaaehtoisesti – ainakin jossain määrin.
  2. Pystyvyyden tunne. Työntekijä tuntee osaavansa ja uskoo selviytyvänsä esimerkiksi uusien ohjelmien tai sovellusten kanssa.
  3. Osaamisen tukeminen. Uuden teknologian opetteluun on riittävästi aikaa. Työntekijä saa tarvittavan koulutuksen ja tietää, mitä häneltä odotetaan.

Kenen työtä matkalaskuohjelma helpottaa?

Työpaikalla voidaan tukea teknoimua myös niin, että uuden teknologian hyödyt kerrotaan selvästi.

Ajatellaan vaikka, että käyttöön otetaan uusi matkalaskuohjelma. Sen opettelu voi yksittäisestä työntekijästä tuntua turhalta ja työläältä. Siitä ei välttämättä olekaan hyötyä juuri hänelle.

”Suhtautuminen uuteen ohjelmaan voi muuttua, jos selviää, millä tavalla se helpottaa esimerkiksi tiettyjen hallinnon työntekijöiden työtä”, Jaana-Piia Mäkiniemi sanoo.

Hän korostaa, että digimuutoksen alkaessa työhyvinvoinnin pitäisi olla kunnossa. Jo valmiiksi stressaantuneelta ja väsyneeltä ihmiseltä on kohtuutonta vaatia, että hän ottaisi haltuunsa uuden tietojärjestelmän sormia napsauttamalla.

Teknoimu on koko työyhteisön juttu

Yksi kiinnostava näkökulma teknoimuun on sen yhteisöllinen luonne. Jaana-Piia Mäkiniemi pyysi opettajia kuvailemaan tilanteita, joissa he kokivat teknoimua. Kävi ilmi, että kokemus on usein jaettu:

”Tilanteet olivat hyvin sosiaalisia. Teknologiaa käytettiin oppilaiden kanssa tai sen käyttöä opeteltiin yhdessä toisten opettajien kanssa. Työkaverien auttaminen innosti monia. Jotkut opettajat kutsuivat kollegan omaan luokkaansa seuraamaan opetusta ja teknologian hyödyntämistä.”

Myös teknisten vaikeuksien voittaminen tuotti tyydytystä. Aluksi kaikki oli mennyt pieleen, mutta sitten pulma saatiin ratkaistua yhdessä.

”Lyhyen teknostressipiikin jälkeen olikin herännyt paljon myönteisiä tunteita teknologiaan liittyen. Siksi näitä molempia puolia – teknostressiä ja teknoimua – on tärkeää tutkia. Minua kiinnostaa, miten ne vaihtelevat esimerkiksi digimuutosten aikana.”

Perävaunuja, venetrailereita ja kuomuja valmistavassa Juncar Oy:ssä tehdään kokoonpanotyötä, jossa on paljon toistoliikkeitä. Koville joutuvat erityisesti selkä ja olkapäät.

MSK Group -konserniin kuuluvan Juncarin tehtaassa Lapualla työskentelee parikymmentä henkeä. Kolme vuotta sitten aloitettiin projekti, jonka tarkoitus oli keventää työkuormitusta, parantaa henkistä työhyvinvointia ja lisätä tuotannon tehokkuutta.

Esitimme kolme kysymystä Juncarin tuotantopäällikölle Henri Saarimaalle ja MSK Groupin työsuojelupäällikölle Teemu Suokolle:

1. Miten Juncarilla kevennetään työn kuormitusta?

Aluksi selvitimme kuormitusmittauksilla haitalliset työasennot. Kuvasimme kaikki työtehtävät videolle ja otimme sekuntikellolla aikaa, miten kauan työntekijä teki töitä esimerkiksi kädet hartioiden yläpuolella tai selkä etukumarassa.

Huomasimme, että eniten haitallisia työasentoja on perävaunujen kokoonpanossa. Komponentit ovat isoja, minkä takia työasentoja on vaikea hallita.

Osakokoonpanossa optimaaliset työasennot taas löytyvät helposti, kun työ tehdään säädettävän pöydän päällä.

Kuormitusmittausten pohjalta otimme käyttöön työkierron. Tasasimme sillä heti haitallista kuormitusta henkilöstön kesken. Moni työntekijä oli ollut pitkään samassa työpisteessä, ja tehtävien vaihtuminen teki työstä myös entistä mielekkäämpää.

Kuormitusmittausten avulla voimme kehittää työtä, vähentää haitallista kuormitusta ja näin ehkäistä työkyvyn ongelmia.

Muutimme myös tehtaan työtilat eli koko layoutin työntekijäystävälliseksi. Järjestimme esimerkiksi lisää työtilaa ja sujuvoitimme tuotantoprosessit. Suunnittelimme ja teimme kaikki muutokset yhdessä henkilöstön kanssa.

2. Miten kuormituksen keventäminen näkyy?

Henkilöstömme voi hyvin. Tehdas toimii aiempaa paremmin ja työt sujuvat ilman turhia häiriöitä. Ylimääräisen häslingin vähentyminen näkyy suoraan työkyvyssä, hyvinvoinnissa ja tuottavuudessa.

Seurasimme projektin aikana HappyOrNot-mittarilla, millaiset fiilikset työntekijöillä oli työpäivistään. Mittari oli alussa tummanpunaisella, mutta seurannan lopussa fiilikset olivat nousseet pohjalta huippulukemiin.

Kuormituksen keventäminen näkyy meillä myös kustannussäästönä. Esimerkiksi sairauspoissaolot putosivat vuoden aikana 390 päivästä 130 päivään. Meillä ei ole myöskään ollut yhtään tapaturmaa kahteen vuoteen.

Projektin aikana kokonaistuottavuus parani jopa viisi prosenttia. Pysymme nyt paremmin tuotantovaatimuksissa, mikä osaltaan keventää henkistä kuormitusta.

3. Antaisitteko kolme vinkkiä kuormituksen keventämiseen?

Suunnittele järjestelmä, jonka avulla jokainen pystyy hallitsemaan työtään. Meillä tuotannon jokainen työntekijä tietää etukäteen, mitä hänen pitää tehdä, mitä hän tarvitsee työssään ja missä kaikki tavarat ovat.

Työntekijäystävällisessä layoutissa työt sujuvat eikä tule turhia häiriöitä ja sitä kautta henkistä kuormitusta.

Panosta itse työntekoon, siihen, miten työ tehdään sujuvasti. Meillä esimerkiksi kehitettiin tuotantoon erilaisia työn kuormitusta keventäviä ja työtä helpottavia apuvälineitä, kuten kääntölaitteita ja muotteja, joissa on säätömahdollisuuksia.

Toteuta työkierto niin, että seuraava työtehtävä kuormittaa eri lihasryhmiä kuin aiempi tehtävä. Huolehdi erityisesti, ettei siirrytä samaan tapaan haitallisesti kuormittavaan työtehtävään. Selvitä ensin eri työtehtävien haitalliset työasennot.

Kuva: Juncar Oy