Muistitutkija: kaikkien kannattaisi ryhtyä listaihmisiksi

Osallistu

Ihminen unohtaa nopeasti ja pystyy työstämään mielessään vain yhtä asiaa kerrallaan. Muistilista vapauttaa keskittymään tekeillä olevaan tehtävään.

Eikö muistilistojen käyttäminen laiskista muistia? Kysymys esitetään usein Työterveyslaitoksen erikoistutkijalle Virpi Kalakoskelle, kun hän luennoi muistin toiminnasta. Vastaus on ei.

”Työelämä tarjoaa muistille muutenkin ihan tarpeeksi harjoitusta, joten sen takia ei tarvitse jättää listoja tekemättä. Työuran jälkeen voi olla fiksua järjestää aivoille jumppaa”, Kalakoski sanoo.

Ihmisen kyky käsitellä tietoa on rajallinen: pystymme työstämään mielessämme vain yhtä asiaa kerrallaan. Muistilistat ovat yksi tapa vähentää muistin kuormittumista.

Kun tekee listan työtehtävistään, ei tarvitse koko ajan huolehtia, onko varmasti muistanut kaiken. Lista vähentää stressiä ja vapauttaa mielen keskittymään meneillään olevaan tehtävään.

“Jos heräilee yöllä ja jokin asia vaivaa, sekin kannattaa kirjoittaa ylös. Silloin voi luottaa siihen, että asiaan pystyy palaamaan aamulla”, Kalakoski vinkkaa.

Yliviivaaminen tuottaa tyydytystä

Muistilista auttaa jäsentämään, mitä seuraavaksi tekee ja mitä erityistä siihen asiaan liittyy. Virpi Kalakoski käyttää tarkoitukseen vihkoa, johon hän pari kertaa viikossa kirjoittaa käynnissä olevien projektiensa nimet.

Niiden otsikoiden alle hän listaa tehtäviään eli sitä, mitä pitää hoitaa tai tarkistaa, kenelle pitää lähettää viesti ja mitkä ovat kunkin projektin seuraavat askeleet.

”Vihkosysteemi sopii minulle. Irralliset paperit eivät pysyisi tallessa, ja vihkon sivuja kääntelemällä voin helposti palata aiempiin listoihin. Kun viivaan yli hoidetut tehtävät, näen työni edistyvän ja tunnen saavani jotain aikaan”, Kalakoski sanoo.

Jotkut pitävät sähköisistä tehtävälistoista. Kalakosken mielestä ne ovat hyviä esimerkiksi silloin, kun samaa listaa käyttää iso porukka.

”Kun on löytänyt itselleen mieluisan tavan tukea muistiaan, siitä kannattaa pitää kiinni. Tietyn rutiinin noudattaminen on tehokkaampaa kuin menetelmän vaihtelu.”

“Kyllähän minä nyt tämän muistan”

Tehtävien lisäksi monet listaavat ideoita ja esimerkiksi kiinnostavia artikkeleita. Tämäntyyppisiä asioita Virpi Kalakoski tallentaa puhelimensa Sticky Notes -nimisen sovelluksen ”keltaisille lapuille”.

”Muistitutkijana tiedän, että ihminen unohtaa nopeasti irralliset asiat. Silti minullekin tulee välillä se harha, että kyllähän minä nyt tämän muistan.”

Ideoiden listaaminen on hyödyllistä myös siksi, että kirjoittaminen auttaa hahmottamaan ajatuksia. Kun ideat näkee yhdellä silmäyksellä, pystyy hallitsemaan laajempia kokonaisuuksia kuin ilman listaa.

Yksi työelämän listatyyppi on tarkistuslista. Niitä käytetään aloilla, joissa työntekijöillä on suuri vastuu muiden turvallisuudesta. Tarkistuslista vähentää muistikuormaa ja siitä johtuvia virheitä.

”Esimerkiksi lentäjä käy aina ennen lentoa läpi tietyt asiat tietyssä järjestyksessä. Näin hän ei joudu toimimaan pelkän muistinsa varassa”, Kalakoski sanoo.

Listaihmisellä on hyvät rutiinit

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti kysyi lukijoilta, millaisia muistilistoja he tekevät töissä. Tässä on muutamia vastauksia:

  • Aamulla kirjaan post it -lapulle 3–5 tärkeintä työtäni sinä päivänä. Niiden viivaaminen yli tuottaa tyydytystä!
  • Teen listoja salasanoista. Työpajoja valmistellessani saatan listata asioita, joita pitää ottaa mukaan. Jos on työntäyteinen viikko, listaan asiat, jotka pitää saada hoidetuksi sen aikana. Käytän sähköistä kalenteria töiden suunnitteluun ja aikataulutan sinne työtehtäväni. Post it -lapuille kirjaan uusia ideoita.
  • Ennen lomaa listaan paperille, mihin minun pitää tarttua ensimmäisenä loman jälkeisenä työpäivänä. Kirjoitan aina myös “tervetuloa töihin”. Lähtiessäni sujautan lapun tietokoneen näppiksen alle.
  • Olen ostanut kauniin muistikirjan ideoiden kirjaamista varten. Se kulkee mukanani kaikkialle.
  • Teen joka viikko listoja työtehtäviini liittyen. Erityisen tärkeiksi listat osoittautuvat viikonlopun jälkeen, kun pääsee taas heti kiinni asioihin eikä tarvitse selailla sähköpostista edellisen viikon viestejä. Tehtyjen asioiden yliviivaaminen on aina yhtä nautinnollista.
  • Olen ehdottomasti listaihminen! Vapaalla teen listoja lahjaideoista kummilapsille ja kirjoista, jotka aion lukea. Töissä teen listoja kiinnostavista puhujista työpaikan tilaisuuksiin, ajatuksista tapahtumien järjestämiseen yms.

Virpi Kalakosken mukaan ”listaihmiset” eivät ole tavallista huonomuistisempia. He ovat kehittäneet itselleen hyvät, muistia tukevat rutiinit.

”Minusta kaikkien kannattaisi olla vähän listaihmisiä”, Kalakoski sanoo.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös näihin:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Työuupumus on ilmiö, josta puhutaan hyvin vahvoin äänenpainoin. Siihen liittyviä käsityksiä ja uskomuksia voidaan heitellä tosiasioina, vaikkei itsellä olisi oikeasta työuupumuksesta kokemusta tai tietoa, sanoo tutkimusprofessori Jari Hakanen Työterveyslaitoksesta.

Työuupumus on pitkittyneen työstressin seurauksena kehittyvä häiriö, jossa ihmisen psyykkiset voimavarat ehtyvät.

Hakanen on tutkinut työuupumusta yli 20 vuotta muun muassa opettajilla, hammaslääkäreillä ja Arvo Ylpön 1960-luvun alussa tutkimilla lapsilla, kun heistä oli tullut seniori-ikäisiä työntekijöitä. Viimeksi hän tutki työuupumusta 34 kunnan henkilöstössä. Hakanen on tehnyt työuupumuksesta myös väitöstutkimuksensa.

Hakanen ottaa kantaa työuupumukseen liittyviin myytteihin, jotka hänen mukaansa pulpahtelevat esiin vuodesta toiseen:

1. Intohimo työhön aiheuttaa työuupumuksen

Käsitys intohimosta työuupumuksen aiheuttajana voi olla peräisin professori Ayala Pinesin 1970-luvulla kirjoittamasta ajatuksesta: In order to burn out a person needs to have been on fire at one time. Uupuakseen ihmisen on siis pitänyt ensin olla liekeissä.

Siinä on tietty järki, mutta ajatus uupumiseen johtavasta mekanismista on otettu vastaan itsestäänselvyytenä, kyseenalaistamatta.

Viime vuonna julkaistiin minun ja kahden hollantilaisen kollegani seurantatutkimus suomalaisista hammaslääkäreistä. Sen mukaan työn imun kokeminen ennustaa pitkällä aikavälillä vähäisempää työuupumusriskiä.

Työn imu tarkoittaa myönteistä tunne- ja motivaatiotilaa työssä. Sitä kokeva työntekijä lähtee aamulla yleensä mielellään töihin, kokee työnsä mielekkääksi ja nauttii siitä. Tällainen positiivinen intohimo työhön siis suojaa työuupumukselta.

Työn imu sotketaan helposti toiseen intohimon lajiin eli työholismiin. Se tarkoittaa kielteistä, pakkomielteistä ja kohtuutonta työntekoa, jossa työstä irrottautuminen on vaikeaa ja jossa työ on tekijälleen elämää suurempi missio. Työholistilla onkin tavallista suurempi riski uupua työssä.

2. Liiallinen työmäärä on syy työuupumukseen

Usein ajatellaan yksioikoisesti, että työuupumus johtuu pelkästään kohtuuttomasta työmäärästä. Työuupumuksen kehittymiseen vaikuttavat muutkin kuormittavat asiat, kuten epäselvät tavoitteet, huono johtaminen, arvostuksen puute ja työntekoa hankaloittava byrokratia.

Ei pidä unohtaa myöskään voimavaratekijöitä, jotka vahvistavat työn imua ja suojaavat työuupumukselta. Niitä ovat esimerkiksi hyvät vaikutusmahdollisuudet, palautteen saaminen, työyhteisön hyvä henki ja yhdessä jaettu käsitys työpaikan olemassaolon tarkoituksesta.

Jos tällaisia työn voimavaroja on paljon, työn vaatimukset voivat olla kovatkin – eikä työ silti kuormita liikaa. Kysymys on antamisen ja saamisen tasapainosta.

Esimerkiksi yrittäjät, johtajat ja itsensätyöllistäjät tekevät tyypillisesti paljon töitä. Työhyvinvointikyselyissä juuri nämä ryhmät voivat yleensä parhaiten. Uskon sen kertovan siitä, että heidän työssään on vastaavasti paljon vapautta ja muita voimavaroja.

3. Ei työ uuvuta, vaan yksityiselämän kriisit ja paineet

Yksityiselämän asioilla ei näytä olevan merkittävää roolia työuupumuksessa. Tutkin tätä vuonna 2005 väitöskirjassani, jota varten haastattelin työuupuneita ihmisiä.

Meillä on kyllä keinot todeta, milloin kyse on työuupumuksesta eli työperäisestä häiriöstä. On tietysti olemassa työn ulkopuolisestakin elämästä johtuvaa kuormitusta, mutta se on sitten eri asia.

Jos työssä on jo pitkään ollut kohtuutonta kuormitusta ja yksityiselämässä sattuu jotain ikävää, kuten avioero tai läheisen vakava sairastuminen, kamelin selkä voi katketa.

Olen huolissani siitä, että nykyiseen työelämään ei tahdo mahtua elämään kuuluvia vastoinkäymisiä, pettymyksiä ja kriisejä.

4. Työuupumus johtuu ihmisen persoonallisuudesta

Työuupumuksen sanotaan joskus aiheutuvan yksilön heikkoudesta, ylitunnollisuudesta tai vääristä työtavoista.

Koska jaksamisongelmat ilmenevät yksilössä, harhaudutaan helposti siihen myyttiin, että kaikki johtuu yksilöstä. Työuupumus on kuitenkin myös sosiaalinen ilmiö, joka voi jopa tarttua työntekijästä toiseen.

Väitöskirjassani tutkin ”korostunutta vastuuntuntoisuutta”, koska sen mahdollisesta yhteydestä työuupumukseen puhuttiin jo silloin. Yhteys osoittautui hyvin lieväksi. Paljon vahvempi yhteys työuupumukseen oli esimerkiksi sillä, että työssä on rooliristiriitoja ja jatkuvaa kiirettä.

Kun työntekijä uupuu, työyhteisössä nähdään herkästi, mitä hänen olisi kannattanut tehdä toisin. Siinä voi olla perääkin. Ihmisen omilla selviytymiskeinoilla ja työtavoilla on väliä.

Kuitenkin esimerkiksi työholistista, rajatonta työskentelyä voidaan pitää työpaikalla suotavana aina siihen asti, kun se tuottaa ongelmia ja uupumusta.

Ajattelen kuitenkin, että meillä kaikilla on oma persoonallisuutemme, osaamisen tasomme, omat asenteemme, tapamme ja elämäntilanteemme. Tuntuu, että nyt ne nousevat ongelmaksi. Työn henkiset vaatimukset ovat koventuneet niin, että meidän pitäisi olla kuin yhdestä muotista valettuja.

5. Tietty ihmisryhmä on paljon uupuneempi kuin muut

Median huomion kohteeksi ja keskusteluihin nousee välillä jokin ryhmä, jonka sanotaan olevan erityisen uupunut.

Esimerkiksi viime aikoina on puhuttu nuorten naisten jaksamisvaikeuksista. 2000-luvun alussa ongelmaryhmänä pidettiin nuoria – varsinkin it-alalla työskenteleviä.

Meillä ei ole tutkimusnäyttöä siitä, että tietty ihmisryhmä kärsisi työuupumuksesta olennaisesti muita enemmän. On toki mahdollista, että jokin ryhmä on yliedustettuna vaikkapa jollain työterveyshuollon vastaanotolla.

Kattavat tutkimustiedot työuupumuksen yleisyydestä eri ryhmissä ovat toisaalta lähes kymmenen vuoden takaa.

Voisi kuvitella, että naisten miehiä suurempaan uupumiseen olisi paljon syitä. Työelämässä naisten asema ei ole yhtä hyvä kuin miesten, ja kotona monilla naisilla on edelleen enemmän vastuuta kuin miehillä. Arvelen, että naisilla pitää olla myös sellaisia voimavaratekijöitä, jotka suojaavat heitä uupumiselta.

Jonkin ryhmän nostamisella huomion kohteeksi voi olla hyviä seurauksia. Ehkäpä nuorten naisten hyvinvointiin aletaan sen ansiosta kiinnittää lisää huomiota. Haittana voisi olla se, että jokin toinen uupumuksesta kärsivä ryhmä jää yhteiskunnassa pimentoon ja vaille tukea.

6. Työuupumus on muotiasia, jolla kerskutaan

Olen kuullut, että työuupumuksella diivailtaisiin ja kerskailtaisiin. Se on ihmeellinen harhakuvitelma. En usko, että yksikään työuupumuksen kokenut tai sitä läheltä seurannut keksisi siitä mitään ylpeilyn aihetta.

Työuupumukseen liittyy päinvastoin syyllisyyden, riittämättömyyden ja häpeän tunteita sekä itsensä soimaamista. Vasta toipumisprosessin aikana työuupunut alkaa nähdä, että taustalla on paljon muuta kuin oma epäonnistuminen: työolot ovat olleet pitkään kestämättömällä pohjalla.

Olisi hyvä, jos ihmiset pystyisivät leveilemään sillä, että he lopettivat työpäivänsä ajoissa ja lähtivät merenrantaan syömään jäätelöä. Se on nykyisin rohkeampaa kuin työn tekeminen tauotta ja kellon ympäri.

Kun asiantuntija saa työhönsä liittyvää kuormittavaa palautetta, ongelma koskettaa koko organisaatiota. Epäasiallisen palautteen tarkoituksena voi olla mitätöidä asiantuntijan työtä tai saada hänet vetäytymään julkisuudesta.

On tärkeää, että asiantuntijat uskaltavat osallistua yhteiskunnalliseen keskusteluun ja päätöksentekoon.

Häiritsevää palautetta voi joutua kohtaamaan myös tavallisten työtehtävien tai asiakaskohtaamisten yhteydessä. Palaute saattaa ahdistaa tai lamaannuttaa työntekijän ja tuntua häpeälliseltä.

Häiritsevä palaute -verkkosivusto tarjoaa perustietoa ja neuvoja epäasiallista palautetta tai vihapuhetta kohdanneelle asiantuntijalle, hänen esimiehelleen ja työyhteisölleen. Sivustoa voi käyttää ennakointiin, ensiapuun ja koulutukseen.

Kun saat epäasiallista palautetta, tee näin:

  1. Tallenna viestit heti. Sosiaalisen median viestit voivat kadota ja muuntua. Myös sähköpostit, tekstiviestit tai muiden kanavien kautta saamasi viestit pitää tallentaa, ei hävittää. Tee kuvakaappaus näyttökuvasta tai ota kuva viestistä ja tallenna se päivämäärän, kellonajan ja lähettäjän tietojen kera. Lisäksi häiritsijän mahdollinen someprofiili kannattaa kuvata esimerkiksi rikosilmoitusta varten.
  2. Jos olet vaarassa, toimi heti. Jos uhkaus kohdistuu suoraan sinuun, ota yhteyttä hätäkeskukseen tai poliisiin. Oli uhkaus suora tai epäsuora, tallenna se. Epäsuorakin uhkaus voi täyttää rikoksen tunnusmerkit.
  3. Ilmoita asiattomasta viestistä. Ota yhteyttä verkkosivuston tai sosiaalisen median kanavan ylläpitäjään ja pyydä poistamaan viesti. Voit myös estää käyttäjän, minkä jälkeen hän ei enää voi lähettää sinulle viestejä tai kirjoittaa sivuillesi.
  4. Hae apua, älä jää yksin. Informoi esimiestäsi ja organisaatiotasi. Ei ole yksityisasia, jos asiantuntija saa työhönsä liittyvää häiritsevää palautetta. Vihapuhe voi laajentua ja lähteä vyörymään, jolloin organisaation maine on vaarassa ja nopea reagointi on tärkeää.
  5. Älä menetä malttiasi. Hyvä käytös ja asiallinen kielenkäyttö ovat oma etusi, vaikka keskustelun toiselta osapuolelta olisivat hukassa muita ihmisiä kunnioittavat keskustelutaidot. Älä lähde vastaamaan viesteihin, ennen kuin olet arvioinut tilanteen.

Työtä ja työprosesseja kehitetään siksi, että työnteosta tulisi entistä sujuvampaa ja mielekkäämpää. Jotta työntekijä voisi hyvin, työssä pitää olla tolkkua ja tarkoitusta.

Esimerkiksi muutokset työpaikalla voivat synnyttää tarpeen uudistaa työtapoja ja hahmottaa uudelleen, mikä on työn punainen lanka.

Tutkija Heli Heikkilä Työterveyslaitoksesta sanoo, että uusien kehittämismenetelmien käyttöönotto työyhteisöissä on usein vaikeaa. Lisäksi yhteisestä kehittämisestä luovutaan helposti kiireessä ja silloin, kun joku kehittämisen avainhenkilö vaihtaa työpaikkaa.

Heikkilä vetää hanketta, jonka lopputuloksena julkaistaan Muutosvuoropuhelu-menetelmä työpaikkojen käyttöön. Esitimme hänelle kuusi kysymystä työn kehittämisestä:

1. Millaisille kehittämismenetelmille työpaikoilla olisi tarvetta?

Hyvä menetelmä on ensinnäkin niin ymmärrettävä ja ketterä, että työyhteisön tai organisaation on helppo käyttää sitä.

Toiseksi menetelmän tulee perustua johonkin teoreettiseen näkemykseen siitä, miten työssä opitaan ja miten osaamista kehitetään.

Menetelmän kehittäjän pitäisi siis pystyä kertomaan, mikä ajatusmalli ja vaikutusmekanismi siellä taustalla oikein on.

2. Kenen vastuulla kehittäminen on työpaikalla?

Vaikka sanotaan, että ”kehittäminen kuuluu kaikille”, toteutusmalleja on monenlaisia.

Kehittämisvastuu on usein esimiehellä, koska työnantajan edustajana hän vastaa toiminnan sujuvuudesta ja turvallisuudesta. Esimiesten osaamistausta on kuitenkin kirjava. Esimieheksi saatetaan ikään kuin ajautua, eikä organisaatio välttämättä huomaa tarjota hänelle kehittämisen välineitä.

Paljon on edelleen myös perinteistä ylhäältä alas -tyyppistä kehittämistä – tai sen yrittämistä. Oletetaan, että johdon tuore oivallus voidaan noin vain tiedottaa ja jalkauttaa uusiksi käytännöiksi ilman, että henkilöstö on alusta asti mukana luomassa uutta.

HR-tutkimuksissa taas on nostettu esiin, että henkilöstöpuolen ammattilaiset ovat jääneet aika lailla sivuun kehittämisestä.

Tyypillisesti HR vastaa tietyistä järjestelmistä ja työsuhdeasioista sekä organisoi henkilöstökoulutusta toiveiden mukaan. Yksittäisen työyksikön arki voi jäädä kaukaiseksi.

3. Millaista muutosta toivoisit HR-ammattilaisten rooliin kehittämisessä?

Järjestelmä- ja työsuhdeasioiden osaajista voisi tulla organisaation sisäisen kehittämisen ammattilaisia.

HR-ammattilainen ja esimies olisivat kehittämisessä hyvät kumppanukset, koska muutoksen työstäminen sekä työurien ja ammatillisen osaamisen tukeminen kuuluvat molempien tontille.

HR voisi olla se taho, joka veisi kehittämisen keinot ja välineet organisaation prosesseihin niin, etteivät ne jää kertailoksi, vaan tulevat pysyväksi toiminnaksi. HR-ammattilaisista tulisi hyviä muutosagentteja.

Muuten kehittämisosaaminen voi olla vain yhden innostuneen esimiehen varassa. Ja kun tämä esimies vaihtaa työnantajaa, osaaminen lähtee hänen mukanaan.

4. Millaista kehittämismenetelmää teidän hankkeessanne jalostetaan?

Muutosvuoropuhelu-menetelmämme pohjautuu kehitysvuoropuheluun. Se taas on menetelmä, joka auttaa tarkastelemaan työn muutosta ja työntekijän ammatillista kehitystä rinnakkain.

Kehitysvuoropuhelu tähtää puheesta tekoihin asti. Tarkoitus on, että osallistujat löytävät itseään innostavat ja motivoivat kehittämiskohteet, jotka kannattelevat sekä omaa että yhteistä työtä.

Vuoropuhelua käyvät työyhteisö yhdessä esimiehen ja HR:n kanssa sekä kollegoista muodostetut pienryhmät keskenään. Tässä kehitysvuoropuhelu poikkeaa esimerkiksi perinteisestä kehityskeskustelusta.

5. Millaisia tuloksia kehitysvuoropuhelusta on saatu?

Tulokset ovat olleet hyviä. Kehitysvuoropuhelu on muun muassa vahvistanut työyhteisön muutoskyvykkyyttä ja avannut esimiehille sitä, miten työntekijät kokevat työnsä.

Työntekijät ovat löytäneet uusia innostuksen lähteitä työstään.

Vuoropuhelu on myös johtanut konkreettisiin ideoihin siitä, miten ratkaistaan työn arjessa hiertävät asiat, kuten työnjakoon liittyvät pulmat.

6. Milloin Muutosvuoropuhelu-menetelmä valmistuu?

Kehitämme parhaillaan välineitä muutoksen hallintaan yhdessä esimiesten ja HR-toimijoiden kanssa. Muutosvuoropuhelu-menetelmä julkaistaan vuoden 2020 loppupuolella, jolloin hankkeemme päättyy. Sen jälkeen menetelmä on vapaasti työpaikkojen käytössä.