Muistitutkija: kaikkien kannattaisi ryhtyä listaihmisiksi

Osallistu

Ihminen unohtaa nopeasti ja pystyy työstämään mielessään vain yhtä asiaa kerrallaan. Muistilista vapauttaa keskittymään tekeillä olevaan tehtävään.

Eikö muistilistojen käyttäminen laiskista muistia? Kysymys esitetään usein Työterveyslaitoksen erikoistutkijalle Virpi Kalakoskelle, kun hän luennoi muistin toiminnasta. Vastaus on ei.

”Työelämä tarjoaa muistille muutenkin ihan tarpeeksi harjoitusta, joten sen takia ei tarvitse jättää listoja tekemättä. Työuran jälkeen voi olla fiksua järjestää aivoille jumppaa”, Kalakoski sanoo.

Ihmisen kyky käsitellä tietoa on rajallinen: pystymme työstämään mielessämme vain yhtä asiaa kerrallaan. Muistilistat ovat yksi tapa vähentää muistin kuormittumista.

Kun tekee listan työtehtävistään, ei tarvitse koko ajan huolehtia, onko varmasti muistanut kaiken. Lista vähentää stressiä ja vapauttaa mielen keskittymään meneillään olevaan tehtävään.

”Jos heräilee yöllä ja jokin asia vaivaa, sekin kannattaa kirjoittaa ylös. Silloin voi luottaa siihen, että asiaan pystyy palaamaan aamulla”, Kalakoski vinkkaa.

Yliviivaaminen tuottaa tyydytystä

Muistilista auttaa jäsentämään, mitä seuraavaksi tekee ja mitä erityistä siihen asiaan liittyy. Virpi Kalakoski käyttää tarkoitukseen vihkoa, johon hän pari kertaa viikossa kirjoittaa käynnissä olevien projektiensa nimet.

Niiden otsikoiden alle hän listaa tehtäviään eli sitä, mitä pitää hoitaa tai tarkistaa, kenelle pitää lähettää viesti ja mitkä ovat kunkin projektin seuraavat askeleet.

”Vihkosysteemi sopii minulle. Irralliset paperit eivät pysyisi tallessa, ja vihkon sivuja kääntelemällä voin helposti palata aiempiin listoihin. Kun viivaan yli hoidetut tehtävät, näen työni edistyvän ja tunnen saavani jotain aikaan”, Kalakoski sanoo.

Jotkut pitävät sähköisistä tehtävälistoista. Kalakosken mielestä ne ovat hyviä esimerkiksi silloin, kun samaa listaa käyttää iso porukka.

”Kun on löytänyt itselleen mieluisan tavan tukea muistiaan, siitä kannattaa pitää kiinni. Tietyn rutiinin noudattaminen on tehokkaampaa kuin menetelmän vaihtelu.”

”Kyllähän minä nyt tämän muistan”

Tehtävien lisäksi monet listaavat ideoita ja esimerkiksi kiinnostavia artikkeleita. Tämäntyyppisiä asioita Virpi Kalakoski tallentaa puhelimensa Sticky Notes -nimisen sovelluksen ”keltaisille lapuille”.

”Muistitutkijana tiedän, että ihminen unohtaa nopeasti irralliset asiat. Silti minullekin tulee välillä se harha, että kyllähän minä nyt tämän muistan.”

Ideoiden listaaminen on hyödyllistä myös siksi, että kirjoittaminen auttaa hahmottamaan ajatuksia. Kun ideat näkee yhdellä silmäyksellä, pystyy hallitsemaan laajempia kokonaisuuksia kuin ilman listaa.

Yksi työelämän listatyyppi on tarkistuslista. Niitä käytetään aloilla, joissa työntekijöillä on suuri vastuu muiden turvallisuudesta. Tarkistuslista vähentää muistikuormaa ja siitä johtuvia virheitä.

”Esimerkiksi lentäjä käy aina ennen lentoa läpi tietyt asiat tietyssä järjestyksessä. Näin hän ei joudu toimimaan pelkän muistinsa varassa”, Kalakoski sanoo.

Listaihmisellä on hyvät rutiinit

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti kysyi lukijoilta, millaisia muistilistoja he tekevät töissä. Tässä on muutamia vastauksia:

  • Aamulla kirjaan post it -lapulle 3–5 tärkeintä työtäni sinä päivänä. Niiden viivaaminen yli tuottaa tyydytystä!
  • Teen listoja salasanoista. Työpajoja valmistellessani saatan listata asioita, joita pitää ottaa mukaan. Jos on työntäyteinen viikko, listaan asiat, jotka pitää saada hoidetuksi sen aikana. Käytän sähköistä kalenteria töiden suunnitteluun ja aikataulutan sinne työtehtäväni. Post it -lapuille kirjaan uusia ideoita.
  • Ennen lomaa listaan paperille, mihin minun pitää tarttua ensimmäisenä loman jälkeisenä työpäivänä. Kirjoitan aina myös ”tervetuloa töihin”. Lähtiessäni sujautan lapun tietokoneen näppiksen alle.
  • Olen ostanut kauniin muistikirjan ideoiden kirjaamista varten. Se kulkee mukanani kaikkialle.
  • Teen joka viikko listoja työtehtäviini liittyen. Erityisen tärkeiksi listat osoittautuvat viikonlopun jälkeen, kun pääsee taas heti kiinni asioihin eikä tarvitse selailla sähköpostista edellisen viikon viestejä. Tehtyjen asioiden yliviivaaminen on aina yhtä nautinnollista.
  • Olen ehdottomasti listaihminen! Vapaalla teen listoja lahjaideoista kummilapsille ja kirjoista, jotka aion lukea. Töissä teen listoja kiinnostavista puhujista työpaikan tilaisuuksiin, ajatuksista tapahtumien järjestämiseen yms.

Virpi Kalakosken mukaan ”listaihmiset” eivät ole tavallista huonomuistisempia. He ovat kehittäneet itselleen hyvät, muistia tukevat rutiinit.

”Minusta kaikkien kannattaisi olla vähän listaihmisiä”, Kalakoski sanoo.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös näihin:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Imen nykyään kaikkea työhyvinvointiin liittyvää, sillä uutta elämäntapaa on vaikea ylläpitää.

Näin helsinkiläinen yrittäjä Mirka Olin perustelee osallistumistaan Työterveyslaitoksen Virtaa palautumisesta -verkkokoulutuksen yrittäjäryhmään keväällä 2019.

”Koen huonoa omaatuntoa, jos en yrittäjänä tee pitkää päivää enkä ole viikonloppuja töissä. Tarvitsen lisävahvistusta elämäntapaan, joka olisi kestävämpi ja parempi.”

Olin puhuu uudesta elämäntavasta, sillä hän – kuten harmillisen monet muut – on oppinut palautumisen merkityksen kantapään kautta.

”Perustin yhtiökumppanini kanssa oman teebrändin NORD-T:n syksyllä 2014. Tuoreena yrittäjänä tein töitä aamusta iltaan, ja saatoin mennä vielä ekstraduuniin, tarjoilemaan illaksi. Se oli hyvin hektistä elämää, ja ajatukset pyörivät koko ajan töiden ympärillä”, Olin kertoo.

”Taustalla oli ainakin osittain ajatus siitä, että kunnon yrittäjä on koko ajan töissä. Toinen syy oli raha, eli kun yrityksestä ei vielä saanut tarpeeksi tuloja, piti tehdä lisätöitä. Unet jäivät vähiin.”

Pari vuotta sitten Olin paloi loppuun ja tuli pakkopysähdys.

”Harjoittelen teetaukoja”

Nyt Mirka Olin on toipunut uupumuksesta. Hän sanoo, että parin viime vuoden aikana ajatukset työstä palautumisesta ovat heittäneet kärrynpyörän.

”Nykyään tärkeintä on oma ja yhtiökumppanin hyvinvointi. Olen oppinut, että yrittäjän pitää myös levätä ja pitää syödä.”

”Eikä lepääminen tarkoita, että makaa Netflixin pauloissa, vaan että menee vaikka ystävän luo iltateelle ja höpöttelee mukavia, tai sitä, että istuu laiturinnokassa ja katselee merta.”

Virtaa palautumisesta -verkkovalmennuksesta Olin sai nimenomaan vinkkejä arkeen: Miten saada rauhoituttua iltaisin? Miten syödä oikein? Miten tauottaa työpäivää fiksusti?

”Tämä vaatii toistoa ja muistutusta, ja hyvin pienillä muutoksilla voi olla iso vaikutus elämään. Harjoittelen parhaillaan, että pitäisin kahvi- eli teetaukoja niin kuin normaaleissa työpaikoissa”, Olin kertoo hymyillen.

”Myös se oli hyvä neuvo, että yhdistää uuden rutiinin jo olemassa olevaan rutiiniin, eli jos vaikka haluaa iltaisin venytellä, päättää tehdä sen aina hampaidenpesun jälkeen.”

Entisenä ravintola-alan työntekijänä Olin on kokenut ajattelutavan muutoksen myös suhteessa alkoholiin.

”On ollut normaalia, että voi ottaa pari lasillista illalla eikä se haittaa, mutta nykyään en halua ottaa yhtäkään, sillä uni heti kärsii.”

Yrittäjä ymmärtää toista yrittäjää

Verkkovalmennuksessa yrittäjäryhmä käy läpi aineistoja ja tekee tehtäviä yhtä aikaa, ja oppimisalustalla voi keskustella ja jakaa kokemuksia. Ryhmän tuoma vertaistuki ja tsemppi olivat Mirka Olinille hyvin tärkeitä.

”Parhaiten yrittäjää ymmärtää toinen yrittäjä.”

Yrittäjä onkin usein työhyvinvoinnin haasteiden kanssa yksin, mutta Olinin mielestä nykyinen työtapa on ylipäätään liian rankka ja vaatisi ravistelua.

”Kun kuuntelee palkkatöissäkin olevia ystäviä, niin tuntuu, että moni on uuvuksissa, ja meidän pitäisi olla jotain superihmisiä ja osata kaikki. Se on tosi raadollista.”

”Olen vastakarvaan sitä kaikkea: olen yrittäjä mutta en halua tehdä töitä 24/7. Tämä vaatii rohkeutta, ja esimerkiksi perjantaisin sähköpostissani lukee, että olen metsässä kehittämässä uusia teesekoituksia, palaan asiaan maanantaina.”

Samoja ongelmia on kaikilla

Teeyrittäjä Mirka Olin toivoisi, että työhyvinvoinnin ja palautumisen merkityksestä puhuttaisiin nykyistä enemmän. Että muistettaisiin, miten kaikki kompuroivat samojen ongelmien kanssa. Ja että itsestä huolehtiminen on yksinkertaista mutta vaikeaa. Saa ja kannattaa hakea apua.

Nykyisin Olin jopa tietoisesti näyttää muille, että on ok pitää taukoja:

”Jos työpäivän aikana tuntuu, että asia ei etene, irrottaudun hetkeksi vaikka kävelemällä talon ympäri tai joogaamalla – mikä voi akvaariotoimistossa herättää hämmennystä, mutta en välitä siitä.”

Kuva: John Lawson

Tekoäly, tekoäly, tekoäly! Hirveä hypetys ja kiihko – media sekoaa roboteista ja algoritmien uusista ulottuvuuksista. Mitä tämä oikein on?

”Tekoäly ei ole hieno vimpain tai kiiltävä robotti, joka laitetaan ihmisen paikalle. Eikä ole mahdollista ostaa ämpärillistä tekoälyä ja kaataa sitä työpaikalle”, sanoo Teemu Roos, tekoälyasiantuntija, tietojenkäsittelytieteen apulaisprofessori Helsingin yliopistosta.

”Haluan purkaa kaikkea mystisyyttä ja tähtisadetta tekoälyn ympäriltä. Tekoälystä puhuminen on vain osa laajaa digitalisaation jatkumoa”, Roos kuvaa.

Samaa rauhaa huokuu markkinointijohtaja Ville Valtonen Reaktorilta, joka on Roosin kanssa ollut toteuttamassa Helsingin yliopiston Elements of AI -verkkokurssia.

”Traktori ja moottorisaha tulivat aikoinaan pelkojen kera, ja niistä on selvitty. Ihminen ei katoa mihinkään.”

Myös Työterveyslaitoksen Työ, tekoäly ja ihminen -verkkokoulutuksen tavoitteena on tehdä tekoälystä arkipäiväinen asia. Koulutuksessa huomioidaan vahvasti se, että tekoäly on normaali osa työelämää. Kehittämispäällikkö Tiina Heusala, yksi koulutuksen asiantuntijoista, vannoo osallistamisen nimeen:

”Muutos on tullut jäädäkseen. Nyt tekoäly on tullut ihmisille terminä tutuksi, mutta sen hyödyntäminen tarkoittaa yksittäisiä projekteja siellä täällä. Täytyy ottaa laajemmin ihmisiä tähän mukaan.”

Tarvitaan yhdessä työstämistä

Selvä. Eli tekoäly on täällä ja se on osa isompaa työelämän murrosta. Meidän täytyisi ottaa se kunnolla haltuun, osallistua. Mitä tämä käytännössä tarkoittaa?

”Sitä, että tekoäly otetaan osaksi arkea, ihan kaikkien elämää. Jokaisen tulisi ymmärtää, mitä tekoäly on ja millaisia mahdollisuuksia tekoälyllä ylipäätään on”, Teemu Roos vastaa.

”Miksi bussikuskin, lastentarhanopettajan tai taiteilijan tulisi tietää tekoälystä? Minä en voi vastata siihen tarkalleen, vaan asiaa täytyy kysyä ihmisiltä itseltään. Eivät insinöörit yksin pysty pohtimaan, millaista on työ ja arki eri aloilla. Tarvitaan yhdessä työstämistä, monitieteistä pyörittelyä monesta näkökulmasta.”

Esimerkiksi Työ, tekoäly ja ihminen -verkkokoulutus antaa perustiedon tekoälystä ja sen käytöstä työelämässä, jolloin ihminen voi nähdä uudella tavalla ratkaisumahdollisuuksia omassa työssään. Tai jopa tekoälyn tuomia uusia liiketoimintamahdollisuuksia.

”Missaamme hyviä tilaisuuksia yhteiskunnassa, jos emme ymmärrä, mitä kaikkea kivaa tekoälyllä voi tehdä”, Roos toteaa.

Tieto hälventää pelkoa

Jos on tottunut siihen, että koodit, algoritmit, robotit ja tekoäly ovat jonkun muun tonttia, yksittäisen työntekijän rooli voi tuntua raskaalta: minäkö nyt kaiken puurtamiseni keskellä vielä tekoälyynkin perehtyisin?

”Niin, voi jäädä pelkäämään suurta tuntematonta tai ottaa selvää siitä ja huomata, ettei se ole mikään ihmelääke”, Ville Valtonen tokaisee.

Tieto, aktiivinen toimijuus ja avoimuus uudelle tuovat itsevarmuutta ja auttavat uuden vastaanottamisessa.

Tiina Heusala uskoo, että mahdollisuus vaikuttaa motivoi.

”Tärkeää on, että työntekijät ovat mukana tekemässä muutosta ja miettimässä, mitkä olisivat juuri meidän työpaikalla hyviä tapoja.”

Mielekästä ja ihmisen kokoista työtä

Hyvä, eli otetaan muutos vastaan yhdessä. Entä työhyvinvointi?

Tekoälyasiantuntijat korostavat sitä, että tekoälyllä nimenomaan voidaan automatisoida sellaista, mikä ihmiselle on vaikeaa tai tylsää, jolloin ihmiset saavat keskittyä sellaiseen, mihin heidän aivonsa on paremmin suunniteltu. Ja että tämä lisää hyvinvointia työssä.

Heusala kuitenkin muistuttaa, että todellisuus on moninainen. Esimerkiksi työtoimintojen automatisointien jälkeen on tärkeää miettiä jäljelle jäävän työn organisointia.

”Että se on mielekästä ja ihmisen kokoista. On kuultava ihmistä ja mietittävä, onko työ esimerkiksi vaativampaa, tylsempää, monipuolisempaa, mielekkäämpää” hän pohtii.

”Rutiini haastavien tehtävien lomassa antaa aivoille breikkiä. Se voi olla jollekulle hyvä keino tauottaa työtä, joten joskus rutiinitoimintojen automatisointi yksinään voi olla väärä ratkaisu ilman työn kokonaisuuden uudelleen muotoilua.”

Lisäksi Heusala painottaa johtajan roolia: on annettava aikaa, tilaa ja työkaluja muutokseen. Johtajien on otettava sekä oma että työntekijöiden osaamisen kehittäminen vakavasti.

Elinikäinen oppiminen ja itsensä tunteminen ovat nykyisen työelämän arkipäivää.

”Luottamusta oman työn tärkeyteen lisää sekin, että ymmärtää omia vahvuuksiaan ja vertaa niitä tekoälyn vahvuuksiin. Me ihmiset voimme olla ylpeitä omista vahvuuksistamme ja kehittää niitä.”

Kun puhun työpaikoilla ajanhallinnan ongelmista, kaikki nyökyttelevät. Ne ovat tuttuja monenlaisilla työpaikoilla – ja niihin on kova tarve saada ratkaisuja, sanoo tutkija Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta.

Varsinkin asiantuntijatyössä voi olla vaikea hahmottaa töiden kokonaisuuksia. Käynnissä on samaan aikaan useita tehtäviä ja projekteja, jotka kilpailevat työntekijän ajasta.

”Ei ole realistista, että antaa kaikkensa valtavaan määrään hommia. Se ei onnistu keneltäkään, eikä siitä pidä kantaa huonoa omaatuntoa.”

Yli-Kaitala on ollut kehittämässä Aika & fokus -verkkovalmennusta, joka tarjoaa asiantuntijatyöpaikoille ja yksittäisille osallistujille keinoja selvitä ajankäytön haasteista. Saimme Yli-Kaitalalta viisi vinkkiä ajanhallintaan:

1. Priorisoi työtehtäviäsi

Työtehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen auttaa rajaamaan työmäärää ja -aikaa. Mieti ensin tehtäviesi kokonaisuutta: mitä kaikkea sinun pitäisi saada aikaan? Yksi tapa priorisoida on luokitella tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:

  • kiireelliset ja tärkeät tehtävät
  • kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät

Ihmisillä on taipumusta keskittyä kiireellisiin ja tärkeisiin tehtäviin. Kiireellisyys ei kuitenkaan aina tee asiasta tärkeää. Varaa aikaa myös pitkän tähtäimen tärkeisiin ydintehtäviin, jotka eivät ole kiireellisiä.

Priorisointi ei saisi olla pelkästään yksittäisen työntekijän harteilla. Pyydä tarvittaessa tukea esimieheltäsi. Hyväksy, että priorisointi on myös luopumista ja kyseenalaistamista.

2. Aikatauluta realistisesti

Aikaan pitäisi suhtautua samanlaisena rajallisena resurssina kuin vaikkapa rahaan: onko kaikki tarjotut tehtävät ja projektit mahdollista hoitaa toivotussa ajassa? Tämä pohdinta on tarpeen sekä työyhteisölle että yksittäiselle työntekijälle.

Keskittyneen ja innostuneen työnteon tilaa kutsutaan flow’ksi. Sen saavuttaminen on sitä vaikeampaa, mitä enemmän projekteja on käynnissä yhtä aikaa.

Aikataulun laatiminen helpottuu, kun teet näkyväksi työn etenemisen: Millaisia vaiheita projektissa on? Riippuuko tiettyyn vaiheeseen pääseminen esimerkiksi yhteistyökumppanin aikataulusta? Kuinka paljon aikaa menee valmisteluun ja viimeistelyyn? Varaa aikaa myös yllättäviin tehtäviin, jos se vain on mahdollista.

3. Vähennä keskeytyksiä

Tutkimusten mukaan keskeytykset haittaavat työtä monin tavoin. Ne lisäävät unohtelua, altistavat virheille ja heikentävät laatua.

Ja kuinka hyvältä tuntuukaan, jos saa vietyä jonkin tehtävän loppuun kunnolla paneutuen!

Varaa työpäiviisi sellaista aikaa, jolloin suljet sähköpostin ja syvennyt keskittymistä vaativiin tehtäviin. Merkitse nämä ajat sähköiseen kalenteriisi ja kerro työkavereillesi, milloin haluat rikkomatonta työrauhaa.

Varaa tietty aika viikosta esimerkiksi työaikakirjausten ja matkalaskujen tekemiseen. Entä mihin aikaan päivästä tekisit reagointia edellyttävää työtä, kuten sähköposteihin vastaamista?

Samankaltaisten tehtävien niputtaminen vähentää muistin kuormittumista. Erityyppiset tehtävät vaativat erilaista ajattelua ja keskittymistä. Niiden välillä hyppiminen kuluttaa voimavaroja turhaan.

4. Auta itseäsi keskittymään

Onko sinulla taipumusta keskeyttää itse oma työskentelysi? Ajautuuko huomiosi liian herkästi johonkin toiseen työtehtävään tai työn ulkopuoliseen asiaan? Tai kärsitkö aloittamisen vaikeudesta? Tällaiset asiat pirstaloivat työtä.

Yksi apukeino on Pomodoro-tekniikka. Siinä keskitytään esimerkiksi 25 minuutin jaksoissa vain käsillä olevaan tehtävään ja pidetään jaksojen jälkeen lyhyt tauko. Tekniikkaa voi kokeilla Työterveyslaitoksen Ajanhallinta-sivuilta löytyvän Fokuskellon avulla.

5. Muista, että aikaa hallitaan yhdessä

Ajanhallinnan ajatellaan usein kuvaavan ihmisen tehokkuutta ja tuottavuutta. Se onkin yksi itsensä johtamisen taidoista.

Työpaikalla ajanhallinnan ongelmat ovat kuitenkin usein yhteisiä, joten ratkaisujakin kannattaa miettiä yhdessä. Esimerkiksi sähköpostin käyttöön liittyvästä etiketistä ja keskittymistä turvaavista säännöistä pitää sopia oman esimiehen ja työyhteisön kanssa.

Työaikakulttuuri on se tapa, miten työpaikalla suhtaudutaan aikaan. Kunnioitetaanko teidän työpaikallanne muiden aikaa? Millä periaatteilla sovitte kokouksia? Annatteko toisillenne myös palaveritonta aikaa?

Pienilläkin yhdessä mietittävillä keinoilla voidaan päästä tilanteeseen, jossa omaan työhön ja ydintehtäviin pystyy keskittymään.