Muistitutkija: kaikkien kannattaisi ryhtyä listaihmisiksi

Osallistu

Ihminen unohtaa nopeasti ja pystyy työstämään mielessään vain yhtä asiaa kerrallaan. Muistilista vapauttaa keskittymään tekeillä olevaan tehtävään.

Eikö muistilistojen käyttäminen laiskista muistia? Kysymys esitetään usein Työterveyslaitoksen erikoistutkijalle Virpi Kalakoskelle, kun hän luennoi muistin toiminnasta. Vastaus on ei.

”Työelämä tarjoaa muistille muutenkin ihan tarpeeksi harjoitusta, joten sen takia ei tarvitse jättää listoja tekemättä. Työuran jälkeen voi olla fiksua järjestää aivoille jumppaa”, Kalakoski sanoo.

Ihmisen kyky käsitellä tietoa on rajallinen: pystymme työstämään mielessämme vain yhtä asiaa kerrallaan. Muistilistat ovat yksi tapa vähentää muistin kuormittumista.

Kun tekee listan työtehtävistään, ei tarvitse koko ajan huolehtia, onko varmasti muistanut kaiken. Lista vähentää stressiä ja vapauttaa mielen keskittymään meneillään olevaan tehtävään.

“Jos heräilee yöllä ja jokin asia vaivaa, sekin kannattaa kirjoittaa ylös. Silloin voi luottaa siihen, että asiaan pystyy palaamaan aamulla”, Kalakoski vinkkaa.

Yliviivaaminen tuottaa tyydytystä

Muistilista auttaa jäsentämään, mitä seuraavaksi tekee ja mitä erityistä siihen asiaan liittyy. Virpi Kalakoski käyttää tarkoitukseen vihkoa, johon hän pari kertaa viikossa kirjoittaa käynnissä olevien projektiensa nimet.

Niiden otsikoiden alle hän listaa tehtäviään eli sitä, mitä pitää hoitaa tai tarkistaa, kenelle pitää lähettää viesti ja mitkä ovat kunkin projektin seuraavat askeleet.

”Vihkosysteemi sopii minulle. Irralliset paperit eivät pysyisi tallessa, ja vihkon sivuja kääntelemällä voin helposti palata aiempiin listoihin. Kun viivaan yli hoidetut tehtävät, näen työni edistyvän ja tunnen saavani jotain aikaan”, Kalakoski sanoo.

Jotkut pitävät sähköisistä tehtävälistoista. Kalakosken mielestä ne ovat hyviä esimerkiksi silloin, kun samaa listaa käyttää iso porukka.

”Kun on löytänyt itselleen mieluisan tavan tukea muistiaan, siitä kannattaa pitää kiinni. Tietyn rutiinin noudattaminen on tehokkaampaa kuin menetelmän vaihtelu.”

“Kyllähän minä nyt tämän muistan”

Tehtävien lisäksi monet listaavat ideoita ja esimerkiksi kiinnostavia artikkeleita. Tämäntyyppisiä asioita Virpi Kalakoski tallentaa puhelimensa Sticky Notes -nimisen sovelluksen ”keltaisille lapuille”.

”Muistitutkijana tiedän, että ihminen unohtaa nopeasti irralliset asiat. Silti minullekin tulee välillä se harha, että kyllähän minä nyt tämän muistan.”

Ideoiden listaaminen on hyödyllistä myös siksi, että kirjoittaminen auttaa hahmottamaan ajatuksia. Kun ideat näkee yhdellä silmäyksellä, pystyy hallitsemaan laajempia kokonaisuuksia kuin ilman listaa.

Yksi työelämän listatyyppi on tarkistuslista. Niitä käytetään aloilla, joissa työntekijöillä on suuri vastuu muiden turvallisuudesta. Tarkistuslista vähentää muistikuormaa ja siitä johtuvia virheitä.

”Esimerkiksi lentäjä käy aina ennen lentoa läpi tietyt asiat tietyssä järjestyksessä. Näin hän ei joudu toimimaan pelkän muistinsa varassa”, Kalakoski sanoo.

Listaihmisellä on hyvät rutiinit

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti kysyi lukijoilta, millaisia muistilistoja he tekevät töissä. Tässä on muutamia vastauksia:

  • Aamulla kirjaan post it -lapulle 3–5 tärkeintä työtäni sinä päivänä. Niiden viivaaminen yli tuottaa tyydytystä!
  • Teen listoja salasanoista. Työpajoja valmistellessani saatan listata asioita, joita pitää ottaa mukaan. Jos on työntäyteinen viikko, listaan asiat, jotka pitää saada hoidetuksi sen aikana. Käytän sähköistä kalenteria töiden suunnitteluun ja aikataulutan sinne työtehtäväni. Post it -lapuille kirjaan uusia ideoita.
  • Ennen lomaa listaan paperille, mihin minun pitää tarttua ensimmäisenä loman jälkeisenä työpäivänä. Kirjoitan aina myös “tervetuloa töihin”. Lähtiessäni sujautan lapun tietokoneen näppiksen alle.
  • Olen ostanut kauniin muistikirjan ideoiden kirjaamista varten. Se kulkee mukanani kaikkialle.
  • Teen joka viikko listoja työtehtäviini liittyen. Erityisen tärkeiksi listat osoittautuvat viikonlopun jälkeen, kun pääsee taas heti kiinni asioihin eikä tarvitse selailla sähköpostista edellisen viikon viestejä. Tehtyjen asioiden yliviivaaminen on aina yhtä nautinnollista.
  • Olen ehdottomasti listaihminen! Vapaalla teen listoja lahjaideoista kummilapsille ja kirjoista, jotka aion lukea. Töissä teen listoja kiinnostavista puhujista työpaikan tilaisuuksiin, ajatuksista tapahtumien järjestämiseen yms.

Virpi Kalakosken mukaan ”listaihmiset” eivät ole tavallista huonomuistisempia. He ovat kehittäneet itselleen hyvät, muistia tukevat rutiinit.

”Minusta kaikkien kannattaisi olla vähän listaihmisiä”, Kalakoski sanoo.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös näihin:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Työkaveri poikkeaa toistuvasti siitä, mitä on yhdessä sovittu. Hän osoittaa mieltään tai ottaa itselleen erivapauksia. Toimintatapa harmittaa muita ja vaikeuttaa työn tekemistä. Kyse on vastuuttomasta, asiattomasta työkäyttäytymisestä.

Vaikka käytös on ikävää, se ei täytä työpaikkakiusaamisen kriteerejä. Työpaikkakiusaaminen on jatkuvaa ja tiettyyn henkilöön kohdistuvaa. Vastuuttoman käytöksen kohde voi vaihdella tai sitten se kohdistuu työyhteisön kaikkiin jäseniin.

”Joskus taustalla on aidosti väärinymmärrys tai ajattelemattomuus. Henkilö ei tule ajatelleeksi, miten hänen toimintansa vaikuttaa muiden työhön”, sanoo johtava konsultti Susanna Kalavainen Työterveyslaitoksesta.

Kalavainen on auttanut työyhteisöjä konfliktitilanteiden ratkaisemisessa ja valmentanut esimiehiä. Hän on asiantuntijana Työpaikkakiusaamisen nollatoleranssi -verkkovalmennuksessa, jossa käsitellään myös vastuutonta työkäyttäytymistä.

Myöhästelystä voi tulla tapa

Yksi esimerkki asiattomasta työkäytöksestä on toistuva myöhästely palavereista. Sen sijaan että myöhästelijä pahoittelisi ja liittyisi kokoukseen vaivihkaa, hän tekee asiasta numeron. Hän selostaa, mikä oli myöhästymisen syy tällä kertaa ja haluaa muilta tiivistelmän siihenastisesta keskustelusta.

”Ei ole maailmanloppu, jos näin käy kerran tai pari. Mutta jos myöhästymisestä muodostuu tapa, se häiritsee palaverien kulkua ja yhteistyötä”, Susanna Kalavainen sanoo.

Hän kertoo toisen esimerkin. Se liittyy työporukkaan, jonka jäsenet tekevät huoltokeikkoja. Keikalle lähtijät hakevat työvälineet ja varusteet yhteisestä varastosta. On sovittu, missä säilytetään mitäkin ja miten tieto jonkin tarvikkeen loppumisesta ilmoitetaan eteenpäin.

Yksi työntekijöistä ei huolehdi siitä, että varastoa täydennetään. Hän saattaa myös jättää sinne likaisia työvälineitä.

Puhu työn tekemisen kautta

Työkavereiden ei ole helppoa ottaa puheeksi, että joku myöhästelee tai ei huolehdi yhteisistä työvälineistä. Kukapa haluaisi ryhtyä nipottajaksi?

”Asiaa ei kannatakaan ottaa esiin sormi pystyssä siihen tyyliin, että minäpäs olen löytänyt täältä vastuuttoman kollegan”, Susanna Kalavainen sanoo.

Parempi on puhua työn tekemisen kautta: Mikä estää työn sujumista? Miten se vaikuttaa muiden työhön? Mikä auttaisi saavuttamaan työn tavoitteet? Suoraan puhuminen on joka tapauksessa reilumpaa kuin se, että ongelmaa taivastellaan asianomaisen selän takana.

Kalavaisen mielestä vastuuttoman työkäyttäytymisen voi ottaa puheeksi työyhteisössä kuka tahansa. Esihenkilön tehtävä on varmistaa, että yhteisistä toimintatavoista on sovittu ja että jokainen tietää, mitä häneltä odotetaan. Esihenkilö voi myös luoda ilmapiiriä, jossa ongelmista puhuminen on mahdollista.

Huono päivä ei oikeuta huonoa käytöstä

Eikö työpaikalla sitten saa olla oma itsensä? Ja eikös kaikilla ole joskus huonoja päiviä?

Tällaiset kysymykset ovat Susanna Kalavaiselle tuttuja. Hänen mukaansa hyvä työyhteisö on toki valmis ymmärtämään ja joustamaan. Emme ole työpaikalla kyttäämässä ja laskemassa toistemme virheitä.

Ihmisen temperamentti tai huono päivä ei kuitenkaan oikeuta vastuutonta työkäytöstä. Lähimmille työkavereille on asiallista kertoa, jos ei ole parhaassa terässään ja vetäytyy omiin oloihinsa. Silloin työyhteisön ei tarvitse arvailla, miksi kollega on kuin myrskyn merkki.

Työpaikalla erioikeuksia ottava saattaa ajatella, että säännöt koskevat vain muita – esimerkiksi uusia työntekijöitä. Jollain perusteella hän rajaa itsensä pois.

”Joskus kriittisessä asemassa oleva ammattiryhmä alkaa vaatia erivapauksia. Jos he ovat erikoiskoulutettuja ja heistä on pulaa, esihenkilö on vaikeassa paikassa”, Kalavainen sanoo.

Älä tyrmää saamaasi palautetta

Palaute siitä, että oma käytös on muiden mielestä vastuutonta, voi yllättää. Silti palautetta ei kannata oitis tyrmätä eikä mitätöidä. Vastahyökkäykseenkään ei pidä ryhtyä.

Jos palaute vaatii sulattelua, on hyvä ottaa aikalisä: ”En ihan tunnista tätä, mutta voisimmeko jutella asiasta ylihuomenna?”

Parhaassa tapauksessa keskustelussa löytyy ratkaisu hiertävään ongelmaan tai uusi tapa toimia. Kun työkulttuuri on turvallinen, haetaan enemmän yhteistä hyvää kuin toisen tappiota. Susanna Kalavainen muistuttaa, että vastuullisuuteen kuuluu myös pulmien esiin nostaminen:

Jos työmaalla on rikkinäinen kaide, siitä ilmoittaminen tuntuu luonnolliselta ja selvältä. Ei voi jäädä odottamaan, huomaako työnjohtaja tai työsuojeluvaltuutettu kaiteen menneen rikki.

Entä jos havaitsee työn sujumista tai yhteistyötä häiritsevän asian? Voisiko ajatella, että sen esiin tuominen on samaan tapaan vastuun kantamista?

Moni hakeutuu luontoon siksi, että se tuntuu hyvältä. Mutta mitä asiasta tiedetään tutkimusten perusteella?

Psykologian tohtori, erikoistutkija Kaisa Törnroos Työterveyslaitoksesta on ollut mukana Tampereen yliopiston ja Jyväskylän yliopiston tutkimusprojekteissa, joissa on selvitetty luonnon hyvinvointivaikutuksia. Esitimme hänelle kahdeksan kysymystä:

1. Miten luonto vaikuttaa ihmisen hyvinvointiin?

Luonnossa oleilu palauttaa ja elvyttää. Luonnossa ihminen elpyy paremmin kuin rakennetussa ympäristössä.

Yksi teoria selittää elvyttävää vaikutusta sillä, että luonnossa ei tarvitse kuluttaa energiaansa ympäristön ja sen tapahtumien tarkkaan havainnoimiseen. Esimerkiksi työssä pitää pinnistellä ollakseen tarkkaavainen.

Luonto vähentää lihasjännitystä, alentaa verenpainetta, hidastaa sydämen sykettä ja vähentää stressihormoni kortisolin määrää kehossa. Luonto vaikuttaa myös autonomisen hermoston toimintaan tavalla, joka auttaa rentoutumaan.

2. Onko jokin luontoympäristö toista parempi hyvinvoinnin kannalta?

Luontoympäristöjä ei siinä mielessä voi asettaa paremmuusjärjestykseen. Erityisen hyvää tekee, jos luonnossa oleskelee omassa mielipaikassaan. Elvyttävää vaikutusta vahvistaa esimerkiksi kokemus lumoutumisesta ja siitä, että on yhteydessä luontoon.

3. Mitä mielipaikalla tarkoitetaan?

Mielipaikka on sellainen ympäristö, josta pitää ja jossa on hyvä olla. Joku löytää mielipaikkansa metsäpolulta tai kalliolta, joku järven rannalta. Mielipaikka herättää myönteisiä tunteita, eikä siellä tarvitse jännittää. Jos vaikka meri tai metsä pelottaa, se ei ole oikea paikka palautumiseen.

4. Edellyttääkö luonnosta nauttiminen liikunnallisuutta?

Ei edellytä. Luonnossa ei tarvitse olla aktiivinen – pelkkä oleskelukin tekee hyvää. Palauttavia vaikutuksia syntyy jopa niin, että katsoo luontokuvaa tai ikkunasta näkyvää vehreää maisemaa.

5. Kertoisitko luonnon vaikutuksesta työhyvinvointiin?

Tampereen yliopiston tutkimuksessa selvitettiin, miten palautumista voidaan edistää työpäivän aikana. Yksi työntekijäryhmä lähti lounastauoillaan vartiksi kävelemään puistoon. Kokeilu kesti kaksi viikkoa.

Puistokävelyihin osallistuminen oli yhteydessä parempaan keskittymiskykyyn ja vähäisempään väsymykseen iltapäivällä ennen kotiin lähtemistä. Lisäksi kävelijöiden verenpaine laski. Oleellista oli se, että he nauttivat lounastauoistaan.

Myös vapaa-ajan luontokokemukset auttavat palautumaan stressistä ja parantavat vireyttä. Jyväskylän yliopiston tutkimuksessa ne työntekijät, jotka ulkoilivat luonnossa useamman kerran viikossa, kokivat muita enemmän työn imua eli myönteistä tunne- ja motivaatiotilaa työssä.

6. Miten työssä voi hyödyntää luonnon hyviä vaikutuksia?

Taukokävelyjen lisäksi kannattaa kokeilla kävelypalavereita. Ne toimivat, jos kokouksessa ei tarvita tietokonetta eikä papereita. Ketään ei voi pakottaa ulos, mutta suosittelen ulkoilun hyödyntämistä useammin kuin vain tyky-päivänä kerran vuodessa.

Entä voisiko osan työmatkastaan kulkea puiston kautta? Etätyöntekijä taas voi ”leikkiä” lähtevänsä töihin ja mennä vartin kävelylle ennen töiden aloittamista.

Pientä piristystä saattaa tuoda myös mieluinen luontokuva työpisteen seinällä tai tietokoneen taustakuvana.

7. Mitä tehdä, jos meinaa jämähtää sisälle?

Yksi vaihtoehto ovat ohjatut luontoretket. Kirsi Salonen teki Tampereen yliopistoon väitöstutkimuksen, jossa hän muun muassa vertaili ohjattuihin luontokokemuksiin osallistuvia ja niitä, jotka kävivät luonnossa itsekseen.

Osa itsekseen ulkoilevista kertoi, että kylmyys, sade tai pimeys saattoi estää heitä lähtemästä luontoon. Porukalla liikkuvia säiden vaihtelu tai esimerkiksi pelko hämärää metsää kohtaan ei haitannut.

Oma kokemukseni on, että jo yhden kaverin seura saa lähtemään kävely- tai pyörälenkille – oli sää millainen tahansa.

8. Mikä on sinun mielipaikkasi luonnossa?

Kodin lähellä minulla ei ole tiettyä mielipaikkaa. On kuitenkin yksi paikka, johon mielikuvissani pakenen, kun minulta otetaan verikoetta tai verisuoneeni kiinnitetään kanyyli. Palaan aina tähän muutaman vuoden takaiseen hetkeen:

Olen uimarannalla Brasilian rannikolla. Siellä ei ole muita. Aurinko paistaa, meri kuohuaa ja tuuli humisee. Tuuli vie pois auringon kovimman polttavuuden. Minulla ei ole kiirettä mihinkään, eikä kukaan tarvitse minulta mitään. On rauhallinen ja tyytyväinen olo.

Työstä palautuminen tarkoittaa kehon ja mielen elpymistä työn rasituksista. Riittävä palautuminen estää työstressin kasaantumista, ehkäisee terveysongelmia ja suojaa työuupumukselta.

Palautuminen on riittävää, kun vapaaillan, viikonlopun tai loman jälkeen tuntee olevansa virkistynyt ja valmis palaamaan töihin. Uutta työpäivää ei tarvitse aloittaa ennestään väsyneenä ja kuormittuneena.

”Oleellista on, että jaksaa myös vapaa-ajalla tehdä itselleen mieluisia ja tärkeitä asioita. Kaikki vapaa-aika ei saisi mennä työstä toipumiseen”, sanoo tutkija, psykologi Anniina Virtanen Työterveyslaitoksesta.

Virtasen erikoisalaa on psykologinen palautuminen. Hän tekee aiheesta väitöstutkimusta, joka keskittyy opettajien palautumiseen työstä.

Mitkä keinot auttavat palautumaan?

Psykologista palautumista voi jäsentää niin sanotun DRAMMA-mallin pohjalta. Se sisältää kuusi palautumisen kokemusta, jotka edistävät hyvinvointia: työstä irrottautuminen (detachment), rentoutuminen (relaxation), autonomia eli omaehtoisuus (autonomy), taidon hallinta (mastery), merkityksellisyys (meaning) ja yhteenkuuluvuus (affiliation).

”Kun tekee vapaa-ajallaan asioita, jotka tuottavat näitä kokemuksia, työstä palautuu helpommin ja voi paremmin”, Anniina Virtanen sanoo.

Malli on kehitetty Yhdysvalloissa vuonna 2014 tutkijoiden työkaluksi, mutta sen avulla voi pohtia myös omia keinojaan palautua:

  1. Työstä irrottautuminen: Tee vapaalla asioita, jotka poikkeavat mahdollisimman paljon omasta työstäsi. Kun keskityt vaikkapa liikuntaan tai luovaan tekemiseen, et ajattele etkä murehdi työasioita.
  2. Rentoutuminen: Ota rauhallisesti. Tee jotain sellaista, joka ei vaadi fyysisiä eikä älyllisiä ponnisteluja. Joku rentoutuu lukemalla kirjaa, joku toinen taas kuuntelemalla musiikkia tai kuljeskelemalla luonnossa.
  3. Autonomia eli omaehtoisuus: Työssä on paljon asioita, joihin et pysty vaikuttamaan. Järjestä vapaalla itsellesi edes vähän aikaa, jolloin voit tehdä mitä haluat eikä kukaan vaadi sinulta mitään. Entä pystytkö joskus kieltäytymään esimerkiksi vierailuista, joihin sinulla ei juuri silloin ole voimavaroja?
  4. Taidon hallinta: Haasta itsesi hiomaan jotain taitoa – kunhan se ei liity työhön. Voit oppia uutta vaikka käsitöiden, kieltenopiskelun tai liikuntaharrastuksen parissa. Näin saat onnistumisen kokemuksia.
  5. Merkityksellisyys: Tee asioita, jotka ovat sinulle tärkeitä ja merkityksellisiä. Esimerkiksi toisten auttaminen voi tehdä vapaa-ajasta merkityksellistä. Tällaiset asiat saattavat vaatia vaivannäköä, mutta ne tukevat hyvinvointiasi.
  6. Yhteenkuuluvuus: Panosta hyviin, läheisiin ihmissuhteisiin. Onko ympärilläsi ihmisiä, joiden kanssa saat olla oma itsesi? Sosiaalisissa suhteissa laatu on määrää tärkeämpää.

Yhteiset tauot irrottavat työstä

Palautumista tapahtuu vapaa-ajan lisäksi tauoilla työpäivän aikana. Erityisen palauttavaa on, jos työstä pystyy välillä irrottautumaan mukavien työkavereiden seurassa.

”Esimerkiksi opettajilla yhteiset hetket opettajanhuoneessa ovat yhteydessä parempaan hyvinvointiin. Tekee hyvää jutella, purkaa hankalia työasioita, vitsailla ja nauraa”, Anniina Virtanen sanoo.

Palautumista vaikeuttavat muun muassa kiire, huono työilmapiiri, teknologian käyttöön liittyvä stressi, epäselvät asiat, epävarmuus ja paine olla koko ajan tavoitettavissa.

Virtanen korostaa, ettei palautuminen voi olla pelkästään yksittäisen työntekijän vastuulla. Kyse on myös työoloista: Onko taukojen pitäminen ylipäätään mahdollista? Onko työpaikalla siihen sopivat tilat? Onko työpäivässä huokoisuutta?

Tee sitä, mistä saat hyvän mielen

DRAMMA-mallin kuusi palauttavaa kokemusta ovat hyvä ohjenuora. Vapaa-aikaa suunnitellessa kannattaa pyrkiä tasapainoon. Jos palautuminen alkaa tuntua yhdeltä suoritukselta lisää ja vapaapäivät täyttyvät mieluisastakin tekemisestä, ei ehkä tule nukuttua tarpeeksi.

”Hyvää ja riittävää unta ei voi korvata millään muulla. Se on palautumisen kannalta tärkeintä”, Anniina Virtanen sanoo.

Vaikka palautumiskeinoista voi tehdä vinkkilistoja, jokaisen on tunnistettava juuri itselleen sopivat tavat. Jos Virtasen pitäisi antaa vain yksi vinkki palautumiseen, se olisi tämä:

Tee jotain kivaa.

 

Työterveyslaitoksessa Anniina Virtanen on mukana muun muassa tutkimushankkeessa Kimmoisat työntekijät muuttuvassa työelämässä. Psykologista palautumista käsittelevää väitöstutkimustaan hän tekee Tampereen yliopistoon.