Uudistumiskyky on taito, joka auttaa pärjäämään muuttuvassa maailmassa

Osallistu
Vanhempi tutkija Minna Janhonen Työterveyslaitoksesta

”Kenelle tahansa kaverille ei voi kilauttaa kolmelta yöllä, kun kriisi yllättää. Yrityksen kannattaa rakentaa verkostojaan jo hyvinä aikoina”, sanoo Minna Janhonen Työterveyslaitoksesta.

Matkailualan yrittäjältä paloi sauna juuri sesongin kynnyksellä. Saunaan oli paljon varauksia. Sen sijaan, että yrittäjä olisi oikopäätä perunut kaikki varaukset, hän tarjosi korvaavaa saunatilaa ja muita oheispalveluja tilalle. Hän sai osan asiakkaista ohjattua toisen matkailualan yrittäjän saunaan.

Vanhempi tutkija Minna Janhonen Työterveyslaitoksesta sanoo, että tarinan yrittäjä säilytti kriisitilanteessa toimintakykynsä. Hänellä oli resilienssiä.

Resilienssi eli uudistumiskyky tarkoittaa kykyä selviytyä muutoksista. Käsitettä käytetään kuvaamaan sekä yksilön että organisaation kykyä uudistua. Janhonen on perehtynyt organisaatioiden uudistumiskykyyn.

”Kun toimintaympäristö monimutkaistuu, tarvitsemme yhä kipeämmin keinoja, joiden avulla sopeudumme muutokseen. Uudistumiskyvyn kehittäminen on keskeinen keino varautua tulevaan”, Janhonen sanoo.

Yrityksen tai muun organisaation uudistumiskyvyllä on todettu olevan yhteys sen kassavirtaan, kannattavuuteen ja tuottavuuteen. Näitä yhteyksiä tärkeämpää on kuitenkin se, että uudistumiskyky antaa yrityksille valmiuksia toimia ja menestyä muuttuvassa maailmassa.

”Kyse on ennen kaikkea taidosta. Sen kehittäminen lähtee siitä, että luovutaan vakauden ihanteesta, opetellaan sietämään epävarmuutta ja nähdään uusia mahdollisuuksia.”

Resilientti yritys ei lamaannu

Tutkimusten mukaan uudistumiskykyisellä organisaatiolla on kolme ominaisuutta: toimintakyky, toipumiskyky ja sopeutumiskyky.

Toimintakyky tarkoittaa, että organisaatio pystyy ylläpitämään perustoimintojaan, vaikka asiat ja tilanteet muuttuvat. Uudistumiskykyinen organisaatio ei mene sokkiin eikä lamaannu yllättävissäkään käänteissä.

Kriisi muuttaa organisaatiota ja olosuhteita – tavalla tai toisella. Uudistumiskykyinen organisaatio onnistuu kuitenkin toipumaan ja löytämään omasta toiminnastaan sellaisia elementtejä, jotka ovat käyttökelpoisia kriisin jälkeenkin.

Kolmas tärkeä ominaisuus, sopeutumiskyky, on oman toiminnan muokkaamista muuttuneiden olosuhteiden mukaiseksi eli uudistumista kriisin myötä.

Empaattinen johtaja arvostaa

Uudistumiskyvyn tutkijat ovat havainneet, että yrityksen kannattaa satsata erityisesti

  • työntekijöiden arvostamiseen
  • hyvään vuorovaikutukseen
  • oppimismahdollisuuksien luomiseen

Minna Janhonen sanoo, että ihmisten arvostaminen nousee johtajuudesta ja yrityksen toimintakulttuurista. Johtajan empaattisuus on erityisen tärkeää silloin, kun asiat muuttuvat. Se on tärkeä taito myös työntekijöille.

”Muutokset koskettavat eri ihmisiä eri tavoin. Toisen asemaan asettuminen on keino ymmärtää, mitä muutos toiselle merkitsee.”

Uudistumiskykyisessä organisaatiossa päätökset tehdään yhteisesti, parhaan tiedon valossa eli siellä, missä asiat tapahtuvat. Päätöksiä eivät siis tee automaattisesti johtajat.

Tämä lisää henkilöstön mahdollisuuksia käyttää taitojaan laajasti ja osallistua täysivaltaisesti organisaation toimintaan. Ne työntekijät, jotka ovat tekemisissä asiakkaiden kanssa, ovat erityisen hyviä hankkimaan tietoa ympärillä tapahtuvista muutoksista.

Siilot haittaavat vuorovaikutusta

Luottamus ja yhteistyö sekä organisaation sisällä että ulkopuolisten kumppaneiden kanssa ovat keskeisiä asioita uudistumiskykyisessä organisaatiossa. Kyse on paljolti hyvästä vuorovaikutuksesta.

”Toimintojen pilkkominen tarkkarajaisiin yksiköihin luo turhia siiloja. Ne estävät uusien ideoiden syntymistä ja haittaavat tiedonkulkua”, Minna Janhonen sanoo.

”Kannattaa varmistaa ainakin, ettei mikään organisaation toiminnan kannalta keskeinen tieto tai osaaminen ole vain yhden ihmisen hallussa. Jos näin on, organisaatio on huomattavan haavoittuva.”

Kun organisaatio rakentaa suhteita ulospäin, se saa elinvoimaa, tietoa ja tukea. Kumppanuuksia kannattaa solmia silloin, kun tilanne on hyvä eikä meneillään ole akuuttia kriisiä. Näin verkostot ovat valmiina toimimaan ja kumppanit auttamaan toisiaan kriisitilanteiden yllättäessä.

”Kenelle tahansa kaverille ei voi kilauttaa kello kolme aamuyöllä, kun kriisi yllättää. Resilienssiin kuuluu pyrkimys pois kilpailuajattelusta kohti yhteistyötä ja kunkin vahvuuksien hyödyntämistä”, Janhonen sanoo.

Kun organisaatio edistää oppimista, se samalla ylläpitää ja parantaa muutosvalmiuttaan. Oppimista edistää esimerkiksi sen pohtiminen yhdessä, millaisia aikaisia varoitusmerkkejä on näkyvissä ja miten niihin on syytä reagoida.

Huomio siihen, mitä ympärillä tapahtuu

Työntekijöiden arvostaminen, hyvä vuorovaikutus ja oppimismahdollisuuksien luominen siis auttavat pärjäämään muuttuvassa maailmassa.

”Ne eivät ole mitään erityistaitoja, joita vain haavoittuvimmassa asemassa tai muutosaltteimmilla aloilla toimivat organisaatiot tarvitsevat”, Minna Janhonen huomauttaa.

”Ei ole olemassa sellaista organisaatiota, joka ei kohtaisi muutoksia. Usein kuitenkin sorrumme tekemään vääriä päätelmiä nykyhetken perusteella. Parempi on tarkastella, mitä ympärillä tapahtuu ja mitä tulevaisuus mahdollisesti tuo tullessaan.”

 

Minna Janhonen puhui aiheesta “Organisaation resilienssi ja kestävä tuottavuus” Työelämän tutkimuspäivillä 2.11.2018. Esityksen materiaali on katsottavissa Työterveyslaitoksen SlideShare-kanavalla.

Työterveyslaitos toteuttaa kevätkaudella 2019 Uudistumiskykyinen pienyritys -valmennuksia Kuopiossa, Turussa ja Helsingissä. Lisätietoja valmennuksista saa lähettämällä viestin Minna Janhoselle

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Harria ei ole vähään aikaan näkynyt kahvihuoneessa, eikä yleensä puhelias Karoliina ole jakanut kuulumisiaan. Entä Silja ja Mari, miksiköhän he tuntuvat niin nenäkkäästi kommentoivan toistensa sanomisia?

Mihin se ennen niin hyväntuulinen ja nauravainen työporukka on kadonnut, esimies miettii. Viime aikoina ei tosiaan ole näkynyt innostusta, ja tiimipalavereissa on oltu vaisuja.

Esimies päättää kurkata työtuntien seurantajärjestelmästä saldokertymät: Oho! Suurimmalla osalla tunnit paukkuvat. Jääköhän työntekijöille tarpeeksi aikaa palautumiseen ja omaan arkeen?

Nyt huolestuttaa.

Ota puheeksi huomiot ja huolet

Kun esimies tai yrityksen HR-vastaava huomaa selviä kuormituksen merkkejä työntekijöissä, hän kokee helposti avuttomuutta. Mitä pitäisi tehdä?

Työstä palautumista ja sen tukemista tutkinut johtava asiantuntija Jaana Laitinen Työterveyslaitoksesta neuvoo, että ensimmäiseksi esimies voisi listata havaintonsa ja huolensa.

Niiden kerääminen konkretisoi tilannetta ja tuo kokonaisuutta näkyväksi. Seuraava tärkeä askel on ottaa asia puheeksi.

”Esimies voisi yhteisessä palaverissa kertoa henkilökunnalle huomionsa ja huolensa. Kannattaa ottaa koko porukan yhteiseksi keskustelunaiheeksi, miten tilannetta voisi lähteä purkamaan”, Laitinen sanoo.

”Hyvä lähtökohta on miettiä, millaista ja miten työtä juuri meidän työpaikallamme tehdään. Se nimittäin vaikuttaa siihen, miten toimimalla kukin edistää parhaiten palautumista jo työpäivän aikana. Yhteinen keskustelu lisää ymmärrystä omasta ja muiden tilanteesta.”

Vaativat työt ja kiire kuormittavat

Työpaikalla kannattaa etsiä yhteisiä keinoja parempaan palautumiseen ja terveyden edistämiseen erityisesti, kun

  • työhön liittyy paljon vaativia työtehtäviä, haastavia ihmissuhteita ja kiirettä
  • työhön sisältyy runsaasti haastavia asiakas- tai vuorovaikutustilanteita
  • työssä on jatkuvasti vaikeita ja monimutkaisia tilanteita
  • työt kasaantuvat ja ruuhkautuvat.

Kun työpaikan tilanne on tunnistettu, keinoja on helpompi etsiä. Jokainen työntekijä voi tehdä paljon itse, mutta esimiehellä ja koko työyhteisöllä on tärkeä rooli työstä palautumisessa.

Jaana Laitisen mukaan työpaikan keinot tukea työstä palautumista kulkevat kolmea polkua pitkin: Ensinnäkin vaikutetaan työn kuormitustekijöihin. Toiseksi vahvistetaan voimavaratekijöitä ja kolmanneksi tunnistetaan ja toteutetaan palautumisen keinoja työssä ja vapaalla.

Valmennus tukee palautumista

Työterveyslaitoksen Virtaa palautumisesta -verkkovalmennus on yksi kätevä apukeino palautumisen tukemiseen ja kuormituksen ehkäisyyn työpaikalla. Jaana Laitinen on yksi valmennuksen suunnittelijoista.

”Verkkovalmennus motivoi ja ohjaa yksilöä myönteisellä tavalla muutokseen ja parempaan palautumiseen. Siinä otetaan huomioon muun muassa ajankäyttö, uni, ravinto, stressi, liikunta ja alkoholi”, Laitinen kertoo.

Hänen mukaansa verkkovalmennus haastaa yksilön lisäksi koko työyhteisön. Palautumista tukevia keinoja työpaikalla ovat esimerkiksi tauoista huolehtiminen, työn organisointi, häiriötekijöihin puuttuminen, liikunnan edistäminen ja terveellinen ruokailu.

”Korostan mielelläni yhteisöllisyyttä ja yhteisön tukea. On tärkeää miettiä yhdessä, mikä juuri meidän työpaikallamme edistäisi jaksamista, ja sitten tsempata yhdessä toinen toistaan. Se voi tarkoittaa esimerkiksi sopimusta siitä, että ruoka- ja kahvitauoille ei aikatauluteta kokouksia.”

Kuulumisten vaihto on arvokasta

Joskus työkuormitusta on mahdotonta vähentää ainakaan heti. Siinä tilanteessa Jaana Laitinen neuvoo kiinnittämään erityistä huomiota yhteisiin taukoihin ja kuulumisten vaihtoon – siihen, että asioista ylipäätään puhutaan.

Ja toki työntekijöiden hyvään palautumiseen kannattaa kiinnittää huomiota aina, vaikka kuormituksen merkkejä ei selvästi näkyisikään. Jo työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan ehkäisemään terveyttä vaarantavaa kuormitusta.

Ensimmäiseksi esimiehen kannattaa hengittää rauhassa ja ajatella. Mistä oikein on kyse, kun työntekijä puhuu ja toimii näin?

Esimiehenä saattaa kokea kiukkua ja epäoikeudenmukaisuutta, kun on itse yrittänyt saada asioita kuntoon ja lopputuloksena on syytöksiä. Omat ajatukset ja tunteet kannattaa käydä läpi ennen kuin lähtee vastaamaan viesteihin.

Esimiehen vastuuseen kuuluu puuttua toimintaan, joka haittaa tai vaikeuttaa työntekoa. Työpaikan yhteiset toimintatavat koskevat kaikkia, ja jokaisella työntekijällä on oma vastuunsa ylläpitää toimivaa työilmapiiriä. Yksi työntekijä ei voi toimia omien sääntöjensä mukaan – etenkään, kun monet työt vaativat onnistuakseen yhteistyötä.

Virallisemmin sanottuna esimiehellä on työnjohto-oikeus. Kun työyhteisön ongelmia käsitellään yhdessä, niin se ei ole kiusaamista, vaikka asioihin puuttuminen tuntuisi jostakusta työntekijästä ikävältä.

Kiusaaminen on toistuvaa ja pitkään jatkuvaa loukkaamista, häirintää, eristämistä tai muuta kielteistä käyttäytymistä. Jos esimies puuttuu työsuoritukseen asiallisesti, niin sen kutsuminen kiusaamiseksi on asioiden hämärtämistä.

Esimiehen ei tarvitse sietää uhkailua. Esimiehen ei myöskään pidä lopettaa epäkohtiin puuttumista sen takia, että joku uhkailee valittavansa.

Työntekijällä on oikeus tehdä ilmoitus epäasiallisesta kohtelusta, ja silloin asioiden selvittäminen etenee organisaation toimintamallien mukaisesti. Jos ilmoitus kohdistuu omaan esimieheen, niin asian käsittelee esimiehen esimies. Joskus lopputulos voi olla, että ilmoitus on aiheeton. Jos aiheettomia ilmoituksia tehdään toistuvasti, myös se voi olla epäasiallista toimintaa.

Viisas esimies pysähtyy kuitenkin miettimään, miten voisi parantaa keskusteluyhteyttä työntekijän kanssa, vaikka työntekijä uhkailisi valituksen tekemisellä. Miten asioita voidaan käsitellä yhdessä työlähtöisesti ja ratkaisuja hakien? Onko työpaikan toimintatavat luotu yhdessä keskustellen niin, että kaikilla on ollut mahdollisuus vaikuttaa?

Yksin ei tarvitse jäädä. Esimiehellä kannattaa olla keskustelukumppani, jonka kanssa voi puida myös hankalia kysymyksiä. Omasta jaksamisesta on hyvä huolehtia.

Sosiaaliset taidot tarkoittavat, että ihminen pystyy käyttäytymään sosiaalisissa tilanteissa asiallisesti ja ystävällisesti silloinkin, kun ne herättävät tunteita. Taitoihin kuuluu kyky ilmaista itseään, ottaa kontaktia ja kuunnella toista.

”Pelkästään se, että puhuu paljon, ei tee kenestäkään sosiaalisesti taitavaa. Vaikka itsellä on kova tarve puhua, kontakti voi olla yksisuuntainen. Ilman muiden kuuntelemista kyse ei edes ole vuorovaikutuksesta”, sanoo työterveyspsykologi Heli Hannonen Työterveyslaitoksesta.

”Joku hiljaisempi taas saattaa nauttia muiden seurasta ja olla hyvinkin sosiaalinen.”

Omassa työssään Hannonen on nähnyt sosiaalisten taitojen puutetta esimerkiksi selvitellessään työyhteisöjen ristiriitoja:

”Yksi työyhteisön jäsenistä ei esimerkiksi hahmota, miten hänen puhetapansa vaikuttaa työkavereihin. Hän katsoo oikeudekseen opastaa muita omasta mielestään rehellisesti ja suorasanaisesti. Muut kokevat sen tylyksi ja loukkaavaksi.”

Takatoimistosta ryhmätyöhön

”Sosiaalisuus” liittyy myös ihmisen persoonallisuuden piirteisiin. Ekstrovertti suuntautuu ulospäin ja saa voimavaroja yhteisestä toiminnasta. Introvertti puolestaan saa voimaa omasta sisäisestä maailmastaan ja voi jopa kuormittua liiallisesta sosiaalisesta elämästä.

”Kukaan ei ole puhtaasti joko ekstrovertti tai introvertti. Kyse on pikemminkin jatkumosta, jonka eri kohtiin ihmiset sijoittuvat”, Heli Hannonen huomauttaa.

Työelämän muutokset kohtelevat ekstroverttejä ja introverttejä eri tavoin. Yksi esimerkki on siirtyminen avonaisiin työtiloihin ja monitilatoimistoihin:

Avotoimisto ei välttämättä ole mieluisa ympäristö sille, joka saa voimavaroja hiljaisuudesta ja kaipaa rauhaa. Avotilassa viihtyy paremmin työntekijä, joka nauttii puheensorinasta ja siitä, että ihmisiä on koko ajan saatavilla.

”Ennen vanhaan ne, jotka eivät olleet luontevia vuorovaikutuksessa, saattoivat työskennellä itsekseen takatoimistossa. Nykyisin on vaikea löytää ihan yksin tehtävää työtä. Ryhmätyö ja verkostoissa tehtävä työ ovat lisääntyneet.”

”Mitä haluan saada sanotuksi?”

Vaikka persoonallisuuspiirteet ovat ainakin osittain synnynnäisiä, sosiaalisia taitoja on mahdollista harjoitella ja oppia. Jos esimerkiksi kokee, että omat ideat jäävät palavereissa esittämättä tai ettei keskusteluissa keksi mitään sanottavaa, tilanteeseen on hyvä valmistautua etukäteen.

”Ennen palaveria voi pohtia, minkä asian ainakin haluaa saada sanotuksi. Sitten ajatuksensa voi muotoilla vaikka lunttilapulle. Keskustelutilanteisiin taas voi miettiä muutaman fraasin, jotka helpottavat jutun juuren löytämistä”, Heli Hannonen vinkkaa.

Jos kuuluu niihin, joiden vuorovaikutus menee helposti pelkäksi puhumiseksi, kannattaa tietoisesti rauhoittua ja keskittyä kuuntelemaan.

Työn vaatimukset ratkaisevat

Heli Hannosen mielestä sosiaalisten taitojen minimitaso työelämässä on se, että kykenee omien työtehtäviensä vaatimaan yhteistyöhön.

”Sen verran sosiaalisuutta ja käytöstapoja jokaisella pitää olla, että pystyy tervehtimään aamuisin, sanomaan tarvittaessa kiitos ja ole hyvä, vastaamaan kun kysytään. Tärkeintä kuitenkin on, että työt saadaan hoidetuksi.”

Jos oman työn edellyttämät sosiaaliset perustaidot ovat kunnossa, monenlaisilla ominaisuuksilla ja tyyleillä pärjää. Se, nauttiiko enemmän seurasta vai yksinäisyydestä, ei ole sinänsä hyvä tai huono asia.

Työn vaatimukset ratkaisevat. Vaativaa asiakastyötä tekevä tarvitsee erilaiset vuorovaikutustaidot kuin vaikka koodaaja, joka työskentelee pääasiassa itsekseen.

Saman ammattiryhmän sisälläkin on erilaisia työnkuvia, joissa valttia ovat erilaiset ominaisuudet. Hannonen ottaa esimerkiksi lääkärit: neurokirurgi ei välttämättä tarvitse samanlaisia sosiaalisia taitoja kuin työterveyslääkäri tai psykiatri.