Verkkokaupan porukka selätti kasvukivut – ”Selkeys saa työn sujumaan”

Selvyys siitä, mitkä hommat kuuluvat kenellekin. Selkeä viestintä. Nämä ovat ykkösasiat työhyvinvoinnin kannalta, sanoo yrittäjä Tiina Skinnari Disturb Scandinavia Oy:stä.
Disturb Scandinavia Oy:n työporukka

Marja Sarkkinen

Joka iltapäivä kello kolme keminmaalaisen Disturb Scandinavia Oy:n väki kokoontuu sohvaryhmälle, joka on heidän toimitilojensa keskusaukiolla. Pikapalaverissa he sopivat seuraavan päivän aikataulut ja työnjaon.

”Palaverin jälkeen jokainen tietää, mihin tehtävään aamulla ryhtyy”, kertoo yrittäjä Tiina Skinnari.

Viimeksi kuluneen vuoden aikana hän on todennut, että pienilläkin sisäisen viestinnän käytännöillä voi olla iso vaikutus arjen sujumiseen ja työhyvinvointiin.

Skinnari on vuodesta 2011 lähtien pyörittänyt puolisonsa Petrin kanssa verkkokauppaa, joka myy ”street-tyylisiä” vapaa-ajan vaatteita. Asiakaspalvelussa, varastossa ja markkinoinnissa työskentelee 11 vakituista työntekijää ja vaihteleva määrä osa-aikaisia.

Yrityksen kasvuvauhdista kertoo liikevaihdon kehitys: Viisi vuotta sitten liikevaihto oli puoli miljoonaa euroa ja sitä seuraavana vuonna 2,1 miljoonaa. Toukokuussa 2018 päättyneen tilikauden liikevaihto oli jo 2,5 miljoonaa euroa.

Työtehtävät voivat vaihdella

Tiina Skinnari sanoo, että kasvuun ja muutokseen liittyy omat haasteensa ja kasvukipunsa. Pienessä yrityksessä yhdenkin rattaan puuttuminen näkyy ja tuntuu:

”Jos yksi työntekijä esimerkiksi joutuu sairauslomalle, muiden tehtävät voivat muuttua. Työntekijöitä pitää ehkä siirtää asiakaspalvelusta varastoon tai toisinpäin. Meillä työhön ei voi suhtautua niin, että hoitaa jatkuvasti yhtä ja samaa tehtävää.”

Kasvukivut ja niihin liittyvä hämmennys johtivat runsas vuosi sitten siihen, että Disturb Scandinavia päätti osallistua Tuottavat tomintamallit (TuotTo) -hankkeeseen. Sen yhtenä tavoitteena on kehittää mikro- ja pk-yritysten toimintatapoja ja lisätä työyhteisöjen voimavaroja. Hankkeessa on mukana muun muassa Työterveyslaitos.

”Tarvitsimme ulkopuolista peilipintaa ja tällaisen hankkeen, jossa pääsimme puimaan yrityksen muutosvaiheen asioita”, Skinnari sanoo.

Palaverit saivat ryhtiä

Työterveyslaitoksen erikoistutkija Hilkka Ylisassi keskusteli yrittäjien ja verkkokaupan jokaisen työntekijän kanssa kahden kesken. Hän selvitti, mitkä asiat heidän mielestään toimivat ja mitkä taas haittaavat työn sujumista.

Yrityksen kehityskaarta ja kehittämiskohteita käsiteltiin myöhemmin koko porukalla työpajoissa. Samalla sovittiin, mitä työtapoja lähdetään parantamaan.

Tiina Skinnari kiteyttää muutoksen niin, että selkeys on lisääntynyt. Se näkyy esimerkiksi palaverikäytännöissä. Päivittäisten pikapalavereiden ansiosta seuraavan päivän ohjelma on jokaisen tiedossa. Keskiviikkoisin pidettävät viikkopalaverit ovat jämäköityneet:

Niissä on entistä selkeämpi runko ja asialista. Muistiotkin tehdään. Viikkopalavereissa käydään läpi esimerkiksi, miltä edellisen kuukauden myynti näyttää, millaisia kampanjoita on tulossa ja mitä asioita kukin ottaa hoitaakseen. Asialistalla on aina pöllökierros.

”Pöllökierroksen aikana puhuja saa turvakseen pehmopöllön. Se on oma hetki, jolloin saa tuoda esiin päällimmäisen ajatuksensa tai fiiliksensä. Voi kertoa vaikkapa innostuksestaan tai siitä, että tänään on vähän huono päivä”, Skinnari sanoo.

Havaintoja sähköiseen tauluun

Työyhteisön sisäisessä viestinnässä käytetään myös sähköisiä työkaluja Trelloa ja Skypeä.

Varsinkin Trello on tärkeä. Sen ”havaintotauluun” kirjataan omia havaintoja. Ne voivat liittyä vaikkapa verkkokauppa-alustan toimivuuteen tai tiettyyn tuotteeseen. Trellossa on myös ”tsemppitaulu” onnistumisia ja muita ilahduttavia asioita varten. Molempien taulujen merkinnöistä jutellaan viikkopalaverissa.

Skypessä on Työporukka-niminen ryhmä, jossa viestitään kaikkia koskevista asioista. Viimeksi Tiina Skinnari laittoi sinne tietoa yrityksen tarjoamasta työhyvinvointiedusta. Varaston ja asiakaspalvelun ihmiset taas viestivät Skypessä esimerkiksi asiakkaan tilauksesta, jonka hoitamiseen liittyy jotain tavallisesta poikkeavaa.

”Naamatusten on tietysti helpointa keskustella. Skypen etuja ovat nopeus ja se, että viestit jäävät muistiin.”

Entistä mielekkäämpää työtä

Hankkeen aikana Disturb Scandinaviassa käytiin läpi kaikkien toimenkuvat – myös yrittäjäpariskunnan. Se selkeytti, kuka mistäkin vastaa ja kenen kanssa mistäkin asiasta on syytä puhua.

Kaikenlaisen epäselvyyden väheneminen on tuottanut tulosta:

”Työhyvinvointi on parantunut, työ sujuu entistä paremmin ja yhteinen kehittäminen on lisääntynyt. Työntekijät ovat saaneet vaikuttaa oman toimenkuvansa muotoutumiseen, ja oma työ koetaan aiempaa mielekkäämmäksi”, luettelevat Työterveyslaitoksen Hilkka Ylisassi ja vanhempi asiantuntija Arja Ala-Laurinaho.

Tiina Skinnari sanoo, että sisäisen yhteistyön paraneminen on ollut heidän työpaikalleen hieno juttu. Sen lisäksi yritys on saavuttanut ulkopuolistakin tunnustusta: kesällä Lapin Yrittäjät valitsi Skinnarin vuoden 2018 Lapin nuoreksi yrittäjäksi ja Disturb Scandinavia sai Suomen paras verkkokauppa -palkinnon OP:n järjestämässä kilpailussa.

”Verkkokauppamme tähtää edelleen kasvuloikkaan. Seuraavaksi haemme kasvua kansainvälisiltä markkinoilta”, Skinnari kertoo.

Jaa sisältö somessa!