Uudistumiskyky on taito, joka auttaa pärjäämään muuttuvassa maailmassa

Osallistu
Vanhempi tutkija Minna Janhonen Työterveyslaitoksesta

”Kenelle tahansa kaverille ei voi kilauttaa kolmelta yöllä, kun kriisi yllättää. Yrityksen kannattaa rakentaa verkostojaan jo hyvinä aikoina”, sanoo Minna Janhonen Työterveyslaitoksesta.

Matkailualan yrittäjältä paloi sauna juuri sesongin kynnyksellä. Saunaan oli paljon varauksia. Sen sijaan, että yrittäjä olisi oikopäätä perunut kaikki varaukset, hän tarjosi korvaavaa saunatilaa ja muita oheispalveluja tilalle. Hän sai osan asiakkaista ohjattua toisen matkailualan yrittäjän saunaan.

Vanhempi tutkija Minna Janhonen Työterveyslaitoksesta sanoo, että tarinan yrittäjä säilytti kriisitilanteessa toimintakykynsä. Hänellä oli resilienssiä.

Resilienssi eli uudistumiskyky tarkoittaa kykyä selviytyä muutoksista. Käsitettä käytetään kuvaamaan sekä yksilön että organisaation kykyä uudistua. Janhonen on perehtynyt organisaatioiden uudistumiskykyyn.

”Kun toimintaympäristö monimutkaistuu, tarvitsemme yhä kipeämmin keinoja, joiden avulla sopeudumme muutokseen. Uudistumiskyvyn kehittäminen on keskeinen keino varautua tulevaan”, Janhonen sanoo.

Yrityksen tai muun organisaation uudistumiskyvyllä on todettu olevan yhteys sen kassavirtaan, kannattavuuteen ja tuottavuuteen. Näitä yhteyksiä tärkeämpää on kuitenkin se, että uudistumiskyky antaa yrityksille valmiuksia toimia ja menestyä muuttuvassa maailmassa.

”Kyse on ennen kaikkea taidosta. Sen kehittäminen lähtee siitä, että luovutaan vakauden ihanteesta, opetellaan sietämään epävarmuutta ja nähdään uusia mahdollisuuksia.”

Resilientti yritys ei lamaannu

Tutkimusten mukaan uudistumiskykyisellä organisaatiolla on kolme ominaisuutta: toimintakyky, toipumiskyky ja sopeutumiskyky.

Toimintakyky tarkoittaa, että organisaatio pystyy ylläpitämään perustoimintojaan, vaikka asiat ja tilanteet muuttuvat. Uudistumiskykyinen organisaatio ei mene sokkiin eikä lamaannu yllättävissäkään käänteissä.

Kriisi muuttaa organisaatiota ja olosuhteita – tavalla tai toisella. Uudistumiskykyinen organisaatio onnistuu kuitenkin toipumaan ja löytämään omasta toiminnastaan sellaisia elementtejä, jotka ovat käyttökelpoisia kriisin jälkeenkin.

Kolmas tärkeä ominaisuus, sopeutumiskyky, on oman toiminnan muokkaamista muuttuneiden olosuhteiden mukaiseksi eli uudistumista kriisin myötä.

Empaattinen johtaja arvostaa

Uudistumiskyvyn tutkijat ovat havainneet, että yrityksen kannattaa satsata erityisesti

  • työntekijöiden arvostamiseen
  • hyvään vuorovaikutukseen
  • oppimismahdollisuuksien luomiseen

Minna Janhonen sanoo, että ihmisten arvostaminen nousee johtajuudesta ja yrityksen toimintakulttuurista. Johtajan empaattisuus on erityisen tärkeää silloin, kun asiat muuttuvat. Se on tärkeä taito myös työntekijöille.

”Muutokset koskettavat eri ihmisiä eri tavoin. Toisen asemaan asettuminen on keino ymmärtää, mitä muutos toiselle merkitsee.”

Uudistumiskykyisessä organisaatiossa päätökset tehdään yhteisesti, parhaan tiedon valossa eli siellä, missä asiat tapahtuvat. Päätöksiä eivät siis tee automaattisesti johtajat.

Tämä lisää henkilöstön mahdollisuuksia käyttää taitojaan laajasti ja osallistua täysivaltaisesti organisaation toimintaan. Ne työntekijät, jotka ovat tekemisissä asiakkaiden kanssa, ovat erityisen hyviä hankkimaan tietoa ympärillä tapahtuvista muutoksista.

Siilot haittaavat vuorovaikutusta

Luottamus ja yhteistyö sekä organisaation sisällä että ulkopuolisten kumppaneiden kanssa ovat keskeisiä asioita uudistumiskykyisessä organisaatiossa. Kyse on paljolti hyvästä vuorovaikutuksesta.

”Toimintojen pilkkominen tarkkarajaisiin yksiköihin luo turhia siiloja. Ne estävät uusien ideoiden syntymistä ja haittaavat tiedonkulkua”, Minna Janhonen sanoo.

”Kannattaa varmistaa ainakin, ettei mikään organisaation toiminnan kannalta keskeinen tieto tai osaaminen ole vain yhden ihmisen hallussa. Jos näin on, organisaatio on huomattavan haavoittuva.”

Kun organisaatio rakentaa suhteita ulospäin, se saa elinvoimaa, tietoa ja tukea. Kumppanuuksia kannattaa solmia silloin, kun tilanne on hyvä eikä meneillään ole akuuttia kriisiä. Näin verkostot ovat valmiina toimimaan ja kumppanit auttamaan toisiaan kriisitilanteiden yllättäessä.

”Kenelle tahansa kaverille ei voi kilauttaa kello kolme aamuyöllä, kun kriisi yllättää. Resilienssiin kuuluu pyrkimys pois kilpailuajattelusta kohti yhteistyötä ja kunkin vahvuuksien hyödyntämistä”, Janhonen sanoo.

Kun organisaatio edistää oppimista, se samalla ylläpitää ja parantaa muutosvalmiuttaan. Oppimista edistää esimerkiksi sen pohtiminen yhdessä, millaisia aikaisia varoitusmerkkejä on näkyvissä ja miten niihin on syytä reagoida.

Huomio siihen, mitä ympärillä tapahtuu

Työntekijöiden arvostaminen, hyvä vuorovaikutus ja oppimismahdollisuuksien luominen siis auttavat pärjäämään muuttuvassa maailmassa.

”Ne eivät ole mitään erityistaitoja, joita vain haavoittuvimmassa asemassa tai muutosaltteimmilla aloilla toimivat organisaatiot tarvitsevat”, Minna Janhonen huomauttaa.

”Ei ole olemassa sellaista organisaatiota, joka ei kohtaisi muutoksia. Usein kuitenkin sorrumme tekemään vääriä päätelmiä nykyhetken perusteella. Parempi on tarkastella, mitä ympärillä tapahtuu ja mitä tulevaisuus mahdollisesti tuo tullessaan.”

 

Minna Janhonen puhui aiheesta ”Organisaation resilienssi ja kestävä tuottavuus” Työelämän tutkimuspäivillä 2.11.2018. Esityksen materiaali on katsottavissa Työterveyslaitoksen SlideShare-kanavalla.

Työterveyslaitos toteuttaa kevätkaudella 2019 Uudistumiskykyinen pienyritys -valmennuksia Kuopiossa, Turussa ja Helsingissä. Lisätietoja valmennuksista saa lähettämällä viestin Minna Janhoselle

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Palautuminen tosiaan on tärkeää. Hyvä, että olet tunnistanut asian. Palautumiseen kannattaa kiinnittää huomiota sekä työpäivän aikana että vapaa-ajalla.

Kun työpäivä on kohtuullinen, palautuminen on helpompaa. Työpaikalla on hyvä pohtia esimiehen ja työkavereiden kanssa, mikä työssäsi kuormittaa. Miten työn voisi järjestää niin, että ruoka- ja kahvitauot olisi oikeasti mahdollista pitää? Toimiakseen tehokkaasti koko päivän aivomme tarvitsevat sekä polttoainetta että tauon suoman levon.

Näiden virallisten taukojen lisäksi on hyvä pitää mikrotaukoja esimerkiksi silloin, kun siirtyy työtehtävästä tai palaverista toiseen. Mikrotauoksi riittää jo minuutinkin hengähdys, jolloin katseen voi suunnata horisonttiin ja antaa mielen tyhjentyä.

Palautumista edistää, jos työpäivän aikana pystyy karsimaan keskeytyksiä ja tekemään tehokkaasti yhtä asiaa kerrallaan. Tärkeää on myös tunnistaa ja vahvistaa edelleen oman työn voimavaroja, joita ovat esimerkiksi työkavereilta saatu tuki tai vaikutusmahdollisuudet oman työn käytännön toteutukseen.

Palautuminen vapaa-ajalla helpottuu, jos pystyt irrottautumaan työstä kokonaan. Ei siis kannata hoitaa sähköposteja vielä illalla eikä varsinkaan murehtia tekemättömiä töitä. Onnistumisia sen sijaan voi muistella!

Palautumista edistää sekin, jos pystyy itse päättämään, miten vapaa-aikaansa käyttää. Onhan sinulla ruuhkavuosista huolimatta aikaa myös itsellesi?

Aivojen haastaminenkin auttaa palautumaan: opiskelemalla kieliä, tekemällä käsitöitä tai tanssimalla saa onnistumisen kokemuksia. Vapaa-ajalla on hyvä panostaa aktiiviseen rentoutumiseen sohvakooman sijasta – tai ainakin lisäksi.

Sanoit rentoutumisen olleen sinulle aina vaikeaa. Kokeile erilaisia rentoutumisen tapoja, esimerkiksi luontokävelyä, saunomista, joogaa tai musiikkia ja kuulostele, miltä se kehossasi ja mielessäsi tuntuu. Muista myös syödä riittävästi ja hyvin sekä varata riittävästi aikaa unelle ja levolle, 7–9 tuntia joka yö.

Panosta pieniin askeliin. Isotkin muutokset tapahtuvat pala kerrallaan. Päätä jo tänään, mitä kokeilet ensimmäiseksi.

Kerro meille, millaiset tunteet ovat olleet läsnä sinun työssäsi ja miten niihin työyhteisössäsi suhtaudutaan.

Voit vaikka muistella tilannetta, jossa tunteet olivat isossa roolissa. Miltä sinusta tuntui ja miksi? Tai olivatko asiakkaasi tai työkaverisi tunteet pinnassa? Mitä sitten tapahtui?

Vastaa muutamalla lauseella tai kirjoita pidemmästi.

Kirjoita alla oleviin kenttiin ja klikkaa Lähetä-nappia.
Voit lukea muiden vastauksia lomakkeen alapuolelta.

Se asia, johon varaa aikaa, todennäköisesti etenee. Siksi työtehtävien priorisoinnilla on vaikutusta, sanoo vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Toivanen on yksi asiantuntijoista Aika & fokus -ajanhallinnan verkkovalmennuksessa. Hän on myös vetänyt AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanketta. Siihen liittyneen kyselyn mukaan yli 90 prosenttia asiantuntijoista priorisoi työtehtäviään. Yhtä moni arvioi, että menetelmä auttaa heitä ajanhallinnassa.

Tehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen on hyvä työkalu, kun pitää hallita työpäivänsä rytmiä ja jakaa tehtäviä itselleen.

Priorisointia tehdään esimerkiksi asioiden kiireellisyyden, tärkeyden, kiinnostavuuden tai henkilösuhteiden perusteella. Monissa yrityksissä asiakkaan pyynnöt ajavat kaiken muun ohi.

Eräs tutkimukseen haastatelluista asiantuntijoista kertoi tärkeysjärjestyksestään näin:

Asiakkaan aika tulee ensimmäisenä, lähtee viimeisenä ja määrää eniten. Eli asiakastapaamiset valetaan sementtiin. Sen jälkeen ehkä oma aika ja sisäiset palaverit työkavereiden kanssa tulevat toiseksi kerrokseksi. Poikakaveri tietää olevansa siinä viimeinen, koska tapaamiset hänen kanssaan ovat siirrettävissä ja peruttavissa helpoiten.

Onko pyyntö oikeasti kiireellinen?

Yksi tapa priorisoida on luokitella tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:

  • kiireelliset ja tärkeät tehtävät
  • kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
  • ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät

Minna Toivanen pitää nelikentän etuna sitä, että se ohjaa pohtimaan myös asioiden tärkeyttä. Kiireellisiä hommia pidetään helposti tärkeimpinä.

”Vaarana on, että tärkeät mutta aikatauluttomat työt jäävät listan hännille. Meillä tutkijoilla kirjoittaminen on usein tärkeä tehtävä, mutta sillä ei välttämättä ole deadlinea.”

Joskus kannattaa kyseenalaistaa tehtävän kiireellisyys. Vaikka joku pyytää vastausta huomiseksi, se ei automaattisesti tee pyynnöstä tärkeää.

Kiireen ja asetetun määräajan ei tarvitse antaa viedä. Kannattaa miettiä, kuuluuko asia itselle, onko se työpaikan näkökulmasta keskeinen ja onko sitä pakko tehdä.

”Moni huomaa välillä tekevänsä kaikkea ihmeellistä, mikä ei oikeastaan kuulu omaan työhön ollenkaan”, Toivanen sanoo.

”Lopetin lounaalla käymisen”

Osa asiantuntijoista pitää priorisointia helppona. Heille on selvää, mikä on oleellista ja mitkä asiat ainakin pitää hoitaa. Tutkimukseen haastatellut puhuivat asiasta esimerkiksi näin:

En todennäköisesti selviydy kaikista hommista ja deadlineista, jotka minulla on seuraavan 2-3 viikon aikana. Täytyy vain priorisoida. Teen kolme niistä hommista kohtuullisen hyvin ja jätän sen yhden tekemättä.

Kun tulee jokin katastrofi, kaikki muut työt jäävät ja keskitytään pelastamaan maailma. Sen osaan aika hyvin enkä koe sitä mitenkään rasitteeksi enää.

Toisille priorisointi tuottaa vaikeuksia: Mistä kieltäytyisin? Mitä jättäisin tekemättä?

Monet sortuvat siihen, että yrittävät tehdä kaiken. Se tarkoittaa työpäivien venyttämistä tai muuta tinkimistä omasta hyvinvoinnista:

Esimerkiksi edellisen työnantajan palveluksessa lopetin lounaalla käymisen. Nyt olen harrastanut sitä samaa.

Luopuminen voi olla raskasta

Minna Toivasen mukaan priorisoinnin raskaimpia puolia on luopuminen. Siihen saattaa liittyä pelkoa ”äänivallan” menettämisestä työpaikalla tai verkostoissa.

”Kun kieltäytyy osallistumasta johonkin, ei todennäköisesti pysty vaikuttamaan asiaan eikä mukaan ehkä pyydetä enää toista kertaa.”

Joskus priorisointiin sekoittuu mieltymyksiä tai jopa tiettyjen työtehtävien välttelyä. Napsitaan rusinat pullasta eli tehdään vain kivat, itselle mieluisat hommat.

Ristiriitoja syntyy, jos työyhteisön jäsenet rankkaavat tehtäviään kovin eri tavalla.

”Priorisointi ei saa johtaa siihen, että että jotkin asiat lykkääntyvät kohtuuttomasti”, Toivanen huomauttaa.

Kirkasta oman työsi ydin

Minna Toivasen viesti asiantuntijoille ja heidän työpaikoilleen on, että tehtävien priorisointi on yhteinen juttu. Sitä ei tulisi jättää yksin asiantuntijoiden harteille.

”Yksi tapa on määritellä vaikka viisi organisaation tärkeintä toimintoa tai sisältöaluetta, joiden alle kaiken tekemisen pitää mennä”, Toivanen ehdottaa.

Hänen mukaansa priorisointia helpottavat myös selkeät vastuut, kirkkaat työnkuvat ja esimiehen tuki.

Näin pääset alkuun priorisoinnissa:

  • Mieti, mikä on oman työsi ydin.
  • Keskustele esimiehesi kanssa siitä, onko teillä sama käsitys työsi ydinasioista.
  • Varaa kalenteristasi aikaa tärkeimmille asioille.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 25.4.2016.