Muistitutkija: kaikkien kannattaisi ryhtyä listaihmisiksi

Osallistu

Ihminen unohtaa nopeasti ja pystyy työstämään mielessään vain yhtä asiaa kerrallaan. Muistilista vapauttaa keskittymään tekeillä olevaan tehtävään.

Eikö muistilistojen käyttäminen laiskista muistia? Kysymys esitetään usein Työterveyslaitoksen erikoistutkijalle Virpi Kalakoskelle, kun hän luennoi muistin toiminnasta. Vastaus on ei.

”Työelämä tarjoaa muistille muutenkin ihan tarpeeksi harjoitusta, joten sen takia ei tarvitse jättää listoja tekemättä. Työuran jälkeen voi olla fiksua järjestää aivoille jumppaa”, Kalakoski sanoo.

Ihmisen kyky käsitellä tietoa on rajallinen: pystymme työstämään mielessämme vain yhtä asiaa kerrallaan. Muistilistat ovat yksi tapa vähentää muistin kuormittumista.

Kun tekee listan työtehtävistään, ei tarvitse koko ajan huolehtia, onko varmasti muistanut kaiken. Lista vähentää stressiä ja vapauttaa mielen keskittymään meneillään olevaan tehtävään.

”Jos heräilee yöllä ja jokin asia vaivaa, sekin kannattaa kirjoittaa ylös. Silloin voi luottaa siihen, että asiaan pystyy palaamaan aamulla”, Kalakoski vinkkaa.

Yliviivaaminen tuottaa tyydytystä

Muistilista auttaa jäsentämään, mitä seuraavaksi tekee ja mitä erityistä siihen asiaan liittyy. Virpi Kalakoski käyttää tarkoitukseen vihkoa, johon hän pari kertaa viikossa kirjoittaa käynnissä olevien projektiensa nimet.

Niiden otsikoiden alle hän listaa tehtäviään eli sitä, mitä pitää hoitaa tai tarkistaa, kenelle pitää lähettää viesti ja mitkä ovat kunkin projektin seuraavat askeleet.

”Vihkosysteemi sopii minulle. Irralliset paperit eivät pysyisi tallessa, ja vihkon sivuja kääntelemällä voin helposti palata aiempiin listoihin. Kun viivaan yli hoidetut tehtävät, näen työni edistyvän ja tunnen saavani jotain aikaan”, Kalakoski sanoo.

Jotkut pitävät sähköisistä tehtävälistoista. Kalakosken mielestä ne ovat hyviä esimerkiksi silloin, kun samaa listaa käyttää iso porukka.

”Kun on löytänyt itselleen mieluisan tavan tukea muistiaan, siitä kannattaa pitää kiinni. Tietyn rutiinin noudattaminen on tehokkaampaa kuin menetelmän vaihtelu.”

”Kyllähän minä nyt tämän muistan”

Tehtävien lisäksi monet listaavat ideoita ja esimerkiksi kiinnostavia artikkeleita. Tämäntyyppisiä asioita Virpi Kalakoski tallentaa puhelimensa Sticky Notes -nimisen sovelluksen ”keltaisille lapuille”.

”Muistitutkijana tiedän, että ihminen unohtaa nopeasti irralliset asiat. Silti minullekin tulee välillä se harha, että kyllähän minä nyt tämän muistan.”

Ideoiden listaaminen on hyödyllistä myös siksi, että kirjoittaminen auttaa hahmottamaan ajatuksia. Kun ideat näkee yhdellä silmäyksellä, pystyy hallitsemaan laajempia kokonaisuuksia kuin ilman listaa.

Yksi työelämän listatyyppi on tarkistuslista. Niitä käytetään aloilla, joissa työntekijöillä on suuri vastuu muiden turvallisuudesta. Tarkistuslista vähentää muistikuormaa ja siitä johtuvia virheitä.

”Esimerkiksi lentäjä käy aina ennen lentoa läpi tietyt asiat tietyssä järjestyksessä. Näin hän ei joudu toimimaan pelkän muistinsa varassa”, Kalakoski sanoo.

Listaihmisellä on hyvät rutiinit

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti kysyi lukijoilta, millaisia muistilistoja he tekevät töissä. Tässä on muutamia vastauksia:

  • Aamulla kirjaan post it -lapulle 3–5 tärkeintä työtäni sinä päivänä. Niiden viivaaminen yli tuottaa tyydytystä!
  • Teen listoja salasanoista. Työpajoja valmistellessani saatan listata asioita, joita pitää ottaa mukaan. Jos on työntäyteinen viikko, listaan asiat, jotka pitää saada hoidetuksi sen aikana. Käytän sähköistä kalenteria töiden suunnitteluun ja aikataulutan sinne työtehtäväni. Post it -lapuille kirjaan uusia ideoita.
  • Ennen lomaa listaan paperille, mihin minun pitää tarttua ensimmäisenä loman jälkeisenä työpäivänä. Kirjoitan aina myös ”tervetuloa töihin”. Lähtiessäni sujautan lapun tietokoneen näppiksen alle.
  • Olen ostanut kauniin muistikirjan ideoiden kirjaamista varten. Se kulkee mukanani kaikkialle.
  • Teen joka viikko listoja työtehtäviini liittyen. Erityisen tärkeiksi listat osoittautuvat viikonlopun jälkeen, kun pääsee taas heti kiinni asioihin eikä tarvitse selailla sähköpostista edellisen viikon viestejä. Tehtyjen asioiden yliviivaaminen on aina yhtä nautinnollista.
  • Olen ehdottomasti listaihminen! Vapaalla teen listoja lahjaideoista kummilapsille ja kirjoista, jotka aion lukea. Töissä teen listoja kiinnostavista puhujista työpaikan tilaisuuksiin, ajatuksista tapahtumien järjestämiseen yms.

Virpi Kalakosken mukaan ”listaihmiset” eivät ole tavallista huonomuistisempia. He ovat kehittäneet itselleen hyvät, muistia tukevat rutiinit.

”Minusta kaikkien kannattaisi olla vähän listaihmisiä”, Kalakoski sanoo.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös näihin:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Virheitä pelätään paljon enemmän kuin olisi tarpeen. Siksi meiltä jää valtava potentiaali käyttämättä. Haluan rohkaista ihmisiä jakamaan epäonnistumisen kokemuksensa yhteiseksi hyväksi, sanoo Mika Sutinen.

Sutinen tunnetaan yrittäjänä ja pitkän linjan toimitusjohtajana. Viimeksi hän oli toimitusjohtaja lemmikkieläintarvikkeita myyvässä Musti ja Mirri -liikeketjussa. Sinä aikana ketju kasvoi kooltaan kymmenkertaiseksi ja samalla Suomen kansainvälisimmäksi vähittäiskauppaketjuksi.

Nykyisin hän toimii pääomasijoittaja Vaaka Partners Oy:n industrial partnerina ja hallitusammattilaisena useissa yhtiöissä. Sutinen kertoo, että kyky elää mokaamisen riskin kanssa on auttanut häntä menestymään.

”Olen opetellut kaksi taitoa, joista kumpikaan ei ole ollut minulle synnynnäinen. Ensinnäkin olen opetellut kokeilemaan ja yrittämään uutta sitkeästi, vaikka epäonnistumisen riski olisi suuri. Toiseksi olen pakottanut itseni raadollisen rehelliseksi virheistä oppimisen äärellä.”

Sutinen puhuu virheistä oppimisen kulttuurista Työterveyslaitoksen Nolla tapaturmaa -foorumin seminaarissa Turvallisuus on tekoja, joka pidetään Kuopiossa toukokuussa 2019.

Virhe on teko, josta ei opita

Meille on luontaista selittää asiat parhain päin niin, ettei epäonnistumista tarvitse kohdata. Mokan paljastuminen hävettää. Siksi virheitä ei analysoida, vaan porskutetaan kohti mukavampia asioita.

Mika Sutisen mukaan oppiminen vaatii kuitenkin epäonnistumisten analysoimista ja saadun opin jakamista koko organisaatioon. Kannattaa luoda kulttuuri, joka rohkaisee ihmisiä tuomaan omat epäonnistumisensa muiden tietoon.

Sutinen määrittelee virheen teoksi, josta ei opita mitään. Onnistumisesta oppiminen voi olla vieläkin vaikeampaa:

Organisaatiossa on onnistuttu, mikä näkyy esimerkiksi hyvistä myyntiluvuista. Jos ei tiedetä, mistä hyvä tulos johtuu, ollaan epäonnistuttu. On toki hienoa, että menee hyvin. Jonkin ajan kuluttua ei välttämättä mene, ellei myös onnistumisten mekanismi ole tiedossa.

”Uskon, että lähes kaikissa organisaatioissa helpot asiat on jo tehty. Jäljellä on näitä vähän monimutkaisempia asioita toiminnan kehittämiseksi. Yritysten suurin kehityspotentiaali on virheistä ja onnistumisista oppimisen taidoissa.”

Yksi moka kirvelee edelleen

Mika Sutinen arvelee epäonnistuneensa vuosittain satoja tai jopa tuhansia kertoja. Joistain virheistä hän on oppinut enemmän, joistain vähemmän.

Sitten on joukko mokia, jotka ovat olleet ihan turhia – joko huolimattomuuden tai esimerkiksi väsymyksen aiheuttamia. Yksi niistä kirveltää Sutista kaikkein eniten:

Parikymmentä vuotta sitten eräässä yhtiössä jouduttiin toteuttamaan valtava henkilöstösaneeraus yhtiön pelastamiseksi. Kolmannes henkilökunnasta sai potkut. Irtisanomisten julkistamista edeltävänä iltana – tai pikemminkin yönä – tehtiin viimeisiä päätöksiä.

Sutinen oli lähettämässä perusteluja erään henkilön irtisanomisesta mielestään johtoryhmälle, mutta hän lähettikin aamuyöllä viestin irtisanottavalle itselleen.

”Se oli karmea moka, joka varmasti jätti asianomaiseen lähtemättömän jäljen. Pyysin sitä toki aikoinaan anteeksi, mutta luulen, ettei hän pysty koskaan täysin antamaan anteeksi. Tuskin hän on päässyt asian yli vieläkään. Tämä muisto nostaa yhä pienen hien pintaan.”

 

Mika Sutinen puhuu aiheesta ”Mahtava moka – matkalla systeemiseen virheistä oppimiseen” Nolla tapaturmaa -foorumin seminaarissa Kuopiossa 21.5.2019. Tutustu seminaarin ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan!

Sähköinen kalenteri täyttyy palaverivarauksista niin, että työpäivästä on jäljellä enää puolen tunnin rako kello 12:sta alkaen. Lopulta joku varaa senkin ajan kokoukseen. Se siitä lounaasta.

”Tilanne on tuttu monelle asiantuntijatyötä tekevälle”, sanoo Työterveyslaitoksen vanhempi tutkija Annina Ropponen, jonka erikoisalaa ovat työaika ja ajankäyttö.

”Miksi ihminen priorisoi oman asiansa niin tärkeäksi, että hänen on varattava kollegaltaan jopa se viimeinen puolituntinen? Onhan ilmiselvää, että siihen aikaan päivästä tarvitaan ruokatauko”, Ropponen hämmästelee.

Kokouskutsun lähettäminen käy muutamalla klikkauksella. Ehkä työkaverin aikataulujen ajattelu unohtuu sen takia. Ropposen mielestä kyse on myös siitä, kunnioitammeko toistemme ajankäyttöä. Ajankäytön ongelmiin tarjoaa ratkaisuja esimerkiksi Työterveyslaitoksen Aika & fokus -verkkovalmennus.

Kokouksia peräkkäin ja päällekkäin

Yksi sähköiseen kalenteriin liittyvä harmin aihe on, että kokousaikoja varataan päällekkäin tai tiiviisti peräkkäin: seuraava palaveri alkaa samalla kellonlyömällä kuin edellinen loppuu.

Niin tehdään, vaikka kalenterista kävisi selvästi ilmi, että osallistujan aiempi tapaaminen on toisella puolella kaupunkia. Jos tarkoitus on kohdata kasvokkain, paikasta toiseen siirtymiseen pitää varata aikaa.

Yhteisten kokousaikojen löytäminen voi olla työlästä. Annina Ropposen mukaan samalla vaivalla voisi kuitenkin huolehtia siitä, että osallistuminen on kaikille ylipäätään mahdollista.

”Päällekkäisten varausten takia osallistujat joutuvat pohtimaan, mitä tehdä, kenelle ilmoittaa tai pystyykö jostain lähtemään kesken pois. Näin kutsun lähettäjä tavallaan sälyttää työtään muille.”

Palaverikutsun saajallakin skarpattavaa

Annina Ropposen mielestä myös palaverikutsun vastaanottajilla on skarpattavaa. Kun kutsu kilahtaa sähköpostiin, kannattaa harkita tovi, ennen kuin klikkaa hyväksyvänsä sen. Esimerkiksi tällainen tilanne on kurja muille osallistujille:

Kutsu aamupalaveriin on lähetetty hyvissä ajoin ja lähettäjä on erikseen pyytänyt ilmoittamaan, jos ajankohta on jollekulle huono. Kaikki ovat hyväksyneet kutsun, mutta edellisenä iltana yksi osallistuja viestittää: Katsoin huomista kalenteriani vasta nyt. Myöhästyn alusta puoli tuntia.

”Muut ovat suunnitelleet päivänsä niin, että palaveri voi alkaa sovitusti. Yhden henkilön myöhästymisen takia kaikkia asioita ei ehkä ehditäkään käydä läpi tai ainakaan tarpeeksi perusteellisesti”, Ropponen huomauttaa.

”Ja jos myöhässä alkanut palaveri venyy, osallistujat alkavat myöhästyä taas seuraavista tapaamisistaan.”

Keskustelkaa töissä ajanhallinnasta

Annina Ropponen on pannut merkille, että palaveriajan varaaminen sähköisesti tekee siitä jollain tapaa ”anonyymiä” ja tunteetonta. Jos etsisimme sopivaa aikaa kasvokkain tai puhelimessa jutellen, toisten ajankäytön kunnioittaminen tuntuisi luonnolliselta.

”Työpaikalla kannattaa keskustella ajanhallinnasta ja luoda yhteisiä käytäntöjä palaverien varaamiseen. Pienetkin asiat voivat helpottaa elämää hurjasti.”

Yksi keino helpottaa kokousaikojen löytämistä on sähköisen kalenterin pitäminen ajan tasalla. Myös kalenterimerkinnöillään voi vaikuttaa. Ropponen itse tekee nykyisin 80-prosenttista työaikaa, ja vapaaviikot näkyvät hänen kalenterissaan. Tiistaisin ja perjantaisin siellä lukee, että hän on työpaikalla aikaisintaan kello 9.15.

”Minulla on kolmasluokkalainen poika, ja teen etätöitä niinä aamuina, jolloin hänen koulunsa alkaa yhdeksältä. Lähdemme kotoa yhtä matkaa. Olen aamuvirkku, ja muina päivinä voin tulla töihin vaikka seitsemältä.”

”Jos joku haluaa varata aamupalaverin, hän näkee kalenteristani heti, jos en pysty aloittamaan esimerkiksi kahdeksalta.”

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 3.2.2017.

Tasa-arvosta hyötyvät kaikki työntekijät. Kun edistetään naisten asiaa, edistetään myös meidän miesten asiaa, sanoo talent manager Julius Hurri Netlightista.

Yhtiö on perustettu parikymmentä vuotta sitten Ruotsissa, ja nykyisin sillä on toimisto yhdeksässä Euroopan kaupungissa. Viitisen vuotta sitten aloittaneessa Helsingin-toimistossa työskentelee noin 70 ohjelmistoalan asiantuntijaa.

Euroopan tasa-arvoinstituutti EIGE on nostanut Helsingin Netlightin hyvät käytännöt kymmenen parhaan joukkoon lähes sadan ehdotuksen joukosta kansainvälisessä projektissa Supporting work life balance and addressing women’s underrepresentation in the labour market: approaches and good practices in ICTsector.

Tasa-arvo on yrityksen kulmakivi. Työn ja muun elämän tasapainottamiseen kehitetään jatkuvasti uusia keinoja.

Tasa-arvo auttaa menestymään

”Meillä tasa-arvo ei ole pelkästään kaunis arvo, vaan kilpailutekijä, joka vie liiketoimintaa eteenpäin. Minulle itselleni se oli yksi syy tulla tähän firmaan”, Julius Hurri sanoo.

It-alalla naisia on selvästi vähemmän kuin miehiä. Tilastokeskuksen työssäkäyntitilaston mukaan toimialalla ”ohjelmistot, konsultointi ja siihen liittyvä toiminta” naisten osuus on noin 23 prosenttia. Naisten osuus alan opiskelijoista (tietojenkäsittely ja tietoliikenne) on noin 15 prosenttia.

Hurrin tehtäviin kuuluu muun muassa rekrytointi. Netlightissa kolmannes it-konsulteista on naisia.

”Haluamme tutustua alan parhaimpiin osaajiin. Teemme paljon töitä sen eteen, että tapaamme alalla työskenteleviä ja sitä opiskelevia naisia. Meillä ei ole koskaan varsinaisesti työpaikkoja auki, vaan rekrytoimme, koska meillä on mahdollisuus työllistää ja tarjota kasvupaikkoja.”

Hurri sanoo käyttävänsä osittain samoja keinoja kuin headhunterit eli suorahakukonsultit – sillä erotuksella, että headhunterit yleensä etsivät rekrytoitavia tiettyyn tarpeeseen.

Verkostot vetävät naisia alalle

Vuonna 2013 Netlight lanseerasi strategisen aloitteen, jonka nimi on Vostok. Se viittaa samannimiseen avaruuslentoon ja ensimmäiseen avaruudessa käyneeseen naiseen, kosmonautti Valentina Tereshkovaan.

Yksi osa Vostokia on suomalaisten ja ruotsalaisten it-alan yritysten verkosto TechEQ, jonka tavoitteena on tasa-arvon edistäminen ja naisten määrän kasvattaminen alalla. Verkostoon kuuluu satakunta yritystä.

Netlight on käynnistänyt toisenkin verkoston, The Code Pubin, joka on tarkoitettu alalla työskenteleville ja siitä kiinnostuneille naisille. Naiset järjestävät tapahtumia ja tuovat samalla esiin uratarinoitaan. Yhteisöön kuuluu Helsingissä 450 jäsentä, ja kansainvälisesti verkosto on aktiivinen kahdeksassa maassa.

Pätevistä ammattilaisista käydään it-alan yritysten kesken kilpailua. Netlightin Julius Hurri sanoo, ettei tasa-arvon edistäminen kuitenkaan ole kilpailua toisia vastaan:

”Jos keksimme tavan, jonka avulla naisten on hyvä olla meidän organisaatiossamme, jaamme sen mielellämme. Haastamme muita. Alan sukupuolijakauma on selvästi vääristynyt, joten sen muuttamiseksi pitää yhdistää voimat.”

Henkilöstöedut säilyvät perhevapaalla

Netlightissa ei ole linjaorganisaatiota eikä esimiehiä, mutta jokaisella työntekijällä on oma mentori. Häneltä saa tukea ja sparrausta esimerkiksi urakehitykseen sekä työn ja muun elämän yhteensovittamiseen. Mentori on kokeneempi kollega, joka on saanut rooliinsa koulutuksen.

Julius Hurrin mielestä työn ja perheen hyvä tasapaino on kytköksissä työpaikan kulttuuriin. Netlightissa kannustetaan viettämään aikaa perheen kanssa ja vaalitaan kulttuuria, jossa toisia autetaan. Rekrytoinnissa arvostetaan muun muassa empatiataitoja.

Toimiston perheelliset työntekijät ovat ideoineet, millaiset käytännöt tukevat vanhemmuuden ja työn yhdistämistä. Perhevapaalla olevat saavat käyttää kaikkia työterveyshuollon palveluja ja esimerkiksi työpuhelinta, kannettavaa tietokonetta sekä liikunta- ja kulttuuriseteleitä.

Toimistossa on leikkihuone, jota hyödyntävät varsinkin työpaikalla piipahtavat perhevapaalaiset lapsineen.

Perhevapaan jälkeistä työhönpaluuta helpottaa se, ettei pitkää päivää tarvitse tehdä. Työntekijät pystyvät vaikuttamaan tehtäviinsä ja työaikoihinsa. Tämä koskee muitakin kuin perheellisiä.

Palkasta ei tarvitse neuvotella

Netlightissa kaikki tietävät toistensa palkan eikä palkkaneuvotteluja tarvitse käydä. Palkkaan eivät siis vaikuta omat neuvottelutaidot eikä se, kenet firmassa sattuu tuntemaan hyvin. Avoin palkkamalli on sidottu urakehitykseen.

Malli perustuu siihen, että tiettyyn palkka- ja uratasoon kuuluvat tietyt vastuut ja osaaminen. Työntekijä tietää, millaisia asioita häneltä odotetaan seuraavalla tasolla ja milloin hän pystyy saavuttamaan sen.

Esimerkiksi Julius Hurrilla seuraava palkkataso sisältäisi mentoriksi ryhtymisen. Hän etenee sitä tavoitetta kohti hiljalleen.

”Haluamme välttää kaikki sukupuoleen liittyvät vääristymät. Mittaamme esimerkiksi sitä, kuinka pitkään ihmiset ovat kullakin palkkatasolla. Miehillä ja naisilla on melkein päivälleen saman pituisia aikoja per palkkataso”, Hurri kertoo.

Asiakkaat sitoutuvat tasa-arvoon

Netlightin ruotsalaiset perustajat huomasivat aikoinaan, että heidän mieskonsulttinsa saivat asiakkaiden luona naispuolisia konsultteja paremman vastaanoton. Tämä antoi sysäyksen yrityksen tasa-arvotyölle.

Nykyisin jokaiseen sopimukseen tulee kohta, jossa asiakas sitoutuu tekemään yhteistyötä tasa-arvoa edistäen ja ketään syrjimättä.

Hiljattain Julius Hurri sai palautetta henkilöltä, joka oli ollut Netlightin rekrytointiprosessissa. Hänellä oli aiempaa työnhakukokemusta useista muista yrityksistä.

”Tämä oli ollut ensimmäinen kerta, kun häntä haastatteli nainen teknisistä asioista. Monien firmojen rekrtytoinneissa HR-henkilö voi olla nainen, mutta kun aletaan puhua koodista ja kompetenssista, paikalle tulee mies. Olen ylpeä siitä, että suuri osa kovista teknisistä osaajistamme on naisia.”