Kymmenen kysymystä ajanhallinnasta

Miten priorisoida, kun tehtäviä tulee monelta suunnalta ja kaikki saatteella "kiireellinen"? Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta vastaa ajanhallintaa koskeviin kysymyksiin.
Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta

Marja Sarkkinen

Tutkija Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta tutkii ja kehittää ratkaisuja työntekijöille, joiden työpäiviä leimaavat kiire, keskeytykset ja pirstaleiset tehtävät. Hän on erikoistunut varsinkin asiantuntijoiden ajanhallintaan. Yli-Kaitala vastasi ajanhallintaa koskeviin kysymyksiin Twitterissä marraskuussa 2017. Tähän on koottu kysymyksiä ja hieman laajennettuja vastauksia niihin:

1. Miten työtehtävien priorisoinnissa pääsisi alkuun?

Priorisointi edellyttää, että tietää, mitkä asiat tulee laittaa tärkeysjärjestykseen. Käy läpi käynnissä ja suunnitteilla olevia tehtäviäsi. Mieti kunkin tehtävän tärkeyttä ja sitä, mihin kokonaisuuteen se liittyy.

2. Miten priorisoida, kun tehtäviä tulee monelta suunnalta ja kaikki saatteella "kiireellinen ja tärkeä"?

Kannattaa valita esimerkiksi viikoittain 1–3 tärkeintä tehtävää tai kokonaisuutta, jotka haluaa saada valmiiksi tai joita haluaa edistää. Niitä valitessa on hyvä pitää kirkkaana mielessä oman työn ydin. Kun tehtäviä tulee, priorisoi ne, jotka liittyvät tärkeiksi määriteltyihin kokonaisuuksiin. Mahdollisuudet tehdä valintoja tietysti vaihtelevat työn mukaan, mutta "ei" on usein oleellinen sana ajanhallinnassa. Pyyntöjä kannattaa myös tarkastella kriittisesti: kuinka tärkeitä ne oikeasti ovat? Lisäksi on hyvä muistaa, että kiireellinen ei suinkaan aina tarkoita tärkeää.

3. Miten pitää oma keskittyminen tietyssä hommassa, jos ajatukset meinaavat pyöriä jo seuraavissa tehtävissä?

Yksi keino on Pomodoro-tekniikka. Siinä keskitytään esimerkiksi 25 minuutin jaksoissa vain käsillä olevaan tehtävään ja pidetään jaksojen jälkeen lyhyt tauko. Tekniikkaa voi kokeilla Työterveyslaitoksen Ajanhallinta-sivuilta löytyvän Fokuskellon avulla.

4. Miten esimies voi tukea työntekijöiden ajanhallintaa?

Ajanhallinta ei ole vain yksilön ratkaistavissa oleva ongelma. Esimies tukee ajanhallintaa etsimällä yhteisiä, toimivia ratkaisuja. Hänen on tärkeää viestittää, että ajanhallinnan ongelmista voi aina tulla keskustelemaan.

5. Mikä auttaisi kiireistä esimiestä järjestämään aikaa lähiesimiestyöhön?

Työntekijöiden kohtaaminen on lähiesimiestyön ydintä. Se tulee parhaiten huomioitua, kun sille varaa oman, säännöllisen aikansa ja kertoo saatavilla olostaan työntekijöille. Jos työntekijöiden tapaamiseen ei tunnu riittävän aikaa muiden töiden puristuksessa, on syytä keskustella oman esimiehen kanssa työn organisoimisesta.

6. Mitä työyhteisön jäsenet voivat yhdessä tehdä ajanhallinnan hyväksi?

Yhteiset pelisäännöt, esimerkiksi sähköpostietiketti, turvaavat työrauhaa. Ajanhallinnan ongelmat ovat usein yhteisiä, joten ratkaisujakin kannattaa miettiä yhdessä.

7. Miten sovittaa uuden oppiminen arkeen, jossa työtehtäviä tupsahtelee yllättäen?

Tähän ei ole helppoa vastausta. Kannattaa muistutella itseään uuden oppimisen tärkeydestä, käyttää porkkanana siitä usein syntyvää innostusta ja varata mahdollisuuksien mukaan säännöllisiä rakosia osaamisen kehittämiseen.

8. Miten saisi jotain ryhtiä sirpaleisen päivän ajankäyttöön?

Työpäiviin kannattaa varata keskittymisen mahdollistavaa aikaa, jolloin esimerkiksi sulkee sähköpostin. Vastaavasti myös reagointia edellyttävälle työlle on hyvä varata oma aikansa. Keskittymistä turvaavista säännöistä pitää sopia oman esimiehen ja työyhteisön kanssa.

9. Kannattaisiko samantyyppiset palaverit sijoittaa samalle päivälle?

Se on hyvä idea, sillä samankaltaisten asioiden keskittäminen voi edistää keskittymistä. Samanlaisten tehtävien välillä vaihtelu kuormittaa vähemmän kuin hyvin erilaisesta asiasta toiseen hyppääminen.

10. Mitä ajanhallinnan työkaluja suosittelisit asiantuntijatyötä tekeville?

Pomodoro-tekniikkaan perustuvan Fokuskellon lisäksi suosittelen ajoittaista oman työajan seurantaa. Se antaa käsityksen siitä, mihin aika kuluu. Esimerkiksi Suomen Ekonomien Aikani-mobiilisovellus tarjoaa työkalun ajankäytön seuraamiseen. Jonkinlainen tehtävätaulu auttaa jäsentämään töiden tekemistä. Esimerkiksi Trello-sovellus sopii erityisesti työryhmissä tehtävään työhön. Työterveyslaitoksen Fokus kateissa, aika palasina? -oppaaseen on koottu ajanhallinnan tekniikoita.

Jaa sisältö somessa!