Digitalisaatio on keino kehittää toimintaa

x

Tämän sivun avulla voit pohtia yrityksesi digitalisaation tavoitteita, perehtyä mahdollisiin haasteisiin ja onnistumisen edellytyksiin sekä syventää ymmärrystäsi digivälineiden vaikutuksesta työhön.

Digitalisaatio on keino kehittää yrityksen toimintaa: esimerkiksi työaikajärjestelmä, varastonhallinta, verkkokauppa tai digimarkkinointi tehostavat yrityksen toimintaa ja parantavat tuottavuutta.

Digivälineiden käyttöönotto muuttaa työtä ja toimintatapoja monin tavoin. Vaikutuksia voi olla esimerkiksi työprosesseihin, työnjakoon ja työtehtäviin. Myös tuotteet, asiakaspalvelu ja jopa koko liiketoiminta voivat uudistua.

Mitä digitalisaatiolla tavoitellaan?

Digitalisaation tavoitteena on uudistaa toimintaa, tehostaa prosesseja ja parantaa tuottavuutta. Digitalisaation ytimessä on erilaisten tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmien uudistaminen. Järjestelmien avulla tietoa saadaan kerättyä ja analysoitua niin prosesseista, työvaiheista ja laitteista kuin asiakkaista ja markkinoistakin.

Uuden ja tarkemman tiedon pohjalta voidaan myös kehittää uusia tuotteita ja palveluita tai esimerkiksi saada uusia asiakkaita.

Uudistus- ja kehitystarpeita on usein monenlaisia rinnakkain ja päällekkäin.  PK-yritysten uudistustarpeen taustalla on usein yrityksen kasvu, johon liittyy niin kehitysmahdollisuuksia kuin haasteitakin:

  • Toiminta laajenee: lisää tilauksia, määrät kasvavat, useampia tuotteita ja palveluita tarjottavissa
  • Asiakaskunta muuttuu tai laajenee, asiakastarpeiden muutos
  • Uusia tuotteita ja palveluita
  • Uusia tilatarpeita (varasto, tuotantotila, huolto, palvelu), tilojen toimivuus
  • Markkinoinnin merkitys kasvaa: erottautuminen kilpailijoista, näkyvyys
  • Lisää henkilökuntaa
  • Yrittäjän roolissa on muutospaineita – työnjako muuttuu
  • Uusia toimintatapoja otetaan käyttöön

Kun tarve on kehittää koko toimintaa, tuotantoa ja palvelua, uusi tietojärjestelmä on yksi keino saada toiminta paremmin haltuun ja suunnitelmallisemmaksi.

Erilaisia digitalisaation tavoitteita

Tunnistatko näistä omiasi?

Pohdittavaa!

Mitä sinun yrityksesi tavoittelee digitalisaatiolla? 

Ikoni jossa on lamppu.
  • työprosessien tehostamista?
  • automaatiota ja prosessihallintaa?
  • asiakastietoa ja markkinoinnin tehostamista?
  • palvelu- tai tuotekehitystä?
  • ajantasaista tietovarantoa?
  • yhteistä tilannekuvaa?

Miten työ muuttuu ja toiminta kehittyy?

Tutustu digin tuomiin muutoksiin ja mahdollisuuksiin. Jäsennämme digin vaikutuksia työhön seuraavan kuvan avulla. 

Kuvio perustuu Työ toimintajärjestelmänä, Engeström 1987/2015 malliin. 

Erilaisia järjestelmiä

Ikoni jossa on robotti.
  • Pienimissäkin yrityksissä on ainakin kirjanpito- ja talousjärjestelmiä, joissa on osto-, tilaus-, myynti-, ja palkanlaskentatoimintoja.
  • Suuremmissa yrityksissä ja seuraavaksi harkittavana järjestelmänä on tyypillisesti varastonhallinta- tai jokin tuotannon ajoittamiseen ja suunnitteluun liittyvä järjestelmä.
  • Monissa yrityksissä mietitään myös, miten somea voisi hyödyntää. Miten Facebook, Twitter, Instragram ja LinkedIn luovat yrityskuvaa ja ovat osa yrityksen myyntiä, markkinointia ja muuta viestintää?
  • Verkkokauppa korostui erityisesti koronan myötä niissäkin yrityksissä, joissa sitä aiemmin ei pidetty tarpeellisena. Erilaiset asiakkaiden käyttämät ajanvaraussovellukset ovat keskeisiä palveluyrityksissä, kuten kampaamoissa tai hierontapalveluissa,
  • Joissakin yrityksissä keskeisiä ovat myös logistiikka- tai kuljetusten hallintajärjestelmät tai jotkin oman toimialan kannalta keskeiset erityisjärjestelmät.
  • Yrityksessä voi olla erilaisia koneiden tai laitteiden ohjelmointijärjestelmiä.
  • Lisäksi on monenlaisia toimistosovelluksia: excel, word, photoshop, corel jne.

Viisi vinkkiä: Järjestelmien sujuva käyttöönotto

  1. Mieti mitä yrityksesi tavoittelee digivälineiden tai tietojärjestelmien käytöllä
  2. Mieti, millaista uutta toimintamallia ja toimintatapaa järjestelmät mahdollistavat – ja ehkä myös edellyttävät
  3. Pohdi konkreettisia työtehtäviä, työprosesseja ja työnjakoja: miten työ muuttuu uusien välineiden myötä
  4. Pohdi, kuka tarvitsee millaista osaamista, jotta uudet tehtävät ja järjestelmän käyttö sujuvat hyvin
  5. Varaa riittävästi aikaa ja osallista henkilöstön pohdintaan! – se on osa koulutusta uuteen toimintamalliin

Lähteet ja kirjallisuutta

Ikoni jossa on kirja.