Uudistumiskyky on taito, joka auttaa pärjäämään muuttuvassa maailmassa

Osallistu
Vanhempi tutkija Minna Janhonen Työterveyslaitoksesta

”Kenelle tahansa kaverille ei voi kilauttaa kolmelta yöllä, kun kriisi yllättää. Yrityksen kannattaa rakentaa verkostojaan jo hyvinä aikoina”, sanoo Minna Janhonen Työterveyslaitoksesta.

Matkailualan yrittäjältä paloi sauna juuri sesongin kynnyksellä. Saunaan oli paljon varauksia. Sen sijaan, että yrittäjä olisi oikopäätä perunut kaikki varaukset, hän tarjosi korvaavaa saunatilaa ja muita oheispalveluja tilalle. Hän sai osan asiakkaista ohjattua toisen matkailualan yrittäjän saunaan.

Vanhempi tutkija Minna Janhonen Työterveyslaitoksesta sanoo, että tarinan yrittäjä säilytti kriisitilanteessa toimintakykynsä. Hänellä oli resilienssiä.

Resilienssi eli uudistumiskyky tarkoittaa kykyä selviytyä muutoksista. Käsitettä käytetään kuvaamaan sekä yksilön että organisaation kykyä uudistua. Janhonen on perehtynyt organisaatioiden uudistumiskykyyn.

”Kun toimintaympäristö monimutkaistuu, tarvitsemme yhä kipeämmin keinoja, joiden avulla sopeudumme muutokseen. Uudistumiskyvyn kehittäminen on keskeinen keino varautua tulevaan”, Janhonen sanoo.

Yrityksen tai muun organisaation uudistumiskyvyllä on todettu olevan yhteys sen kassavirtaan, kannattavuuteen ja tuottavuuteen. Näitä yhteyksiä tärkeämpää on kuitenkin se, että uudistumiskyky antaa yrityksille valmiuksia toimia ja menestyä muuttuvassa maailmassa.

”Kyse on ennen kaikkea taidosta. Sen kehittäminen lähtee siitä, että luovutaan vakauden ihanteesta, opetellaan sietämään epävarmuutta ja nähdään uusia mahdollisuuksia.”

Resilientti yritys ei lamaannu

Tutkimusten mukaan uudistumiskykyisellä organisaatiolla on kolme ominaisuutta: toimintakyky, toipumiskyky ja sopeutumiskyky.

Toimintakyky tarkoittaa, että organisaatio pystyy ylläpitämään perustoimintojaan, vaikka asiat ja tilanteet muuttuvat. Uudistumiskykyinen organisaatio ei mene sokkiin eikä lamaannu yllättävissäkään käänteissä.

Kriisi muuttaa organisaatiota ja olosuhteita – tavalla tai toisella. Uudistumiskykyinen organisaatio onnistuu kuitenkin toipumaan ja löytämään omasta toiminnastaan sellaisia elementtejä, jotka ovat käyttökelpoisia kriisin jälkeenkin.

Kolmas tärkeä ominaisuus, sopeutumiskyky, on oman toiminnan muokkaamista muuttuneiden olosuhteiden mukaiseksi eli uudistumista kriisin myötä.

Empaattinen johtaja arvostaa

Uudistumiskyvyn tutkijat ovat havainneet, että yrityksen kannattaa satsata erityisesti

  • työntekijöiden arvostamiseen
  • hyvään vuorovaikutukseen
  • oppimismahdollisuuksien luomiseen

Minna Janhonen sanoo, että ihmisten arvostaminen nousee johtajuudesta ja yrityksen toimintakulttuurista. Johtajan empaattisuus on erityisen tärkeää silloin, kun asiat muuttuvat. Se on tärkeä taito myös työntekijöille.

”Muutokset koskettavat eri ihmisiä eri tavoin. Toisen asemaan asettuminen on keino ymmärtää, mitä muutos toiselle merkitsee.”

Uudistumiskykyisessä organisaatiossa päätökset tehdään yhteisesti, parhaan tiedon valossa eli siellä, missä asiat tapahtuvat. Päätöksiä eivät siis tee automaattisesti johtajat.

Tämä lisää henkilöstön mahdollisuuksia käyttää taitojaan laajasti ja osallistua täysivaltaisesti organisaation toimintaan. Ne työntekijät, jotka ovat tekemisissä asiakkaiden kanssa, ovat erityisen hyviä hankkimaan tietoa ympärillä tapahtuvista muutoksista.

Siilot haittaavat vuorovaikutusta

Luottamus ja yhteistyö sekä organisaation sisällä että ulkopuolisten kumppaneiden kanssa ovat keskeisiä asioita uudistumiskykyisessä organisaatiossa. Kyse on paljolti hyvästä vuorovaikutuksesta.

”Toimintojen pilkkominen tarkkarajaisiin yksiköihin luo turhia siiloja. Ne estävät uusien ideoiden syntymistä ja haittaavat tiedonkulkua”, Minna Janhonen sanoo.

”Kannattaa varmistaa ainakin, ettei mikään organisaation toiminnan kannalta keskeinen tieto tai osaaminen ole vain yhden ihmisen hallussa. Jos näin on, organisaatio on huomattavan haavoittuva.”

Kun organisaatio rakentaa suhteita ulospäin, se saa elinvoimaa, tietoa ja tukea. Kumppanuuksia kannattaa solmia silloin, kun tilanne on hyvä eikä meneillään ole akuuttia kriisiä. Näin verkostot ovat valmiina toimimaan ja kumppanit auttamaan toisiaan kriisitilanteiden yllättäessä.

”Kenelle tahansa kaverille ei voi kilauttaa kello kolme aamuyöllä, kun kriisi yllättää. Resilienssiin kuuluu pyrkimys pois kilpailuajattelusta kohti yhteistyötä ja kunkin vahvuuksien hyödyntämistä”, Janhonen sanoo.

Kun organisaatio edistää oppimista, se samalla ylläpitää ja parantaa muutosvalmiuttaan. Oppimista edistää esimerkiksi sen pohtiminen yhdessä, millaisia aikaisia varoitusmerkkejä on näkyvissä ja miten niihin on syytä reagoida.

Huomio siihen, mitä ympärillä tapahtuu

Työntekijöiden arvostaminen, hyvä vuorovaikutus ja oppimismahdollisuuksien luominen siis auttavat pärjäämään muuttuvassa maailmassa.

”Ne eivät ole mitään erityistaitoja, joita vain haavoittuvimmassa asemassa tai muutosaltteimmilla aloilla toimivat organisaatiot tarvitsevat”, Minna Janhonen huomauttaa.

”Ei ole olemassa sellaista organisaatiota, joka ei kohtaisi muutoksia. Usein kuitenkin sorrumme tekemään vääriä päätelmiä nykyhetken perusteella. Parempi on tarkastella, mitä ympärillä tapahtuu ja mitä tulevaisuus mahdollisesti tuo tullessaan.”

 

Minna Janhonen puhui aiheesta “Organisaation resilienssi ja kestävä tuottavuus” Työelämän tutkimuspäivillä 2.11.2018. Esityksen materiaali on katsottavissa Työterveyslaitoksen SlideShare-kanavalla.

Työterveyslaitos toteuttaa kevätkaudella 2019 Uudistumiskykyinen pienyritys -valmennuksia Kuopiossa ja Oulussa. Lisätietoja valmennuksista saa lähettämällä viestin Miira Heiniölle.

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Työuupumus on ilmiö, josta puhutaan hyvin vahvoin äänenpainoin. Siihen liittyviä käsityksiä ja uskomuksia voidaan heitellä tosiasioina, vaikkei itsellä olisi oikeasta työuupumuksesta kokemusta tai tietoa, sanoo tutkimusprofessori Jari Hakanen Työterveyslaitoksesta.

Työuupumus on pitkittyneen työstressin seurauksena kehittyvä häiriö, jossa ihmisen psyykkiset voimavarat ehtyvät.

Hakanen on tutkinut työuupumusta yli 20 vuotta muun muassa opettajilla, hammaslääkäreillä ja Arvo Ylpön 1960-luvun alussa tutkimilla lapsilla, kun heistä oli tullut seniori-ikäisiä työntekijöitä. Viimeksi hän tutki työuupumusta 34 kunnan henkilöstössä. Hakanen on tehnyt työuupumuksesta myös väitöstutkimuksensa.

Hakanen ottaa kantaa työuupumukseen liittyviin myytteihin, jotka hänen mukaansa pulpahtelevat esiin vuodesta toiseen:

1. Intohimo työhön aiheuttaa työuupumuksen

Käsitys intohimosta työuupumuksen aiheuttajana voi olla peräisin professori Ayala Pinesin 1970-luvulla kirjoittamasta ajatuksesta: In order to burn out a person needs to have been on fire at one time. Uupuakseen ihmisen on siis pitänyt ensin olla liekeissä.

Siinä on tietty järki, mutta ajatus uupumiseen johtavasta mekanismista on otettu vastaan itsestäänselvyytenä, kyseenalaistamatta.

Viime vuonna julkaistiin minun ja kahden hollantilaisen kollegani seurantatutkimus suomalaisista hammaslääkäreistä. Sen mukaan työn imun kokeminen ennustaa pitkällä aikavälillä vähäisempää työuupumusriskiä.

Työn imu tarkoittaa myönteistä tunne- ja motivaatiotilaa työssä. Sitä kokeva työntekijä lähtee aamulla yleensä mielellään töihin, kokee työnsä mielekkääksi ja nauttii siitä. Tällainen positiivinen intohimo työhön siis suojaa työuupumukselta.

Työn imu sotketaan helposti toiseen intohimon lajiin eli työholismiin. Se tarkoittaa kielteistä, pakkomielteistä ja kohtuutonta työntekoa, jossa työstä irrottautuminen on vaikeaa ja jossa työ on tekijälleen elämää suurempi missio. Työholistilla onkin tavallista suurempi riski uupua työssä.

2. Liiallinen työmäärä on syy työuupumukseen

Usein ajatellaan yksioikoisesti, että työuupumus johtuu pelkästään kohtuuttomasta työmäärästä. Työuupumuksen kehittymiseen vaikuttavat muutkin kuormittavat asiat, kuten epäselvät tavoitteet, huono johtaminen, arvostuksen puute ja työntekoa hankaloittava byrokratia.

Ei pidä unohtaa myöskään voimavaratekijöitä, jotka vahvistavat työn imua ja suojaavat työuupumukselta. Niitä ovat esimerkiksi hyvät vaikutusmahdollisuudet, palautteen saaminen, työyhteisön hyvä henki ja yhdessä jaettu käsitys työpaikan olemassaolon tarkoituksesta.

Jos tällaisia työn voimavaroja on paljon, työn vaatimukset voivat olla kovatkin – eikä työ silti kuormita liikaa. Kysymys on antamisen ja saamisen tasapainosta.

Esimerkiksi yrittäjät, johtajat ja itsensätyöllistäjät tekevät tyypillisesti paljon töitä. Työhyvinvointikyselyissä juuri nämä ryhmät voivat yleensä parhaiten. Uskon sen kertovan siitä, että heidän työssään on vastaavasti paljon vapautta ja muita voimavaroja.

3. Ei työ uuvuta, vaan yksityiselämän kriisit ja paineet

Yksityiselämän asioilla ei näytä olevan merkittävää roolia työuupumuksessa. Tutkin tätä vuonna 2005 väitöskirjassani, jota varten haastattelin työuupuneita ihmisiä.

Meillä on kyllä keinot todeta, milloin kyse on työuupumuksesta eli työperäisestä häiriöstä. On tietysti olemassa työn ulkopuolisestakin elämästä johtuvaa kuormitusta, mutta se on sitten eri asia.

Jos työssä on jo pitkään ollut kohtuutonta kuormitusta ja yksityiselämässä sattuu jotain ikävää, kuten avioero tai läheisen vakava sairastuminen, kamelin selkä voi katketa.

Olen huolissani siitä, että nykyiseen työelämään ei tahdo mahtua elämään kuuluvia vastoinkäymisiä, pettymyksiä ja kriisejä.

4. Työuupumus johtuu ihmisen persoonallisuudesta

Työuupumuksen sanotaan joskus aiheutuvan yksilön heikkoudesta, ylitunnollisuudesta tai vääristä työtavoista.

Koska jaksamisongelmat ilmenevät yksilössä, harhaudutaan helposti siihen myyttiin, että kaikki johtuu yksilöstä. Työuupumus on kuitenkin myös sosiaalinen ilmiö, joka voi jopa tarttua työntekijästä toiseen.

Väitöskirjassani tutkin ”korostunutta vastuuntuntoisuutta”, koska sen mahdollisesta yhteydestä työuupumukseen puhuttiin jo silloin. Yhteys osoittautui hyvin lieväksi. Paljon vahvempi yhteys työuupumukseen oli esimerkiksi sillä, että työssä on rooliristiriitoja ja jatkuvaa kiirettä.

Kun työntekijä uupuu, työyhteisössä nähdään herkästi, mitä hänen olisi kannattanut tehdä toisin. Siinä voi olla perääkin. Ihmisen omilla selviytymiskeinoilla ja työtavoilla on väliä.

Kuitenkin esimerkiksi työholistista, rajatonta työskentelyä voidaan pitää työpaikalla suotavana aina siihen asti, kun se tuottaa ongelmia ja uupumusta.

Ajattelen kuitenkin, että meillä kaikilla on oma persoonallisuutemme, osaamisen tasomme, omat asenteemme, tapamme ja elämäntilanteemme. Tuntuu, että nyt ne nousevat ongelmaksi. Työn henkiset vaatimukset ovat koventuneet niin, että meidän pitäisi olla kuin yhdestä muotista valettuja.

5. Tietty ihmisryhmä on paljon uupuneempi kuin muut

Median huomion kohteeksi ja keskusteluihin nousee välillä jokin ryhmä, jonka sanotaan olevan erityisen uupunut.

Esimerkiksi viime aikoina on puhuttu nuorten naisten jaksamisvaikeuksista. 2000-luvun alussa ongelmaryhmänä pidettiin nuoria – varsinkin it-alalla työskenteleviä.

Meillä ei ole tutkimusnäyttöä siitä, että tietty ihmisryhmä kärsisi työuupumuksesta olennaisesti muita enemmän. On toki mahdollista, että jokin ryhmä on yliedustettuna vaikkapa jollain työterveyshuollon vastaanotolla.

Kattavat tutkimustiedot työuupumuksen yleisyydestä eri ryhmissä ovat toisaalta lähes kymmenen vuoden takaa.

Voisi kuvitella, että naisten miehiä suurempaan uupumiseen olisi paljon syitä. Työelämässä naisten asema ei ole yhtä hyvä kuin miesten, ja kotona monilla naisilla on edelleen enemmän vastuuta kuin miehillä. Arvelen, että naisilla pitää olla myös sellaisia voimavaratekijöitä, jotka suojaavat heitä uupumiselta.

Jonkin ryhmän nostamisella huomion kohteeksi voi olla hyviä seurauksia. Ehkäpä nuorten naisten hyvinvointiin aletaan sen ansiosta kiinnittää lisää huomiota. Haittana voisi olla se, että jokin toinen uupumuksesta kärsivä ryhmä jää yhteiskunnassa pimentoon ja vaille tukea.

6. Työuupumus on muotiasia, jolla kerskutaan

Olen kuullut, että työuupumuksella diivailtaisiin ja kerskailtaisiin. Se on ihmeellinen harhakuvitelma. En usko, että yksikään työuupumuksen kokenut tai sitä läheltä seurannut keksisi siitä mitään ylpeilyn aihetta.

Työuupumukseen liittyy päinvastoin syyllisyyden, riittämättömyyden ja häpeän tunteita sekä itsensä soimaamista. Vasta toipumisprosessin aikana työuupunut alkaa nähdä, että taustalla on paljon muuta kuin oma epäonnistuminen: työolot ovat olleet pitkään kestämättömällä pohjalla.

Olisi hyvä, jos ihmiset pystyisivät leveilemään sillä, että he lopettivat työpäivänsä ajoissa ja lähtivät merenrantaan syömään jäätelöä. Se on nykyisin rohkeampaa kuin työn tekeminen tauotta ja kellon ympäri.

Kun asiantuntija saa työhönsä liittyvää kuormittavaa palautetta, ongelma koskettaa koko organisaatiota. Epäasiallisen palautteen tarkoituksena voi olla mitätöidä asiantuntijan työtä tai saada hänet vetäytymään julkisuudesta.

On tärkeää, että asiantuntijat uskaltavat osallistua yhteiskunnalliseen keskusteluun ja päätöksentekoon.

Häiritsevää palautetta voi joutua kohtaamaan myös tavallisten työtehtävien tai asiakaskohtaamisten yhteydessä. Palaute saattaa ahdistaa tai lamaannuttaa työntekijän ja tuntua häpeälliseltä.

Häiritsevä palaute -verkkosivusto tarjoaa perustietoa ja neuvoja epäasiallista palautetta tai vihapuhetta kohdanneelle asiantuntijalle, hänen esimiehelleen ja työyhteisölleen. Sivustoa voi käyttää ennakointiin, ensiapuun ja koulutukseen.

Kun saat epäasiallista palautetta, tee näin:

  1. Tallenna viestit heti. Sosiaalisen median viestit voivat kadota ja muuntua. Myös sähköpostit, tekstiviestit tai muiden kanavien kautta saamasi viestit pitää tallentaa, ei hävittää. Tee kuvakaappaus näyttökuvasta tai ota kuva viestistä ja tallenna se päivämäärän, kellonajan ja lähettäjän tietojen kera. Lisäksi häiritsijän mahdollinen someprofiili kannattaa kuvata esimerkiksi rikosilmoitusta varten.
  2. Jos olet vaarassa, toimi heti. Jos uhkaus kohdistuu suoraan sinuun, ota yhteyttä hätäkeskukseen tai poliisiin. Oli uhkaus suora tai epäsuora, tallenna se. Epäsuorakin uhkaus voi täyttää rikoksen tunnusmerkit.
  3. Ilmoita asiattomasta viestistä. Ota yhteyttä verkkosivuston tai sosiaalisen median kanavan ylläpitäjään ja pyydä poistamaan viesti. Voit myös estää käyttäjän, minkä jälkeen hän ei enää voi lähettää sinulle viestejä tai kirjoittaa sivuillesi.
  4. Hae apua, älä jää yksin. Informoi esimiestäsi ja organisaatiotasi. Ei ole yksityisasia, jos asiantuntija saa työhönsä liittyvää häiritsevää palautetta. Vihapuhe voi laajentua ja lähteä vyörymään, jolloin organisaation maine on vaarassa ja nopea reagointi on tärkeää.
  5. Älä menetä malttiasi. Hyvä käytös ja asiallinen kielenkäyttö ovat oma etusi, vaikka keskustelun toiselta osapuolelta olisivat hukassa muita ihmisiä kunnioittavat keskustelutaidot. Älä lähde vastaamaan viesteihin, ennen kuin olet arvioinut tilanteen.

Työtä ja työprosesseja kehitetään siksi, että työnteosta tulisi entistä sujuvampaa ja mielekkäämpää. Jotta työntekijä voisi hyvin, työssä pitää olla tolkkua ja tarkoitusta.

Esimerkiksi muutokset työpaikalla voivat synnyttää tarpeen uudistaa työtapoja ja hahmottaa uudelleen, mikä on työn punainen lanka.

Tutkija Heli Heikkilä Työterveyslaitoksesta sanoo, että uusien kehittämismenetelmien käyttöönotto työyhteisöissä on usein vaikeaa. Lisäksi yhteisestä kehittämisestä luovutaan helposti kiireessä ja silloin, kun joku kehittämisen avainhenkilö vaihtaa työpaikkaa.

Heikkilä vetää hanketta, jonka lopputuloksena julkaistaan Muutosvuoropuhelu-menetelmä työpaikkojen käyttöön. Esitimme hänelle kuusi kysymystä työn kehittämisestä:

1. Millaisille kehittämismenetelmille työpaikoilla olisi tarvetta?

Hyvä menetelmä on ensinnäkin niin ymmärrettävä ja ketterä, että työyhteisön tai organisaation on helppo käyttää sitä.

Toiseksi menetelmän tulee perustua johonkin teoreettiseen näkemykseen siitä, miten työssä opitaan ja miten osaamista kehitetään.

Menetelmän kehittäjän pitäisi siis pystyä kertomaan, mikä ajatusmalli ja vaikutusmekanismi siellä taustalla oikein on.

2. Kenen vastuulla kehittäminen on työpaikalla?

Vaikka sanotaan, että ”kehittäminen kuuluu kaikille”, toteutusmalleja on monenlaisia.

Kehittämisvastuu on usein esimiehellä, koska työnantajan edustajana hän vastaa toiminnan sujuvuudesta ja turvallisuudesta. Esimiesten osaamistausta on kuitenkin kirjava. Esimieheksi saatetaan ikään kuin ajautua, eikä organisaatio välttämättä huomaa tarjota hänelle kehittämisen välineitä.

Paljon on edelleen myös perinteistä ylhäältä alas -tyyppistä kehittämistä – tai sen yrittämistä. Oletetaan, että johdon tuore oivallus voidaan noin vain tiedottaa ja jalkauttaa uusiksi käytännöiksi ilman, että henkilöstö on alusta asti mukana luomassa uutta.

HR-tutkimuksissa taas on nostettu esiin, että henkilöstöpuolen ammattilaiset ovat jääneet aika lailla sivuun kehittämisestä.

Tyypillisesti HR vastaa tietyistä järjestelmistä ja työsuhdeasioista sekä organisoi henkilöstökoulutusta toiveiden mukaan. Yksittäisen työyksikön arki voi jäädä kaukaiseksi.

3. Millaista muutosta toivoisit HR-ammattilaisten rooliin kehittämisessä?

Järjestelmä- ja työsuhdeasioiden osaajista voisi tulla organisaation sisäisen kehittämisen ammattilaisia.

HR-ammattilainen ja esimies olisivat kehittämisessä hyvät kumppanukset, koska muutoksen työstäminen sekä työurien ja ammatillisen osaamisen tukeminen kuuluvat molempien tontille.

HR voisi olla se taho, joka veisi kehittämisen keinot ja välineet organisaation prosesseihin niin, etteivät ne jää kertailoksi, vaan tulevat pysyväksi toiminnaksi. HR-ammattilaisista tulisi hyviä muutosagentteja.

Muuten kehittämisosaaminen voi olla vain yhden innostuneen esimiehen varassa. Ja kun tämä esimies vaihtaa työnantajaa, osaaminen lähtee hänen mukanaan.

4. Millaista kehittämismenetelmää teidän hankkeessanne jalostetaan?

Muutosvuoropuhelu-menetelmämme pohjautuu kehitysvuoropuheluun. Se taas on menetelmä, joka auttaa tarkastelemaan työn muutosta ja työntekijän ammatillista kehitystä rinnakkain.

Kehitysvuoropuhelu tähtää puheesta tekoihin asti. Tarkoitus on, että osallistujat löytävät itseään innostavat ja motivoivat kehittämiskohteet, jotka kannattelevat sekä omaa että yhteistä työtä.

Vuoropuhelua käyvät työyhteisö yhdessä esimiehen ja HR:n kanssa sekä kollegoista muodostetut pienryhmät keskenään. Tässä kehitysvuoropuhelu poikkeaa esimerkiksi perinteisestä kehityskeskustelusta.

5. Millaisia tuloksia kehitysvuoropuhelusta on saatu?

Tulokset ovat olleet hyviä. Kehitysvuoropuhelu on muun muassa vahvistanut työyhteisön muutoskyvykkyyttä ja avannut esimiehille sitä, miten työntekijät kokevat työnsä.

Työntekijät ovat löytäneet uusia innostuksen lähteitä työstään.

Vuoropuhelu on myös johtanut konkreettisiin ideoihin siitä, miten ratkaistaan työn arjessa hiertävät asiat, kuten työnjakoon liittyvät pulmat.

6. Milloin Muutosvuoropuhelu-menetelmä valmistuu?

Kehitämme parhaillaan välineitä muutoksen hallintaan yhdessä esimiesten ja HR-toimijoiden kanssa. Muutosvuoropuhelu-menetelmä julkaistaan vuoden 2020 loppupuolella, jolloin hankkeemme päättyy. Sen jälkeen menetelmä on vapaasti työpaikkojen käytössä.