Sähköpostin käyttö rassaa – "Hymiöt eivät muuta ilkeitä sanoja ystävällisiksi"

Sähköposti on merkittävä keskeytysten ja stressin aiheuttaja. Viesteihin reagoiminen ohjaa työpäivän kulkua, mikä taas vaikuttaa aikatauluihin.

Marja Sarkkinen

Vaikka sähköiset välineet ovat helpottaneet työtä ja ajanhallintaa, ne voivat myös lisätä kiireen tuntua ja työmäärää, sanoo vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Varsinkin sähköposti on merkittävä keskeytysten ja stressin aiheuttaja. Toivasen vetämässä AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushankkeessa yli 80 prosenttia kyselyyn vastanneista asiantuntijoista ilmoitti, että pyrkii reagoimaan saamaansa sähköpostiin välittömästi.

”Ihmiset ovat hyvin tunnollisia ja ajattelevat, että on epäkohteliasta olla vastaamatta. Monet ajautuvat vastaamaan myös sellaisiin pyyntöihin, jotka eivät oikeastaan edes kuulu heille.”

Sähköposti ohjaa vahvasti työpäivän kulkua, mikä heijastuu aikatauluihin. Keskittymistä ja syventymistä vaativat tehtävät siirtyvät eteenpäin, kun aika kuluukin meilien perkaamiseen. Yksi Toivasen haastattelema asiantuntija kuvasi työnsä muuttumista näin:

Ennen työhuoneeseen tuotiin posti kerran päivässä. Nykyisin sähköpostiin saattaa tulla 200 viestiä päivittäin.

Yhteiset pelisäännöt helpottavat

Työpaikalla yhteisesti sovitut pelisäännöt sähköpostin käytöstä vähentävät sen aiheuttamaa kuormitusta. Säännöt voivat koskea esimerkiksi sitä, kuinka nopeasti sähköposteihin pitää vastata.

Minna Toivasen mukaan siitäkin voi olla apua, että joku työntekijöistä toimii portinvartijana. Hän käy läpi esimerkiksi asiakkailta tulevat viestit ja lähettää ne sitten vastattavaksi sille, jota asia koskee.

Viestien lukeminen kannattaa keskittää tiettyyn aikaan päivästä, jos työn luonne vain sallii sen. Kun sähköposti on poissa päältä, uudet viestit eivät kaappaa huomiota. Ruudulle ilmestyvä kirjekuoren kuva houkuttelee avaamaan kuin lahjapaketti.

”Myös erilaiset pikaviestikanavat voivat olla hyvä vaihtoehto sähköpostiviestinnälle. Jos vastaanottajaa ei saa kiinni, viestit eivät kasaudu niin kuin sähköpostissa.”

Sähköpostiviestin lähettäjälle Toivanen suosittelee harkintaa: Onko viestin lähettäminen välttämätöntä? Onko se oikea tapa viedä asiaa eteenpäin?

Vatvomista ja huonoa otsikointia

Kun Työpiste-verkkolehti kysyi lukijoilta, millainen sähköpostin käyttö harmittaa töissä, saatiin tällaisia vastauksia:

  1. Pitkät viestit. ”Jos asiaa ei voi kirjoittaa lyhyesti, sähköposti on väärä viestintäkeino. Kuka jaksaa lukea kilometrin mittaista tekstimassaa?”
  2. Laajat jakelulistat. ”Viestin lähettäminen varmuuden vuoksi kaikille mieleen juolahtaville henkilöille on rasittavaa.”
  3. Asioiden vatvominen. ”Asioita vatvotaan kymmenien viestien ajan, kun näkökulmat poikkeavat toisistaan.”
  4. Yöllä viestittely. ”Yöllä lähetetyissä viesteissä on jotain karmivaa. Jos esimies kirjoittelee sähköpostia yöllä, hän näyttää epätervettä esimerkkiä.”
  5. Pomo cc-kentässä. ”Viestin cc-kenttään lisätään vaivihkaa esimies. Tällä yritetään turvata oma selusta ja kovistella muita salakavalasti. Hoidettaisiinko hommat reilusti ihan vain asianosaisten kesken?”
  6. Epätietoisuus. ”Jos viestissä kerrotaan, että asia on kiireellinen, on minusta ystävällistä kuitata viesti saapuneeksi. On hyvä antaa vaikka arvio siitä, milloin vastaaja ehtii palata asiaan.”
  7. Huono otsikointi. ”Minua ärsyttää se, että pitkässä viestiketjussa ryhdytään yhtäkkiä puhumaan ihan toisesta asiasta, mutta otsikkoa ei muuteta.” ”Otsikon pitää kertoa heti, mitä asia koskee.”
  8. Pyynnön epäselvyys.”Joku kai olettaa, että luen saamani viestiketjun läpi ymmärtääkseni, miksi se yleensä lähetettiin minulle ja mitä minulta toivotaan.” ”Kirjoita viestin kärkeen selvästi, mitä haluaisit vastaanottajan tekevän.”
  9. Villi forwardointi. ”En pidä siitä, että viestejäni lähetellään ilman lupaa eteenpäin ties kenelle.”
  10. Tekopyhät hymiöt. ”Minua harmittaa hymiöiden käyttäminen varsinkin sellaisissa viesteissä, joista huokuu lähettäjän tyytymättömyys. Hymynaamat eivät muuta ilkeitä sanoja ystävällisiksi. Ne näyttävät irvistyksiltä.”

Jaa sisältö somessa!