Vaikutukset osaamiseen

Laitetieto tarkoittaa digivälineen kuten tietojärjestelmän teknisten ominaisuuksien hallintaa. Se on ymmärrystä siitä, mitä järjestelmällä voi tehdä.

Laitetieto sisältää konkreettista tietoa esimerkiksi tietojärjestelmän rakenteesta, ominaisuuksista ja toiminnallisuuksista sekä sen automatiikasta ja yhteyksistä muihin järjestelmiin ja tietokantoihin.

Laitetieto on välttämätöntä perustietoa, jotta välinettä pystyy käyttämään sujuvasti ja oikein.

Käyttötieto tarkoittaa ymmärrystä siitä, miten järjestelmää käytetään käytännössä erilaisissa työtilanteissa ja työprosessin eri vaiheissa.

Käyttötieto kytkee siis järjestelmän käytön työprosesseihin ja työtehtäviin: mitä järjestelmän osioita tai toimintoja tarvitaan missäkin vaiheessa työtä.  Hyvän käyttötiedon avulla tiedän, ”miten minä suoritan tietyn tehtävän järjestelmän avulla.”

Käyttötietoa opiskeltaessa on hyvä vertailla, miten tehtävä ennen tehtiin ja miten se tehdään uudessa prosessissa uudella välineellä; onko jostain luovuttava, opittava pois - ja mikä taas säilyy, tehdään niin kuin ennenkin.

Esimerkki: Tehokkuutta korjaamon varastotoimintaan

• Korjaamossa on saattanut olla käytäntö, että yleisempiä varaosia on omassa työpisteessä ”riittävä” kasa, ja aika ajoin haetaan varastosta uusia tilalle.  Toinen henkilö inventoi sitten varastoa parin viikon välein: mitä hyllyissä on, mitä pitää tilata.
   
• Varastojärjestelmä automaattisine tilausrajoineen vaatii, että jokainen kirjaa tarvitsemansa osat heti varastosta noudon yhteydessä. Omalla työpisteellä saa olla vain kyseiseen työrupeamaan tarvittavat osat kerralla.
   
• Inventointia ei tehdä erikseen, ja osien tilaukset tapahtuvat automaattisesti, kun sovittu tilausraja alittuu. Koko varastotoiminnan ajantasaisuus ja tehokkuus riippuu siitä, että kaikki toimivat uuden käytännön mukaan.

Osa tehtävistä voi järjestelmän myötä poistua kokonaan, ja joitakin uusia tehtäviä voi tulla tilalle. Siksi digivälineiden ja järjestelmien käyttöönotossa ja opettelussa on tärkeää tarkastella työkokonaisuutta laajemmin. Näin vältetään mahdollinen päällekkäinen työ ja sekaannukset uusien ja vanhojen käytäntöjen välillä.

Uudet tehtävät ja käytännöt edellyttävätkin ymmärrystä uudesta toimintamallista.

Toimintamallitieto kertoo, miksi järjestelmää käytetään ja mikä on sen merkitys yrityksen toiminnalle.

Toimintamallitieto tarkoittaa laajaa ymmärrystä yrityksen tavoitteista, arvoista ja normeista, toimintaprosesseista ja käytännöistä. Toimintamallitieto auttaa ymmärtämään, miten järjestelmän käyttö tukee tavoitteiden saavuttamista, tehokasta ja sujuvaa kokonaistoimintaa sekä laadukasta palvelua. Se luo pohjan järjestelmän yhdenmukaiselle käytölle.

Uudet tehtävät ja käytännöt edellyttävät ymmärrystä uudesta toimintamallista. Esimerkiksi omasta ”osien käsivarastosta” luopuminen voi tuntua turhauttavalta, ellei ymmärrä koko varaosavaraston toiminnan logiikan muutosta inventaarioista reaaliaikaiseen on-line-tietoon perustuvaksi, kuten esimerkissä edellä kuvattiin.

Toimintamallitieto on tärkeää myös jatkuvan kehittämisen kannalta. Se auttaa hahmottamaan, miten yrityksen toimintaa ja hyvää palvelua voi kehittää järjestelmän mahdollisuuksia hyödyntämällä. Toisaalta myös itse järjestelmää on kehittävä jatkuvasti vastaamaan yrityksen uudistuvaa toimintaa.

Digivälineen (kuten tietojärjestelmän) käyttöönottoprosessi sisältää seuraavat vaiheet, jotka kuviossa ovat pystyrivejä:

1. Suunnittelu ja valmistautuminen: Hahmotetaan, millaista toimintamallia järjestelmän tulisi edistää. Kiteytetään, mitä tämä edellyttää järjestelmältä, mikä on laitteen tekninen ympäristö/ järjestelmäkokonaisuus (järjestelmän tekninen suunnittelu). Tämä vaihe kestää usein kuukausia, jopa muutaman vuoden.
2. Käyttöönottovaihe: Luovutaan vanhasta järjestelmästä ja siirrytään uuden järjestelmän käyttöön. Tämä vaihe kestää muutamia viikkoja tai kuukausia; prosessin kokonaiskeston kannalta se on intensiivinen, paljon työtä vaativa ”rysäys”, jossa päästään alkuun järjestelmän käytössä.
3. Käytön vakiinnuttaminen: Opitaan järjestelmän tehokas ja sujuva käyttö. Uusien rutiinien, käytäntöjen ja erilaisten häiriötilanteiden hallinta vie tyypillisesti joitakin kuukausia – vuoden.
4. Arviointi ja kehittäminen: Järjestelmän ja toiminnan kehittäminen on jatkuva rinnakkainen prosessi. Järjestelmä on aina tavalla tai toisella keskeneräinen ja kehittyvä, ja kokemusten myötä parannetaan niin järjestelmää kuin toimintaakin sekä tunnistetaan uusia tapoja hyödyntää järjestelmää.

Käyttöönoton eri vaiheissa painottuvat erilaiset oppimisen kohteet, jotka kuviossa ovat vaakarivejä:

• Ensin toimintamallitieto: henkilöstön yhteinen kokonaiskuvan hahmottaminen luo perustan ja motivaation kehittää yhdessä uusia prosesseja, käytäntöjä ja niitä tukevaa järjestelmää.

Siksi jo suunnittelun alkuvaiheessa on keskusteltava, millaista toimintamallia tavoitellaan, ja millaisilla järjestelmillä ja välineillä sitä parhaiten tuetaan. Tämä tukee myös järjestelmän teknisten vaatimusten määrittelyä.

Toimintamallitieto helpottaa myös konkreettista järjestelmän käyttöönottoa, kun henkilöstölle on selvää, mistä vanhoista käytännöistä samalla luovutaan ja mitä uusia periaatteita työssä on jatkossa noudatettava.

• Käyttötieto rakentuu prosessin kuluessa: Kun toimintamallista on hahmo, voidaan suunnitella työprosessit ja työtehtävät tarkemmin sekä tarkastella, miten ne toteutetaan uusien välineiden avulla. Mikä muuttuu nykyisestä tavasta?

Samalla tarkentuvat järjestelmän vaatimukset: millaista tietoa eri työtehtävissä tarvitaan ja tuotetaan, miten tehtävät ja järjestelmät liittyvät toisiinsa ja kokonaisuuteen.

• Laitetiedon opettelu lähellä käyttöönottovaihetta: järjestelmän teknisen hallinnan varmistaminen painottuu lähelle varsinaista käyttöönottovaihetta.

Järjestelmän rakenne, ikkunat, valikot, toiminnallisuudet ja monet käytön yksityiskohdat pysyvät mielessä, kun niitä pääsee heti toteuttamaan käytännössä.

Vaikka oppimisen pääkohde vaihtelee prosessin kuluessa, ovat osaamisalueet kuitenkin monin tavoin limittäisiä ja päällekkäisiä. Tieto ruokkii toistaan - kokonaiskuva luo motivaatioita opetalla järjestelmän yksityiskohtia, ja toimintojen toteutuksen yksityiskohtainen tieto voi puolestaan nostaa esiin tarpeen selventää uuden toimintamallin työnjakoja ja vastuita.

Kun toimintatapaa ja työprosessia luodaan ja opetellaan jo järjestelmän suunnitteluvaiheessa, järjestelmälle asetettavat vaatimukset täsmentyvät. Kehitetään siis rinnakkain sekä uutta järjestelmää että uutta toimintatapaa. Näin varmistuu, että järjestelmä tukee uudistuvaa työprosessia, käyttö on loogista ja työ sujuvaa.

Oppimisprosessin ja osaamisen kehittämisen keinojen merkitys korostuu, kun pelkän järjestelmän käytön tai digivälineen hallinnan sijaan tavoitteena on toiminnan uudistaminen yhdessä. Digiväline sekä mahdollistaa että edellyttää uudenlaisia työnjakoja ja työtehtäviä, ja se kannattaa huomioida osaamisen kehittämisen suunnittelussa.

Työssä oppiminen voidaan jakaa sopeutuvaan oppimiseen ja kehittävään oppimiseen:

Sopeutuva oppiminen

Sopeutuva oppiminen tarkoittaa sitä, että käyttäjä sopeutuu järjestelmän ominaisuuksiin ja sen edellyttämään toimintatapaan. ”Asiat opiskellaan sellaisina kuin ne ovat”.

• Sopeutuvan oppiminen painottuu usein käyttöönottovaiheessa: silloin on nopeasti päästävä kiinni uusiin tehtäviin ja järjestelmän peruskäyttöön. Tärkeää on, että kaikki käyttävät järjestelmää samalla tavalla.
• Osaamisen kehittäminen keskittyy perustoiminnan ja rutiinitehtävien hyvään hallintaan sekä usein toistuvien tyypillisten häiriöiden ja ongelmien ratkaisutapoihin.

Keinoja, joilla opiskellaan järjestelmän peruskäyttöä ja teknistä hallintaa:

• Käyttökoulutus ja harjoittelu luokkahuoneessa: järjestelmän rakenne, toiminnot, ohjeet, säännöt
• Järjestelmän simulaatio- tai testiympäristöt: harjoitustehtävät, käyttö erilaisissa työtilanteissa
• Itseopiskelu sähköisistä materiaaleista, videot: kertaus, tarkistukset
• Pikaoppaat: ”tee näin”, ”5 askelta tehtävän suorittamisessa”, lyhyet kuvalliset etenemisoppaat tietyn keskeisen tehtävän suorittamiseksi.

Sopeutuva oppiminen on tärkeää esimerkiksi rutiinien opettelussa.

Kehittävä oppiminen

Kehittävä oppiminen tarkoittaa sitä, että yhdessä suunnitellaan, miten tätä järjestelmää tässä työssä ja yrityksessä voidaan optimaalisesti soveltaa ja käyttää. Kehittävässä oppimisessa kehitetään yhdessä uusia käytäntöjä.

• Kehittävää oppimista tarvitaan järjestelmän suunnitteluvaiheesta alkaen: ensinnäkin pohditaan, miten työprosesseja ja tehtäviä kannattaa kehittää, jotta järjestelmästä saadaan suurin hyöty, ja toiseksi pohditaan myös, miten järjestelmää täytyy kehittää, jotta se tukisi paremmin uusiakin työprosesseja ja työn tavoitteita.
• Kehittävä oppiminen on myös jatkuva prosessi. Osaaminen, toimintamalli ja käytännöt sekä järjestelmä kehittyvät yhteisessä arkisessa toiminnassa ja työssä oppien.
• Kehittävässä oppimisessa painottuu vaihtoehtojen punnitseminen, kriittinen arviointi ja hiljaisen tiedon näkyväksi tekeminen. Kehittävä oppiminen on tietoista vakiintuneiden ja vallitsevien käytäntöjen kyseenlaistamista, haasteiden ja ongelmien ratkaisemista ja uuden kehittämistä.

Kehittävä oppiminen ratkaisee ongelmia ja parantaa toimintaa.

Keinoja, joilla tuetaan yhteistä uuden oppimista, arvioivaa keskustelua ja kehittämistä:

• Keskeistä on mahdollistaa vuorovaikutus ja ajatusten vaihto erilaisten ryhmien ja käyttäjien välillä.

•  Yhteiset palaverit ja työpajat kasvokkain tai virtuaalisesti:
  • harjoitellaan yhdessä erilaisia käyttötilanteita ja vaihtoehtoisia ratkaisuja; tässä voidaan hyödyntää harjoitustehtäviä, simulaatioita ja testiympäristöjä
  • jaetaan käyttökokemuksia ja vinkkejä työssä kohdatuista ongelmista ja oivalluksista
  • selvitetään järjestelmän käyttöongelmia yhdessä
  • tunnistetaan uusia käyttötarpeita ja -kohteita
  • ideoidaan uusia ominaisuuksia järjestelmän jatkokehitykseen
• Virtuaaliset alustat: kirjataan kysymyksiä, ongelmia ja ratkaisuja sekä vinkkejä järjestelmän käytöstä, kirjataan kehitystarpeita ja ideoita uusista ominaisuuksista

Tärkeää on ymmärtää järjestelmät aina tavalla tai toisella keskeneräisiksi ja kehittyviksi, ja suunnitella alusta lähtien tavat, joilla järjestelmän käyttäjät voivat osallistua jatkuvasti toiminnan ja järjestelmän kehittämiseen.

1. Kun tietojärjestelmäkokonaisuuden uusiminen tuli ajankohtaiseksi, koko yrityksen henkilöstölle järjestettiin työpajat, joissa keskusteltiin uudesta toimintamallista ja järjestelmäkokonaisuudesta sekä niiden vaikutuksista työnjakoon ja jokaisen tehtäviin. Myös toiveita ja uhkakuvia kartoitettiin.

2. Järjestelmän avainkäyttäjät valittiin ja heidät otettiin mukaan suunnittelemaan järjestelmän toimintoja ja testaamaan sitä. Keinoina olivat mm. Teams-palaverit, koulutustilaisuudet, ominaisuuksien testaus ohjeiden mukaan, harjoittelu ja kokeilut testiohjelmalla, sekä ongelmien, ideoiden ja kysymysten kerääminen ja viestintä järjestelmätoimittajalle.

3. Kun käyttöönotto läheni, järjestettiin kertauksia toimintamallista (e-materiaalit toimintaperiaatteista).

4. Kouluttajat koulutettiin ja järjestelmän koulutusmateriaalit laadittiin ja hiottiin yhteistyössä avainkäyttäjien kanssa.

5. Järjestelmän teknisen hallinnan opettelu, mukaan lukien järjestelmän rakenne ja integraatio muihin järjestelmiin sekä automatiikka, aloitettiin Teams-koulutuksilla ja jatkettiin koulutustilaisuuksilla.

6. Kertausta varten laadittiin e-materiaalit yrityksen intranettiin sekä pikaohjeita eri toimintoihin.

7. Järjestelmän käytön kytkeytymistä työprosessiin tuettiin prosessikaavioiden ja muistilistojen avulla sekä opastamalla, miten järjestelmän valikot ja muut ohjeet tukivat työprosessin mukaista käyttöä.

8. Käyttöönoton jälkeen työssäoppimista tuettiin avainkäyttäjien avulla ja järjestämällä yhteisiä ns. toimistokohtaisia harjoittelupäiviä

9. Kertauksia Teamsin välityksellä järjestettiin työntekijäryhmäkohtaisesti käytön ongelmista: ”saa kysyä” -tilaisuudet.

10. Järjestelmäkokonaisuuden jatkokehitys alkoi kohdattujen ongelmien myötä; mm. raportteja ja yhteenvetoja kehitettiin työssä tarvittavan tiedon perusteella.