Palaverissa osa työporukasta on kasvotusten, osa etänä – parhaat vinkit?

Aikoinaan pidimme työyhteisön palaverit kasvokkain kokoushuoneessa. Sitten kaikki siirtyivät etätöihin. Alkukankeuden jälkeen etäpalaverit alkoivat sujua. Nyt suurin osa porukasta on taas saman pöydän ääressä työpaikalla, mutta muutama osallistuu palaveriin etänä. Miten tehdä tästä yhdistelmästä paras mahdollinen?

Kiitos kysymyksestä! Työyhteisönne on jo osoittanut joustavaa oppimiskykyä. Nyt siis innokkaasti seuraavien oppimishaasteiden kimppuun:

1. Pohtikaa palaverien tarkoitus

Pohtikaa ja tarvittaessa kyseenalaistakaa yhteisten kokoontumisten luonnetta. Mitkä ovat enemmän tiedottavia, mitkä taas sisältävät keskustelua tai yhdessä työstämistä?

Tiedotusluonteisiin voi kokeilla vaikka tallennettuja videoviestejä, jotka kukin voi katsoa itselleen sopivimpana aikana sopivimmassa paikassa.

Aktiivista yhteistekemistä sisältävät hetket taas kannattaa ajoittaa mahdollisimman paljon etukäteen. Silloin mahdollisimman moni voi tarvittaessa saapua paikan päälle tai tilaisuuden järjestäjä ehtii suunnitella ja valmistella tarkoituksenmukaiset virtuaaliset fasilitointikeinot.

Sopikaa vakiopalavereihinne osallistumisen pelisäännöt eli keskustelkaa, mitkä ovat ensisijaisesti lähitapaamisia ja mihin voi osallistua etänä. Kannattaa myös sopia tämän merkintätapa kalenterikutsuun.

2. Ottakaa tekniikka haltuun

Hankkikaa hyvät mikrofonit ja kuulokkeet. Lähitapaajien huoneessa hyvä kaiutinmikrofoni maksaa hintansa takaisin pian käytön sujuvoittajana.

Opetelkaa laitteiden yhdistämisen hienoudet ja kokeilkaa kohinanvaimennuksien hyötyjä. Opetelkaa etäkokoussovellusten monipuolisia ominaisuuksia myös mobiiliversioissa.

3. Sopikaa moderoijan roolista

Sopikaa palaveriin moderoijan rooli. Moderoijan päätehtävä on ajatella tapahtumaa etäosallistujien näkökulmasta.

Hän voi päivystää kokouksen kirjallista viestikanavaa ja avittaa etäosallistujien tasavertaista kohtelua – vaikkapa osoittaa heille puheenvuoroja tai selventää kokoushuoneessa puhuttua.

Kun moderoijan vuoro kiertää, saavat kaikki hiljalleen kokemusta etäosallistujien hyvästä huomioimisesta.

Etäkokouksen vetäminen on kognitiivisen ergonomian eli aivotyön kannalta todella monimutkaista ja kuormittavaa puuhaa.

Kannattaa keventää kuormaa jakamalla rooleja: yksi huolehtii tavoitetta tai agendaa edistävästä tekemisestä, toinen huolehtii ryhmätyömenetelmien suunnittelusta ja toteutuksesta ja kolmas seuraa etäosallistujien tilannetta.

4. Opetelkaa sinnikkäästi virtuaalisia ryhmätyökeinoja

Lähikokouksen puheeseen perustuvat osallistumistavat käyvät etäkuulijalle pidemmän päälle puuduttaviksi. Ne ovat myös aika hitaita, jos osallistujia on paljon.

Taklatkaa videoväsymys opettelemalla monipuolinen valikoima virtuaaliseen ympäristöön soveltuvia ryhmätyö- eli fasilitointikeinoja. Harjoitelkaa niitä sinnikkäästi eri tilanteissa, kunnes löydätte muutaman omaan tekemiseenne sopivan.

Turvallinen kokeilu ja tekemisessä harjaantuminen ovat vaiheita, joita tarvitaan välttämättä sovellusten teknisen asentamisen lisäksi. Varatkaa siis yhdessä harjoittelemisellekin aikaa.

5. Suhtautukaa alkukankeuteen lempeästi

Jatkuvat alkukankeudet kuuluvat uudistuvaan työympäristöön. Näihin tohtorilla ei ole lääkettä.

On siis hyvä opetella suhtautumaan niihinkin joustavasti ja lempeästi. Aina olemme jossain uudessa kikassa vajavaisia, mutta toisiamme kannustaen ja hyviä kokemuksia jakaen tulemme yhdessä sujuvammiksi.

Hyviä hybridihetkiä porukallenne!

Vastaaja: erityisasiantuntija, psykologi Liisa Puskala, Työterveyslaitos

Avainsanat

etätyö

Jaa sisältö somessa!